Basisgegevens FIF

Transcriptie

1 Basisgegevens FIF Functiebenaming: Secretarieel Administratief Medewerker Dienstonderdeel/post: Permanente Vertegenwoordiging VN te New York-- Functieniveau: 05 Aantal uren: 40 uur per week (voltijd) Algemene karakteristieken De Secretarieel Administratief Medewerker verleent in beginsel secretarieeladministratieve ondersteuning op afdelingsniveau en stelt (mede) managementinformatie samen; De Secretarieel Administratief Medewerker is verantwoording schuldig aan het afdelingshoofd, de betrokken(beleids)medewerkers voor wat betreft de kwaliteit en de voortgang van de secretarieel, administratieve werkzaamheden en beheersmatige ondersteuning; Departementale administratieve en procedurele regels, voorschriften en werkafspraken zijn van belang voor de wijze waarop en de periode waarin de werkzaamheden dienen plaats te vinden dan wel te zijn afgerond; De Secretarieel Administratief Medewerker neemt beslissingen bij het beoordelen van belang en urgentie van voor het afdelingshoofd en de (beleids)medewerkers bestemde post en telefoongesprekken, het maken van afspraken, het voorbereiden en maken van verslagen van vergaderingen, het verzamelen en ordenenen van gegevens en het vormen van werkdossiers. Indicatief Takenpakket Verleent secretarieel- administratieve ondersteuning aan het Hoofd van de afdeling en (beleids)medewerkers door: Het behandelen van post, het signaleren van urgente (post)stukken en het op eigen initiatief en naar eigen inzicht bijvoegen van voor de afhandeling benodigde bescheiden; Het administratief/organisatorisch voorbereiden van vergaderingen, het archiveren van de vergaderstukken en het verzorgen van de verslaglegging van de vergaderingen en van de voortgangsbewaking van de daarin overeengekomen acties. voorbeeld 1 voorbeeld 2 Stelt (mede) managementinformatie samen door: Het verzamelen van gegevens en overzichten ten behoeve van verslagen en rapporten; Het bewaken van de voor de reis- en verblijfkosten en de voor de vorming en opleiding van de medewerkers van de afdeling bestemde budgetten. voorbeeld 1 voorbeeld 2

2 Feitelijk Opgedragen Takenpakket (in te vullen door Post) TAKEN EN RESULTAATGEBIEDEN Het betreft een secretariële functie van 40 uur per week; deze functie maakt deel uit van het geïntegreerd secretariaat van PVVN. Het geïntegreerd secretariaat bestaat uit een team van 5 medewerkers (inclusief deze functie) die een dedicated taakopdracht hebben, maar daarnaast in goed overleg elkaars werkzaamheden tijdelijk over kunnen nemen, voor elkaar waarnemen en de werklast zo gelijkmatig mogelijk verdelen. Dit is op basis van vraag en aanbod en kan dagelijks wisselen. Ook de achtervang voor de receptie is incidenteel een taak van het geïntegreerd secretariaat. Het geïntegreerd secretariaat valt onder de verantwoordelijkheid van de operationeel manager. omschrijving taken: secretariële ondersteuning van aantal beleidsmedewerkers, o.a. bij voorbereiding van vergaderingen; hiertoe contacten onderhouden met VN-Secretariaat, andere missies en het Ministerie van Buitenlandse Zaken in Den Haag; behandelen van in- en uitgaande post, waaronder doorgeleiding van documenten; opstellen van bezoekprogramma's voor delegatieleden uit Den Haag; concipiëren van brieven, memoranda en overige correspondentie, zowel op aanwijzing van de medewerkers van de Afdeling Ontwikkelingssamenwerking, Mensenrechten en Humanitaire Hulp en de Politieke afdeling als op eigen initiatief; opstellen en versturen van uitnodigingen voor officiële gelegenheden en het hiertoe bijhouden van gastenlijsten; maken van afspraken, zowel in opdracht van medewerkers voor wie wordt gewerkt, als op verzoek van derden met medewerkers van de afdeling; bijhouden en beheren van agenda s van afdelingshoofden; afhandelen van inkomende en uitgaande telefoongesprekken; opvangen van bezoekers; logistieke ondersteuning bij de organisatie van side events, zowel op de Missie als bij de VN; organiseren van catering voor ontbijt/lunch meetings en recepties; afhandelen van VAR declaraties voor ontbijt/lunch meetings en recepties; notuleren van stafvergaderingen bijkomende administratieve werkzaamheden; vervangen van de andere secretaresses bij hun afwezigheid; incidenteel vervanging receptioniste bij diens afwezigheid. omschrijving resultaatgebieden: Stressbestendig Klantgericht Initiatief Plannen en organiseren Kwaliteitsgericht

3 WERKOMGEVING De Permanente Vertegenwoordiging (PVVN) behartigt de Nederlandse belangen op buitenlandpolitiek- en OS-terrein bij de Verenigde Naties in New York. In het laatste kwartaal 2017 zullen ongeveer 60 medewerkers werkzaam zijn. De Secretarieel Administratief Medewerker maakt deel uit van het de afdeling Interne Zaken. De afdeling bestaat uit ongeveer 14 medewerkers, verdeeld over werkgebieden zoals veiligheid, financiën, huisvesting, logistiek, managementondersteuning en IT. De PVVN is samen met het Consulaat-Generaal en het Netherlands Foreign Investment Agency gehuisvest in een modern kantoorgebouw op loopafstand van de VN. Het gehele jaar moet gerekend worden op een forse werkdruk in verband met de vele conferenties, bijeenkomsten van commissies en andere activiteiten. De herfstzitting van de Algemene Vergadering (september december) zorgt voor een piekbelasting. Daarnaast zal Nederlandse deelname in de Veiligheidsraad (2018) een grote rol spelen in de dagelijkse werkzaamheden van PVVN. Indien nodig zal op de secretaresses een beroep worden gedaan om tussen 8:00 en 20:00 uur in wisseldienst te werken. Informatie over de samenstelling van het team waarin gewerkt gaat worden: Permanent Vertegenwoordiger en Plv Permanent Vertegenwoordiger Vier afdelingshoofden (afdeling Ontwikkelingssamenwerking, Mensenrechten en Humanitaire Hulp, Politieke Afdeling, Militair Adviseur, Interne Zaken) Een groot aantal medewerkers van de Afdeling Ontwikkelingssamenwerking, Mensenrechten en Humanitaire Hulp, de Politieke Afdeling en de afdeling van de Militair Adviseur; De afdeling Interne Zaken, met naast de Operationeel Manager: plv. hoofd Interne Zaken, twee senior beheersmedewerkers, een gebruikersondersteuner, een informatiespecialist, een receptionist, 3 chauffeurs en een schoonmaakster. Het Bedrijfsbureau, waarin 5 á 6 Secretarieel Administratief Medewerkers werkzaam zijn. Het Bedrijfsbureau valt onder de Operationeel Manager. Gedurende het hele jaar continue 5-10 rijkstrainees en stagiairs. Tijdens het lidmaatschap van de Veiligheidsraad worden deze deels vervangen door Policy Support Officers. Vele bezoekende delegaties. VEREISTEN VOOR DE FUNCTIE Kennis en ervaringsvelden: goede kennis van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift; goede communicatieve vaardigheden; correcte presentatie; ervaring met Microsoft Office;

4 relevante werkervaring. De ideale medewerker is in staat het hoofd te bieden aan regelmatige 'piekperioden'. Zo wordt tijdens de jaarlijkse Algemene Vergadering van de Verenigde Naties, de vertegenwoordiging gedurende enkele maanden bezocht door bewindslieden en een groot aantal delegatieleden, terwijl ook op andere momenten in het jaar veelvuldig delegaties de PV aandoen. Dit maakt dat het werk verre van routinematig is. Improvisatietalent, flexibiliteit en bereidheid om zo nodig in te springen zijn dan noodzakelijk. Medewerker maakt deel uit van het geïntegreerd secretariaat waarmee de continuïteit en tijdelijke opvang van werkzaamheden i.g.v. ziekte, verlof of drukte wordt gewaarborgd. Een flexibele houding t.a.v. werktijden en het overnemen van elkaars werkzaamheden is essentieel voor de functie. Overuren worden in principe gecompenseerd met vrije tijd. De medewerker moet zich kunnen inleven in de vele onderwerpen die bij de Verenigde Naties spelen. Gedegen kennis van de Engelse taal is zonder meer een vereiste. Kennis & Vaardigheden Werk- en denkniveau: MBO-niveau Ervaringsniveau: 1 4 jaar ervaring Algemeen kennis van secretarieel- administratieve ondersteuning en managementondersteunende methoden en werkwijzen; Kennis van en vaardigheid in het omgaan met kantoorautomatisering; Kennis departementale administratieve en procedurele uitvoeringsvoorschriften; Praktische kennis van de organisatorische en functionele verhoudingen binnen de ambassade en (in zoverre relevant) daarbuiten; Vaardigheid in het uitwerken van onvolledige conceptteksten; Vaardigheid in het (telefonisch) te woord staan van derden voor het maken van afspraken; Vaardigheid in het maken van verslagen van vergaderingen en in het vormen en bijhouden van dossiers. Contacten Met derden binnen en buiten de ambassade over de secretariële en administratieve afhandeling van zaken, om informatie uit te wisselen over de inhoud en de voortgang in de uitvoering daarvan en om (agenda)afspraken te maken.

5 Overige Opmerkingen ( in te vullen door Post) Nadere informatie over deze functie kan worden verkregen via: Dirk Marks, Operationeel Manager, nyv-az@minbuza.nl. Je kunt je sollicitatie met CV richten aan; The Permanent Mission of the Kingdom of the Netherlands to the United Nations t.a.v. Dirk Marks 666 Third Avenue, 19 th floor New York, NY USA nyv-az@minbuza.nl