FUNCTIEHANDBOEK PROTESTANTS CHRISTELIJK PRIMAIR ONDERWIJS LELYSTAD

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "FUNCTIEHANDBOEK PROTESTANTS CHRISTELIJK PRIMAIR ONDERWIJS LELYSTAD"

Dennis Mulder
7 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 FUNCTIEHANDBOEK PROTESTANTS CHRISTELIJK PRIMAIR ONDERWIJS LELYSTAD FUNCTIE-INFORMATIE Functienaam Managementassistent Codering PCPO Organisatie PCPO Lelystad Salarisschaal 7 Indelingsniveau IIIc FUWASYS-advies 7 - IIIc Werkterrein Bedrijfsvoering Managementondersteuning Activiteiten Bewerken van gegevens Beleids- en bedrijfsvoeringsondersteunende werkzaamheden Kenmerkscores Somscore 36 Uitvoerder J.A.A. van Gastel Datum 27 april 2010 FUWASYS-versie FUWA-PO FUNCTIEBESCHRIJVING Context De vereniging Protestants Christelijk Primair Onderwijs Lelystad vormt het bevoegd gezag over 8 reguliere scholen en 1 school voor Speciaal Basisonderwijs, verspreid in en rondom Lelystad. Alle scholen werken aan de hand van de Protestants Christelijke identiteit. Elke school heeft een duidelijke (eigen) onderwijskundige koers vanuit haar eigen culturele achtergrond en onderwijsconcept. Daarbij vormt iedere afzonderlijke school een belangrijke eenheid in de organisatie, met een eigen plaats en gezicht naar buiten en binnen haar omgeving. Het bestuur op verenigingsniveau realiseert haar doelstellingen door middel van het besturen op hoofdlijnen. Als integraal verantwoordelijke heeft de Algemeen Directeur zijn taken en bevoegdheden vergaand gemandateerd. De algemeen directeur heeft de beschikking over een kleine (centrale) stafdienst. De organisatie wordt gekenmerkt door een diversiteit aan onderwijsaanbod. 1

2 De werkzaamheden van het secretariaat worden uitgevoerd onder rechtstreekse aansturing van een directielid. De werkzaamheden kunnen een vertrouwelijk karakter hebben. De managementassistent is belast met de volledige secretariële en administratieve ondersteuning van de directie en het bestuur, stuur de junior managementassistent functioneel aan en beheert het afdelingsarchief. Werkzaamheden 1. Draagt zorgt voor de volledige secretariële en administratieve ondersteuning van de directie en het bestuur, door: - het uitvoeren van de organisatorische en secretariële ondersteuning van de directie en het bestuur; - het zelfstandig behandelen van inkomende post, en telefoonverkeer en e.e.a. beoordelen op urgentie; - het voorbereiden, organiseren en verslagleggen van vergaderingen van het Managementteam en het bestuur; - het bewaken van besluitvormingsprocessen; - het onderhouden van contacten met de verschillende afdelingen en diensten binnen de Vereniging en met externe instanties over bestuurlijke en algemeen inhoudelijke aspecten; - het functioneel aansturen van de junior managementassistent; - het organiseren van bijzondere personele gelegenheden. 2. Beheert het archief op het stafbureau, door: - het opbergen resp. op aanvraag verstrekken van bescheiden; - het ordelijk en toegankelijk houden van het archief. 3. Draagt zorg voor het eigen ontwikkelingsproces, door: - het permanent en actief organiseren van zelfreflectie; - het bijhouden en bestuderen van voor het onderwijs en specifiek vakgebied relevante ontwikkelingen; - het deelnemen aan her- en bijscholingscursussen en collegiale consultatie aansluitend op het persoonlijk ontwikkelingsplan. 2

3 Speelruimte (Kader, bevoegdheden & verantwoordelijkheden) - werkt binnen interne administratieve werkafspraken en richtlijnen, van belang voor de wijze waarop en de tijd waarin de werkzaamheden dienen plaats te vinden; - legt verantwoording af aan de algemeen directeur voor wat betreft de kwaliteit van de verleende secretariële en administratieve ondersteuning, over de juistheid en volledigheid van het beheer van het archief en over het eigen ontwikkelingsproces; - neemt beslissingen bij de uitvoering van de organisatorische en secretariële ondersteuning, bij het ordelijk en toegankelijk houden van het archief en bij het eigen ontwikkelingproces. Kennis en vaardigheden - algemeen theoretische en praktische gerichte kennis van managementondersteunende methoden en werkwijzen, alsmede theoretische en praktische kennis van de Nederlandse taal; - kennis van reguliere archiverings- en documentatietechnieken; - kennis van de interne administratieve en procedurele voorschriften; - kennis van kantoorautomatiseringspakketten; - kennis van bestandsinvoer en tekstverwerken met de computer en van de interne administratieve en procedurele regels en voorschriften en de toepassing daarvan; - kennis van en inzicht in de protestants christelijke identiteit / cultuur en tradities; - inzicht in de organisatorische en functionele verhoudingen binnen de organisatie en bekendheid met de aard van de werkzaamheden binnen de afdelingsdirectie; - vaardigheid in het te woord staan van derden. Contacten - met derden binnen en buiten de afdeling over de secretariële en administratieve afhandeling van zaken, om informatie uit te wisselen over de inhoud en de voortgang in de uitvoering daarvan en om (agenda)afspraken voor de directie te maken; - met ouders omtrent vraagstukken die op schoolniveau niet behandeld kunnen worden waarbij eigen interpretatie van de vraag noodzakelijk is om zaken op elkaar af te stemmen; - met de gemeente, provincies, inspectie en andere instanties over de aan te leveren stukken, agenda s e.d., om dit op elkaar af te stemmen. 3

4 VERANTWOORDING Motivering Op basis van het activiteitenprofiel werden als mogelijke hoofdgroepen II tot en met IV aangegeven. Het FUWASYS inschalingsadvies salarisschaal 7 - IIIc is tot stand gekomen op basis van onderstaande overwegingen. De kenmerken waarop gescoord is, zijn genummerd van 1 tot en met 14 en de bijbehorende score uit het scoreprofiel staat tussen haakjes vermeld. Werkzaamheden 1. Gangbare zaken en problemen, waarbij eigen interpretatie is vereist en oplossingen moeten worden aangedragen. (3) 2. Bijdragen aan het realiseren van de taakstelling van een leraar of werkeenheid op een afgebakend werkgebied, danwel het realiseren van deelproducten. (2) 3. Beïnvloeding van de werkzaamheden van een beperkte groep medewerkers en/of een aantal leerlingen van de eigen werkeenheid én het effect is op zeer korte termijn (een paar maanden) merkbaar en vast te stellen. (2) 4. Inspelen op nog niet eerder voorgekomen situaties, waarbij uit bekende oplossingen moet worden gekozen. (3) 5. Inspelen op wisselende omstandigheden. (2) Kader, bevoegdheden & verantwoordelijkheden 6. Vrijheid om - op basis van interpretatie van gegevens - consequenties van te kiezen oplossingen tegen elkaar af te wegen. (3) 7. Interpretatie en beoordeling van niet duidelijk omlijnde keuzefactoren en/of ontwikkelingen in de maatschappelijke omgeving. (3) 8. Duidelijk én op zeer korte termijn (binnen een paar maanden) vast te stellen. (2) 9. Werkafspraken, regels of voorschriften zijn bij de uitvoering van het werk van kracht. (2) 10. Beoordeling van producten, onderzoeksresultaten of adviezen op overeenstemming met gestelde resultaatafspraken, normen, criteria of specificaties. (3) Kennis en Vaardigheid 11. Algemeen theoretische, praktisch gerichte kennis en ervaring van het vakgebied, waarbij inzicht in organisatorische, sociale, financiële, technische, economische of juridische samenhangen in relatie tot het eigen werkterrein wordt vereist of zoals in het 4

5 onderwijs het geval is, inzicht in de diverse culturele achtergronden van de leerlingen. (3) 12. Nauwkeurigheid en zorgvuldigheid, en/of communicatieve en klantvriendelijke vaardigheden. (2) Contacten 13. Verschillende belangen. (3) 14. Verkrijgen van afstemming over de wijze van toepassing van regelgeving, de uitvoering van beleid, onderwijsprogrammering of de werkwijzen bij te leveren diensten. (3) 5

Vergelijkbare documenten

FUNCTIEHANDBOEK PROTESTANTS CHRISTELIJK PRIMAIR ONDERWIJS LELYSTAD

FUNCTIEHANDBOEK PROTESTANTS CHRISTELIJK PRIMAIR ONDERWIJS LELYSTAD FUNCTIE-INFORMATIE Functienaam Financieel medewerker Codering PCPO09-302 Organisatie PCPO Lelystad Salarisschaal 6 Indelingsniveau IIIb