Sessie 14 Het vrijetijdscomplex als kern van de vrijetijdswerking

Transcriptie

1 Sessie 14 Het vrijetijdscomplex als kern van de vrijetijdswerking

2 Sport- en jeugdcentrum DE SPORTSTEK

3 Vrijetijdscentrum De Meermin Waasmunster

4 Vrijetijdscentrum De Mixx Herselt

5 Sport- en jeugdcentrum DE SPORTSTEK

6 Sportgedeelte Bevat: 2 sportzalen 2 gevechtsportzalen Klimzaal Squashzalen 2 vergaderzalen In eigen beheer Hoofdingang Balie jeugd & sport Permanentie 9-23u Gemeentelijk sportaanbod

7 Jeugdlokalen Bevat: 2 Polyvalente zalen Monitorenlokaal Aangepast sanitair Snoezelruimte Speelpleinwerking RIEBEDEBIE Kinderopvang ROBBEDOES G-werking PIETERNEL In eigen beheer Afgescheiden & aparte ingang Woensdagnamiddag & schoolvakanties PIETERNEL = zaterdag

8 Jeugdhuis De Cramme Bevat: Fuifzaal met zitruimte en bar Verplaatsbare wand voor vergaderzaal Toiletten Terras Verhuurd aan vzw De Cramme Afgescheiden & aparte ingang Vrijdag- en zaterdag 20u-1u Skatepark, beachvolley en multisportveld

9

10 Eetcafé De Meet Bevat Café/eetzaal met bar Keuken en technische ruimten Toiletten Zomerterras In concessie aan vzw Verbonden met sport + eigen in- uitgang Elke dag 11u30- u Alleenrecht op levering en verkoop dranken

11

12 SPORT

13 SPORT JEUGDLOKALEN

14 SPORT JEUGDHUIS DE CRAMME JEUGDLOKALEN

15 SPORT EETCAFE DE MEET JEUGDHUIS DE CRAMME JEUGDLOKALEN

16 Socioculturele evenementen Groene sportzaal Max 12 per jaar goedkeuring college Vrijstelling levering- en verkooprecht De Meet Beschermingsmatten

17 Tentoonstelling Locatie: Centrale middengang sportgedeelte Via reglement Max 3 maand Promotie via de gemeente

18 VTC de Mixx geopend in inwoners eerste gemeentelijke sporthal in Herselt uitbating door AGB Herselt

19 Inhoud Grote sporthal (1200m²) Kleine sporthal (700m²) Mattenzaal (200m²) Spiegelzaal (200m²) 2 squashboxen Klimzaal (30 routes) Multifunctionele ruimte (200m²) Kunstgrasterrein 3 outdoor tennisvelden Oriëntatieparcours Looppiste 1km 6 petanquebanen Staande wip Snapfitness Ars Valendi Brasserie Snoezelruimte 5 vergaderzalen 2 crea-lokalen Tentoonstellingsruimte (+ alle gangen) Patio Repetitieruimte Cultuurdienst Sportdienst Jeugddienst Bib AGB Buitenschoolse kinderopvang Heemkundige kring NIEUW 2018 of 2019! 3 indoor tennisvelden polyvalente zaal 400m² Jeugdhuis Skateterrein

20 Uitbating door AGB Herselt 7/7 geopend van 9u 23u (zondag tot 19u) Personeelsleden AGB Herselt: - 3 VTE zaalwachters - 2,3 VTE poetspersoneel - 0,5 VTE technisch medewerker - 0,5 VTE uitleendienst - 0,75 VTE administratief medewerker - 1 VTE beheerder - 0,20 VTE algemeen directeur - jobstudenten zaalwachter (gemiddeld 1 dag per week)

21 Taken beheerder Beheerder wordt bijgestaan door de administratief medewerker! PERSONEELSBELEID - opstellen werkroosters - opstellen werkplanningen - functioneren en evalueren - werving en selectie personeel - coach RAPPORTERING BESTUURSORGANEN EN DIRECTEUR - maandelijkse rapportering aan ORGANISATIE INTERNE WERKING - opstellen en evalueren werkmethodes - opstellen werkroosters personeel - opvragen gemeentepersoneel indien nodig (vb. evenementen) STRIKTE OPVOLGING BUDGETTEN - Gewone budgetten - Investeringsbudgetten - opmaak notulen - aanwezig lid op DC en RVB

22 Taken beheerder PLANNING VTC DE MIXX - opstellen jaarkalender - inplannen en algemene coördinatie evenementen - bepalen sluitingsdagen - sluiten terreinen (vb. KGT bij opdooi) ALGEMENE ADMINISTRATIE - alle facturatie m.b.t. VTC de Mixx - alle facturatie m.b.t. uitleendienst - inkomende en uitgaande post - - opvolging dossiers m.b.t. site de Mixx (vb. nieuwe bouw BELEIDSPLANNING EN REALISATIE DS - BBC-verhaal SAMENWERKING EN COMMUNICATIE MET GEBRUIKERS GEMEENTE PARTNERS - maandelijks overleg met commerciële partners - overleg en samenwerking met andere gemeentelijke diensten

23 Taken sportdienst Niet officieel, maar wel in de praktijk vervangers van beheerder bij ziekte, verlof Geen taken in het beheer van sportaccommodatie Wel volledige focus op uitwerking sportbeleid en sportpromotie

24 Multifunctioneel! Multifunctioneel en kruisbestuiving = kern van ons vrijetijdscentrum Multifunctioneel: een lokaal/gebouw/ruimte moet zoveel gebruikt worden en wordt niet toegekend aan 1 sector of vereniging Kruisbestuiving: door veel functies in 1 gebouw te plaatsen, breng je mensen meer in contact met verschillende sectoren en activiteiten

25 Voorbeeld 1 - mattenzaal 95% voor sportgebruik maar is ook al gebruikt voor: - grote vergaderingen ( personen) - marathonrepetitie fanfare-orkest - inschrijving + cafetaria grote wandeling - afterworkparty bedrijfsdag

26 Voorbeeld 2 - sporthallen 90% voor sportgebruik evenementen per jaar: - internationale vrouwendag - springkastelenfestijn - rommelmarkt - trouwfeesten - schoolfeest - streekbierenquiz - dansshows en wedstrijden - sintfeest - schlagerfestival - schoonheidswedstrijd katten - trefdag ISB - theater - verkiezingen - bedrijfsdagen -

27 Hoofdzaak = sport

28 Nieuwjaarsconcert

29 Rommelmarkt

30 Danswedstrijd

31 Feest met VIP-lounge

32 Schlagerfestival

33 Trouwfeest

34 Omschakeling sport - evenement Evenementen liggen vast voor opmaak jaarkalender. Indien niet, moeten ze inpasbaar zijn in deze jaarkalender of wordt er overleg gepleegd met alle betrokken partijen. Sport = hoofdactiviteit => moet zoveel mogelijk doorgaan Evenement: - opstellen gebeurt zoveel mogelijk na de sportactiviteiten - opruimen gebeurt voor de volgende sportactiviteiten Betrachting = evenementen koppelen Flexibiliteit!! - organisatoren - personeelsleden - beleid

35 Omschakeling sport - evenement Concreet: Rommelmarkt in beide sporthallen op zondag van 9-19u. Eerste standhouder staat om 05.30u aan de deur. Timing: Personeel: langer - klaarzetten zalen na laatste sportactiviteit op zaterdag = afhankelijk van reservaties, Mixx is geopend tot 23u * opstellen duurt +- 3 tot 4 uur. - zaalwachter op zondag aanwezig vanaf 05u - 19u: start opruimen en opkuis - maandag 09u: terug gewone werking (vb. SVS) - zaterdagavond/-nacht: zaalwachter late shift blijft - zondag: 3 shiften zaalwachter: u u u 20.00u u einde * - * extra personeel werkhal (2pers) voor opkuis (vooral

36 Belangrijke factoren! Buiten comfortzone willen en mogen werken! - flexibele personeelsinzet (zaalwachters) - valt vaak niet binnen arbeidstijden RPR => uitzonderingen moeten toegestaan worden door beleid wegens extra compensaties e.d. - extra personeel van werkhal voor opkuis

37 Belangrijke factoren! Gewone werking blijven vooropstellen (= gewone werking van onze sportclubs) De druk van buitenaf is groot om de zaal een dag voordien te mogen gebruiken om alles klaar te zetten! Bewaken soort evenementen dat kan/mag doorgaan (hinder clubs en centrum beperken)

38 Belangrijke factoren! Inzetten op goed, praktisch, handelbaar werkmateriaal (vb. transpaletten, heftruck, Laat de zaalwachters zelf voorstellen doen wat hun werk efficiënter zou maken en verdedig dit t.o.v. het beleid.

39 De Meermin Vrijetijdscentrum 2020 in centrum Waasmunster Sportcentrum Polyvalente zaal Theaterzaal Bib Administratieve ruimtes Horeca

40

41

42 Sportcentrum Sporthal Turnhal Dojo Sportcluster Loopomloop & mountainbikeparcours Schoolsportinfrastructuur F-O-M in park Wandel- en fietsroutes

43 Stavaza Globaal bestek gepubliceerd offertes mei Start bouw: streefdatum: 03/09/2018 Subsidiedossier bovenlokale sportinfrastructuur

44 Proces De Meermin Stuurgroep sport geen ambtenaren/politici April 2015 Voorz. Sportraad (heeft oproep gedaan) Turnvereniging Vechtsportclub Binnensport-clubs: handbal, basketbal, tafeltennis, curve bowls, schermen Visietekst Advies beheerraad jeugdraad cultuurraad

45 Stuurgroep gemeentebestuur Schepen van sport & jeugd Schepen van cultuur & bib Gemeentesecretaris Diensthoofd Vrije Tijd Diensthoofd Grondgebiedzaken/Technische Dienst

46 Positie sportfunctionaris Niet in stuurgroep gemeente: kleine sportdienst workload Gedeelte sport: steeds betrokken expertise Rapportering timing proces: via diensthoofd VT

47 Opmaak plannen Architecten met stuurgroep gemeentebestuur Dossier stuurgroep sport Adviezen adviesraden 2 x terugkoppelingsmoment naar de adviesraden + stuurgroep sport 2 x terugkoppeling naar personeelsleden Tijd voor opmerkingen

48 Taken Sportfunctionaris Opmaak architecturale plannen Verantwoordelijk voor gedeelte sport: afmetingen bouw (sporttakken) functies (sport kleedkamers EHBO toezichters) - binneninrichting en i.s.m. diensthoofd VT Opmaak bestek Volledig bestek gedeelte sport Subsidiedossier bovenlokale sportinfrastructuur

49 Tijdlijn 2014: vergelijkende studie Stramien 2015: stuurgroep en adviesraden 2016: architect start plannen 2017: bouwtoelating finaliseren plannen opmaak globaal bestek 2018: Februari: publicatie bestek Juni: aannemer bekend September: start werken Voorjaar 2020: voorlopige oplevering

50 Toekomst sector VT Vrijetijdsloket in de bib (cfr. front office) door eigen personeel Sport en jeugd 1 bureel Structureel VT-overleg (ook nu reeds) Meerminpas Inspelen op trends bvb.: WaasmunsterLoopt: 1 training/week start aan De gezin samen aan VT-besteding

51 Vrijetijdsaanbod volledig geclusterd (aan VTC of op wandelafstand): De Meermin (VTC) 3 van de 4 lagere scholen Academie voor Beeldende Kunst & Muziekacademie MTBparcours en Loopomloop Fit-O-Meter Wandel- en fietsroutes

52 Conclusie VT in De Meermin Nu ook fysiek geclusterd Nog meer doorgedreven samenwerking Behoud ieders expertise

53 Een vrijetijdscentrum bouwen in de gemeente? 15 vragen

54 Over het ontwerp en de bouw

55 1. Welke functies? En welke rol voor de buurt? 2. Sportdienst in het gebouw? Andere diensten? 3. Onthaal/balie voor alle functies? 4. 1 centrale kantine, of ook clubkantines, of sportcafé, theatercafé, 5. 1 centrale ingang of gescheiden ingangen 6. Polyvalente zaal? Fuifzaal? Theaterzaal?

56 Over de werking

57 7. Coördinatie ter plaatse? 8. Structureel overleg tussen diensten? 9. Reservaties? Voorrangsregeling? Tariefbeleid? 10. Medewerkers voor gezamenlijk beheer / onthaal? Profielen: Reservatie, Techniek, Toezicht, Onthaal 11. Evenementen?

58 Over het proces vooraf ?

59 ? 12. Stuurgroep? Wie en wat? 13. Rol van de sportfunctionaris? Vrijetijdscoördinator? Wie is trekker? 14. Participatie? Rol van adviesraden? Verenigingen? Niet-georganiseerde sporter? 15. Tijdlijn?

60 Sessie 14 Het vrijetijdscomplex als kern van de vrijetijdswerking