Assistent Defensie Attaché

Transcriptie

1 Basisgegevens Functiebenaming: Post: Ambassade te Canberra Functieniveau: 7 Aantal uren: 38 uur Aanvullende informatie over de functie kan worden verkregen bij: Kol. Harold Jacobs, Defensie Attaché, Ambassade van het Koninkrijk der Nederlanden Mail: harold.jacobs@minbuza.nl Tel.: U kunt uw sollicitatie, inclusief uw curriculum vitae, uiterlijk op 1 augustus 2014 (17.00 h AEST) sturen aan: can-cdp@minbuza.nl Functieprofiel Assistent Bureau Defensie Attaché 1

2 Algemene karakteristieken De assistent is belast met de ondersteuning van de Defensie Attaché (DEFAT) ten behoeve van de communicatie tussen met name het Nederlandse Ministerie van Defensie en het Australische en Nieuw-Zeelandse Ministerie van Defensie en onderhoudt contacten met de contactpersonen. Deze taak wordt inhoud gegeven door het behandelen en archiveren van inkomende en uitgaande post c.q. verzoeken (REQUESTS FOR INFORMATION -RFI), het onderhouden van contacten met het netwerk, het assisteren van de DEFAT bij diens werkzaamheden. Tevens is de assistent belast met het informeren van de DEFAT specifiek over het Australische en Nieuw-Zeelandse Defensie en Veiligheidsbeleid en de Australische en Nieuw-Zeelandse Defensie industrie over onderwerpen op het Ministerie van Defensie zoals personeel, materieel en financiën. Procedures, werkafspraken en kennis van het Australische en Nederlandse Ministerie van Defensie zijn van belang bij het uitvoeren van de werkzaamheden, binnen aangegeven kaders. Algemene kennis van Australië en Nieuw-Zeeland is van belang voor het uitvoeren van de werkzaamheden. De assistent neemt waar nodig zelfstandig beslissingen bij de behandeling van verzoeken en in de uitvoering van de werkzaamheden. De assistent legt verantwoording af aan de DEFAT op de post. Bij afwezigheid van de DEFAT, onderhoudt de assistent het contact met hem en overlegt met hem indien nodig. Bij (langdurige) afwezigheid en onbereikbaarheid van de DEFAT is de assistent in staat om de dagelijkse gang van zaken op de post te continueren. Bij afwezigheid van de DEFAT worden (in overleg) routinewerkzaamheden zelfstandig afgehandeld, incidenten in behandeling genomen en afgehandeld. Als de DEFAT niet bereikbaar is, gebeurt de afhandeling met de betreffende landen-officier van de CDS/IMS in Nederland. Dit vereist een hoge mate van zelfstandig werken, inzicht en belangenafweging. Om organisatorische redenen kan in afwijking hiervan worden besloten tot gedeeltelijke of gehele herziening van het opgedragen takenpakket. Indien mogelijk kan op termijn niet specifiek militaire administratieve ondersteuning opgenomen worden in administratiefondersteunend cluster. De ADEFAT zal daar waar mogelijk bijdragen aan algemeen voorkomende werkzaamheden van de ambassade. Omdat incidenten en het hiervan in behandeling nemen buiten de kantooruren kunnen plaatsvinden, (tijdsverschil met Nederland is 8 of 10 uur) wordt flexibiliteit van de assistent DEFAT gevraagd. Omdat de assistent DEFAT kennis kan nemen van informatie die de hoogste vorm van (ambtelijke) integriteit vereist, wordt deze functie aangemerkt als een vertrouwensfunctie. Het afgeven van een verklaring van geen bezwaar (VGB) is daarom noodzakelijk. De assistent DEFAT vervult zijn of haar werkzaamheden voor DEFAT, maar is in dienst van de Ambassade en werkt onder eindverantwoordelijkheid van de Ambassadeur. In voorkomend geval is de assistent DEFAT inzetbaar bij andere door de Ambassade uit te voeren taken en evenementen. Functieprofiel Assistent Bureau Defensie Attaché 2

3 Takenpakket Het zelfstandig behandelen van informatieverzoeken, verzoeken van geclassificeerde bezoeken van militairen of burgers aan Australië (requests for visit) en het verlenen van secretarieel-administratieve ondersteuning aan de DEFAT door: a. Het vastleggen, bewerken, analyseren, verwerken en opslaan van de verzoeken in overeenstemming met geldende voorschriften en procedures; b. Het communiceren met de Australische overheid ( Ministerie van Defensie, Ministerie van Buitenlandse Zaken, lokale of regionale autoriteiten) betreffende bovengenoemde verzoeken, en het communiceren over deze verzoeken met Nederlandse instanties; c. Het verzorgen en registreren van in- en uitgaande post. Optreden als facteur t.b.v in/uitgaande NAPO postzendingen; d. Het leggen en onderhouden van contacten met de relevante defensie functionarissen in Nederland en in het gebied van accreditatie; e. Het voorbereiden van de periodieke rapportage die DEFAT opstelt over Australië en Nieuw- Zeeland, met name over het Australisch en Nieuw-Zeelands Veiligheids en Defensie beleid, ontwikkelingen bij het Ministerie van Defensie op personeels, materieel en financieel gebied en de Australische en Nieuw-Zeelandse Defensie industrie; f. Het beheren van het archief van bureau DEFAT; g. Het beheer en de planning en uitvoering van het onderhoud van het voertuig van bureau DEFAT; h. Het beheer van het materieel van bureau DEFAT; i. Voorbereiding, planning, uitvoering en ondersteuning van de Ambassade van de 4 Mei herdenking; j. Het assisteren van DEFAT bij zijn werkzaamheden; k. Het beheren en bewaken van de uitvoering van de jaarlijkse begroting van bureau DEFAT en bereidt de facturen ter betaling voor ten behoeve van het RSO; l. Stelt concept begroting op in samenspraak met DEFAT en houdt de financiële uitputting bij van de toegewezen budgetten; m. Vertegenwoordigt DEFAT bij diens afwezigheid door: bijwonen Beleidsoverleg, bijwonen externe activiteiten indien gewenst en het afhandelen van spoedeisende zaken. Functieprofiel Assistent Bureau Defensie Attaché 3

4 Het verrichten van ondersteunende activiteiten door: a. Het aanleveren en analyseren van gegevens ten behoeve van rapportages, planning en verslagen; b. Het selecteren en analyseren van relevante publicaties in brede zin ten behoeve van de post en Defensie in Nederland; c. Plannen, voorbereiden en administratieve afhandeling van dienstreizen en verwerken van declaraties Bureau DEFAT; d. Het bewaken, vastleggen, beheren en mede plannen van de functionele en sociale agenda van DEFAT; e. Het ondersteunen bij ontvangst en begeleiding van delegaties uit Nederland, ondersteunen bij het samenstellen van gastenprogramma s en organiseren van evenementen, incl. het onderhandelen over de uitvoering hiervan; f. Draagt bij aan het bevorderen van de Internationale Militaire Samenwerking door deel te nemen aan de lokale vereniging van s, het onderhouden van contacten met en binnen de Defensie Organisatie van Australië en Nieuw-Zeeland; g. Het onderhouden van contacten met lokale veteranenorganisaties en behartigen van belangen van NLD veteranen in Australië en Nieuw-Zeeland over evenementen, onderscheidingen, nazorg en pensioenen; Algemeen Werkomgeving: Op de Nederlandse ambassade in Canberra werken 14 medewerkers, waarvan 2 uitgezonden BZ medewerkers en 2 uitgezonden medewerkers van het ministerie van Defensie en van de KLPD. De assistent DEFAT heeft kantoorruimte op de eerste verdieping. Competenties: - Integriteit - Initiatief - Samenwerken - Stressbestendig - Flexibiliteit - Resultaatgericht en klantgericht - Plannen en organiseren Functieprofiel Assistent Bureau Defensie Attaché 4

5 - Netwerken Korte typering van de gezochte medewerker: De geschikte medewerk(st)er dient effectief, flexibel en collegiaal samen te werken. Zelfstandigheid, vakkundigheid en de mogelijkheid om snel inzicht te krijgen in een grote verscheidenheid van onderwerpen is een vereiste. Voor de uitvoering van de taken zijn sociale en communicatieve vaardigheden belangrijk. Integriteit is essentieel gezien de vaak gevoelige informatie, waarmee wordt gewerkt. Hij/zij heeft een positieve werkinstelling en is bereid wanneer de situatie dit vraagt om ook buiten de kantooruren beschikbaar te zijn voor activiteiten. Is in staat om uitstekend te communiceren met externe contacten, vooral met de Australische- en Nederlandse overheid en overige instellingen. Hij/zij is in staat goede contacten te onderhouden en actief samen te werken met collega s binnen de Ambassade en beschikt over een brede interesse en inzicht in de werkzaamheden van de andere departementen. Functieprofiel Assistent Bureau Defensie Attaché 5

6 Kennis & vaardigheden Werk- en denkniveau: HBO-niveau Ervaringsniveau: relevante ervaring vereist: Kennis van secretarieel- administratieve en management ondersteunende werkzaamheden en systemen; Kennis van archivering- en documentatietechnieken en van tekstverwerking met de computer; Kennis van financiële administratie en begrotingssystematiek; Vaardigheid in het op integere wijze omgaan met verzoeken; Kennis van de structuur van de Nederlandse Defensie in het algemeen en belangstelling voor defensie, in het bijzonder op bilateraal en internationaal gebied; Kennis van de opbouw en structuur van de Defensie- en daaraan gerelateerde organisaties in Australie en Nieuw-Zeeland; Inzicht in de organisatorische en functionele verhoudingen bij de (inter)nationale defensieorganisaties; Inzicht in de wijze waarop de Ambassade samenwerkt met BZ en consulaten in Australie en Nieuw-Zeeland; Mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden en omgangsvormen in de Engelse en de Nederlandse taal; Representatief, en in staat om op alle niveau s diplomatiek samen te werken; Ervaringsniveau: relevante ervaring gewenst: In het bezit van rijbewijs B. Contacten Met functionarissen bij de Nederlandse, Australische en Nieuw-Zeelandse Defensieorganisatie en mogelijk met internationale functionarissen om overleg te voeren over informatiestromen en verzoeken. Dit gebeurt in overleg met de DEFAT. Met functionarissen binnen de Post Canberra over informatiestromen; Met functionarissen binnen op de Post Wellington over informatiestromen; Met veteranen in Australië en Nieuw-Zeeland. Overige opmerkingen Gezien de aard van de werkzaamheden en het moeten kunnen functioneren binnen de werkzaamheden van de defensie attachés betreft dit een zgn. B-vertrouwensfunctie. Voordat tot een (vaste) aanstelling kan worden overgegaan, dient na een ingesteld veiligheidsonderzoek een verklaring van geen bezwaar te zijn afgegeven. Gerelateerd aan deze eis kan er een veiligheidsonderzoek ingesteld worden. Functieprofiel Assistent Bureau Defensie Attaché 6

7 22 juli 2014 Functieprofiel Assistent Bureau Defensie Attaché 7