Integrale invoering Burgernet

Transcriptie

1 Integrale invoering Burgernet Burgernet werkt! Regio LIMBURG-NOORD Versie 10, goedgekeurd door de stuurgroep Burgernet Datum

2 Hoofdstuk 1 Inleiding Opdracht stuurgroep Burgernet Relatiebeheer Burgernet Inzetmogelijkheden Burgernet Communicatieplan Samenvatting...3 Hoofdstuk 2 Inrichting relatiebeheer Burgernet vanaf Inleiding Relatiebeheer Inrichting relatiebeheer; de drie varianten Advies...6 Hoofdstuk 3 Inzetmogelijkheden Burgernet door de gemeenten Inleiding Inzetkader Bevoegden opstarten Burgernetactie...8 Hoofdstuk 4 Communicatieplan Burgernet gemeenten...9 Bijlage 1: Planning uitrol Burgernet binnen de gemeenten 2

3 Hoofdstuk 1 Inleiding 1.1 Opdracht stuurgroep Burgernet Het Regionaal College heeft de stuurgroep de opdracht gegeven om de volgende drie items uit te werken: Inrichting relatiebeheer Burgernet vanaf 2012; Inzetmogelijkheden Burgernet door de gemeenten; Communicatieplan Burgernet gemeenten. De notitie zal in het Regionaal College ter kennisneming worden voorgelegd en daarna als standaard voor alle gemeenten binnen Limburg-Noord gelden. 1.2 Relatiebeheer Burgernet De opdracht heeft betrekking op de inrichting van het relatiebeheer van Burgernet vanaf Hiervoor zijn drie opties nader bekeken: Centraal bij de politie; Centraal bij de veiligheidsregio; Decentraal bij de gemeenten. Deze opdracht zal in hoofdstuk 2 worden uitgewerkt. 1.3 Inzetmogelijkheden Burgernet Deze opdracht is drieledig: Inzetkader bepalen (inzetprotocol bepalen en incidenten benoemen); Benoemen wie vanuit een gemeente bevoegd is tot het opstarten van een Burgernetactie; Routing naar de meldkamer (stroomschema). Dit zal na een definitieve vaststelling worden opgemaakt ten behoeve van de gemeenten. In hoofdstuk 3 zal hier nader op ingegaan worden. 1.4 Communicatieplan Er is voor gekozen om een kadercommunicatieplan te schrijven waarin een totaalpalet van communicatiemiddelen staan beschreven. Iedere gemeente kan vanuit het totaalpakket zelf de middelen kiezen en zo het plan specifiek voor hun gemeente maken. Het communicatieplan staat in hoofdstuk 4 uitgewerkt. 1.5 Samenvatting De volgende adviezen werden vanuit de werkgroep aan de stuurgroep voorgelegd. De stuurgroep maakte vervolgens het advies bindend in deze notitie. De notitie zal ter kennisname worden voorgelegd aan de leden van het Regionaal College. Het relatiebeheer vanaf 2012 vooralsnog continueren bij de politie. Inzetkader gemeenten: Een Burgernetactie kan op gezag van de burgemeester door een gemeente opgestart worden uitsluitend indien het incident: o een direct gevaar of risico vormt voor de volksgezondheid en/ of de openbare orde én o burgers niet door het inzetten van reguliere media tijdig gealarmeerd kunnen worden. Eén kadercommunicatieplan dat per gemeente specifiek gemaakt kan worden. 3

4 Hoofdstuk 2 Inrichting relatiebeheer Burgernet vanaf Inleiding De opdracht heeft betrekking op de inrichting van het relatiebeheer van Burgernet vanaf Hiervoor zijn drie opties nader bekeken: Decentraal bij de gemeenten Centraal bij de veiligheidsregio Centraal bij de politie 2.2 Relatiebeheer Binnen het landelijk model Burgernet wordt het relatiebeheer opgesplitst in het "koude relatiebeheer" en het "warme relatiebeheer". Deze notitie gaat over het koude relatiebeheer. Het "warme relatiebeheer" gaat over het onderhouden van de relatie tussen de gebruikers van het Burgernetsysteem (gemeenten, GGD, Brandweer, politie) en de burgers (verder de Burgernetdeelnemers genoemd). Bij het warme relatiebeheer gaat het bijvoorbeeld om de wervingsacties. Dit is verwerkt in het communicatieplan Burgernet gemeenten (hoofdstuk 4). Indien in de toekomst de wens ontstaat om de werkzaamheden die bij de gemeenten uitgevoerd worden of gedeelten van deze werkzaamheden centraal te organiseren, zal er op dat moment onderzocht worden hoe dit georganiseerd kan worden. De werkzaamheden: Het koude relatiebeheer is onder te verdelen in een 4-tal werkzaamheden, die alle vier vragen om grote zorgvuldigheid: 1. Het beheren van gegevens van deelnemers of de ondersteuning van de deelnemers die dit zelf via internet doen. 2. Het reageren op allerlei vragen of suggesties van deelnemers. 3. Het monitoren van het gebruik van Burgernet. 4. Het leveren van informatie voor het maken van rapportages voor het bevoegde gezag. Taak van de relatiebeheerder: Hij/zij onderhoudt en versterkt de relatie tussen de Burgernetdeelnemers en de gebruikers van het Burgernetsysteem. Taken: Treedt op als eerste contactpersoon voor Burgernetdeelnemers en het overige publiek bij telefonische en schriftelijke vragen, opmerkingen, suggesties. Registreert en handelt deze vragen af, binnen af te spreken kaders en vertaalt deze door naar de juiste functionarissen binnen de gemeente en politie etc. Houdt de gebruikers van het Burgernet op een opbouwende manier een spiegel voor n.a.v. reactie van deelnemers. Fungeert als telefonische helpdesk voor het beheer van de gegevens van Burgernetdeelnemers met behulp van een geautomatiseerd systeem en draagt zorg voor mutaties (adreswijzigingen, roosterwijzigingen etc.) Begeleidt waar nodig de deelnemers die zich bij de lancering van Burgernet of daarna met de site willen aanmelden voor deelname; verzorgt de administratieve gegevenscontrole en invoer en ook de afhandeling van degenen die zich schriftelijk hebben aangemeld, binnen af te spreken doorlooptijden. 4

5 Initieert en coördineert communicatie met de Burgernetdeelnemers en interne betrokkenen. Draagt bij aan internetredactie. Profiel Relatiebeheerder Het profiel van de relatiebeheerder kan uit het bovenstaande herleid worden: Is proactief in contact leggen, ook naar politiemedewerkers die een bijdrage kunnen leveren in de communicatie naar de burger. Heeft gevoel voor dialoog communicatie; stelt zich servicegericht op; acteert daarin eerder behoeftegestuurd dan vraaggestuurd. Is bereid zich te ontwikkelen in het kader van Burgernet: interne communicatie; geautomatiseerde systemen. Is zorgvuldig en nauwkeurig in verwerking van gegevens. 2.3 Inrichting relatiebeheer; de drie varianten Het relatiebeheer kan op drie verschillende manieren ingericht worden. Dit kan decentraal bij de diverse gemeenten, centraal bij de veiligheidsregio of centraal bij de politie. Per optie zal er ingegaan worden op de voor en nadelen van de betreffende variant Decentraal bij de gemeenten Voordelen: Het organiseren binnen de gemeenten zorgt voor betrokkenheid bij Burgernet binnen de gemeenten. Per gemeente is het relatiebeheer slechts een paar uur per week werk. Dit kan waarschijnlijk door een medewerker erbij gedaan worden. Zo kost het geen extra medewerker/capaciteit. Nadelen: Voor burgers is het onduidelijk waar ze moeten zijn. Iedere gemeente heeft een eigen adres, postadres en telefoonnummer voor Burgernet. Doordat het werk mogelijk als bijtaak bij een medewerker wordt weggezet kan dit leiden tot het niet dagelijks of wekelijks bezig zijn met Burgernet. Het gevaar is dat aanmeldingen of vragen van burgers te lang blijven liggen. Doordat medewerkers te weinig met Burgernet bezig zijn, zijn zij niet bedreven in het werken met het systeem. Dit zorgt dat werkzaamheden langer duren dan noodzakelijk is. De werkzaamheden worden niet eenduidig uitgevoerd. De medewerkers moeten andere instanties benaderen om informatie over uitgezette acties te krijgen. Deze informatie is nodig om de communicatie goed neer te zetten. De gegevens van tipgevers mogen door de politie niet zondermeer gebruikt worden voor opsporingsdoeleinden Centraal bij de veiligheidsregio Voordelen: Een eenduidige manier van werken. Efficiënte en effectieve manier van werken. Eén punt waar burgers met vragen en dergelijke terecht kunnen. Burgernet is mede een verantwoordelijkheid van gemeenten; onderbrenging bij een gemeenschappelijke regeling houdt die verantwoordelijkheid intact. 5

6 Het is de bedoeling dat burgernet in een bredere context geplaatst wordt dan het SMS-Alert. De Veiligheidsregio Limburg-Noord staat voor multidisciplinaire samenwerking en het gezamenlijk meerwaarde behalen in veiligheid en gezondheid. Het bestuur van de Veiligheidsregio is verantwoordelijk voor een gemeenschappelijke meldkamer. Verbreding van alarmering met bijvoorbeeld AED-alertering past binnen die verantwoordelijkheid. De veiligheidsregio wil een betere verbinding met burgers realiseren en een verschuiving van de accenten naar de voorkant van de veiligheidsketen tot stand brengen. Burgernet past in dat streven. Nadelen: De gegevens van tipgevers mogen door de politie niet zondermeer gebruikt worden voor opsporingsdoeleinden. Via een convenant en vorderingen van de officier van justitie kan de politie wel over deze gegevens gaan beschikken. Het relatiebeheer is ver weg van de gemeenten geregeld. Vooralsnog wordt er van uit gegaan dat het relatiebeheer gemiddeld 20 uur per week aan capaciteit zal kosten indien het relatiebeheer centraal georganiseerd wordt. De capaciteit van 20 uur zal door een administratieve kracht worden ingevuld. De kosten op basis van salarisgegevens van de veiligheidsregio over 2010 komen uit op Dit is inclusief opslag voor overhead en huisvesting Centraal bij de politie Voordelen: Een eenduidige manier van werken. Efficiënte en effectieve manier van werken. Eén punt waar burgers met vragen en dergelijke terecht kunnen. Dicht bij de informatiebron voor actiecommunicatie en monitoring. Indien er acties zijn uitgezet, zit het relatiebeheer dicht bij de informatiebron over de actie en het resultaat. De gegevens van Burgernetdeelnemers vallen onder de Wet Politie Gegevens. Dit betekent dat de privacy zeker is gewaarborgd. De gegevens en tips die via Burgernet binnenkomen, kunnen direct voor de opsporing gebruikt worden. Aangezien het beheer van adres- en telefoongegevens onder het beheer van de politie valt, mogen deze voor opsporingsdoeleinden gebruikt worden. Het relatiebeheer kan onder coördinatie van een administratief medewerker van de politie grotendeels uitgevoerd worden door volontairs. Dit maakt deze variant financieel aantrekkelijk. Borging van capaciteit is geregeld. Aangezien de werkzaamheden door meerdere personen uitgevoerd wordt, is er altijd iemand met kennis beschikbaar. Nadelen: Het relatiebeheer is ver weg van de gemeenten geregeld. Dit kan er toe leiden dat Burgernet teveel als een systeem van de politie gezien blijft worden. Geen integrale benadering in tegenstelling tot de veiligheidsregio. Vooralsnog wordt ervan uitgegaan dat het relatiebeheer gemiddeld 20 uur per week aan capaciteit zal kosten indien het relatiebeheer centraal georganiseerd wordt. De capaciteit van 20 uur zal deels door een administratieve kracht en deels door 6

7 volontairs worden ingevuld. De kosten op basis van salarisgegevens over 2010 komen uit op Dit is inclusief reis- en overige onkostenvergoedingen voor de volontairs. Indien de optie van volontairs zou komen te vervallen, dan zullen alle werkzaamheden door een administratieve vaste kracht uitgevoerd worden. De kosten (op basis van salarisgegevens 2010) komen dan uit op Keuze De stuurgroep Burgernet kiest ervoor het relatiebeheer vanaf 2012 vooralsnog voort te zetten bij de regiopolitie Limburg-Noord. Hoewel het strategisch gezien zelfs nu al de voorkeur zou kunnen genieten om het onder te brengen bij de "veiligheidsregio" blijkt uit vorenstaande dat met name de hieraan verbonden operationele bezwaren en de kosten ertoe leiden dat deze optie in de huidige tijd van budgetbeperkingen niet de voorkeur geniet. Dit houdt ook in dat wanneer de ontwikkelingen met betrekking tot de diverse alerteringssystemen een heroverweging relevant maken, het Regionaal College via een evaluatie tot een heroriëntering kan komen. 7

8 Hoofdstuk 3 Inzetmogelijkheden Burgernet door de gemeenten 3.1 Inleiding Deze opdracht is drieledig: Inzetkader bepalen (inzetprotocol bepalen en incidenten benoemen); Benoemen wie vanuit een gemeente bevoegd is tot het opstarten van een Burgernetactie; Routing naar de meldkamer (stroomschema). Deze zal na een definitieve vaststelling worden opgemaakt ten behoeve van de gemeenten. 3.2 Inzetkader Het inzetprotocol voor politie heeft betrekking op opsporing (verdachten en vermissingen) en kan tijdskritisch en niet-tijdkritisch zijn. Het opstarten van een Burgernetactie vanuit gemeenten zal per definitie bij tijdkritische incidenten zijn. Voor niet- tijdkritische incidenten kunnen reguliere media, waaronder de gemeentepagina in de wekelijkse lokale krant en de gemeentelijke website, gebruikt worden om burgers te informeren. Het inzetkader voor gemeenten luidt als volgt: Een Burgernetactie kan op gezag van de burgemeester door een gemeente opgestart worden uitsluitend indien het incident: een direct gevaar of risico vormt voor de volksgezondheid en/ of de openbare orde én burgers niet door het inzetten van reguliere media tijdig gealarmeerd kunnen worden. Hierbij expliciet rekening houdend met het feit dat een Burgernetactie ter aanvulling dient (niet ter vervanging) van het bestaande Waarschuwings- en Alarmeringssysteem (W.A.S.-Systeem). Voorbeelden kunnen zijn: stroomuitval, blauwalg, smeltend asfalt, gaslek, afbrokkelende tunnelwand etc. 3.3 Bevoegden opstarten Burgernetactie Uitsluitend de beleidsmedewerker Integrale Veiligheid/ Ambtenaar Openbare Orde en Veiligheid (AOV) van de gemeente is bevoegd tot het opstarten van een Burgernetactie. De feitelijke actie wordt geautoriseerd op gezag van de burgemeester. De medewerker is middels een piketdienst 24 uur per dag bereikbaar. Tijdens de afwezigheid van deze ambtenaar dient iedere gemeente een vervanger aan te wijzen. De informatie voor een mogelijke Burgernetactie bereikt de AOV-er via de reguliere lijn. Hierbij is een duidelijke afstemming en heldere communicatie bij een gemeente intern van groot belang. 8

9 Hoofdstuk 4 Communicatieplan Burgernet gemeenten Stap 2: Werving nieuwe deelnemers Burgernet werkt! 9

10 1. Inleiding Doelstelling Burgernet algemeen Hoofddoelstelling Algemene doelstelling Subdoelstellingen Communicatiedoelstellingen Burgernet Doelgroepen Interne doelgroepen Externe doelgroepen Contextanalyse Strategie Interne communicatiestrategie Externe communicatiestrategie Kernboodschappen Centrale boodschap Kernboodschappen per fase Middelen Communicatiekalender

11 1. Inleiding Burgernet is een uniek samenwerkingsverband tussen burgers, gemeente en politie om de veiligheid in de woon- en werkomgeving te bevorderen. Hierbij wordt gebruik gemaakt van een netwerk van inwoners en medewerkers van bedrijven uit de gemeente. De centralist van de meldkamer van de politie start, na een melding van bijvoorbeeld een inbraak of een vermist kind, een Burgernetactie op. Dit gebeurt op basis van een goed signalement. Burgernet deelnemers krijgen een ingesproken bericht via de (mobiele) telefoon of een tekstbericht per SMS met het verzoek uit te kijken naar een duidelijk omschreven persoon of voertuig. Gemeenten kunnen in het geval van direct gevaar of risico voor de volksgezondheid danwel openbare orde, ook een Burgernetactie initiëren. Communicatie is zeer relevant voor de acceptatie en daarmee de realiseerbaarheid van Burgernet. De introductie van Burgernet heeft een groot maatschappelijk belang. Daarmee heeft het ook een groot politiek belang. Met Burgernet komt de overheid met een concreet middel om burgers direct te betrekken bij veiligheid. Hiermee kan het vertrouwen van de maatschappij in de overheid en de veiligheid daadwerkelijk toenemen. Verder wordt er met Burgernet ook een stap gezet naar de toekomstige maatschappij waarbij de overheid en de rest van de maatschappij steeds meer samenwerken, de genetwerkte maatschappij. Een goede communicatie is dan ook noodzakelijk om deze maatschappelijke ontwikkeling toe te lichten en Burgernet maximaal op de kaart te zetten. Binnen het kader van de integrale veiligheidszorg van de gemeenten geeft Burgernet invulling aan het concept van burgerparticipatie door deelnemende burgers in te schakelen bij: opsporen, betrekken, informeren en alarmeren. De regionale uitrol van Burgernet vindt in 2010 en 2011 plaats. De rol van communicatie binnen gemeenten is om: grootschalige bekendheid te geven aan Burgernet (informeren, enthousiasmeren en instrueren) in de gemeenten en het werven van nieuwe deelnemers. 2. Doelstelling Burgernet algemeen 2.1. Hoofddoelstelling Het stimuleren van burgerparticipatie op het gebied van veiligheid in de eigen woonomgeving Algemene doelstelling De doelstelling is om 4,5% van alle inwoners van de regio Limburg-Noord als Burgernetter te hebben ingeschreven op (= inwoners 1 ) en 7,5% op (= inwoners). Het percentage van 4,5% moet gerealiseerd worden door het overzetten van alle deelnemers van SMS-Alert naar Burgernet. Daarna is het wenselijk nog een groei van 3% te realiseren door nieuwe wervingsacties rondom Burgernet. 1 Op basis van gegevens CBS: inwonersaantal van de regio Limburg-Noord per

12 Een andere doelstelling is dat in circa 5% van de Burgernetacties er een directe link gelegd kan worden tussen het resultaat en de Burgernetactie Subdoelstellingen Daarnaast is het wenselijk de volgende subdoelstellingen te bereiken: Het versterken van de heterdaadkracht (objectieve veiligheid). Toename van het vertrouwen bewerkstelligen in politie en gemeente. De grip op en het gevoel van veiligheid toe te laten nemen. Dit zal bereikt worden door: organisatorisch en procesmatig een effectieve en efficiënte samenwerking op te zetten tussen betrokken gemeenten en politie en deze ook voor de toekomst te borgen. 3. Communicatiedoelstellingen Burgernet Kennis Wat betreft kennis Burgers van de gemeente weten wat Burgernet is, kennen het doel ervan en weten hoe en waar ze zich kunnen aanmelden. Burgers van de gemeente kennen de slogan Horen, zien en bellen. Houding Wat betreft houding Burgers van de gemeente staan positief tegenover Burgernet (het wegnemen van een (eventuele) weerstand ten aanzien van Burgernet). Burgers van de gemeente hebben het gevoel dat hun deelname bijdraagt aan het verbeteren van de veiligheid in de woonomgeving. Gedrag Wat betreft gedrag 3% van het totaal aantal inwoners in de gemeente meldt zich aan voor Burgernet. Deelnemers aan Burgernet reageren actief op een Burgernetmelding wanneer zij informatie voor de politie hebben. Het gaat dus om informeren en enthousiasmeren (overtuigen/werven) N.B. Wanneer we de algemene doelstelling hebben behaald, dan stellen we dat de communicatiedoelstellingen ook zijn behaald. 12

13 4. Doelgroepen Burgernet is bestemd voor alle inwoners van de gemeente. Er zijn geen bijzondere vaardigheden vereist. Iedereen kan horen, zien en bellen. Zowel in- als externe doelgroepen zullen bereikt moeten worden om grootschalige bekendheid te geven aan Burgernet (informeren, enthousiasmeren en instrueren) en om in de gemeente nieuwe deelnemers te werven Interne doelgroepen Het college van Burgemeester en wethouders - mee uitdragen van het concept Burgernet. Gemeenteraad - mee uitdragen van het concept Burgernet. Ambtelijke organisatie (medewerkers gemeente intern- medewerkers Openbare Orde en veiligheid) - mee uitdragen van het concept Burgernet Externe doelgroepen Burgers in de gemeente deelname aan Burgernet. Georganiseerde groepen burgers zoals: wijkcomités, dorpsraden, buurtpreventieteams, wijkagenten, sportverenigingen e.d. deelname aan Burgernet, uitdrager van het concept en partners in projecten. Denk er hierbij ook aan om subdoelgroepen die zich veel op straat bevinden of omdat via hen veel inwoners bereikt kunnen worden extra aandacht te geven. Denk bijvoorbeeld aan: Postbodes Taxichauffeurs/buschauffeurs Senioren Brandweervrijwilligers Hondenbezitters Kerken Scholen Zorginstellingen (jeugd- en thuiszorg, huisartsenpost, welzijnsorganisaties etc.) Ondernemers (horeca etc.) Medewerkers van bedrijven, organisaties en instellingen in de gemeente deelname aan Burgernet, uitdrager van het concept en partners in projecten. Media Veel publiciteit, (gratis) uitdrager van het concept en resultaten. 13

14 5. Contextanalyse Communicatie over Burgernet slaagt alleen wanneer onderscheiden doelgroepen een juist beeld hebben van doel en gebruik van Burgernet. Hieronder zal in hoofdlijnen worden aangegeven welke (mogelijke) weerstanden er zijn, welke associaties gewenst zijn, wat het voordeel voor de deelnemende burger is en welke lessen er te leren zijn t.a.v. de communicatie. Mogelijke weerstanden en onjuiste associaties: Burgerwacht -associatie van sterke mannen die voor eigen rechter spelen in hun wijk. De zoveelste kliklijn. Speeltje van de politie om eigen capaciteitsprobleem op te lossen. Duur middel om in te zetten. Gewenste inhoud van en associaties rondom Burgernet: Het is een instrument voor gerichte inzet van burgers. Met Burgernet bevorder je de actieve wederkerigheid tussen politie, gemeente en burgers. Met Burgernet wordt burgerparticipatie een feit. De gemeente doet wat de gemeente kan, de politie doet wat de politie kan en de burger doet wat de burger kan. De mensen zelf zijn Burgernet, de politie en gemeente faciliteren. We zijn er voor elkaar op de momenten dat dit nodig is. Met burgernet bevorder je de veiligheid in je eigen leefomgeving en je eigen veiligheidsgevoel. Samen zijn we slim en samen werkt het echt : krachten bundelen. Complementair: burger blijft op zijn post en kijkt uit, politie gaat er achteraan, is mobiel actief; gemeente maakt van betrokkenheid gebruik in het kader van wijkveiligheid en leefbaarheid. Samen sterk bij landelijke inzet: krachten bundelen tussen burger, gemeente en politie, maar ook tussen andere betrokken partners (brandweer, GHOR, veiligheidsregio). Ervaren gepaste trots door deelnemers en alle andere participanten. Het gaat om urgente zaken (delicten of hulpverlening), die direct een fysieke zoekactie vergen. Het gaat om urgente zaken die de veiligheid en leefbaarheid in de woonomgeving raken. Tevredenheid laatste contact politie vergroten. Vergroting externe oriëntatie. Etc. Voordeel voor deelnemers: Verhogen van de veiligheid in je buurt. Verhogen van je eigen veiligheidsgevoel. Concrete bijdrage kunnen leveren aan de veiligheid in eigen leefomgeving. Op individuele en vrijwillige basis. Op momenten dat hij / zij daarvoor beschikbaar is. 14

15 Aanbeveling ten aanzien van communicatie: Zorg voor een heldere interne communicatie over Burgernet en de voortgang daarvan; Maak veel en goed gebruik van internet (interactie); Verwijs burgers naar het digitale invulformulier om zich aan te melden voor Burgernet op:. Vanuit de beoogde doelstelling van Burgernet dient een heldere boodschap te worden geformuleerd die per doelgroep (in- of extern) anders kan zijn; Zorg voor een consistente communicatie, gebruik de landelijke huisstijl/middelen met daarbij zoveel mogelijk de slogans:'horen, zien, en bellen' en 'Burgernet werkt'; Denk ook aan een communicatiestrategie met een wervend karakter (marketing) en digitale communicatiemiddelen (twitter, hyves, youtube, film en video etc.); Houd de rol van de gemeente omtrent de communicatie scherp! 6. Strategie In de strategie onderscheiden we in navolging van het landelijke communicatieplan en andere regio s interne en externe communicatie en een driefasenstructuur. 6.1 Interne communicatiestrategie Intern beginnen is extern winnen. Wil de communicatie buiten succesvol zijn, moet Burgernet intern bij doelgroepen bekend zijn en enthousiast worden uitgedragen. De interne communicatie zal dan ook een wervend en instructief karakter moeten hebben. Daarbij wordt aan voorstanders een ambassadeursrol toegekend, zodat de communicatiedoelstelling als een olievlek wordt verspreid. 6.2 Externe communicatiestrategie De externe communicatie vraagt in de eerste periode om een externe communicatiestrategie die vooral bestaat uit informeren (kennisniveau). Vervolgens kan op diverse manieren draagvlak gecreëerd worden (houdingsniveau). Daarnaast komt het er op aan deelnemers te werven voor deelname aan het Burgernet. (gedrag) Een belangrijke communicatieve randvoorwaarde is relatiebeheer. Gelegde contacten en relaties moeten warm worden gehouden, zowel intern als extern. Het kan voorkomen dat deelnemende burgers enige tijd geen melding ontvangen en dan komt het er op aan dat men toch regelmatig een teken van leven ontvangt. Daarbij kan worden gedacht aan een nieuwsbrief, bijeenkomsten en overlegvormen. Fase 1: Bekendmaken van Burgernet en het werven van deelnemers. In deze fase ligt de nadruk op informeren en enthousiasmeren. De communicatie is allereerst gericht op het informeren van de bevolking van de gemeenten over wat Burgernet inhoudt en hoe het werkt. De beschikbare middelen worden ingezet om Burgernet in korte tijd een grote naamsbekendheid te geven. Er is veel aandacht voor de slogan `Horen, zien en bellen`. Daarnaast is het belangrijk bewoners te enthousiasmeren om mee te doen. 15

16 Fase 2: Voorstanders als ambassadeurs van Burgernet inzetten Marketeers verdelen potentiële klanten in drie hoofdgroepen: de kleine groep voorlopers, early adopters,de grote groep die volgt en de kleine groep achterblijvers. De laatste groep bereiken kost teveel energie, de eerste groep kan worden ingezet als ambassadeurs en pleitbezorgers om de grote massa te over de streep te trekken. De gemeenten benaderen hiervoor in eerste instantie hun gemeentelijke netwerk van betrokken inwoners in (o.a. wijkcommissies en buurtpreventieteams). Belangrijk is dat ook binnen de gemeentelijke organisaties medewerkers worden geïnformeerd, geënthousiasmeerd en geïnstrueerd. Fase 3: Mensen blijven stimuleren In deze fase is `warm` houden de belangrijkste communicatiestrategie. Burgernet heeft de meeste kans van slagen als de deelnemers betrokken en enthousiast blijven (relatiebeheer). Zelfs als zij weinig oproepen krijgen. Deelnemers worden daarom structureel op de hoogte gehouden van resultaten en acties. 7. Kernboodschappen 7.1 Centrale boodschap Burgernet geeft snel informatie over veiligheid en incidenten in de eigen buurt en geeft de mogelijkheid een bijdrage te leveren aan een veiligere woon- en leefomgeving. Burgernet werkt! 7.2 Kernboodschappen per fase Fase 1: De gemeente start met Burgernet. Burgernet geeft u de mogelijkheid om een bijdrage te leveren aan het veilig maken van uw eigen buurt. Burgernet is een netwerk van bewoners en ondernemers, politie en gemeente in uw omgeving. Via Burgernet helpt u de politie bij zoekacties naar bijvoorbeeld verdachte personen en mensen die hulp nodig hebben. Ook bij incidenten in uw omgeving kunt u via Burgernet helpen. Fase 2: Burgernet geeft u de mogelijkheid om een bijdrage te leveren aan het veilig maken van uw eigen buurt. Burgernet is een netwerk van bewoners en ondernemers, politie en gemeente in uw omgeving. Via Burgernet helpt u de politie bij zoekacties naar bijvoorbeeld verdachte personen en mensen die hulp nodig hebben. Ook bij incidenten in uw omgeving kunt u via Burgernet helpen. Help ook mee uw eigen buurt veiliger te maken en geef uzelf op voor Burgernet. Fase 3: Dankzij de inzet van Burgernet is/zijn in de afgelopen periode xx verdachten opgespoord. Door uw deelname aan Burgernet kunt u zelf een bijdrage te leveren aan het veilig maken van uw eigen buurt. Kijk voor meer informatie op. 16

17 8. Middelen Uitgangspunt is dat gebruik gemaakt wordt van de al reeds bestaande en beschikbare communicatiemiddelen. De landelijke projectgroep levert sjablonen en formats voor de communicatiemiddelen, die op maat gemaakt en gebruikt kunnen worden. Beschikbaar zijn: Huisstijl, inclusief sjablonen Algemene informatiebrochure Algemene DVD Brochure veelgestelde vragen Brief van de burgemeester inclusief antwoordkaart Posters op A3-formaat Een Q&A met alle mogelijke vragen en (tegen)argumenten op een rij met daarbij een duidelijk antwoord of statement. Voor een compleet overzicht zie Iedere communicatiemedewerker van de partners heeft toegang tot deze site. Hieronder volgt een overzicht van welke communicatiemiddelen we in welke fase inzetten. Fase 1. Bekendmaken van Burgernet en het werven van deelnemers. Huis-aan-huis brief; Posters (A3 formaat); Berichten op de website gemeente en politie; Bericht op de gemeentepagina in de lokale krant; Persberichten en artikelen naar lokale en regionale media. Potentiële deelnemers wonen in dorpen en wijken. Hou het laagdrempelig. Speciale aandacht voor de dorps- en wijkbladen en internetsites. Bericht op intranet gemeenten en politie; Filmpje op Youtube zetten en aanbieden aan lokale TV-stations; Visitekaartje met in het kort de informatie (voor wijkagenten en medewerkers van Stadstoezicht om uit te delen). Informatiebijeenkomst. Bij voldoende aanmeldingen heeft het de voorkeur om de informatiebijeenkomsten dicht bij de mensen in de buurt te organiseren. Alle inwoners van gemeenten die zich aanmelden voor een Burgernetinformatiebijeenkomst ontvangen een informatiepakket. Het pakket bevat een brief met daarin dank voor en bevestiging van aanmelding, brochure Burgernet, give-away. 17

18 Fase 2: Voorstanders als ambassadeurs van Burgernet inzetten. Uit fase 1 lijst maken met potentiële ambassadeurs. Per dorp, wijk, sporttak, bedrijfstak, culturele en religieuze groepering ambassadeur proberen te vinden. Via ambassadeurs organisaties benaderen met de vraag of we met hun achterban mogen communiceren. Wijkagenten en medewerkers van Stadstoezicht dragen Burgernet actief uit bij hun contacten met burgers. Via de gemeente worden de betreffende wijkteams, buurtouders en buurtpreventieteams benaderd. Fase 3: Burgernetdeelnemers blijven stimuleren (relatiebeheer) Een nieuw concept als Burgernet vergt enige tijd voordat het gaat leven bij deelnemers. De contacten met de deelnemers aan Burgernet moeten warm gehouden worden. Het kan voorkomen dat deelnemers wekenlang geen melding ontvangen. Het is zeker in de beginfase belangrijk om te voorkomen wordt dat Burgernet doodbloedt. Middelen die gemeenten hiervoor kunnen inzetten: Terugkoppeling/dankbericht aan deelnemers Burgernet die een oproep hebben gehad. Multimediaal: Twitter, sms, , telefonisch. ( )nieuwsbrief. Frequentie: 3-maandelijks. Indien meer dan 25% van deelnemers niet over beschikt (ouderen) ook geprinte versie uitbrengen. Burgernet op de site van de gemeente warm onder de aandacht houden. Vaste button. Vanuit de gemeentesite is door te linken naar de Burgernetsite waar informatie staat over de resultaten van de Burgernetactie. De gemeentesite is leading. In alle veiligheidscommunicatie van de gemeente zal Burgernet een plaats krijgen. Persberichten als een zaak is opgelost mede door een deelnemer van Burgernet. Interviews over resultaten Burgernet. Eenmaal per jaar bijeenkomst voor deelnemers. Koppelen aan excursie (Meldkamer, politiebureau of thema. 18

19 9. Communicatiekalender Week Actie Doelgroep(en) Doel Mogelijke middelen 1 Eerste kennismaking, Extern 3 Presentatie B&W Intern, bestuurders 4 Campagne Intern, ambtenaren 5 Campagne Extern, raadsen commissieleden 4, 5, 6, 7 Campagne Overige externe doelgroepen 6 Campagne Overige externe doelgroepen 7 Start Burgernet 8 t/m 12 Vervolg campagne 13 Tussentijdse evaluatie 14 t/m Eventueel 18 herhalen (deel) campagne Extern Informeren, draagvlak creëren, ambassadeurs werven Informeren Informeren, Informeren, draagvlak creëren Informeren, draagvlak creëren, ambassadeurs werven Informeren, draagvlak creëren, ambassadeurs werven Informeren, draagvlak creëren, ambassadeurs werven Intern en extern Informeren, draagvlak creëren, ambassadeurs werven Intern Intern en extern Informeren, draagvlak creëren, ambassadeurs werven Brief + kennismakingspakket Powerpoint, folder Posters, bijeenkomst (Powerpoint) Als 4. Als 4. Posters, brieven Persconferentie, Burgernetfilm, persbericht, website, advertenties, flyers, free publicity, beurzen Free publicity (persberichten, interviews), nieuwsbrief, website, beurzen Burgernetfilm, free publicity (persberichten, interviews), nieuwsbrief, website, advertenties, flyers, 19

20 Bijlage 1: Planning uitrol Burgernet binnen de gemeenten In het Regionaal College van 2 juli 2010 is besloten om Burgernet binnen alle gemeenten in de regio Noord- en Midden-Limburg uit te rollen voor juli Aangezien het Bureau Burgernet, dat de uitrol van Burgernet zal ondersteunen, niet voldoende capaciteit heeft om binnen alle gemeenten in één keer Burgernet uit te rollen, is er een planning gemaakt. Deze planning voldoet aan de eis om voor juli 2011 Burgernet uit te rollen in alle gemeenten binnen onze regio. Werving Gemeenten Eerste bijeenkomst voorbereidingen z.s.m. Echt-Susteren en Venray Roermond en Roerdalen Gennep, Mook en Middelaar en Bergen Weert en Nederweert Venlo en Beesel Leudal en Maasgouw Horst aan de Maas en Peel en Maas 20