BRANDT BEDRIJFSKLEDING "GEEN ADDERTJES ONDER HET GRAS, WHAT YOU SEE IS WHAT YOU GET"

Transcriptie

1 BRANDT BEDRIJFSKLEDING "GEEN ADDERTJES ONDER HET GRAS, WHAT YOU SEE IS WHAT YOU GET"

2 OVER BRANDT BEDRIJFSKLEDING Een bedrijf is nooit te klein om met ERP-software te werken. Dat bewijst het Zutphense Brandt Bedrijfskleding. Met vijf medewerkers nog bescheiden van omvang, maar sterk groeiend. Een van de grote voordelen van de software is dat die zo ongelofelijk goed schaalbaar en flexibel is. Brandt Bedrijfskleding is ontstaan in 2009, letterlijk in een schuur in Apeldoorn. Zeven jaar later levert het bedrijf met vijf medewerkers zo n dertigduizend artikelen aan afnemers werkzaam van horeca tot bouw en van medisch tot magazijn. Dat ging niet zonder de nodige groeistuipen. Toen de effecten van de crisis in volle omvang merkbaar werden, voelden leveranciers van bedrijfskleding dat direct in hun omzet. Sommige klanten, vooral bedrijven in de bouw, moesten soms noodgedwongen inkrimpen van zestig tot zeventig man personeel naar minder dan tien medewerkers. Dat kostte meerdere kledingleveranciers de kop, maar Brandt Bedrijfskleding wist tegen de stroom in te groeien. Wij hebben weten te overleven door onze focus te verleggen naar de zzpmarkt, blikt oprichter en directeur/eigenaar Richard Brandt terug. Veel van die uitstromers begonnen voor zichzelf als zzp er. Door ons op deze eenpitters te richten hebben wij een heleboel kleine pilaartjes onder ons bedrijf gebouwd. Intussen is dat uitgegroeid tot een stevig fundament. Brandt ontkent niet dat zijn bedrijf een pittige periode doormaakte. Want onderhandelen met één zzp er kost bij wijze van spreken net zoveel tijd als met een inkoper die namens tachtig medewerkers aan tafel zit. Gelukkig zien we herstel bij veel bedrijven die hun activiteiten qua inkoop van bedrijfskleding op een laag pitje hadden gezet. Die kloppen nu weer bij ons aan. 2 BRANDT BEDRIJFSKLEDING

3 INHOUDSOPGAVE HET JUISTE GEREEDSCHAP UITDAGINGEN4 6 GEBRUIK EN FUNCTIONALITEITEN 8 TOEKOMST DROMEN 10 OVER AFAS 12 3 BRANDT BEDRIJFSKLEDING

4 DE UITDAGINGEN De economische crisis is voor Brandt Bedrijfskleding inmiddels achter de rug, maar dat betekent niet dat het in Zutphen gevestigde bedrijf de orders tegenwoordig fluitend kan noteren. De markt waarin het opereert is namelijk buitengewoon competitief, stelt directeur/eigenaar Richard Brandt. Voor nieuwe toetreders is het heel laagdrempelig om in te stappen. Iedereen die met T-shirts op de braderie staat, kan op een mooie dag besluiten zich op de markt van bedrijfskleding te begeven. Onderscheidend vermogen is daarom een levensvoorwaarde in zijn branche, benadrukt Brandt. Met mijn bedrijf heb ik me vanaf het begin willen onderscheiden op het gebied van kennis en service. De prijs is voor de klant belangrijk, maar expertise legt zeker zoveel gewicht in de schaal. Als inkoper van bedrijfskleding wil je zakendoen met een deskundige leverancier. Want je wilt natuurlijk niet het risico lopen dat je door de arbodienst op de vingers wordt getikt omdat de uitrusting van je medewerkers niet aan de wettelijke eisen voldoet. 4 BRANDT BEDRIJFSKLEDING

5 KENNIS EN SERVICE Cees Manneke is in het bedrijf werkzaam als controller en beheerder van het ERP-systeem. Ik werk er bij wijze van spreken één dag en zes avonden in de week, zegt hij, het is echt heerlijk om erbij te doen. In het dagelijks leven is Manneke ook internationaal consultant voor Oracle-automatiseringsprojecten. Hij weet dus waarover hij praat als hij het over automatiseringsvraagstukken heeft. En die vraagstukken waren er in het verleden herhaaldelijk. Bijvoorbeeld in 2011 toen het bedrijf een andere firma in bedrijfskleding overnam, inclusief personeel. Onderdeel van de overname was een soort ERP-systeem op huurbasis, herinnert Brandt zich. Het systeem dat we hiermee in huis haalden, werkte niet in de cloud, maar via een server in Duitsland. Er was één iemand die ermee kon werken, en verder niemand. Dus zijn we met Duitsland gaan bellen met de vraag om meer gebruikers toe te voegen. Toen dat niet bleek te kunnen, waren we er snel klaar mee. "ONDERSCHEIDEND VERMOGEN IS EEN LEVENSVOORWAARDE. DAAROM HEBBEN WIJ DE FOCUS OP KENNIS EN SERVICE" 5 BRANDT BEDRIJFSKLEDING

6 "MIJN IDEAAL IS OM ZOVEEL MOGELIJK WERKZAAMHEDEN WEG TE AUTOMATISE- REN. DIE MOGELIJKHEDEN ZIJN ER VOLOP. 6 BRANDT BEDRIJFSKLEDING

7 JAARVERLAG DIRECTIE VERSLAG HET JUISTE GEREEDSCHAP Brandt: Als leek heb ik destijds bij de keuze voor een softwarepakket in sterke mate op Cees geleund. Ik ben een ondernemer en geen IT er of accountant, daar ligt mijn hart niet. Ik zag trouwens niet meteen de noodzaak voor ons als bedrijf om met een breed ERP-systeem te gaan werken. Dus ik zei: overtuig me maar. Dat ging vervolgens redelijk snel. Wat de doorslag gaf, was dat de ERP-software geweldig goed uit de voeten kan met een groot aantal artikelen met allemaal verschillende dimensies. Een must voor bedrijfskleding natuurlijk, want die heb je in allerlei maten, stoffen en kleuren. 7 BRANDT BEDRIJFSKLEDING

8 SELECTIEPROCES Manneke: We hebben verschillende leveranciers uitgenodigd om zich te komen presenteren. AFAS was er een van. Naast het feit dat ze goed uit de voeten konden met een heleboel verschillende artikeldimensies, was ook het prijsaspect een belangrijk motief om voor die leverancier te kiezen. Voor één prijs heb je alles. Terwijl je bij andere aanbieders betaalt voor modules waarvan je nooit helemaal zeker weet of je ze echt wel nodig hebt. Brandt: Je krijgt het hele systeem voor een vast bedrag, dat vind ik een groot pluspunt. Maar wat voor mij eigenlijk nog belangrijker is: er zitten geen addertjes onder het gras what you see is what you get. Die vorm van transparantie heb ik bij andere aanbieders niet gezien. Manneke: Bij AFAS is het een man een man, een woord een woord. En nee is ook een antwoord. "EEN MAN EEN MAN, EEN WOORD EEN WOORD. EN 'NEE' IS OOK EEN ANTWOORD" IMPLEMENTATIE Manneke: We hebben één dag een consultant op bezoek gehad om ons te helpen met de implementatie. Aan het eind van de dag zei die man: nu kun je het zelf wel. En dat bleek nog te kloppen ook. Brandt: Sindsdien neemt Cees bij de inrichting van nieuwe onderdelen van de software altijd het voortouw, hij is daar zo verschrikkelijk handig in. Gekscherend zeg ik weleens dat onze leverancier bepaald geen dikke portemonnee aan ons overhoudt. Daar kunnen ze in Leusden trouwens ook smakelijk om lachen. 8 BRANDT BEDRIJFSKLEDING

9 GEBRUIK EN FUNCTIONALITEITEN Manneke: "We gebruiken de financiële module, net als alles op het gebied van artikelbeheer en in- en verkoop. De CRM-module gebruiken we nog niet, maar we verwachten dat wel te gaan doen op het moment dat we nog een professionele verkoper in dienst nemen. Brandt: "Met behulp van automatisering kunnen wij onze commerciële activiteiten in de toekomst beter ondersteunen. Neem het puntensysteem dat veel van onze klanten hanteren. Het budget voor bedrijfskleding wordt uitgedrukt in een puntentotaal waarbinnen medewerkers zelf een keuze kunnen maken. Die medewerkers krijgen eens per jaar een nieuwe voorraad punten, waarbij de ongebruikte punten komen te vervallen. Wat ik graag zou zien is dat we medewerkers die nog punten over hebben op het juiste moment een leuke aanbieding kunnen doen. Het is toch prachtig als het systeem op die manier voor jou kan werken? 9 BRANDT BEDRIJFSKLEDING

10 DOET HET SYSTEEM DIT NOG NIET? Manneke: Eigenlijk staan we wat dat betreft nog in de kinderschoenen. We doen bijvoorbeeld nog niets met InSite of OutSite, maar dat gaat absoluut veranderen. Dit jaar groeien we 25 procent, mede omdat we steeds grotere klanten aan boord krijgen. Die willen we de mogelijkheid bieden om online via OutSite hun orderstatus te checken, vooral omdat ze daar ook zelf op aandringen. Dus daar gaan we op korte termijn werk van maken. Brandt: Intussen noem ik mezelf trouwens geen leek meer op het gebied van automatisering. Tegenwoordig ben ik een watervlugge gebruiker van het logistieke deel van het ERP-pakket. Dat is voor mij de belangrijkste functionaliteit. Als onze groei aanhoudt gaan we in de toekomst ongetwijfeld meer functionaliteiten gebruiken, zoals HRM en dashboards. Nu, met z n vijven, doen we nog heel veel zelf. Ik sta hier ook nog weleens mijn oude Volvo vol te laden met kleding voor een klant. Dat hoort erbij, dat is toch de charme van een klein bedrijf. HANNESEN MET FACTUREN? Manneke: Voor het facturatieproces werken we met everbinding. Van leveranciers ontvangen we facturen als pdf die we doorsturen naar everbinding waar de conversie van pdf- naar xml-formaat plaatsvindt. Vervolgens hoef je de factuur die het systeem genereert alleen nog maar te matchen met de goederenontvangst en klaar is kees. Er hoeft niets geprint te worden en dus ook niet te worden opgeslagen in orders in kasten waar je nooit wat terug kunt vinden. Een hele simpele oplossing eigenlijk, maar reuze effectief. 10 BRANDT BEDRIJFSKLEDING

11 TOEKOMSTDROMEN Brandt: Qua ordermanagement kunnen we nog stappen maken. Wij werken nu met een geautomatiseerd kledingmanagementsysteem. Dat is geen onderdeel van het ERP-pakket, maar met de inzet van OutSite willen we dat in de toekomst wel veranderen. Want het huidige systeem is eigenlijk een draak van een ding. De klant heeft er geen last van, maar wij des te meer. We moeten allerlei bestellingen handmatig invoeren en dat is natuurlijk enorm foutgevoelig. Manneke: Op korte termijn willen we ook met onze webshop aan de slag. Dat is best een leuke ding dat zodanig is geautomatiseerd dat de bezoeker die inlogt op basis van zijn functie een keuze uit de beschikbare kleding kan maken. Maar verder is de shop niet geïntegreerd in de ERP-omgeving en dat is wel een wens voor de toekomst. 11 BRANDT BEDRIJFSKLEDING

12 Manneke: Een van de grote voordelen van de software is dat die zo ongelofelijk goed schaalbaar en flexibel is. We hebben bijvoorbeeld aan picklisten en pakbonnen zelf statusvelden toegevoegd. De klant bestelt meerdere artikelen van verschillende merken. Als een deel van de bestelling binnenkomt, draaien wij een pakbon met als statusveld wachten op compleet. Betreft het een bestelling voor dikke mannetjes met hele korte beentjes, dan vermeldt het statusveld naar naaiatelier, uiteraard in combinatie met de naam van het atelier in kwestie. Dankzij de beschikbaarheid van vrije velden in de ERP-software is dit allemaal realiseerbaar. In de huidige fase van Brandt Bedrijfskleding bevalt dit systeem ons ontzettend goed. Onze ERP-leverancier doet nooit maatwerk, maar mijn ervaring is dat ze in de praktijk bijna alles kunnen oplossen. Brandt: Mijn ideaal is om zoveel mogelijk werkzaamheden weg te automatiseren. Die mogelijkheden zijn er volop. Op die manier kunnen we met een klein kernteam van specialisten flink verder groeien. 12 BRANDT BEDRIJFSKLEDING

13 OVER AFAS SOFTWARE AFAS Software is een dynamisch en eigenzinnig softwarebedrijf met ruim driehonderd enthousiaste medewerkers. Als Nederlands familiebedrijf ontwikkelt AFAS softwareproducten voor zowel de zakelijke als de consumentenmarkt op een maatschappelijk verantwoorde manier. Hierbij staan klanten, medewerkers, maatschappij en milieu centraal. Met het geïntegreerde softwarepakket zijn meer dan organisaties in Nederland, België, Luxemburg en de Nederlandse Antillen volledig geautomatiseerd. Kwaliteit en visie zijn de pijlers van ons succes en deze principes stellen ons in staat om hoogwaardige softwareproducten te ontwikkelen, te verkopen en te ondersteunen. 13 BRANDT BEDRIJFSKLEDING

14 ZO KOM JE MET ONS IN CONTACT BEZOEKADRES Philipsstraat LC Leusden TELEFOONNUMMER