MUZERIJE "WE KUNNEN MET MINDER GELD MEER DOEN"

Transcriptie

1 MUZERIJE "WE KUNNEN MET MINDER GELD MEER DOEN"

2 OVER MUZERIJE Wat cultureel ondernemerschap is, weten ze bij Muzerije in Den Bosch eigenlijk nog steeds niet. Maar over bedrijfsautomatisering hoef je ze niets uit te leggen. De ingebruikname van het ERP-pakket heeft ons een veel scherper beeld van de bedrijfsvoering opgeleverd. Naast cursussen, evenementen, workshops en repetities in het eigen pand in de binnenstad organiseert Muzerije ook lesprogramma s op scholen en kunstprojecten in wijken. De instelling, met 38 medewerkers in vaste dienst, heeft een roerige periode achter de rug. De ervaringen met zijn eigen instelling zijn illustratief voor de dynamiek in de culturele sector, meent Theo de Veer van Muzerije. Veel rust wordt ons niet gegund. Sinds de toenmalig staatssecretaris Halbe Zijlstra zijn kapmes in de culturele wereld heeft gezet, is het niet meer opgehouden. Toen is ook de term cultureel ondernemerschap weer in zwang gekomen. Volgens mij weet nog steeds niemand wat daarmee precies bedoeld wordt. De bezuinigingsrondes op kunst en cultuur hebben elkaar in ieder geval in hoog tempo opgevolgd. Dat is natuurlijk vervelend, maar het dwingt je als instelling ook om creatief te zijn. Ondernemend besturen noem ik dat. Hij is niet altijd even gelukkig met de terminologie waarmee de culturele sector wordt geassocieerd. Men spreekt altijd over de financiering van de zorg en de financiering van het onderwijs. Maar als het over kunst en cultuur gaat heeft men het nooit over financiering, maar altijd over subsidiëring. Dat is toch vreemd? De vele bezuinigingsrondes ten spijt is de Directeur-Bestuurder van Muzerije niet pessimistisch gestemd over de veerkracht van de culturele sector. Als we de wereld van kunst en cultuur slimmer organiseren, kunnen we met minder geld meer doen. Zoals wij dat in het klein in onze eigen organisatie met behulp van ERP-software hebben gedaan. 2 MUZERIJE

3 INHOUDSOPGAVE HET JUISTE GEREEDSCHAP UITDAGINGEN4 6 GEBRUIK EN FUNCTIONALITEITEN 8 TOEKOMST DROMEN 10 OVER AFAS 11 3 MUZERIJE

4 DE UITDAGINGEN Eind 2010 kondigde de gemeente Den Bosch aan dat de subsidie met ingang van 1 januari 2013 gehalveerd zou worden naar Muzerije stond voor de opgave om een belangrijk deel van het culturele en educatieve aanbod kostendekkend te organiseren. Wat volgde was een periode van anderhalf jaar touwtrekken over hoe dat precies opgezet moest worden. Theo de Veer, nu Directeur-Bestuurder van Muzerije, was in die tijd bestuurslid. Met ingang van 1 mei 2012 is hij als interimmer leiding gaan geven aan de reorganisatie. Terugblikkend zegt hij: Ik ben toen heel erg intensief met de ondernemingsraad opgetrokken. Omdat ook daar het besef was ontstaan dat het te kort dag was om ruziënd over straat te rollen, bereikten we binnen drie weken een akkoord over de reorganisatie. Dat was indrukwekkend, want we hebben het niet over een kleinigheid. Het was een plan om de organisatie in te krimpen van 130 naar 33 medewerkers. Behalve een faillissement was er geen alternatief. 4 MUZERIJE

5 VAN CURSUSORGANISATIE NAAR PROJECTORGANISATIE Ook aanwezig bij het gesprek met Theo de Veer is ERP applicatiebeheerder Sebastiaan Villhaber. Zijn visitekaartje vermeldt als functiebenaming Adviseur Personeel & Organisatie, waar IT-manager misschien meer voor de hand zou liggen. Zelf zegt hij daarover: In een kleine organisatie moet je breed inzetbaar zijn. En hoewel ik geen professionele achtergrond in de automatisering heb, heeft IT altijd mijn interesse gehad. Misschien helpt ook een andere eigenschap daarbij: ik kan er namelijk slecht tegen als iets niet werkt. Villhaber trad op 1 januari 2013 in dienst bij Muzerije, het moment dat de organisatie ging bouwen aan een nieuwe toekomst. De instelling maakte de omslag van wat men destijds zelf omschreef als een cursusorganisatie naar een projectorganisatie die ook op scholen en in wijken actief is. Villhaber: Wat ik na mijn indiensttreding bij Muzerije aantrof was een pakket voor de cursusadministratie, een pakket voor de financiële administratie, projectoverzichten in Excel en ga zo maar door. Alles bij elkaar had de organisatie wel zes verschillende systemen in gebruik, die onderling natuurlijk helemaal niet communiceerden. "ALS HET OVER KUNST EN CULTUUR GAAT HEEFT MEN HET NOOIT OVER FINANCIE- RING, MAAR ALTIJD OVER SUBSIDIËRING. DAT IS TOCH VREEMD?" 5 MUZERIJE

6 JAARVERLAG DIRECTIE VERSLAG HET JUISTE GEREEDSCHAP De Veer: We wisten dat een goede IT-oplossing ons een hoop kon opleveren, dus hebben wij ons georiënteerd op meerdere softwareaanbieders. Ik kende AFAS al en had daar bovendien goede ervaringen mee. Dan kun je zeggen: daar gaan we voor, maar zo doen we dat hier niet. Eén goede ervaring is niet genoeg, het gaat wel om belastingcenten hè? Omdat wij bovendien geen automatiseringsspecialisten zijn, hebben we een onafhankelijke adviseur in de arm genomen. Die kwam vervolgens tot de conclusie dat onze organisatie het meest gebaat zou zijn met de ERP-software uit Leusden. Met die conclusie was ik erg blij. Villhaber: Ik ook. Bij een andere aanbieder had ik het gevoel dat ik voor nieuwe functionaliteit telkens moest gaan bijbetalen. Met dit ERP-pakket had ik ineens alles in huis, voor één prijs. 6 MUZERIJE

7 "DE SALARISADMINISTRATIE WAAR WIJ EEN EXTERNE PARTIJ VEEL GELD VOOR BETAAL- DEN BLEEK VEEL MINDER COMPLEX DAN ONS WAS VOORGESPIEGELD" HOUD HET SIMPEL Villhaber: "Heel bijzonder was dat wij de allereerste instelling in de wereld van kunst en cultuur waren die deze ERP-software in gebruik nam. Ik weet dat zo zeker omdat ik eigenhandig onze cao in het pakket heb verwerkt. Dat was helemaal niet zo n ingewikkelde klus. Toen bleek trouwens ook dat de salarisadministratie waar wij een externe partij veel geld voor betaalden veel minder complex was dan ons altijd was voorgespiegeld. De Veer: "Onze samenwerkingspartner heeft een filosofie van 'hou het simpel'. Die hebben ze in hun eigen organisatie en producten volledig doorgevoerd. Villhaber: Andere culturele instellingen vragen mij weleens naar mijn ervaringen met onze ERP-software. Een consequentie is dat ze moeten overwegen de bedrijfsvoering anders in te richten omdat ze een zodanig ingewikkelde kostenstructuur hebben dat ons ERP-pakket er niet mee uit de voeten kan. Dan zeg ik altijd: moet je dan wel zo n complexe kostenstructuur willen hebben? 7 MUZERIJE

8 GEBRUIK EN FUNCTIONALITEITEN De Veer: Voorafgaand aan de inrichting hebben we sessies gehouden met de vraag: wat moet het systeem ons opleveren? Het antwoord op die vraag bepaalt bijvoorbeeld hoe een journaalboeking eruit komt te zien. In elke financiële mutatie horen een project- en een locatienummer te staan. Als je aan de voorkant niet goed registreert, kun je er aan de achterkant nooit de juiste informatie uithalen. Villhaber: We zijn in 2014 begonnen met de financiële administratie en de salarisadministratie. Daarna volgden projecten en cursussen. Midden vorig jaar hebben we onze website gekoppeld aan de cursusadministratie en momenteel zijn we bezig met de inrichting van taken en signalen. Allemaal naast ons dagelijkse werk. Het beheer van de hardware is overigens uitbesteed aan een externe partij. 8 MUZERIJE

9 VOORDELEN De Veer: Voor het goed invoeren van gegevens hebben we geen extra fte s in dienst hoeven nemen. Die registratie wordt nog steeds door dezelfde persoon gedaan, maar die heeft nu veel meer tijd om ook andere werkzaamheden te verrichten. Villhaber: De ingebruikname van het ERP-pakket heeft ons een veel scherper beeld van de bedrijfsvoering opgeleverd. Neem zoiets als de urenregistratie. Door een moeilijk systeem van lesgebonden en niet-lesgebonden uren was het lastig inzicht te krijgen in onze productiviteit. Als een docent naar zijn inzet vroeg zei die standaard: Ik maak veel uren. Maar dat was vooral gebaseerd op een gevoel en op geen enkele manier uitgesplitst in bijvoorbeeld vergadertijd, voorbereidingstijd of reistijd. Reistijden werden trouwens sowieso nooit bijgehouden; alleen lesuren werden geregistreerd. De Veer: Eigenlijk was de hele voortgang van projecten tamelijk houtje-touwtje ingericht. Tegenwoordig beschik je met één druk op de knop over alle managementinformatie. Dat is een feest hoor. Zo weet ik bijvoorbeeld dat onze organisatie een gemiddelde betaaltermijn van precies 3,1 dag kent. Wij hebben hier een houding van: waarom zou je dertig dagen wachten voordat je een goedgekeurde factuur betaalt? Wij werken veel met zelfstandige professionals. Het is onze verantwoordelijkheid dat zij snel over hun geld kunnen beschikken. 9 MUZERIJE

10 ERVARINGEN De Veer: Ik ben heel tevreden met die ondersteuning, maar ik merk wel dat ze met alles wat je niet kunt automatiseren wat meer moeite hebben. Interpretatie van uitkomsten of processen bijvoorbeeld vindt men lastig omdat men niets heeft om op terug te vallen. Dat gaat niet altijd in een keer goed, maar een oplossing komt er altijd. Positief is ook dat ze openstaan voor feedback. Villhaber: Wat ik goed vind is dat de mensen van onze leverancier altijd bereikbaar zijn, dat ze aandacht voor je hebben en problemen gezamenlijk worden opgelost. Dat zie je bij andere dienstverleners weleens anders. "ONZE LEVERANCIER IS ALTIJD BEREIKBAAR, HEBBEN AANDACHT VOOR ONS, EN LOSSEN PROBLEMEN SAMEN OP." 10 MUZERIJE

11 OVER AFAS SOFTWARE AFAS Software is een dynamisch en eigenzinnig softwarebedrijf met ruim driehonderd enthousiaste medewerkers. Als Nederlands familiebedrijf ontwikkelt AFAS softwareproducten voor zowel de zakelijke als de consumentenmarkt op een maatschappelijk verantwoorde manier. Hierbij staan klanten, medewerkers, maatschappij en milieu centraal. Met het geïntegreerde softwarepakket zijn meer dan organisaties in Nederland, België, Luxemburg en de Nederlandse Antillen volledig geautomatiseerd. Kwaliteit en visie zijn de pijlers van ons succes en deze principes stellen ons in staat om hoogwaardige softwareproducten te ontwikkelen, te verkopen en te ondersteunen. 11 MUZERIJE

12 ZO KOM JE MET ONS IN CONTACT BEZOEKADRES Philipsstraat LC Leusden TELEFOONNUMMER