1. Inleiding. Rotterdam, mei 2011 Stichting de Meeuw HANDLEIDING OVERDRACHTFORMULIER PEUTER KLEUTER DORDRECHT 1

Transcriptie

1 1. Inleiding In Dordrecht wordt gewerkt aan een doorgaande leer- en zorglijn voor jonge kinderen. Daartoe moeten de peuterspeelzalen en de kinderdagverblijven goed samenwerken met het primair onderwijs. Een van de middelen die hiervoor worden ingezet is het stedelijk overdrachtformulier peuter kleuter met daarbij een nieuw addendum gericht op signalering van zorgkinderen. Samen met vertegenwoordigers van alle peuterspeelzalen, kinderdagverblijven en basisscholen heeft Stichting de Meeuw het bestaande formulier aangepast en uitgebreid. Hierdoor is breed draagvlak ontstaan en een goede basis voor stedelijke invoering gelegd. Het pakket bestaat uit een verzameldocument, een observatielijst en een handleiding. Het doel van het formulier is als volgt beschreven: Het overdrachtformulier biedt de mogelijkheid om voor elk kind dat van een voorschoolse voorziening de overstap maakt naar de basisschool de belangrijkste gegevens over de ontwikkeling van een peuter en zijn directe omgeving over te dragen naar de basisschool. Daarbij wordt systematisch het ontwikkelingsniveau van het kind op de onderscheiden domeinen aangegeven. Als het alleen daarvoor gebruikt wordt, is het geen kind- volgsysteem. De bijbehorende observatielijst is niet bedoeld als score -lijst. Met het invullen van het formulier geeft de pedagogisch medewerker geen beoordeling, niet in positieve zin en niet in negatieve zin, over de ontwikkeling of mogelijkheden van het kind. Het gaat om gedrag van het kind zoals zij dat heeft waargenomen. Het formulier is bedoeld om, op basis van waarnemingen over een langere periode, een globaal beeld te vormen van de ontwikkeling van een kind. Zwakke punten in de ontwikkeling worden gesignaleerd, maar het biedt geen diagnose van de problematiek. Speciale aandacht is er voor kinderen die opvallen. Daarmee is een vroegtijdige signalering en vervolgens een adequate aanpak gediend. Daarnaast kan het formulier op stedelijk niveau ook inzicht geven in de stand van ontwikkeling van kleuters bij hun entree in de basisschool op school- wijk - gebiedsniveau. Rotterdam, mei 2011 Stichting de Meeuw HANDLEIDING OVERDRACHTFORMULIER PEUTER KLEUTER DORDRECHT 1

2 2. Inhoudsopgave 1 Inleiding 2 Inhoudsopgave 3 Doel van de overdracht 4 Samenstelling van het overdrachtformulier * 5 Protocol op de peuterspeelzaal of het kinderdagverblijf Privacy Afspraken Voorwaarden Aard van de gegevens Registratie van gegevens Overdracht van gegevens Warm overgedragen kinderen die extra aandacht nodig hebben 6 Protocol op de ontvangende basisschool Voorwaarden Ontvangst van het formulier Ontvangst van kinderen die extra aandacht nodig hebben Terugkoppeling bij kinderen die extra aandacht nodig hebben 7 Contact tussen school en peuterspeelzaal/kinderdagverblijf over kinderen zonder overdrachtformulier 8 Beveiliging en bewaartermijn 9 De positie van ouders 10 Korte werkinstructie stedelijk overdrachtformulier peuter kleuter Dordrecht 11 Voorbeeldbrief ouders Het formulier is grotendeels gebaseerd op de het Dordtse overdrachtformulier peuter kleuter en het overdrachtformulier peuter - kleuter Rotterdam. HANDLEIDING OVERDRACHTFORMULIER PEUTER KLEUTER DORDRECHT 2

3 3. Doel van de overdracht Het overdrachtformulier is een hulpmiddel om de aansluiting van peuterspeelzalen en kinderdagverblijven met de onderbouw van het basisonderwijs te verbeteren. Het formulier moet pedagogisch medewerkers in staat stellen de sterke en minder sterke punten in de ontwikkeling van kinderen zo goed mogelijk in beeld te brengen. Het bijgevoegde observatieformulier vraagt om observatie van waarneembaar gedrag van kinderen over een langere termijn. De verzamelde gegevens worden vastgelegd in het overdrachtformulier uiterlijk op het moment dat de peuter 3.9 jaar is en worden overgedragen aan de basisschool. Het formulier wil pedagogisch medewerkers een handvat bieden voor gesprekken met ouders over de ontwikkeling van hun kind. Door het formulier te gebruiken voor alle kinderen, kan voorkomen worden dat kinderen met problemen in een uitzonderingssituatie geplaatst worden. En door alle ontwikkelingsgebieden aan de orde te laten komen, hoeft een gesprek niet alleen over eventuele problemen te gaan. Het formulier moet scholen in staat stellen een doorgaande lijn in de ontwikkeling van kinderen te bewerkstelligen, doordat zij een vollediger beeld krijgen van de kinderen die zij ontvangen. De informatieoverdracht moet bijdragen aan een goede start van kinderen in de basisschool. Het formulier wil scholen in staat stellen om kinderen die dit nodig hebben vanaf de start in groep 1 extra aandacht te geven en rekening te houden met lopende afspraken in de zorg. Door op alle peuterspeelzalen en kinderdagverblijven met hetzelfde formulier te werken, wordt de communicatie tussen pedagogisch medewerkers van verschillende peuterspeelzalen/kinderdagverblijven en leerkrachten van de onderbouw van diverse basisscholen makkelijker. Op wijkniveau streeft de stad er naar om tot een meer structurele samenwerking tussen voorschoolse voorzieningen en het basisonderwijs te komen. Het overdrachtformulier en het werkprotocol kan hier een bijdrage aan leveren. Op peuterspeelzalen en kinderdagverblijven wordt soms meerdere keren een observatieformulier ingevuld omdat men werkt met een VVE methode of een eigen kind -volgsysteem. Aan de hand daarvan wordt ook al enkele maanden na plaatsing de ontwikkeling van het kind met de ouders besproken. Ook biedt dit informatie voor het stedelijk formulier. Het observatieformulier behorende bij de overdracht wordt door elke organisatie ingevuld en overgedragen aan de basisschool. HANDLEIDING OVERDRACHTFORMULIER PEUTER KLEUTER DORDRECHT 3

4 4 Samenstelling van het overdrachtformulier Gegevens van de kinderopvanginstelling die het kind heeft bezocht Toestemming ouders/verzorgers Kindgegevens Observaties op verschillende ontwikkelingsgebieden De volgende ontwikkelingsgebieden komen aan de orde: sociaal-emotionele ontwikkeling; redzaamheid; speel/werkgedrag; motoriek; spraak/taalontwikkeling. Tevens is er een mogelijkheid algemene opmerkingen die in het belang van het kind zijn vast te leggen. Indien noodzakelijk informatie met betrekking tot zorg. HANDLEIDING OVERDRACHTFORMULIER PEUTER KLEUTER DORDRECHT 4

5 5 Protocol op de peuterspeelzaal of het kinderdagverblijf Privacy De instellingen die werken met het Overdrachtformulier peuter -kleuter Dordrecht hebben afgesproken zorgvuldig om te gaan met de geregistreerde gegevens binnen de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Wanneer je gegevens door wilt geven aan de basisschool of een andere instantie, moet je de ouders hiervoor schriftelijke toestemming vragen. De ouders kunnen dan tekenen voor het gezien hebben en doorgeven van de informatie. In het formulier is ruimte gegeven om opmerkingen van ouders te noteren. Afspraken De overdrachtgegevens zijn niet vrij ter inzage, ze dienen in een afsluitbare kast te worden bewaard. Ouders zijn vooraf op de hoogte gesteld welke persoonsinformatie over kind en gezin wordt verzameld. De leidinggevende is verantwoordelijk voor het verzamelen en vastleggen van gegevens. Alleen bevoegde personen hebben toegang tot de gegevens. Indien het overdrachtformulier wordt verzonden, dient de geadresseerde met name te worden genoemd en moet op de enveloppe het woord VERTROUWELIJK worden geschreven. De leidinggevende houdt toezicht op de werkwijze volgens het spoorboekje. De ontwikkelingsgegevens van een kind worden alleen na toestemming van de ouders/verzorgers met anderen dan ouders/verzorgers besproken. Ouders hebben het recht om te vragen de zienswijze van de ouders toe te voegen. Ook kunnen zij verwijdering van bepaalde gegevens uit de overdrachtslijst verzoeken. In alle situaties gaat het belang van het kind voor. De speelzaal of het kinderdagverblijf bewaart 6 maanden een kopie van de aan de ouders en/of basisschool overgedragen lijst, waarna deze vernietigd wordt. De basisschool bewaart het overdrachtformulier totdat de gegevens zijn opgenomen in het eigen leerlingvolgsysteem. Kinderopvang en basisschool houden nadrukkelijk administratie van ontvangst en/of verzending van de overdrachtgegevens. Voorwaarden De peuterspeelzaal/kinderopvanginstelling informeert ouders bij de inschrijving van hun kind over de afspraak dat van alle kinderen informatie over hun ontwikkeling wordt overgedragen als zij naar de basisschool gaan en over de manier waarop dat gebeurt. Dit gebeurt zowel mondeling als schriftelijk, via het informatieboekje van peuterspeelzaal of kinderdagverblijf. De overdrachtprocedure moet onderdeel uitmaken van afspraken binnen de instelling over signalering van ontwikkelingsproblemen bij kinderen en bespreking daarvan met de ouders. Het mag niet zo zijn dat ouders pas bij vertrek van hun kind naar de basisschool geconfronteerd worden met gegevens over problemen in de ontwikkeling van hun kind die al eerder gesignaleerd zijn. HANDLEIDING OVERDRACHTFORMULIER PEUTER KLEUTER DORDRECHT 5

6 Aard van de gegevens Slechts de gegevens over aspecten van de ontwikkeling van peuters die relevant zijn om over te dragen naar het basisonderwijs worden geregistreerd. Op het overdrachtformulier mogen geen gevoelige gegevens over gezinsachtergrond worden opgenomen. Indien er vermoedens bestaan van bijvoorbeeld ernstige mishandeling, dient, in overeenstemming met het eigen protocol kindermishandeling van de instelling, het AMK te worden ingeschakeld. Het AMK besluit zelf of het in zulke gevallen vervolgens contact opneemt met de school. Als het kind op het moment dat het naar de basisschool gaat in behandeling is bij een Zorg Advies Team (ZAT) dan zal de coördinator van de ZAT s in de voorschoolse periode de ouders toestemming vragen om informatie te mogen overdragen aan het ZAT van de basisschool. Dat hoeven de pedagogisch medewerkers dus niet te doen. Registratie van gegevens Registratie vindt plaats met behulp van het overdrachtformulier, dat wordt ingevuld door de pedagogisch medewerker van de peuterspeelzaal/kinderdagverblijf, zo nodig in overleg met andere deskundigen. Het overdrachtformulier wordt voor alle peuters tenminste éénmaal ingevuld als zij 3,9 jaar zijn (3 jaar en 9 maanden). Om de overdracht goed te laten verlopen heeft de pedagogisch medewerker een exit gesprek met ouders. Bovengenoemde gegevens vormen de basis voor dit gesprek. Als er onderwerpen zijn die extra besproken moeten worden bij de overdracht, kan dit betekenen dat er een verdiepend of tweede gesprek met de ouders komt. Overdracht van gegevens De peuterspeelzaal/kinderdagverblijf draagt zorg voor overdracht van het formulier aan de basisschool. Dit betekent dat de peuterspeelzaal/kinderdagverblijf zelf het formulier opstuurt of aflevert bij de basisschool. Voordat het formulier wordt overgedragen, wordt het met de ouders besproken. De ouders wordt gevraagd schriftelijk toestemming te verlenen voor overdracht van het formulier en eventuele bijlagen aan de basisschool. Zorg Het kopje informatie met betrekking tot zorg dient alleen ingevuld te worden als de ouder of de pedagogisch medewerker zich zorgen heeft gemaakt over het kind. Als er sprake is van zorgen vindt er altijd een warme overdracht plaats naar de basisschool. Warm overgedragen kinderen die extra aandacht nodig hebben Waar het een kind betreft dat extra aandacht nodig heeft, volgt een overdrachtgesprek tussen de pedagogisch medewerker/leidinggevende kinderopvang, de ouders en de leerkracht en/of ib-er van de basisschool (warme overdracht). In dit gesprek kunnen de zorgen van de pedagogisch medewerker of ouder(s) en lopende afspraken met zorgverlenende instellingen toegelicht worden. Daarnaast kan in dit gesprek besproken worden wat de verwachtingen zijn ten aanzien van de school en kunnen er eventuele afspraken worden gemaakt. HANDLEIDING OVERDRACHTFORMULIER PEUTER KLEUTER DORDRECHT 6

7 De peuterspeelzaal/kinderdagverblijf neemt initiatief tot dit gesprek. Het gesprek vindt plaats bij de peuterspeelzaal of het kinderdagverblijf. Op deze manier zijn ouders in hun vertrouwde omgeving en kunnen leerkrachten en Intern Begeleiders kennis maken met de voorschool. HANDLEIDING OVERDRACHTFORMULIER PEUTER KLEUTER DORDRECHT 7

8 6 Procedure op de ontvangende basisschool Voorwaarden De schoolbesturen die dit protocol ondertekend hebben, verklaren dat de scholen die onder hun bestuur vallen geen kinderen zullen weigeren louter op grond van de gegevens uit het overdrachtformulier. De scholen vermelden de overdrachtsprocedure in hun schoolgids. Ontvangst van het formulier Basisscholen vragen ouders bij aanmelding of hun kind een peuterspeelzaal of kinderdagverblijf bezoekt en zo ja, of zij toestemming hebben verleend voor overdracht van het formulier. De school laat aan de peuterspeelzaal/kinderdagverblijf schriftelijk weten dat het formulier ontvangen is met een ontvangstkaartje. De intern begeleider en de betreffende leerkracht stellen zich op de hoogte van belangrijke informatie uit het formulier en gebruiken deze informatie om de start van het kind in groep 1 voor te bereiden. De intern begeleider of de betreffende leerkracht voeren de gegevens uit het formulier in het leerlingvolgsysteem van de school in. Ontvangst van kinderen die extra aandacht nodig hebben Als een kind extra aandacht nodig heeft, neemt de intern begeleider de zorg op zich om dit te realiseren. Hierbij wordt indien mogelijk aangesloten bij de zorg die reeds in gang is gebracht. De Zorg Advies Teams (ZAT) in de voorschoolse periode blijven gegevens overdragen naar de ZAT s in het basisonderwijs zoals in Dordrecht is afgesproken. Mocht een kind nog niet bij het ZAT in de voorschoolse periode bekend zijn, dan kan de intern begeleider na de warme overdracht in overleg met de ouders besluiten om een kind aan te melden bij het ZAT in het basisonderwijs. Terugkoppeling bij kinderen die extra aandacht nodig hebben Als er een warme overdracht heeft plaatsgevonden, informeert de leerkracht na drie maanden de peuterspeelzaal/kinderdagverblijf over de bevindingen rond het kind op school. De school neemt initiatief tot deze terugkoppeling. Terugkoppeling kan mondeling of schriftelijk plaatsvinden, afhankelijk van wat de gemaakte afspraken hierover zijn binnen de school of tussen school en peuterspeelzaal/kinderdagverblijf. De ouders geven hiervoor toestemming bij ondertekening van het overdrachtformulier. HANDLEIDING OVERDRACHTFORMULIER PEUTER KLEUTER DORDRECHT 8

9 7. Contact tussen school en peuterspeelzaal / kinderdagverblijf over kinderen zonder overdrachtformulier Als scholen geen overdrachtformulier hebben ontvangen van kinderen die een peuterspeelzaal of kinderdagverblijf hebben bezocht, kunnen zij achteraf alsnog schriftelijk toestemming vragen om contact te mogen opnemen. Zonder deze toestemming staat het pedagogisch medewerkers niet vrij om nadere informatie over een kind aan een basisschool te verstrekken. 8. Beveiliging en bewaartermijn De overdrachtsgegevens zijn niet vrij ter inzage, ze dienen in een afsluitbare kast te worden bewaard. Slechts daartoe aangewezen personen binnen de instelling mogen de gegevens raadplegen, corrigeren of verwijderen. Dit geldt zowel binnen de peuterspeelzalen en kinderdagverblijven die de gegevens hebben geregistreerd, als voor de basisscholen die de gegevens ontvangen (bijlage 4). Bij vertrek van de peuter wordt het formulier aan de basisschool overgedragen. De termijn voor het bewaren van de gegevens op de peuterspeelzaal/kinderdagverblijf is conform het privacyreglement van de instelling. Afschrift(en) van het overdrachtformulier worden tenminste tot drie maanden na vertrek van de peuter bewaard. Op de basisschool gelden voor het overdrachtformulier dezelfde regels voor bewaartermijnen en vernietiging als voor overige registratie van leerling-gegevens. Belangrijk is dat ouders in kennis gesteld worden van de door de school gehanteerde regels voor registratie van leerling-gegevens. HANDLEIDING OVERDRACHTFORMULIER PEUTER KLEUTER DORDRECHT 9

10 9. De positie van de ouders Voor alle kinderen die vanuit een peuterspeelzaal/kinderdagverblijf naar het basisonderwijs vertrekken, wordt een overdrachtformulier ingevuld. Bij inschrijving worden de ouders hiervan op de hoogte gebracht. De ouders hebben het recht om bezwaar te maken tegen invulling van het formulier voor hun kind. De inhoud van het door de pedagogisch medewerker ingevulde formulier wordt met de ouders besproken. Ouders hebben het recht om te vragen om correctie van feitelijke onjuistheden. Ook kunnen zij verwijdering van bepaalde gegevens uit het overdrachtformulier eisen. Ouders wordt gevraagd om schriftelijke toestemming om het formulier te mogen overdragen aan de basisschool en contact tussen peuterspeelzaal/kinderdagverblijf en basisschool toe te staan. Ouders hebben het recht om die toestemming te weigeren. Ouders wordt gevraagd om toestemming en medewerking bij een warme overdracht als hun kind extra aandacht nodig heeft. Om alsnog informatie over het kind te mogen inwinnen bij de peuterspeelzaal/kinderdagverblijf, moet de basisschool aan ouders schriftelijk toestemming gevraagd hebben. Als ouders bezwaar maken tegen invullen van het formulier, of toestemming weigeren om het formulier aan de school over te dragen, nemen de ouders zelf de verantwoordelijkheid dat de school belangrijke informatie over hun kind mist. HANDLEIDING OVERDRACHTFORMULIER PEUTER KLEUTER DORDRECHT 10

11 10 Korte werkinstructie stedelijk overdrachtformulier peuter kleuter Dordrecht ( het spoorboekje ) 3 jaar en 9 maanden Het kind observeren, observatielijst invullen (VVE programma, eigen observatielijst om ontwikkeling te volgen en observatie gemeente Dordrecht). Het overdrachtformulier invullen aan de hand van de observatielijst. Exit gesprek, overdrachtformulier bespreken met de ouders en laten ondertekenen. Wanneer ouders het overdrachtformulier niet ondertekenen mag de overdracht naar de basisschool niet plaatsvinden, tenzij ouders al eerder op de hoogte zijn gebracht van de afspraken die er zijn tussen school en voorschool rondom de overdracht van gegevens. 3 jaar en 10 maanden Overdracht versturen naar de school (per post of afgeven), dit is voor de wenperiode op de school. Wanneer er zorgen zijn rondom een kind zie warme overdracht. De scholen hebben kaartjes die zij terug kunnen sturen naar de voorschoolse periode wanneer zij een overdrachtformulier ontvangen hebben. Zeker als locaties niet heel concreet samenwerking is dit een positieve waardering naar de voorschoolse organisatie. Wanneer de school geen overdrachtformulier ontvangen heeft en zij wel weten van welke voorschoolse voorziening een kind komt, is het de bedoeling dat zij contact met de voorschoolse voorziening zoeken om te vragen waar het overdrachtformulier blijft. Warme overdracht Wanneer er zorgen zijn rondom een kind en de extra informatie betreffende de zorg is ingevuld, behoort er een warme overdracht plaats te vinden. Het overdrachtformulier + de zorginformatie wordt dan besproken in aanwezigheid van een pedagogisch medewerker, de intern begeleider van de school, de ouders en eventueel de groepsleerkracht. De pedagogisch medewerker dient contact te zoeken met de school om aan te geven dat er een warme overdracht plaats zou moeten vinden. De afspraak kan gemaakt worden op school of binnen de voorschoolse voorziening. 3 jaar en 11 maanden De peuter gaat wennen op school. 4 jaar en 3 maanden Wanneer er een warme overdracht heeft plaatsgevonden, behoort de school terug te koppelen naar de voorschoolse voorzieningen welke zorg er ingezet is en hoe het met het kind gaat. HANDLEIDING OVERDRACHTFORMULIER PEUTER KLEUTER DORDRECHT 11

12 Voorbeeldbrief aan de ouders Beste ouders/verzorgers De komende periode gaan we op onze peuterspeelzaal/kinderdagverblijf/school werken met een overdrachtdossier van voorschoolse voorziening naar basisschool. Dit maakt het mogelijk om de ontwikkeling van uw kind in een doorgaande lijn te volgen. Wat betekent dit? Wat gaat er gebeuren? 1 Elk kind van 3.9 maanden wordt op de peuterspeelzaal of het kinderdagverblijf geobserveerd. Dit wordt met u besproken. 2 De feitelijke informatie over uw kind wordt, met uw toestemming, overgedragen aan de school die u voor uw kind hebt gekozen. 3 In het kennismakingsgesprek op school kunt u, indien gewenst, aanvullende informatie geven. 4 De gegevens kunnen van belang zijn voor de groepssamenstelling op school. 5 Het is belangrijk om de kennis die de peuterspeelzaal/het kinderdagverblijf heeft over uw kind door te geven aan de basisschool zodat uw kind zo goed mogelijk wordt opgevangen op school en een mooie start kan maken. 6 Soms zijn er kinderen die extra aandacht vragen. Hoe eerder dit gebeurt, des te beter voor uw kind. Samen willen we immers dat de schoolperiode van uw kind zo goed mogelijk gaat verlopen. Mocht u vragen en/of opmerkingen hebben, neem dan contact op met de leidster/leerkracht. Met vriendelijke groet nb Met deze bouwstenen kunt u zelf een informatiebrief maken. HANDLEIDING OVERDRACHTFORMULIER PEUTER KLEUTER DORDRECHT 12