WAY GROUP "IK NOEM HET LIEVER EEN FLEXIBEL PAKKET DAN EEN STANDAARDPAKKET"

Transcriptie

1 WAY GROUP "IK NOEM HET LIEVER EEN FLEXIBEL PAKKET DAN EEN STANDAARDPAKKET"

2 OVER WAY GROUP Kritische klanten houden je scherp. Wat dat aangaat heeft AFAS een goeie klant aan de in Wormerveer gevestigde Way Group. Vooral vanwege de logistieke uitdagingen van de nautische, outdoor en sport groothandel Technautic staan automatiseringsvraagstukken er voortdurend hoog op de agenda. Met ons vorige ERP-systeem ging er geen order meer de deur uit. Zo n schrikbeeld wil je natuurlijk nooit meer meemaken. De WAY Group is een familiebedrijf in Wormerveer, opgericht in de jaren 70 van de vorige eeuw. Het bedrijf is wereldwijd importeur en distribiteur in de Benelux van technisch hoogwaardige producten. Met meer dan dertig medewerkers en een beleid gericht op innovatie en kwaliteit, heeft de WAY Group een ijzersterke positie in de markt. De WAY Group bestaat uit drie onderdelen Technautic, Technolyt en Technex. Het leveringsprogramma van Technautic bevat overwegend technisch-nautisch producten. Het programma van Technolyt is vooral gericht op outdoor-activiteiten en daarbij horende (sport)artikelen. Technex tenslotte is actief als distribiteur van hoogwaardige meetinstrumenten voor industrie, onderzoekcentra en universiteiten. 2 WAY GROUP

3 INHOUDSOPGAVE HET JUISTE GEREEDSCHAP UITDAGINGEN4 6 GEBRUIK EN FUNCTIONALITEITEN 8 TOEKOMST DROMEN 10 OVER AFAS 12 3 WAY GROUP

4 DE UITDAGINGEN In de Nederlandse watersportmarkt is iets geks aan de hand. Waar de grote fabrikanten van watersportartikelen in onder andere Italië, China en Japan hun productontwikkeling overwegend richten op een jong publiek, is in ons land sprake van een vergrijzende eindgebruikersmarkt. Waar vraag en aanbod niet altijd even goed op elkaar aansluiten, is het voor een groothandel als Technautic van levensbelang om in ieder geval zelf de ongeveer vijftienduizend producten in het magazijn (van satellietapparatuur tot dekuitrusting en kookstellen) bij de doelgroep helder in beeld te hebben. Het is een zwaar competitieve markt waarin we met Technautic opereren, legt Marco Oosterkamp, IT-manager bij de Way Group uit. Op korte termijn is één van onze prioriteiten dan ook om een webshop in te richten waarin we een optimale klantbeleving koppelen aan een maximale vindbaarheid in Google. Het accent verschuift richting marketing en direct to consumer. 4 WAY GROUP

5 "ALS JE EXTRA FUNCTIONALITEIT NODIG HAD, ONTVING JE DAAR DIRECT EEN REKENING VOOR" STUG EN STAR De webshop is niet het enige actiepunt op het verlanglijstje van de IT-manager die in 2002 aanmonsterde bij de Way Group. Aanvankelijk in een technische functie bij Technex, het onderdeel van de Way Group dat zich met geavanceerde meetapparatuur bezighoudt. Maar mijn affiniteit met automatisering en software zat er altijd al in, daar ligt mijn hart, zegt Oosterkamp. In 2005 ben ik overgestapt naar Technautic om me met IT te gaan bezighouden in een periode dat het oude IBM-platform aan vervanging toe was. Op het ERP-pakket dat de Way Group vervolgens in gebruik nam, bleken door de jaren heen volgens Oosterkamp vooral de kenmerken stug en star van toepassing te zijn. DUUR De diverse pijnpunten staan hem nog helder voor de geest. Als je extra functionaliteit nodig had, ontving je daar direct een rekening voor. Duur was ook de module business intelligence in het pakket. Maar erger nog was dat die software van een zodanig hogeschoolniveau was dat maar twee of drie mensen er mee konden werken. Bovendien liet de support sterk te wensen over. Ik herinner me nog hoe we in die periode storingen moesten verhelpen via een VPN-verbinding. Op een gegeven moment kon dat echt niet meer. Het duurde uiteindelijk tot 2010 tot het bedrijf besloot de knoop definitief door te hakken om zich te gaan oriënteren op een nieuw geautomatiseerd systeem. 5 WAY GROUP

6 JAARVERLAG DIRECTIE VERSLAG HET JUISTE GEREEDSCHAP "Op een gegeven moment hadden we twee serieuze kandidaatleveranciers in beeld. AFAS zat daar niet bij. Dat we AFAS als derde gegadigde in beeld kregen, berust eigenlijk puur op toeval. Onze directeur / eigenaar ontmoette tijdens een vakantie op Curaçao AFAS-oprichter Ton van der Veldt. Uiteraard kwam het gesprek op een bepaald moment op softwareoplossingen en zo is het balletje gaan rollen. Van het een kwam het ander en gaandeweg steeg AFAS van derde kandidaat naar de tweede en vervolgens de eerste stek. Vervolgens is er nog wel even onderhandeld over de samenwerking met AFAS. Onze directeur / eigenaar is een echte Zaankanter, die staan bekend als uitstekende onderhandelaars. Je wilt er toch op kunnen vertrouwen dat je continuïteit in de bedrijfsvoering hebt. Met ons vorige ERP-systeem hebben we meegemaakt dat de dozen zich hier opstapelden; er ging geen order de deur uit. Zo n schrikbeeld wil je natuurlijk nooit meer meemaken. 6 WAY GROUP

7 "WE ZIJN BLIJ MET DE CRM OPLOSSING. DAARMEE KUNNEN WE KLANTEN VAN BESTELLING TOT UITLEVERING VOLGENS EEN GEOLIED PROCES BEDIENEN" Wij zijn een zwaar logistiek bedrijf. De klant is koning, die staat centraal. Zelf blijven we liever wat op de achtergrond. Jullie zijn best kritisch, krijgen we weleens te horen. Dat klopt. Zo kijken we ook naar onze bedrijfsprocessen. Kritisch, maar positief. Als je geen stappen vooruit kunt zetten, sla je de plank mis. Daarom zijn we bijvoorbeeld blij met de CRMoplossing in Profit. Daarmee kunnen wij de klant van bestelling tot uitlevering volgens een geolied proces bedienen. Ook de mogelijkheden in het pakket om met business intelligence aan de slag te gaan spraken ons aan. Tegelijk was voor ons duidelijk dat we met de keuze voor AFAS nog best een uitdaging op het gebied van de logistieke automatisering hadden, met name in het magazijn. De orderverwerking is bij ons niet bepaald een standaardproces van orders noteren en bestelling uitleveren, het bekende dozen schuiven. Wij houden onze voorraad primair aan op basis van de prognoses van sales. Dit hebben we opgelost door te kiezen voor samenwerking met partijen uit het partnernetwerk van AFAS. Zo zijn we voor de magazijnoplossing terechtgekomen bij BOXwise van Trancon en hebben we de transportmodule van Transsmart gekoppeld aan het ERP-systeem Profit. Het heeft geleid tot overzichtelijk, transparant en efficiënt logistiek proces. Dat neemt niet weg dat zich zo nu en dan best problemen kunnen voordoen. Wat ik een groot voordeel vind, is dat het vrij eenvoudig is om in het systeem te achterhalen waar de fout zit. Dan weet je precies bij wie je moet aankloppen: bij AFAS of een van de samenwerkingspartners. 7 WAY GROUP

8 GEBRUIK EN FUNCTIONALITEITEN Toen we aan het implementeren waren, moesten we vaart maken want we wilden maximaal drie maanden later live gaan. Dan moet je een hoop keuzes maken. In eerste instantie kozen we ervoor Profit in te richten conform de processen zoals ze in het oude pakket zaten. Dat liep helemaal niet lekker. Toen hebben we de knollenbaas, onze aanduiding voor de knowledge base er nog maar eens op nageslagen. Daaruit bleek dat we eigenlijk probleemloos de standaard bedrijfsprocessen van Profit konden volgen. Dus die ongelukkige keuze hebben we meteen teruggedraaid en vervolgens werkte het systeem meteen als een tierelier. Mijn tip aan iedereen die gaat implementeren is dan ook: zorg dat je de bedrijfsprocessen goed in kaart hebt gebracht door de workflows in een schema te zetten. Dan is zo n implementatie van Profit eigenlijk een fluitje van een cent. 8 WAY GROUP

9 "HET IS EEN PAKKET DAT JE UITDAAGT OM JE GEZONDE VERSTAND TE GEBRUIKEN. DAN KUN JE ER FLIEREFLUITEND MEE WERKEN" Waar we tegen aanlopen zijn wachtorders. Als die afgehandeld zijn, moeten de desbetreffende regels uit het systeem worden gehaald. Bij drie bestellingen is dat geen enkel probleem, maar als het om duizend artikelen gaat moet je dus duizend keer klikken. Uiteraard hebben we AFAS laten weten dat dit voor ons een issue is. We houden de druk op de ketel want dit is niet alleen een wens, maar een absolute must-have. Gelukkig kunnen we een probleem doorgaans in negen van de tien gevallen zelf oplossen. Ik weet tamelijk veel van Profit. Dat komt vooral omdat ik in de implementatiefase volop betrokken ben geweest. Zo heb ik het systeem spelenderwijs in de vingers gekregen. Maar afgezien daarvan is Profit in mijn ervaring vooral een pakket dat je uitdaagt om je gezonde verstand te gebruiken. Dan kun je er flierefluitend mee werken. Overigens gebeurt het dus ook weleens dat we een probleem niet zelf de baas kunnen en we een incident insturen. Dan blijkt dat zo n incident negen van de tien keer naar productontwikkeling wordt doorgezet. 9 WAY GROUP

10 TOEKOMSTDROMEN We werken nog niet met alle onderdelen die we hebben. Projecten doen we nu bijvoorbeeld niet, maar voor de verwerking van declaraties gaan we dat in de toekomst wel doen. Wat dat betreft kunnen we bijna niet wachten op de nieuwe Pocket App. Gewoon declareren door middel van een foto van een declaratie in plaats van al die bonnetjes. Dat scheelt weer administratieve capaciteit. "DECLAREREN DOOR EEN FOTO VAN EEN DECLARATIE IN PLAATS VAN AL DIE BONNETJES" 10 WAY GROUP

11 "We werken hier met een minimumbezetting, dus het is hard werken, dan wil je niet achter de feiten aanlopen. Een belangrijke spelregel bij de Way Group is dat alles in de basis goed geregeld moet zijn. In de praktijk blijkt dat je op die manier maar weinig correcties hebt. Het is vooral een kwestie van controleren of het proces goed is verlopen. Ik schat dat we inmiddels 80 tot 85 procent van de functionaliteiten van Profit daadwerkelijk gebruiken. Met ons vorige pakket kwamen we trouwens niet verder dan 50 tot 60 procent. Toch blijven we sowieso altijd eigenwijs. Van die mooie dashboards in Profit maken wij bijvoorbeeld geen gebruik. Wij gebruiken onze eigen analyses die we met behulp van zelfontwikkelde macro s genereren. In ons pakket is feitelijk sprake van een hoop vrije inrichting. Weliswaar is Profit nog steeds een standaardpakket, maar eigenlijk toch ook weer een beetje niet. Je associeert een standaardpakket misschien makkelijk met klein en een beperkt qua performance, maar de praktijk is totaal anders. In plaats van een standaardpakket noem ik het liever een flexibel pakket. Waar we ook blij mee zijn: bij elke nieuwe update blijft het pakket gewoon zijn werk doen. Dat was bij eerdere leveranciers wel anders. Ik heb het misschien nooit zo duidelijk gezegd, maar ik ben gewoon erg tevreden met de software en AFAS. 11 WAY GROUP

12 OVER AFAS SOFTWARE AFAS Software is een dynamisch en eigenzinnig softwarebedrijf met ruim vierhonderd enthousiaste medewerkers. Als Nederlands familiebedrijf ontwikkelt AFAS softwareproducten voor zowel de zakelijke als de consumentenmarkt op een maatschappelijk verantwoorde manier. Hierbij staan klanten, medewerkers, maatschappij en milieu centraal. Met het geïntegreerde softwarepakket zijn meer dan organisaties in Nederland, België, Luxemburg en de Nederlandse Antillen volledig geautomatiseerd. Kwaliteit en visie zijn de pijlers van ons succes en deze principes stellenons in staat om hoogwaardige softwareproducten te ontwikkelen, te verkopen en te ondersteunen. 12 WAY GROUP

13 ZO KOM JE MET ONS IN CONTACT BEZOEKADRES Philipsstraat LC Leusden TELEFOONNUMMER