Commissie Bestuur, Middelen & Waterketen. Commissie Water & Wegen. 01 februari Datum vergadering CHI. 15 februari 2017

Transcriptie

1 Voorstel CHI (college van hoofdingelanden) Commissie Bestuur, Middelen & Waterketen Datum behandeling D&H Commissie Water & Wegen 01 februari 2017 Portefeuillehouder C.J.M. Stam Datum vergadering CHI 15 februari 2017 Agendapunt Onderwerp Bestuurlijke visie zorgplicht primaire waterkeringen Voorstel 1. In te stemmen met de visie en ambities voor de zorgplicht primaire waterkeringen. 2. Opdracht te geven aan de organisatie om jaarlijks een Veiligheidsrapportage op te leveren waarmee het bestuur verantwoording kan afleggen aan de omgeving over de staat van de waterkeringen. Kern van de zaak De zorgplicht waterkeringen houdt in dat een waterschap de wettelijke taak heeft om de waterkeringen aan de veiligheidseisen te laten voldoen en voor het noodzakelijke beheer en onderhoud te zorgen. Het is de eigen verantwoordelijkheid van de waterschappen hoe ze invulling geven aan deze zorgtaak. Met de overstap naar de risicobenadering waterveiligheid in 2017, de introductie van de 12-jaarlijkse toetsing en de overgang van het toezicht naar de Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT) 1, is de zorgplicht primaire waterkeringen in een nieuw daglicht komen te staan. Reden voor HHNK om na te gaan of we gesteld staan om op adequate wijze invulling te geven aan de zorgplicht nieuwe stijl 2. Dat een kwaliteitsslag gewenst is, bleek al uit de ILT-pilot in 2014 gericht op de activiteit 'onderhouden'. Daarbij constateerde de ILT dat het onderhoudsproces binnen HHNK op onderdelen onvoldoende is geborgd. Een breder ingestoken eigen 'nulmeting' in 2015 was eveneens aanleiding om de eigen bedrijfsvoering door te lichten, te actualiseren en aan te scherpen. HHNK is voortvarend aan de slag gegaan met het beschrijven en verbeteren van de werkprocessen (zie zorgplicht-activiteiten in de figuur in bijlage 1). Voor het creëren van overzicht en inzicht is aan de hand van de ILT-aanpak (proefinspecties 2015) een dashboard ontwikkeld. De ILT richt zich nadrukkelijk tot het bestuur en vraagt om een bestuurlijke visie op de zorgplicht. Ten behoeve van sturing en verantwoording is een Veiligheidsrapportage in voorbereiding. Het CHI wordt voorgesteld in te stemmen met de visie en ambities voor de zorgplicht primaire waterkeringen en opdracht te geven jaarlijks een Veiligheidsrapportage op te leveren. 1 Verankerd in de Waterwet Zoals beschreven door het Ministerie van Infrastructuur en Milieu in het Kader Zorgplicht (versie 2.0 maart 2015). Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier Postbus 250, 1700 AG Heerhugowaard Stationsplein 136, 1703 WC Heerhugowaard T F post@hhnk.nl

2 2 Visie op de zorgplicht HHNK wil een moderne beheerder zijn die maatschappelijke waarde creëert voor zijn omgeving. Het beheer van onze waterkeringen voeren we risicogestuurd uit. We zijn voortdurend op zoek naar verbetering van onze bedrijfsvoeringsprocessen. Daarbij maken we slim gebruik van de kennis en het vakmanschap in het veld, moderne ICT-technieken en nieuwe manieren van samenwerken (met elkaar en met de omgeving). Kennisontwikkeling en innovatie (technisch én sociaal) staan bij ons hoog in het vaandel. Richting onze burgers zijn we transparant over wat de actuele veiligheid is en voor de dijken, duinen en kunstwerken die niet aan de norm voldoen op welke wijze we het (verhoogde) risico managen en/of ondervangen. De ambities die we nastreven luiden als volgt: A. We kunnen op ieder moment helder zichtbaar en aantoonbaar maken wat de veiligheid en het handelingsperspectief is. B. We leren en verbeteren door onze processen in te richten volgens de Plan-Do-Check-Act (PDCA)-cyclus. C. We doen wat de keringbeheerders onderling landelijk afspreken (Veiligheidsrapportage en basiseisen, zie bijlage 3). Veiligheidsrapportage Ten behoeve van het bestuur en de directie stellen wij vanaf 2017 een jaarlijkse Veiligheidsrapportage op. Deze rapportage is een verbijzondering van de jaarrapportage en moet deze voeden. Met de Veiligheidsrapportage geven we in de eerste plaats een actueel en integraal beeld van de staat van onze primaire waterkeringen. De toets- en inspectieresultaten, de voortgang van verbeterprojecten en de beheer- en onderhoudsmaatregelen worden in samenhang gepresenteerd. In de tweede plaats geeft deze rapportage een beeld van 'de staat van de zorgtaak'. Dit door de stand van zaken weer te geven van de inrichting van de zorgplichtactiviteiten en mate van uitvoering en verankering ervan. De Veiligheidsrapportage stelt het bestuur in staat verantwoording af te leggen aan de omgeving over de staat van onze primaire waterkeringen. Voorts dient de Veiligheidsrapportage ter informatie voor de toezichthouder ILT. Geen overmaat aan regeltjes! De invulling van de zorgplicht kan worden vergeleken met de invoering van een kwaliteitssysteem. Dat wil zeggen we leggen vast wat we doen (beschrijven processen) en kunnen aantonen dat we doen wat we hebt vastgelegd. Bureaucratisering en inefficiëntie dreigen en dat willen we voorkomen. De wijze waarop wij invulling geven aan de zorgplicht moet de professionele medewerker niet hinderen maar juist helpen. Dus geen overmaat aan regeltjes maar ruimte voor vakmanschap. Waarbij we continu leren en verbeteren. Met als uiteindelijk doel waterveiligheid. Deltavisie Bij de invulling van de zorgplicht gelden de basisbeginselen uit de Deltavisie, de uitgangspunten uit het Waterprogramma en de invalshoeken uit het Meerjarenplan als richtsnoer (zie bijlage 2). Eerdere besluiten 03/11/2015 (D&H) Waterprogramma ( ) Risico s Indien u niet instemt met dit voorstel kan HHNK bij de zorgplichtinspectie in 2017 door de toezichthouder ILT worden aangesproken op het ontbreken van een bestuurlijke visie op de zorgplicht. Later zal de ILT ook vragen om een integrale Veiligheidsrapportage. Daarnaast loopt

3 3 HHNK mogelijk imagoschade op omdat we afwijken van de lijn die de gezamenlijke beheerders innemen. Door daarin niet mee te gaan, raken we mogelijk achterop en wordt het moeilijk om later weer aan te haken. Financiële consequenties De kosten voor het opstellen van de jaarlijkse Veiligheidsrapportage passen binnen het reguliere budget. Communicatieaspecten In de najaarscampagne Waterveiligheid is aandacht besteed aan de zorgplicht ( Over de Veiligheidsrapportage wordt niet actief gecommuniceerd richting ingelanden. Geïnteresseerden kunnen de rapportage wel via de HHNK-website ontsluiten. Maatschappelijk verantwoorde overheid (MVO) HHNK wil aantoonbaar en continu in control zijn waar het gaat om het voldoen aan de eisen voor waterveiligheid. Dit is in lijn met de ingezette ontwikkeling naar meer transparantie en naar een open omgevingsgerichte houding, richting de ingelanden, partners, bestuur en medewerkers. Overige consequenties en vervolg Per 1 januari 2017 start de ILT met het formele toezicht. De zorgplicht inspectie bij HHNK is gepland in de periode maart-mei 2017 en wordt momenteel voorbereid. In het eerste kwartaal (Q1) van 2017 krijgt het bestuur de eerste Veiligheidsrapportage aangeboden over het verslagjaar 2016 en daarna jaarlijks. Na vaststelling door het CHI wordt de Veiligheidsrapportage in afschrift toegezonden aan de ILT. Bijlagen 1. Figuur Zorgplicht bij HHNK activiteiten en samenhang (aangehecht) 2. Deltavisie en Waterprogramma (aangehecht) 3. Unie/STOWA Kernboodschap zorgplicht waterkeringen Samen aan de slag (aangehecht) 4. Besluit College van dijkgraaf en hoogheemraden, de secretaris, de voorzitter, M.J. Kuipers drs. L.H.M. Kohsiek

4 4 Bijlage 1: Figuur Zorgplicht bij HHNK activiteiten en samenhang

5 5 Bijlage 2: Deltavisie en Waterprogramma Voor de zorgtaak voor de primaire waterkeringen zijn de volgende aspecten uit Deltavisie, Waterprogramma en Meerjarenplan relevant: Samenwerking vanaf het begin De focus ligt op samen werken en samen leren (lerende organisatie). Een groot aantal onderdelen van de HHNK-organisatie heeft direct of indirect betrokkenheid bij de zorgplicht voor de primaire keringen. De zorgplicht vraagt om organisatiebrede samenwerking en inspanningen, enerzijds om de samenhang tussen de operationele activiteiten te borgen, anderzijds bij de ondersteunende activiteiten als informatiemanagement, kennismanagement en de interne P&C-cyclus. In de externe (landelijke) samenwerking (hiervoor reeds beschreven) is HHNK goed vertegenwoordigd. Korte en lange termijn in beschouwing nemen Het volledig in de vingers krijgen van de beheercyclus beschouwen we als een groeimodel waarbij we ons vakmanschap continu ontwikkelen en processen in een werkbaar tempo verbeteren. Kwaliteit neemt toe door op routines te reflecteren en te verbeteren en te vernieuwen volgens de Plan-Do-Check-Act (PDCA)-kwaliteitscyclus. Deze cyclus wordt expliciet onderdeel van elke activiteit en maakt dat de organisatie doorlopend verbetert. De focus ligt in eerste instantie op onze primaire keringen. Op termijn verbreden we naar de zorgtaak voor regionale keringen. Doel gaat boven norm Met de zorg voor de primaire waterkeringen beogen we Hollands Noorderkwartier te beschermen tegen overstroming vanuit de Noordzee, Waddenzee, het IJsselmeer en Markermeer. De invulling van de zorgplicht kan worden vergeleken met de invoering van een kwaliteitssysteem. Dat wil zeggen we leggen vast wat we doen (beschrijven processen) en kunnen aantonen dat we doen wat we hebben vastgelegd. Bureaucratisering en inefficiëntie dreigen en dat willen we voorkomen. De wijze waarop wij invulling geven aan de zorgplicht moet de professionele medewerker niet hinderen maar juist helpen. Dus geen overmaat aan regeltjes maar ruimte voor vakmanschap. Waarbij we continu leren en verbeteren. Met als uiteindelijk doel waterveiligheid. Werken vanuit een risicogerichte benadering Bij de uitvoering van onze zorgplicht activiteiten hanteren we proactief risicomanagement. We maken keuzes op basis van een gedegen afweging tussen kwaliteit, kwetsbaarheid (risico's) en kosten. Transparantie Vanuit bestuurlijk oogpunt is transparantie over de staat en zorg van de primaire keringen van groot belang. Uiteindelijk gaat het om het antwoord op de volgende vraag: hoe veilig zijn we in ons beheergebied? Jaarlijks stellen we een Veiligheidsrapportage op waarin we rapporteren over de staat van onze keringen en over de staat van de invulling van de zorgtaak. We zijn daarmee transparant richting onze burgers over wat de actuele veiligheid is en voor de dijken, duinen en kunstwerken die niet aan de norm voldoen op welke wijze we het (verhoogde) risico managen en/of ondervangen. Daarnaast geven we inzicht in de staat van de inrichting van de zorgplicht activiteiten en de mate van uitvoering. Indien het gewenste kwaliteitsniveau nog niet is bereikt, worden voorstellen gedaan voor acties en/of interventies.

6 6 Omgevingsgericht werken We zijn alert zijn op activiteiten buiten onze eigen jurisdictie. Namelijk activiteiten die risico's met zich meebrengen voor de waterveiligheid in ons beheergebied. We onderhouden intensieve contacten en werken samen met beheerders en bevoegd gezagen van aangrenzend areaal. Indien zich ontwikkelingen aandienen die risico's in zich bergen dan wenden we onze informele procesgebonden invloed uit en signaleren proactief bij het betreffende bevoegd gezag. Innovatie Wij zijn continu op zoek naar slimme, doelmatige en duurzame manieren om de toestand van de waterkering in beeld te hebben en houden. In het Waterprogramma is over de zorgplicht het volgende opgenomen: Zorgplicht Met ingang van 2014 is het Rijk verantwoordelijk voor het toezicht op de primaire keringen. Dit betekent dat de Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT) niet alleen meer toeziet op de periodieke toetsing van de primaire keringen, maar ook op de wijze waarop wij als beheerder onze zorgplicht vervullen. Deze zorgplicht omvat zowel de inspectie en het beheer en onderhoud van de primaire keringen als de managementinformatie en de crisisbeheersing. We moeten kunnen aantonen dat de veiligheid van de primaire keringen goed is geborgd en dat we aantoonbaar in control zijn. Vanaf informeren we de beide toezichthouders, de ILT en de provincie, jaarlijks over de stand van zaken op relevante onderdelen rond de primaire en regionale waterkeringen. De belangrijkste componenten zijn: afstemming met de omgeving, inspectie, onderhoudsinspanning, monitoring, vergunningverlening, handhaving en calamiteitenzorg. De rapportage over de regionale waterkeringen, afgestemd met de provincie, betreft een light versie van onze rapportage over de primaire waterkeringen. 3 Vooralsnog hebben we meer tijd nodig om de 'zorgplicht nieuwe stijl' te verbreden naar de regionale keringen.

7 7 Bijlage 3: Samenwerking landelijk De waterschappen hebben een gezamenlijke Visie op Zorgplicht opgesteld (mei 2015, zie kernboodschap verderop). De waterkeringbeheerders trekken gezamenlijk op in de ontwikkeling van de zorgplicht. Doel is om maximaal van elkaar te leren en stapsgewijs de werkprocessen te verbeteren. Er is een Stuurgroep Zorgplicht ingesteld, waarin de directeur Water van HHNK zitting heeft. HHNK participeert in een landelijke werkgroep die een 'Handreiking rapportage zorgplicht' en dummyrapportage hebben opgeleverd om de beheerders op weg te helpen met hun Veiligheidsrapportage. Voorts is gewerkt aan een set 'basiseisen uitvoering zorgplicht' voor zeven activiteiten. De basiseisen zijn gepresenteerd op de landelijke bijeenkomst 'Klaar voor de zorgplicht!?' voor bestuurders en management op 17 november jl. en vastgesteld in de Unie Commissie Waterkeringen van 2 december Basiseisen uitvoering zorgplicht De set basiseisen is een uniform kader van, door en voor de beheerders. Het zijn basiseisen die de beheerders voor zichzelf vaststellen. De set basiseisen beschrijft het minimumniveau voor de uitvoering van de zeven operationele activiteiten van de zorgplicht. Er wordt ruimte geboden om naar dit niveau toe te groeien. In de basiseisen zijn geen getallen opgenomen en de basiseisen gaan niet over de kwaliteit van de organisatie. De set basiseisen helpt om aantoonbaar te maken dat het werk buiten goed genoeg wordt uitgevoerd. De zorgplicht is ook onderwerp van gesprek in het Platform waterkeringbeheer, een platform op managementniveau. STOWA en Unie leveren ondersteuning om een kennisnetwerk op te zetten en leerbijeenkomsten met de beheerders te organiseren om kennis te bundelen en ervaringen te delen Unie/STOWA Kernboodschap zorgplicht waterkeringen Samen aan de slag Ontwikkeling zorgplicht De zorgplicht waterkeringen houdt in dat een waterschap de wettelijke taak heeft om de waterkeringen aan de veiligheidseisen te laten voldoen en voor het noodzakelijke (preventieve) beheer en onderhoud te zorgen. Het is de eigen verantwoordelijkheid van de waterschappen hoe ze invulling geven aan deze zorgtaak. Ze zijn daarbij gehouden aan de wettelijke kaders voor de waterveiligheid die worden opgelegd door rijk voor primaire keringen en provincies voor regionale keringen. De zorgplicht waterkeringen is een aloude kerntaak van de waterschappen in een nieuw jasje. Het nieuwe waterveiligheidsbeleid dat vanaf 2017 van kracht wordt en het gewijzigde toezicht zijn aanleiding om de invulling van de zorgplicht nieuwe stijl nog eens tegen het licht te houden. Samen met de cyclus van normeren, toetsen en versterken zorgt het beheer en onderhoud voor veilige waterkeringen en daarmee voor een veilig Nederland. Waterveiligheid in een land als Nederland is nooit af en ook de zorgplicht is daarmee constant in ontwikkeling. Gezamenlijke ambitie De waterschappen hebben een gezamenlijke Visie op Zorgplicht opgesteld (mei 2015). De ambitie is om als keringbeheerders actief invulling te geven aan de zorgplicht waterkeringen en aantoonbaar in control te zijn waar het gaat om het voldoen aan de eisen voor waterveiligheid en

8 8 een adequaat beheer en onderhoud van de keringen. Dit is in lijn met de ontwikkeling naar meer transparantie in het waterbeheer en naar een open houding richting onze omgeving. Het is zaak dat de verschillende werkprocessen (inspecteren, toetsen, versterken, beheer & onderhoud keringen) goed zijn ingericht en dat de cyclus van Plan-Do-Check-Act volledig wordt doorlopen. Ook is het van belang dat het gegevensbeheer goed op orde is om een accuraat en actueel beeld te kunnen geven van de waterveiligheid. Januari 2017 is hierbij een belangrijke mijlpaal omdat dan het nieuwe waterveiligheidsbeleid van kracht wordt en het toetsproces voor de primaire keringen start. Samen aan de slag Er is recent een Stuurgroep Zorgplicht ingesteld om invulling te geven aan de gezamenlijke Visie. De taak van de Stuurgroep is om de strategische lijnen uit te zetten voor de ontwikkeling van de zorgplicht, de juiste verbindingen en dwarsverbanden te leggen en zicht te houden op de stappen die we als sector zetten. De Stuurgroep wil een gezamenlijk beeld opbouwen waar we als sector samen naar toe werken. Hierin is ruimte voor diversiteit. Iedere beheerder bepaalt zijn eigen aanpak en tempo om in control te zijn. Onder de vlag van de Stuurgroep gaan de keringbeheerders samen aan de slag met de (door)ontwikkeling van de invulling van de zorgplicht. Doel is om maximaal van elkaar te leren en stapsgewijs de werkprocessen te verbeteren. Via het platform waterkeringbeheerders komen waterschappen en RWS samen om gemeenschappelijke thema s rond de zorgplicht uit te werken. STOWA en Unie leveren ondersteuning om een kennisnetwerk op te zetten en leerbijeenkomsten met de beheerders te organiseren om kennis te bundelen en ervaringen te delen.