BPV-boek Financiële en Secretariële beroepen Financieel Administratief Medewerker (niveau 3) Bedrijfsadministrateur (niveau 4)

Transcriptie

1 BPV-boek Financiële en Secretariële beroepen Financieel Administratief Medewerker (niveau 3) Naam stagiaire Klas Opleiding Naam BPV-bedrijf : : : : Naam praktijkopleider : BPV-periode BPV-docent : : Versie 1.1

2 Inhoudsopgave Inleiding Informatie voor het BPV-bedrijf Het ROC Menso Alting Beroepsgericht leren Wat is het doel van de BPV Examineren in de praktijk (Proeve van bekwaamheid) Aandachtspunten voor een goede BPV introductie Informatie voor de student Typering beroepsgroep Kerntaken en werkprocessen Verslaglegging tijdens BPV Leerdoelen Beoordelingsformulieren Regels en afspraken voor een succesvolle BPV Werkafspraken voor het startgesprek Gespreksagenda voor het begeleidingsgesprek Eindpresentatie of BPV-verslag Informatie voor de praktijkopleider en student Overleg rond de BPV Wekelijks overleg BPV bezoek Toelichting eindgesprek Aanvullende documenten en formulieren voor praktijkopleider en student Versie 1.1

3 Inleiding Dit BPV (=beroepspraktijkvorming)-boek wordt gebruikt binnen de opleiding Financieel Administratief Medewerker (niveau 3) en. Het BPV-boek is met name bedoeld voor de student en voor de begeleider van de BPV. In het BPV-boek is informatie te vinden over de inhoud van de BPV en wat er wordt verwacht van de verschillende betrokkenen. Je volgt de opleiding tot of Bedrijfsadministrateur (niveau 4) aan het ROC Menso Alting te Groningen. De totale opleiding duurt voor niveau 3 twee jaar, voor niveau 4 drie jaar. De BPV-periode duurt voor niveau 3 in totaal 20 weken en voor niveau 4 in totaal 40 weken. In deze BPV-periode(s) ga je werken aan het uitbouwen van je vaardigheden. Je werkt in de BPV-periode(s) zowel aan je vakinhoudelijke als aan je persoonlijke competenties. Dat doe je aan de hand van de kerntaken en werkprocessen, waar je ook al op school aan gewerkt hebt. Op pagina 9 vind je het overzicht van de kerntaken en werkprocessen. Voordat je start met een BPV dient de ondertekende praktijkovereenkomst (POK) ingeleverd te zijn op de afdeling administratie van school. De POK kun je aanvragen via de website van ROC Menso Alting. Aan het einde van de opleiding dienen onderstaande documenten (per BPV-periode) in je portfolio te zitten: - kopie POK - kopie urencontract - kopie eindbeoordeling BPV Je (eerste) BPV-periode loopt in periode 4 van leerjaar 1 en in periode 1 van leerjaar 2. In de herfstvakantie ben je vrij. In de eerste periode (tot aan de zomervakantie) doe je vier dagen per week BPV. Op maandag volg je lessen op school. In de periode na de zomervakantie doe je vijf dagen per week BPV. De totale BPV-periode van 20 weken loop je binnen een en hetzelfde bedrijf. De niveau 4-studenten doen in periode 2 en 3 van leerjaar 3 nog 20 weken BPV, 5 dagen per week. Ook dan geldt dat je de schoolvakanties vrij bent. Op de website van ROC Menso Alting kun je een overzicht vinden van de periodisering per cursusjaar en de schoolvakanties. Deze gids bestaat uit vier delen: 1. Informatie voor het BPV-bedrijf 2. Informatie voor de student, student-instructie met alle taken die gedaan moeten worden in de BPV 3. Informatie voor de praktijkopleider en de student, met informatie over de begeleidingsstructuur en een toelichting over het eindgesprek/eindbeoordeling 4. Verwijzing naar aanvullende documenten en formulieren voor praktijkopleider en student Je wordt tijdens je BPV begeleid door de praktijkopleider van het bedrijf waar je werkt en door de BPV-docent van het ROC Menso Alting. De BPV-docenten voor jouw opleiding zijn: Bert Helder jl.helder@rocmensoalting.nl Paul Lamain p.lamain@rocmensoalting.nl 1

4 We wensen je een leerzame BPV toe, waarin je in staat bent goede vorderingen te maken met betrekking tot de kerntaken en werkprocessen van de opleiding. Albertine Bastiaan BPV- coördinator Economie 2

5 1 Informatie voor het BPV-bedrijf 1.1 Het ROC Menso Alting Het ROC Menso Alting is een gereformeerd MBO voor christenen en verzorgt opleidingen in de sectoren Economie, Gezondheidszorg en Onderwijs & Welzijn. De school telt ongeveer 700 studenten. De algemene doelstelling van het Menso Alting is jonge mensen opleiden tot beroepskrachten die zich bewust zijn van hun taak als christen in de maatschappij. We bieden modern beroepsonderwijs van hoge kwaliteit, met een duidelijke structuur. De studenten worden goed voorbereid op hun toekomstige beroep en we zorgen ook voor een passende aansluiting op het hbo. ROC Menso Alting staat voor: mbo voor christenen goed onderwijs persoonlijke benadering met duidelijke structuur leren op maat goede voorbereiding op je toekomstige beroep balans tussen theorie en praktijk passende aansluiting op het hbo Adressen: ROC Menso Alting Vondelpad LX Groningen (050) Postadres: Postbus AK Groningen Coördinator beroepspraktijkvorming afdeling Economie: Albertine Bastiaan Tel.: (050) a.bastiaan@rocmensoalting.nl 3

6 1.2 Beroepsgericht leren Het beroepsonderwijs wil met haar opleidingen aansluiten bij de eisen die het bedrijfsleven aan studenten stelt. We bieden daarom een praktische, uitdagende opleiding die gericht is op het verwerven van vakinhoudelijke kennis en op de ontwikkeling van persoonlijke kwaliteiten. Kortom we doen een beroep op de competenties van de student en bieden een leeromgeving aan waarbinnen deze verder ontwikkeld kunnen worden. Kerntaken en werkprocessen Studenten volgen hun eigen leerproces aan de hand van kerntaken en werkprocessen. Kerntaken geven de kenmerkende werkzaamheden van de beroepsbeoefenaar weer. Werkprocessen zijn vaardigheden of bekwaamheden, en gericht op persoonlijke kwaliteiten. Het leerproces wordt op school ondersteund door deskundige en vakbekwame coaches. Tijdens de hele opleiding werkt de student aan de kerntaken. Ook tijdens de BPV-periodes wordt aan deze zaken gewerkt. Samen met de praktijkopleider van het bedrijf en de BPV-docent wordt met de student bepaald welke werkprocessen in de eerste en welke werkprocessen in de tweede en derde BPV-periode centraal staan. De opleiding Financieel Administratief Medewerker/Bedrijfsadministrateur is erop gericht de student op te leiden tot een competente werknemer en voor te bereiden op de taak in de maatschappij. Beroepspraktijkvorming is een belangrijk onderdeel van de opleiding. Op school wordt de student voorbereid op de verschillende werkzaamheden, maar op de werkplek doet de student praktijkervaring op. Zo wordt ervaren wat het is om werknemer te zijn en verwerft de student al doende de competenties die nodig zijn om te kunnen functioneren als financieel administratief medewerker/bedrijfsadministrateur. Om te kunnen leren tijdens de beroepspraktijkvorming werkt de student onder andere aan opdrachten vanuit de opleiding. Deze opdrachten zijn te vinden op de website van Stichting praktijkleren in de Praktijkwijzer. De student heeft een inlogcode tot zijn/haar beschikking. Voor de praktijkopleider wordt een tijdelijke toegang geregeld door de BPV-docent. 1.3 Wat is het doel van de BPV - Oriëntatie op het beroep - Leren van de sociale vaardigheden die nodig zijn voor de toekomstige beroepsuitoefening - Opdoen van ervaring in het bedrijf - Toetsen van de op school opgedane kennis in de arbeidssituatie - Ondersteunen en aanvullen van de leerstof - Verder uitbouwen van een goede beroepshouding - Ontwikkelen tot beginnend beroepsbeoefenaar door het werken aan de kerntaken en werkprocessen van het beroep. - Examineren in de praktijk Wij zijn blij dat veel bedrijven bereid zijn om studenten in de gelegenheid te stellen, praktijkervaring op te doen. Deze gids is een handleiding voor ieder die betrokken is bij de beroepspraktijkvorming van de studenten van het ROC Menso Alting, sector Economie. 4

7 SBB Op de website van de Samenwerkingsorganisatie Beroepsonderwijs Bedrijfsleven (SBB) vindt u veel informatie over het werken met en het begeleiden van mbo-stagiaires. SBB biedt o.a. (kosteloos) workshops aan, met basiskennis en -vaardigheden die u nodig hebt om mbo-studenten te begeleiden. 1.4 Examineren in de praktijk (Proeve van bekwaamheid) Alle studenten zullen tijdens de BPV-periode in het tweede leerjaar een Proeve van Bekwaamheid uitvoeren. De niveau 4-studenten voeren tijdens BPV-periode in het derde leerjaar ook een Proeve van Bekwaamheid uit. Het gaat hierbij om werkprocessen uit kerntaak B1-K1 en kerntaak B1-K3. Kerntaak B1-K1 heeft betrekking op het verwerken van dagboeken en bij kerntaak B1-K3 gaat het om het verwerken van kwantitatieve gegevens. Dit betekent dat na een inwerkperiode er één of meerdere dagdelen gepland zullen worden, waarop specifieke werkzaamheden uitgevoerd worden onder toezicht van de praktijkopleider. Deze werkzaamheden zijn direct gelinkt aan een of meer werkprocessen. De beoordeling die gegeven wordt door de praktijkopleider geldt als onderdeel van de examinering. De praktijkbegeleider zal tijdens het kennismakingsgesprek een mapje aan de praktijkopleider overhandigen waarin beoordelingsformulieren etc. te vinden zijn. Kerntaak B1-K1: Controleert en bewerkt dagboeken 1.1 Controleert en bewerkt het inkoopboek 1.2 Controleert en bewerkt het verkoopboek 1.3 Controleert en bewerkt het bankboek 1.4 Controleert en bewerkt het kasboek Kerntaak B1-K3: Controleert en bewerkt kwantiteitenregistraties 3.1 Beheert en controleert een urenregistratie. 3.2 Controleert en bewerkt administraties van kwantitatieve gegevens Voor het BPV-bedrijf en de student is er vóór de start van de tweede helft van de stage (begin september) een voorlichting over de Proeve van Bekwaamheid Tijdens deze voorlichting zal er een mapje aan de praktijkopleider en de student worden overhandigd, waarin de beoordelingsformulieren etc. te vinden zijn. De Proeve van bekwaamheid wordt zowel voor de niveau 3- als de niveau 4-studenten afgenomen Kerntaak 1: Controleert en bewerkt dagboeken 1.1 Controleert en bewerkt het inkoopboek 1.2 Controleert en bewerkt het verkoopboek 1.3 Controleert en bewerkt het bankboek 1.4 Controleert en bewerkt het kasboek Kerntaak 3: Controleert en bewerkt kwantiteitenregistraties 3.1 Beheert en controleert een urenregistratie. 3.2 Controleert en bewerkt administraties van kwantitatieve gegevens 5

8 1.5 Aandachtspunten voor een goede BPV introductie Vooraf: - Licht het personeel ruim van tevoren in dat er een stagiaire komt en laat weten wat zijn/ haar taken zijn. Sein ze ook op de startdag nog even in - Voer van te voren een sollicitatiegesprek met de stagiaire en geef hierin ook informatie over het bedrijf en de uit te voeren werkzaamheden - Spreek intern af wie verantwoordelijk is voor de begeleiding en de beoordeling - Stel een aantrekkelijk en gevarieerd aanbod van werkzaamheden binnen de BPV vast en probeer dit waar mogelijk te koppelen aan de werkprocessen (dit laatste kan ook in het eerste begeleidingsgesprek gebeuren in overleg met de BPV-docent van school) - Verwerf kennis over de opleiding die de stagiaire doet. Dit kan goed via de site: Eerste dag: - Laat de stagiaire komen op een moment dat het rustig is (niet tegelijk met de rest van het personeel maar bijvoorbeeld een uurtje later) en neem als praktijkopleider de tijd voor een goede ontvangst - Laat de werkplek zien en leidt de stagiaire rond en stel hem haar voor aan de rest van het personeel - Doe de introductie van de werkzaamheden samen met degene die ook de dagelijkse begeleiding doet en spreek af wie verantwoordelijk is voor welk deel van de begeleiding (dagelijkse werkzaamheden, beoordeling e.d.) - Laat de stagiaire eerst even meekijken maar geef ook meteen vanaf dag 1 vaste taken - Evalueer aan het eind van de eerste dag de start en bespreek nog een keer de werkzaamheden en de verwachtingen van de student en eventuele regels rondom rechten, plichten en geheimhouding - Controleer of de stagiaire zijn / haar administratie op orde heeft (praktijkovereenkomst / urenstaat / kopie BPV-boek voor bedrijf) - Maak vast een afspraak voor het eerste begeleidingsgesprek Vervolg: - Plan voortgangsgesprekken - Benoem de zaken die goed gaan - Wees objectief - Houd een tussen- en een eindbeoordeling - Geef ook tussentijdse reacties - Geef studenten de gelegenheid om alle werkzaamheden die verband houden met de opdrachten (praktijkexamens) van school te realiseren - Zorg voor een eindbeoordeling van de BPV 6

9 2 Informatie voor de student 2.1 Typering beroepsgroep Financieel Administratief Medewerker De financieel administratief medewerker werkt in het algemeen zelfstandig, al dan niet in opdracht, aan taken met enige complexiteit op een administratie van een bedrijf of instelling of bij een accountants- of administratiekantoor. De werkzaamheden worden meestal verricht vanuit een backoffice, maar er zijn ook externe contacten. De financieel administratief medewerker verricht zijn werkzaamheden standvastig, past de regels en voorschriften toe en moet daarvoor voldoende zeker zijn van zijn vakkennis. De financieel administratief medewerker voert zijn taken uit met een kritische houding. Hij vraagt zich altijd af of de informatie die hij ziet geautoriseerd, juist, volledig en tijdig is. Hij controleert zijn eigen werk en dat van anderen systematisch. Hij blijft dit geconcentreerd doen, ook als de werkomstandigheden minder gunstig zijn. Hij beschikt over cijfermatig inzicht en begrijpt waarom hij bepaalde handelingen verricht. Hij is vaardig met (boekhoudkundige) software, heeft interesse in het vakgebied en wil zich daarin blijven ontwikkelen. De financieel administratief medewerker is in staat om altijd zorgvuldig om te gaan met gegevens. Hij werkt met vertrouwelijke bedrijfsinformatie en is soms op de hoogte van privé-gegevens. Van hem wordt verwacht dat hij op integere wijze omgaat met de aan hem toevertrouwde informatie. Hij is zich bewust van de gevolgen van niet toegepaste regelgeving voor het bedrijf. Van de financieel administratief medewerker wordt verwacht dat hij altijd integer is en situaties goed beoordeelt. Financieel administratief medewerkers bij bedrijven, instellingen, accountants- en administratiekantoren voeren financieel administratieve werkzaamheden uit, die er toe leiden dat het bedrijf, de instelling of de klant inzicht heeft in de financiële positie en de daarbij behorende rechten en plichten, nu en in de nabije toekomst. Hierdoor kan het management van een bedrijf of instelling beslissingen nemen in de bedrijfsvoering en voldoen aan de eisen voor verantwoording aan interne belanghebbenden zoals een holding, een raad van commissarissen of een raad van toezicht en externe belanghebbenden, zoals banken, externe toezichthouders (bijv. DNB, AFM), de belastingdienst, aandeelhouders en andere stakeholders. De werkzaamheden van de financieel administratief medewerker zijn veelal routinematig. Hij wordt niet vaak met onverwachte situaties geconfronteerd. De financieel administratief medewerker moet over voldoende kennis beschikken van boekhouden, belastingen, andere relevante regelgeving en procedures. De financieel administratief medewerker moet fouten en afwijkingen kunnen herkennen en daarvoor beschikken over voldoende cijfermatig inzicht. De financieel administratief medewerker dient te begrijpen welke onzichtbare stappen er in het boekhoudkundige systeem plaatsvinden, wanneer mutaties worden doorgevoerd. In onverwachte situaties wordt er van hem verwacht, dat hij zich niet van de wijs laat brengen en consequent standaardwerkwijzen blijft toepassen en anders een senior of leidinggevende raadpleegt hoe hij moet omgaan met de onverwachte situatie. Voor de contacten met interne en externe klanten is speciale aandacht nodig, waarbij geduld en tact worden gevraagd van de financieel administratief medewerker. Hij moet daarbij in staat zijn de regels toe te passen en de relatie in stand te houden. 7

10 Bedrijfsadministrateur De bedrijfsadministrateur is werkzaam op de administratie van een bedrijf of instelling (klein, middelgroot, groot, profit, non-profit). De werkzaamheden zijn primair intern gericht. Hoewel ook de bedrijfsadministrateur steeds meer externe contacten onderhoudt, is er doorgaans sprake van een back office functie. De bedrijfsadministrateur werkt nauwkeurig en behoudt zijn concentratie, ook als de werkomstandigheden minder gunstig zijn. De bedrijfsadministrateur is in staat altijd zorgvuldig om te gaan met gegevens. Hij werkt met vertrouwelijke bedrijfsinformatie en kan op de hoogte zijn van privé-gegevens. Van hem wordt verwacht dat hij op integere wijze omgaat met de aan hem toevertrouwde informatie. De bedrijfsadministrateur is in staat om de gevolgen van niet toepaste regelgeving af te wegen tegen voordelen op korte termijn en klanttevredenheid. Voordelen op korte termijn en klanttevredenheid stroken niet altijd met de correcte toepassing van de regelgeving. Van de bedrijfsadministrateur wordt verwacht dat hij altijd integer is en situaties goed beoordeelt. Van de bedrijfsadministrateur wordt verwacht dat hij zich in contacten met crediteuren en debiteuren klantgericht opstelt en zich in kan leven in de situatie en de wensen van de klant. Dit geldt ook voor contacten met interne klanten. De bedrijfsadministrateur verricht zijn werkzaamheden zelfstandig en past standaardprocedures toe. Hij is verantwoordelijk voor de kwaliteit van zijn eigen werkzaamheden. Afhankelijk van de functie zijn er meer of minder contacten met collega s en met externen. De werkzaamheden van de bedrijfsadministrateur zijn uitvoerend en veelal routinematig. De bedrijfsadministrateur wordt af en toe met onverwachte situaties geconfronteerd. Het gebruik van regels en voorschriften vraagt kennis van deze regels en inzicht om de regels te kunnen toepassen in vergelijkbare, niet identieke, situaties. De bedrijfsadministrateur beantwoordt vragen en geeft soms uitleg, bijvoorbeeld over de urenregistratie. Voor de contacten met interne en externe klanten is speciale aandacht nodig, waarbij geduld en tact worden gevraagd van de bedrijfsadministrateur. Hij moet daarbij in staat zijn de regels toe te passen en de relatie in stand te houden. De werkzaamheden voor de periodeafsluitingen en de maandelijkse aangiften zijn ingewikkeld voor de bedrijfsadministrateur. Deze werkzaamheden moeten soms onder grote tijdsdruk en toch zorgvuldig en correct worden uitgevoerd. 8

11 Bedrijfsadministrateur niveau 4 Financieel Administratief Medewerker niveau 3 BPV-boek Administratie 2.2 Kerntaken en werkprocessen Basisdeel Financieel Administratief Medewerker en Bedrijfsadministrateur Kerntaak Werkproces 1. Controleert en bewerkt dagboeken 2. Verricht activiteiten voor het debiteuren en crediteurenbeheer 3. Controleert en bewerkt kwantiteitenregistraties 1.1 Controleert en bewerkt het inkoopboek x x 1.2 Controleert en bewerkt het verkoopboek x x 1.3 Controleert en bewerkt het bankboek x x 1.4 Controleert en bewerkt het kasboek x x 2.1 Voert stamgegevens in en bewerkt deze x x 2.2 Stelt facturen op en controleert deze x x 2.3 Bewaakt betalingstermijnen en verricht x x activiteiten voor de invordering 2.4 Controleert inkoopfacturen en verricht activiteiten voor de fiattering van inkoopfacturen x x 3.1 Beheert en controleert een urenregistratie 3.2 Controleert en bewerkt administraties van kwantitatieve gegevens x x x x Profieldeel Bedrijfsadministrateur 1. Verricht werkzaamheden t.b.v. de periode afsluiting 1.1 Verricht boekingen in het memoriaal x 1.2 Bereidt de periodeafsluiting voor x 1.3 Treft voorbereidingen voor de aangifte x omzetbelasting 9

12 2.3 Verslaglegging tijdens BPV Het werken aan de kerntaken van het beroep vormt het belangrijkste deel van je BPV. Gedurende de BPV werk je aan die kerntaken en werkprocessen die je kunt uitvoeren binnen het BPV-bedrijf. In de Praktijkwijzer op de website van de Stichting Praktijkleren ( onder het hoofdstuk Uitvoering vind je per kerntaak/werkproces voorbeelden van taken/werkzaamheden op de werkplek. De Praktijkwijzer biedt dus ondersteuning bij het uitvoeren van de verschillende werkzaamheden en kan helpen om werkzaamheden te vinden behorend bij de kerntaken/werkprocessen. Het is niet de bedoeling dat jullie alle opdrachten vanuit de Praktijkwijzer gaan maken. Per kerntaak/werkproces leg je vast hoe jij als stagiair gewerkt hebt aan dat werkproces. In de voortgangsverslagen en de verslagen van de begeleidingsgesprekken rapporteer je hierover. Hierdoor kan gemonitord worden en wordt gewaarborgd dat je tijdens de BPV voldoende kunt leren en dat er variatie is in de werkzaamheden. Je praktijkopleider beoordeelt deze werkzaamheden. Kerntaak 1 (Controleert en bewerkt dagboeken) omvat vier werkprocessen. Dit zijn alle afzonderlijke en verschillende/losstaande werkzaamheden en moeten dus ook afzonderlijk beoordeeld worden. Van de verschillende werkprocessen moet afzonderlijk verslag worden gedaan in voortgangsverslagen en BPV-(eind)verslag. Kerntaak 2 (Verricht activiteiten voor het debiteuren en crediteurenbeheer) omvat vier afzonderlijke en verschillende werkprocessen, die alle afzonderlijk beoordeeld worden. Van deze werkprocessen moet afzonderlijk verslag worden gedaan in voortgangsverslagen en BPV-(eind)verslag. Kerntaak 3 (Controleert en bewerkt kwantiteitenregistraties) omvat twee werkprocessen, die eveneens als afzonderlijke en losstaande werkprocessen moeten worden vastgelegd en beoordeeld. Als je als niveau 4-student al tijdens je eerste stage aan de kerntaken vanuit het profieldeel kunt werken, is dat mooi meegenomen, maar het hoeft dus niet. Tip voor de stagiair: Logboek! Voor jezelf (en ook voor de BPV-docent) is het prettig als je bijhoudt welke werkzaamheden je gedaan hebt en bij welk werkproces deze behoren. Dit wordt dan een document waaruit je voor je verslaglegging (voortgangsverslag en BPV-(eind)verslag) de informatie kunt kopiëren. Hiervoor kun je het planningsformulier/logboek gebruiken dat je kunt vinden in de Praktijkwijzer en op de website van ROC Menso Alting. Je mág ook zelf een overzicht maken. Het gaat erom dat je regelmatig (liefst dagelijks, maar minimaal wekelijks) bijhoudt wat je allemaal gedaan hebt. Dit formulier wordt dan een document dat je telkens aanpast en opslaat. Dit overzicht helpt je bij de voortgangs-/begeleidingsgesprekken met je BPV-begeleider en het maken van je voortgangsverslagen. Tijdens de hele stageperiode maak je vier (voortgangs)verslagen: - In de eerste periode maak je een verslag van het startgesprek (zie paragraaf 2.7), waarin de leerdoelen zijn opgenomen. - Daarnaast maak je in de eerste periode twee voortgangsverslagen aan de hand van de gespreksagenda (zie paragraaf 2.8). - In de tweede periode van de stage maak je nog één voortgangsverslag aan de hand van de gespreksagenda en een eindverslag c.q. presentatie. 10

13 Het hiervoor genoemde planningsformulier/ logboek kun je eventueel als bijlage bij je verslag voegen. Dit hoeft niet per se zolang je maar duidelijk aangeeft wat je werkzaamheden in de voorgaande weken zijn geweest en bij welk werkproces deze behoren. Behalve over je werkzaamheden doe je ook verslag over hoe je werkt aan je persoonlijke leerdoelen (zie de volgende paragraaf). De voortgangsverslagen zijn een voorwaarde voor een positieve tussen- én eindbeoordeling! 2.4 Leerdoelen Tijdens het voorbereidingstraject van de BPV stelt de student drie persoonlijke leerdoelen op waar de student tijdens de BPV aan kan werken. Deze worden samen met de praktijkopleider en BPVdocent tijdens het eerste gesprek besproken. Dan wordt bepaald aan welke leerdoelen gewerkt kan worden binnen de organisatie waar je je BPV doet. Gedurende de hele BPV staan deze leerdoelen centraal en wordt er gesproken over de vorderingen. In de voortgangsverslagen leg je ook vast hoe je werkt aan je leerdoelen. Tijdens het eindgesprek zal worden vastgesteld of de leerdoelen zijn gehaald. Tip! Zet de leerdoelen alvast in het formulier Planningsformulier/Logboek, ook als je nog geen BPVplek hebt gevonden. Dit formulier is te vinden in de Praktijkwijzer en op de website van ROC Menso Alting. 2.5 Beoordelingsformulieren Voor de beoordeling halverwege en aan het eind van de stage maken we gebruik van twee beoordelingsformulieren (beide van Stichting Praktijkleren en te vinden in de Praktijkwijzer en op de website van ROC Menso Alting): 1. Beoordelingsformulier Uitgevoerd werk Dit formulier wordt gebruikt om het werk of de taken die de student uitgevoerd heeft te beoordelen. Het zijn die werkzaamheden die bij de opleiding en het beroep horen en die in het kwalificatiedossier staan. De criteria waarop het uitgevoerde werk beoordeeld wordt zijn werkwijze, inhoud resultaat, vorm resultaat en digitale vaardigheden. 2. Beoordelingsformulier Algemene werknemersvaardigheden Dit formulier wordt gebruikt om de houding en algemene omgangsvormen van de student te beoordelen. Er staat een aantal criteria op het formulier waarop de student beoordeeld wordt, zoals samenwerking, communicatie, initiatief, afspraken en werkdruk. o o o Er zijn drie stappen bij het invullen van dit formulier: Algemene gegevens invullen De naam van de student, de opleiding en het niveau moeten hier onder andere ingevuld worden. Criteria De beoordelaar leest de beschrijvingen bij ieder criterium en zet een kruis bij de beschrijving die het beste past bij uitvoering van de beschreven taken. Er is ruimte om de beoordeling te motiveren. Beoordeling Tel de punten bij de beschrijvingen uit de criteria bij elkaar op. Het totaal aantal punten correspondeert met een cijfer. 11

14 De beoordeling, zowel voor het uitgevoerd werk als voor de algemene werknemersvaardigheden moet twee keer worden uitgevoerd, de eerste keer aan het einde van periode 4/leerjaar 1 en de tweede keer aan het einde van periode 1/leerjaar 2. Dit is tegelijk de eindbeoordeling. Voor de derdejaars BPV voor de niveau 4 studenten wordt de tussentijdse beoordeling aan het eind van periode 2/leerjaar 3 uitgevoerd en de eindbeoordeling aan het eind van periode 3/leerjaar 3. Als je als stagiair tussendoor wilt weten waar je staat, zou je dit door een collega tussendoor nog een keer kunnen laten doen. Tussentijdse beoordeling (twee ingevulde formulieren!) Voor de tussentijdse beoordeling (halverwege de stageperiode), vraag je je BPV-begeleider het beoordelingsformulier Uitgevoerd werk in te vullen voor jouw complete functioneren, dus niet per werkproces. Er is voldoende ruimte op het formulier voor je BPV-begeleider om toelichting te geven op onderdelen. Daarnaast vraag je hem/haar het beoordelingsformulier Werknemersvaardigheden in te vullen. Eindbeoordeling (formulier per werkproces!) Voor de eindbeoordeling van je stage laat je alle werkprocessen waaraan jij hebt kunnen werken afzonderlijk beoordelen (tenzij anders aangegeven in je BPV-boek), op hetzelfde beoordelingsformulier Uitgevoerd werk, voor ieder werkproces een formulier. Tip: dit hoeft niet allemaal aan het eind van de BPV, maar kan gedurende de hele stage. Als je samen met je praktijkopleider besluit dat je een werkproces kunt afronden, laat je het formulier invullen en ondertekenen. Aan het eind van je stage moeten je werknemersvaardigheden opnieuw beoordeeld worden. Als stagiaire vul je zelf op de formulieren de algemene gegevens in (naam student, opleiding/niveau, periode, stagebedrijf etc.). Daarnaast vul jij voor de eindbeoordeling op het formulier(en) uitgevoerd werk zelf de gegevens in t.a.v. kerntaak/werkproces én de beschrijving. Je stagebegeleider beoordeelt de werkzaamheden vervolgens. Vraag hem/haar ook om de Motivatie beoordelaar aan het einde van het formulier in te vullen. Als een Proeve van bekwaamheid onderdeel is van je stage, ontvang je hier samen met je BPVbegeleider aparte formulieren en informatie over halverwege je stageperiode. 2.6 Regels en afspraken voor een succesvolle BPV In de organisatie waar je je BPV doet gelden bepaalde voorschriften; je dient je te houden aan deze voorschriften. Afspraken die jij met je praktijkopleider en BPV-docent/coach hebt gemaakt, kom je na. Ben je niet in staat ze na te komen dan meld je dat correct en op tijd bij beide begeleiders. Als er zich op de een of andere manier problemen voordoen, dan neem je direct contact op met je praktijkopleider en/of je BPV-docent/coach. 12

15 Een aantal afspraken willen we in het bijzonder noemen: Buitengewoon verlof kan je in overleg met de school en de BPV-instelling krijgen als: - iemand in je directe familie trouwt, - iemand in je directe familie overlijdt, - (een van) je ouders een 25-, 40- en 50-jarig huwelijk of dienstjubileum heeft, - je iets wettelijk verplicht bent wat je niet in je vrije tijd kunt doen. Het ligt voor de hand dat je niet zomaar mag veranderen van BPV-plaats. Er kunnen uitzonderingen zijn, maar die worden na zorgvuldig overleg met je BPV-docent bepaald. De BPV wordt niet binnen het eigen familiebedrijf gelopen. De regel is dat een student een bedrijf kiest waarbij de praktijkopleider/beoordelaar geen familielid is. De student mag ook niet begeleid worden door een collega van een familielid of door een medewerker van een hogergeplaatste chef, die familie is. In geval van ziekte meld je dit direct op je BPV-instelling en op het ROC Menso Alting. Als je weer hersteld bent, moet je dit aan beide adressen doorgeven. Het ziekteverzuim mag hooguit 15-20% zijn. Meer verzuim kan consequenties hebben voor een goede afronding van de BPV. Tijdens de BPV breng je het afgesproken aantal weken en uren per week door in de instelling (zie praktijkovereenkomst). Het totaal aantal uren/weken is exclusief vakantieweken. De schooldagen zijn een verplicht onderdeel tijdens de BPV-periode en dit geldt ook voor de Burgerschapsdagen. De data voor deze dagen worden ruim van tevoren bekend gemaakt. De praktijkovereenkomst (waarin de rechten en plichten van de student en de BPV-instelling geregeld zijn) moet voor aanvang van de BPV, ondertekend door bedrijf, school en student op school zijn ingeleverd bij de administratie van het ROC Menso Alting. Het niet inleveren van de ondertekende praktijkovereenkomst heeft de consequentie dat je ook niet mag starten met de BPV. Zorg dat je een kopie van de ingevulde en ondertekende Praktijkovereenkomst, de BPVbeoordeling en de uren registratie bewaart in je Portfoliomap. Kijk regelmatig je adres van school na. Hier worden mededelingen gedaan over bijv. een terugkomdag, burgerschapsdagen en herkansingen voor toetsen. Studenten die er zelf voor kiezen hun BPV periode tussentijds te beëindigen of door disfunctioneren hun BPV periode niet kunnen of mogen voortzetten moeten hun BPV aan het einde van de opleiding herkansen. Reeds gemaakte BPV uren tellen dan niet mee. 2.7 Werkafspraken voor het startgesprek In het begin van de BPV-periode is er een startgesprek samen met de praktijkopleider, BPV-docent en de student. Extra aandachtspunten hierbij zijn: Het doornemen van het BPV-boek en de Praktijkwijzer van SPL. Bespreken van de begeleidingsstructuur, wie heeft welke verantwoordelijkheid en wat wordt verwacht van de student qua verslaglegging. 13

16 Controleren of de praktijkovereenkomst (pok) is ingeleverd op school met handtekeningen. Zonder pok mag de student geen BPV doen. Het vaststellen van het takenpakket en op welke wijze je aan de verschillende kerntaken en werkprocessen gaat werken. De Bedrijfsadministrateur werkt in het 3 e leerjaar tijdens de BPV aan het profieldeel. Vaststellen van de leerdoelen. Planning maken met de praktijkopleider voor de begeleidingsgesprekken. Afspraak maken over verslaglegging van het begeleidingsgesprek naar praktijkopleider en BPVdocent. De keuze voor een eindpresentatie (presentatie of een BPV-verslag afspraak maken voor het eindgesprek en eventueel tussenevaluatie. De student zorgt voor een goede voorbereiding van het startgesprek. De student maakt een verslag en verstuurt dit naar de praktijkopleider en BPV-docent ter ondertekening. 2.8 Gespreksagenda voor het begeleidingsgesprek In totaal maak je 6 x een verslag van het begeleidingsgesprek en laat je deze beoordelen door je praktijkopleider en je BPV-docent. Maak zelf een planning wanneer de begeleidingsgesprekken met je praktijkopleider zijn en wanneer je de verslagen gaat inleveren. Welzijn: Hoe gaat het met je, hoe bevalt het hier? Inbreng student: Wat wil je zelf inbrengen? Wat valt je op binnen ons bedrijf? Planning: Kun je in de planning van je BPV laten zien hoever je bent met je leerdoelen? Welke onderdelen heb je afgerond en wat ga je de komende weken doen? Hoe gaat het met je eindopdracht, loop je op schema? Werkzaamheden: Hoe heb je gewerkt aan je leerdoelen? Beschrijf de voortgang. Aan welke opdrachten/ kerntaken/werkprocessen heb je gewerkt, kun je dit al op onderdelen laten beoordelen door je praktijkopleider en BPV-docent? o Gebruik hiervoor de praktijkwijzer van stichting praktijkleren. Resultaten: Wat ging goed en wat is vatbaar voor verbeteringen en hoe ga je dat aanpakken? (bespreek hier ook elke twee weken een werkproces van het beoordelingsformulier). Begeleiding: Hoe ziet je begeleiding eruit en heb je wensen ten aanzien van de begeleiding? (Feedback voor de praktijkopleider). 14

17 Samenwerking: Met wie heb je voornamelijk samengewerkt, wat heb je van hem/haar geleerd? Welke invloed heeft de samenwerking gehad op de manier waarop je de taken uitvoert? Beroepshouding: Welke onderdelen gaan goed en waar moet je aan werken (zie het onderdeel algemene werknemersvaardigheden beoordelingsformulier), hoe ga je dat doen? Laat je in totaal twee keer beoordelen aan de hand van dit formulier (invullen door de praktijkopleider) en opsturen naar je BPV-docent. Vooruitkijken: Wat ga je komende week doen (bedrijf en school)? Tips en Tops: Praktijkopleider geeft complimenten voor wat goed gaat (tops) en tips voor punten die kunnen verbeteren en hij/zij benoemt aandachtspunten. Student geeft ideeën en/of verbeterpunten. Voorziet de opleiding in de kennis, vaardigheden, competenties die je nodig hebt in dit bedrijf? 2.9 Eindpresentatie of BPV-verslag Vorm In overleg met de praktijkopleider maak je de keuze in welke vorm je de eindpresentatie doet. Je mag kiezen uit: - een BPV-verslag - een eindpresentatie: d.m.v. een PowerPoint presentatie of Prezi, een videoverslag, of een website (deze presentatie hou je voor praktijkopleider, BPV-docent en eventueel een paar werknemers) Je kunt bijvoorbeeld in je BPV van leerjaar 1/2 kiezen voor een verslag en in je BPV van leerjaar 3 voor een eindpresentatie. Welke vorm je ook kiest, de eisen die eraan gesteld worden zijn hetzelfde. Doel De eindpresentatie heeft drie belangrijke doelen: - Ten eerste dient het om voor jezelf helder te maken wat je hebt geleerd tijdens je BPV. - Ten tweede maak je anderen duidelijk wat je geleerd hebt en is het een belangrijke bron van informatie voor toekomstige stagiaires en voor je BPV-docent. - Ten derde krijgt het BPV-bedrijf feedback door jouw BPV--ervaringen. Uitvoering: BPV-verslag / presentatie Het verhaal (zowel in de presentatie als in je verslag) moet duidelijk zijn voor iemand die niets van deze stage/bpv afweet. Hieronder staat de indeling van het verslag. Als je kiest voor een presentatie, moet deze precies dezelfde inhoud hebben (dus ook een inleiding, een deel over het bedrijf, over jouw werkzaamheden, jouw persoonlijk functioneren en een conclusie). Daarnaast moet een presentatie voldoen aan de voorwaarden van een goede presentatie. (Powerpoint of Prezi ondersteunend aan je verhaal, niet teveel bullet-opsommingen, wissel beeld en tekst af, niet teveel tekst op een dia, let op taalfouten, consistent gebruik van lettertype en opmaak etc.) 15

18 Zowel voor een verslag als voor een presentatie geldt dat er correct Nederlands gebruikt moet worden. Het verslag moet daarnaast voldoen aan de volgende eisen: - Minimaal 12 pagina s A4 - Lettertype niet groter dan 11 punt Verslagindeling Hieronder ga ik ervan uit dat je het verslag in Word maakt. Je kunt er uiteraard ook voor kiezen om het verslag in de vorm van een website te maken. Je verslag bestaat uit de volgende onderdelen: 1. Omslag De omslag is het visitekaartje van je BPV-verslag. Hiermee krijgt je lezer een eerste indruk van de aandacht die je hebt besteed aan je verslag. Zet een titel op je omslag, gebruik een afbeelding die betrekking heeft op het BPV-bedrijf (bijv. een afbeelding van het bedrijfspand of het logo van het bedrijf) of op je werkzaamheden of opleiding. Daarnaast vermeld je: je naam; je klas; de periode waarin je stage gelopen hebt; de naam van het BPV-bedrijf en de naam van je BPV-begeleider; de naam van de school en van de opleiding en de naam van je BPV-docent. 2. Voorwoord In het voorwoord bedank je mensen die je geholpen hebben. Vaak voeg je dit als laatste toe aan je verslag. Je schrijft het persoonlijk, dus in de ik-vorm. Het voorwoord eindigt met naam, plaats en datum ten tijde van het schrijven. 3. Inhoudsopgave Maak een (automatische) inhoudsopgave in Word en gebruik paginanummers op de pagina s. De nummers van de hoofdstukken moeten worden vermeld mét titel. Let op! De paginanummering begint ná de inhoudsopgave. Hier kun je lezen hoe je dat doet in Word. 4. Inleiding Nu begint je echte verslag. In de inleiding vertel je waar, wanneer en waarom je stage gelopen hebt en voor wie je je verslag schrijft, in het kader van welke opleiding. Je geeft een hele korte samenvatting van de inhoud. Je kunt jezelf kort voorstellen, zodat de lezer weet wat hij kan verwachten. In de inleiding vertel je ook waarom je bij jouw bedrijf je BPV doet. Op de volgende bladzijde staat een voorbeeld van een inleiding: 16

19 5. Het bedrijf In dit hoofdstuk vertel je iets over jouw BPV-bedrijf, over het ontstaan van het bedrijf (historie) en hoe de organisatie van het bedrijf eruit ziet. Immers, elk bedrijf heeft zijn verleden, heden en toekomst. De volgende onderwerpen komen aan bod in je verslag: De historie van het bedrijf: wanneer is het opgericht, door wie en waarom. De doelstelling van het bedrijf: welke producten maakt het, welke diensten levert het. De branche waarbinnen het bedrijf werkzaam is. De organisatie van het bedrijf: uit welke en hoeveel afdelingen bestaat het bedrijf. Hoeveel mensen werken er. Voeg een organogram van de organisatie toe! De beschrijving van de afdeling waar jij werkt: hoeveel mensen werken er op jouw afdeling en met welke afdelingen heeft jouw afdeling te maken. De communicatie binnen het bedrijf: wat is de overlegstructuur. Wat voor vergaderingen vinden plaats en hoe vaak wordt er vergaderd. Wat is het doel van deze vergaderingen. Hoe wordt informatie gedeeld binnen de organisatie? Is er een gezamenlijke schijf/map. Is er een intranet, een personeelsblad of iets dergelijks. De externe contacten van het bedrijf: wie zijn de klanten en met welke externe partijen heeft het bedrijf nog meer te maken. Gebruik zoveel mogelijk je eigen woorden. Natuurlijk mag je informatie van een website verwerken (gebruik dan een bronvermelding!), maar ga bijvoorbeeld ook met mensen in het bedrijf praten. Als er een personeelsafdeling is, vraag een gesprek aan met de personeelsvertegenwoordiger. Bereid je op dit gesprek voor door van tevoren vragen te bedenken en op papier te zetten. 17

20 6. Werkzaamheden Je geeft een beschrijving van je belangrijkste werkzaamheden en wat je functie was. Aan welke kerntaken en werkprocessen heb je gewerkt en op welke wijze? Je geeft aan de hand van de werkprocessen aan wat je geleerd hebt, je gebruikt hierbij voorbeelden. Je legt uit wat je in deze BPV geleerd hebt over je toekomstige beroep. 7. Persoonlijk functioneren Je noemt je belangrijkste leerdoelen en geeft aan in hoeverre je die gehaald hebt, geef hierbij ook weer voorbeelden. Noem een paar belangrijke leermomenten uit deze BPV en leg uit wat je daaruit geleerd hebt. Niveau 4-studenten vermelden aan welke leerdoelen ze tijdens de derdejaars BPV verder willen werken. Daarnaast vertel je over je persoonlijk functioneren. Je kunt denken aan de volgende zaken: Wat vond je van jezelf, hoe ging het; Hoe ging je met je collega s om; Hoe gingen je collega s met jou om; Was er wel eens kritiek en waarom; Hoe vond je dat, was je het ermee eens, waarom; Ging je met plezier naar je stage; Waarom niet en waarom wel; Hoe was je contact met je BPV-begeleider(ster); Was er genoeg begeleiding, waar bestond die uit; Durfde je zelf ook initiatieven te nemen; Waar bestonden die uit; Zo niet, wat was de reden; Hoe was de sfeer op de afdeling, pauze enz.; Ben je veranderd door je stage, hoe; Werd er ook naar je geluisterd; Werd je snel opgenomen door je collega s; Was je stil, teruggetrokken, verlegen enz.; Heb je dit besproken met je BPV-begeleider; Zo niet, waarom niet en zo ja, wat zei hij/zij ervan; 8. Conclusie Maak duidelijk hoe je de BPV hebt ervaren. Je geeft aan of de BPV voldeed aan je verwachtingen en legt uit waarom wel of niet. Je legt uit wat je in deze BPV geleerd hebt over je toekomstige beroep. Verder geef je aan hoe je de begeleiding vanuit bedrijf en school hebt ervaren. Geef eventueel tips aan het bedrijf of aan school voor een volgende BPV-periode. Aan het begin van je BPV bespreek je met je praktijkopleider welke vorm je kiest. Je maakt een korte opzet van je plannen (inhoudsopgave van het verslag, indeling van je presentatie of een beschrijving van je andere plannen). Deze opzet bespreek je met je BPV-docent en vraagt hem/haar om feedback op je plannen. Hij/zij kan aanvullende eisen stellen (bijvoorbeeld over vormgeving, uitvoering of formaat). Aan het einde van je BPV lever je het verslag in bij je BPV-begeleider op het werk en bij je BPVdocent, minimaal 1 week voordat het eindgesprek plaatsvindt. Het verslag dient als basis voor je eindgesprek. Als het BPV-verslag niet is ingeleverd volgt geen eindgesprek!! Je presentatie mail je of deel je met je BPV-begeleider en BPV-docent, ook minimaal 1 week voordat het eindgesprek/de presentatie plaats vindt. 18

21 3 Informatie voor de praktijkopleider en student 3.1 Overleg rond de BPV Tijdens de BPV vindt regelmatig overleg plaats. De praktijkopleider kan bij vragen of onduidelijkheden per mail of telefonisch contact opnemen met de BPV-docent of voor dringende zaken met de BPV-coördinator. De volgende vormen van overleg zijn van belang voor een goed verloop van de BPV periode. 3.2 Wekelijks overleg Het is noodzakelijk dat de student en de praktijkopleider wekelijks overleggen over de vorderingen van de student. Aan de hand van de verslagen kunnen de vorderingen worden besproken en kan de planning voor de komende week worden doorgenomen. De student gebruikt voor de verslaglegging de gespreksagenda voor het begeleidingsgesprek (zie paragraaf 2.8). Pas na de beoordeling van de praktijkopleider stuurt de student het verslag naar de BPV-docent ter beoordeling. 3.3 BPV bezoek Naast bovengenoemde vormen van overleg legt de BPV docent minimaal 3 bezoeken af bij het BPV bedrijf. Tijdens dit bezoek vindt er overleg plaats tussen de praktijkopleider, de BPV- docent en de student. 3.4 Toelichting eindgesprek Het eindgesprek vindt over het algemeen plaats in de laatste week van de BPV. De praktijkopleider, de stagiaire en de BPV-docent zijn bij het eindgesprek aanwezig. Tijdens het gesprek wordt er gesproken over de eindpresentatie en de ingevulde beoordelingen. De praktijkopleider stelt aan het einde van het gesprek de eindbeoordeling voor: goed, ruim voldoende, voldoende of onvoldoende. Het ROC Menso Alting heeft de eindverantwoordelijkheid voor: - De beoordeling; of de deelnemer de competenties behorend tot beroepspraktijkvorming voldoende heeft gerealiseerd. - De procedure van de beoordeling en de wijze van examinering van de competenties; dit staat beschreven in de onderwijs- en examenregeling van de opleiding, tevens staat hier de klachtenprocedure van de beoordeling beschreven. Het BPV-beoordelingsdocument wordt ter akkoordverklaring door de drie partijen ondertekend. Het BPV-beoordelingsdocument wordt samen met de urenverantwoording ingeleverd bij de administratie van de opleiding. Indien de stagiair en/of de praktijkopleider blijvend van mening verschillen over de beoordeling dan informeert de BPV-docent de betrokkene over de mogelijkheid om een beargumenteerd bezwaarschrift tegen de beslissing van de praktijkopleider in te dienen bij de voorzitter van de examencommissie. De student dient zelf een kopie te houden van het document BPV-beoordeling, urenverantwoording en de Praktijkovereenkomst voor in de portfoliomap. 19

22 4 Aanvullende documenten en formulieren voor praktijkopleider en student Op de website van ROC Menso Alting kunnen studenten en praktijkopleiders de volgende documenten vinden: Algemene voorwaarden Praktijkovereenkomst Formulier Urenverantwoording Enquête BPV-bedrijven Economie 1 Formulier afronding stage Op de website van stichting Praktijkleren kunnen studenten en praktijkopleiders (nadat ze ingelogd zijn) onderstaande documenten vinden via de Praktijkwijzer. Deze documenten ontvangen de studenten ook per mail bij de start van de BPV. Planningsformulier/logboek Beoordelingsformulier Uitgevoerd werk Beoordelingsformulier Algemene werknemersvaardigheden 1 ROC Menso Alting hecht veel waarde aan de feedback van BPV-bedrijven. Daarom nodigen wij de praktijkopleider van harte uit om deze enquête in te vullen. Het kost ongeveer 10 minuten van hun tijd. 20