Handreiking professionals privacy Centrum Jeugd en Gezin Zeist

Transcriptie

1 Handreiking professionals privacy Centrum Jeugd en Gezin Zeist NB: Deze handreiking is een korte samenvatting en werkinstructie van het privacyreglement Centrum voor Jeugd en Gezin (CJG) Zeist. Raadpleeg voor meer informatie de tekst van het reglement en de uitgebreide toelichting daarbij op I. Verstrekken en uitwisselen van persoonsgegevens I.1 Voor het verstrekken van gegevens van kinderen en hun ouders 1 aan anderen van buiten de eigen afdeling of instelling vraagt de beroepskracht vooraf toestemming. Hij doet dit bij voorkeur als volgt: De beroepskracht legt uit wat hij van plan is door te vertellen aan wie hij, welke informatie wil verstrekken en waarom hij dat wil doen. De beroepskracht vraagt de ouder en/of het kind om een reactie op zijn voornemen. Stemt de ouder en/of het kind in met de verstrekking van gegevens, dan kan de beroepskracht de noodzakelijke informatie verstrekken. Maakt de ouder en/of het kind bezwaar of twijfelt hij, dan bespreekt de beroepskracht deze twijfels en bezwaren met hen en bekijkt hij of het mogelijk is aan deze bezwaren tegemoet te komen. Blijven de bezwaren overeind, dan is er geen toestemming voor de verstrekking. In dat geval komt de beroepskracht tot een afweging van de belangen van het kind aan de hand van de vragen onder punt 2. Indien de beroepskracht meent dat verstrekking van de gegevens noodzakelijk is in verband met de ernstige situatie en/of de veiligheid van het kind, of die van leden van zijn gezin, dan kan hij besluiten om de gegevens toch te verstrekken, ook al heeft hij daarvoor geen toestemming. In alle andere gevallen ziet hij van deze verstrekking af. Zo mogelijk vertelt de beroepskracht de ouder en/of het kind tot welk besluit hij is gekomen en waarom hij dit besluit heeft genomen. Kan de beroepskracht de ouder en/of het kind geen toestemming vragen omdat contact met hen in verband met de veiligheid niet mogelijk is, dan maakt hij ook de afweging van belangen zoals beschreven onder d. De schriftelijke toestemming wordt toegevoegd aan het dossier. Is de toestemming mondeling gegeven, dan maakt de beroepskracht daarvan een aantekening in het dossier. Er wordt eveneens een aantekening in het dossier gemaakt als wordt besloten om, ondanks het ontbreken van toestemming, toch gegevens te verstrekken. Daarbij wordt ook vermeld waarom dit besluit is genomen. 1 Met de ouders wordt gedoeld op de wettelijk vertegenwoordiger van de minderjarige, zie voor dit begrip paragraaf 5 van deze handreiking Handreiking professionals privacy Centrum Jeugd en Gezin Zeist 1 van 5

2 I.2 Een besluit om informatie over een kind en/of een ouder te verstrekken zonder dat daarvoor toestemming is gegeven, wordt genomen aan de hand van de volgende vragen: welk zwaarwegend belang van het kind en/of de ouder wil ik dienen met het verstrekken van informatie? Kan dit belang ook worden gediend zonder dat ik deze informatie verstrek? Is het echt niet mogelijk om toestemming te krijgen of te vragen? Weegt het belang van het kind en/of de ouder dat ik met mijn spreken wil dienen zwaarder dan het belang dat het kind en/of de ouder heeft of hebben bij mijn zwijgen? Als ik besluit te spreken, aan wie moet ik dan welke informatie verstrekken om het kind en/of de ouder in voldoende mate te beschermen? Doe het niet alleen! Betrek bij moeilijke beslissingen altijd een leidinggevende of een collega, conform de voorschriften binnen de eigen instelling en leg de overwegingen en het besluit zorgvuldig vast in het cliëntdossier. I.3 Er worden niet meer gegevens van kinderen en hun ouders uitgewisseld dan noodzakelijk is voor de gezamenlijke aanpak van de problematiek van het kind en zijn gezinsleden. I.4 Het geven van informatie gebeurt zoveel mogelijk op basis van feiten. Worden ook hypothesen, veronderstellingen of meningen verstrekt, dan wordt de status van deze informatie daarbij vermeld. Zijn de gegevens afkomstig van een ander, dan vermeldt de verstrekker daarbij de bron. Diagnoses worden alleen verstrekt als deze diagnoses zijn gesteld door een beroepskracht die daartoe bevoegd is. II. Meldrecht AMK Iedere beroepskracht met een beroepsgeheim of een andere geheimhoudingsplicht heeft op grond van artikel 53 Wet op de jeugdzorg het recht om een vermoeden van kindermishandeling te melden bij het AMK, zonodig zonder toestemming van de ouders. Dit meldrecht omvat ook het recht om, zonodig zonder toestemming, antwoord te geven op vragen als het AMK de beroepskracht in het kader van een onderzoek benadert. NB. In het kader van een open en zorgvuldige werkwijze spant een beroepskracht zich in om zijn zorgen en de melding te bespreken met de ouders. Alleen als dat in verband met de veiligheid van het kind, van gezinsleden of van de beroepskracht niet mogelijk is, kan de melding zonder medeweten van de ouders worden gedaan. Handreiking professionals privacy Centrum Jeugd en Gezin Zeist 2 van 5

3 III. Meldrecht verwijsindex risicojongeren Artikel 2 Wet op de jeugdzorg geeft alle beroepskrachten van instellingen die aangesloten zijn op de verwijsindex het recht om een kind of een jongere (tot 23 jaar) in verband met een risico op een bedreiging in zijn ontwikkeling naar volwassenheid, op te nemen in de verwijsindex. In de verwijsindex worden uitsluitend identiteitsgegevens van het kind opgenomen met daarbij de contactgegevens van de melder en zijn instelling. De beroepskracht bespreekt de risico s en de melding zo spoedig mogelijk, bij voorkeur voordat de melding wordt gedaan, met de ouders en het kind. Indien dit noodzakelijk is in verband met de veiligheid kan het informeren van ouders en kind worden uitgesteld tot het moment van de match (dit wil zeggen tot het moment waarop twee beroepskrachten een elektronisch bericht krijgen dat zij beiden een signaal in de verwijsindex over dezelfde jongere hebben afgegeven). Voor het overleg na de match gelden de gewone regels. Dit wil zeggen dat het overleg als regel plaats vindt op basis van toestemming van de ouder en/of het kind en bij wijze van uitzondering zonder toestemming op grond van een afweging op basis van de vragen zoals beschreven onder 2. IV. Het CJG -bestand Het CJG -bestand is een bestand van de gezamenlijke CJG -partners. Hierin worden alleen die gegevens van kinderen en hun ouders vastgelegd die nodig zijn voor de samenwerking in het bieden van zorg aan een gezin. In verband met de informatie en adviesfunctie worden de naam en de contactgegevens van de cliënt vastgelegd met daarbij de vraag of de vragen die door de cliënt zijn gesteld en de afspraken die worden gemaakt over eventuele vervolgacties of verwijzingen. In geval van een gezamenlijke aanpak van de problemen van het kind en/of zijn gezinsleden worden vastgelegd: de administratieve gegevens zoals namen, adressen en dergelijke van de ouders, het kind en van eventuele andere gezinsleden die bij de gezamenlijke aanpak zijn betrokken;; een beschrijving van de gezamenlijke aanpak en van de doelen daarvan; de afspraken over de taakverdeling tussen de partners (wie doet wat, wanneer?); de contactgegevens van de bij het gezin betrokken beroepskrachten en de contactgegevens van de beroepskracht die als coördinator van zorg is aangewezen; de manier waarop de ouder en/of het kind zijn betrokken bij het opstellen van de gezamenlijke aanpak, hun visie hierop en of zij met deze aanpak instemmen; gegevens over de voortgang en de resultaten van de uitvoering van de gezamenlijke aanpak. NB 1. Informatie over de inhoud van de geboden zorg wordt in principe alleen in het cliëntdossier van de instelling opgenomen en niet in het CJG -bestand. Opname van inhoudelijke gegevens in het CJG -bestand is alleen toegestaan als deze inhoudelijke gegevens noodzakelijk zijn voor de samenwerking tussen de partners in het gezin. Handreiking professionals privacy Centrum Jeugd en Gezin Zeist 3 van 5

4 2. Als gegevens moeten worden vastgelegd in het bestand, of uit het bestand moeten worden verstrekt voor onderzoek, beleidsevaluatie of beleidsvorming, worden deze gegevens eerst zodanig bewerkt dat zij niet langer te herleiden zijn tot individuele personen. 3. Het gezamenlijke bestand moet goed worden onderscheiden van de cliëntdossiers die iedere partner zelf aanlegt en bijhoudt. Daarin worden (ook) aantekeningen gemaakt over de inhoud van de geboden zorg. Binnen het CJG wordt de term dossier aangehouden voor de elektronische of papieren verzameling van cliëntgegevens die de instelling zelf aanlegt en beheert. De term bestand wordt gebruikt voor de gegevens die de partners in CJG verband vastleggen. V. Positie van het kind en zijn wettelijk vertegenwoordiger Voor het vragen van toestemming en het uitoefenen van het recht op inzage, afschrift, correctie en vernietiging gelden de volgende leeftijdsgrenzen: Is een cliënt nog geen twaalf jaar oud, dan vraagt de beroepskracht toestemming aan de wettelijk vertegenwoordiger en oefent deze ook het recht op inzage e.d. namens zijn kind uit; tussen twaalf en zestien jaar vraagt de beroepskracht aan beiden toestemming en oefenen de wettelijk vertegenwoordiger en de jongere ook beiden de rechten van de jongere uit; vanaf zestien jaar vraagt de beroepskracht alleen aan de jongere toestemming en oefent de jongere zijn rechten zelfstandig uit. NB 1. Is een jongere vanaf zestien jaar, naar het oordeel van de beroepskracht, bijvoorbeeld door een verstandelijke beperking of door een psychische stoornis, niet in staat om zijn rechten zelfstandig uit te oefenen, dan wordt (ook) toestemming gevraagd aan de wettelijk vertegenwoordiger. 2. Wettelijk vertegenwoordiger is de persoon die gezag over de minderjarige uitoefent. In de meeste gevallen wordt het gezag uitgeoefend door beide ouders. In sommige gevallen oefent één ouder het gezag uit. Alleen in die gevallen waarin er geen ouders (meer) zijn, of als zij het gezag niet uit mogen oefenen, wordt een ander dan een ouder door de rechter met het gezag belast. Deze wettelijk vertegenwoordiger wordt de voogd genoemd. 3. De wettelijk vertegenwoordiger heeft er recht op volledig door de beroepskracht te worden geïnformeerd over de zorg die aan zijn kind tot zestien jaar wordt verleend. De beroepskracht betrekt hem bij de zorg en informeert hem gevraagd en ongevraagd. 4. Recht op informatie, inzage en afschrift kan in een uitzonderlijk geval aan de wettelijk vertegenwoordiger worden onthouden of geweigerd, voor zover dit naar het oordeel van de beroepskracht noodzakelijk is in verband met de veiligheid of met andere zwaarwegende belangen van het kind. 5. Ook al is een jongere zestien jaar oud, dan nog zal het vaak gebeuren dat er in het kader van een systeemgerichte aanpak ook gegevens worden vastgelegd of verstrekt van zijn ouders. In dat geval is voor het verstrekken van de gegevens van de jongere de toestemming van de jongere voldoende, maar voor het verstrekken van de gegevens over de ouders, moet toestemming aan hen worden gevraagd. Handreiking professionals privacy Centrum Jeugd en Gezin Zeist 4 van 5

5 VI. Informeren van de ouder zonder gezag Een ouder zonder gezag heeft een wettelijk recht om op zijn verzoek door iedere beroepskracht die met zijn kind tot zestien jaar te maken heeft, te worden geïnformeerd over de hoofdlijnen van de zorg die of het onderwijs dat aan zijn kind wordt geboden, tenzij het geven van deze informatie in strijd moet worden geacht met zwaarwegende belangen van het kind. De ouder zonder gezag behoeft alleen te worden geïnformeerd als hij daar zelf om vraagt. Hij heeft een zelfstandig recht op informatie ten opzichte van de beroepskrachten die met zijn kind contact hebben.de andere ouder en het kind hoeven daar geen toestemming voor te geven. De beroepskracht beslist zelf of, en zo ja welke gegevens hij verstrekt aan deze ouder. In het kader van een open werkwijze zal de beroepskracht doorgaans het kind en de andere ouder wel informeren over de contacten die hij met de ouder zonder gezag heeft gehad. Zeist, 12 juli Handreiking professionals privacy Centrum Jeugd en Gezin Zeist 5 van 5