A. BASISGEGEVENS FUNCTIE

Transcriptie

1 Functieprofiel Datum: Juli 2018 A. BASISGEGEVENS FUNCTIE Formatieplaatsnr. : Functiebenaming : Lokaal/uitgezonden : lokaal Dienstonderdeel/post : MIA Functieniveau : schaal 7 Aantal Uren : 40 SPECIFIEKE FUNCTIE-INFORMATIE De Senior Consulair medewerker is onderdeel van het consulaire team en voert alle consulaire werkzaamheden uit die binnen het mandaat van het Consulaat Generaal vallen (zie taken). De Senior Medewerker CZ dient nagenoeg alle facetten van het consulaire werk te beheersen, inclusief de meer gevoelige en complexe facetten van het werk. Hiertoe behoren het informeren van autoriteiten en derden belanghebbenden over de (interpretatie van de) wet- en regelgeving op het toegewezen werkgebied en het uitvoering geven aan specifieke regelingen en diverse naar aard gevoelige/complexe werkzaamheden. De kerntaken van de Senior consulair medewerker liggen op het gebied van gedetineerdenbegeleiding en consulair-maatschappelijke ondersteuning van Nederlandse burgers. Daarnaast heeft de senior consulair medewerker een taak op het gebied van voorlichting over nationaliteitskwesties: Bezoeken afleggen aan Nederlands, Engels, Spaans- en Papiamentstalige gedetineerden in verschillende staten. Contact onderhouden met gedetineerden, vrijwilligersnetwerk, DCZ/CM, Min. van Justitie, de reclassering, gevangenissen, advocaten, Amerikaanse instanties zoals US Marshalls, US Department of Justice, Bureau of Prisons, Immigration and Customs Enforcement en contact met Parket Procureur Generaal Nederlandse Antillen alsmede DBB Curacao. Vastleggen en bijwerken van gegevens gedetineerden in Kompas. Bezoekverslagen opstellen en bijhouden bezoekschema s en schema s WOTS/LOTS. Archivering gedetineerdendossiers en behandeling overdracht/overname dossiers. 1

2 Administratieve afhandeling arrestatiemeldingen en vrijlatingen. Opvragen verificatie personalia gedetineerden bij diverse instanties. Verwerking maandelijkse schenkingen en financiële bemiddelingen t.b.v. gedetineerden. Eerste aanspreekpunt voor Nederlanders die (meestal via 24/7) contact zoeken met het Consulaat omdat zij in de problemen zijn gekomen in de VS (arrestatie, slachtoffers criminaliteit, medische noodgevallen); Het verlenen van de noodzakelijke consulair-maatschappelijke ondersteuning aan Nederlanders in de problemen. Bij de Senior Medewerker CZ is er sprake van algemeen geformuleerde opdrachten (er is geen sprake meer van directe sturing / er is veel zelfstandigheid), waarbij eigen keuzes in de wijze van voorbereiding, werkwijze en uitvoering, evenals eigen gedragsbepaling (gedurende contacten met derden belanghebbenden/particulieren) en oordeelsvorming (het beoordelen van aanvragen voor o.a. de afgifte van reisdocumenten, visum- en MVV- aanvragen) een rol spelen. Voor de voorbereiding, organisatie en uitvoering van de werkzaamheden wordt inhoudelijke kennis en inzicht in bedrijfsmatige processen gevraagd. Aanvullende vaardigheid is dat er bij afwijkingen, stagnaties e.d. zelfstandig aanpassingen worden aangebracht in aanpak, uitvoering en voortgang van het eigen werk. De senior medewerker CZ functioneert tevens als achtervang voor de baliewerkzaamheden van het consulaat (m.n. paspoortaanvragen) en is tevens betrokken bij de uitvoering van algemene en helder afgebakende organisatorische/secretariële/beleidsondersteunende taken. B.1.1 RESULTAATGEBIEDEN EN RESULTATEN 1. Consulaire dienstverlening 2. Informatie- en kennisoverdracht 3. Uitvoering specifieke regelingen 4. Overige werkzaamheden B.1.2 TAKEN 1. Consulaire dienstverlening Het beoordelen van aanvragen voor o.a. de afgifte van reisdocumenten, visum- en MVVaanvragen, op overeenstemming met de wettelijke eisen en het controleren op volledigheid en juistheid van de toepasselijke bescheiden; Het (actief) mondeling en schriftelijk verstrekken van (achtergrond)informatie, richtlijnen en adviezen over diverse regelingen, wetten, (beleids)maatregelen en doelstellingen van 2

3 vastgesteld consulair beleid en aanpalende regelgeving aan uitgezonden en lokale medewerkers; 2. Informatie- en kennisoverdracht Het informeren van autoriteiten en derden belanghebbenden over de (interpretatie van de) wet- en regelgeving op het toegewezen werkgebied; Het adviseren en/of geven van voorlichting over de interpretatie en uitvoering van regelingen op consulair gebied en aangrenzende regelgeving, de toepassing van wettelijke en/of ministeriële voorschriften en richtlijnen en over te nemen maatregelen ter bevordering van een zo doelmatige uitvoering en verantwoording van de consulaire hulp en bijstand. 3. Uitvoering specifieke regelingen Het verlenen van inhoudelijke ondersteuning door het voorbereiden van adviezen en beslissingen (bijvoorbeeld t.a.v. nationaliteitskwesties, erkenningen, visumaangelegenheden e.d., en het in dat kader verzamelen van informatie en het toetsen daarvan aan de bestaande wettelijke regelingen, voorschriften, instructies, richtlijnen en toepasselijke jurisprudentie); Het opmaken van financiële (dag)verantwoordingsrapportages, leges en kanselarijrechten. 4. Overige werkzaamheden (Beperkte) Achtervang/ondersteuning van sr medewerker AZ/CZ Ondersteuning Beveiligingsambtenaar ten tijde van crises (b.v. orkaanseizoen) Diverse incidentele ondersteunende taken t.b.v. het functioneren van het CG (op verzoek van de leiding) B.2 SPEELRUIMTE/KADERS De Senior Consulair Medewerker is verantwoording schuldig aan het management van de post voor wat betreft de kwaliteit van de adviezen, de juistheid van de verstrekte informatie en de rechtmatige toepassing en uitvoering van vigerende wettelijke regelingen, procedures en instructies; Relevante wet- en regelgeving, instructies en richtlijnen van belang voor een (juridisch) correcte aanpak en uitvoering van de werkzaamheden; De Senior Consulair Medewerker neemt beslissingen over het geven van technische aanwijzingen en de inhoud van adviezen, over te nemen maatregelen bij het toetsen van de rechtmatigheid van de toepassing en bij de interpretatie en concrete uitvoering conform de betreffende regelingen en instructies B.3 CONTACTEN 3

4 Met het (lijn)management van de post en collega s over adviezen op consulair gebied en bij de uitvoering van toepasselijke regelgeving, om voorstellen te doen in geval van knelpunten en om oplossingsrichtingen en adviezen aan te geven; Met lokale autoriteiten en belangenorganisaties om hen een toelichting te geven op de interpretatie van betreffende wetten en regelgeving; Met (inter)departementale instanties/instellingen (w.o. DCV) om medewerking te verkrijgen bij de uitvoering van de werkzaamheden over de wijze waarop de regelgeving moet worden toegepast; Met derden belanghebbenden/particulieren om afstemming te verkrijgen en problemen op te lossen bij de uitvoering van onderdelen van de consulaire werkzaamheden. B.4 KENNIS- EN VAARDIGHEIDSVEREISTEN Kennis van de relevante regelgeving en voorschriften (consulair, visum, kanselarijrechten, DCV-gedetineerdenbeleid, etc.), evenals van de uitvoeringsbepalingen; evenals enige ervaring op juridisch gebied v.w.b. Nederlandse en Amerikaanse wetgeving terzake; Kennis van het DCV-beleid terzake, de uitvoeringsaspecten met betrekking tot internationale verdragen en nationale wetgeving en jurisprudentie, evenals van de geldende regels en voorschriften; Kennis van de relevante consulaire (geautomatiseerde) systemen; Enige kennis van de interne administratieve en procedurele uitvoeringsvoorschriften op het gebied van apparaatszorg op de post en van de toepassing daarvan. Vaardigheid in het geven van toelichting op de voor de werkzaamheden van toepassing zijnde wet- en regelgeving; Vaardigheid in het geven van adviezen en het opstellen van rapportages; Vaardigheid in het verzamelen en inzichtelijk maken van gegevens en het leveren van periodieke managementinformatie; Sociale en communicatieve vaardigheden en vaardigheid in het overwinnen van de verschillende belangen in het directe contact met een grote verscheidenheid aan klanten; Vaardigheid in het geven van adviezen en het opstellen van rapportages; Vaardigheid in het verzamelen en inzichtelijk maken van gegevens en het leveren van periodieke managementinformatie. B.5 COMPETENTIES Initiatief Klantgerichtheid Samenwerken Kwaliteitsgerichtheid 4

5 Stressbestendigheid Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid Integriteit B.6 WERK- EN DENKNIVEAU VAN DE FUNCTIE/ AANVULLENDE OPLEIDINGEN EN KENNIS - HBO werk- en denkniveau - Enige relevante ervaring vereist - Gedegen kennis van het Nederlands en het Engels; Spaans en Papiamento strekken tot aanbeveling. C.WERKOMGEVING Het Consulaat-Generaal in Miami is onderdeel van het diplomatieke netwerk van het Koninkrijk der Nederlanden in de VS en (momenteel) verantwoordelijk voor 9 staten in het zuiden van het land, plus een aantal eilandstaten in de Cariben. Op CG Miami werken negen medewerkers, 2 uitgezonden en 7 lokale medewerkers.; het team wordt bij tijd en wijle aangevuld met een stagiair. Het CG werkt tevens samen met 7 honorair consuls, die zich binnen hun regio (onbezoldigd) inzetten voor zowel economische diplomatie als consulair-maatschappelijke zaken. Het takenpakket van de post omvat werkzaamheden op het gebied van consulaire aangelegenheden (incl gedetineerdenbegeleiding), werkzaamheden op economisch gebied (incl handels- en investeringsbevordering) en culturele en persaangelegenheden. Vanwege de geringe omvang van het team en de brede taakopdracht van het consulaat hebben de individuele medewerkers een grote mate van zelfstandigheid. Ook komt het voor dat medewerkers taken verrichten die buiten hun kernopdracht ligt. Flexibiliteit is dan ook een voorwaarde. Het Consulaat is gevestigd in een modern kantoorpand in het zakendistrict van Miami (Brickell Avenue); voor de medewerkers zijn parkeerplaatsen beschikbaar. D. TYPERING MEDEWERKER U bent in staat om zowel zelfstandig als in teamverband te werken en beschikt over goede sociale en communicatieve vaardigheden 5

6 U bent klantvriendelijk, creatief, discreet, praktisch en oplossings- en resultaatgericht en u heeft een flexibele werkinstelling; E. ADDITIONELE INFORMATIE De kandidaat dient in het bezit te zijn van een geldige werkvergunning voor de VS. Het is voor niet-ingezetenen mogelijk om in aanmerking te komen voor een zg A-2 visum. Dit visum staat de medewerker toe om gedurende een periode van maximaal 5 jaar in de VS te werken en is gekoppeld aan de functie op het CG. CONTACTPERSOON Gera Sneller Consul Generaal mia-cdp@minbuza.nl Willemijn Kallenberg Plaatsvervangend Consul Generaal wp.kallenberg@minbuza.nl