Verzwarende elementen t.o.v. Secretarieel Administratief Medewerker:

Transcriptie

1 Functiebenaming: Senior Secretarieel / Administratief Medewerker Dienstonderdeel/post: Consulaat Generaal San Francisco Functieniveau: 06 Aantal uren per week: 40 Startdatum: 1 augustus 2018 Verzwarende elementen t.o.v. Secretarieel Administratief Medewerker: De voortgang en de afdoening van taken vindt plaats zonder directe sturing en wordt in belangrijke mate aan het eigen inzicht overgelaten. Senior Secretarieel Administratief Medewerker verleent secretarieel- administratieve ondersteuning aan de leiding van het Consulaat Generaal (CG). Dit onderdeel van de organisatie heeft een zgn. ingewikkeld extern relatiepatroon waarvoor bijv. inzicht in de organisatorische en functionele verhoudingen binnen het CG en Departement, de aard van de onderlinge relaties en de onderlinge omgangsvormen en van de organisatorische en functionele verhoudingen van het veld waarbinnen het CG opereert vereist is. Daarnaast dient er rekening te worden met vertrouwelijkheid c.q. het zorgvuldig omgaan met gevoelige onderwerpen. De Senior Secretarieel Administratief medewerker verleent in beginsel secretarieeladministratieve ondersteuning aan de leiding van het CG en coördineert de inzet van Secretarieel Administratieve ondersteuning op teamniveau. Algemene karakteristieken De Senior Secretarieel Administratief Medewerker maakt onderdeel uit van de bedrijfsvoering en verleent secretariële ondersteuning plus eventuele overige logistieke, administratieve en administratief-financiële ondersteuning; De Senior Secretarieel Administratief medewerker is verantwoording schuldig aan de (plv.) CdP voor wat betreft de voortgang van de opgedragen werkzaamheden, over de geleverde producten en ondersteuning, en over de inzet in kwantitatieve en kwalitatieve zin; Secretarieel- administratieve werkafspraken binnen de context van de bedrijfsvoering zijn van belang voor de wijze waarop en de periode waarin de werkzaamheden dienen plaats te vinden dan wel te zijn afgerond; De Senior Secretarieel Administratief medewerker neemt beslissingen bij het voorbereiden van vergaderingen en het maken van verslagen, bij het maken en bijhouden van afspraken, bij de voortgangsbewaking van gemaakte afspraken en bij het verzamelen en ordenen van gegevens. De Senior Secretarieel Administratief medewerker verricht tevens administratieffinanciële werkzaamheden, en verstrekt advies over administratief-financiële onderwerpen. De Senior Secretarieel administratief medewerker treedt binnen de bedrijfsvoering op als achtervanger voor de Managementondersteuner (50% admin pool).

2 Indicatief Takenpakket Verleent secretarieel- administratieve ondersteuning aan de leiding van het CG door: voorbeeld 1 voorbeeld 2 voorbeeld 3 Het bijhouden en bewaken van de agenda's van de CG-leiding en het controleren op het nakomen van de afspraken; Het vervullen van een bufferfunctie tussen CG-leiding en externe instanties; Het onderhouden van (telefonische) contacten met in- en externe instanties en personen over algemeen inhoudelijke aspecten van in behandeling zijnde onderwerpen. Levert logistiek- administratieve ondersteuning door: voorbeeld 1 voorbeeld 2 Het bewaken van de voortgang en het signaleren van stagnaties in de uitvoering van projecten en het doen van voorstellen voor aanpassing van de planning, het vormen en bijhouden van een projectarchief, het verzorgen van informatieoverdracht ter zake van de projecten (stand van zaken etc.) en het (mede) uitwerken van rapportages; Het coördineren van kortdurende projecten, bijvoorbeeld cursussen en bijeenkomsten, hetgeen onder meer inhoudt: het versturen van uitnodigingen en het verzenden van stukken, het organiseren van de facilitaire ondersteuning en het coördineren van administratieve werkzaamheden rond inschrijving en betaling. Levert administratief-financiële ondersteuning door: voorbeeld 1 voorbeeld 2 Het coderen en scannen van facturen, (spoed)betalingen, en declaraties, verzorgt de elektronische verzending naar de Service Organisatie en bemiddelt bij vragen over de voortgang. Algemene advisering omtrent reguliere- en spoedbetalingen, dienstreisdeclaraties, VAR declaraties etc. aan medewerkers die deze zelf bij de Service Organisatie indienen. Kennis & Vaardigheden Werk- en denkniveau: MBO-niveau Ervaringsniveau: minimaal 5 jaar ervaring Kennis van secretarieel-administratieve, financiële en management ondersteunende werkwijzen; Kennis van elektronische archiverings- en documentatietechnieken; Kennis van Microsoft Office; Kennis (op hoofdlijnen) van de aard van de werkzaamheden van het CG;

3 Vaardigheid in het vormen en afhandelen van financiële voortgangsrapportages, overzichten, verslagen, nota's; Vaardigheid in organisatie- en coördinatietaken. Contacten Met derden als eerste contactpersoon van het CG over de secretariële, administratieve en financiële afhandeling van zaken, om informatie uit te wisselen over de inhoud en de voortgang in de uitvoering daarvan en om (agenda-)afspraken voor de (plv) CdP te maken, waarbij zorgvuldig dient te worden omgegaan met naar hun aard gevoelige onderwerpen; Met de andere financieel, administratieve en secretariële ondersteunende medewerkers binnen de bedrijfsvoering; Met in- en externe instanties en personen over binnen de ambassade in behandeling zijnde onderwerpen om (algemeen inhoudelijke) toelichting te geven. Feitelijk Opgedragen Takenpakket ( in te vullen door Post) De functie is een combinatie van werkzaamheden op Secretarieel en Administratief/Financieel gebied. Globaal is de tijdsverdeling over beide werkterreinen 50/50 waarbij de medewerker in staat moet zijn op beide gebieden zelfstandig de prioriteiten vast te stellen. Op beide gebieden wordt de medewerker aangestuurd door de Operationeel Manager. Taken op gebied van Secretariële werkzaamheden beheer agenda (plv) Consul Generaal (afspraken binnens- en buitenshuis); coördineren representatieve activiteiten (organiseren lunches, diners, ontvangsten ter residentie en kanselarij, contacten met catering); in grote mate zelfstandige behandelen alsmede concipiëren schriftelijke correspondentie Consul Generaal; zoveel mogelijk zelfstandig afdoen telefoon- en elektronisch berichtenverkeer; opstellen en bijhouden VAR-budget; opvang bezoekers; secretaris MT-staf; in samenwerking met de overige medewerkers van de bedrijfsvoering organiseren van dienstreizen; logistieke ondersteuning bij inkomende bezoeken en missies en andere evenementen; zorg voor het samenstellen, beheren en completeren van werkdossiers; up to date houden informatiestromen en bijhouden elektronische presentie van het CG op de websites. Taken op gebied van Administratieve/Financiële ondersteuning - Algemeen kantoor- en evenementenmanagement Consulaat; - Coördineren van (grote) evenementen, zoals de Koningsdagviering;

4 - Actueel houden van inventaris residentie en kanselarij; - Beheer van voorraad kantoorbehoeften; - Contacten met leveranciers; - Bijdragen aan goed beheer van het elektronisch archief; - Contacten met het Office of Foreign Missions (OFM); - Aanleveren van facturen, betalingen, vorderingen, en leveranciers aan de Service Organisatie. - Algemene advisering aan medewerkers omtrent betalingen en declaraties. Resultaatgebieden - zorg dragen voor een zo breed mogelijke snelle, efficiënte en consistente secretariële en administratieve ondersteuning van (plv) Consul Generaal; - accurate en nauwkeurige uitvoering van beheerswerkzaamheden conform richtlijnen en procedures; - Efficiënte en service gerichte uitvoering van kantoor en evenementenmanagement taken. Speelruimte / Kaders de medewerker is verantwoording schuldig aan de (plv) Consul Generaal op het gebied van de secretariële en de administratieve/financiële taken. naast de leiding post wordt nauw samengewerkt met de collega s van de bedrijfsvoering en de overige teams van het CG; interne (zowel die van de post als BZ) administratieve regels en voorschriften zijn van belang voor de wijze waarop invulling kan worden gegeven aan de ondersteunende werkzaamheden; de secretarieel administratief medewerker neemt beslissingen bij het voorbereiden en maken van verslagen, bij het maken en afhouden van afspraken, bij de uitvoering van de administratieve en logistieke taken en bij het doen van voorstellen tot verbetering van procedures en bij het stellen van prioriteiten. Kennis en ervaringsvelden brede ervaring in management ondersteunende en secretariële werkzaamheden; kennis van brede en overstijgende dwarsverbanden op gebied van het administratieve, logistieke en secretariële werkproces; kennis van/gevoel voor de functionele relaties van het CG met derden; kennis van/gevoel voor de diplomatieke contacten en werkwijze; vaardigheid in het stellen van prioriteiten in het administratieve, financiële, logistieke en secretariële werkpakket; vaardigheid in het uitwerken van brieven, nota's en rapporten en in het verrichten van taken op het gebied van gegevensopslag en beheer; vaardigheid in het werken onder wisselende omstandigheden/tijdsdruk; vaardigheid in het werken met relevante applicaties; goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid, zowel in de Nederlandse als Engelse taal. Competenties Plannen en organiseren Gevoel voor dienstverlening en representatie op niveau Kwaliteits- en resultaatsgerichtheid

5 Proactieve houding Samenwerken Integriteit Opleidingsniveau van de functie MBO werk- en denkniveau goede kennis van de Nederlandse en Engelse taal, zowel in woord als geschrift; opleidingsrichting: secretariële ondersteuning + MS Office Werkomgeving Het Consulaat Generaal San Francisco is een middelgrote post met 4 uitgezonden en 19 lokale medewerkers en is actief op de terreinen economische en technologische samenwerking en handel, de promotie van de Nederlandse cultuur en publiekdiplomatie en consulaire belangenbehartiging. Het Consulaat Generaal in San Francisco maakt deel uit van het Postennetwerk in de VS, als één van de 4 CG s vallend onder Ambassade Washington en bedient een ressort dat de dertien westelijke staten (Alaska en Hawaï inbegrepen) beslaat en een oppervlakte heeft van ca 4,8 miljoen km2 (116 x Nederland). Het zwaartepunt van het werk ligt in de staat Californië. De economische en technologische samenwerking en handel, de promotie van de Nederlandse cultuur en publiekdiplomatieke activiteiten worden vormgegeven in het Economisch Cluster van het CG, bestaand uit NFIA, Economische Afdeling (EA) en het Holland Innovation Network (HIN). Op Consulair gebied richt het kantoor zich op de belangenbehartiging voor de Nederlanders in het Resort en op de uitvoering van het visumbeleid. Er wonen bijna mensen met een Nederlands paspoort in het resort. Een veelvoud daarvan is van Nederlandse afkomst en onderhoud nog actieve contacten met Nederland. Veel van deze mensen kunnen en willen een rol spelen in de bilaterale economische en culturele contacten. Naar schatting Nederlanders verblijft jaarlijks voor kortere tijd in dit gebied (zowel zakelijk aks toeristisch). Bij de uitvoering van taken vervullen de 8 onder San Francisco ressorterende honoraire consuls een belangrijke ondersteunende rol. De bedrijfsvoering wordt momenteel verzorgt door 3 medewerkers onder leiding van de Operationeel Manager, die op de eerste plaats elk hun eigen kerntaken (secretarieel, evenement management en/of AZ/IZ taken) hebben en daarmee gezamenlijk de activiteiten uitvoeren op het gebied van Management Ondersteuning. Het werkgebied is dus zeer divers, waarbij op gezette tijden pieken in de werkdruk zijn vanwege o.a. de vele evenementen die georganiseerd worden, programma s van bezoeken/delegaties die voorbereid dienen te worden of administratief/financiële deadlines die gehaald dienen worden. Dat betekent dat van alle medewerkers wordt verwacht dat zij over de grenzen van het eigen taakgebied heen, aandacht hebben voor het functioneren van de afdeling als geheel, collega s assisteren bij hoge werkdruk, en elkaar over en weer vervangen op afwezigheid. Typering medewerker

6 Een schaap met vier poten is mooi, met vijf nog mooier. Enthousiaste medewerker die - ook onder druk - snel, zelfstandig, discreet en consistent opereert. Goede contactuele eigenschappen, plezierige persoonlijkheid, geen bezwaar tegen overwerken, flexibel inzetbaar, en een goed gevoel voor en ervaring met de economische en beleidscontext van het CG. Het concrete 'Feitelijk Opgedragen Takenpakket' zal met de daadwerkelijke resultaatsgebieden in het startgesprek worden vastgelegd. Overige Opmerkingen Nadere informatie over deze functie kan worden verkregen bij Marco van Vemden, Operationeel Manager sfn-hr@minbuza.nl