Archiefsamenwerking met lokale overheden

Transcriptie

1 PROJECTVERSLAG Datum provincieraad = 22 juni 2016 Laatste nuttige zitting deputatie = 9 juni 2016 MAT = 2 juni 2016 Archiefsamenwerking met lokale overheden NIEUW 1. Achtergrond en aanleiding tot project Historiek piva egov In 1997 startte het provinciebestuur met ondersteuning van de bibliotheeksector via de diensten die Ovinob aanbiedt. Die diensten zijn later ondergebracht bij het piva egov. Vanaf 2003 ondersteunde Erfgoedinzicht (vroeger MovE) de museumsector. Piva egov startte in 2006 het project Ict-samenwerking voor Oost-Vlaamse lokale besturen om ict-gerelateerde ondersteuning op kostendelende basis aan te bieden. In 2014 startte het piva egov met de projecten GIS-samenwerking en Informatieveiligheid voor lokale overheden. Onderzoek archief In 2013 startte het piva egov een onderzoek naar de mogelijkheid om lokale besturen te ondersteunen bij het duurzaam archiveren van documenten en digitale informatie. Het Provinciaal archiefnetwerk van West-Vlaanderen, een gelijkaardig project dat al van 2003 in West-Vlaanderen bestaat, vormde een inspiratiebron voor dit onderzoek. De werking van dit netwerk werd ons toegelicht. Een analyse van de werking van het Provinciaal archiefnetwerk van West-Vlaanderen biedt een inzicht in de werking, de financiële haalbaarheid en de meerwaarde van een archiefnetwerk. DIA De Stad Gent en het OCMW Gent voerden in 2005 een onderzoek naar verbetermogelijkheden in het informatie- en archiefbeheer bij de eigen diensten. Na een aantal experimenten en proefprojecten werden de doelstellingen van het project Digitaal Informatie- en Archiefbeheer in 2010 definitief vastgelegd: - per dienst wordt een digitaal klassement opgebouwd en informatiebeheersplan opgemaakt; - voor het beheer van de papieren en digitale archieven wordt er een archiefbeheersysteem ontwikkeld, met inbegrip van een e-depot. Naar analogie met het provinciebestuur West-Vlaanderen wenst het piva egov een Oost-Vlaams archiefnetwerk uit te bouwen. Daarvoor is als eerste stap een samenwerking aangegaan met West-Vlaanderen en Digipolis voor de samenaankoop van een archiefbeheersysteem (ABS). 2. Probleemstelling Verplichting en groei Overheden zijn wettelijk verplicht een archief bij te houden. Vele archiefdiensten hebben echter geen adequaat archiefbeheersysteem (ABS) of maken gebruik van een sterk verouderd systeem. Werken zonder adequaat beheersysteem is voor de lokale besturen echter niet langer houdbaar. Enerzijds hebben de uitbreiding van hun takenpakket en de bijhorende reguleringen de afgelopen decennia een exponentiële groei van bestuursdocumenten veroorzaakt. Anderzijds leggen de in 2009 gewijzigde archiefwetgeving en het Vlaamse archiefdecreet van 2010 de openbare besturen zware beheer- en bewaarverplichtingen op waaraan niet kan worden voldaan zonder

2 instrumentarium. Ten slotte stelt de oprukkende digitalisering deze problematiek nog scherper, gelet op de wettelijke eisen die worden gesteld aan de duurzame, integrale en integere bewaring van digitale bestuursdocumenten en de financiële consequenties daarvan. Software Een betaalbaar commercieel softwarepakket, dat aan de noden inzake actueel archiefbeheer voldoet, ontbreekt. Ofwel gaat het om statische systemen zonder workflow louter een aanzet tot een inventaris ofwel ontbreken aan het systeem essentiële componenten. Steden en OCMW s zijn bijgevolg terecht niet geneigd te investeren in een prijzig systeem dat niet alle aspecten van het archiefbeheer behelst. Wanneer het wel gebeurt, leidt dit vaak tot het aankopen van losse, niet op elkaar afgestemde tools waardoor er fouten in het beheer sluipen. Hogere overheden Tot op heden hebben de hogere overheden evenmin een stap gezet in de richting van de ontwikkeling van een dergelijk systeem. Archiefdiensten worden vaak als té administratief beschouwd door de erfgoed- en cultuursector (zie als tegenvoorbeeld de bibliotheeksector waar al jaren geïnvesteerd wordt in een digitale catalogus met workflow) en worden anderzijds vanuit de hogere overheden niet ondersteund om niet aan de autonomie van de gemeente te raken. Kortom, de archiefsector lijkt een nichepositie in te nemen tussen deelsectoren, waardoor deze sector middelen misloopt en bijgevolg dreigt ten onder te gaan aan de snel evoluerende eisen die een actueel en performant (digitaal) archiefbeheer stelt. 3. Doelstelling en beoogde resultaten Geïnspireerd door samenwerkingsmogelijkheden waarin budgettair voordeel en efficiënte bedrijfsvoering centraal staan, hebben provinciebestuur West-Vlaanderen, piva egov en Digipolis de handen in elkaar geslagen. Naar het voorbeeld van de ontwikkeling van de Beeldbank van Gent, Kortrijk, Mechelen en Brugge is een samenwerkingsverband opgezet van lokale overheden die bereid zijn te investeren in het gezamenlijk ontwikkelen van een ABS. De drie partijen moeten uiteindelijk eigenaar worden van het systeem en de mogelijkheid hebben het verder te verspreiden binnen hun werkingsgebied. Het piva egov wenst het ABS ter beschikking te stellen aan de lokale overheden in haar werkingsgebied om zo een Oost-Vlaams archiefnetwerk uit te bouwen. Een Oost- Vlaams archiefnetwerk heeft een meerwaarde voor volgende partijen: - de deelnemende lokale archiefdiensten; - de provinciale archiefdienst; - het provinciebestuur Oost-Vlaanderen; - de Oost-Vlaamse archiefgebruiker. Een dergelijk archiefnetwerk is een uitgelezen kans om de duurzame digitale archivering in onze provincie te stimuleren en om de provinciale ondersteuning van de lokale besturen te optimaliseren. In deze projectaanvraag wensen we het project archiefsamenwerking te initiëren. We voorzien één jaar werk door een projectverantwoordelijke om - de aankoop van het ABS mee te begeleiden vanuit het piva egov; - de lokale overheden te bevragen over effectieve noden met betrekking tot archieven en archiefwerking;

3 - een terugverdienmodel uit te werken; - een gedragen aanbod te creëren voor de lokale overheden, rekening houdend met eventuele andere actoren in het werkveld en het ABS dat wordt aangekocht; - het project archiefsamenwerking verder vorm te geven. 4. link met het meerjarenplan Beleidsdoelstelling + nr = I00 Interbestuurlijke samenwerking gemeenten Actieplan + nr = I40 ICT-gerelateerde werking Actie + nr = Pilootproject archief opstarten eventueel samen met West- Vlaanderen 5. Bijkomende informatie Waarom een archiefsamenwerking vanuit het provinciebestuur? Sinds 2003 werkt het bestuur actief aan e-gouvernement implementatie bij lokale besturen en organisaties vanuit haar piva egov. Het initiatief voor een archiefsamenwerking wordt georganiseerd vanuit een integrale provinciale benadering van gouvernement bij lokale overheden en kan hiervoor terugvallen op een bestaande organisatorische expertise binnen het piva egov. De praktijk wijst uit dat er een vraag is naar dergelijke ondersteuning en een aanbod van ons bestuur is wenselijk. De provinciale ondersteuning is ook gericht op actieve participatie van de lokale overheden en is in eerste instantie gericht op effectieve versterking van de lokale werking vanuit een neutrale invalshoek. Andere samenwerkingsverbanden die vandaag al bestaan zijn vaak niet gebiedsdekkend of hebben niet de nodige organisatorische vaardigheden om het initiatief te behartigen. Het provinciebestuur kan deze samenwerking op basis van artikel 2, 2, 2e van het provinciedecreet aanbieden aan de lokale overheden: Artikel 2 2. Overeenkomstig artikel 41 van de gecoördineerde Grondwet zijn de provincies bevoegd voor de regeling van de provinciale belangen. Tot die provinciale belangen behoren met name: 1 ; 2 ondersteunende taken op verzoek van andere overheden; 3 Ervaring van piva egov De oprichting en uitbouw van een archiefnetwerk is een logische volgende stap in de digitalisering en sluit integraal aan bij de bestaande werking van het piva egov. Deze omvat momenteel: - GIS-samenwerking: ondersteuning van lokale besturen met een GIS-coördinator en GIS-operator; - Erfgoedinzicht Oost-Vlaanderen: een samenwerkingsverband tussen de musea / erfgoedinstellingen van Oost-Vlaanderen met als doel het verbeteren van de digitale collectieregistratie en de ontsluiting naar het grote publiek. Ook hier heeft het piva egov nauwe banden met West-Vlaanderen en worden de systemen gezamenlijk gegund; - Ovinob: het Oost-Vlaams Informatie Netwerk Openbare Bibliotheken. Ovinob wil de informatieve en documentaire dienstverlening van de openbare bibliotheken verbeteren door schaalvergroting en bovenlokale automatisering; - ICT-samenwerking: verschillende ict-deskundigen worden ter beschikking gesteld van de lokale overheden in Oost-Vlaanderen;

4 - Veiligheidsconsulentschap: informatieveiligheidsconsulenten worden ter beschikking gesteld van de lokale overheden in Oost-Vlaanderen. Werking Provinciaal Archiefnetwerk van West-Vlaanderen De provincie West-Vlaanderen gebruikt volgende instrumenten om archief- en documentenbeheer bij lokale besturen te stimuleren: - tijdelijke subsidiëring van nieuwe archiefdiensten (gedurende drie kalenderjaren); - het aanbieden van opleidingen voor archivarissen binnen de Provinciale School voor Bestuursrecht (SBR); - logistieke ondersteuning en begeleiding van de archiefdiensten vanuit het provinciaal archiefconsulentschap. Het Provinciaal Beheerprogramma voor Archieftoepassingen (kortweg Probat) is een belangrijk onderdeel van de logistieke ondersteuning. - sinds 2003 wordt het programma gebruikt. Probat was in deze beginperiode een Accesstoepassing die per gebruiker ter plaatse lokaal geïnstalleerd werd. Deze toepassing, genaamd Dulle Griet, werd door Myriam Van Der Beke destijds ontwikkeld voor de stad Gent en werd door de Provincie West-Vlaanderen overgenomen; - vanaf 2005 stelt de Provincie West-Vlaanderen Probat gratis ter beschikking aan de lokale besturen. Dit onder de expliciete voorwaarde dat deze besturen minimum een halftijds archivaris in dienst hebben of nemen; - met elk lokaal bestuur wordt een overeenkomst rond het gebruik van het beheerprogramma gesloten; - op deze manier wordt bijgedragen aan de automatisering en uniformisering van de interne werkprocessen van lokale archiefdiensten (cfr. werking Ovinob, Erfgoedinzicht Oost-Vlaanderen); - sinds 2012 is Probat een webapplicatie met één centrale databank en maakt Probat gebruik van internationale beschrijvingsstandaarden ISAD(G) en ISAAR (CPF) (cfr. werking Ovinob, Erfgoedinzicht Oost-Vlaanderen); - via een publieke website kunnen er online opzoekingen gebeuren in beschrijvingen van dossiers, foto s, affiches, kaarten, plannen, (cfr. werking Ovinob, Erfgoedinzicht Oost-Vlaanderen). 6. Gevraagde personeelsbezetting Aanvragende dienst = piva egov Functietitel + rang = Archief-projectverantwoordelijke Av Graad + salarissschalen = Technisch specialist A1a A1b A2a Looptijd project en duur contract = 1 jaar, contract bepaalde duur 1 jaar vanaf indiensttreding laureaat. Gemiddelde loonlast op jaarbasis = EUR inclusief maaltijdcheques Gemiddelde werkingskost op jaarbasis = EUR - deze werkingskost houdt rekening met de huisvesting (60 %), de ICT-benodigdheden (30 %) en een deel algemene kosten (10 %). 7. Financiële haalbaarheid Investering terug verdienen Het eerste jaar wordt als investering gezien. De wijze waarop het piva egov het ABS in de markt zal zetten, wordt in de loop van het project bepaald. De doelstelling hierbij is een volledig zelfbedruipend project, waarbij de initiële investering op termijn terug wordt verdiend.

5 De partners hebben de mogelijkheid om het ABS verder te distribueren binnen hun werkingsgebied. Op die manier kunnen we kosten terug verdienen. Verdelen buiten het werkingsgebied is bespreekbaar tussen de mede-eigenaars. De baten die daaruit volgen worden verdeeld. Budget De loonkost van de projectverantwoordelijke wordt gebudgetteerd op personeelsbudget van voorziene, maar niet ingevulde functies. Jaar Te voorzien budget Budget van maanden 1 vte Av I40 directeur adviseur informatica 1vte Ay 5 maanden maanden 1 vte Av Te bepalen i.f.v. niet ingevulde functies 8. Functiebeschrijving Een nieuwe functiebeschrijving van archief-projectverantwoordelijke wordt als bijlage toegevoegd.