Coördinatie en uitvoering van financiële zaken, w.o.financiële administratie,, cliëntenadministratie, salarisadministratie, functioneel beheer ICT.

Transcriptie

1 Algemene informatie Naam instelling: Wittenbergzorg Dienst/sector: Algemeen Afdeling: Algemene en financiële zaken FWG Indicatie FWG Indicatie na weging: FWG 50 Functie: Coördinator financiële zaken Kern/doel van de functie: Coördinatie en uitvoering van financiële zaken, w.o.financiële administratie,, cliëntenadministratie, salarisadministratie, functioneel beheer ICT. Plaats in de organisatie: Situatieschets Financiële zaken is onder te verdelen in de financiële en salarisadministratie (FA/SA) en de cliëntenadministratie (CA). Naast de coördinator financiële zaken werken er 2 medewerkers, medewerker CA en medewerker FA / PA. Leiding ontvangen van/ Leiding geven aan Ontvangt hiërarchisch leiding van de bestuurder en functionele instructies van de (externe) controller Coördineert werkzaamheden financiële zaken. Kan functionele aanwijzingen geven aan de Roosterplanner alsmede de Personeelsadministratie. Interne en externe contacten Er zijn vanuit deze functie veelvuldig interne contacten. Regelmatig zijn er, zowel m.b.t. de salarisadministratie als de boekhouding externe contacten, zoals met de bedrijfsvereniging, de bank, medewerkers van de accountant en crediteuren en/ of debiteuren, etc. Daarnaast heeft de coördinator financiële zaken egelmatig contact met de (externe) controller Organisatieschema Zie bijlage. Taken, resultaatgebieden en verantwoordelijkheden in hoofdlijnen: Taak 1. Coördinatie en uitvoering financiële zaken Taak 2. Taken op het gebied van administratieve organisatie en interne controle (AO/IC) Taak 3. Het opstellen van financiële rapporten en managementinformatie Taak 4. Overige taken. 1 2 december 2014

2 Uitwerking taken, resultaatgebieden en verantwoordelijkheden in activiteiten/resultaten. Taak 1. Coördinatie en uitvoering financiële zaken Verantwoordelijk voor het takenpakket van de financiële afdeling Aansturing van de medewerkers financiële zaken Taak 2. Taken op het gebied van administratieve organisatie en interne controle (AO/IC) Verantwoordelijk voor de uitvoer van de Planning &Control cyclus Verantwoordelijk voor het uitvoeren van de interne controles Signaleren van knelpunten en (mede) borgen van de administratieve organisatie Treasurytaken (zie treasurystatuut) Taak 3. Het opstellen van financiële rapporten en managementinformatie Op aangeven van de (externe) controller uitwerken van de begroting, tussentijdse rapportages en jaarrekening Inrichting, beheer en optimalisatie van het management informatie systeem Ondersteunen (in brede zin) van het management bij het gebruik van het management informatie systeem Taak 4. Overige taken. - Functioneel beheer van de binnen de afdeling in gebruik zijnde applicaties - Het borgen van onderlinge afstemming van de verschillende administratieve disciplines, te weten cliëntenadministratie, personeelsadministratie, salarisadministratie, roosterplanning, alsmede salarisadministratie. - Het beheren van de afdelingsplanning - Het bij afwezigheid of piekbelasting waarnemen van de taken van medewerker cliëntenadministratie en medewerker FA/PA - Overige voorkomende administratieve werkzaamheden. 2 2 december 2014

3 Toelichting bij functie-eisen per gezichtspunt. Kennis Vereist is vakkennis van administratie en boekhouding op HBO-niveau Kennis en bij voorkeur ervaring met coördinerende taken betreffende financiële zaken. Kennis van automatiseringsaangelegenheden Zelfstandigheid De werkzaamheden worden verricht binnen interne administratieve procedures en externe richtlijnen of voorschriften. Alle voorkomende problemen worden zoveel mogelijk zelfstandig opgelost, waarbij kan worden teruggevallen op de (externe) controller. Sociale vaardigheden Het controleren en corrigeren van het werk van anderen en de veelvuldige in- en externe contacten stellen met name eisen aan tact en hulpvaardigheid. Het oplossen van problemen vraagt doorzettingsvermogen. Risico s, verantwoordelijkheden en invloed Er bestaat kans op het maken van fouten resulterend in een financiële schade. Het niet tijdig verwerken van mutaties kan eveneens nadelige gevolgen hebben, zowel financieel als immaterieel. Uitdrukkingsvaardigheid Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid is vereist bij de diverse besprekingen en het toelichten van het budget- en financieringssysteem, alsmede interne managementrapportages aan het management. Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid is vereist bij het opstellen van managementrapportages Bewegingsvaardigheid Er wordt veel met een computer gewerkt, waarbij nauwkeurigheid is vereist bij het invoeren van de juiste gegevens en een aanmerkelijke snelheid. Oplettendheid Oplettendheid is vereist bij nagenoeg alle werkzaamheden. Afwijkingen dienen gesignaleerd te worden en er moet op gelet worden dat de voortgang van de werkzaamheden voldoende is. Overige functie-eisen Eisen worden gesteld aan ordelijk en systematisch werken. Eisen worden gesteld aan integriteit en betrouwbaarheid vanwege het beheren van geldelijke middelen en inzicht in en kennis van vertrouwelijke gegevens. Eisen worden gesteld aan voorkomen en/of gedrag vanwege interne en externe contacten. Inconveniënten Fysieke belasting kan optreden door het langdurig werken achter een beeldscherm. Psychische belasting treedt op bij pieken in het werk en het uitoefenen van meerdere taken tegelijkertijd. Er is geen sprake van bezwarende werkomstandigheden of risico op persoonlijk letsel. Momenteel worden de controllerstaken vervuld door een extern deskundige. Na gebleken geschiktheid in de functie van coördinator financiële zaken is het de bedoeling dat bovengenoemde taken worden overgenomen door de coördinator financiële zaken 3 2 december 2014

4 Naam Datum Opmerkingen Functiehouder Leidinggevende P&O Directie/RvB 4 2 december 2014

5 5 2 december 2014