PLANNEN MET TEKORTEN EEN INZICHT IN VERBETERINGEN IN DE PLANNING VAN OK S. Drs. HJ Messchendorp CMC

Transcriptie

1 PLANNEN MET TEKORTEN EEN INZICHT IN VERBETERINGEN IN DE PLANNING VAN OK S Drs. HJ Messchendorp CMC

2 Het planproces op de OK van individuele roosters vanuit landelijk perspectief. Het roosterproces in organisaties en instellingen waarin gewerkt wordt met individuele roosters is over het algemeen te beschrijven als een formeel gedeelte waarin de roosterplanner aan de hand van informatie over de gevraagde capaciteit en de beschikbare personeelsbezetting een rooster plant met inachtneming van wettelijke regels zoals de ATW en de CAO. Na publicatie ondervindt dit geplande rooster meer of minder mutatie doordat medewerkers en hun direct leidinggevenden ruilen van diensten teneinde het rooster optimaal aan te passen aan hun individuele werk/privé wensen. Deze fase van het roosterproces speelt zich af in een informele omgeving.

3 bestaat uit een formeel deel Een rooster is in technische zin niet meer dan een instrument om personeel en werk in tijd met elkaar te verbinden. De roosterplanner plant deze elementen in het FORMELE deel van het roosterproces optimaal binnen de formele wettelijk ruimte van wetgeving en cao afspraken. En tegelijkertijd op zo n wijze dat het roosterpatroon de fysieke en sociale belasting minimaliseert. Zo ontstaat een ROOSTERBOOG van doeltreffende spanning.

4 en een informeel deel Na publicatie van het geplande rooster schuift het roosterproces een informele omgeving in. Medewerkers zoeken naar een optimale individuele afstemming van het geplande rooster met hun individueel gevoelde sociale en fysieke belasting. Ze ruilen onderling diensten, waarbij nauwelijks tot geen toezicht of regie aanwezig is. Direct-leidinggevende proberen een deel van de uitgangspunten van het geplande rooster met betrekking tot de benodigde bezetting te bewaken en ruilen mee. Collectieve uitgangspunten en/of beleidswensen (ATW/CAO Roosterergonomie/Duurzame inzetbaarheid) worden niet meer structureel toegepast en (kunnen) vervagen. Het effect ligt op jullie bord!

5 met als gevolg vier opvallende afbreukrisico s voor OK s Tijdens de ruilingen van het informele deel van het roosterproces zijn de roosterboogkenmerken Regelgeving en Belasting op z n minst ondergeschikt, maar veelal niet aanwezig tijdens de individuele mutaties van het geplande rooster. Het uiteindelijke gerealiseerde rooster wordt hierop in de regel dan ook niet gecontroleerd. Er ontstaan nadelen en/of afbreukrisico s

6 bovendien dreigt de roosterboog verder te destabiliseren Door de gespannen arbeidsmarkt rond OK personeel hebben instellingen moeite om gekwalificeerd personeel te vinden. De boogsteen Bezetting begint in de alledaagse praktijk in omvang te slinken. Daardoor neemt de complexiteit om een passend rooster te maken. De Roosterboog kan in de FORMELE omgeving steeds moeilijker optimaal gespannen worden... Capaciteit Bedrijfstijd PERSONEE L Capaciteit Bedrijfstijd PERSONEE L Regels Belasting (collectief) Regels Belasting (collectief) Gepland rooster Gepland rooster

7 waardoor het gebrek aan regie in het informele roosterprocesdeel extra problematisch wordt. er ontstaat een extra prikkel in het INFORMELE deel van het roosterproces. Ruilen wordt ook een middel om aan het einde van de dag de bezetting rond te kunnen zetten. De relatieve voordelen van het informele ruilen komen daardoor onder spanning te staan toe. (Toenemende) beschikbaarheid wordt noodzakelijk om de bezetting rond te zetten in plaats van de werk/privé situatie optimaal af te stemmen. Capaciteit Bedrijfstijd PERSONEE L Sociale Belasti ng (individ u) Gerealiseerd rooster Fysieke Belasting (individu) Regels Gepland rooster Belasting (collectief) Regel s Capaciteit Bedrijfstij d Personee l Fysieke Belasting (collectie f)

8 OVERZICHT TOTALE ROOSTERPROCES EN VRAAG VANDAAG 7 DECEMBER Herkennen jullie deze weergave van het roosterproces op OK s in de ziekenhuizen? Wat ontbreekt er? Welke onderdelen zijn overdreven en welke worden onderschat? Op welke wijze kunnen de afbreuk risico s voorkomen worden? Op welke plekken zal verandering mogelijk of zelfs noodzakelijk zijn? Samengevat: wat is voor jou en daarmee jullie groep het vraagstuk waar we vanmiddag een antwoord op zoeken?

9 Werkgevers- en werknemer zoeken naar kleine verbetering van het huidige alledaagse roosterproces. Er is behoefte aan stabilitijd. Het bestaande roosterproces is de uitkomst van een jarenlange praktijk in ziekenhuizen. Het informele ruilen van diensten om de werktijden optimaal op de privésituatie te kunnen afstemmen, is een diep gevoeld verworven recht. Maar langzamerhand worden ook nadelen van deze informele cultuur zichtbaar. Door het gebrek aan regie en sturing is het bijvoorbeeld moeilijk om de fysieke belasting van de onregelmatige roosters te verminderen. Of er voor te zorgen dat er een stabiele bezetting is met voldoende medewerkers en de juiste kwalificaties. Het veranderen van een solide informele cultuur is echter complex. Door middel van een innovatiesessie kunnen jullie spelenderwijs ontdekken hoe je oplossingen kunt verzinnen waarmee het roosterproces tot rust gebracht kan worden. Doel is om kleine veranderingen te zoeken die de destabilisatie van het roosterproces aanzienlijk verminderen en in dezelfde lijn de roosters gezonder maken. Anders gezegd: de middag levert kleine ideeën / inzichten om de stabilitijd te vergroten en rooster-ergonomische belasting te verminderen. Uiteindelijk mond dit uit in een kort, promo idee presentatie die je filmt op een van de mobiele telefoons uit de groep. Deze wordt daarna op het scherm geprojecteerd. En.. Hoe doe je dit nou via innovatie?

10 PLANNEN MET TEKORTEN: OP NAAR HET INNOVATIEVELD Hoe zorg je voor kleine veranderingen en Het genereren van ideeën.

11 factor 1. mindset?

12

13 Innoveren is..

14 Mindset als kern voor innovatie Fixed Mind-set Statisch Growth Mind-set Dynamisch Wil niet veranderen en heeft daarom de neiging om. Uitdagingen.. te vermijden Hindernissen.. te vermijden Inspanning Feedback.. te zien als zinloos.. te zien als negatief Succes van anderen.. zich bedreigd te voelen Wil graag veranderen en heeft daarom de neiging om... aan te gaan.. als uitdaging te zien.. te zien als een weg tot beheersing.. te zien als leermoment.. als inspiratie te zien Terugval Ontwikkeling

15 FF je groep leren kennen, mindset Werk in 2-tallen binnen jouw maatschappij Vertel elkaar over een voldoening schenkend moment waarin het je gelukt is met succes positief te werken aan iets waarvan je in eerste instantie dacht dat je het niet zou kunnen Degene die luistert, moedigt aan en vraagt nieuwsgierig door tot hij de situatie voor zich ziet en kan reproduceren.

16 Stretchen van de mind (ADD) Even een oefening om de kracht van mindset te laten zien..

17 Groei mindset Een groeimindset zegt: -iedereen kan verbeteren -inspanning is normaal en noodzakelijk om daadwerkelijk te verbeteren. Met een groeimindset bereik je meer, werk je beter samen, zet je meer door en heb je meer plezier in wat je doet. h?v=zpn4lq_cvsa&feature= player_embedded

18 Factor 2. Context als kritische succesfactor

19 Roosters en inzet wordt veelal gestuurd door beelden en context

20 Met elkaar naar de toekomst van de OK vol creatieve ideeen Waarom? Veranderingen vragen op voorhand om hoge mate van creativiteit Nieuwe inzichten zijn enorm welkom Samen nadenken en aan de toekomst werken geeft energie Vandaag dient o.a. als opmaat voor anders denken naar de dag van morgen op de OK

21 3. De wil om te veranderen Nerds visionair Pragmaticus conservatief sceptisch Sommige mensen houden van verandering..

22 anderen niet Nerds visionair Pragmaticus conservatief sceptisch De vallei des doods

23 Met publieke waarde over die Vallei heen? 5 succesfactoren om vernieuwing in difussie te brengen Relatief voordeel Compatibiliteit Complexiteit Testbaarheid Zichtbaarheid

24 Met publieke waarde over die Vallei heen? 5 succesfactoren om vernieuwing in difussie te brengen Relatief voordeel Compatibiliteit Complexiteit Testbaarheid Zichtbaarheid Dvorak 1936

25

26 Bedenk in groepje van 2 of 3. Opdracht één voorbeeld rond planning en inzet binnen de OK afdeling welke gelukt is en welke niet succesvol over de vallei des doods is gekomen.

27 En nu op zoek naar kleine verbeteringen Wij gaan vanmiddag als nerds de verandering rond plannen met tekorten vorm geven. Nerds visionair Pragmaticus conservatief sceptisch

28 Innovatiecyclus op zoek naar kleine verbeteringen voor de OK s. vraagstu k Ideeen en selectie Ontwikkeling Presente ren Vraastuk Goede ideeen, doel, de spelers, wat moet er gebeuren startformulering Eerste ideeën randvoorwaarde en selectie ontwikkelen Presentatie promo 1

29 Jullie zitten allemaal in een team

30 Disclaimer: alle indelingen berusten op toeval

31 Sessie 1 definitie van het vraagstuk en idee generatie Doel In deze eerste sessie ga je met je team de definitie van het vraagstuk benoemen en daarna direct ideeën genereren. Zorg dat het overdraagbaar is! Maw schrijf het op! Hiervoor kan je het flip over materiaal gebruiken dat ter beschikking is gesteld. Wat moet het idee gaan opleveren? Welk vraagstuk zouden we met een goede idee willen beantwoorden? Zorg voor een goede startformulering. Daarna: Ideeën genereren en deze rijp en groen aan papier toevertrouwen. Hier kunnen verschillende ideeën uitkomen waarbij je mogelijk zaken kunt combineren. Gebruik ook jouw maatschappij of de omgeving opschalen & diffusie Het vraagstuk invoering ideeën selectie ontwikke ling

32 Het vraagstuk zit ergens in dit roosterproces.

33 HKWEZD we met tekorten een gezonde planning maken

34 Instructie eerste sessie startformulering en idee generatie Zorg dat je in een half uur het vraagstuk helder hebt en komt tot een startformulering. Zorg daarna dat je ideeën genereert Belangrijk detail bij het formuleren van de vraag is dat deze actief is (vraagstelling met voorbeeld): Hoe kunnen wij ervoor zorgen dat (voorbeeld: iedereen de ATW nakomt) Hoe kan ik ervoor zorgen dat (voorbeeld: iedereen pauze houdt) Bedenk een (voorbeeld: zelfroosterspel waar afspraken uitkomen) Ontwerp een (voorbeeld: wensenspel waar niemand uit kan ontsnappen) Ideeën generatie: Kern is dat je op basis van de startformulering zo veel mogelijk ideeën gaat genereren/brainstormen: Inspiratie uit: Het gebouw: Elkaars werkomgeving: De fysieke omgeving Of een inspiratiematrix. Het antwoord is meestal; Dat doen wij door

35 Op zoek naar nog meer nieuwe ideeën ten aanzien van jullie situatie op de OK gaan we out of the box. Jullie hebben een startformulering en jullie hebben de eerste ideeën gegenereerd hou ze vast

36 Om nog meer nieuwe (en ook wilde) ideeën aan te boren moet je loskomen van je dagelijkse denken Korte workshop out of the box De gewone dingen ongewoon doen en daarmee andere uitkomsten vinden (the candidate) aan het werk met een creatieve sessie Filmpje als presentatie Kan je uiterlijk appen naar

37 OK creativiteit even een paar misvattingen op een rij! - Je bent creatief of niet - Creativiteit is schilderen en werken met kurk. Voor softies dus! - De organisatie belet me om creatief te zijn - Creativiteit daar heb ik geen tijd voor! - Brainstormen en zo. dat doen we al en het loopt altijd hetzelfde af.

38 Waar komen goede ideeën vandaan? - Weet je van jezelf hoe je aan nieuwe ideeën komt? - Beschik je over routines die je helpen los te komen als je in een vraagstuk vastzit? - Wat zijn jouw creatieve bronnen om oplossingen te zoeken voor vraagstukken die je hebt? Ga voor jezelf eens na waar de afgelopen tijd nieuwe ideeën vandaan zijn gekomen en hoe het net ging? - Had je inbreng, ging het tot het gaatje enz.

39 Een kort onderzoek - Wie heeft hele goede ideeën als je aan het hardlopen bent? - Wie heeft hele goede ideeën als je onder de douche staat of in bad zit? - Wie heeft hele goede ideeën als je met een collega of vriend praat? - Wie heeft hele goede ideeën als hij/zij in de ochtend wakker wordt?

40 Creatief denken begint met vijf basisvaardigheden - Creatief waarnemen - Uitstel van het oordeel - Flexibel associëren - Divergeren - Convergeren -

41 Een test creatief denken - x -

42 Hoeveel vierkanten zie je? Schrijf in 2 minuten op hoeveel vierkanten je ziet.

43 De start van een creatief proces begint bij de juiste vraagstelling Insteek: Je hebt nog niet helemaal helder hoe je de situatie tot tevredenheid kan brengen. Bijvoorbeeld: Ben je ergens niet tevreden over in de huidige situatie? Plannen met tekorten. Jullie hebben net een startformulering gemaakt.

44 De start van een creatief proces begint bij de juiste vraagstelling Belangrijk detail bij het formuleren van de vraag is dat deze actief is. Kijk nog even of dit goed gelukt is? Hoe kunnen wij ervoor zorgen dat Hoe kan ik ervoor zorgen dat Bedenk een Ontwerp een Dat doen wij door

45 Creatief waarnemen - Doorbreken van patronen in het denken -

46 Uitstel van het oordeel Zorg dat je je oordeel niet geeft: Wie oordeelt stopt met kijken! Als je te snel oordeelt kan het wel eens zijn dat je er flink naastzit.

47 Uitstel van het oordeel (vervolg) Bij een nieuw idee kunnen er drie gedachtes zijn: - Direct oordeel - Verkennen van het idee (relevant) - Hier ga ik iets mee doen Nieuwe ideeën halen de derde stap zelden omdat ze per definitie niet in bestaande patronen passen. Aan IDEA KILLERS geen gebrek in de zorg.

48 Flexibel associëren Zoeken naar associaties bij een bepaald onderwerp om op die manier de randvoorwaarden te vinden waar de oplossing aan moet voldoen: Even oefenen met associeren: Hoe kunnen we ervoor zorgen dat Meer mensen de trap nemen ipv de roltrap Iedereen zijn dagelijkse rust heeft. (maw pauze neemt) We onze gebouwen 24 uur per dag benutten

49 HKWEZD iedereen zijn dagelijkse rust heeft Rust

50 Les 3: Flexibel associëren de uitwerking - Je kunt met flexibel associëren een patroon doorbreken - Je kunt met flexibel associëren een onverwachte terugkoppeling geven.

51 Patronen doorbreken - Welke kleur heeft sneeuw? - Wat is de kleur van de ijskast? - Een schaakspel heeft twee soorten stukken zwarte en - Een a 4tje is eigenlijk altijd - Onverwachte terugkoppeling

52 Les 4: Divergeren en Les 5: convergeren Verschillende invalshoeken kunnen het denken vergroten en het liniair denken uitzetten. Is ook erg goed bij het uitvoeren van jullie taak: Inspiratie halen uit een steen, glas, paard, piano enz. En daarna ga je weer opnieuw ideeen genereren en deze toetsen aan de woorden uit de matrix.

53 Terug naar sessie 2: randvoorwaarden bepalen flexibel associëren en selecteren van een idee op basis van de startformulering: Half uur Doel Bepalen van de randvoorwaarden, nog meer ideeën vinden en selecteren van een idee op basis van startformulering S1 Het vraagstuk Aanpak is het maken van selecticriteria die nodig zijn om de gekregen startformulering en gevonden ideeën te toetsen. Hierbij kan je denken aan criteria als: 1. Het idee moet veilig uit te voeren zijn 2. Er moet een positieve vibe ontstaan 3. Het idee moet duurzaam zijn 4. Het idee moet energie geven 5. Moet aansluiten bij deze tijd. 6. Enz opschalen & diffusie ideeën selectie Daarna kan je als groep de ideeën categoriseren en ze in de COCD box plaatsen. invoering ontwikke ling

54 Instructie tweede sessie nog meer ideeën en dan naar selectiecriteria. Zorg dat je het komende half uur komt tot minimaal 1 sessie flexibel associëren zodat je selectiecriteria krijgt en een keuze voor het beste idee, ook kan je opnieuw ideeën bedenken. Belangrijk bij het selecteren is het opstellen van een criteria lijst. Hierbij kan ook nog een onderscheid worden gemaakt in de belangrijkheid van het criterium. Waar moet het idee aan voldoen: Waarom zou je het gaan uitvoeren : Flexibel associëren Als ik aan. de vraag.. Denk dan denk ik aan. - Kernwoorden eruit halen en door associëren - Daarna minimaal twee rondes met kernwoorden benoemen. - Daarna een wildvreemd object pakken ter inspiratie. Als ik aan (een piano) in het licht van. de vraag denk dan. Vooronderstellingen maken bij je vraagstelling. Wat zie je. Toepassen van : Belangrijk gebruik de woorden die je hebt gevonden om de kernwaarden van de oplossing te bepalen. Door een zin te maken: Dat doen we door, xxxxxx op een manier waarbij XXXXX met behulp van..

55 Instructie derde sessie naar selectie en kiezen. Wondervraag Wat behulpzaam kan zijn is te doen of het idee al bestaat (wondervraag). Waarom is dat een goed idee, wat maakt dat je hier blij van wordt, wat levert het je op, wat gaat er dan anders enz. enz. Kiezen: Op basis van de criteria en woorden uit de flexibele associatie en alle ideeën die je hebt is een keus zo gemaakt. Dit kan door gebruik te maken van de COCD matrix Dit kan bij selectie het verschil maken. Als er vannacht binnen de OK een wonder gebeurt en dat jullie idee volledig gelukt is: wat gaat er dan morgen anders.

56 Vervolg derde sessie: ontwikkeling op basis van idee generatie / selectie / inspiratie: Tot ongeveer uur Doel Bouwen van de verhaallijn van het beste idee en mogelijk daadwerkelijk schetsen van het idee alsof het gelukt is. Zet dit verhaal om in een presentatie die je op film zet. Je kan dit ergens in het museum doen. Maak met elkaar op basis van de selectie de uitvoering van het idee en ga het filmen: Het vraagstuk ideeën Benoem daarbij de story: 1 wat is het doel van het idee en welk probleem los je op 2 Wat zijn de criteria 3 wat is het uiteindelijke idee en hoe werkt het uit in de praktijk 4 wat moet er nu gebeuren PROMOFILMPJE/PITCH MAXIMAAL 60 SECONDEN KAN JE APPEN NAAR opschalen & diffusie invoering selectie ontwikkel ing

57 Instructie vierde sessie presentatie. TOT MAXIMAAL UUR Zorg dat je samen met je team het idee uitwerkt en zorgt dat het filmbaar is: Tijdens de ontwikkeling kan je de pauze gebruiken. Voor het ontwikkelen en voeden van jullie idee kan je de beelden en attributen uit het museum gebruiken die in de ruimtes staan. Twee criteria aan de film: Je hebt een model vliegtuigje gehad die een rol moet spelen in de film Jouw maatschappij moet zichtbaar zijn op de film en kenmerken kan je gebruiken. De film kan je gebruiken voor communicatiedoeleinden rond jullie idee, (Benoem daarbij de story: 1 wat is het doel van het idee en welk probleem los je op 2 Wat zijn de criteria 3 wat is het uiteindelijke idee en hoe werkt het uit in de praktijk 4 wat moet er nu gebeuren Maak een overdraagbaar verhaal. Om uur ligt er een verhaal wat op film staat en die gepresenteerd kan worden in de zaal Stuur het filmpje naar whats App Of mail henk-jan@nzi.nu Stuur het filmpje naar whats App Of mail henk-jan@nzi.nu

58 Het beste uit alles Daar gaan ze dan de filmpjes De groepen hebben 1 minuut om te presenteren. Ze mogen als ze willen het filmpje zelf inleiden. Na de presentaties sluiten we gemeenschappelijk af: We halen het net op : de opbrengt