GOOS HORECA "MET PARTNERBEDRIJVEN VAN AFAS GAAN WIJ NIEUWE STAPPEN ZETTEN"

Transcriptie

1 GOOS HORECA "MET PARTNERBEDRIJVEN VAN AFAS GAAN WIJ NIEUWE STAPPEN ZETTEN"

2 INHOUDSOPGAVE HET JUISTE GEREEDSCHAP DE UITDAGINGEN 3 6 EYEOPENER OVER AFAS 2 GOOS HORECA

3 DE UITDAGINGEN Tot twee keer toe was AFAS bij Goos Horeca in beeld als softwareleverancier en beide keren ging het feest niet door. Maar toen het management van Goos Horeca zag hoeveel toegevoegde waarde de software bij een overnamekandidaat genereerde, ging het bedrijf alsnog overstag. Twee jaar later is het moment aangebroken om de logistieke automatisering op topniveau te brengen. In samenwerking met de partnerbedrijven van AFAS denken wij flexibeler en slagvaardiger aan de verbetering van onze processen te kunnen sleutelen. We hebben ontdekt dat het ERP-pakket van AFAS feitelijk al onze basiswensen afdekt, stelt directeur Wouter van Toorn van Goos Horeca tevreden vast. Onze ervaring is dat de meeste pakketten weliswaar een hoop sterke punten hebben, maar nooit zoals AFAS een complete oplossing bieden. Eerlijk gezegd stonden we destijds ook wel argwanend tegenover de belofte van deze leverancier. Maar ik moet toegeven: die heeft zijn belofte wel degelijk waargemaakt. 3 GOOS HORECA

4 VERBETERMOGELIJKHEDEN Goos Horeca is blij met de gekozen automatiseringsoplossing. Toch blijft het bedrijf ook kritisch en op zoek naar verbetermogelijkheden. Elke dag denken we na over hoe we stappen kunnen zetten om mensen beter aan te sturen, de voortgang te monitoren en processen efficiënter en sneller te laten verlopen, zegt Van Toorn. Dat begon al in 1995, met de aanschaf van een simpel softwarepakketje voor de voorraadbeheersing. Later werd een klassiek groothandelspakket geïnstalleerd, tamelijk statisch van opzet in een MS Dos-achtige omgeving. Maar prima geschikt voor facturatie en voorraadregistratie. Tot het pakket volledig was uitontwikkeld en er geen nieuwe releases meer kwamen. "ONZE ERVARING IS DAT DE MEESTE PAKKETTEN WELISWAAR EEN HOOP STERKE PUNTEN HEBBEN, MAAR NOOIT ZOALS AFAS EEN COMPLETE OPLOSSING BIEDEN" 4 GOOS HORECA

5 EEN LANGE ZOEKTOCHT Toen moest Goos Horeca op zoek naar alternatieve automatiseringsoplossingen. Dat die zoektocht zo n zeven jaar in beslag zou nemen, kon niemand in het bedrijf destijds vermoeden. Tot tweemaal toe waren er contacten met AFAS, maar in beide gevallen liep dat op niets uit. Ook met andere partijen kwam Goos Horeca niet tot een akkoord. Omdat Goos Horeca in die periode nog niet een derde van onze huidige omvang had, hikte het bedrijf tegen de prijs van de meeste alternatieve automatiseringspakketten aan. Van Toorn: Zo was er een leverancier die rekende meer een ton aan implementatiekosten. Dat was ver boven ons budget; we waren helemaal niet gewend om zoveel geld uit te geven aan automatisering. Bovendien vroegen andere zaken om aandacht van het management: de opening van nieuwe vestigingen bijvoorbeeld, of groei door acquisities. Precies dit laatste punt zette Goos Horeca voor de derde keer op het spoor van de softwareleverancier uit Leusden. Eind 2015 was het bedrijf namelijk bezig met de overname van een concurrent. Toevallig of niet, maar dat bedrijf bleek dus met de software van AFAS te werken, zegt Van Toorn. Toen we de bedrijfsvoering van die overnamekandidaat gingen doorlichten, zagen we heel duidelijk hoe het slim inzetten van de ERP-software een hoop toegevoegde waarde kan opleveren. We waren behoorlijk onder de indruk. 5 GOOS HORECA

6 JAARVERLAG DIRECTIE VERSLAG HET JUISTE GEREEDSCHAP Zoals zo vaak bleek ook in dit geval drie keer scheepsrecht. Rond de integratie van de bedrijfsvoeringen bleek de functionaliteit van de software van het geacquireerde bedrijf superieur. Omdat de prijs evenmin een bezwaar bleek, hakte Goos Horeca de knoop in februari 2016 door. Om daar direct een ambitieuze deadline aan te koppelen. Van Toorn: We wilden dat de implementatie in juni voltooid zou zijn. Dan zouden de onderdelen Ordermanagement, CRM en Financieel operationeel in gebruik moeten zijn. Met het HRM-onderdeel hadden we wat meer geduld, die zou per 1 januari 2017 volgen. Vervolgens presenteerde de consultant van de leverancier ons een implementatiebegroting in tijd en geld waarvan wij dachten: dat lukt nooit. Maar hij had het helemaal correct doorgerekend en het lukte dus wel. Hoewel er na de implementatie nog wel de gebruikelijke finetuning plaatsvond, draaide de software vanaf het begin probleemloos. De meerwaarde van de op het gebied van HRM en Financieel ingerichte workflows werd bijvoorbeeld direct benut. 6 GOOS HORECA

7 Twee jaar later heerst er bij het management van Goos Horeca nog steeds tevredenheid over de gekozen automatiseringsoplossing. Op het gebied van Financieel heeft het bedrijf forse stappen gezet, concludeert financial controller Stephan Langeveld, verantwoordelijk voor het functioneel beheer van de software. Vroeger bewaarden we de facturen in een ouderwetse centrale map, tegenwoordig benutten we de geavanceerde mogelijkheden van budgettering en forecasting. Mijn werk is er een stuk efficiënter door geworden. ER IS NOG STEEDS WINST TE BEHALEN Toch weet ook Langeveld dat er nog steeds winst te behalen is. Op het gebied van Business Intelligence bijvoorbeeld. Het is onderwerp van gesprek met de consultant van de leverancier die elke drie maanden op bezoek komt. Dat is eigenlijk te weinig, stelt Langeveld. Die bezoekfrequentie zou wat ons betreft best omhoog mogen, maar zo n consultant zit altijd behoorlijk vol gepland. Daarom kiezen wij voor een alternatieve aanpak in de vorm van samenwerking met de partnerbedrijven van AFAS. Wij denken dat we daardoor flexibeler en slagvaardiger aan de verbetering van onze processen kunnen sleutelen. 7 GOOS HORECA

8 LOGISTIEKE PROCES Dat is nodig, benadrukt Van Toorn, omdat ons bedrijf de laatste jaren explosief groeit. Daardoor is de druk op het logistieke proces sterk toegenomen. Tegelijkertijd leeft de wens om het serviceniveau verder te verhogen. Dat betekent dat we onze logistieke mogelijkheden gaan uitbreiden met een Traffic Management Systeem en een Warehouse Management Systeem. Daarmee krijgen we de beschikking over planningssoftware voor transport gekoppeld aan bestellingen in onze webshop en een voorziening voor toepassing in het centrale magazijn. Zo n Warehouse Management Systeem is een typisch voorbeeld van een hoofdkantoorfunctie. De decentrale vestigingen kunnen nog steeds uitstekend uit de voeten met de logistieke standaardfunctionaliteit van het ERP-systeem. PARTNERBEDRIJVEN IN BEELD Het onderdeel Ordermanagement van het ERP-pakket doet zijn werk probleemloos, bevestigt Langeveld. Je kunt er prima een afleverbon mee produceren, maar geen looproute mee plannen. Daar komen dan de partnerbedrijven in beeld, die daar met hun toegang tot de ERP-data wel in slagen. Neem de mogelijkheid om te scannen, die ontbrak bij de inventarisatiemodule van het ERP-pakket. Samen met AFAS Partner Trancon is dat nu wel gelukt. Op die manier voeg je diepgang aan je systeem toe. 8 GOOS HORECA

9 "ELKE DAG DENKEN WE NA OVER HOE WE STAPPEN KUNNEN ZETTEN OM MENSEN BETER AAN TE STUREN, DE VOORTGANG TE MONITOREN EN PROCESSEN EFFICIËNTER EN SNELLER TE LATEN VERLOPEN" 9 GOOS HORECA

10 MOTOR VAN HET GEAUTOMATISEERDE SYSTEEM De ERP-software fungeert als motor van het geautomatiseerde systeem, stelt Langeveld. Vervolgens heb je de mogelijkheid om daar allerlei accessoires aan te hangen. Natuurlijk blijven er altijd wensen over. Dat wij niet met z n tweeën tegelijk kunnen inkopen is iets wat ik nog steeds niet begrijp. Dat is wat mij betreft wel een verbeterpunt dat wij uiteraard bij de leverancier ter sprake hebben gebracht. Er is kennelijk geen eenvoudige oplossing zonder al te zeer in de architectuur van de software in te grijpen. Ik snap dat wel, maar het lost mijn probleem niet op. Van Toorn: Als alle gebruikers dit als een beperking ervaren, is het probleem volgens mij snel opgelost. "VROEGER BEWAARDEN WE DE FACTUREN IN EEN CENTRALE MAP, TEGENWOORDIG BENUTTEN WE DE MOGELIJKHEDEN VAN BUDGETTERING EN FORECASTING" 10 GOOS HORECA

11 JAARVERLAG DIRECTIE VERSLAG EYEOPENER Van Toorn zegt totaal geen moeite te hebben met een leverancier die een houding aanneemt van: dit is ons product, wij geloven er onvoorwaardelijk in, doe het er maar mee. Dat is voor ons wel een eyeopener geweest. In het begin zijn we misschien wel een beetje doorgeslagen met onze wensen. Als wij dachten dat het pakket iets niet kon, zei de leverancier: die mogelijkheid zit wel degelijk in de functionaliteit, maar onze invalshoek is anders. Dan kwam het uiteindelijk toch goed. Hetzelfde geldt voor de samenwerking met partnerbedrijven, waarmee wij nieuwe stappen gaan zetten. Ze verplichten je niet tot een oplossings- richting, maar bieden je de vrijheid om te kiezen. 11 GOOS HORECA

12 BEST PRACTICES Langeveld stelt dat naarmate hij langer met de software werkt, er sprake is van voortschrijdend inzicht. Bij mij is het besef gegroeid dat AFAS het wiel heeft uitgevonden en dat steeds verder heeft geperfectioneerd, waardoor ze best practices kunnen leveren. Het heeft ertoe geleid dat we meerdere bedrijfsprocessen hebben aangepast aan de software. Dat gebeurt trouwens nog steeds. Ik kan toekomstige gebruikers wel als tip meegeven dat je van tevoren precies moet weten wat je wilt, maar in de praktijk loopt het vaak anders. Dan kom je pas later tot het inzicht dat je de zaken ook op een andere manier had kunnen aanpakken. Daar vloeit trouwens meestal geen bloed uit, want je kunt het altijd weer herstellen. Het belangrijkste is dat je vanaf dag 1 een werkend systeem tot je beschikking hebt. "HET BELANGRIJKSTE IS DAT JE VANAF DAG 1 EEN WERKEND SYSTEEM TOT JE BESCHIKKING HEBT" 12 GOOS HORECA

13 OVER GOOS HORECA Goos Horeca is opgericht in 1989 in Apeldoorn. Van oorsprong is het een familiebedrijf dat handelde in gebruikte horeca-inventarissen. Door de jaren heen is het aantal vestigingen van de cash & carry formule gegroeid tot negen, terwijl tegelijkertijd het aandeel van gebruikte horecabenodigdheden in het assortiment sterk is afgenomen. Daarbij heeft de opkomst van onder andere markplaats.nl een belangrijke rol gespeeld. Goos Horeca heeft de opkomst van het online verkoopkanaal ook zelf benut door sinds 2008 actief een webshop te exploiteren. Goos Horeca heeft de ambitie om een rol als bouwmarkt te vervullen voor de horeca en het verenigingsleven in Nederland. De kracht van het bedrijf is een breed assortiment van horecabenodigdheden die direct uit voorraad leverbaar zijn, zowel online als in een van de filialen. Als gevolg van diverse acquisities heeft Goos Horeca de laatste jaren een forse groei doorgemaakt. Inmiddels heeft het bedrijf ongeveer 85 medewerkers in dienst. 13 GOOS HORECA

14 OVER AFAS SOFTWARE AFAS Software is een dynamisch en eigenzinnig softwarebedrijf met ruim vierhonderd enthousiaste medewerkers. Als Nederlands familiebedrijf ontwikkelt AFAS softwareproducten voor zowel de zakelijke als de consumentenmarkt op een maatschappelijk verantwoorde manier. Hierbij staan klanten, medewerkers, maatschappij en milieu centraal. Met het geïntegreerde softwarepakket zijn meer dan organisaties in Nederland, België, Luxemburg en de Nederlandse Antillen volledig geautomatiseerd. Kwaliteit en visie zijn de pijlers van ons succes en deze principes stellen ons in staat om hoogwaardige softwareproducten te ontwikkelen, te verkopen en te ondersteunen. 14 GOOS HORECA

15 ZO KOM JE MET ONS IN CONTACT BEZOEKADRES Philipsstraat LC Leusden TELEFOONNUMMER