Functieprofiel. Datum: 12 oktober 2016 A. BASISGEGEVENS FUNCTIE

Transcriptie

1 Functieprofiel Datum: 12 oktober 2016 A. BASISGEGEVENS FUNCTIE Formatieplaatsnr. : Functiebenaming : Senior Managementondersteuner HPA/Political Coordinator en Plv HPA/Alternate PC Post : Permanente Vertegenwoordiging VN te New York Functieniveau : schaal 7 Aantal uren : 40 uur per week (voltijd) Periode : 1 september 2017 tot en met 31 januari 2019 De Senior Managementondersteuner verricht organisatorische, secretariële en administratieve werkzaamheden ter ondersteuning van het management en/of medewerkers van een organisatie-eenheid of project: secretariële ondersteuning ten behoeve van o.a. ambtelijke leiding, management en/of medewerkers van een organisatie-eenheid of project (coördinatie van) (secretarieel administratieve) ondersteuning op samenhangende en naar aard en inhoud verschillende onderwerpen in een ambtelijk en politiek dynamische context ruime relevante werkervaring en grote mate van zelfstandigheid schakel naar de interne organisatie en externe omgeving, leggen van verbanden, inschatten belangen en consequenties afwegen coördineren van complexe informatiestromen samenstellen van managementinformatie contacten gericht op afstemming van processen en procedures en het initiëren van verbeteringen en/of vernieuwingen. SPECIFIEKE FUNCTIE-INFORMATIE 1. Secretarieel, organisatorisch en administratief ondersteunende werkzaamheden voor het Hoofd van de Politieke Afdeling/Political Coordinator (HPA/PC) en PlvHPA/Alternate PC (coördinatie van) secretarieel (administratief) beheer rekening houdend met gestelde prioriteiten (o.a. agenda/postbusbeheer, verzorging inkomende/uitgaande correspondentie en telefonische communicatie) (coördinatie van) afhandeling van naar aard en inhoud verscheidene en uiteenlopende vragen, verzoeken en gesprekken coördinatie van complexe informatiestromen fungeren als schakel, contactpersoon naar de interne organisatie en externe omgeving inschatting belang en urgentie, leggen van verbanden en afweging consequenties van handelen, bewaken voortgang en afhandeling, signaleren en rappelleren informatieverstrekking van algemeen inhoudelijke en procedurele aard en administratieve en organisatorische processen verslaglegging, notuleren, vertalen, uitwerken en opstellen stukken en verzorging correspondentie op globale aanwijzing, het administratief/organisatorisch voorbereiden van vergaderingen, het archiveren van de vergaderstukken en het verzorgen van de verslaglegging van de vergaderingen en van de voortgangsbewaking van de daarin overeengekomen acties (inhoudelijk) administratieve, logistieke en organisatorische ondersteuning van algemene en complexere aard (o.a. officiële bezoeken, missies, seminars etc. alsmede dienstreizen en werkbezoeken) ontvangst en te woord staan bezoekers aanleggen en bijhouden werkdossiers verzorgt een belangrijke spilfunctie bij afspraken, ontvangst, representatie, interne en externe bijeenkomsten. fungeert als 1e aanspreekpunt voor netwerk en relaties op het gebied van operationele zaken. 1

2 2. Specialistische en beleidsinhoudelijke ondersteuning gegevens verzamelen en controleren op juistheid, bruikbaarheid, tijdigheid, rechtmatigheid en volledigheid gegevensverwerking, inrichting, beheer en onderhoud in (geautomatiseerde) bestanden informatie en inhoudelijke vragen van klanten op een juiste en effectieve wijze beoordelen en afhandelen binnen gestelde termijnen managementinformatie samenstellen en op verzoek voorzien van conclusies verzorgen van toegankelijke dossiervorming toezien op consistent gebruik van gegevens, procedures en richtlijnen (deel)producten en diensten tijdig realiseren op basis van procedures, methoden, technieken en regelingen bewaken van planningen en voortgang toezien op juistheid en coördinatie van de financiële administratie formuleren van praktische voorstellen voor aanpassing relatiebeheer onderhouden bij externe activiteiten administratieve, logistieke en organisatorische ondersteuning van specifieke aard (evenementen/workshops etc.) rapporteren over en signaleren van beleidsterrein gerelateerde ontwikkelingen. uitvoeren van deskresearch ten behoeve van netwerkrelaties netwerk opbouwen en onderhouden ten behoeve van de informatievoorziening. B.1.1 RESULTAATGEBIEDEN EN RESULTATEN 1. Secretarieel, organisatorisch en administratief ondersteunende werkzaamheden 2. Specialistische en beleidsinhoudelijke ondersteuning B.1.2 TAKEN In aanvulling op taken uit het indicatieve takenpakket, biedt de Senior Managementondersteuner o.m. de volgende ondersteuning aan Hoofd Politieke Afdeling/Politiek Coördinator (HPA/PC) en PlvHPA/Alternate PC: coördinatie van documenten en briefing-materiaal (t.b.v. briefings over ontwikkelingen in de Veiligheidsraad aan VN-lidstaten, NGO s/denktanks en anderen); management van de -, documenten en informatiestromen van en naar de PC; agenda-management; relatiebeheer; archiveren; opstellen bezoekersprogramma s en regelen van bijbehorende logistieke ondersteuning (vanuit AZ); management van evenementen zoals werklunches/diners/briefingsessies, seminars en bijeenkomsten (inclusief het regelen van financiën, locatie, catering, uitnodigingen, gastenlijsten/rsvp s, ontvangst, opbouw/afbouw, opzetten van de agenda s, follow-up na het evenement indien nodig); achtervang van collega secretaressen; B.2 SPEELRUIMTE/KADERS (samenhangende) richtlijnen procedures, voorschriften, wet- en regelgeving beoordeling op geleverde ondersteunende werkzaamheden B.3 CONTACTEN de contacten kenmerken zich door het (als schakel) maken van afspraken over beheer, processen en afstemmen van werkwijzen bij te leveren diensten intern en extern over de uitvoering en voortgang van de werkzaamheden, om toelichting te geven, te ondersteunen, af te stemmen over werkwijzen en informatie uit te wisselen Met derden binnen en buiten de permanente vertegenwoordiging over de secretariële en administratieve afhandeling van zaken, om informatie uit te wisselen over de inhoud en de voortgang in de uitvoering daarvan en om (agenda)afspraken te maken. B.4 KENNIS- EN VAARDIGHEIDSVEREISTEN 2

3 Uitstekende kennis van het Nederlands en Engels (in woord en geschrift); Uitstekende communicatieve, planning en organisatie vaardigheden; Kennis van managementondersteunende werkwijzen en methodieken, secretarieel beheer en algemeen secretarieel-administratieve procedures en voorschriften en deze zonder aanwijzingen toepassen; Goede kennis van en vaardigheid in beheersing van de Windows gestuurde MS-Office programma s zoals Word, Excel, Outlook en PowerPoint; Praktische kennis van de organisatorische en functionele verhoudingen binnen een diplomatieke vertegenwoordiging/ambassade en (in zoverre relevant) daarbuiten; Vaardigheid in het uitwerken van onvolledige conceptteksten; Vaardigheid in het (telefonisch) te woord staan van derden voor het maken van afspraken; Vaardigheid in het maken van verslagen van vergaderingen en in het vormen en bijhouden van dossiers; Vaardigheid in het secretarieel (administratief) beheer, in coördineren van complexe informatiestromen en -processen en in het daarbij afwegen van consequenties, belangen, prioriteiten e.d.; Affiniteit met het vakinhoudelijke beleidsterrein; Inhoudelijke kennis van en inzicht in actuele (met elkaar samenhangende) beleidsonderwerpen en - processen, kennis van reguliere documentatie- en archiveringstechnieken; Inzicht in ambtelijke en politieke belangen en gevoeligheden, in primaire processen, in bestuurlijke, organisatorische en functionele verhoudingen; Vaardigheid in het verzamelen en inzichtelijk maken van gegevens en het samenstellen van managementinformatie; Vaardigheid in het inhoudelijk administratief be- en afhandelen van verzoeken, adviseren, administratief ondersteunen en te woord staan van medewerkers en derden. B.5 COMPETENTIES Flexibiliteit Integriteit Klantgerichtheid Organisatiesensitiviteit Anticiperen Samenwerken B.6 WERK- EN DENKNIVEAU VAN DE FUNCTIE/ AANVULLENDE OPLEIDINGEN EN KENNIS Werk- en denkniveau: HBO-niveau Ervaringsniveau: 4-8 jaar ervaring C.WERKOMGEVING C.1 De Permanente Vertegenwoordiging (PVVN) behartigt de Nederlandse belangen op buitenlandpolitiek- en OSterrein bij de VN in New York. De PVVN brengt de Nederlandse standpunten in en probeert daarvoor steun te mobiliseren onder het VN-lidmaatschap en binnen de VN. Dit gebeurt in belangrijke mate via de EU, maar ook in andere samenwerkingsverbanden en/of unilateraal. De PVVN fungeert ook als uitkijkpost voor ontwikkelingen op voor Nederland belangrijke terreinen. Daarnaast draagt de PVVN actief bij aan de beleidsvorming in Den Haag. Het gehele jaar moet gerekend worden op een forse werkdruk in verband met de vele conferenties, bijeenkomsten van commissies, andere constellaties zoals Groups of Friends en andere activiteiten. De herfstzitting van de Algemene Vergadering (september december) zorgt voor een piekbelasting. Gedurende het lidmaatschap van de Veiligheidsraad (jan-dec 2018) zal, indien nodig, op de secretaresses een beroep worden gedaan om tussen 8:00 en 20:00 uur in wisseldienst te werken. C.2 * Permanent Vertegenwoordiger en Plv Permanent Vertegenwoordiger * Vier afdelingshoofden (politieke afdeling, sociaal-economisch/humanitaire afdeling, Militair Adviseur, Interne Zaken ) 3

4 * Een groot aantal medewerkers van de politieke afdeling, de sociaal-economisch/humanitair afdeling en de afdeling van de Militair Adviseur; * De afdeling interne zaken, met naast het afdelingshoofd: plv. Hoofd Interne Zaken, een medewerker informatiebeheer, een senior beheersmedewerker, een gebruikersondersteuner, een senior medewerker, een receptionist, 3 chauffeurs en een schoonmaakster. Onderhavige functie en het Bedrijfsbureau vallen onder het Hoofd Interne Zaken. * Gedurende het hele jaar continue 5-10 rijkstrainees en stagiairs * Vele bezoekende delegaties. Wegens lidmaatschap van de Veiligheidsraad (januari-december 2018) zullen per januari 2018 ongeveer 60 medewerkers werkzaam zijn. Het VR-team, o.l.v. HPA/PC, bestaat dan uit 5 clusters (23 medewerkers), is primair verantwoordelijk voor onderhandelingen in VR-kader, contacten met VN leden, het VN Secretariaat en NGOs/denktanks, het schrijven van deel van interventies in de VR, berichtgeving aan Den Haag, verslaglegging en aanleveren dossiers leiding post (PV en Plv.PV). Het VR-team schakelt met de VR-Taskforce in Den Haag. Er wordt nauw samengewerkt met de MILAD- en OM-afdeling, o.a. op de dwarsdoorsnijdende thema s humanitair, mensenrechten, PoC en Flexibiliteit tussen de clusters en medewerkers is noodzakelijk om onverwachte ontwikkelingen/crises te kunnen opvangen voor een acceptabele werkdruk. De post werkt aan een welzijnsplan. Gedurende VR-lidmaatschap zal rekening moeten worden gehouden met lange dagen, werken in het weekend en mogelijk aangepaste verlofregeling. Een flexibele houding t.a.v. werktijden en het overnemen van elkaars werkzaamheden is dan ook essentieel voor de functie. Overuren worden in principe gecompenseerd met vrije tijd. D. TYPERING MEDEWERKER Hij/zij is collegiaal en dienstverlenend. Het willen faciliteren en helpen organiseren van de werkzaamheden van een ander, is voor hem/haar een belangrijke drijfveer in het werk. Hij/zij kan, zonder afstand te doen van een eigen zienswijze, uitstekend in een team functioneren en dient ook buiten gebruikelijke kantooruren inzetbaar te zijn. Hij/zij beschikt niet over een nine-to-five-mentaliteit. De werkdruk kan afhankelijk van de actualiteiten gedurende langere tijd hoog zijn. De ideale medewerker is in staat het hoofd te bieden aan regelmatige 'piekperioden'. Zo wordt tijdens de Algemene Vergadering van de Verenigde Naties, die jaarlijks gehouden wordt, de vertegenwoordiging gedurende enkele maanden bezocht door bewindslieden en een groot aantal delegatieleden, terwijl ook op andere momenten in het jaar veelvuldig delegaties de PV aandoen. Dit maakt dat het werk verre van routinematig is. Improvisatietalent, flexibiliteit en bereidheid om zo nodig in te springen zijn dan noodzakelijk. De medewerker moet zich kunnen inleven in de vele onderwerpen die bij de Verenigde Naties, en met name in de VN Veiligheidsraad, spelen. E. OVERIGE INFORMATIE De functie eindigt twee maanden na afloop van het Nederlands lidmaatschap van de Veiligheidsraad, op 28 februari CONTACTPERSOON Nadere informatie over deze functie kan uitsluitend per - worden verkregen via: Dirk Marks, Hoofd Interne Zaken, nyv-az@minbuza.nl. U kunt uw sollicitatiebrief met CV richten aan: Permanent Mission of the Kingdom of the Netherlands to the UN att. Dominique de Meijer 666 Third Avenue, 19th floor New York, NY

5 USA of per naar 5