CONCEPT NOTULEN ALGEMENE LEDENVERGADERING VOLLEYBAL CLUB VARSSEVELD

Transcriptie

1 CONCEPT NOTULEN ALGEMENE LEDENVERGADERING VOLLEYBAL CLUB VARSSEVELD Datum: 27 oktober 2016 Plaats: Chinees Restaurant Fu-Hing, Varsseveld Aanvang: uur. Aanwezig: 36 leden en het bestuur. Afwezig (m.k.): Herman Wisselink, Karin Hofs, Rob Buiting, Bertie Rusink, Paul en Olga Jansen, Wilma Navis, Carlijn Lovink en Jasmin Tenk. 1. Opening Jan opent de vergadering en heet iedereen welkom, een speciaal welkom voor de twee ereleden Henny en Nico Lovink. Jan blikt terug op het afgelopen seizoen. Het hele seizoen is er actief gezocht naar vrijwilligers voor diverse functies. Een tekort aan vrijwilligers met als gevolg: gestreste vrijwilligers die te veel moeten doen, gefrustreerde vrijwilligers die geen mensen kunnen vinden. Oproepen via de nieuwsbrief met tegenvallend resultaat. Aan het begin van seizoen is er een vacaturelijst gemaakt voor ouders en leden. Hierop is positief gereageerd. De komende tijd gaan we de mensen die zich via de vacaturelijst opgegeven hebben benaderen voor diverse openstaande vacatures. Van de trainers, coaches en de TC wordt veel gevraagd. Met name de dames TC werd nog al eens op de proef gesteld. Verschillende keren alles goed geregeld en weer kwam er wat tussen. Op dit moment is er geen trainer voor dames 2 omdat Rob Buiting gedwongen moet stoppen vanwege gezondheidsredenen. Alleen het vinden/opleiden van nieuwe scheidsrechters is nog een groot probleem. Het bestuur heeft daarom besloten dat alle senioren de spelregeltoets gaan maken. Dan kunnen zij ingedeeld worden als scheidsrechter bij de lagere teams en de jeugd om een wedstrijd te fluiten. Er zijn natuurlijk ook positieve ontwikkelingen: - de nieuwsbrief krijgt steeds meer gestalte - na jaren weer een jongens C team bij V.C.V. met Arend als trainer en Henk als coach. - het nieuwe dames recreantenteam o.l.v. Henny. - hopelijk de nieuwe groep van Volleybal 4-all (voor mensen met een beperking) van Renske Prinsen en Marije Rougoor. Ook zijn er afgelopen seizoen goede resultaten behaald: Dames 6, meiden A, dames 3 werden kampioen. Dames 2 promoveerde naar de 3e divisie. Alle herenteams werden kampioen. Meisjes B werden kampioen in de topklasse en dus automatisch regiokampioen. Samen met de meisjes D mochten zij uitkomen op de Nederlandse Gesloten Jeugd Kampioenschappen in Emmeloord. Meisjes D werden knap 5e en de meiden B onderleiding van Nico werden Nederlands Kampioen. Ook heeft er een bestuurswisseling plaats gevonden. Nicole heeft de taak van secretaresse overgenomen van Henny en Werner zal na goedkeuring de taak van penningmeester overnemen van Gijs. 2. Notulen ledenvergadering oktober 2015 Geen opmerkingen, de notulen worden goedgekeurd. Met dank aan de notuliste. 3. Mededelingen/ingekomen stukken Geen mededelingen en/of ingekomen stukken. 4. Jaarverslag 2014/2015 De jaarverslagen zijn te lezen op de website van V.C.V. Alle commissies worden hartelijk bedankt voor het aanleveren van de jaarverslagen. 5. Beleidsplan In het beleidsplan zijn er kleine dingen aangepast (denk hierbij aan data en een naamsverandering van een commissie). Tevens zijn de acties voor 2017 uitgezet. - Het op orde brengen van het kader - Verbreden van de jongens/herenlijn - Verder uitbouwen sponsorcommissie. Niemand heeft opmerkingen over het beleidsplan en wordt in de huidige vorm gehandhaafd.

2 6. Financieel verslag/begroting Gijs brengt het financiële verslag uit. Hij meldt dat er een tekort is van ruim 5.000,-. Dit komt doordat de gemeente Oude IJsselstreek de vereniging 3.000,- gekort heeft in de subsidie het afgelopen jaar. Ten tweede zijn er ook minder inkomsten uit de contributie door een teruglopend ledenaantal. Ook de resultaten van de toernooicommissie vielen dit jaar lager uit omdat het recreanten toernooi later in het seizoen gepland was. Ook de sponsorinkomsten zijn lager dan begroot. De resultaten van de evenementencommissie vielen dit jaar hoger uit. Complimenten hiervoor. De kosten zijn volgens begroting gemaakt deelt Gijs mede. De feestavond heeft veel minder kosten met zich mee gebracht dan begroot. Er wordt door de leden gevraagd wanneer iemand een langdurige blessure heeft (1 jaar of langer uit de roulatie) geen contributie hoeft te betalen? Gijs geeft aan dat dit kan. Nico licht toe dat dit vast staat in het huishoudelijk reglement/statuten van V.C.V. (een sociale regeling). Men vraagt hoeveel mensen dit per jaar ongeveer betreft. Gijs geeft aan dat het afgelopen jaar 5 leden gebruik hebben gemaakt van deze regeling. Wel moeten leden dit zelf aangeven bij de penningmeester. Alfonds Wormskamp geeft aan dat 0,50,- portokosten echt te weinig is. Dit moet minimaal naar 1,- Gijs regelt dit. Het kledingfonds heeft 1800,00 in kas. Dit seizoen worden er 2 teams (dames 2 en jongens C) in nieuwe kleding gestoken. De kosten hiervan zijn 1200,00. Per jaar wordt het saldo voor het kledingfonds opgebouwd zodat er elk jaar teams voorzien kunnen worden van nieuwe kleding. Nico: er wordt standaard uitgegaan van 180,- inkomsten per maand? Wordt er in de begroting dan uitgegaan van hetzelfde aantal leden dan het jaar ervoor? Gijs antwoord bevestigend. Nico geeft aan dat het kledingfonds de lading moet dekken. (dus alle teams moeten in het nieuw gestoken kunnen worden). Zoals de begroting van het kledingfonds er nu uitziet kan dit niet. Dit was wel de afspraak. Tevens is de afspraak gemaakt dat wedstrijdkleding elke drie jaar vervangen moet worden. Meerdere leden geven aan dat de shirts om de 3-4 jaar vervangen kunnen worden. Henny geeft aan dat de broekjes wel met 3 jaar vervangen moeten worden. Gé: kunnen senioren niet zelf voor hun wedstrijdkleding betalen? Jan antwoord: dit is ouderwets. Bestuur: geeft aan dat het nog een discussiepunt is of de volgende bestelling van shirts wel subilimatieshirts zijn of toch gewoon standaard shirts? Er zitten wat haken en ogen aan het bestellen van sublimatieshirts wat vooraf niet voorzien was. De kleding voor dames 2 en jongens C zijn besteld. Lotte: wanneer zijn de nieuwe shirts voor dames 2 er? Deze zijn al besteld. Wilma M: geeft aan dat er na bestelling minimaal 30 dagen levertijd op de shirts zit. Nico geeft aan; wanneer de nieuwe shirts eind mei begin juni besteld worden zijn deze ruim optijd voor de start van de competitie binnen. Wilma M: met de vacature lijsten is er ook een oproep gedaan om een kledingcommissie op te zetten. Hiervoor zijn aanmeldingen. Dit wordt opgezet om bovenstaande beter te laten verlopen. De vergadering vraagt of er achteraf een sponsor op de shirts gedrukt kan worden? Antwoord bestuur: ja dit kan. De drukkosten en een vast bedrag per jaar worden door de sponsor betaald. Het gesponsorde bedrag gaat naar de clubkas van de vereniging. De Zwarte cross wordt niet begroot, het is nu al vaker voorgekomen dat V.C.V. niet ingedeeld werd. De inkomsten van de redactie zijn op dit moment nog onzeker omdat nog niet bekend is hoeveel advertenties er verkocht worden voor de nieuwsbrief. Het informatieboekje wordt niet gemaakt in verband met een tekort aan vrijwilligers en de hoge kostenpost voor het maken van het boekje. Gijs gaat verder met de begroting voor komend seizoen. Met het maken van de begroting vorig jaar was het nog niet bekend dat er dit jaar al gekort werd op de subsidie. Komend seizoen worden we door de Gemeente Oude IJsselstreek nogmaals gekort op de subsidie. Dit levert een flink gat op in de begroting van Om het gat van de gekorte subsidie op te vangen stelt het bestuur een contributie verhoging van 25% voor aan de leden. Nico geeft aan dat er wel een behoorlijk gat in de begroting zit. Hij stelt voor dat er een werkgroep samengesteld wordt die gaan kijken of zij nog posten zien waarop bezuinigd kan worden. Jan wil hier best met een aantal leden naar kijken. Ook moet de sponsorcommissie dit jaar meer inkomsten gaan genereren voor V.C.V. De begroting wordt door de ledenvergadering goedgekeurd.

3 7. Verslag kascommissie (Mark Lettink en Karin Hofs) Karin Hofs is afwezig met kennisgeving. Mark Lettink neemt het woord. Op uitnodiging van Gijs Kamperman hebben Mark Lettink en Karin Hofs op 30 september 2016 de kascontrole uitgevoerd. Gijs had vooraf alle stukken opgestuurd met toelichting. Mark en Karin hebben dit als zeer prettig ervaren, hierdoor kon men zich goed voorbereiden op de kascontrole. De kascommissie heeft een goed beeld gekregen van de financiële zaken binnen V.C.V. Ze hebben diverse stukken gecontroleerd er werden geen afwijkingen gevonden, alles was correct. Gijs was erg behulpzaam en gaf meer dan voldoende uitleg en antwoord op de gestelde vragen en was uitvoerig en exact in het geven van informatie. De vorig jaar zijn er een aantal aandachtspunten aangegeven: Het opzetten van een registratie van de ballensponsoring (door sponsorcommissie). registratie kledingfonds. De kascommissie concludeert dat de penningmeester zijn werk goed heeft gedaan en bedankt hem voor zijn grote inzet en wijze van verantwoording ervan. De ledenvergadering gaat akkoord met de jaarrekening. 8. Benoeming nieuw lid kascommissie Mark Lettink is aftredend. Gé Heezen meldt zich als nieuw kascommissielid. José Vriezen meldt zich als reserve kascommissie lid onder luid applaus van de aanwezige leden. Mark wordt bedankt voor zijn inzet. 9. Contributie Gijs geeft aan dat er een flink gat in de begroting gedicht moet worden. Hij stelt dan ook een contributieverhoging van 25% voor om de begroting sluitend te krijgen. De voorzitter vraagt of de aanwezige leden hiermee akkoord gaan? Henny: Is er geen tussenweg in het verhogen van de contributie? Het is wel een forse verhoging in een keer. Antwoord Jan: het is nog onbekend hoeveel subsidie er dit jaar door de gemeente gekort wordt. De begroting is nu zo gemaakt dat wanneer de Gemeente nogmaals 17% subsidie kort, de begroting sluitend is. Echter dit is nog erg onduidelijk. Tijdens de Algemene Ledenvergadering wil het bestuur een sluitende begroting presenteren aan de leden. Brenda vindt dat de contributieverhoging voor jeugdleden erg fors is. Alfonds: waarom zijn de recreanten gespaard met de contributieverhoging. Antwoord Jan: recreanten zitten al vrij hoog in contributie ten opzichte van andere verenigingen in de omgeving. Er wordt wel weerstand geproefd tegen het verhogen van de contributie met 25%. Met name bij de senioren die 2 keer of meer per week trainen. Daar gaat de contributie met 10,- omhoog. Deze leden zijn veelal student. Merel: ik speel in dames 2 maar ben eigenlijk nog A-jeugd welke contributie betaal ik? Antwoord Gijs: contributie voor A-jeugd. De meerderheid van leden stemt voor de contributie verhoging. Voorstel is aangenomen. Wel stelt Nico voor dat er een groep samengesteld wordt (met de nee-stemmers) om een verbetervoorstel te maken. Bestuur gaat akkoord met het voorstel van Nico. Marije Rougoor en Henk Heijink bieden zich aan om te kijken of er een verbetervoorstel gemaakt kan worden om bezuinigingen door te voeren. Om uur wordt er een kleine pauze gehouden. Om uur wordt de vergadering hervat. 10. Jubilarissen Jan had Wilma Navis willen bedanken voor haar jarenlange inzet als wedstrijdsecretaresse. Wilma is 6-7 jaar wedstrijdsecretaresse geweest. Laura Bruins heeft de taak van wedstrijdsecretaresse overgenomen. Volgens ons systeem geen jubilarissen. Wel is Mientje Hoftijzer al meer dan 40 jaar lid van V.C.V. Jan zal haar binnenkort een bos bloemen overhandigen. Jan geeft Robert het woord want hij wil graag een aantal scheidsrechters huldigen. Robert doet een oproep aan iedereen om een paar wedstrijden te gaan fluiten. Daarna huldigt Robert: Nico, Johan Gé en Jan. Helaas zijn Herman en Dolf verhinderd.

4 Jan fluit 26.5 jaar Nico fluit 31.5 jaar Gé fluit 33.5 jaar Johan fluit 33.5 jaar Dolf fluit 42 jaar Herman fluit 44 jaar. Deze 6 personen fluiten samen al 211 jaar. Robert overhandigt de aanwezige scheidsrechters een cadeaubon. Jan bedankt Robert, hij heeft jaren lang in het bestuur gezeten en was daarnaast scheidsrechterscoördinator. Al meer dan een jaar geleden heeft Robert aangegeven dat hij als scheidsrechterscoördinator wilde stoppen. Tot nu toe is er nog geen vervanger. Roberts grootste zorg was het aantal scheidsrechters. Hopelijk is dit opgelost nu alle senioren de spelregeltoets moeten gaan maken en ingedeeld kunnen worden om een wedstrijd te fluiten. Robert heeft de reminder bedacht. Een herinneringsmail die door hem gestuurd wordt de week voordat je moet fluiten. Robert is 6,5-7 jaar scheidsrechterscoördinator geweest. Jan vraagt of Robert tot aan de 2e seizoenshelft de indeling wil maken, daarna geleidelijk overdragen aan de TC of een andere vervanger. Robert hartelijk bedankt voor je inzet. 11. Afscheid Bestuursleden Gijs Kamperman is aftredend en niet herkiesbaar. Gijs voelde zich zeer bezwaard dat hij vroegtijdig het bestuur ging verlaten. Wonen en werken in Rotterdam is niet te combineren met het penningmeesterschap. Gijs heeft het penningmeesterschap overgenomen van Erica en Mark en heeft deze functie ruim 2,5 jaar bekleed. Gijs is secuur, gedreven en zeer begaan met V.C.V. en de financiën. Hij voelde zich verantwoordelijk voor alle financiële zaken. Gijs heeft zelf voor zijn vervanger gezorgd in de persoon van Werner Kamperman. Gijs wordt hartelijk bedankt voor zijn inzet en ontvangt onder luid applaus een pen met inscriptie en een mand met lekkers. Werner Kamperman stelt zich beschikbaar om de functie van Penningmeester te vervullen. Dit wordt door de vergadering onder luid applaus aangenomen. Werner welkom in het bestuur. Tevens is Jasmin Tenk aftredend en niet herkiesbaar. Er is momenteel nog niemand die de functie van haar overneemt, via de vacaturelijst heeft wel iemand aangegeven interesse te hebben in een bestuursfunctie. Kan de vergadering ermee instemmen dat Jasmin voorlopig nog even in functie blijft, anders heeft ze geen stemrecht meer in het bestuur. Niemand van de aanwezige leden stemt hier tegen. Ook Jan Rougoor is aftredend en herkiesbaar. Hij geeft aan dat hij niet kan garanderen dat dit weer voor 3 jaar is. Met applaus wordt de benoeming van Jan bekrachtigd. 12. Rondvraag Nico: Gaat de commissie om de begroting te bekijken en verbetervoorstellen te maken er komen? Antwoord Jan: ja deze commissie gaat er komen. Nico: Zijn er al ballen besteld via Aliexpress? Nicole licht toe dat zij alleen beachvolleyballen kan bestellen. Nico bestelt een aantal ballen voor V.C.V. (MVA 330) Alfons: Hoe nu verder met de vacaturelijst? Antwoord Jan: leden en ouders van leden die aangegeven hebben wat te kunnen betekenen voor de vereniging worden benaderd. Alfons: Verzoek om de materialen in het achterste berghok op te bergen zoals het hoort. De teams zijn hiervoor verantwoordelijk. Tevens zijn de teams verantwoordelijk voor het opruimen van de kleedkamers (heren 1 en dames 2 controleren aan het einde van de thuisronde de kleedkamers). Tevens moeten de teams die de velden opbouwen een prullenbak bij de tafel van de tellers neerzetten. Dit voorkomt veel rommel rondom het veld. Dit moet gecommuniceerd worden naar alle contactpersonen van de teams. Henny: De afspraak is dat er een kleedkamerindeling op de deuren hangt. Tot op heden hing deze er niet. Cilla geeft aan dat vanaf komende wedstrijden de kleedkamerindeling op de deur hangt. Henny: Het informatieboekje komt dit seizoen niet? Antwoord Jan: nee er komt geen informatieboekje. We hebben veel sponsors nodig en denken dat je veel meer uit de social media kunt halen. Nico: Nooduitgang kan niet gebruikt worden op het achterste veld. Dit omdat er handbaldoelen voor staan. Alfons pakt dit op. Gé: Vind er een verloting plaats? Ja de evenementencommissie organiseert op de laatste thuiswedstrijd een loterij.

5 Lotte: Wie gaat de feestavond organiseren? Dames 6 biedt zich spontaan aan om de feestavond te organiseren. 13. Sluiting De vergadering wordt om uur gesloten. De voorzitter bedankt iedereen voor de komst en zijn/haar bijdrage.