Versie 2017 HANDLEIDING

Transcriptie

1 Versie 2017 HANDLEIDING

2 Colofon Tekst Werkgroep Herziening AKIB in samenwerking met het ondersteuningsplatform Nijmegen van samenwerkingsverband Stromenland en de gemeente Nijmegen Redactie Judith Stoep, Expertisecentrum Nederlands De foto op de voorzijde is gebruikt met toestemming van kind, ouders en fotograaf. 2

3 Inhoudsopgave OVERZICHT... 4 BEGRIPPENLIJST... 5 INLEIDING... 6 WIE?... 7 WAT?... 9 WANNEER? HOE? PRIVACY BIJLAGE 1: INFORMATIEBRIEVEN VOOR OUDERS BIJLAGE 2: GESPREKSLEIDRAAD VOOR DE PEDAGOGISCH MEDEWERKER BIJLAGE 3: CHECKLIST CONTACTPERSONEN EN AFSPRAKEN

4 Overzicht In Nijmegen zijn Alle Kinderen In Beeld. Sinds 2014 wisselen peuterspeelzalen en kinderopvangorganisaties gegevens uit over de voorschoolse periode van Nijmeegse kinderen met alle basisscholen in het Ondersteuningsplatform Nijmegen. Dat doen ze aan de hand van wederzijdse afspraken en een document, het AKIB-formulier. Kindinformatie vanuit het overdrachtsformulier wordt besproken ten behoeve van een soepele overgang van voorschoolse voorziening of consultatiebureau naar de basisschool en eventueel Buitenschoolse opvang (BSO) en/of NaSchoolse Activiteiten (NSA). Voor de overdracht van kindinformatie staan de volgende uitgangspunten centraal: 1. De ontwikkelingsbehoeften en leerbehoeften van kinderen vormen de kern van de overdracht. De centrale vraag hierbij is: wat vraagt het kind aan ons? Welke benadering, aanpak, hulp en instructie heeft het nodig ten aanzien van zijn ontwikkeling? Wat werkt, wanneer is er sprake van welbevinden, betrokkenheid, ontwikkeling en hoe kunnen we dit uitbreiden? 2. De nadruk ligt op het expliciet benoemen van positieve kenmerken van kind en ouder. Natuurlijk worden ook zorgen of problemen serieus genomen en besproken. Maar de nadrukkelijke aandacht voor positieve aspecten en specifieke interesses of vaardigheden kan perspectief bieden bij problemen: dat wat goed gaat, is mogelijk in te zetten om belemmeringen op te heffen. 3. Het doel is om doorgaande ontwikkelingslijnen te creëren. Het is belangrijk dat de pedagogisch medewerker vertelt welk ontwikkelarrangement het kind op de voorschoolse voorziening aangeboden heeft gekregen en welke groei het kind hierdoor heeft doorgemaakt op de belangrijke ontwikkelingsgebieden. Zo kan de leraar beter aansluiten met haar onderwijsaanbod en weet zij welke inhouden al zijn aangeboden 4. We werken samen vanuit een transactioneel referentiekader. De ontwikkeling van een kind vindt altijd plaats in interactie met de omgeving. Kind en omgeving beïnvloeden elkaar wederzijds. Vanuit dat transactionele denken stellen we de volgende vragen: waarom heeft dit kind uit dit gezin, op deze voorschoolse voorziening, met deze pedagogisch medewerker en in deze groep kinderen de gesignaleerde ontwikkeling en hoe bieden we dit kind de beste kansen in het onderwijs? 5. De overdracht is systematisch en transparant. Voorschoolse voorzieningen verzamelen gegevens met behulp van observaties, vragenlijsten en gesprekken met ouders, het consultatiebureau of andere instellingen. Door het invullen van het AKIB-formulier en het voeren van een gesprek met de belanghebbenden wordt deze informatie op een betekenisvolle manier overgedragen. Daarbij onderscheiden we de Warme Overdracht, en de Warme Overdracht Plus. 6. Het overdrachtsgesprek is professioneel en erkent alle belanghebbenden als gelijkwaardige gesprekspartners. Bij het professionele gesprek gaat het om een gesprek met elkaar, over het kind, waar wezenlijke informatie wordt overgedragen van pedagogisch medewerker en ouders naar de leerkracht. We erkennen ouders als gelijkwaardige gesprekspartners, want zij kunnen veel vertellen over hun kind in uiteenlopende situaties. Door gezamenlijk het AKIB-formulier in te vullen bieden alle belanghebbenden rondom het kind hun eigen perspectief op diens ontwikkeling, in een gemeenschappelijke taal. 4

5 Begrippenlijst Kind Ouders/verzorgers Medewerker basisschool/leraar Pedagogisch medewerker voorschoolse voorziening Voorschoolse voorzieningen Warme Overdracht Warme Overdracht Plus In dit document gebruiken we kind als neutrale term; hiermee verwijzen we zowel naar jongens als naar meisjes. Daar waar hij staat kan ook zij gelezen worden. In dit document wordt over ouder(s) gesproken. We zijn er ons van bewust dat er ook gezinssituaties zijn waarbij er sprake is van verzorger(s). Voor de leesbaarheid van de handleiding hebben we er echter voor gekozen om het over ouder(s) te hebben; daar waar ouder(s) staat, kan dus ook verzorger(s) gelezen worden. In dit document gebruiken we medewerker basisschool/leraar als neutrale term; hiermee verwijzen we zowel naar vrouwen als naar mannen. Daar waar zij staat kan ook hij gelezen worden. In dit document gebruiken we pedagogisch medewerker als neutrale term. Hiermee verwijzen we zowel naar vrouwen als naar mannen. Daar waar zij staat kan ook hij gelezen worden. In dit document wordt de term voorschoolse voorzieningen gebruikt. Onder deze term valt: Kinderopvang (KDO, dagopvang 0-4 jaar) Peutergroepen (de vervangende term voor peuterspeelzalen). Bij zowel kinderopvang en peutergroepen kan een VVEprogramma worden aangeboden. Warme overdracht is het uitwisselen van informatie tussen betrokkenen bij het kind uit de voorschoolse voorziening of het consultatiebureau en de basisschool op basis van het AKIB-formulier. Die uitwisseling kan mondeling zijn in een (telefoon)gesprek of schriftelijk. Warme overdracht plus is het mondeling overleg tussen betrokkenen bij het kind uit de voorschoolse voorziening of het consultatiebureau, de basisschool en de ouder(s). 5

6 Inleiding Deze handleiding hoort bij de herziene versie van het AKIB-formulier dat in Nijmegen wordt gebruikt voor de overdracht van kindinformatie tussen ouders, voorschoolse voorzieningen en scholen. In deze tweede versie van het formulier en de handleiding zijn we tegemoet gekomen aan de wensen van veel gebruikers om het AKIB-formulier handzamer te maken en de handleiding te comprimeren. Ook is uitgewerkt hoe de AKIB op een efficiënte manier in combinatie met KIJK! gebruikt kan worden. De herziening is gebaseerd op de volgende bronnen: de opbrengsten van de evaluatie door De Onderzoekerij (Poort & Venemans, 2016), focusgroepbijeenkomsten met pedagogisch medewerkers en leraren, overleg met een stuurgroep met afgevaardigden uit het basisonderwijs, kinderopvang en peuterspeelzaalwerk en een pilot met een aantal ouders die een concept van het herziene formulier hebben ingevuld. In de handleiding bespreken we deze onderwerpen: wie is er betrokken bij de overdracht van de informatie, wat zijn de verschillende varianten van overdracht, wanneer vindt de overdracht plaats, en hoe gebeurt dit? Ook gaan we in op afspraken die te maken hebben met de privacy wanneer informatie over kinderen gedeeld wordt. In de bijlagen is daarnaast een voorbeeld opgenomen van een ouderbrief die ter informatie meegegeven kan worden aan ouders, een gespreksleidraad met tips voor het overdrachtsgesprek, en een invulbare checklist waarin u afspraken kunt noteren die op uw locatie gemaakt zijn in het licht van de overdracht. 6

7 Wie? Bij het in beeld brengen van de doorgaande ontwikkellijnen tussen voorschoolse voorzieningen en school zijn verschillende belanghebbenden betrokken: het kind de ouders pedagogisch medewerkers van de voorschoolse voorzieningen leraren en andere professionals op de basisscholen medewerkers van consultatiebureaus medewerkers van buitenschoolse opvang en naschoolse activiteiten het management van voorschoolse voorzieningen, brede scholen, IKC s, basisscholen en consultatiebureaus de gemeente Nijmegen. Hieronder geven we een korte toelichting op de rollen van de verschillende betrokkenen. Ouders Alle ouders worden geïnformeerd over de overdracht van de gegevens van hun kind van de voorschoolse voorziening naar de school. Ze vullen het AKIB-formulier als eerste in. Veel ouders zijn vervolgens aanwezig bij het overdrachtsgesprek, bijvoorbeeld omdat hun kind een specifieke ondersteuningsbehoefte heeft, of omdat alle betrokkenen belang hechten aan ieders bijdrage in de overdracht. Dan is er sprake van een Warme Overdracht Plus. Bij een Warme Overdracht daarentegen zijn de ouders niet aanwezig bij het gesprek tussen de voorschoolse voorziening en de school, maar ze geven wel toestemming voor de overdracht van gegevens, zoals het AKIBformulier. Medewerker voorschoolse voorziening Per locatie/cluster wordt een verantwoordelijke aangewezen voor het onderhouden van de contacten met scholen en ten behoeve van de planning van de overdracht. Deze persoon kan de overdracht doen, maar kan dit ook overlaten aan de pedagogisch medewerker bij wie het kind in de groep zit. Iedere organisatie stelt vast wie de verantwoordelijke is, welke taken deze persoon heeft, wat de procedure is voor de overdracht, en informeert de betrokken scholen hierover. Medewerker basisschool Per school wordt een verantwoordelijke aangewezen voor het onderhouden van de contacten met de voorschoolse voorzieningen en ten behoeve van de planning van de overdracht. Deze persoon kan ook de overdracht doen, maar kan dit ook overlaten aan de leerkracht bij wie het kind in de klas komt, de intern begeleider en/of de onderbouwcoördinator; Iedere school stelt vast wie de verantwoordelijke is, welke taken deze persoon heeft, wat de procedure is voor de overdracht, en informeert de betrokken voorschoolse voorzieningen hierover. Zorgcoördinator (Kijk op Kleintjes) In sommige gevallen kan ook een zorgcoördinator Kijk op Kleintjes (KOK) bij een kind betrokken zijn. In overleg met ouders, medewerkers van de voorschoolse voorziening en de zorgcoördinator wordt afgestemd of de zorgcoördinator wordt betrokken bij de Warme Overdracht Plus met de basisschool. 7

8 Medewerker BSO of NSA Als bekend is dat het kind wordt aangemeld voor BSO en/of NSA bij plaatsing op school dan kunnen medewerkers van deze voorziening betrokken worden bij de warme overdracht, als de ouders daarvoor toestemming geven. Als het kind op een later moment ingeschreven wordt voor BSO/NSA, dan kan het AKIB-formulier ook gebruikt worden voor de overdracht van gegevens. Die overdracht wordt dan altijd in overleg met ouders besproken en gepland. Medewerker consultatiebureau Er zijn ook kinderen die niet deelnemen aan voorschoolse voorzieningen. In dat geval vraagt de school aan de ouders om het formulier in te vullen, en daarbij eventueel hulp te vragen van het consultatiebureau. Als dat nodig is, dan organiseert de school samen met de ouders en het consultatiebureau een Warme Overdracht Plus. Management voorschoolse voorzieningen De directeur van de basisschool of Brede school, de leidinggevende van de voorschoolse voorziening en leidinggevende van het consultatiebureau zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van AKIB (zowel het AKIB-formulier als de overdrachtsprocedures) op locatieniveau. De leidinggevenden zorgen ervoor dat er met alle belanghebbenden overlegd wordt en dat ze facilitering bieden bij AKIB. Gemeente Nijmegen De gemeente Nijmegen vindt het belangrijk dat er een doorgaande ontwikkellijn is voor de kinderen in de gemeente. Ze hebben daarom de ontwikkeling van AKIB gefaciliteerd. 8

9 Wat? Bij de overdracht maken we onderscheid tussen twee varianten: Warme overdracht Warme overdracht Plus Hieronder staat uitgelegd wat het verschil is tussen deze twee overdrachtsvarianten. Warme Overdracht Bij de Warme Overdracht is er een gesprek tussen de voorschoolse voorziening of het consultatiebureau en de school. Ouders hebben hiervoor het AKIB-formulier ingevuld, en toestemming gegeven om dit gesprek te laten plaatsvinden en informatie over het kind te delen. Medewerkers van de BSO en/of NSA kunnen ook aanwezig zijn bij dit gesprek, als ouders hiervoor toestemming geven. Warme Overdracht Plus Bij de Warme Overdracht Plus is er een gesprek tussen de voorschoolse voorziening of het consultatiebureau, de school én de ouders. Ook bij dit gesprek vormt het AKIB-formulier dat de basis voor het uitwisselen van informatie over het kind. Het dient als praatstuk om het gesprek over het kind op een professionele en gestructureerde manier te laten verlopen. Ook hierbij kunnen medewerkers van de BSO en/of NSA aanwezig zijn, als het kind gebruik gaat maken van deze voorziening. De Warme Overdracht Plus wordt uitgevoerd als: het kind een VVE-indicatie heeft; het kind in peutergroep of kinderdagopvang zit waar een VVE-programma wordt aangeboden; het kind extra of specifieke ondersteuning nodig heeft; het kind in een zorgtraject zit (Kijk Op Kleintjes/ZAT 0-4 jaar); de voorschoolse voorziening zorgen heeft over de ontwikkeling van het kind; de voorschoolse voorziening en de school het wenselijk vinden om bij alle kinderen de ouders aanwezig te laten zijn bij de overdrachtsgesprekken; de ouders van het kind aangeven dat ze graag bij het overdrachtsgesprek aanwezig willen zijn. 9

10 Wanneer? In dit stappenplan beschrijven we het proces van overdracht van de kindgegevens. We maken onderscheid tussen twee situaties: het kind heeft een voorschoolse voorziening bezocht, of niet. De termijnen die we beschrijven zijn indicatief. Samenwerkende partners maken onderling afspraken die passend zijn bij de situatie en de wensen van die partners. Sommige partners vinden het prettig om voor ieder individueel kind een afzonderlijk overdrachtsgesprek in te plannen, anderen maken liever drie- of vierjaarlijkse afspraken waarbij meerdere kinderen worden besproken. U kunt de checklist in Bijlage 3 gebruiken om de afspraken met iedere samenwerkingspartner vast te leggen. Stappenplan als het kind een voorschoolse voorziening heeft bezocht Stap 1 Stap 2 Stap 3 Stap 4 Stap 5 Stap 6 Stap 7 Stap 8 Stap 9 ca. 8 weken voor het overdrachtsgesprek De pedagogisch medewerker van de voorschoolse voorziening geeft het AKIB-formulier met aanbiedingsbrief aan de ouders en maakt een (voorlopige) afspraak met de school voor het overdrachtsgesprek. Uiterlijk 6 weken voor het overdrachtsgesprek Ouders vullen het formulier in en geven het weer terug aan de voorschoolse voorziening Direct na ontvangst formulier De pedagogisch medewerker vult het formulier aan en maakt een kopie van het ingevulde formulier voor de eigen administratie. De pedagogisch medewerker kruist in het formulier aan wat de wijze van overdracht zal zijn: Warme Overdracht, of Warme Overdracht Plus. Bij een warme overdracht plannen ouders en pedagogischedewerkers een gesprek om het formulier samen door te lopen. Het originele formulier wordt teruggegeven aan de ouders. Direct na ontvangst formulier, of na het gesprek met de ouders De pedagogisch medewerker maakt een definitieve afspraak met de school (Warme Overdracht) of met school en ouders (Warme Overdracht Plus) voor het overdrachtsgesprek. Uiterlijk 4 weken voor het overdrachtsgesprek De ouders leveren het formulier in bij de basisschool, voorafgaand aan het plaatsingsgesprek. Drie weken voor het overdrachtsgesprek De leraar gaat na of het formulier aanwezig is. Als dit niet het geval is, dan neemt de leraar contact op met de ouders om het formulier op te vragen. Als het formulier 2 weken voor het overdrachtsgesprek nog niet is ontvangen is, dan neemt de leraar contact op met de voorschoolse voorziening om te overleggen wie de ouders motiveert om het formulier alsnog in te leveren. Het Warme Overdrachtsgesprek (Plus) vindt plaats. Ca. 6 weken na het overdrachtsgesprek De leraar vult het leerkrachtdeel van het formulier aan. Na het invullen van het formulier door de leraar Het is wenselijk om een terugkoppelingsmoment in te plannen tussen de voorschoolse voorziening en de basisschool over de wijze waarop de overdracht heeft plaatsgevonden, de ontwikkeling van het kind, eventuele opvallendheden tijdens de eerste schoolweken, e.d. 10

11 Stappenplan als het kind geen voorschoolse voorziening heeft bezocht Als het kind geen voorschoolse voorziening bezocht heeft, dan geeft de basisschool het AKIBformulier aan de ouders, ca. 10 weken voor plaatsing op school. Ouders vullen het formulier in en geven het eventueel aan een medewerker van het consultatiebureau. De medewerker van het consultatiebureau vult het formulier aan voor zover zij/hij daarvoor over informatie beschikt. De medewerker maakt voor de eigen administratie een kopie van het formulier, en geeft het origineel weer terug aan de ouders. De ouders leveren het formulier vervolgens in bij de basisschool, voorafgaand aan het plaatsingsgesprek. Eventueel sluit de medewerker van het consultatiebureau aan bij het plaatsingsgesprek. Na circa 6 weken vult de leraar het leerkrachtdeel van het formulier aan en stuurt een kopie van het formulier naar het consultatiebureau. Er kan eventueel een terugkoppelingsmoment worden ingepland tussen het consultatiebureau en de basisschool en/of met de ouders. Bijzondere situaties Als het welbevinden van het kind ernstig in gevaar is (er is bijvoorbeeld sprake van mishandeling, verwaarlozing), dan mag voorschoolse voorziening de informatie geven zonder toestemming van ouders. In dat geval kan de school ook contact opnemen met de JGZ-er van het Brede Schoolondersteuningsteam. Deze kan in overleg met haar collega van het consultatiebureau het dossier van het kind inzien. In principe gebeurt dit in overleg met ouders, maar indien noodzakelijk mag de informatie gegeven worden zonder toestemming van ouders (zie Wet Bescherming Persoonsgegevens). Als er sprake is van zorgen Voor ouders mag het door de pedagogische medewerker ingevulde formulier geen verrassing zijn. Indien er sprake is van zorgen over een kind, moet dit in eerdere gesprekken aan de orde zijn geweest en indien noodzakelijk is hierbij de zorgcoördinator ingeschakeld. Wanneer er grote verschillen zijn in opvatting tussen ouders en de pedagogisch medewerker of het consultatiebureau over het gedrag en/of de ontwikkeling van het kind, dan kan de basisschool een uitgebreider intakegesprek of kennismakingsgesprek inplannen om de verschillende inzichten beter te begrijpen. Het is van belang om tot een gezamenlijke eerste inschattingsniveau te komen met betrekking tot de ontwikkeling van het kind, om het kind vanaf het begin zo goed mogelijk te kunnen ondersteunen en te onderzoeken wat de reden is voor de discrepantie. Soms is het ook nodig om extra informatie in te winnen; indien nodig kan in overleg en met toestemming van de ouders de informatie over een zorgtraject of van extra begeleiding aangeleverd worden. Op basis daarvan besluiten school en ouders samen welke acties nodig zijn om het kind een goede start te bieden op de school, bijvoorbeeld door het kind in de eerste periode op school intensiever te observeren. 11

12 Hoe? Het AKIB-formulier Het AKIB-formulier bestaat uit 6 onderdelen: algemene informatie over het kind, de ouders, de voorschoolse voorziening, de basisschool en BSO; toestemmingsverklaring van de ouders voor het delen van de informatie; aankruisvragen over negen ontwikkelingsgebieden en gedragskenmerken van het kind, met mogelijkheden voor ouders en pedagogisch medewerkers om aanvullende informatie te geven; open vragen over de interesses, voorkeuren en talenten van het kind; open vragen die van belang zijn in de overgang naar basisonderwijs aankruisvragen en open vragen over gezondheid en welzijn van het kind en de ondersteuning die het kind heeft gehad. Bij alle onderdelen wordt aangegeven wie de vragen zou moeten beantwoorden: de ouders, de pedagogisch medewerker, of de leraar. Ouders informeren Circa twee maanden voordat hun kind naar de basisschool gaat ontvangen alle ouders het AKIBformulier en een brief van de voorschoolse voorziening die hun kind bezoekt. In deze brief wordt toegelicht wat het belang is van de AKIB, welke procedure wordt gevolgd voor het delen van de informatie, en hoe het formulier ingevuld zou moeten worden. In Bijlage 1 zijn drie versies van voorbeeldbrieven opgenomen: voor de Warme Overdracht, de Warme Overdracht Plus, en de Warme Overdracht Plus met KIJK!. Wanneer de ouders aangeven moeite te hebben met het invullen van het AKIB-formulier, kan geadviseerd worden om iemand uit de omgeving om hulp te vragen, bijvoorbeeld familie, buren of vrienden, een medewerker van het consultatiebureau of een andere instelling voor welzijnswerk waarmee het gezin contact heeft (bijvoorbeeld Stip). Als het kind geen voorschoolse voorziening heeft bezocht, dan ontvangen de ouders het formulier van de basisschool. De ouders vullen het ouderdeel van het formulier in, en ze kunnen eventueel aan een medewerker van het consultatiebureau vragen waar ze met hun kind komen, om informatie aan te vullen in het deel dat bedoeld is voor de voorschoolse voorziening. 12

13 Werkwijze als er gebruik wordt gemaakt van KIJK! Op een aantal voorschoolse voorzieningen en basisscholen wordt gebruik gemaakt van het observatiesysteem KIJK! Ook in dat geval is het belangrijk om de AKIB in te vullen, omdat bij KIJK! het perspectief van de ouders buiten beeld blijft. Om te voorkomen dat er dubbel werk gedaan wordt in het beschrijven van de ontwikkeling van het kind wordt de volgende werkwijze gehanteerd. Ouders ontvangen van de voorschoolse voorziening het AKIB-formulier, en vullen alle ouderonderdelen in. Pedagogisch medewerkers vullen het formulier aan, behalve bij de aankruisvragen over de negen ontwikkelingsgebieden en gedragskenmerken. In plaats daarvan voegen ze de meest actuele registratie uit KIJK! toe. De ontwikkelingsgebieden in de AKIB komen namelijk in grote lijnen overeen met de ontwikkelingsgebieden die KIJK! onderscheidt. Op deze manier ontvangt de basisschool zowel de informatie van de ouders, als de relevante informatie van de voorschoolse voorziening. In het overdrachtsgesprek kan dan op beide documenten teruggegrepen worden. Delen van informatie met BSO of NSA Als het kind naar de BSO gaat voor voorschoolse, tussenschoolse en/of naschoolse opvang) of gaat deelnemen aan naschoolse activiteiten (o.a. Activiteitenplein) dan is het belangrijk om de informatie uit de AKIB ook te delen met de medewerkers van deze voorzieningen. De medewerkers van de BSO en/of NSA verzorgen namelijk activiteiten in het kader van het ontwikkelarrangement. De ondersteuningsbehoefte van kinderen bij deze activiteiten zijn vaak hetzelfde als tijdens de schoolse situatie. Een goede afstemming straalt naar de ouder(s) uit, dat er sprake is van één doorgaande lijn en een goede samenwerking. De school vraagt dan aan de ouders of de informatie uit de AKIB ook gedeeld mag worden met de BSO en/of de organisatie die de naschoolse activiteiten verzorgt. Richtlijnen voor het gesprek Het AKIB-formulier biedt ondersteuning bij het voeren van een overdrachtsgesprek. Het is niet de bedoeling om het formulier punt voor punt na te lopen in het gesprek, maar om stil te staan bij die zaken die van belang zijn voor een goede overgang van het kind van de voorschoolse voorziening naar de basisschool. In Bijlage 2 hebben we ter inspiratie een gespreksleidraad opgenomen met onderwerpen die aan bod zouden kunnen komen in het overdrachtsgesprek. 13

14 Privacy Privacyreglement Iedere organisatie moet in een reglement vastleggen hoe men omgaat met privacygevoelige informatie van ouders en kinderen. De organisatie stelt de ouders op de hoogte van het reglement, bijvoorbeeld door het op te nemen in de informatiebrochure. Bewaren en beheren van persoonsgegevens Het gaat hierbij om zorgvuldigheid. Dossiers worden volgens een gesloten systeem bewaard en er is vastgelegd wie bevoegd zijn om de gegevens in te zien. Er zijn stappen gezet om datalekken te voorkomen. De meldplicht datalekken is bekend. 14

15 Bijlage 1: Informatiebrieven voor ouders Op de volgende bladzijdes zijn drie voorbeelden voor ouderinformatiebrieven toegevoegd. Ouders ontvangen een informatiebrief als aankondiging van het overdrachtsgesprek, en om te benadrukken dat het belangrijk is om het formulier in te vullen en in te brengen voor het overdrachtsgesprek. U maakt een keus uit deze drie voorbeelden. De eerste brief wordt aan de ouders gegeven als er sprake is van een Warme Overdracht, de tweede brief is bedoeld om de Warme Overdracht Plus aan te kondigen, en de derde brief kan gebruikt worden als er op de voorschoolse voorziening gebruik wordt gemaakt van KIJK! De brieven zijn beschikbaar als Word-document, zodat u ze kunt aanpassen (logo van de voorschoolse voorziening toevoegen, en/of de tekst). Deze zijn te downloaden op 15

16 Voorbereiding start basisschool: Warme Overdracht Geachte ouder(s)/verzorger(s), Over een paar maanden gaat uw kind naar een basisschool in de gemeente Nijmegen. In Nijmegen is afgesproken dat we het belangrijk vinden dat kinderen een zo goed mogelijk start maken op de basisschool. Informatie over kinderen van ouders/verzorgers en van pedagogisch medewerkers helpt de school om kinderen hierbij zo goed mogelijk te begeleiden. Dit noemen we Warme Overdracht. Hoe werkt dit precies? Bij deze brief ontvangt u de vragenlijst Alle kinderen in beeld. U vult het oudergedeelte van de vragenlijst in en geeft deze binnen twee weken aan één van de pedagogisch medewerkers. Eén van de pedagogisch medewerkers vult daarna het vragenlijstdeel in van de pedagogisch medewerker. Samen maakt u een afspraak voor een oudergesprek om de vragenlijst te bespreken die u samen heeft ingevuld. U krijgt de ingevulde vragenlijst weer terug en geeft deze zo snel mogelijk af bij de school waar uw kind naar toe gaat. Daarna hebben de leraar van school en de pedagogisch medewerker een overdrachtsgesprek aan de hand van de vragenlijsten. Ze bespreken dan hoe de school er voor kan zorgen dat uw kind een zo goed mogelijke start maakt. Uiteraard heeft u zelf ook nog een plaatsingsgesprek met school waarin u over uw kind kunt vertellen. Als uw kind twee tot drie maanden op school zit, vult de leraar het vragenlijstdeel in van de leraar en bespreekt dat met u. Hierdoor wordt duidelijk hoe uw kind zich ontwikkelt en de overgang naar school heeft gemaakt. Met vragen kunt u terecht bij de pedagogisch medewerker of de locatieverantwoordelijke van de voorschoolse voorziening van uw kind. Met vriendelijke groeten, Naam Functie Bijlage Vragenlijst Alle kinderen in beeld 16

17 Voorbereiding start basisschool: Warme overdracht Plus Geachte ouder(s)/verzorger(s), Over een paar maanden gaat uw kind naar een basisschool in de gemeente Nijmegen. In Nijmegen is afgesproken dat we het belangrijk vinden dat kinderen een zo goed mogelijk start maken op de basisschool. Informatie over kinderen van ouders/verzorgers en van pedagogisch medewerkers helpt de school om kinderen hierbij zo goed mogelijk te begeleiden. Dit noemen we Warme Overdracht Plus. Hoe werkt dit precies? Bij deze brief ontvangt u de vragenlijst Alle kinderen in beeld. U vult het oudergedeelte van de vragenlijst in en geeft deze binnen twee weken aan één van de pedagogisch medewerkers. Eén van de pedagogisch medewerkers vult daarna het vragenlijstdeel in van de pedagogisch medewerker. U krijgt de ingevulde vragenlijst weer terug en geeft deze zo snel mogelijk af bij de school waar uw kind naar toe gaat. Ongeveer vier weken later vindt er een overdrachtsgesprek plaats. Dit is een gesprek tussen u als ouder(s)/verzorger(s), de leraar van school en de pedagogisch medewerker die de vragenlijst heeft ingevuld. In dit gesprek staat centraal hoe school er voor kan zorgen dat uw kind een zo goed mogelijke start maakt. Als uw kind twee tot drie maanden op school zit, vult de leraar het vragenlijstdeel in van de leraar en bespreekt dat met u. Hierdoor wordt duidelijk hoe uw kind zich ontwikkelt en de overgang naar school heeft gemaakt. Met vragen kunt u terecht bij de pedagogisch medewerker of de locatieverantwoordelijke van de voorschoolse voorziening van uw kind. Met vriendelijke groeten, Naam Functie. Bijlage Vragenlijst Alle kinderen in beeld 17

18 Voorbereiding start basisschool: Warme Overdracht Plus en KIJK! Geachte ouder(s)/verzorger(s), Over een paar maanden gaat uw kind naar een basisschool in de gemeente Nijmegen. In Nijmegen is afgesproken dat we het belangrijk vinden dat kinderen een zo goed mogelijk start maken op de basisschool. Informatie over kinderen van ouders/verzorgers en van pedagogisch medewerkers helpt de school om kinderen hierbij zo goed mogelijk te begeleiden. Dit noemen we Warme Overdracht Plus. Hoe werkt dit precies? Bij deze brief ontvangt u de vragenlijst Alle kinderen in beeld. U vult het oudergedeelte van de vragenlijst in en geeft deze binnen twee weken aan één van de pedagogisch medewerkers. Eén van de pedagogisch medewerkers vult daarna het vragenlijstdeel in van de pedagogisch medewerker. U krijgt de ingevulde vragenlijst weer terug en geeft deze zo snel mogelijk af bij de school waar uw kind naar toe gaat. Ongeveer vier weken later vindt er een overdrachtsgesprek plaats. Dit is een gesprek tussen u als ouder(s)/verzorger(s), de leraar van school en de pedagogisch medewerker die de vragenlijst heeft ingevuld. In dit gesprek staat centraal hoe school er voor kan zorgen dat uw kind een zo goed mogelijke start maakt. Naast de vragenlijst Alle kinderen in beeld geeft de peutergroep ook informatie uit het kindvolgsysteem KIJK! aan de basisschool door. De school waar uw kind naar toe gaat, werkt ook met KIJK! en kan de ontwikkeling van uw kind in hetzelfde systeem noteren. Op deze manier kunnen de ontwikkelingslijnen die de peutergroep heeft vastgelegd over uw kind, worden doorgetrokken naar de onderbouw van school. Uiteraard worden er alleen gegevens doorgegeven aan school als u hier toestemming voor heeft gegeven. Als uw kind twee tot drie maanden op school zit, vult de leraar het vragenlijstdeel in van de leraar en bespreekt dat met u. Hierdoor wordt duidelijk hoe uw kind zich ontwikkelt en de overgang naar school heeft gemaakt. Met vragen kunt u terecht bij de pedagogisch medewerker of de locatieverantwoordelijke van de voorschoolse voorziening van uw kind. Met vriendelijke groeten, Naam Functie. Bijlage Vragenlijst Alle kinderen in beeld 18

19 Bijlage 2: Gespreksleidraad voor de pedagogisch medewerker De pedagogisch medewerker is de gespreksleider tijdens de Warme Overdracht (Plus). Hieronder staan tips die de kans op een succesvol gesprek vergroten. Tips voor het voeren van een voortgangsgesprek met de ouder(s)/verzorger(s) en de medewerker van de basisschool Ik bereid mij voor op gesprekspunten, die ik aan de orde wil stellen. Ik houd het doel van het gesprek voor ogen. Ik spreek met respect over het kind tegen de medewerker van de basisschool en de ouders. Ik benoem positieve kenmerken van kinderen. Ik bespreek wat ik weet (niet wat ik vind) over de vaardigheden, de kennis, de intrinsieke motivatie van het kind en het kind als persoon. Ik benoem concrete voorbeelden van waaruit dit gedrag blijkt. Ik probeer zo goed mogelijk te verwoorden wat het kind nodig heeft en welke aanpak, benadering, hulp het kind nodig heeft. Hierover geef ik concrete tips aan de schoolmedewerker. Ik vertel welke doelen ik heb nagestreefd bij het kind en welke oplossingen ik heb bedacht. Hierover geef ik concrete tips aan de leraar. Ik sta open voor wat de ander zegt. Ouder(s) / verzorger(s) mogen andere beelden hebben over de ontwikkeling van hun kind. Ik stel open vragen (geen suggestieve vragen: dus vind je ook niet dat..) Ik luister echt naar de ander, probeer met de ander mee te denken. Ik vat kort samen wat de hoofdlijnen zijn van het gesprek. 19

20 Bijlage 3: Checklist contactpersonen en afspraken Contactpersonen AKIB op onze locatie:.. Overdrachtspartner 1 Organisatie:.. Naam en functie contactpersoon:.. Contactgegevens (telefoon/mail):.. Frequentie overdrachtsgesprekken: vaste momenten in het jaar in overleg Afspraken rondom Warme Overdracht Plus: standaard bij alle kinderen in overleg Bijzonderheden: Overdrachtspartner 2 Organisatie:.. Naam en functie contactpersoon:.. Contactgegevens (telefoon/mail):.. Frequentie overdrachtsgesprekken: vaste momenten in het jaar in overleg Afspraken rondom Warme Overdracht Plus: standaard bij alle kinderen in overleg Bijzonderheden: Overdrachtspartner 3 Organisatie:.. Naam en functie contactpersoon:.. Contactgegevens (telefoon/mail):.. Frequentie overdrachtsgesprekken: vaste momenten in het jaar in overleg Afspraken rondom Warme Overdracht Plus: standaard bij alle kinderen in overleg Bijzonderheden: