Burger Informatie Centrum Functie beschrijvingen Maart 7, 2011

Transcriptie

1 Burger Informatie Functie beschrijvingen Maart 7, 2011 TM Burgerparticipatie Iris Gilliad i.s.m counterparts Burgerparticipatie en Voorlichting RO.

2 Functienaam: Hoofd BIC Plaats in de organisatie: Districts Commissaris Hoofd Burger Informatie Onder Hoofd Burger Informatie Administratief Data en Communicatie Geeft leiding aan: 3-4 medewerkers Doel van de functie Het zorg dragen voor een zodanig management van de afdeling Burger Informatie (BIC), zodat met een effectieve en efficiënte inzet van beschikbare middelen, de overeengekomen doelen, in kwantiteit en kwaliteit, worden gerealiseerd. Aard en omvang functiegebied Het Burger Informatie is als one-stop window het fysieke gezicht van de lokale overheid. De burger, de bezoeker en de ondernemer staan centraal in de dienstverlening en dat als zodanig gaan ervaren. Het BIC heeft een bijzondere taak voor wat betreft de representatie van de lokale overheid. Het BIC is dé lokatie waar klantvragen zoveel mogelijk (direct en volledig) afgehandeld worden. Het BIC is nadrukkelijk gericht op publiekelijke informatieverstrekking (verzoeken om gegevens) en

3 dienstverlening (in behandeling nemen van meldingen over storingen in de buitenruimte en klachten over gedrag of overlast). Specifiek: Hoofd BIC levert naast de 'reguliere' taken binnen het functiegebied ook een belangrijke bijdrage aan de verdere professionalisering van het dienstverleningsconcept niet alleen voor het eigen distrikt, maar ook voor andere distrikten. Hiertoe neemt Hoofd BIC deel aan bijeenkomsten met andere hoofden. Hoofdtaken 1. Zorgt voor een planmatig, afgestemde en georganiseerde werkwijze van het BIC, zodat de medewerkers zorgen voor de realisatie van het jaarplan van het BIC. 2. Instrueert, begeleidt en beoordeelt de medewerkers van de afdeling zodat deze effectief en efficiënt functioneren en in staat zijn de afgesproken producten te realiseren. 3. Adviseert en ondersteunt de Districts Commissaris, binnen de kaders van het eigen werkveld, teneinde een dienstverlening vanuit het BIC aan de klant te realiseren die tegemoet komt aan gestelde (wettelijke) eisen. 4. Zorgt voor continue en up-to-date informatieverstrekking en dienstverlening aan klanten zodat de klant optimaal wordt voorzien van gewenste data en informatie en meldingen en klachten van de burger effectief en efficiënt worden afgehandeld. 5. Bouwt en onderhoudt een professioneel netwerk, binnen het werkterrein en de plannen van het BIC, teneinde op de hoogte te zijn en te blijven van actuele ontwikkelingen in het werk- en vakgebied teneinde een zo breed mogelijke acceptatie en uitvoering van visie, beleid en plannen te realiseren. 6. Stimuleert participatie van de bevolking als onderdeel van de informatie- en dienstverleningstaak van het BIC in relatie tot de Districtsraad, Ressortraad en Burger Participatie Commissie. Contacten Intern Districts Commissaris Werkoverleg Wederzijds Districtsbestuur Informatie Wederzijds Afdelingen binnen Commissariaat Projecten en activiteiten Hoofd BIC Ministerie van Regionale Projecten en Ontwikkeling Bestuursdienst activiteiten Hoofd BIC informatie Wederzijds Extern Districtsraad Informatie over activiteiten DR Wederzijds

4 Ressortraad Informatie over activiteiten RR Wederzijds NGO s Projecten en activiteiten Wederzijds Burgers Informatieverstrekking en dienstverlening Wederzijds Diensthoofden Projecten en activiteiten Wederzijds Overige afdelingen Voorlichting Projecten en activiteiten Ministeries x Wederzijds BIC districten onderling Projecten, activiteiten en dienstverlening x Wederzijds KKF Dienstverlening x Wederzijds Functie-eisen Opleiding: HBO werk- en denkniveau en aanvullende cursussen op het gebied van publieke dienstverlening. Ervaring: tenminste 2 jaar ervaring in soortgelijke functie Specifieke kennis/vaardigheden: Journalistiek Voorlichting Geautomatiseerde gegevensverwerking Presentatie- en vergadertechnieken Communicatieve vaardigheden Trainingsvaardigheden Verslaglegging en rapportage Onderhouden van netwerken Goede uitdrukkingsvaardigheden, zowel in woord als geschrift Aanvullende informatie Inconveniënten: Langere en onregelmatige werktijden Reizen naar de overige districten Lang zitten aan de computer Veldbezoeken afleggen aan veraf gelegen gebieden (boot, vliegtuig), soms zwampgebieden Overige informatie: Functiehouder moet voor het uitvoeren van de taken vaker gebruik maken van het eigen vervoersmiddel (auto), waardoor extra kosten voor brandstof, slijtage en onderhoud. Functiehouder moet steeds representatief gekleed gaan, niet geuniformeerd. Vanwege het niet beschikbaar hebben van een dienstwoning, woont functiehouder in een particuliere

5 woning en betaalt zelf de huishuur.

6 Functienaam: Onder Hoofd BIC Plaats in de organisatie: Onder Hoofd Burger Informatie Hoofd Burger Informatie Administratief Geeft functioneel leiding Data en Communicatie Doel van de functie Assistentie verlenen aan Hoofd BIC bij de uitvoering van de hoofdtaken en draagt als zodanig bij aan het voeren van een zodanig management van de afdeling Burger Informatie (BIC), zodat met een effectieve en efficiënte inzet van beschikbare middelen, de overeengekomen doelen, in kwantiteit en kwaliteit, worden gerealiseerd. Aard en omvang functiegebied Het Burger Informatie is als one-stop window het fysieke gezicht van de lokale overheid. De burger, de bezoeker en de ondernemer staan centraal in de dienstverlening en dat als zodanig gaan ervaren. Het BIC heeft een bijzondere taak voor wat betreft de representatie van de lokale overheid. Het BIC is dé lokatie waar klantvragen zoveel mogelijk (direct en volledig) afgehandeld worden. Het BIC is nadrukkelijk gericht op publiekelijke informatieverstrekking (verzoeken om gegevens) en dienstverlening (in behandeling nemen van meldingen over storingen in de buitenruimte en klachten over gedrag of overlast). Hoofdtaken 1. Assisteert Hoofd BIC bij de uitvoering van de volgende hoofdtaken: a. De zorg voor een planmatig, afgestemde en georganiseerde werkwijze van het BIC, zodat de

7 medewerkers zorgen voor de realisatie van het jaarplan van het BIC. b. Instrueren en begeleiden van de medewerkers van de afdeling zodat deze effectief en efficiënt functioneren en in staat zijn de afgesproken producten te realiseren. c. Advies en ondersteuning van de Districts Commissaris. d. De zorg voor continue en up-to-date informatieverstrekking en dienstverlening aan klanten zodat de klant optimaal wordt voorzien van gewenste data en informatie en meldingen en klachten van de burger effectief en efficiënt worden afgehandeld. e. Bouwen en onderhouden van een professioneel netwerk voor BIC. f. Stimuleren van participatie van de bevolking als onderdeel van de informatie- en dienstverleningstaak van het BIC in relatie tot de Districtsraad, Ressortraad en Burger Participatie Commissie. 2. Vervangt Hoofd BIC bij diens afwezigheid. Contacten Intern Districts Commissaris Werkoverleg DC en Hoofd BIC Afdelingen binnen Commissariaat Projecten en activiteiten Hoofd BIC Ministerie van Regionale Projecten en Ontwikkeling Bestuursdienst activiteiten Hoofd BIC informatie Wederzijds Extern Districtsraad Informatie over activiteiten DR Wederzijds Ressortraad Informatie over activiteiten RR Wederzijds NGO s Projecten en activiteiten Wederzijds Burgers Informatieverstrekking en dienstverlening Wederzijds Diensthoofden Projecten en activiteiten Wederzijds Functie-eisen Opleiding: MBO werk- en denkniveau

8 Ervaring: tenminste 2 jaar ervaring in soortgelijke functie Specifieke kennis/vaardigheden: - Presentatie- en vergadertechnieken - Communicatieve vaardigheden - Verslaglegging en rapportage - Organisatorische vaardigheden - Computer vaardigheden - Goede uitdrukkingsvaardigheden, zowel in woord als geschrift Aanvullende informatie Inconveniënten: - Langere en onregelmatige werktijden - Reizen naar de overige districten - Veldbezoeken afleggen aan veraf gelegen gebieden (boot, vliegtuig), soms zwampgebieden Overige informatie: - Functiehouder moet voor het uitvoeren van de taken vaker gebruik maken van het eigen vervoersmiddel (auto), waardoor extra kosten voor brandstof, slijtage en onderhoud. - Functiehouder moet steeds representatief gekleed gaan, niet geuniformeerd.

9 Functienaam: Data en Communicatie BIC Plaats in de organisatie: Onder Hoofd Burger Informatie Hoofd Burger Informatie Administratief Data en Communicatie Doel van de functie Verzamelen en verwerken van data en documenten in de BIC database alsook het onderhouden van netwerkverbindingen met relevante afdelingen binnen de overheid en instanties daarbuiten en draagt daarmee bij aan het realiseren van de overeengekomen doelen van de afdeling Burger Informatie (BIC), in kwantiteit en kwaliteit. Aard en omvang functiegebied Het Burger Informatie is als one-stop window het fysieke gezicht van de lokale overheid. De burger, de bezoeker en de ondernemer staan centraal in de dienstverlening en dat als zodanig gaan ervaren. Het BIC heeft een bijzondere taak voor wat betreft de representatie van de lokale overheid. Het BIC is dé lokatie waar klantvragen zoveel mogelijk (direct en volledig) afgehandeld worden. Het BIC is nadrukkelijk gericht op publiekelijke informatieverstrekking (verzoeken om gegevens) en dienstverlening (in behandeling nemen van meldingen over storingen in de buitenruimte en klachten over gedrag of overlast). Hoofdtaken Verzamelen en verwerken van data en documenten in de BIC database. Onderhouden van netwerkrelaties voor data uitwisseling met units op District en Ressort niveau. Onderhouden van de netwerkverbinding van BIC met LAN en WAN.

10 Onderhouden van netwerkverbinding met externe units, b.v met CBB. Lay-out van BIC media producties vervaardigen. Vastleggen van districtsevenementen via foto- en filmmateriaal. Onderhouden van contact met de Afdeling Voorlichting en Burgerparticipatie van het Ministerie van Regionale Ontwikkeling voor technische assistentie. Districtswebsite opzetten en onderhouden. Contacten Intern Secretariaat van de Districts Commissaris Afdelingen binnen Commissariaat Ministerie van Regionale Ontwikkeling Bestuursdienst informatie en documentatie Wederzijds informatie en documentatie Wederzijds informatie en documentatie Wederzijds informatie en documentatie Wederzijds Extern Districtsraad Informatie over activiteiten DR Wederzijds Ressortraad Informatie over activiteiten RR Wederzijds NGO s informatie en documentatie Wederzijds Burgers Informatieverstrekking en dienstverlening Wederzijds Diensthoofden informatie en documentatie Wederzijds Functie-eisen Opleiding: MBO werk- en denkniveau Ervaring: tenminste 2 jaar ervaring in soortgelijke functie

11 Specifieke kennis/vaardigheden: Relevante ICT kennis en vaardigheden (o.a. database beheer) Communicatieve vaardigheden Klantvriendelijk en dienstverlenend Goede uitdrukkingsvaardigheden, zowel in woord als geschrift Probleem oplossend vermogen Aanvullende informatie Inconveniënten: Langere en onregelmatige werktijden Overige informatie: Functiehouder moet steeds representatief gekleed gaan, niet geuniformeerd.

12 Functienaam: Administratief BIC Plaats in de organisatie: Onder Hoofd Burger Informatie Hoofd Burger Informatie Administratief Data en Communicatie Doel van de functie Administratieve ondersteuning verlenen aan Hoofd BIC en alle andere medewerkers van de afdeling bij de uitvoering van hun hoofdtaken en draagt daarmee bij aan het realiseren van de overeengekomen doelen van de afdeling Burger Informatie (BIC), in kwantiteit en kwaliteit. Aard en omvang functiegebied Het Burger Informatie is als one-stop window het fysieke gezicht van de lokale overheid. De burger, de bezoeker en de ondernemer staan centraal in de dienstverlening en dat als zodanig gaan ervaren. Het BIC heeft een bijzondere taak voor wat betreft de representatie van de lokale overheid. Het BIC is dé lokatie waar klantvragen zoveel mogelijk (direct en volledig) afgehandeld worden. Het BIC is nadrukkelijk gericht op publiekelijke informatieverstrekking (verzoeken om gegevens) en dienstverlening (in behandeling nemen van meldingen over storingen in de buitenruimte en klachten over gedrag of overlast). Hoofdtaken Voert alle algemene administratieve en receptie taken uit binnen de afdeling BIC. Ontvangt en registreert alle binnenkomende correspondentie ten behoeve van Hoofd BIC. Registreert alle uitgaande correspondentie en maakt deze gereed voor verzending/distributie. Verleent algemene administratieve assistentie bij de activiteiten die door BIC worden georganiseerd.

13 Beantwoordt de eerstelijns telefoongesprekken in coördinatie met de. Handelt de eerstelijns telefoongesprekken met klanten zelf af en zorgt voor een goede voortgangsbewaking in geval van verwijzing naar een andere medewerker van de afdeling. Houdt mede het logboek van de afdeling BIC bij voor wat betreft zijn/haar taken op de afdeling BIC. Beheert archief en documentatie van de afdeling BIC en houdt deze toegankelijk voor de medewerkers van de afdeling. Beheert de documentatie in het databestand van BIC en maakt deze toegankelijk voor klanten en bezoekers (electronisch, hard copy, flyers, brochures, posters). Houdt de afspraken agenda bij van de medewerkers van BIC. Contacten Intern Secretariaat van de Districts Commissaris Afdelingen binnen Commissariaat Ministerie van Regionale Ontwikkeling Bestuursdienst informatie en documentatie Wederzijds informatie en documentatie Wederzijds informatie en documentatie Wederzijds informatie en documentatie Wederzijds Extern Districtsraad Informatie over activiteiten DR Wederzijds Ressortraad Informatie over activiteiten RR Wederzijds NGO s informatie en documentatie Wederzijds Burgers Informatieverstrekking en dienstverlening Wederzijds Diensthoofden informatie en documentatie Wederzijds Functie-eisen

14 Opleiding: MBO werk- en denkniveau Ervaring: tenminste 2 jaar ervaring in soortgelijke functie Specifieke kennis/vaardigheden: Communicatieve vaardigheden Klantvriendelijk en dienstverlenend Verslaglegging en rapportage Computer vaardigheden Goede uitdrukkingsvaardigheden, zowel in woord als geschrift Aanvullende informatie Inconveniënten: Langere en onregelmatige werktijden Overige informatie: Functiehouder moet steeds representatief gekleed gaan, niet geuniformeerd.

15 Functienaam: BIC Plaats in de organisatie: Onder Hoofd Burger Informatie Hoofd Burger Informatie Administratief Data en Communicatie Doel van de functie Verzorgen van (eerste lijns)contacten met de burgers, het verstrekken van informatie over de te leveren diensten en de daarvoor geldende procedureregels en formaliteiten alsmede het verwerken van de uit de klantencontacten verkregen gegevens en draagt daarmee bij aan het realiseren van de overeengekomen doelen van de afdeling Burger Informatie (BIC), in kwantiteit en kwaliteit. Aard en omvang functiegebied Het Burger Informatie is als one-stop window het fysieke gezicht van de lokale overheid. De burger, de bezoeker en de ondernemer staan centraal in de dienstverlening en dat als zodanig gaan ervaren. Het BIC heeft een bijzondere taak voor wat betreft de representatie van de lokale overheid. Het BIC is dé lokatie waar klantvragen zoveel mogelijk (direct en volledig) afgehandeld worden. Het BIC is nadrukkelijk gericht op publiekelijke informatieverstrekking (verzoeken om gegevens) en dienstverlening (in behandeling nemen van meldingen over storingen in de buitenruimte en klachten over gedrag of overlast). Hoofdtaken Behandelt in eerste instantie de eerstelijns contacten met de burgers en zorgt voor een goede voortgangsbewaking in geval van verwijzing naar een andere medewerker van de afdeling. Burgers direct van informatie voorzien die in het databestand is opgenomen of in een andere vorm (publicatie, flyer, poster, verslag) op de afdeling BIC beschikbaar is en waar nodig

16 doorverwijzen(dringende zaken direct en overige afspraak maken). Meldingen van burgers over storingen in de buitenruimte en klachten over overlast registreren en afhandelen volgens de vastgelegde procedures, werkwijze en service normen. Netwerkrelaties met andere afdelingen binnen het commissariaat en organisaties en instanties daarbuiten aangaan en onderhouden. Houdt mede het logboek van de afdeling BIC bij voor wat betreft zijn/haar taken op de afdeling BIC. Contacten Intern Secretariaat van de Districts Commissaris Afdelingen binnen Commissariaat Ministerie van Regionale Ontwikkeling Bestuursdienst Meldingen, klachten, verzoeken om informatie van burgers Meldingen, klachten, verzoeken om informatie van burgers Meldingen, klachten, verzoeken om informatie van burgers Meldingen, klachten, verzoeken om informatie van burgers Extern Districtsraad Ressortraad NGO s Burgers Diensthoofden Meldingen, klachten, verzoeken om informatie van burgers Meldingen, klachten, verzoeken om informatie van burgers informatie en documentatie in verband met meldingen en vragen van burgers Informatieverstrekking en dienstverlening informatie en documentatie in verband met meldingen en vragen van burgers

17 Nutsbedrijven Particuliere bedrijven en instanties In verband met meldingen en vragen van burgers In verband met meldingen en vragen van burgers Functie-eisen Opleiding: MBO werk- en denkniveau Ervaring: tenminste 2 jaar ervaring in soortgelijke functie Specifieke kennis/vaardigheden: Communicatieve vaardigheden Klantvriendelijk en dienstverlenend Verslaglegging en rapportage Computer vaardigheden Goede uitdrukkingsvaardigheden, zowel in woord als geschrift Probleem oplossend vermogen Aanvullende informatie Inconveniënten: Langere en onregelmatige werktijden Overige informatie: Functiehouder moet steeds representatief gekleed gaan, niet geuniformeerd.