Rapportage zorgplicht 2016

Transcriptie

1 Rapportage zorgplicht 2016 Primaire waterkeringen Datum : 2 mei 2017 Versie : definitief 1.0 Registratienummer: Behandeld in db: 31 mei 2017 Behandeld in commissie : 4 juli 2017 (tkn) Behandeld in av:

2 Managementsamenvatting Waterschap Scheldestromen 2

3 Managementsamenvatting Inhoudsopgave Managementsamenvatting... 5 Inleiding rapportage... 7 Deel I: Staat van de primaire waterkering Inleiding Uitgangspunten voor staat van het areaal Score beoordeling Toestandsindicatoren primaire waterkeringen Verschil wettelijke norm en actuele toestand Resultaten inspectie en toezicht dijken Waarnemingen en acties op basis van toezicht en handhaving Bediening en proefsluitingen van kunstwerken Deel II: Staat van de organisatie: inrichting en uitvoering zorgplicht Inleiding Uitgangspunten voor inrichting en uitvoering kader zorgplicht Afstand tot de beleidsdoelen Inrichting en uitvoering zorgplicht door de organisatie Oordeel op operationele activiteiten Oordeel op activiteiten van generieke aard Activiteiten ondersteunend aan de operationele uitvoering Overzicht aandachtspunten op inrichting en uitvoering van de zorgplicht Deel III: Hoofdbevindingen, conclusie en boodschap Hoofdbevindingen Hoofdbevindingen op staat van de waterkering Hoofdbevindingen op organisatie van de zorgplicht Conclusie en kernboodschap Bijlage 1: Kaart afwaardering primaire waterkeringen per Waterschap Scheldestromen 3

4 Managementsamenvatting Waterschap Scheldestromen 4

5 Managementsamenvatting Managementsamenvatting Voor u ligt de eerste Rapportage zorgplicht primaire waterkeringen 2016 van waterschap Scheldestromen. De rapportage betreft een verantwoording over de invulling van de zorgplicht voor de primaire waterkeringen. De beoordeling in deze rapportage betreft een eigen oordeel van het waterschap over de staat van de primaire waterkeringen en de wijze waarop de organisatie de zorgplichtactiviteiten invult. De rapportage bestaat uit 3 delen: een beoordeling van 1) de staat van het areaal, 2) de organisatorische inrichting en uitvoering van de zorgplicht en 3) de hoofdbevindingen, conclusie met kernboodschap en een blik vooruit. Voor de rapportage is informatie gebruikt van de derde (verlengde) toetsronde, het uitgevoerde onderhoud, inspecties en toezicht, vergunningverlening en handhaving, afgeronde versterkingswerken en ervaringen met het bedienen van waterkerende kunstwerken. Voor de inrichting en uitvoering van de zorgplicht is het Kader Zorgplicht van het Ministerie van IenM sturend. Het waterschap heeft dit Kader in het plan van aanpak zorgplicht primaire waterkeringen 1 vertaald in een ambitie en aanpak. De procesinrichting zoals in het plan van aanpak beschreven is gebruikt als uitgangspunt voor de organisatorische beoordeling. Daarbij zijn ook de landelijke basiseisen uitvoering zorgplicht als referentie gebruikt. Als format voor de rapportage is gebruik gemaakt van de landelijke handreiking rapportage zorgplicht. Daarbij is de minimale basis die de handreiking voorschrijft aangevuld met elementen die het waterschap belangrijk acht. Het opstellen van de rapportage is onderdeel van het ontwikkelprogramma zorgplicht van het waterschap. Dit programma richt zich op de ontwikkelopgaven voor de zorgplicht van de betrokken afdelingen en wordt uitgevoerd door het kernteam zorgplicht onder leiding van de regisseur zorgplicht. De stuurgroep zorgplicht stuurt dit programma aan. Het kernteam heeft in opdracht van de stuurgroep zorggedragen voor het opstellen van deze rapportage samen met alle betrokken afdelingen. De uitkomst van de rapportage is dat er over het algemeen goed zicht is op de staat van de primaire waterkeringen. Op het meetpunt van 31 december 2016 moet nog 29,7 kilometer dijk van in totaal 491 kilometer versterkt worden om te voldoen aan de norm van 1:4000 (waterstandsoverschrijdingsfrequentie). In de periode tot 2022 wordt dit areaal aan keringen verbeterd. Voor de tussenliggende periode moet waterschap Scheldestromen voor de afgekeurde keringen tijdelijke beheermaatregelen treffen. Een concreet overzicht van deze beheermaatregelen is nog niet beschikbaar. Voor hoog water situaties is het waterschap momenteel de crisisorganisatie aan het professionaliseren. Uit de inspectie-, toezicht- en handhavingswerkzaamheden volgen geen tekortkomingen. Dit betekent dat in het totaal te beheren areaal aan primaire waterkeringen geen locaties zijn waar zich een onacceptabel risico voordoet. Van de 81 waterkerende kunstwerken in de primaire waterkeringen voldoet 96% aan de norm. Voor de overige 4% loopt nader onderzoek, een versterkingsproject of is een project geprogrammeerd in het Hoogwaterbeschermingsprogramma (HWBP). Het zicht op de staat van de kunstwerken vanuit onderhoud-, inspectie- en bedieningswerkzaamheden is niet volledig. 1 Registratienummer , behandeld in db 21 dec. 2016, definitieve versie 12 jan Waterschap Scheldestromen 5

6 Managementsamenvatting Uit de geconstateerde schades, meldingen en tekortkomingen volgt echter geen direct veiligheidsprobleem. Aanvullende maatregelen zijn nodig om op de langere termijn de waterkerende functie van de kunstwerken te kunnen garanderen. Waterschap Scheldestromen heeft een aantal herstelmaatregelen voor de dijken en kunstwerken geprogrammeerd en moet dit voor de resterende, prioritaire maatregelen nog doen. De procesmatige inrichting en uitvoering van de zorgplicht is van belang om het werk aantoonbaar te kunnen uitvoeren. De organisatie van de werkzaamheden kenmerkt zich door een hoge graad van deskundigheid. De uitvoering van de zorgplicht kenmerkt zich echter ook door het impliciete karakter. Veel werk wordt op dit moment uitgevoerd zonder gerichte sturing op risico s, expliciete duiding van keuzes (ook voor de lange termijn) en interne verantwoording. Ook zijn veel activiteiten nog niet volledig procesmatig en planmatig ingericht. Dit betreft primaire processen zoals inspectie en onderhoud. De behoefte bestaat aan meer duidelijkheid in de verantwoordelijkheidsverdeling binnen en tussen afdelingen, de uitwisseling van informatie en de besluitvorming op afdelingsniveau. Om werkzaamheden beter op elkaar af te stemmen is het nodig meer verbindingen te leggen binnen en tussen afdelingen. Hier hoort ook bij dat het overleg met (aangrenzende) waterschappen, gemeenten, provincies, het Rijk, België en andere belanghebbende organisaties gaat verbeteren. Vooruitblik De komende jaren gaat waterschap Scheldestromen zich richten op het verder professionaliseren van het beheer en het treffen van maatregelen om te voldoen aan de nieuwe normering voor waterveiligheid die per 1 januari 2017 vigerend is. Organisatorisch gaat het waterschap ook stappen zetten. Met het oog op verwachte ontwikkelingen in de toekomst (uitstroom medewerkers, beoogde professionalisering en de overgang naar risicogestuurd beheer en onderhoud) is de voornaamste uitdaging om de bestaande kennis en deskundigheid van de huidige medewerkers beter te ontsluiten, processen verder in te richten en de besluitvorming transparanter te maken. In dat kader ontwikkelt waterschap Scheldestromen zich tot een lerende organisatie. In het ontwikkelprogramma zorgplicht zijn reeds veel acties belegd. Acties volgend uit deze rapportage worden toegevoegd aan het programma. Het programma sluit ook aan op de ontwikkeling van assetmanagement. Waterschap Scheldestromen wil in 2020 aan de ambitie op de zorgplicht voldoen. Waterschap Scheldestromen 6

7 Inleiding rapportage Inleiding rapportage Voor u ligt de eerste rapportage zorgplicht primaire waterkeringen van waterschap Scheldestromen. Met deze rapportage wordt voor het eerst integraal over de invulling van de zorgplicht gerapporteerd voor de primaire waterkeringen en de staat van het door het waterschap beheerde keringareaal. Deze rapportage geeft een zo volwaardig mogelijk beeld van de instandhouding van de primaire waterkeringen, de eventuele risico s, aandachtspunten en genomen (of nog te treffen) beheersmaatregelen. Deze rapportage betreft een verantwoording over 2016 en is gebaseerd op de 1:4000 norm. In de komende jaren wordt toegewerkt naar een gedifferentieerd veiligheidsoordeel conform de nieuwe wettelijke beoordeling. Het uitgangspunt is dat de rapportage in 2020 een volledige veiligheidsoordeel geeft inclusief resultaten uit verbeteringstrajecten en de uitkomsten van de Wettelijke Beoordeling. Naast de interne verantwoording over de zorgplicht aan het dagelijks bestuur, dient deze rapportage ook als communicatiemiddel naar de toezichthouder ILT. De afgelopen jaren is veel veranderd in de hoogwaterbescherming. Met de bijstellingen van de Waterwet in 2014 en 2017 zijn nieuwe normen voor de waterkeringen verankerd, de wijziging in het toezicht vastgelegd (van de provincie naar het Rijk) en is de rol van de beheerder in de zorgplicht benadrukt. Onder de zorgplicht wordt verstaan het beheer en onderhoud van primaire waterkeringen dat is gericht op de instandhouding van de keringen gelet op de functie(s) en norm. Het opstellen van deze rapportage zorgplicht is onderdeel van het ontwikkelprogramma zorgplicht. Dit ontwikkelprogramma dient om de zorgplicht stapsgewijs in de betrokken afdeling(en) in te voeren. Dit programma draagt bij aan de overgang naar procesmatig, risicogestuurd beheer en onderhoud. Het ontwikkelprogramma bestaat uit zes werkpakketten 2 die als geheel zorgdragen voor de ontwikkeling van het waterschap op de zorgplicht van de werkvloer tot en met het bestuur. Voor het opstellen van de rapportage is een werkgroep ingericht. De werkgroep bestond uit: - Het kernteam zorgplicht met Ellen Lambert (regisseur zorgplicht en taakhouder werkpakketten 1, 2 en 3) 2, Geert Boekema (taakhouder werkpakket 5) 2, Raymond Derksen (taakhouder werkpakket 4) 2 en Jan Minderhoud (taakhouder werkpakket 6) 2 ; - De proceseigenaren conform het plan van aanpak Zorgplicht, André Marinisse en Geert Boekema; - En kennishouders uit de afdelingen Waterkeringen (WK), Zuiverings- en Installatiebeheer (ZI), Juridische Zaken (JZ), Facilitaire zaken (FZ) en Personeel, Communicatie en Organisatie (PCO). Deze eerste rapportage is opgesteld in opdracht van de stuurgroep zorgplicht. Deze stuurgroep bestaat uit het afdelingshoofd Waterkeringen Guiljam van der Schelde, de teamleider Beleid & Beheer (André Marinisse), teamleider Onderhoud (Geert Boekema) en het afdelingshoofd Personeel, Communicatie en Organisatie (Sandra Minneboo). Deze rapportage is afgestemd en vastgesteld in de stuurgroep zorgplicht. 2 Werkpakketten zijn: 1. Organisatieontwikkeling, 2. Procesgericht werken, 3. Jaarlijks rapporteren, 4. Informatievoorziening, 5. Areaal in beeld en op orde, 6. Juridische basis versterken Waterschap Scheldestromen 7

8 Inleiding rapportage Aanpak Het waterschap heeft op basis van zijn eigen inzicht de uitvoering en procesgang van de zorgplichtactiviteiten beoordeeld. De beoordeling van de staat van de organisatie is opgebouwd vanuit een reflectie door alle betrokken collega s middels werksessies en op basis van interne documentatie. Tussentijds hebben verschillende deskundige medewerkers de rapportage gereviewed. Deze rapportage is opgebouwd uit drie delen: - Deel I Staat van de primaire waterkering; - Deel II Staat van de organisatie; - Deel III Hoofdbevindingen, conclusie en boodschap. Deel III beschrijft de beoordeling van de instandhouding van de primaire waterkeringen op basis van de beschreven stand van zaken van de waterkeringen (deel I) én de aantoonbare invulling van de zorgplicht door de organisatie (deel II). Ook geeft deel III een vooruitblik met daarin de richting aan het vervolg van de zorgplicht voor 2017 en verder. Waterschap Scheldestromen 8

9 Deel I: Staat van de primaire waterkering Deel I: Staat van de primaire waterkering Met de zorgplicht geeft waterschap Scheldestromen invulling aan de wettelijke taak om de primaire waterkeringen aan de veiligheidseisen te laten voldoen en voor het noodzakelijke preventieve beheer en onderhoud te zorgen. Dit deel bestaat uit een toelichting op de gebruikte indicatoren (1.1), de uitgangspunten en geraadpleegde bronnen (1.2), het gebruik van signalen met een kleurencodering (1.3) en het oordeel van waterschap Scheldestromen op de toestandsindicatoren (1.4). Dit oordeel is gebaseerd op het zicht dat het waterschap heeft op de staat van het areaal aan primaire waterkeringen. 1.1 Inleiding Deel 1 van deze rapportage bevat een zo actueel mogelijke weergave van de staat van de primaire waterkeringen gebaseerd op een aantal toestandsindicatoren. Deze weergave geeft zicht op eventuele tekortkomingen en een oordeel of interventie/sturing nodig is op basis van het eigen inzicht van waterschap Scheldestromen. Waterschap Scheldestromen gebruikt de landelijke handreiking rapportage (augustus 2016) als minimale basis voor de rapportage en vult de rapportage aan op basis van eigen inzichten, specifieke situaties en bijzonderheden op het beheerde areaal en organisatie. De gebruikte toestandsindicatoren zijn afkomstig uit de handreiking. Deze indicatoren zijn beredeneerd vanuit de zorgplichtactiviteiten en gericht op het areaal van primaire waterkeringen. Voor een effectieve, beknopte rapportage is het aggregeren van grote hoeveelheid beschikbare data tot een abstracter niveau nodig, bijvoorbeeld door categorisering met urgentieklassen. De indicatoren sluiten daarom zoveel mogelijk aan bij methodieken zoals de landelijke inspectie handreiking van de STOWA, digispectie en de landelijke handhavingsstrategie. 1.2 Uitgangspunten voor staat van het areaal Voor het kunnen beoordelen van de staat van de primaire waterkeringen is gebruik gemaakt van de volgende informatiebronnen: - Resultaten van de derde (verlengde) toetsronde; - Resultaten van het uitgevoerde onderhoud; - Resultaten van inspectie en toezicht; - Resultaten van vergunningverlening en handhavingsactiviteiten; - Resultaten van versterkingswerken uit projecten van onder meer het Hoogwaterbeschermingsprogramma (HWBP) en Projectbureau Zeeweringen (PBZ); - Ervaringen met het bedienen van waterkerende objecten. 1.3 Score beoordeling Het oordeel op de toestandsindicatoren betreft geen kwantitatieve score. Het betreft een eigen signaal in de vorm van groen, oranje of rood, wetende: - Groen: alles voldoet aan de verwachtingen conform vigerende eisen 2016; - Oranje: er is een afwijking geconstateerd, maar er wordt op gehandeld; - Rood: er is een probleem waar niet direct een oplossing voor is, er wordt actie/besluit gevraagd. Met het signaal groen wordt voldaan aan de eisen van directe veiligheid (conform 1:4000 norm), indirecte veiligheid en uit de omgeving. Voor de signalen oranje en rood bevat de beoordeling ook een toelichting wat de afwijking inhoudt en op welke wijze de hieruit voortvloeiende risico s worden beheerst. Waterschap Scheldestromen 9

10 Deel I: Staat van de primaire waterkering 1.4 Toestandsindicatoren primaire waterkeringen De toestandsindicatoren voor primaire waterkeringen zijn: - Verschil wettelijke norm en actuele toestand (1.4.1); - Resultaten inspectie en toezicht (1.4.2); - Waarnemingen op basis van handhaving (1.4.3); - Bediening en proefsluitingen van kunstwerken (1.4.4) Verschil wettelijke norm en actuele toestand Tabel 1 geeft het veiligheidsoordeel weer voor de periode op basis van de wettelijke norm (uitgedrukt in het aantal kilometer kering). De peildatum is 31 december Tot deze peildatum zijn versterkingsprojecten (deels) uitgevoerd in de volgende projecten en programma s: - Projectbureau Zeeweringen (PBZ); - Project Zwakke Schakels (PZS) / Hoogwaterbeschermingsprogramma (HWBP); - Bestortingen Basis Kustlijn Zorg (BKL, i.c.m. HWBP); - Hoogwaterbeschermingsprogramma (HWBP) (waarvan deels resterend op basis van derde toetsronde en deels uit verlengde toetsronde 2011/2013). Het aandeel van deze projecten in de totale versterkingsopgave is zichtbaar in figuur 1. De resterende versterkingsopgave voor betreft 29,7 kilometer. Deze opgave betreft projecten geprogrammeerd in het HWBP, bestortingen en overige beheermaatregelen. Het percentage keringen dat voldoet aan de norm (Waterwet 2014) op peildatum bedraagt 93%. Per 1 januari 2017 is op basis van de aangepaste Waterwet en de daarin opgenomen herziene normering voor waterveiligheid 66,65 kilometer afgewaardeerd van primaire naar regionale waterkering, zie daarvoor de kaart in figuur 4 in bijlage 1. Het gaat hierbij om: - de Veerse Meerdijken; - de scheidingsdijken tussen dijkring 29 (Walcheren) - dijkring 30 (Zuid-Beveland); - dijkring 33 (Kreekrakpolder). Met deze afwaardering neemt het areaal primaire waterkeringen in beheer bij waterschap Scheldestromen af van 491 kilometer naar 424,35 kilometer. Veiligheidsoordeel dijken Veiligheidsoordeel Omschrijving km km km km km km km km Voldoet aan de norm 360,55 373,30 392,50 420,40 435,75 452,65 458,85 394,40 Nader onderzoek 3,05 3,05 3,05 0,25 0,25 0,25 0,25 0,25 Voldoet niet aan de norm 127,40 114,65 95,45 70,35 55,00 38,10 31,90 29,70 Regionale waterkering (was primair) ,65 Tabel 1: Veiligheidsoordeel dijken (uitgedrukt in kilometer) Waterschap Scheldestromen 10

11 Deel I: Staat van de primaire waterkering Lengte waterkering, die niet aan de 1/4.000 eis voldoet (afkeur + nader onderzoek) ---> aantal kilometer > jaren nader onderzoek toetsing 2013 beheer HWBP 2e ronde bestorting(bkl) PZS PBZ Figuur 1: Lengte waterkeringen die niet aan de 1/4000 norm voldoen (afgekeurd + nader onderzoek) De percentages in tabel 2 zijn uitgedrukt ten opzichte van het totaal areaal in 2016 van 491 kilometer primaire waterkeringen. Het visuele overzicht in figuur 2 is gebaseerd op de informatie van tabel 2, uitgedrukt in kilometer. Veiligheidsoordeel dijken Jaartal Eenheid % % % % % % % % Voldoet aan de norm 73% 76% 80% 86% 89% 92% 93% 93% Nader onderzoek 1% 1% 1% <1% <1% <1% <1% <1% Voldoet niet aan de norm 26% 23% 19% 14% 11% 8% 6% 7% Tabel 2: Veiligheidsoordeel dijken (uitgedrukt in percentages) 600 Lengte waterkering, die niet aan de 1/4.000 eis voldoet (afkeur + nader onderzoek) ---> aantal kilometer > jaren voldoet niet aan de norm voldoet aan de norm Regionale waterkering (was primair) nader onderzoek Figuur 2: Veiligheidsoordeel voldoet wel/niet aan norm ten opzichte van totaal areaal Waterschap Scheldestromen 11

12 Deel I: Staat van de primaire waterkering Veiligheidsoordeel waterkerende kunstwerken Het veiligheidsoordeel over de waterkerende kunstwerken is weergegeven in tabel 3 en figuur 3. Deze informatie bevat een beoordeling over de kunstwerken in 2016 gebaseerd op informatie uit de gehele derde toetsronde primaire waterkeringen. In 2016 beheerde het waterschap 81 kunstwerken waarvan 96% voldoet aan de norm. De waterkerende kunstwerken die niet voldoen aan de norm staan vermeld in tabel 3. Van de overige 4% kunstwerken voldoet keersluis Vlissingen niet aan de norm van 1:4000 in verband met de hoogte (geprogrammeerd als project in HWBP). Voor de getijdenduiker bij Waterdunen loopt een project (eindtoets). Voor het gemaal Hellewoud loopt nader onderzoek. Met ingang van de nieuwe Waterwet 2017 zijn vijftien kunstwerken afgewaardeerd naar kunstwerken in de regionale waterkering. Vanaf 2017 beheert het waterschap 66 kunstwerken in de primaire kering. Veiligheidsoordeel kunstwerken Veiligheidsoordeel Omschrijving verbijzondering aantal % Voldoet aan de norm Rest, gemaal Schorer, Effl Schouwen (nieuw) 78 96% Nader onderzoek Gemaal Hellewoud (piping) - T ,2% Lopend project Getijdenduiker bij Waterdunen (PZS) 1 1,2% Voldoet niet aan de norm Keersluis Vlissingen (HWBP) - T ,2% Totaal 81 Tabel 3: Veiligheidsoordeel kunstwerken (uitgedrukt in aantallen kunstwerken en percentages) Figuur 3: Veiligheidsoordeel kunstwerken 2016 (uitgedrukt in percentages) Huidige civieltechnische staat waterkerende kunstwerken op basis van schadebeeld uit visuele inspecties Extra inzicht in de huidige staat van de kunstwerken is vergaard door een inspectie op de civieltechnische staat van de kunstwerken: in 2015 heeft een ingenieursbureau de kunstwerken in de primaire waterkeringen geïnspecteerd op schades en daarover gerapporteerd. Op basis van de schadebeelden heeft het waterschap in 2016, rekening houdend met het beschikbare budget, schades hersteld. Bij de prioritering van de aanpak van de schades is tevens rekening gehouden met de ernst en omvang van de schades. Nietuitgevoerd werk is verschoven naar 2017 t/m Op basis van het aantal en soort schades dat nu nog hersteld moet worden, kan gesteld worden dat deze schades geen direct veiligheidsprobleem indiceren. Herstel is nodig om op langere termijn de instandhouding van de kunstwerken en de waterkerende functie te kunnen garanderen. Waterschap Scheldestromen 12

13 Deel I: Staat van de primaire waterkering Huidige staat installatiedelen waterkerende kunstwerken op basis van beeld uit onderhoud Aanvullend op bovengenoemd schadebeeld is 90% van de deuren, schuiven en andere afsluitmiddelen van de Zeeuws-Vlaamse kunstwerken in de afgelopen drie jaar drooggezet en geïnspecteerd en waar nodig gerepareerd. Van de overige kunstwerken in het beheersgebied zijn deze delen nog niet recentelijk drooggezet en geïnspecteerd. In de tussentijd is op een deel van het areaal regelmatig met inspecties onder water onderzocht of de kunstwerken naar behoren functioneren. Op basis van het beeld dat beschikbaar is uit deze controles volgen tot dusver geen onbeheerste veiligheidsrisico s. Vanuit verschillende bronnen zijn er meldingen ontvangen over achterstallig onderhoud of disfunctioneren van installatiedelen. Deze meldingen komen niet voort uit reguliere geplande onderhouds- of inspectieacties maar zijn ad hoc. Voorbeelden zijn: - Weggeteerde zinkanodes en een verroeste grendel van de deuren sluis Vlissingen; - Onbetrouwbare delen van de elektrische installatie van de sluis Zierikzee; - Een niet werkende waterstandmeter van de sluis Stavenisse. De tekortkomingen bij sluis Vlissingen leiden niet direct tot een veiligheidsprobleem, maar kunnen dit op termijn wel teweegbrengen. Het probleem bij Zierikzee veroorzaakte wel een klein risico op verminderde veiligheid. Daarom is een beheermaatregel genomen door het permanent plaatsen van spindeldrivers op de handbediening van de sectordeuren. De tekortkomingen bij sluis Stavenisse hebben tot gevolg dat de sluis niet automatisch sluit bij NAP +2,45 m. Hier was geen veiligheidsprobleem omdat een tweede systeem zorgt dat de sluis bij NAP +2,75 m dicht gaat. Samenvattend kan worden gesteld dat het beeld van de toestand van de waterkerende kunstwerken nog niet volledig is. In deel III wordt ingegaan op de maatregelen om dit beeld te vervolmaken. De benodigde inspanningen zijn reeds geduid in het plan van aanpak zorgplicht primaire waterkeringen. (Tijdelijke) Beheermaatregelen In het geval een kering niet aan de gestelde normen voldoet, zijn (tijdelijke) beheermaatregelen eventueel nodig om het niet functioneren van een kering te voorkomen, in zowel dagelijkse omstandigheden als bij (dreigend) hoogwater. Er is momenteel nog geen overzicht van alle te treffen beheermaatregelen voor de waterkeringen die volgens de wettelijke toetsing niet aan de norm voldoen. Daarbij wordt opgemerkt dat dit een gering areaal betreft en dat, waar de kering niet voldoet, reeds verbeterprojecten zijn gestart dan wel dat deze in planning staan. Zie deel III voor de acties die genomen gaan worden om inzicht en paraatheid van beheermaatregelen te verbeteren. Waterschap Scheldestromen is momenteel de crisisorganisatie aan het professionaliseren. Het deelplan Waterkeringen en het maatregelplan Hoogwater geeft hier een eerste invulling aan. Het waterschap inventariseert voorafgaand aan extra hoogwater waar mogelijke knelpunten in het functioneren van de kering voor kunnen komen. Op basis van deze inventarisatie wordt een prioritering gemaakt waar actie nodig is. Deze inventarisatie vindt echter nog niet procesmatig en expliciet plaats. Het waterschap wil het overzicht in tabel 4 de komende jaren volledig krijgen. (Tijdelijke) beheermaatregelen Actuele situatie aanvullende maatregelen km % Km % beheer/onderhoudsfase dijkversterking in uitvoering Tabel 4: Overzicht (tijdelijke) beheermaatregelen Waterschap Scheldestromen 13

14 Deel I: Staat van de primaire waterkering Resultaten inspectie en toezicht dijken Het waterschap voert inspecties uit conform de STOWA handreiking. Deze handreiking wordt als norm gebruikt om te oordelen of de waarnemingen uit inspectie en toezicht tijdig worden opgelost. Tabel 5 geeft de schadebeelden weer (gebruikmakend van Digigids) en de daaruit volgende risico s. Termijnen zijn benoemd waarin een geconstateerde tekortkoming ten opzichte van de referentie hersteld dient te zijn (zie kader voor toelichting op categorisering en urgentieklassen). Uit tabel 5 volgt dat er geen geconstateerde tekortkomingen zijn. Er zijn geen locaties waar zich een onacceptabel risico voordoet. Categorie* Inspectie dijken 2016 I II III IV Totaal Aantal waarnemingen Niet tijdig opgelost** wordt tijdig opgelost** Is opgelost** Tabel 5: Categorisering van resultaten inspectie en toezicht dijken Toelichting categorieën: Categorie betreft een urgentieklasse met als omschrijving: Klasse I: Spoedherstel. De geconstateerde afwijking brengt de sterkte/standzekerheid van de waterkering direct in gevaar. Herstel dient met spoed (1-2 dagen) te worden uitgevoerd. Klasse II: Urgent herstel. De geconstateerde afwijking brengt de sterkte/standzekerheid van de waterkering niet direct in gevaar. De afwijking heeft echter wel de potentie om op korte termijn te verergeren waardoor de standzekerheid wél in gevaar komt of waardoor de herstelkosten significant zullen toenemen. Herstel dient met urgentie (1 2 maanden) te worden uitgevoerd. Klasse III: Herstel vóór gesloten seizoen. De geconstateerde afwijking brengt de sterkte/standzekerheid van de waterkering niet direct in gevaar en heeft niet de potentie om op korte termijn te verergeren. Door de afwijking komt de standzekerheid van de waterkering onder maatgevende omstandigheden wél in gevaar. Herstel dient daarom te worden uitgevoerd vóór aanvang van het gesloten seizoen. Klasse IV: Prognose. De geconstateerde afwijking brengt de standzekerheid van de waterkering niet direct in gevaar, heeft niet de potentie om op korte termijn te verergeren en de sterkte/standzekerheid van de waterkering onder maatgevende omstandigheden komt niet in gevaar. Het herstel kan op langere termijn plaatsvinden. Er moet een verdere prognose worden opgesteld. **Indicaties Rood: er is een risico met betrekking tot de waterkerende functie en er konden geen adequate maatregelen getroffen worden binnen de gestelde termijnen (schade groei treed op indien niet tijdig opgelost). Oranje: er is een risico opgetreden, maar de situatie is beheersbaar te krijgen (geen extra schade indien niet tijdig opgelost). Groen: binnen de gestelde termijnen zijn de juiste maatregelen getroffen. Waterschap Scheldestromen 14

15 Deel I: Staat van de primaire waterkering Waarnemingen en acties op basis van toezicht en handhaving Tabel 6 is de originele tabel uit de handreiking rapportage, met een toelichting op de categorieën en indicaties. De gehanteerde norm sluit aan op de landelijke handhavingsstrategie. Waterschap Scheldestromen werkt nog niet voor alle handhavingsactiviteiten met deze normen. In de komende jaren wil het waterschap hier naar toe groeien, zie hiervoor ook deel II, en onderstaand overzicht volledig krijgen. Categorie *** I II III IV totaal Aantal waarnemingen 2 1 Niet tijdig opgelost **** Wordt tijdig opgelost **** Is opgelost **** 1 1 Tabel 6: Categorisering waarnemingen en acties op basis van toezicht en handhaving ***Indicaties Rood: overtreding leidt tot risico is met betrekking tot de waterkerende functie, interventie leidt niet tot wegnemen van dit risico. Oranje: overtreding betekent een risico, maar de situatie is beheersbaar te krijgen. Groen: overtreding is gesignaleerd en beëindigd. De categorieën I t/m IV worden toegelicht in navolgend figuur. Uit het toezicht en de handhavingsactiviteiten van 2016 volgen drie constateringen van illegale activiteiten met betrekking tot de Keur Watersysteem. Van deze waarnemingen zijn twee situaties op orde en is de procedure in 2016 beëindigd. Voor de derde activiteit heeft het waterschap verzocht een vergunningaanvraag te doen. De vergunning is verleend maar voor het gebruik dient nog een huurovereenkomst afgesloten te worden. Deze procedure loopt nog. Waterschap Scheldestromen 15

16 Deel I: Staat van de primaire waterkering Toelichting categorieën voor het bepalen van interventies: Waterschap Scheldestromen 16

17 Deel I: Staat van de primaire waterkering Bediening en proefsluitingen van kunstwerken Deze paragraaf geeft een indicatie van waterschap Scheldestromen van de betrouwbaarheid van de sluiting van kunstwerken. Deze indicatie is gebaseerd op controles ten behoeve van de bediening en eventueel proefsluitingen van de keersluizen, stuwen en afsluitmiddelen zoals schuiven en coupures. Dit is onder meer gebaseerd op analyses van de werking van elektromechanische systemen van de kunstwerken. Op operationeel niveau gebeurt het sluiten van de waterkerende kunstwerken bij hoog water op basis van daarvoor geldende protocollen en draaiboeken. Registratie van werkzaamheden vindt gefragmenteerd plaats. Er is geen totaaloverzicht over wie wat bedient, welke proefsluitingen plaatsvinden en waar dat wordt geregistreerd. Dit heeft als resultaat dat het waterschap niet het volledige beeld heeft van de functionele werking en staat van alle kunstwerken in de waterkeringen. De sluiting van de drie grote kunstwerken Zierikzee, Stavenisse en Vlissingen wordt beproefd, omdat deze kunstwerken regelmatig gesloten worden vanwege de optredende waterstanden. De uitwaterings- en suatiesluizen worden jaarlijks beproefd, hiervan vindt registratie plaats. Niet van alle uitstroomwerken van gemalen is duidelijk of deze worden beproefd. Deze kunstwerken worden onderhouden en de werking wordt gecontroleerd om de functie, afvoer van overtollig water, te waarborgen. Dit betreft kleinere kunstwerken waarvan het risico klein is dat deze niet functioneren en waarvan de gevolgen ten aanzien van veiligheid niet groot zijn bij storingen. Het is noodzakelijk om alle kunstwerken te beproeven om de werking ervan aan te tonen. Samenvattend is de uitkomst dat het voor het waterschap op dit moment niet mogelijk is om een volledig overzicht te genereren over waarnemingen van de bediening en proefsluitingen van de kunstwerken. In deel III is aangegeven welke maatregelen worden getroffen om dit overzicht wel te kunnen gaan genereren. Het overzicht in tabel 7 wordt verder ontwikkeld en de komende jaren volledig gemaakt. Aantal waarnemingen Niet tijdig opgelost Categorie I II III Totaal Tabel 7: Overzicht waarnemingen bediening en proefsluitingen waterkerende kunstwerken Waterschap Scheldestromen 17

18 Deel II: Staat van de organisatie: inrichting en uitvoering zorgplicht Deel II: Staat van de organisatie: inrichting en uitvoering zorgplicht 2.1 Inleiding Deel 2 van de rapportage bevat een kwalitatieve beoordeling van waterschap Scheldestromen waarop de organisatie invulling geeft aan de zorgtaak. Dit oordeel is in samenwerking tussen alle betrokken afdelingen in werksessies gezamenlijk geformuleerd. De uitgangspunten voor inrichting en uitvoering van de zorgplicht staan in paragraaf 2.2. Dit hoofdstuk geeft vervolgens antwoord op de vragen: - Halen we onze beleidsdoelstellingen? (2.3); - Voeren we het werk uit conform de zelf gestelde normen en procesafspraken? (2.4); - Wat zijn aandachtspunten en (lopende) verbeteracties? (2.5). 2.2 Uitgangspunten voor inrichting en uitvoering kader zorgplicht De uitgangspunten voor de verantwoording over de inrichting en uitvoering van de zorgplicht zijn als volgt: - Het kader zorgplicht, zoals gedefinieerd door het Ministerie van IenM, benoemt 12 zorgplichtactiviteiten (zie ook opsomming in paragraaf 2.4). Het kader heeft het karakter van een doelvoorschrift. Dit betekent dat de beheerder in beginsel zelf verantwoordelijk is voor de inrichting en uitvoering van de zorgplichtactiviteiten en dient daar intern toezicht op te houden. Het kader is sturend voor de inrichting en uitvoering van de zorgplicht. Op elke activiteit geeft deze rapportage als verantwoording een eigen oordeel met onderbouwing; - Waterschap Scheldestromen heeft het kader zorgplicht vertaald in een ambitie en aanpak in het plan van aanpak zorgplicht primaire waterkeringen Ontwikkelen op een bestaande taak. De ambitie bevat een eindbeeld hoe het waterschap de zorgplicht invult in 2020 en sluit aan op het bestuursprogramma en de strategienota Het dagelijks bestuur heeft het plan van aanpak zorgplicht vastgesteld op 21 december 2016; - De procesbeschrijvingen uit het plan van aanpak zorgplicht zijn voor het waterschap leidend in deze ontwikkeling. Nadere detaillering van de processen volgt in 2017; - De beoordeling maakt onderscheid tussen de inrichting van de activiteit (conform procesbeschrijving) en in welke mate de activiteit als zodanig wordt uitgevoerd. Waar mogelijk worden de basiseisen uitvoering zorgplicht gebruikt als norm om de uitvoering van de zorgplichtactiviteiten te beoordelen; - Deel 3 van de rapportage gaat onder meer in op deze risico s en de beheersmaatregelen die de organisatie neemt of (nog) dient te besluiten/nemen. 2.3 Afstand tot de beleidsdoelen In 2015 en 2016 heeft het waterschap de ambitie en beleidsdoelen expliciet gemaakt en geanalyseerd wat de afstand tot de beleidsdoelen is. Onderstaande informatie is hoofdzakelijk afkomstig uit het plan van aanpak zorgplicht. Het voldoen aan het beleidskader zorgplicht primaire waterkeringen is als doelstelling vermeld in het bestuursprogramma. Dit betekent dat het waterschap de omschakeling moet maken naar een procesgerichte invulling van zijn werkzaamheden. De strategienota beschrijft dit als volgt: Wij geven actief invulling aan de zorgplicht en moeten aantoonbaar en continu in control zijn waar het gaat om het voldoen aan de eisen voor waterveiligheid. Waterschap Scheldestromen 18

19 Deel II: Staat van de organisatie: inrichting en uitvoering zorgplicht Het plan van aanpak zorgplicht verwoordt de ambitie voor de doorontwikkeling van de zorgplicht als volgt: Ons kwaliteitsniveau voor alle activiteiten binnen de zorgplicht wordt bepaald op basis van risicogestuurd werken. De landelijke basiseisen uitvoering zorgplicht nemen we hiervoor als uitgangspunt. Dit betekent een kwaliteitsniveau waarmee het waterschap bestuurlijk voor de dag wil komen, voor alle keringen en kunstwerken en voor de organisatie, gedragen door kaders en passend bij eigen en landelijke richtlijnen. Ook omgevingswensen worden meegenomen. Daaraan voldoen we in 2020 voor de primaire waterkeringen in ons beheer. Wat we voor primaire waterkeringen ontwikkelen, gaan we ook leidend maken voor de regionale keringen. Onze ambitie betekent: - Een adequate structuur en invulling van de organisatie; - Alle medewerkers hanteren de procesmatige werkwijze zoals voor een adequate zorgplicht is vereist; - De informatiebasis is op orde: het waterschap is altijd in staat een adequaat antwoord te geven op een vraag vanuit de organisatie en van buiten de organisatie; - Het waterschap weet wat ze beheert en kent het areaal in omvang en kwaliteit; - Het waterschap kijkt vooruit en opereert continu vanuit een meerjarenperspectief; - Het waterschap heeft een eenduidige werkwijze gebaseerd op een duidelijke systematiek; - Medegebruik van de kering is mogelijk en onderdeel van het beheer, daarin is het waterschap in staat transparant te oordelen, toe te staan, af te wijzen en toe te zien; - Het waterschap wil een positief oordeel van de toezichthouder ILT over alle activiteiten. In de ambitie wordt de lat hoog gelegd voor een waterveilig Zeeland. Het waterschap realiseert zich dat er een verschil is in hoe het waterschap op dit moment de zorgplicht invult en het eindbeeld dat het waterschap voor 2020 ambieert. Het plan van aanpak zorgplicht beschrijft de opgave om bij dit eindbeeld te komen. Om het geambieerde kwaliteitsniveau te realiseren moeten het bestuur en management hier aantoonbaar op sturen en de samenhang tussen de activiteiten borgen. Op hoofdlijnen moeten de volgende hiaten nog worden ingevuld: - De zorgplichtactiviteiten zijn procesmatig ingericht en de samenhang is expliciet vastgelegd in meer gedetailleerde procesbeschrijvingen. Ook de verantwoordelijkheidsverdeling, sturings- en verantwoordingslijnen zijn vastgelegd; - Elke zorgplichtactiviteit (totaal 12) wordt geëvalueerd, het bestuur en het management sturen hierop voor de zorgplicht als geheel en hier wordt aantoonbaar gevolg aan gegeven; - De (areaal-)informatie is volledig en eenduidig vastgelegd. De uitvoering van de zorgplicht kenmerkt zich door het impliciete karakter. De medewerkers geven vaak al met verve invulling aan deze wettelijke taak. Dit wordt gedaan vanuit een deskundigheid die over decennia is ontwikkeld. Hierin schuilt een kracht van het waterschap maar tevens ook een risico. De deskundigheid zit te veel besloten in de kennis en kunde van de medewerkers. Met het oog op verwachte ontwikkelingen in de toekomst (uitstroom van medewerkers, beoogde professionalisering in procesgericht werken en ambitie voor overgang naar risicogestuurd onderhoud) is het voor het waterschap de uitdaging om deze kennis en deskundigheid beter te ontsluiten, daarvoor processen in te richten en de besluitvorming transparanter te maken. Het gaat hierbij om zowel het vastleggen van kennis als het continueren van de deskundigheid in de mensen. Waterschap Scheldestromen 19

20 Deel II: Staat van de organisatie: inrichting en uitvoering zorgplicht De hoofdopgave zoals in het plan van aanpak geduid betreft het versterken van de samenhang tussen de betrokken afdelingen, het opstellen van plannen en het uitvoeren van de plannen (plan do check act) en de verschillende werkzaamheden behorend bij de verschillende activiteiten. Dit relateert ook aan de ontwikkeling van assetmanagement. 2.4 Inrichting en uitvoering zorgplicht door de organisatie De beoordeling van de procesmatige inrichting en uitvoering van de zorgplichtactiviteiten is weergegeven in tabel 8. De tabel bevat een oordeel op de inrichting en uitvoering van de twaalf zorgplichtactiviteiten in de vorm van groen, oranje, rood. Hierbij geldt de volgende betekenis: Groen Op orde, alles voldoet aan de verwachtingen conform vigerende eisen. Oranje Rood Niet op orde, er is een afwijking geconstateerd, maar er wordt op gehandeld (vervolgacties zijn belegd). Niet op orde, er is een probleem waar niet direct een oplossing voor is, er wordt actie/besluit gevraagd. Het beoordelen van de activiteiten is gebaseerd op de volgende normstellingen: - Voor het beoordelen van de inrichting zijn de procesbeschrijvingen gebruikt als normstelling om een oordeel te geven. Deze procesbeschrijvingen zijn op abstract niveau geformuleerd in het plan van aanpak; - Voor het beoordelen van de uitvoering van de activiteiten zijn deze procesbeschrijvingen als richtlijn/norm gebruikt en een inschatting gemaakt op de mate waarin het proces wordt uitgevoerd; - Specifiek voor het beoordelen van de uitvoering van de operationele activiteiten zijn de basiseisen uitvoering zorgplicht gebruikt als normstelling. De beschrijving onder deze tabel bevat de feitelijke toelichting op het oordeel dat het waterschap over zichzelf velt. Het oordeel is geformuleerd in werksessies met de betrokken medewerkers. In vergelijking met de nulrapportage zorgplicht uit 2015 is op een aantal activiteiten een ander oordeel geformuleerd. Reden hiervoor is dat nieuwe inzichten zijn ontstaan in het zorgplichttraject in 2015 en 2016, het gebruik van de basiseisen uitvoering zorgplicht als meetlat (medio 2016) en de zelf geformuleerde ambitie op de zorgplicht zoals vastgelegd in december Inrichting Uitvoering Activiteiten gericht op de operationele uitvoering Calamiteitenzorg Oranje Oranje Bediening waterkerende kunstwerken Rood Rood Onderhoud Oranje Oranje Inspectie Oranje Oranje Vergunningverlening Groen Groen Toezicht en handhaving Rood Rood Beheren dagelijkse gegevens kering Oranje Oranje Activiteiten van generieke aard Lange termijn en over de grenzen Oranje Oranje Kennismanagement Oranje Oranje Activiteiten ondersteunend aan de operationele uitvoering Informatiemanagement 3 Oranje Oranje Verantwoording over de resultaten (rapportage) Oranje Oranje Juridisch register waterstaatwerken Oranje Groen Tabel 8: Beoordeling door het waterschap van procesmatige inrichting en uitvoering van de twaalf zorgplichtactiviteiten. 3 Procesmatig invulling informatiemanagement is onderdeel van beheren dagelijkse gegevens Waterschap Scheldestromen 20

21 Deel II: Staat van de organisatie: inrichting en uitvoering zorgplicht Uit voorgaand oordeel zijn in paragraaf 2.5 aandachtspunten en verbeteracties geformuleerd. Deze verbeteracties worden belegd in het ontwikkelprogramma zorgplicht tot Er wordt nadrukkelijk gesteld dat het oordeel is gebaseerd op een vergelijking met een gewenste situatie. De conclusie dat het waterschap niet in control is op de uitvoering van zijn wettelijke taak kan daarmee niet worden getrokken. Waterschap Scheldestromen wil zijn taakuitoefening op een meer doelmatige, transparante en procesgerichte wijze vormgeven. Vanuit dit streven is het oordeel geveld en zijn veel verbeteracties geduid. Vanuit voorgaand hoofdstuk kan immers worden gesteld dat een zeer groot deel van het areaal voldoet aan de norm, mede ingegeven door alle grote projecten en programma s van afgelopen decennia. Nu is het zaak dit hoge niveau van waterveiligheid te behouden Oordeel op operationele activiteiten Calamiteitenzorg De calamiteitenzorg voor primaire keringen was in 2016 nog niet procesmatig ingericht. - Per 1 april 2017 wordt de totale crisisorganisatie van het waterschap geactualiseerd, het onderdeel waterkeringen zal hierdoor grote wijzigingen ondervinden. Voornaamste verbeterslag is te maken in het eenduidig beleggen van taken en verantwoordelijkheden; - Er is nog geen procesbeschrijving voor het jaarlijks actualiseren van de maatregelplannen voor calamiteitenzorg. Samenhang met (de risico s uit de) processen van onderhoud, inspectie en bediening waterkerende kunstwerken ontbreekt; - Maatregelplannen zijn nog niet opgesteld voor alle incidenten/calamiteiten waarvoor dit mogelijk en relevant is. Het waterschap voert werkzaamheden voor calamiteitenzorg uit, maar niet periodiek of procesmatig ingericht. Er worden verbeteracties ondernomen in het kader van het proces crisisbeheersing. - De controle van aanwezigheid en staat van onderhoud van de noodvoorzieningen gebeurt gedeeltelijk. Dit komt onder andere door het ontbreken van vastgestelde noodvoorzieningen die nodig zijn voor de uitvoering van maatregelen. Terugkoppeling van en vervolgacties naar aanleiding van deze controle ontbreken; - Er wordt vanaf 2017 opgeleid, getraind en geoefend volgens een Opleiden, Trainen, Oefenen-plan (OTO-plan), de afgelopen jaren hebben echter geen grote oefeningen plaatsgevonden. Momenteel loopt een verbeterprogramma in het kader van de totale crisisbeheersing; - Op onderdelen worden oefeningen en calamiteiten geëvalueerd, deze evaluaties leiden bij waterkeringen nog niet tot geactualiseerde plannen en/of werkinstructies. Bediening waterkerende kunstwerken De bediening van waterkerende kunstwerken is niet eenduidig en volledig procesmatig ingericht. - Op operationeel niveau zijn werkinstructies, protocollen en draaiboeken grotendeels aanwezig (op de objecten). Op meer tactisch/strategisch niveau ontbreekt procesmatige beschrijving en een eenduidige visie; - Er is sprake van onduidelijkheid over de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden (TVB's) binnen de activiteit bediening waterkerende kunstwerken. Hier wordt per regio anders invulling aan gegeven. Er is geen totale inrichting uitgewerkt voor afdeling overschrijdende werkzaamheden, bijvoorbeeld over de opdrachtgever opdrachtnemer relatie tussen de afdelingen WK en ZI en het gezamenlijk benutten van één onderhoudsbeheersysteem; - Er is nog geen protocol voor de evaluatie van (proef-)sluitingen. Waterschap Scheldestromen 21

22 Deel II: Staat van de organisatie: inrichting en uitvoering zorgplicht De uitvoering van bediening waterkerende kunstwerken vindt gestructureerd plaats, maar nog niet volgens de procesmatige inrichting. - Het sluiten van de waterkerende kunstwerken bij hoog water vindt plaats volgens de daarvoor geldende protocollen. Er zijn voldoende functionarissen die de sluiting conform protocol kunnen uitvoeren; - Het sluiten van de waterkerende kunstwerken wordt niet eenduidig gedocumenteerd. - Er is nog geen volledig zicht op het periodiek sluiten van de kunstwerken voor het beproeven van het technisch functioneren (a) en het sluitproces conform de daarvoor geldende plannen en/of protocollen (b); - Oefeningen en sluitingen bij hoog water worden nog niet geëvalueerd en leiden nog niet tot aanpassing van de in het protocol beschreven werkwijze. Onderhoud, specifiek voor dijken en duinen Onderhoud is nog niet volledig procesmatig ingericht, maar verbeteracties zijn belegd. - Onderhoudsmaatregelen komen hoofdzakelijk voort uit inspecties volgens het inspectieplan (toestandsafhankelijk onderhoud). Het inspectieplan omvat echter niet alle onderhoudsactiviteiten (tijd- en gebruiksafhankelijk onderhoud); - De ramingen en planningen van onderhoud door team Beleid en Beheer (groot onderhoud) en team Onderhoud (klein onderhoud) zijn nog niet volledig op elkaar afgestemd; - De uitvoering van gepland en ongepland onderhoud is nog niet procesmatig ingericht. Net als de afweging voor uitvoering van groot onderhoud door team Beleid en Beheer en klein onderhoud door team Onderhoud; - Het opleiden van kantonniers en opzichters en beheermedewerkers loopt en is nagenoeg afgerond. Afronding vindt plaats in De uitvoering van onderhoud is nog niet volledig op orde en voldoet niet op alle aspecten aan de verwachtingen. - Het voorziene onderhoud wordt conform plan en planning uitgevoerd. Voor het onvoorziene onderhoud zijn de afwegingen ter bepaling van het vervolg herleidbaar en zichtbaar. Vastgestelde vervolgacties voor onvoorzien onderhoud worden uitgevoerd en lopende acties worden gemonitord; - Alle relevante onderhoudsgegevens worden in principe in het beheerregister opgenomen. Het beheerregister is daarmee niet continu actueel wat betreft onderhoud; - Het onderhoudsproces wordt periodiek geëvalueerd en op basis van de uitkomsten van de evaluatie indien nodig bijgesteld; - Verbetermogelijkheid ligt in het strategisch/risicogestuurd uitvoeren van het onderhoud. Op dit moment wordt vooral financieel gestuurd op de korte termijn. Onderhoud, specifiek voor kunstwerken - Installatiedelen kunstwerken: de afdeling ZI voert het onderhoud uit aan de installatiedelen van de kunstwerken in de waterkeringen. ZI heeft op basis van ervaringen in het verleden het OBS gevuld met inspectie- en onderhoudsacties; - Er zijn geen expliciete relaties, zoals bijvoorbeeld opdrachtgever opdrachtnemer tussen de afdelingen Waterkeringen en Zuiverings- en Installatiebeheer. Dit resulteert erin dat er onduidelijkheid is over de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden (TVB's) binnen de activiteit onderhoud kunstwerken; - Medewerkers voeren het onderhoud naar eer en geweten uit. Echter door onduidelijkheid in de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden (TVB's) treedt achterstallig onderhoud op. Waar achterstallig onderhoud optreedt en is herkend wordt adequaat gereageerd door direct actie te ondernemen. Deze werkwijze is mogelijk door het vakmanschap en improvisatievermogen van de medewerkers. Waterschap Scheldestromen 22

23 Deel II: Staat van de organisatie: inrichting en uitvoering zorgplicht Echter door organisatorische wijzigingen bestaat het risico dat kennis van de installatie verdwijnt en noodzakelijke inspecties en onderhoud achterwege blijven; - Van onderhoudswerkzaamheden (en inspecties ten behoeve van onderhoud) van kunstwerken hoort registratie plaats te vinden in het OBS. Lang niet alle onderhoudswerkzaamheden worden geregistreerd; - Verbetermogelijkheid ligt in het strategisch/risicogestuurd uitvoeren van het onderhoud, waaronder de koppeling naar onder andere de faalkansanalyse. Op dit moment wordt vooral financieel gestuurd op de korte termijn. Inspectie Inspectie van primaire keringen is niet volledig procesmatig ingericht, maar verbeteracties zijn belegd. - De laatste jaren zijn grote stappen gemaakt en is er veel geïnvesteerd op het gebied van de procesmatige inrichting van inspecties. Het inspectieproces is nog niet volledig gesloten door onder andere het ontbreken van evaluaties op (de kwaliteit van) inspecties en het inspectieproces en het verwerken van wijzigingen; - Het inspectieplan beschrijft de visuele inspecties en onderhoudsmaatregelen, maar het plan is niet volledig. Niet-visuele inspecties ontbreken en moeten worden opgenomen in een uitvoeringsplan. Een meerjarenplan is beschikbaar voor inspecties van gras en kunstwerken. Voor de overige inspecties ontbreekt een meerjarenplanning; - Voor inspectie op de grote kunstwerken is een verbetermogelijkheid om deze te koppelen aan de faalkansanalyses. Deze koppeling ontbreekt nog; - Het registreren van inspectiegegevens vindt plaats via een app, maar is niet procesmatig ingericht met werkafspraken over gegevensbeheer. De uitvoering van inspecties vindt nog niet plaats aan de hand van een procesmatig inrichting, maar verbeteracties zijn belegd. - Inspecties worden conform plan en planning uitgevoerd; - Het opleiden van inspecteurs is afgerond; - De verkregen inspectieresultaten worden eenduidig vastgelegd; - Vervolgacties worden belegd, als inspectieresultaten aanleiding geven; - Het inspectieproces wordt ad hoc geëvalueerd en waar nodig bijgesteld. Vergunningverlening. Vergunningverlening is procesmatig ingericht en is op orde. - Het reguliere proces van vergunningverlening ligt vast, en wordt geregistreerd. Dossiers worden opgebouwd op de afdelingsschijf (G-schijf). In het systeem MyCorsa wordt communicatie en informatie over vergunningverlening geregistreerd; - MyCorsa is het algemene postdocumentatiesysteem waarin ook tijdelijke, verleende en afgewezen vergunningen zijn geregistreerd. Voorstellen voor het verlenen van vergunningen die afwijken van het vigerende vergunningenbeleid worden voorgelegd aan het dagelijks bestuur. Een aandachtspunt is de beschikbaarheid van dit overzicht voor de toezichthouders in het veld; - Evaluaties op de kwaliteit van verleende vergunningen vinden plaats, maar niet regelmatig. Deze evaluaties worden niet vastgelegd. Vergunningverlening wordt procesmatig uitgevoerd en is op orde. - Activiteiten van derden of de eigen organisatie op, aan of nabij een primaire waterkering zijn gereguleerd via algemene keurvoorschriften; - Toegestane activiteiten, die meldingsplichtig of vergunningsplichting zijn, zijn eenduidig gedocumenteerd. Alleen vooroverleggen in het vergunningsproces worden regelmatig, maar niet structureel, geregistreerd; Waterschap Scheldestromen 23

24 Deel II: Staat van de organisatie: inrichting en uitvoering zorgplicht - Overleg met Rijkswaterstaat vindt plaats, maar niet periodiek. Hier is een verbeteractie voor belegd, een periodiek overleg is ingepland; - Voorschriften voor werken op, aan of nabij de primaire waterkering worden nog niet op handhaafbaarheid getoetst; - Het proces van het toestaan van activiteiten via de keur of via een vergunning wordt nog niet periodiek geëvalueerd of bijgesteld. Toezicht en handhaving Toezicht en handhaving is nog niet procesmatig ingericht. - Het proces voor toezicht en handhaving is over het algemeen bekend bij de medewerkers, maar niet expliciet vastgelegd in een procesbeschrijving met bijbehorende taakverdeling en vastlegging van informatiestromen tussen de afdelingen Waterkeringen en Juridische Zaken; - Toezichtstrategie en toezichtplan ontbreken voor specifiek de waterkeringen. Een algemene procesbeschrijving voor het behandelen van (illegale) activiteiten ontbreekt. Voor duiding van illegale activiteiten ontbreekt een risico-afweging; - De algemene landelijke handhavingsstrategie is van toepassing voor het hele waterschap, maar is niet gespecificeerd voor waterkeringen. Het Handhavingsuitvoeringsplan bevat slechts één opmerking met betrekking tot waterkeringen; - Het handhavingsprotocol is beschikbaar, maar de werkinstructie is gericht op milieuwetgeving en niet specifiek voor waterkeringen; - De vergunningen worden niet getoetst op handhaafbaarheid. De uitvoering van toezicht en handhaving vindt niet plaats volgens procesmatige inrichting. Niet alle activiteiten op de waterkeringen zijn in beeld. - Toezicht op gemelde en vergunde activiteiten wordt niet uitgevoerd op basis van een toezichtplan. Toezicht op algemene regels in relatie tot illegale activiteiten is onbekend; - De toezichthouder beschikt in de taakuitvoering volledig over de vergunningen, maar niet over de meldingen; - Optreden conform eigen handhavingsstrategie gebeurt nog onvoldoende. Er is een algemene handhavingsstrategie, maar deze is onvoldoende vertaald voor waterkeringen; - Resultaten van toezicht en handhaving worden eenduidig gedocumenteerd in het systeem MyCorsa, maar zijn niet volledig; - Het proces van toezicht en handhaving wordt niet geëvalueerd en bijgesteld. Beheren dagelijkse gegevens kering + informatiemanagement Het beheren van dagelijkse gegevens en informatiemanagement is niet volledig procesmatig vastgelegd, maar verbeteracties zijn belegd. - Het beheer van dagelijkse gegevens is deels procesmatig ingericht. Een aantal werkinstructies zijn beschikbaar (bijvoorbeeld mutatieformulieren). Het uitvoeren van gegevensbeheer voor inspecties is op orde; - Het gegevensbeheer voor projecten is bij project Zeeweringen destijds goed vastgelegd in werkinstructies, maar bij projecten Zwakke Schakels of HWBP loopt het verwerken van gegevens achter. Het waterschap wil de werkwijze van project Zeeweringen als good practice gaan gebruiken bij projecten in de toekomst; - Het gegevensbeheer bij eigen werk en peilingen (opslag multibeam peilingen) verloopt nog niet altijd goed. Acties zijn opgestart voor de procesmatige inrichting van gegevensbeheer en het expliciet beleggen van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden voor informatiemanagement. Dit geldt ook voor informatieuitwisseling met betrekking tot onderhoud. Waterschap Scheldestromen 24

25 Deel II: Staat van de organisatie: inrichting en uitvoering zorgplicht De uitvoering van dagelijkse gegevensbeheer en informatiemanagement vindt niet plaats aan de hand van procesbeschrijvingen, maar verbeteracties zijn belegd. - Het beheerregister bevat de kenmerkende gegevens van de feitelijke toestand van de primaire keringen. Het beheerregister is niet actueel. De gegevens zijn niet in één systeem opgeslagen, maar op meerdere locaties. Een totaalbeeld van het beheerregister en onderliggende taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden wordt als onderdeel van het ontwikkelprogramma zorgplicht uitgewerkt; - De gegevens worden deels gevalideerd voordat ze in het beheerregister worden ingevoerd; - Het proces beheren dagelijkse gegevens van de primaire waterkering wordt nog niet periodiek geëvalueerd en bijgesteld Oordeel op activiteiten van generieke aard Lange termijn en over de grenzen Werkzaamheden voor het borgen van de zorgplichtactiviteiten over de lange termijn en over de grenzen is niet volledig procesmatig ingericht, maar verbeteracties zijn belegd. - Het opstellen en actualiseren van het waterkeringbeheerplan verloopt conform een cyclus van vier jaar; - Het jaarplan/planning staat in het afdelingsplan van de afdeling Waterkeringen; - Gesprekken met beheerders van aangrenzend areaal zijn niet procesmatig structureel ingericht. Het bijhouden van relatiebestanden ontbreekt en overlegstructuren zijn niet expliciet vastgelegd. Hierdoor ontbreekt samenhang en communicatie over de gevoerde gesprekken en de daaruit volgende afspraken. De uitvoering van werkzaamheden voor de lange termijn en over de grenzen verloopt niet altijd zoals procesmatig vastgelegd, maar verbeteracties zijn belegd. - Het waterkeringbeheerplan wordt eens in de vier jaar geactualiseerd. Externe consultatie van omgevingspartijen vindt plaats, maar niet structureel over alle langetermijnplannen. Veel gesprekken vinden plaats, maar terugkoppeling van afspraken die hieruit voortkomen richting de afdeling gebeurt niet altijd; - Bestuurlijk overleg met externe organisaties zoals de provincie, gemeenten, Rijkswaterstaat en andere belangenorganisaties/maatschappelijke partijen vindt minimaal één keer per jaar plaats; - Een risicodossier voor werkzaamheden voor de lange termijn en over de grenzen is niet beschikbaar. De risico-analyse vindt impliciet plaats. De risico s die tijdens toetsing en realisatie van werken worden geduid, kunnen hiervoor worden gebruikt; - De navolging van lange termijnacties (voor 4-5 jaar) verdient aandacht voor verbetering. Deze krijgen beperkt prioriteit. Kennismanagement Kennismanagement is niet procesmatig ingericht, maar verbeteracties zijn belegd. - Kennismanagement voor het beheer en onderhoud van waterkeringen is een nieuwe activiteit binnen het kader zorgplicht. Kennismanagement is binnen het waterschap in ontwikkeling en nog niet specifiek vorm gegeven voor waterkeringen; - Voor de afdeling is het inrichtingsplan de basis voor kennismanagement; Aandachtspunt is met name de procesmatige inrichting van kennisoverdracht; - Vanuit strategisch HRM is in het algemeen kennisontwikkeling en behoud geborgd, ook zijn waterschapsbrede competenties benoemd. De uitvoering van kennismanagement vindt niet plaats aan de hand van een procesmatige inrichting, maar verbeteracties zijn belegd. - Afspraken over ambitie, ontwikkeling en opleiding worden besproken in jaarlijkse HRgesprekken met alle medewerkers. Waterschap Scheldestromen 25

26 Deel II: Staat van de organisatie: inrichting en uitvoering zorgplicht Activiteiten ondersteunend aan de operationele uitvoering Verantwoording over de resultaten (rapportage) Het opstellen van de rapportage is nog niet procesmatig vastgelegd, maar verbeteracties zijn belegd. - Deze rapportage is de eerste rapportage zorgplicht. De rapportage wordt opgesteld aan de hand van de handreiking rapportage zorgplicht die in 2016 is opgesteld; - Het ontwikkelproces van de rapportage is nog niet vastgelegd; - Evaluaties en verbetervoorstellen zijn nog niet ontwikkeld. De uitvoering van rapportage vindt niet plaats aan de hand van een procesmatige inrichting, maar verbeteracties zijn belegd. - De lessen uit het opstellen van deze eerste rapportage zorgplicht worden gebruikt voor ontwikkeling en verbetering van het rapportageproces voor de aankomende jaren. Deze ontwikkeling duurt tot Dan beoogt waterschap Scheldestromen een eerste volledige veiligheidsrapportage op te leveren, inclusief resultaten uit verbeteringsprojecten en de uitkomsten van de Wettelijke Beoordeling. Juridisch beheer waterstaatwerken Het juridisch beheer van waterstaatwerken is niet procesmatig ingericht, maar er wordt op gehandeld en acties zijn belegd. - Het fundament voor het juridisch beheer is stevig en zal een rechtelijke toets doorstaan. Het keurkwartet is compleet en beschikbaar. Voor optimaal functioneel gebruik is actualisatie van de legger en beleidsregels nodig, o.a. in relatie tot het nieuwe waterkeringbeheerplan; - Procesmatig ligt er echter weinig vast en veel werk wordt ad hoc uitgevoerd. Er is geen procesbeschrijving om het keurkwartet te actualiseren. Een eenduidige procesmatige beschrijving voor jaarlijkse evaluatie ontbreekt; - Het terugkoppelen van wijzigingen en veranderingen van het keurkwartet naar opzichters en kantonniers gebeurt, maar niet structureel; De uitvoering van uitvoering juridisch beheer waterstaatwerken vindt plaats volgens procesmatige inrichting. - Het systeem met privaatrechtelijke overeenkomsten wordt systematisch bijgehouden. Vastlegging van afwijkingen van beleid vindt plaats. Vergunningen die verleend worden in afwijking van vergunningenbeleid lopen via het db en zijn daarmee vastgelegd, dit wordt gedaan in MyCorsa. Een apart register, aanvullend op MyCorsa ontbreekt. De link met handhaving is aanwezig, maar de link met toezicht ontbreekt; - Wijzingen en veranderingen als gevolg van actualisatie keurkwartet in de organisatie gebeuren, maar niet structureel. De terugkoppeling met opzichters en kantonniers vindt niet structureel plaats na vaststelling van wijzigingen; - Waarnemingen door opzichters en kantonniers worden niet structureel en volledig gedocumenteerd. Deze waarnemingen worden niet gekoppeld aan het beheerregister; - Voor grasbeheer wordt een jaarlijkse notitie opgesteld. Waterschap Scheldestromen 26

27 Deel II: Staat van de organisatie: inrichting en uitvoering zorgplicht 2.5 Overzicht aandachtspunten op inrichting en uitvoering van de zorgplicht In tabel 9 is een overzicht gegeven van de aandachtspunten van de huidige inrichting en uitvoering van de zorgplichtactiviteiten. Aansluitend op de aandachtspunten zijn waar mogelijk (lopende) verbeteracties geduid. Deze verbeteracties krijgen een plek in het plan van aanpak zorgplicht. Aandachtspunten en verbeteracties inrichting en uitvoering zorgplichtactiviteiten Activiteiten gericht op de operationele uitvoering Aandachtspunten: Het ontbreken van vastlegging van de handelswijze bij geconstateerde schades kan mogelijk leiden tot het ontbreken/vertragen van beheer/herstelmaatregelen. Het maken van aanpassingen in het Maatregelplan Hoogwater (op basis van evaluaties en terugkoppelingen) vindt te laat plaats, hierdoor wordt benodigde informatie niet of onvoldoende opgenomen. Het maken van aanpassingen moet een Calamiteitenzorg tijdsonafhankelijke actie worden en niet alleen gebaseerd op basis van noodzaak. De overige deelplannen, beschreven in het deelplan waterkeringen, moeten nog opgesteld worden. Bediening waterkerende kunstwerken Onderhoud Inspectie Verbeteracties: Op dit moment loopt een verbeterprogramma voor de transitie van calamiteitenorganisatie naar crisisorganisatie van het waterschap met het oog op verdere professionalisering. Aandachtspunten: Het ontbreken van eenduidige afspraken met Zuiverings- en Installatiebeheer leidt mogelijk tot beperkte sturing op werkzaamheden en terugkoppeling van resultaten. Dit kan leiden tot een onvolledig beeld van functionele werking en staat van waterkerende kunstwerken. Het ontbreken van een volledig beeld op functionele werking en staat van waterkerende kunstwerken leidt tot mogelijk te laat signaleren en uitvoeren van benodigd onderhoud. Verbeteracties: Er wordt gewerkt aan een beheer- en onderhoudsplan Getijdenduiker. Dit plan beschrijft o.a. de te behalen resultaten, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden (TVB s) tussen Waterkeringen en Zuiverings- en Installatiebeheer en het gebruik van OBS. Dit plan zal als blauwdruk fungeren voor het beheren en onderhouden van de primaire kunstwerken. Het afgelopen jaar zijn grote onderhoudswerken aan de kunstwerken uitgevoerd. De afgelopen jaren zijn alle kunstwerken nagelopen; Voor de komende jaren zijn nieuwe, grote onderhoudswerken aan de kunstwerken ingepland. Aandachtspunten: Het onderhoud wordt niet planmatig of risicogestuurd uitgevoerd. Het onderhoud wordt gestuurd op basis van financiële haalbaarheid. Verbeteracties: In werkpakket 5 areaal in beeld en op orde brengen (houden) wordt risicogestuurd onderhoud uitgewerkt voor implementatie. Aandachtspunten: Het ontbreken van een volledig beeld van het areaal kan mogelijk leiden tot verrassingen. Het maken van organisatorische afspraken is nodig voor sturing op Waterschap Scheldestromen 27

28 Deel II: Staat van de organisatie: inrichting en uitvoering zorgplicht en uitvoering van inspecties door team Onderhoud. Het borgen van de kwaliteit van inspectiegegevens wordt onvoldoende uitgevoerd. Vergunningverlening Verbeteracties: Voor het borgen van de kwaliteit van inspectiegegevens kunnen collegiale reviews uitgevoerd worden. Voor het uniformeren van het registreren van inspectiegegevens kan een eigen DigiGids opgesteld worden. Aandachtspunten: Het procesmatig evalueren en vastleggen hiervan. Het inplannen van periodieke overleggen. Het registreren van vooroverleggen in het vergunningsproces. De beperkt beschikbare capaciteit voor het procesmatig verwerken en aanvragen van het werk van de adviseurs en vergunningopstellers kent spanning met de wens naar overdraagbaarheid van het werk. De uitvoerbaarheid van de vergunningen kent spanning met de handhaafbaarheid in het veld van dezelfde vergunningen. Verbeteracties: Door het meer vastleggen van overleggen kan de aantoonbaarheid en herleidbaarheid van beslissingen worden vergroot. Door het maken van een koppeling tussen vergunningverlening en handhaving kan de handhaafbaarheid van de vergunning worden verbeterd. Aandachtspunten: Door een gebrek aan mankracht in de buitendienst met voldoende kennis en ervaring is het niet mogelijk om de volledigheid van toezicht en handhaving te waarborgen. Toezicht en handhaving Beheren dagelijkse gegevens kering + informatiemanagement Verbeteracties: Het uitvoeren van het werk op basis van een risicoanalyse en prioritering. Het verbeteren van kennisoverdracht tussen binnen/kantoor en buiten/veld. Het maken van een toezichtstrategie en plan. Het toepassen van VTH-criteria. Aandachtspunten: Door het gebrek aan procesmatige inrichting ontstaat een achterstand in het op orde houden van het beheerregister, specifiek bij het niet melden of doorvoeren van mutaties; Door het gebrek aan procesmatige inrichting zijn er en ontstaan er meerdere verschillende bakjes met gegevens; Door het niet structureel opstarten van een mutatietraject bij mutaties is het gegevensbeheer bij eigen werk niet volledig. Verbeteractie: In werkpakket 4 informatievoorziening wordt het beheer van dagelijkse gegevens en informatiemanagement specifiek voor de zorgplicht uitgewerkt. Activiteiten van generieke aard Lange termijn en over de grenzen Aandachtspunten: Door de uitstroom van kennis en ervaring van medewerkers in combinatie met beperkte vastlegging van het werk is de organisatie van waterschap Scheldestromen kwetsbaar. Door de ad hoc werkwijze en het gebrek aan structurele overleggen is een risico dat lange termijn acties naar achter worden geschoven. Dit heeft mogelijk op de lange termijn risico s. Waterschap Scheldestromen 28

29 Deel II: Staat van de organisatie: inrichting en uitvoering zorgplicht Kennismanagement Verbeteracties: Het expliciet maken en vastleggen van werkzaamheden en overleggen. Het borgen van samenhang en communicatie over verschillende onderwerpen. Het structureel overleggen voor een meer proactieve werkwijze. Het uitvoeren van het ontwikkeltraject zorgplicht op basis van het plan van aanpak. Het uitvoeren van het plan van aanpak voor de nieuwe beoordeling van de veiligheid en het actualiseren van het plan van aanpak voor de zorgplicht o.b.v. nieuwe inzichten. Het programmatisch oppakken van het HWBP met de projectorganisatie Waterveiligheid. Aandachtspunten: Door de mogelijke uitstroom van kennis i.v.m. bezuinigingen en pensionering kan de organisatie kwetsbaar worden. Door de ontwikkeling van de organisatie (bijvoorbeeld met de overgang naar meer risicogestuurd beheer en onderhoud) kan het personeel mogelijk gedeeltelijk niet meegroeien. Verbeteractie: In het plan van aanpak zorgplicht is de doelstelling van organisatieontwikkeling opgenomen middels een organisatiescan, strategisch HRM-plan en organisatieplan en het borgen van een meerjarenperspectief voor de organisatie. Dit om ook het kennismanagement voor het beheer en onderhoud van de primaire waterkeringen te professionaliseren. Activiteiten ondersteunend aan de operationele uitvoering Verantwoording over de resultaten (rapportage) Juridisch register waterstaatwerken Aandachtspunten: Het voldoende meenemen van de aansluiting op het areaal in beheer van het Rijk en België in de rapportage. Verbeteracties: Het ontwikkelen van evaluaties en verbetervoorstellen. Het bijhouden van een logboek van het schrijfproces van de rapportage, ter voorbereiding van de evaluatie van het opstellen van de rapportage en ten behoeve van het opstellen van de volgende rapportage. Dit wordt momenteel gedaan. Aandachtspunten: Doordat het keurkwartet niet wordt geactualiseerd, kan deze niet optimaal functioneel worden gebruikt. Verbeteracties: Het actualiseren van het keurkwartet. Het op orde krijgen van het juridisch register waterstaatwerken is opgenomen in een taakpakket binnen het ontwikkeltraject zorgplicht. Tabel 9: Overzicht van aandachtspunten en verbeteracties met betrekking tot de procesmatige inrichting en uitvoering van de zorgplichtactiviteiten. Waterschap Scheldestromen 29

30 Deel III: Hoofdbevindingen, conclusie en boodschap Deel III: Hoofdbevindingen, conclusie en boodschap Deel I en II geven een beschouwing op de stand van zaken, aandachtspunten en verbeteracties en het oordeel van waterschap Scheldestromen op de staat van de waterkeringen en de organisatorische invulling van de zorgplicht. Deel III bouwt hierop door. Volgend uit de hoofdbevindingen van deel I en II (paragraaf 3.1) wordt een algemene conclusie getrokken over de instandhouding van het beheerde areaal (paragraaf 3.2). Deze conclusie is de basis voor de kernboodschap aan het dagelijkse bestuur met daarin voorstellen en een vooruitblik naar 2017 en verder. 3.1 Hoofdbevindingen Hoofdbevindingen op staat van de waterkering Waterschap Scheldestromen heeft goed zicht op de staat van de primaire waterkeringen in beheer. Een zeer groot deel van het areaal voldoet aan de norm. Op de peildatum 31 december 2016 moet nog 29,7 kilometer dijk verbeterd worden voordat deze voldoet aan de norm van 1:4000 (conform norm Waterwet 2014). De keringen die niet aan de norm 1:4000 voldoen worden in de periode tot 2022 verbeterd. In de afgelopen jaren zijn veel versterkingsprojecten uitgevoerd. Voor het geringe areaal dat nog niet aan de norm voldoet zijn beheermaatregelen nodig om het niet functioneren van een kering te voorkomen. Er is geen overzicht beschikbaar van alle te treffen beheermaatregelen. Voor de afgekeurde keringen is daardoor niet aantoonbaar wat er moet gebeuren om het veiligheidsrisico te beperken en te beheersen. Uit inspectie, toezicht en handhaving op de dijken volgen geen tekortkomingen en onacceptabele risico s. Alle waarnemingen zijn tijdig opgelost. Er loopt nog één procedure voor een vergunningaanvraag betreffende ontheffing en huur voor ingebruikname van grond. Hieruit volgt geen risico voor het functioneren van de waterkering. Dit betekent dat er geen locaties zijn waar zich een onacceptabel risico voordoet. Van de waterkerende kunstwerken in de primaire waterkeringen voldoet 96% aan de norm. Voor het overige deel loopt nader onderzoek, is een project in uitvoering of is als HWBPproject geprogrammeerd (keersluis Vlissingen). Door civieltechnische en elektromechanische inspecties zijn schades aan de kunstwerken bekend. Reparaties zijn deels uitgevoerd, deels geprogrammeerd en moeten deels nog worden gepland. Over het algemeen is de staat van de kunstwerken op orde en zijn er geen onbeheerste veiligheidsrisico s Hoofdbevindingen op organisatie van de zorgplicht Het algemene beeld na de beoordeling van de twaalf activiteiten is dat het waterschap veel actie heeft ondernomen in het toewerken naar de procesmatige inrichting en uitvoering van de activiteiten. Er zijn ook nog stappen te zetten. De uitdaging is het uitgevoerde werk aantoonbaar maken, besluitvorming navolgbaar vastleggen en de aanwezig kennis en kunde van medewerkers ontsluiten. Dit vergt meer nadruk op sturing en samenhang op en tussen de verschillende activiteiten. De opgaven hiervoor zijn onderkend in het plan van aanpak zorgplicht zoals bestuurlijk vastgesteld in december Waterschap Scheldestromen 30

31 Deel III: Hoofdbevindingen, conclusie en boodschap De uitvoering van de activiteiten is momenteel meer op orde dan de procesmatige inrichting. Veel activiteiten zijn nog niet procesmatig beschreven en ingeregeld. Dit uit zich doordat veel werk ad hoc en niet planmatig wordt uitgevoerd. Ook is behoefte aan afspraken over verantwoordelijkheidsverdeling en daarmee informatie-uitwisseling tussen afdelingen. Dit speelt onder andere tussen de afdelingen Waterkeringen en Zuiverings- en Installatiebeheer wat betreft waterkerende kunstwerken (waar waterkeren één van de functies is). Voor de uitvoering van het werk zijn op operationeel niveau vaak wel werkinstructies, protocollen en systemen aanwezig die frequent worden gebruikt. Door het ontbreken van (eenduidige) afspraken tussen de afdelingen Waterkeringen en Zuiverings- en Installatiebeheer is de sturing op werkzaamheden en terugkoppeling van resultaten beperkt. Dit leidt tot een onvolledig beeld van de staat en functionele werking van waterkerende kunstwerken. Door het expliciet beleggen van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van en tussen de afdelingen kan dit worden verbeterd. Hiervoor is met name het organiseren van de informatie-uitwisseling tussen de afdelingen van belang om een gedeeld en volledig beeld van de staat van de kunstwerken te genereren. Een goed voorbeeld in de procesmatige inrichting van de zorgplicht is vergunningverlening. In het algemeen worden de werkzaamheden voor vergunningverlening stapsgewijs doorlopen en vastgelegd. Dit resulteert in complete dossiers en een goed overzicht. Concrete aandachtspunten liggen bij de activiteiten bediening en proefsluitingen van kunstwerken en toezicht en handhaving specifiek gelet op de functie van primaire waterkeringen. Hier gaat het met name om procesmatige, planmatige uitvoering van de activiteiten en eenduidige registratie en terugkoppeling van resultaten. Ook is het waterschap bewust van de risico s ten gevolge van (toekomstige) uitstroom van kennis en ervaring. Het ontbreekt nog aan gerichte invulling van kennismanagement vanuit dit bewustzijn. 3.2 Conclusie en kernboodschap Het oordeel over de staat van de primaire waterkeringen is positief. In de afgelopen jaren zijn veel waterkeringen verbeterd. Het keringareaal ligt er kwalitatief goed bij door alle investeringen via de projecten en programma s van de afgelopen decennia. Wat betreft de ontwikkeling van de organisatie op de zorgplicht en de overgang van een projectorganisatie naar een beheerorganisatie zijn verbeteringen nodig. Veel werk voor beheer en onderhoud wordt op dit moment uitgevoerd zonder gerichte sturing op risico s, expliciete duiding van keuzes (ook voor de lange termijn) en interne verantwoording. Verbetering is ook nodig aangezien het waterschap onvoldoende aantoonbaar kan maken welke (nood-)maatregelen worden getroffen voor de afgekeurde keringen om risico s te beheersen vooruitlopend op een verbetermaatregel. Dit geldt voor zowel de dijken als de waterkerende kunstwerken. Inmiddels worden er maatregelen getroffen door de crisisorganisatie van het waterschap te professionaliseren en het vastleggen van aantoonbare noodmaatregelen te verbeteren. De samenwerking tussen de afdelingen dient verbeterd te worden. Daarvoor zijn afspraken nodig die passen in de ontwikkeling naar een procesgestuurde organisatie. Daarvoor is het plan van aanpak zorgplicht leidend. Bij uitvoering van het plan en programma zal de organisatie geen risico vormen voor de instandhouding van de waterkeringen. Voor het verder ontwikkelen van onze zorgtaak voor de keringen is ook aandacht nodig voor het kennismanagement in de organisatie. Een potentieel risico is (grootschalig) verlies aan kennis doordat ervaren, deskundige medewerkers de organisatie verlaten door pensionering en natuurlijk verloop. Waterschap Scheldestromen 31

32 Deel III: Hoofdbevindingen, conclusie en boodschap Kernboodschap De afgelopen decennia hebben in het teken gestaan van het verbeteren van de primaire waterkeringen door projecten als Zeeweringen en Zwakke Schakels. De focus gaat zich in de toekomst meer dan in het verleden verplaatsen naar beheer. Het beheerde areaal van primaire waterkeringen ligt er over het algemeen goed bij. Er is geen sprake van onacceptabele veiligheidsrisico s van de dijken en waterkerende kunstwerken en waar nodig zijn verbeterprojecten geprogrammeerd. In de komende jaren gaat het waterschap meer procesmatig, planmatig en risicogestuurd werken met een blik op de toekomst, om zodoende de kwaliteit als deskundig en bekwaam waterkeringbeheerder verder te verbeteren. Waterschap Scheldestromen wil een meer lerende organisatie worden waarin evaluatie van het uitgevoerde werk structureel leidt tot bijstelling van plannen met als doel het werk te verbeteren en het keringareaal continu aantoonbaar op orde te houden voor de lange termijn. Hiervoor wil het waterschap ook de afstemming en de samenwerking verbeteren met (aangrenzende) waterschappen, gemeenten, provincies, het Rijk, België en andere belanghebbende organisaties om grip te hebben en houden op alle ontwikkelingen in de omgeving van de waterkeringen. Een punt van aandacht is de Waterwet zoals deze is ingegaan per 1 januari Hierin is een nieuw normstelsel voor de waterkeringen vastgelegd. De doorwerking van dit stelsel op de zorgplichtactiviteiten vergt een inspanning in de komende jaren in samenhang met het risicogestuurd werken. Het waterschap moet daarvoor een ontwikkeling doormaken. Vooruitblik De uitdagingen zoals geformuleerd in de conclusie zijn binnen de organisatie bekend en al eerder geduid. Het waterschap is met diverse programma s (ontwikkeling zorgplicht en assetmanagement) aan de slag om meer procesgericht en risicogestuurd te gaan werken. In het ontwikkelprogramma zorgplicht staan zes thema s centraal: 1. Organisatieontwikkeling; 2. Procesgericht werken; 3. Jaarlijks rapporteren; 4. Informatievoorziening; 5. Areaal in beeld en op orde; 6. Juridische basis versterken. Door het oppakken van deze werkpakketten wil het waterschap systematisch invulling geven aan de zorgplicht. Dat betekent dat er dan gewerkt wordt volgens de volgende uitgangspunten: - Planmatig beheer, programmatisch meerjarig en voortrollend (risicogestuurd) onderhoud; - Nieuwe werken worden gerealiseerd met inzicht voor het toekomstig beheer en bijbehorend langjarig onderhoudsregime en doorwerking in de meerjarenbegroting; - Continu werken met een solide informatiebasis; - Als lerende organisatie om de kwaliteit van het werk te blijven vasthouden; - Verbinding van de zorgplicht met de wettelijke beoordeling waarbij de intensiteit van het beheer wordt afgestemd op de beoordeling op basis van risico s. Deze ambitie is eind 2016 vastgesteld. De uitwerking en opvolging daarvan volgt in de periode , waarbij de detailuitwerking kan verschillen afhankelijk van de risicoafwegingen en afwegingen met betrekking tot doelmatigheid. Deze ambitie pakt het waterschap op van de werkvloer tot en met het bestuur. Het waterschap wil aan het geambieerde eindbeeld op de zorgplicht in 2020 voldoen. Waterschap Scheldestromen 32

33 Deel III: Hoofdbevindingen, conclusie en boodschap Om het geambieerde kwaliteitsniveau te realiseren, moeten het bestuur en management hier aantoonbaar op sturen en de samenhang tussen de activiteiten borgen. Op hoofdlijnen moeten de volgende hiaten worden ingevuld: - Het procesmatig inrichten van de zorgplichtactiviteiten en expliciet vastleggen van de samenhang in meer gedetailleerde procesbeschrijvingen. Ook het expliciet vastleggen van de verantwoordelijkheidsverdeling, sturings- en verantwoordings-lijnen; - Het evalueren van elke zorgplichtactiviteit, het bestuur en het management sturen hierop voor de zorgplicht als geheel en hier wordt aantoonbaar gevolg aan gegeven; - De (areaal-)informatie is volledig en eenduidig vastgelegd. De zorgplicht is één van de ontwikkelingen die de aandacht van de organisatie voor waterkeringen vraagt. De wettelijke beoordeling van onze waterkeringen volgens de normen van de Waterwet 2017 vindt plaats in Dit leidt naar verwachting tot een toename van het areaal dat niet aan de norm zal voldoen. Dit is een gevolg van strengere normen dan wel herziene inzichten over waterstanden en sterkteaspecten van de waterkering. De inschatting is dat tot tot 100 kilometer primaire waterkeringen versterkt moeten worden. De verwachte kosten zijn ingeschat (op hoofdlijnen) op 150 tot 300 miljoen euro. Een aandachtspunt in de komende periode is de kennis en capaciteit die nodig is om de ambitie en verbeteracties te verwezenlijken voor de ontwikkelingen die gaande zijn voor waterkeringen. Tijdens de lange periode waarin wordt beoordeeld en verbeterd is het waterschap bestuurlijk verantwoordelijk voor de zorg van de waterkeringen. De aandachtspunten betreffende risicogestuurd, aantoonbaar en navolgbaar werken verdienen daarom aandacht om expliciet te kunnen verantwoorden hoe de keringen zich verhouden tot de norm en wat we doen om aanwezige risico s te beheersen. Dit vergt een goed geïnformeerde en goed samenwerkende organisatie van het waterschap. Waterschap Scheldestromen 33

34 Deel III: Hoofdbevindingen, conclusie en boodschap Bijlage 1: Kaart afwaardering primaire waterkeringen per 2017 Figuur 4: Kaart van primaire waterkeringen (grijze lijn) en per 1 januari 2017 afgewaardeerde primaire waterkeringen (rode lijn). De met rood aangegeven waterkeringen zijn afgewaardeerd van primaire naar regionale waterkeringen. In lengte gaat het om een afwaardering van 66,65 kilometer keringen. Welke keringen dit betreft staat in onderstaand overzicht. Afgewaardeerde waterkering Lengte (km) Scheidingsdijk dijkring ,4 Scheidingsdijk dijkring ,55 Veersemeerdijken 54,7 waarvan Veerse Meer dijkring 28 waarvan 22,95 waarvan Veerse Meer dijkring 29 waarvan 13,95 waarvan Veerse Meer dijkring 30 waarvan 17,8 Totaal 66,65 Waterschap Scheldestromen 34