REGLEMENT EN AANSLUITINGSPROTOCOL BERICHTENVERKEER EN FACTURATIE HULP BIJ HET HUISHOUDEN WMO 2018

Transcriptie

1 REGLEMENT EN AANSLUITINGSPROTOCOL BERICHTENVERKEER EN FACTURATIE HULP BIJ HET HUISHOUDEN WMO 2018 GEMEENTEN LANSINGERLAND EN PIJNACKER-NOOTDORP EN GECONTRACTEERDE DIENSTVERLENERS HH PROTOCOL ADMINISTRATIE HULP HH WMO 2018 VERSIE:

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding iwmo berichtenstandaard Inleiding Welke berichten Randvoorwaarden Processchema iwmo Gebruiken van BerichtenApp Vecozo Termijnen waarbinnen retourberichten moeten worden verzonden Voorschrift ondersteuningstoewijzing Wmo Werkwijze rondom aanvang van de ondersteuning Werkwijze rondom einde van de ondersteuning Werkwijze rondom verandering van ondersteuning of van dienstverlener Spoedeisende ondersteuning Declaratieprotocol Inleiding Principes van uurprijzen Vierwekelijkse perioden Levering ondersteuning door dienstverlener Aanlevering declaraties door dienstverlener Controle declaraties en voorlopige afrekening Reactie op uitval door dienstverlener Definitieve afrekening van Dienstverlener All-in tarieven Achterafcontroles Relatie gemeenten met hoofdaannemer en onderaannemer Eigen bijdrage Registratie bijhouden t.b.v. eigen bijdrage Werkwijze CAK

3 1 Inleiding Dit protocol beschrijft de administratieve afspraken die zijn gemaakt tussen gecontracteerde dienstverleners en de gemeenten Lansingerland en Pijnacker-Nootdorp. Uitgangspunt voor de administratieve afspraken in 2016 is het gebruik van iwmo-standaard versie 2.1. Dit protocol moet worden beschouwd als een werkdocument bij de OVEREENKOMST UITVOERING DIENSTEN WMO 2015 OPEN HOUSE HUISHOUDELIJKE ONDERSTEUNING tussen dienstverlener en de twee gemeenten. Indien in het protocol iets niet correct opgenomen is of dat u als dienstverlener vragen heeft, meldt deze dan voor vragen aan Lansingerland via het adres: contractbheheersociaaldomein@lansingerland.nl en voor Pijnacker-Nootdorp via het adres: a.koster@pijnacker-nootdorp.nl. Basis voor de berichtenuitwisseling in dit protocol is het iwmo-berichtenverkeer versie 2.1. Dit berichtenverkeer is voor de volgende berichten technisch operationeel: WMO301, WMO302, WMO303, WMO304, WMO305, WMO306, WMO307, WMO308. 2

4 2 iwmo berichtenstandaard 2.1 Inleiding Landelijk berichtenstelsel: Opdrachtgever en Opdrachtnemer wisselen iwmo-berichten uit via de landelijke infrastructuur, met gebruikmaking van de knooppunten Gemeentelijk Gegevensknooppunt en/of VECOZO Schakelpunt. Voor de uitwisseling van gegevens worden de volgende berichten gehanteerd: Toewijzing WMO-ondersteuning en Verzoek om toewijzing WMO-ondersteuning Start ondersteuning en Stop ondersteuning Facturatie WMO-ondersteuning Opdrachtgever hanteert in het berichtenverkeer één AGB-code ter adressering van Opdrachtnemer en communiceert deze naar de Opdrachtgever. Opdrachtgever en Opdrachtnemer gebruiken de meest actuele versies van de i-standaarden en de productcodelijsten zoals landelijk vastgesteld. De codes van hierboven genoemde berichten (en retourberichten) en ook de berichtspecificaties, uitgangspunten, bedrijfsregels, operationele regels, technische regels, controleregels en -schema s, berichtschema s, codelijsten, standaardbeschrijvingen als invulinstructies zijn te vinden op de website van het Zorginstituut Nederland en van Vektis. 2.2 Welke berichten iwmo 2.1 kent de volgende berichten: Specificaties en technische ondersteuning: Berichtcode Naam WMO301 WMO-Toewijzing WMO302 WMO-Toewijzing-Retour WMO303 WMO-Declaratie / Facturatie WMO304 WMO-Declaratie / Facturatie-Retour WMO305 WMO-Start Wmo-Ondersteuning WMO306 WMO-Start Wmo-Ondersteuning-Retour WMO307 WMO-Stop Wmo-ondersteuning WMO308 WMO-Stop Wmo-ondersteuning-Retour 2.3 Randvoorwaarden Om met iwmo berichten te kunnen werken, moet aan een aantal randvoorwaarden worden voldaan. U (dienstverlener) heeft allereerst een AGB code nodig. Indien u nog niet over een AGB code beschikt dient u deze aan te vragen bij Vektis ( of direct bij Algemeen Gegevens Beheer (AGB) ( Indien u wel al een AGB code heeft dient u ervoor te ondersteuningen dat Vektis deze omvormt tot een code die is toegelaten tot de Wmo. Daarnaast dient u als dienstverlener over een Vecozo-certificaat te beschikken. Dit omdat u als dienstverlener gekoppeld wordt aan het Vecozo-schakelpunt. Zie voor meer informatie Tenslotte is het van belang dat u in staat bent om EI-berichten te ontvangen en te verzenden. Zoals boven reeds vermeld dient de software de iwmo standaard te ondersteunen. Dit is uw eigen verantwoordelijkheid als dienstverlener om dit te regelen. 3

5 2.4 Processchema iwmo Onderstaand het hoofdprocesschema inzake het iwmo berichtenverkeer. 2.5 Gebruiken van BerichtenApp De VNG heeft een app ontwikkeld voor het berichtenverkeer. Met deze app is het ook mogelijk om de berichten binnen de iwmo aan te maken en in te lezen. Meer informatie vindt u op: De app vindt u op: Vecozo VECOZO is het communicatiepunt voor ketenpartijen in de ondersteuning die hun administratieve processen willen stroomlijnen en optimaliseren. Binnen het administratieve zorgdomein faciliteert VECOZO een digitale omgeving waarin de ketenpartijen snel, eenvoudig en veilig gegevens met elkaar kunnen uitwisselen. Zorgverzekeraars, zorgdienstverleners en per 1 januari 2015 gemeenten (via het Gemeentelijk Gegevensknooppunt) maken gebruik van VECOZO-diensten, onder meer voor het declaratieverkeer en de berichten van zorgtoewijzing. 2.7 Termijnen waarbinnen retourberichten moeten worden verzonden Voor de retourberichten in het berichtenverkeer gelden de volgende doorlooptijden. Berichtcode Naam Periode waarbinnen Retour bericht verstuurd moet worden na ontvangst gekoppeld bericht WMO302 WMO-Toewijzing-Retour 5 werkdagen WMO304 WMO-Declaratie / Facturatie-Retour 10 werkdagen WMO306 WMO-Start Wmo-Ondersteuning-Retour 5 werkdagen WMO308 WMO-Stop Wmo-Ondersteuning-Retour 5 werkdagen De werkdagen gaan in, nadat de berichten zijn gedownload van het GGK of Vecozo. 4

6 3 Voorschrift ondersteuningstoewijzing Wmo 3.1 Werkwijze rondom aanvang van de ondersteuning In de overeenkomst staat de volgende passage aangaande het proces van de start van de ondersteuning. De dienstverlener hanteert geen wachtlijsten. Na ontvangst van de gemeentelijke opdrachtverstrekking voert de dienstverlener binnen 10 werkdagen een eerste gesprek met de cliënt. Vertaald naar het EI-berichten verkeer betekent dit het volgende: Het WMO301 is de gemeentelijke opdrachtverstrekking. In dit bericht worden o.a. de contactgegevens van de cliënt meegegeven zodat u contact met hem/haar op kunt nemen. De start van de ondersteuning moet u binnen 10 werkdagen aangeven door middel van een WMO305 bericht (Start Wmo-Ondersteuning). Het kan zijn dat u, om wat voor reden dan ook met de cliënt overeen komt dat u zelf de ondersteuning niet (meer) gaat leveren. In dat geval zult u, in overleg met de cliënt, een adequaat alternatief aanbod moeten zoeken. Vervolgens dient u de gemeente hierover te informeren door het versturen van een WMO307 bericht (Stop Wmo-Ondersteuning) en optie 21. De gemeente zal een WMO301 (Toewijzing) naar de nieuwe dienstverlener versturen. 3.2 Werkwijze rondom einde van de ondersteuning Indien er sprake is van beëindiging van de ondersteuning dient u als dienstverlener een WMO307 (Stop Wmo-Ondersteuning) te verzenden. U moet dit doen binnen 5 werkdagen na de beëindiging van de ondersteuning. Afhankelijk van de situatie kiest u voor mutatiecode 02 (overlijden), 19 (levering ondersteuning of ondersteuning is beëindigd - toewijzing sluiten), 20 (levering ondersteuning of ondersteuning is beëindigd - toewijzing aanhouden), 31 (verhuizing naar een andere gemeente), 32 (voorzetting ondersteuning in sociale basisondersteuning), 33 (Voortzetting in Zvw), 34 (voortzetting in Wlz). 3.3 Werkwijze rondom verandering van ondersteuning of van dienstverlener Verandert er iets in uw ondersteuning dan dient u dit ook door middel van een WMO307 (Stop Wmo- Ondersteuning) door te geven. U moet dit doen binnen 5 werkdagen na verandering van de ondersteuning. Afhankelijk van de situatie kiest u voor mutatiecode 20 (levering ondersteuning of ondersteuning is beëindigd - toewijzing aanhouden). Cliënten hebben de mogelijkheid om van Dienstverlener te wisselen. Zij moeten daarvoor een opzegtermijn van een kalendermaand in acht nemen. Deze opzegtermijn gaat in op de eerste dag van de volgende periode volgend op de periode waarin de opzegging is gedaan. 3.4 Spoedeisende ondersteuning In afwijking van de gestelde termijnen voor intake en ondersteuning wordt er onmiddellijk een Maatwerkvoorziening geboden als er sprake is van een spoedeisend geval in de zin van artikel Wmo Indien sprake is van spoed wordt door de gemeente direct telefonisch contact met de dienstverlener opgenomen. Of, indien de dienstverlener signaleert dat de inzet van spoedondersteuning nodig is, neemt deze met de gemeente contact op en kan de gemeente op de inzet van ondersteuning akkoord geven. Vervolgens zal direct een indicatiebesluit worden afgegeven. 5

7 4 Declaratieprotocol 4.1 Inleiding Dit hoofdstuk beschrijft de afspraken en werkwijze inzake de declaratie- en afrekensystematiek op basis van prestatiefinanciering voor de producten zoals deze omschreven zijn in hoofdstuk 3. De gemeenten zich nadrukkelijk het recht voor op het aanbrengen van wijzigingen in dit hoofdstuk. Aan dit hoofdstuk kunnen door andere partijen dan de gemeenten geen rechten worden ontleend. De volgende onderwerpen worden behandeld in dit hoofdstuk; 2. Principes van uurprijzen 3. Vierwekelijkse perioden 4. Levering ondersteuning door dienstverlener 5. Aanlevering declaraties door dienstverlener aan gemeenten 6. Controle declaraties en voorlopige afrekening door de gemeenten 7. Reactie op uitval door dienstverlener 8. Definitieve afrekening van dienstverlener door de gemeenten 4.2 Principes van uurprijzen Hulp bij het huishouden wordt gefactureerd in gerealiseerde uren. Voor de uurtarieven verwijzen wij u naar bijlage 6 van het aanmeldingsdocument (bijlage 1). De kleinst te declareren eenheid is een vierde uur (15 minuten) of een veelvoud daarvan. 4.3 Vierwekelijkse perioden Voor de 4 wekelijkse termijnen wordt aangesloten bij de periode indeling die gehanteerd wordt door diverse (semi) overheidsinstanties zoals de belastingdienst, UWV, Cordares, CAK, enz. Onderstaand de periodekalender 2018 van het CAK. 6

8 7

9 4.4 Levering ondersteuning door dienstverlener Nadat de indicatie is toegewezen (WMO301) aan een dienstverlener, wordt er vanuit de dienstverlener het WMO302 (WMO-Toewijzing-Retour) gestuurd. Daarnaast start de dienstverlener binnen 10 werkdagen met de levering van de ondersteuning. Dit wordt gemeld aan de gemeente door middel van het bericht WMO305 (WMO-Aanvang-Ondersteuning). 4.5 Aanlevering declaraties door dienstverlener De dienstverlener levert periodiek zijn productiebestand d.m.v. een WMO303F bericht aan bij de gemeente over de geleverde ondersteuning. Deze moeten binnen 3 weken na afloop van een periode worden ingediend. Dus: week 1 t/m 4 moet uiterlijk in week 7 worden aangeleverd. Indien de dienstverlener dit WMO303F bericht na deze 3 weken termijn verstuurd naar de gemeente, heeft dit gevolgen voor het tijdig betalen van de declaratie. Het is voor dienstverleners niet mogelijk om WMO303F berichten op te sparen. Hiermee wordt bedoeld dat het niet mogelijk is WMO303F berichten voor de periode 1, 2 en 3 tegelijkertijd te versturen in periode 4. Indien dit soort declaratieberichten binnen komen bij de gemeente, worden deze geparkeerd tot nader order en zal dit besproken worden in een overleg met de betreffende dienstverlener. De declaratie dient conform de iwmo standaard als EI-bericht te worden ingediend bij het declaratieportaal van Vecozo ( Het betreft het zogenaamde WMO303 bericht. Een declaratie dient in overeenstemming te zijn met de meest recente vigerende versie van de externe integratie standaard van Vektis ( 8

10 U moet per gemeente een declaratiebericht indienen. In dit bericht gaat het om één regel per cliënt per product en per periode van 4 weken. Dus in het bericht staan alle cliënten die voor die periode zorg hebben afgenomen. In het declaratiebericht geeft u de gemeentelijke code en de periode in het voorlooprecord mee. Herindicatie van klanten en het opstellen en indienen van declaratieberichten. Wanneer een klant een herindicatie heeft gekregen, dan wordt er een nieuw WMO301-bericht verstuurd. Het nieuwe declaratiebericht moet daar mee matchen. Het is niet toegestaan, om een combinatie declaratiebericht te maken van de oude en nieuwe indicatie. Dit levert automatisch uitval op. Uniformiteit van de declaratieberichten( bestaat uit alle bij elkaar behorende gegevens) bestaat onder andere: Is gekoppeld aan één bestand; Heeft betrekking op één CAK periode van 4 weken; Heeft één identificatieaanlevering; Bevat de facturatie van alle cliënten die in die periode dienstverlening hebben ontvangen; Bevat per cliënt één declaratieregel; Eén declaratieregel bevat 1 cliënt; Meer informatie over het uniform invullen van het WMO303F-bericht kunt u vinden op: Vecozo voert een aantal technische controles op het bericht uit. U ontvangt van Vecozo een retourbericht. Als uw declaratiebericht of een aantal van de declaratieregels in dat bericht, technisch niet juist zijn, wordt dit in het retourbericht aangegeven. Indien uw declaratiebericht wordt afgewezen door Vecozo beschouwen wij dit bericht als zijnde niet ingediend bij de gemeente. Nadat uw bericht technisch is gecontroleerd wordt het door Vecozo naar de gemeente doorgezonden voor een inhoudelijke controle. Ook van de gemeente ontvangt u een retourbericht. Indien er regels in uw declaratie worden afgewezen, staat dit in het retourbericht vermeld. De gemeente voert een geautomatiseerde controle uit op het declaratiebericht. De goedgekeurde declaratieregels worden verwerkt tot betaalopdrachten. U krijgt dus per gemeente uitbetaald. Afgekeurde regels kunt u, na correctie, opnieuw declareren. U dient de gecorrigeerde declaratie in te dienen binnen de periode van 4 weken na ontvangst van het afwijzingsbericht. Aangezien het hier een geautomatiseerd proces betreft is dit de enige mogelijkheid. Correcties kunnen niet per telefoon of mail worden doorgegeven maar dienen via het berichtenverkeer te lopen. Creditering dient u ook via Vecozo door te geven. Afgekeurde regels mogen nooit bij de cliënt in rekening worden gebracht. Bij regelmatige foutieve aanlevering, dan wel hoge uitvalpercentages, neemt de gemeente contact op met de dienstverlener. 9

11 4.6 Controle declaraties en voorlopige afrekening Er wordt een match gemaakt door de gemeente tussen het declaratiebericht en hetgeen geïndiceerd is aan de klant en vastgelegd in het systeem. Er wordt gekeken of er een geldige indicatie is, of de cliënt niet verhuisd of overleden is, of de juiste ondersteuning wordt aangeleverd, en of de omvang van de ondersteuning overeenkomt met de indicatie. Afwijkingen worden geregistreerd en teruggekoppeld aan de dienstverleners. De terugkoppeling over de afwijkingen in het WMO303F bericht aan dienstverleners gebeurt door middel van het WMO304 bericht. Indien zich mutaties hebben voorgedaan, wordt hiermee als volgt omgegaan in de afrekening: Overlijden Bij overlijden stopt de betaling aan de dienstverlener, op het moment dat de persoon is overleden. Het overlijden wordt op basis van de BRP door de gemeente doorgegeven aan de dienstverlener / het Zorg Lokaal of visa versa. Verhuizen Een mutatie van verhuizen wordt op basis van het BRP doorgegeven aan de gemeente / het Zorg Lokaal. Ook als dit binnen de gemeentegrenzen is. Bij een mutatie verhuizen buiten de gemeentegrenzen stopt de betaling aan de dienstverlener met ingang van de dag van verhuizen. Permanente stopzetting Een permanente stopzetting stopt de betaling aan de dienstverlener met ingang van de dag van stopzetting ondersteuning. De dienstverlener meldt de permanente stopzetting middels een mutatiebericht (iwmo) aan de gemeente / het Zorg Lokaal. Tijdelijke stopzetting Elke stopzetting moet worden doorgegeven door de dienstverlener aan de gemeente/ het Zorg Lokaal via een mutatiebericht. Er volgt een stopzetting van de betaling aan de dienstverlener. De dienstverlener meldt de aanvang van ondersteuning na een tijdelijke stopzetting aan de gemeente / het Zorg Lokaal (via een mutatiebericht). Wijziging dienstverlener (voor Lansingerland, Pijnacker-Nootdorp en Zoetermeer) Mocht een klant overstappen naar een andere dienstverlener is de werkwijze als volgt. De klant stelt de dienstverlener op de hoogte van zijn beslissing over te stappen naar een andere dienstverlener. De oude dienstverlener meldt dit middels een mutatiebericht melding einde ondersteuning aan de gemeente. De nieuwe dienstverlener krijgt de klant automatisch toegewezen door de gemeente. Wijziging dienstverlener (Leidschendam, Voorburg en Wassenaar) Mocht een klant overstappen naar een andere dienstverlener is de werkwijze als volgt. De klant stelt de dienstverlener op de hoogte van zijn beslissing over te stappen naar een andere dienstverlener. De oude dienstverlener meldt dit middels een mutatiebericht melding einde ondersteuning aan het 10

12 Zorg Lokaal. De nieuwe dienstverlener krijgt de klant automatisch toegewezen door het Zorg Lokaal of de nieuwe dienstverlener accepteert de klant in het ZorgPortaal. Vanuit de dienstverlener zullen mutaties altijd verzonden worden via WMO307. Op basis van dit WMO307 bericht zal de gemeente een beëindiging aanmaken. Vanuit de gemeente zullen mutaties altijd verzonden worden via het WMO301. De dienstverlener stuurt hierop een WMO302 bericht. 11

13 4.7 Reactie op uitval door dienstverlener De dienstverlener krijgt 14 dagen de gelegenheid om te reageren op de afgekeurde regels. De dienstverlener stuurt zijn reactie terug naar de gemeente. Dit gebeurt door het opnieuw insturen van een WMO303 bericht voor de afgekeurde regels. 4.8 Definitieve afrekening van Dienstverlener Definitieve betaling zal plaatsvinden maximaal 30 kalenderdagen na de geaccordeerde regels. 4.9 All-in tarieven Alle tarieven zijn all-in tarieven waarin alle kosten, toeslagen en belastingen - inclusief eventueel verschuldigde BTW - van de dienstverlener voor uitvoering van de dienstverlening, als beschreven in de overeenkomst zijn verdisconteerd. Het is de dienstverlener niet toegestaan andere kosten aan de gemeenten in rekening te brengen of op welke wijze dan ook kosten, die op de een of andere wijze verband houden met de dienstverlening zoals beschreven in de OVEREENKOMST UITVOERING DIENSTEN WMO 2015 OPEN HOUSE HUISHOUDELIJKE ONDERSTEUNING is afgesloten met Lansingerland en Pijnacker-Nootdorp Achterafcontroles Gemeenten kunnen, ook nadat uw declaratieregels door de systemen zijn goedgekeurd, op basis van nadere controles tot de conclusie komen dat uw declaratie onrechtmatig is. Bijvoorbeeld als blijkt dat 12

14 de gedeclareerde ondersteuning niet geleverd is of kwalitatief onvoldoende was. U wordt over eventuele nadere controles geïnformeerd en bij afwijzing van declaraties heeft u de mogelijkheid tot het aantekenen van bezwaar. Dit informeren willen de gemeenten doen middels periodieke contractgesprekken Relatie gemeenten met hoofdaannemer en onderaannemer Het komt voor dat een hoofdaannemer (= hoofddienstverlener) werkt met een onderaannemer (= dienstverlener) voor het leveren van diensten. Hiervoor gelden de volgende afspraken in verband met het indienen van declaraties / afrekening hiervan. De dienstverlener die het toewijzigingsbericht WMO301 ontvangt is voor de gemeenten en voor het verdere proces conform het iwmo-berichtenverkeer hoofdaannemer. Concreet houdt dit in, dat de gemeente met die dienstverlener het berichtenverkeer uitwisselt. De onderaannemer zal met de hoofdaannemer afspraken moeten maken over de in te zetten diensten en declaratie en facturatie. De gemeenten verwerken geen declaraties van onderaannemers. 13

15 5 Eigen bijdrage 5.1 Registratie bijhouden t.b.v. eigen bijdrage U dient per persoon bij te houden welke ondersteuning feitelijk geleverd wordt. Dit is noodzakelijk ten behoeve van de eigen bijdrage oplegging. U geeft aan het CAK in geval van individuele begeleiding uitsluitend de directe contacttijd tussen dienstverlener en cliënt door. Deze is gelijk aan wat u bij de gemeente declareert. Hieronder wordt niet verstaan: activiteiten van niet-uitvoerenden (leidinggevenden, staf, administratie, management); coördinatie van ondersteuning op kantoor of bij verwijzers; reistijd, bijscholing, stage, intake (anders dan het eerste contact waarin de beoogde beroepskracht de uitvoeringslijn uitzet) en dergelijke. 5.2 Werkwijze CAK Om er voor te zorgen dat cliënten die ondersteuning in natura ontvangen een factuur voor de eigen bijdrage krijgen, is de aanlevering van ondersteuningsgegevens bij het CAK van cruciaal belang. De ondersteuningsgegevens dient u in vier- wekelijkse termijnen aan te leveren bij het CAK. U kunt de aanleverdata vinden op de website Het aanleveren van de ondersteuningsgegevens bij het CAK gebeurt conform artikel 13 van de OVEREENKOMST UITVOERING DIENSTEN WMO 2015 OPEN HOUSE HUISHOUDELIJKE ONDERSTEUNING. De ondersteuningsgegevens kunt u op twee manieren aanleveren bij het CAK: Via de ondersteuning dienstverlener-standaard: bedoeld voor het aanleveren van grote hoeveelheden cliënt en productiegegevens Via de CORFU web- applicatie: deze applicatie biedt de mogelijkheid om op een eenvoudige wijze ondersteuningsgegevens per cliënt aan te leveren. Deze functionaliteit is vooral geschikt voor de wat kleinere dienstverleners. Bij het aanleveren van de ondersteuningsuren moet u een CAK productcode aangeven. 14