KPOA. Directeur Brigitte Visser: DE RELATIE MET SCHOOLDIRECTEUREN IS ECHT VERANDERD

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "KPOA. Directeur Brigitte Visser: DE RELATIE MET SCHOOLDIRECTEUREN IS ECHT VERANDERD"

Evelien de Boer
7 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 KPOA Directeur Brigitte Visser: DE RELATIE MET SCHOOLDIRECTEUREN IS ECHT VERANDERD

2 INHOUDSOPGAVE MEERWAARDE 3 INLEIDING 3 4 TIJD IS EEN KNELPUNT 6 STEEDS MEER IN GEBRUIK 8 DE TIP VAN BRIGITTE 9 OVER KPOA 10 2 KPOA

INLEIDING De Amersfoortse onderwijsinstelling KPOA beschikt over een team van vier applicatiebeheerders die ervoor zorgen dat de software van AFAS optimaal rendeert.

3 INLEIDING De Amersfoortse onderwijsinstelling KPOA beschikt over een team van vier applicatiebeheerders die ervoor zorgen dat de software van AFAS optimaal rendeert. Twee van hen werkten in de oude situatie in een externe rol voor de organisatie. Sinds januari 2012 zitten zij samen aan één bureau. Voor de kwaliteit van hun werk is dat écht een wereld van verschil. We zijn begonnen met twee applicatiebeheerders, voor de modules Financieel en Personeel, zegt Brigitte Visser, die als directeur van het bestuursbureau de dagelijkse operatie aanstuurt van de onderwijsinstelling waar tussen de vijf- en zeshonderd mensen werken. Zelf is ze in haar rol als mede-applicatiebeheerder verantwoordelijk voor het beheer van systeemautorisaties. Omdat ik daar als enige mee belast ben en dit ons kwetsbaar maakt, ga ik die taak op korte termijn samen invullen met een ICT-collega. Hij heeft verder geen inhoudelijke bemoeienis met personeel of financieel, dus dat draagt ook nog eens bij aan een betere functiescheiding. Dat is een thema waar onze accountant bovenop zit, benadrukt Visser. 3 KPOA

JAARVERLAG 2015 - DIRECTIE VERSLAG MEERWAARDE De applicatiebeheerders voor financieel en personeel zijn afkomstig van het administratiekantoor dat in de oude situatie de administratieve werkzaamheden

4 JAARVERLAG DIRECTIE VERSLAG MEERWAARDE De applicatiebeheerders voor financieel en personeel zijn afkomstig van het administratiekantoor dat in de oude situatie de administratieve werkzaamheden voor KPOA verzorgde. Waar zij destijds op verschillende locaties gehuisvest waren, zitten ze tegenwoordig aan één bureau. Voor de kwaliteit van hun werk is dat echt een wereld van verschil, meent Visser. Als de één een extra grootboekrekening opent, is de ander de eerste die het weet. Daarnaast is hun werk ook veel interessanter en effectiever geworden omdat ze direct en persoonlijk contact met de schooldirecteuren hebben. Vroeger ging dat uitsluitend via mail en telefoon. IN DE BEGINSITUATIE MOESTEN DE BEHEERDERS ALTIJD PROBEREN DE DIRECTEUREN MEE ZIEN TE KRIJGEN IN HUN AUTOMATISERINGSIDEEËN 4 KPOA

ER IS MEER VERANDERD De wijze van communicatie is niet het enige dat in de relatie tussen de applicatiebeheerders en schooldirecteuren is veranderd.

5 ER IS MEER VERANDERD De wijze van communicatie is niet het enige dat in de relatie tussen de applicatiebeheerders en schooldirecteuren is veranderd. In de beginsituatie moesten de beheerders altijd proberen de directeuren mee zien te krijgen in hun automatiseringsideeën, legt Visser uit. Het idee om bijvoorbeeld de functionerings- en beoordelingscyclus te digitaliseren, stuitte aanvankelijk nogal op wat weerstand. Plat gezegd: de directeuren zagen er helemaal niets in. Wat dat betreft, bevinden we ons nu echt op een keerpunt. De schooldirecteuren hebben namelijk zelf plannen op tafel gelegd om in AFAS een vacature- en mobiliteitsplatform in te richten. Dat is niets minder dan een doorbraak. Tot dat moment waren alle automatiseringsideeën altijd in de vorm van eenrichtingsverkeer van het bestuursbureau naar de schooldirecteuren gegaan. "DE SCHOOLDIRECTEUREN HEBBEN NAMELIJK ZELF PLANNEN OP TAFEL GELEGD OM IN AFAS EEN VACATURE- EN MOBILITEITSPLATFORM IN TE RICHTEN." 5 KPOA

JAARVERLAG 2015 - DIRECTIE VERSLAG TIJD IS EEN KNELPUNT Hoewel de acceptatie voor digitalisering en automatisering in de organisatie dus nog steeds toeneemt, signaleert Visser ook dat de hoeveelheid

6 JAARVERLAG DIRECTIE VERSLAG TIJD IS EEN KNELPUNT Hoewel de acceptatie voor digitalisering en automatisering in de organisatie dus nog steeds toeneemt, signaleert Visser ook dat de hoeveelheid beschikbare tijd het grootste knelpunt voor applicatiebeheerders blijft. Doordat we eigenlijk te weinig met het beheer van het ERP-systeem werken, bouwen we onvoldoende routine op. Met vier mensen werken we in een week tijd hooguit een dagdeel aan het systeem. We willen er verder geen mensen voor vrijmaken. Daarom hebben we ook bewust gekozen voor een systeem in de cloud omdat we zelf geen systeembeheer willen doen. "WAT ECHT EEN DROOM VAN ME IS, IS OM HET APPLICATIEBEHEER SAMEN OP TE PAKKEN MET DE DRIE ANDERE ONDERWIJSINSTELLINGEN DIE IN HETZELFDE PAND ALS WIJ GEHUISVEST ZIJN" 6 KPOA

7 OPLOSSING Overigens weet Visser wel een oplossing voor het gesignaleerde knelpunt. Wat echt een droom van me is, is om het applicatiebeheer samen op te pakken met de drie andere onderwijsinstellingen die in hetzelfde pand als wij gehuisvest zijn. Wij zijn al een stuk verder in het werken met de ERPsoftware, terwijl de andere organisaties nog relatief kort beschikken over een eigen licentie. Ik vind het echt de moeite waard om te onderzoeken of we op het gebied van applicatiebeheer kunnen samenwerken. Het is toch doodzonde dat we met vier bestuursbureaus vier keer hetzelfde werk zitten te doen? "ZIT JE NOU ALWEER BIJ AFAS? WIE BETAALT JE SALARIS EIGENLIJK?" Visser hoopt dat met het verstrijken van de tijd de geesten vanzelf rijp worden voor haar droom. In het verleden hoorde ik schooldirecteuren nog wel eens zeggen: Zit je nou alweer bij AFAS? Wie betaalt je salaris eigenlijk? Die opmerkingen zijn verleden tijd, men ziet het nut van die bezoekjes inmiddels zelf ook wel in. 7 KPOA

JAARVERLAG 2015 - DIRECTIE VERSLAG STEEDS MEER IN GEBRUIK Naast financieel en personeel hebben we na verloop van tijd ook de module projecten ingezet voor alle aspecten die met de huisvesting van de

8 JAARVERLAG DIRECTIE VERSLAG STEEDS MEER IN GEBRUIK Naast financieel en personeel hebben we na verloop van tijd ook de module projecten ingezet voor alle aspecten die met de huisvesting van de organisatie te maken hebben. Daarnaast hebben we in 2016 de module Cursussen in gebruik genomen. Dat was eigenlijk een beetje een verkooptrucje ten behoeve van InSite. Voorafgaand aan de ingebruikname van de interne portal hebben we overwogen om daarvoor ter promotie de nodige festiviteiten te organiseren, maar dat vonden we ook weer een beetje overdreven. Vervolgens hebben we een alternatief bedacht door de inschrijving voor onze tweejaarlijkse studiedag via InSite te organiseren. Dat is geweldig verlopen want binnen twee dagen was tachtig procent van de inschrijvingen binnen en hadden alle collega s dus een kijkje genomen op ons InSite. Op die manier hebben we ook echt een boost aan de bekendheid van InSite gegeven. 8 KPOA

DE TIP VAN BRIGITTE "BEGIN STEEDS MET EEN KLEIN MAAR CRUCIAAL ONDERDEEL VAN DE IMPLEMENTATIE OF EEN PROJECT EN LAAT HET PROGRAMMA BEWIJZEN DAT HET WERKT.

9 DE TIP VAN BRIGITTE "BEGIN STEEDS MET EEN KLEIN MAAR CRUCIAAL ONDERDEEL VAN DE IMPLEMENTATIE OF EEN PROJECT EN LAAT HET PROGRAMMA BEWIJZEN DAT HET WERKT." Een resultaat hiervan is dat er bijvoorbeeld minder administratieve taken overblijven. Wij hebben gemerkt dat we door deze aanpak minder weerstand hebben gehad dan wanneer we een grote verandering aankondigden. Zo n grootste aankondiging maakt, zeker de mensen in het onderwijs, erg onrustig. 9 KPOA

OVER KPOA De stichting voor Katholiek Primair Onderwijs Amersfoort e.o. (KPOA) exploiteert zeventien basisscholen in Amersfoort en directe omgeving.

10 OVER KPOA De stichting voor Katholiek Primair Onderwijs Amersfoort e.o. (KPOA) exploiteert zeventien basisscholen in Amersfoort en directe omgeving. Met elkaar verzorgen de scholen onderwijs voor ongeveer leerlingen. Het aantal medewerkers bij KPOA wisselt met enige regelmaat en bevindt zich doorgaans tussen de vijf- en zeshonderd. In navolging van het voortgezet onderwijs kent ook het primair onderwijs tegenwoordig een in toenemende mate gedifferentieerd aanbod. Onder de instellingen van KPOA bevinden zich bijvoorbeeld scholen met een hoogbegaafdheidsprofiel, met een bijzonder onderwijsconcept, met de focus op het jonge kind, met muziek of cultuur als thema, scholen die specialisten hebben voor leerlingen met Nederlands als tweede taal en zo heeft iedere school zijn eigen karakter. Binnen KPOA zijn twee basisscholen met het predikaat 'excellente school'. 10 KPOA

Vergelijkbare documenten

KPOA EEN SCHOOLDIRECTEUR MOET ZO MIN MOGELIJK MET ADMINISTRATIEVE WERKZAAMHEDEN BEZIG ZIJN

KPOA EEN SCHOOLDIRECTEUR MOET ZO MIN MOGELIJK MET ADMINISTRATIEVE WERKZAAMHEDEN BEZIG ZIJN OVER KPOA De stichting voor Katholiek Primair Onderwijs Amersfoort (KPOA) was een van de eerste onderwijsinstellingen