Quick Scan Kwaliteitscriteria Wabo werkorganisatie De Waard

Transcriptie

1 Quick Scan Kwaliteitscriteria Wabo werkorganisatie De Waard Onderzoek naar de mate waarin de werkorganisatie De Waard in staat is zelfstandig de Wabo-taken uit te voeren op het terrein van vergunningverlening, toezicht en handhaving. PhnX BV Eelco Fijma en Ronald de Waard Juli 2011 Quick Scan Kwaliteitscriteria Wabo werkorganisatie De Waard 1

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding 2. Opzet en werkwijze 3. Beschrijving Werkorganisatie De Waard 4. Analysemethode 4.1 Deskundigheid 4.2 Proceskwaliteit 5. Uitkomsten zelfevaluatie 5.1 Deskundigheid Generieke deskundigheid Juridische deskundigheid Specialistische deskundigheid, accent bouwen Specialistische deskundigheid, accent milieu Specialistische deskundigheid, accent RO 5.2 Procescriteria Procescriteria vergunningverlening Procescriteria toezicht en handhaving 6. Samenvattende conclusies en aanbevelingen 7. Slotopmerking Bijlage: toetsing externe adviseurs Quick Scan Kwaliteitscriteria Wabo werkorganisatie De Waard 2

3 Wabo evaluatie Werkorganisatie De Waard 1. Inleiding Op 1 oktober 2010 is de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) in werking getreden. De Wabo stelt eisen aan de gemeentelijke vergunningverlening en handhaving op het werkveld van het omgevingsrecht. Gemeentelijke organisaties dienen aan te kunnen tonen dat zij aan deze eisen voldoen. Indien dat niet het geval is, dan is de uiterste consequentie dat een gemeente wordt verplicht om gemeentelijke Wabo-taken volledig over te dragen aan een gemeenschappelijke regeling, veelal een regionale uitvoeringsdienst (RUD). De Werkorganisatie De Waard heeft aan PhnX de opdracht gegeven de werkorganisatie te analyseren op de kwaliteitscriteria zoals deze op grond van de Wabo worden gesteld. Dit rapport bevat deze analyse. Deze analyse heeft betrekking op de periode 1 oktober 2010 mei Opzet en werkwijze Voor de analyse is gebruik gemaakt van de door de Rijksoverheid beschikbaar gestelde zelfevaluatietool. Door gebruik te maken van dit instrument kunnen gemeenten en gemeentelijke organisaties zien in hoeverre hun vergunningverlening, toezicht en handhaving op het terrein van de Wabo voldoet aan de kwaliteitscriteria. Met deze kwaliteitscriteria wordt gedoeld op zogenaamde referentieset kwaliteitscriteria die in december 2009 is ontwikkeld 1. De zelfevaluatietool is een webapplicatie die bestaat uit een digitale vragenlijst. Na invulling van deze vragen kan met de tool een rapportage worden uitgedraaid die weergeeft in hoeverre de betreffende organisatie voldoet aan de KPMGcriteria. Deze criteria geven per Wabo-taak een indicatie van het aantal medewerkers dat voor die taak nodig is en wat hun minimale opleidings- en ervaringsniveau zou moeten zijn. De tool levert geen business case op, en is geen rekenmodel voor de uitvoering van de taken. De tool is alleen bedoeld om zelf te kijken waar je staat als organisatie. Een logische vervolgvraag op de uitkomst van de evaluatietool is: Als onze organisatie niet (geheel) aan deze criteria voldoet, welke bestuurlijke keuzes maken we dan om wel tot de beoogde kwaliteit te komen? En, ook belangrijk, in welke mate zijn deze eisen relevant voor onze organisatie? Voor een landelijk gebied als de Alblasserwaard zullen immers andere criteria gelden dan voor bijvoorbeeld een meer geïndustrialiseerd gebied. Van belang in dit verband is in de eerste plaats op te merken dat de kwaliteitscriteria geen wettelijke status hebben maar slechts bedoeld zijn als een richtlijn. De kwaliteitscriteria kunnen een antwoord geven op de vraag of een organisatie in principe in staat is om de Wabo-taken uit te voeren, gegeven de 1 Eindrapportage ontwikkeling kwaliteitscriteria transitieprogramma, deel A en B, KPMG, in de wandelgangen ook wel de KPMG-criteria genoemd. Quick Scan Kwaliteitscriteria Wabo werkorganisatie De Waard 3

4 minimaal benodigde deskundigheid voor de uitvoering van deze taken en de continuïteit daarvan. Maar hoeveel personele en andere middelen (aantal fte s, opleidingsniveau, financiën etc.) een organisatie werkelijk nodig heeft voor een goede uitvoering van de Wabo is ook afhankelijk van lokale factoren zoals de complexiteit van de fysieke omgeving, de aard en het aantal objecten waarvoor de organisatie verantwoordelijk is en het aantal te verwachten meldingen, vergunningen, beschikkingen, controles, overtredingen en bijbehorende activiteiten en besluiten. Anders gezegd, de kwaliteitscriteria van de evaluatie hebben vooral een procedureel karakter. Ze zeggen niets over de kwaliteit van de uiteindelijk door de organisatie geleverde Wabo-diensten en producten. Daarom is het belangrijk om een nadere analyse te maken van de uitkomsten van de evaluatietool, om het vereiste maatwerk te verkrijgen. Daarbij gaat het vooral om de relevantie van de KPMG-criteria in de concrete werksituatie van Werkorganisatie De Waard. Zo is onder meer de vraag in hoeverre bijzondere specialismen daadwerkelijk structureel in de werkorganisatie aanwezig moeten zijn en in hoeverre het aantal fte s die de KPMG-criteria voor een bepaalde taak aangeven wel overeenkomt met de praktijk van de werkorganisatie. Ook deze nadere duiding/analyse maakt onderdeel uit van dit rapport. Deze nadere analyse bevat ook aanbevelingen voor de (verdere verbetering van de) uitvoering van de Wabo. Voor de invulling van deze tool voor de werkorganisatie is in de eerste plaats gebruik gemaakt van door de werkorganisatie aangeleverde schriftelijke documentatie, zoals onder meer het bouwbeleid en de eerste evaluatie daarvan, afdelings- en jaarplannen, managementinformatie over de samenstelling van de organisatie en diverse interne richtlijnen en afspraken. Verder is met de teamleider Vergunningen, de heer C. Putters, een intakegesprek gevoerd. Na een eerste inventarisatie van de tool zijn door PhnX nog nadere schriftelijke vragen geformuleerd die door de werkorganisatie van een antwoord zijn voorzien. Op basis van die antwoorden is de tool verder ingevuld en gecorrigeerd. De analyse heeft zich beperkt tot dat deel van de Wabo-taken dat direct zelf door de werkorganisatie wordt uitgevoerd. Een deel van de Wabo-taken, de milieutaken, is vanuit de werkorganisatie ondergebracht bij de milieudienst. De door deze milieudienst voor de werkorganisatie uitgevoerde Wabo-activiteiten zijn in deze analyse niet onderzocht. Over de mate waarin de uitvoering van deze taken voldoet aan de kwaliteitscriteria kunnen binnen het bestek van deze analyse dan ook geen uitspraken worden gedaan. 3. Beschrijving Werkorganisatie De Waard De werkorganisatie De Waard is opgericht als de ambtelijke (werk)organisatie voor de gemeenten Graafstroom, Liesveld en Nieuw-Lekkerland. De werkorganisatie voert alle gemeentelijke taken uit voor deze drie gemeenten waarbij de autonomie van de drie gemeentebesturen behouden blijft. Binnen de werkorganisatie ligt de (ambtelijke) verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de Wabo in eerste instantie bij de Afdeling Klantcontact en dan vooral bij het Team Vergunningen. Het Team Vergunningen is verantwoordelijk Quick Scan Kwaliteitscriteria Wabo werkorganisatie De Waard 4

5 voor het verlenen van de omgevingsvergunningen en daarmee samenhangende werkzaamheden (klantcontact en vooroverleg). Het Team Vergunningen is ook verantwoordelijk voor het houden van toezicht op de naleving van het omgevingsrecht. Deze taken betreffen niet de milieucomponent van de Wabo. De milieutaken (vergunningverlening en toezicht) worden, zoals gezegd, voor de drie gemeenten uitgevoerd door de Regionale Milieudienst. 2 De formatie van het Team Vergunningen bestaat uit 15 fte, waarvan 4 fte toezichthouders en 11 medewerkers die betrokken zijn bij de afwikkeling van vergunningsaanvragen (inclusief BAG en huisnummering). Bij de uitvoering van de Wabo krijgt het Team Vergunningen assistentie van andere onderdelen van de werkorganisatie. Zo worden aanvragen om omgevingsvergunning die van het bestemmingsplan afwijken en waarop de uitgebreide voorbereidingsprocedure van toepassing is, of die vallen buiten de vastgestelde beleidskaders, afgehandeld door het Team Regelingen van de Afdeling Ontwikkeling (3 fte). Verder worden handhavingprocedures door het Team Vergunningen uitgevoerd tot en met de fase van de vooraanschrijving (aankondiging voornemen om handhavend op te treden). Het opstellen van een handhavingsbesluit (last onder dwangsom of bestuursdwang) en de verdere handhavingprocedure wordt verzorgd dan wel gecoördineerd door het Team Juridische Kwaliteit/OOV (Afdeling Bestuursondersteuning). Hiervoor is bij Juridische Zaken 0,6 fte beschikbaar. Indien noodzakelijk kan de juridisch medewerker terugvallen op de inzet van de andere medewerkers van het Team Juridische Kwaliteit. Dit organisatieonderdeel is ook verantwoordelijk voor de afwikkeling van bezwaar- en beroepsprocedures, met dien verstande dat het Team Vergunningen wel zelf verantwoordelijk is voor de vertegenwoordiging van de gemeente tijdens de behandeling van bezwaarschriften tegen verleende (omgevings)vergunningen. Daarnaast kan het Team Vergunningen voor meer specialistische taken rekenen op de assistentie van andere afdelingen (planeconomie, cultuurhistorie). Belangrijk gemeentelijk beleidskader voor de uitvoering van de Wabo is (nog steeds) het in 2008 vastgestelde Bouwbeleid. Dit beleid bevat de gemeentelijke spelregels voor de vergunningverlening op het gebied van bouwen en ruimtelijke ordening en het houden van toezicht daarop. Het bouwbeleid bestaat daartoe uit een drietal documenten: (a) een beleidsvisie (beleidsuitgangspunten en een risico-inventarisatie), (b) een uitvoeringsnota en (c) een uitvoeringsprogramma. Bij de opzet van dit beleid zijn al de uitgangspunten gehanteerd zoals die in Wabo zijn vastgelegd. De beleidsregeling is voor wat betreft bouw en planologie dan ook Wabo-proof. Dit Bouwbeleid is onder het nieuwe regime van de Wabo voortgezet. In 2011 is de uitvoering van het Bouwbeleid geëvalueerd over de periode 2008 medio Uit deze evaluatie blijkt onder meer dat een deel van het uitvoeringsprogramma nog (verder) moet worden uitgevoerd. Daartoe is in de evaluatie ook een aantal aanbevelingen gedaan, o.a. met betrekking tot het gebiedstoezicht. 2 Bij een aanvraag omgevingsvergunning die uit meerdere activiteiten bestaat betekent dit dat de vergunning voor zover het gaat om de milieuactiviteiten wordt voorbereid door de milieudienst maar dat de werkorganisatie wel zorg draagt voor de (totale) vergunningverlening en vergunningsprocedure. Quick Scan Kwaliteitscriteria Wabo werkorganisatie De Waard 5

6 De bedoeling van de werkorganisatie is om in de loop van 2011 onder meer het handhavingsbeleid, inclusief de verantwoording van en communicatie over de beleidsresultaten, en de interne (juridische) kwaliteitszorg verder uit te werken. 4. Analysemethode De zelfevaluatietool bestaat uit het invullen van een digitale vragenlijst. Deze vragenlijst is gebaseerd op de kwaliteitscriteria van het genoemde KPMGrapport. Beantwoording van de vragen maakt duidelijk in hoeverre de betreffende organisatie scoort op deze kwaliteitscriteria. Daarbij worden twee basisaspecten onderscheiden: (a) de kritieke massa ofwel de in de organisatie aanwezige deskundigheid en (b) de proceskwaliteit. deskundigheid: Het fundament van kwaliteit is het afleveren van een zo goed mogelijk product. Hiervoor is vooral vakmanschap nodig. De criteria voor kritieke massa adresseren dit vakmanschap in termen van voldoende opleiding, ervaring, kennis en het onderhouden en borgen daarvan. Organisaties die aan deze criteria voldoen moeten in de kern in staat zijn om producten af te leveren met de gewenste kwaliteit. proceskwaliteit: Voor de totstandkoming van producten zoals vergunningen, controles en handhavingacties zijn ook diverse werkprocessen nodig, waarbij transparantie en bestuurlijke vastlegging een belangrijke rol spelen. De procescriteria samen leiden tot een sluitende beleidscyclus en kwaliteitsborging. Zoals in de in inleiding van dit rapport al is benadrukt, kunnen op basis van deze beoordeling geen conclusies worden getrokken over de uiteindelijke inhoudelijke kwaliteit van de producten van de werkorganisatie (de vakinhoudelijke kwaliteit van de omgevingsvergunningen en andere besluiten). Die kwaliteit maakt geen onderdeel uit van de Wabo-zelfevaluatie en is in deze Quick Scan dan ook niet onderzocht. 4.1 Deskundigheid Bij de aanwezige deskundigheden wordt een onderscheid gemaakt tussen generieke en specialistische deskundigheden. Generieke deskundigheidsgebieden kunnen in principe uitgevoerd worden door generalisten zonder expert te zijn op een specifiek aspect. Een voorbeeld hiervan is het opstellen van een eenvoudige omgevingsvergunning bouw of gebruik. Voor deze deskundigheidsgebieden is het veelal voldoende om over basiskennis van verschillende aspecten te beschikken. Deze basiskennis stelt de generalist in staat om zelfstandig afwegingen te maken, waar nodig specialisten in te schakelen en om de toepasbaarheid van het werk van de specialist te kunnen beoordelen. Onder specialistische deskundigheidsgebieden zijn die activiteiten uitgewerkt die een expertmatig karakter hebben. Om deze taken te kunnen uitvoeren is diepgaande kennis van een bepaald aspect nodig (bijvoorbeeld aangaande het uitvoeren van constructie- en geluidsberekeningen). Quick Scan Kwaliteitscriteria Wabo werkorganisatie De Waard 6

7 In de evaluatie is bij de beoordeling van de vraag in hoeverre de werkorganisatie De Waard beschikt over voldoende expertise om de Wabo toe te passen gekeken naar de volgende deskundigheden: generiek; juridisch; specialistisch, accent bouwen; specialistisch, accent milieu; specialistisch, accent ruimtelijke ordening. Daarbij is per deskundigheid op basis van de kengetallen uit de richtlijnen op de volgende punten een beoordeling gemaakt: Expertise Opleiding: De minimale basisopleiding en/of een indicatie van de aard en de omvang van de benodigde aanvullende opleidingen waarmee de kennis is te verkrijgen. Ervaring: Het minimale aantal jaren relevante werkervaring die men nodig heeft om de taak zelfstandig uit te kunnen voeren. Kennis: De minimaal benodigde basiskennis en diepgaande kennis voor de zelfstandige uitvoering van de taak. Continuïteit Frequentie: De minimale frequentie per jaar waarmee een taak zelfstandig moet worden uitgevoerd om de deskundigheid te kunnen behouden. Aantal: Het minimale aantal medewerkers met de omschreven deskundigheid waarover de organisatie moet kunnen beschikken om de noodzakelijke deskundigheid te kunnen borgen. 4.2 Proceskwaliteit Onder de proceskwaliteit moeten de eisen worden verstaan die gesteld worden aan de beleidscyclus. Door de criteria te volgen wordt de cyclus die begint met het opstellen van het beleid en via de uitvoering uiteindelijk leidt tot het bijstellen van het beleid, gesloten. Quick Scan Kwaliteitscriteria Wabo werkorganisatie De Waard 7

8 De beleidscyclus bestaat uit de volgende elementen: Strategisch beleidskader Operationeel beleidskader Planning en control Voorbereiden Uitvoeren Monitoren Rapportage en evaluatie Strategisch beleidskader De eerste stap in het beleidsproces is het voorbereiden en voorleggen van prioriteiten en meetbare doelstellingen aan het bestuur van de vergunningverlening- en handhavingorganisatie, het bespreken van keuzes met de politiek en het nemen van besluiten over de te stellen doelen op het gebied van vergunningverlening en handhaving. De beleidsevaluatie legt voor deze stap de basis. De kernvragen zijn: a) Heeft de organisatie prioriteiten gesteld op basis van de probleemanalyse? b) Worden in de organisatie de doelen van vergunningverlening en handhaving (per beleidsveld) omschreven? c) Is voor de prioriteiten de geplande personele capaciteit in de begroting vastgelegd? d) Is voor de prioriteiten de geplande financiële capaciteit in de begroting vastgelegd? Operationeel beleidskader In deze stap moeten prioriteiten en doelstellingen worden vertaald in concrete strategieën en objectieve criteria. Voor de vergunningverleningorganisatie worden prioriteiten en doelstellingen vertaald in een set van objectieve criteria voor toetsing. Voor de handhavingorganisatie worden hier de prioriteiten en doelstellingen vertaald naar doelgroepen/taakgebieden en in nalevingstrategieën (of indien al aanwezig het periodiek toetsen daarvan). Pas dan blijkt op welke wijze specifieke doelgroepen in de praktijk benaderd moeten gaan worden en hoe bepaalde beleidsaspecten (zoals strenger sanctioneren of minder gedogen) moeten gaan uitpakken. De kernvragen zijn: a) Handelt de vergunningverleningorganisatie op basis van een strategie en objectieve criteria voor het beoordelen, verlenen en/of weigeren van een omgevingsvergunning? b) Handelt de handhavingorganisatie op grond van een nalevingstrategie die de inzet van overige instrumenten, niet zijnde handhaving, omvat? c) Is er een toezichtstrategie opgesteld? d) Is er een sanctiestrategie opgesteld? e) Is er een gedoogstrategie opgesteld? Quick Scan Kwaliteitscriteria Wabo werkorganisatie De Waard 8

9 Planning en control Centraal in deze stap staat het toewijzen van de noodzakelijke capaciteit en financiële middelen die nodig zijn om de gestelde doelen te kunnen bereiken. Hiertoe worden organisatorische condities gesteld en een systematiek van interne borging ingericht voor de wijze waarop werkzaamheden beheerst kunnen worden uitgevoerd. De bouwstenen voor deze stap zijn de resultaten van de beleidsevaluatie, de prioriteiten daaruit, doelstellingen voor de komende periode en overeenstemming over te voeren strategieën. De kernvragen zijn: a) Kan de organisatie aantonen dat zij voldoet aan de benodigde kritieke massa? b) Kan de organisatie de (personele) onafhankelijkheid borgen van vergunningverleners en toezichthouders en handhavers? c) Heeft de organisatie regelingen getroffen voor functiescheiding tussen vergunningverlening en handhaving op persoons- dan wel objectniveau? d) Bevatten toegewezen capaciteit en financiële middelen een duidelijke verbinding met de doelstellingen en prioriteiten? e) Handelt de organisatie op grond van een systematiek van interne borging van de wijze waarop de werkzaamheden beheerst kunnen worden uitgevoerd? f) Is het informatiebeheer op orde? Voorbereiden De essentie van deze stap is een goede voorbereiding van de af te geven vergunning en het uit te voeren controlebezoek door eerst te kijken naar de resultaten van eerdere vergunningverleningprocedures met gelijke initiatiefnemers en van eerdere controlebezoeken, de meldingen, klachten en incidenten, eventuele rapportageverplichtingen, van toepassing zijnde nalevingstrategieën, etc. De kernvragen zijn: a) Wordt er voor de voorbereiding en uitvoering van de vergunningverlening- en handhavingstaken gehandeld op grond van protocollen en werkinstructies? b) Heeft de organisatie een uitvoeringsprogramma voor vergunningverlening en toezicht en handhaving? c) Handelt de organisatie op basis van protocollen voor communicatie, informatiebeheer en informatie-uitwisseling? Uitvoering Dit kernelement betreft de uitvoering van de te verlenen vergunningen en het controlebezoek zelf (inclusief de hieruit volgende acties). De kernvragen zijn: a) Beschikt de organisatie over voldoende kwantitatieve en kwalitatieve voorzieningen en hulpmiddelen die de taakuitvoering informatietechnisch, inhoudelijk technisch, juridisch en administratief mogelijk maken? Quick Scan Kwaliteitscriteria Wabo werkorganisatie De Waard 9

10 Monitoring Een volgend onderdeel van de beleidscyclus is de monitoring van diverse zaken die relevant zijn voor bijsturing in de operationele cyclus (bijvoorbeeld het aantal/de aard/de complexiteit van de te verwachte vergunningen of het aantal gerealiseerde controles, het bestede aantal uren, etc.) of als input voor de beleidsevaluatie (zoals de verbetering of verslechtering van het naleefgedrag van bedrijven of de milieukwaliteit in de regio). De kernvragen zijn: a) Is er gezorgd voor het monitoren van de diverse vergunningverlening- en handhavingdoelen van vastgestelde indicatoren? b) Worden de vergunningverlening- en handhavingresultaten weergegeven in een verantwoordingsrapportage? Rapportage en evaluatie In essentie betreft deze stap het analyseren van allerlei relevante elementen dan wel veranderingen voor de vergunningverlening- en handhavingorganisatie. Vragen die hier beantwoord moeten worden zijn: Zijn de gestelde doelen bereikt? Zo ja, in welke mate? Zo nee, waarom niet? Analyse van het uitvoeringsprogramma op basis van werkelijk geleverde prestaties. Leermomenten en knelpunten benoemen en adviseren over aanpassing van bestaande kaders. Kern van de rapportage is tweeledig; het afleggen van verantwoording en het leren van de ervaringen in het afgelopen jaar. De kernvragen voor beide processen zijn: a) Handelt de organisatie op grond van een probleem/risicoanalyse? b) Legt de organisatie verantwoording af over inzet, prestaties en resultaten? c) Vergelijkt de organisatie haar prestaties met anderen? 5. Uitkomsten zelfevaluatie In deze paragraaf worden de uitkomsten van de zelfevaluatie gepresenteerd. Per onderdeel van de evaluatie worden telkens eerst de resultaten weergegeven. Vervolgens worden deze resultaten nader toegelicht en geanalyseerd. Op basis van de analyse worden daarna conclusies getrokken. Waar nodig wordt geadviseerd om bepaalde acties te ondernemen. De analyse wordt in tabelvorm gepresenteerd en werkt met de volgende kleurcodering. Aan kwaliteitscriteria voldaan Niet aan kwaliteitscriteria voldaan Nu nog niet voldaan, wel binnen 1 jaar Criterium niet van toepassing Verder maakt de tabel inzichtelijk hoeveel capaciteit er voor de uitvoering van de diverse Wabo-taken volgens de kwaliteitscriteria nodig is en hoeveel capaciteit er feitelijk voor deze taken aanwezig is. Daarbij wordt rekening gehouden met Quick Scan Kwaliteitscriteria Wabo werkorganisatie De Waard 10

11 eventuele wijzigingen in de feitelijke capaciteit binnen het tijdsbestek van een jaar. Hieronder wordt niet alleen een toelichting gegeven op de uitkomsten van de zelfevaluatie. Waar dat nodig is (vooral uiteraard bij de rode en oranje vlakjes) wordt ook een kwalitatieve analyse gemaakt waarbij ingezoomd wordt op de concrete wijze van werken in De Waard. 5.1 Deskundigheid Met betrekking tot de in de werkorganisatie aanwezige deskundigheid voor uitvoering van de Wabo is conform het analysekader achtereenvolgens gekeken naar de generieke deskundigheid, de juridische deskundigheid en de meer specialistische deskundigheden op het gebied van bouwen, milieu en ruimtelijke ordening Generieke deskundigheid Analyse Generieke deskundigheden Opleiding Ervaring Kennis Frequentie Aantal Capaciteit Generieke deskundigheden Benodigd Verschil Huidig Volgend jaar Casemanagen - Complex gr gr gr gr gr gr 0,8 0,1 0,9 0,9 Vergunningverlening bouwen en RO - Complex r gr gr gr gr r 2,1-0,2 1,9 1,9 Vergunningverlening milieu - klasse I ge ge ge ge ge ge 0,8-0,8 0,0 0,0 Vergunningverlening milieu - klasse II ge ge ge ge ge ge 2,1-2,1 0,0 0,0 Vergunningverlening milieu - klasse III Overig ge ge ge ge ge ge 2,1-2,1 0,0 0,0 Vergunningverlening milieu - klasse III Proces ge ge ge ge ge ge 2,1-2,1 0,0 0,0 Vergunningverlening milieu - klasse III Agrarisch ge ge ge ge ge ge 2,1-2,1 0,0 0,0 Vergunningverlening milieu - klasse III Afval ge ge ge ge ge ge 2,1-2,1 0,0 0,0 Toezicht en handhaving bouwen - Complex r gr gr gr gr r 2,1 0,2 2,3 2,3 Toezicht en handhaving milieu - klasse I / II ge ge ge ge ge ge 2,1-2,1 0,0 0,0 Toezicht en handhaving milieu - klasse III Overig ge ge ge ge ge ge 2,1-2,1 0,0 0,0 Toezicht en handhaving milieu - klasse III Proces ge ge ge ge ge ge 2,1-2,1 0,0 0,0 Toezicht en handhaving milieu - klasse III Afval ge ge ge ge ge ge 2,1-2,1 0,0 0,0 Toezicht en handhaving milieu - klasse III Agrarisch ge ge ge ge ge ge 2,1-2,1 0,0 0,0 Toezicht en handhaving milieu - klasse III BRZO ge ge ge ge ge ge 2-2 0,0 0,0 Toezicht en handhaving RO r gr gr gr gr r 2,1-1,8 0,3 0,3 Overall Toezicht en handhaving bodem ge ge ge ge ge ge 1,2-1,2 0,0 0,0 Toezicht en handhaving groene wetten gr gr gr gr gr gr 2,1-2,1 0,0 0,0 Een flink deel van de generieke deskundigheden houdt verband met de uitvoering van milieutaken. Deze taken worden in het geval van werkorganisatie De Waard niet door de eigen organisatie uitgevoerd maar door de regionale milieudienst. De mate van aanwezigheid van deze (milieu)deskundigheid, maakt geen onderdeel uit van deze analyse. De taakgebieden Bouw en RO zijn in de zelfevaluatie samengevoegd. In de praktijk van De Waard zijn dit afzonderlijke taken die bij de medewerkers voor een deel ook samenvallen met de bouwfysica. De taken op dit vakgebied kunnen wel worden onderscheiden maar zijn functioneel niet te scheiden. Quick Scan Kwaliteitscriteria Wabo werkorganisatie De Waard 11

12 In de werkorganisatie zijn twee HBO-medewerkers en één MBO-medewerker aangewezen als technische plantoetsers. Zij voeren ook deels de toets op bouwfysica uit. Voor de planologische beoordeling en begeleiding van procedures is één HBO- en één MBO-medewerker (enkele modules op HBO niveau) aangewezen. In het dagelijks werk worden de meer gecompliceerde plannen door de HBO-medewerkers beoordeeld en de eenvoudiger plannen door de MBOmedwerkers. Daarnaast is de gangbare werkwijze ingevoerd, dat bij complicaties in de vergunningverlening (lees: weigeringen en ingebrachte zienswijzen) wordt opgeschaald naar het Team Regelingen waarde vakspecialisten RO zijn ondergebracht (allen HBO niveau). Ten overvloede wordt daarbij nog opgemerkt dat op grond van de kwaliteitscriteria een HBO-achtergrond vereist is, zodra er sprake is van complexe vergunningverlening 3. Het overgrote deel van de werklast betreft vergunningaanvragen voor eenvoudiger bouwwerken. Daar kan worden volstaan met een opleiding op MBO-niveau. Bij bezwaar en beroep en op afroep is daarnaast ondersteuning beschikbaar van de academisch geschoolde medewerkers van het Team Juridische Kwaliteit. Dit is een efficiënte en naar het oordeel van de werkorganisatie toereikende werkwijze. Voor het bouwtoezicht geldt dat volgens de KPMG-richtlijnen voor de bouwinspecteurs voor alle toezichtstaken een (bouwtechnische) HBO-opleiding is voorgeschreven. Voor het uitoefenen van het RO- of gebiedstoezicht is een MBOopleiding toereikend. HBO-niveau is volgens de KPMG-richtlijnen noodzakelijk als bijkomende werkzaamheden worden verricht, zoals het maken van rapportages, vooraankondigingen en klachtafhandeling. In de werkorganisatie De Waard beschikken drie toezichthouders over een MBO-opleiding en één toezichthouder heeft een HBO-opleiding. Als uit hun toezichtwerk vervolgacties voortvloeien, zoals rapportages, legalisatieonderzoeken en/of vooraanschrijvingen, dan gebeurt dit in overleg met een (minimaal HBO-gekwalificeerde) planologisch toetser of juridisch consulent. Dit is een werkwijze die prima werkt en optimaal gebruik maakt van de kennis en deskundigheid van de verschillende medewerkers in de organisatie. Opvallend is het verschil in de geadviseerde en de werkelijk beschikbare capaciteit bij het toezicht en handhaving RO (het gebiedstoezicht). Volgens de KPMG-richtlijnen dient daarvoor 2,1 fte beschikbaar te zijn. De werkelijke formatie bedraagt maar 0,3 fte. Dit ogenschijnlijke grote verschil wordt vooral veroorzaakt door het feit dat de KPMG-richtlijnen standaard uitgaan van de beschikbaarheid van 2 functionarissen met een derde in opleiding voor de bedrijfszekerheid. Voor de uitoefening van gebiedstoezicht is in De Waard circa 380 uur of 10 werkweken beschikbaar. Weliswaar voldoet dit niet aan de norm, maar het is naar de opvatting van de werkorganisatie ruim voldoende om deze taak naar behoren te kunnen uitvoeren. Het betreft immers specifiek toezicht dat plaatsheeft naast het normale toezicht tijdens de uitoefening van het dagelijks werk als de vier medewerkers ook in de gemeenten actief zijn. Die medewerkers moeten bovendien 70 % van hun tijd beschikbaar zijn (70 % van 3 fte = 2,1 fte). De fte s zijn dus niet direct gebaseerd op de feitelijke werklast. In het Bouwbeleid is op dit punt een afweging gemaakt. Op basis van een risicoanalyse is onderzocht waar het gebiedstoezicht zich voor de drie 3 Dit zijn aanvragen voor bouwprojecten met bouwkosten van meer dan Ook seriematige bouw is per definitie complex. Voor bouw of verbouw van minder dan geldt dat deze niet complex zijn. Dat geldt ook voor enkele of dubbele woningbouw / kantoorbouw met een enkelvoudige functie. Quick Scan Kwaliteitscriteria Wabo werkorganisatie De Waard 12

13 gemeenten op moet richten en hoe (vaak) dit periodieke toezicht moet worden uitgeoefend. Op grond daarvan is de capaciteit voor de werkorganisatie afdoende. Deze taak is verdeeld over vier handhavingfunctionarissen die elkaar kunnen bijstaan en vervangen. Conclusie Over het geheel genomen is de in de werkorganisatie De Waard aanwezige generieke deskundigheid (ruim) voldoende voor de uitvoering van de Wabo. Voor zover er tekortkomingen in de (formele) capaciteit en kennis bestaan, zijn die beperkt en kunnen worden ondervangen met werkafspraken met de betreffende vakafdelingen (m.n. Regelingen en Juridische Kwaliteit). Deze werkafspraken worden vastgelegd in een werkafsprakenboek dat het karakter krijgt van een dienstverleningsovereenkomst. Acties 1) Onderhoud en doorontwikkelen van vakkennis als voortdurend aandachtspunt in het opleidingsplan; 2) Vastleggen van bestaande werkafspraken in dienstverleningsovereenkomsten Juridische deskundigheid Analyse Juridische deskundigheden Opleiding Ervaring Kennis Frequentie Aantal Capaciteit Juridische deskundigheden Benodigd Verschil Huidig Volgend jaar Juridische aspecten vergunningverlening gr gr gr gr gr gr 2,1-0,1! 2,0 2,0 Overall Juridische aspecten handhaving gr gr gr gr gr gr 2,1-1,6! 0,5 0,5 Behandelen juridische aspecten afwijkingsbesluit gr gr gr gr gr gr 2,1-0,1! 2,0 2,0 Ketentoezicht ge ge ge ge ge ge 1,2-1,2! 0,0 0,0 Buitengewoon opsporingsambtenaar ge ge ge ge ge ge 1,2-1,2! 0,0 0,0 Werkorganisatie De Waard heeft in het algemeen voldoende juridische deskundigheid voor de toepassing van de Wabo in huis. Er is daarbij wel een aandachtspunt. De beschikbare juridische capaciteit voor de handhaving niet ruim bemeten (circa 0,6 fte). Het betreft hier de juridische toetsing en begeleiding van handhavingverzoeken, het opstellen van handhavingbesluiten en het voeren van de daaraan verbonden bezwaar- en beroepsprocedures. Voor een deel geldt hier dezelfde verklaring als bij de generieke deskundigheden (de richtlijnen gaan standaard uit van 3 fte). De specifieke capaciteit voor juridische handhaving is weliswaar beperkt, maar voor zover noodzakelijk kan de juridisch medewerker terugvallen op de inzet van de medewerkers van het Team Juridische Kwaliteit. En als dat niet toereikend is, wordt projectmatig extra inzet van externen overwogen. Quick Scan Kwaliteitscriteria Wabo werkorganisatie De Waard 13

14 Het gebiedstoezicht zal in overeenstemming met het vastgelegde Bouwbeleid worden uitgevoerd. Mogelijk dat hieruit in eerste aanleg wat extra werk zal voortvloeien 4. De verwachting is vooralsnog dat binnen de werkorganisatie met de beschikbare capaciteit kan worden opgepakt. De werkorganisatie heeft zelf geen bijzondere opsporingsambtenaren in dienst. Ook het ketentoezicht wordt door de werkorganisatie niet zelf uitgevoerd maar is ondergebracht bij de regionale milieudienst. Het ketentoezicht is vooral een uit het milieubeleid afkomstige (analyse)taak. Het komt regelmatig voor dat grond, afval, bouwstoffen of andere gevaarlijke stoffen worden verplaatst van A naar B. Juist wanneer stoffen van de ene naar de andere plek gaan, en het toezicht dus van de ene naar de andere instantie, is de kans op overtredingen het grootst. Bij ketentoezicht gaat het om het in kaart brengen van die mogelijke verplaatsingen en de daaraan verbonden risico s. Het bij dit toezicht vervolgens de bedoeling om op basis daarvan een toezichts- en controlestrategie te ontwikkelen en toe te passen. Dit vereist dan weer samenwerking met andere overheden, informatie-uitwisseling, oplettendheid op mogelijke onregelmatigheden of fraude tijdens meer reguliere bedrijfscontroles. Het ketentoezicht vanuit de milieudienst richt zich momenteel op asbest en de toepassing van (secundaire) grondstoffen. Het verdient nog wel aanbeveling om na te in hoeverre er tussen de werkorganisatie en de milieudienst in het kader van dit ketentoezicht daadwerkelijk afdoende afstemming plaatsvindt. Dit niet in de laatste plaats omdat ketentoezicht alleen maar werkt als overheden bewust samenwerken. Conclusies Naar verwachting zal de beschikbare capaciteit toereikend zijn om de taken uit het Bouw en RO-beleid naar behoren te kunnen uitvoeren. Wel zal te allen tijde vinger aan de pols moeten worden gehouden om bij toenemende belasting zo nodig extra inzet van binnen of buiten de werkorganisatie te regelen. Voor het ketentoezicht is nog geen beleidslijn van kracht. Daardoor komt ketentoezicht tot dusver binnen de werkorganisatie onvoldoende uit de verf. Acties 1) Monitoren van de consequenties van het gebiedstoezicht voor de beschikbare capaciteit. 2) Bij de milieudienst informeren naar de stand van zaken met betrekking tot het ketentoezicht. Om een (tussen-)rapportage op dit punt verzoeken. 4 De inschatting is dat dit geen grote hoeveelheden werk zal opleveren. Weliswaar wordt het werk nu voor het eerst op deze manier georganiseerd maar dat wil niet zeggen dat er totnogtoe geen gebiedstoezicht werd gehouden. Dat was voordien ook al het geval, zij het dat dit meer in de dagelijkse routine was opgenomen. Quick Scan Kwaliteitscriteria Wabo werkorganisatie De Waard 14

15 5.1.3 Specialistische deskundigheid, accent bouwen Analyse Specialistische (accent bouwen) deskundigheden Opleiding Ervaring Kennis Frequentie Aantal Capaciteit Specialistische (accent bouwen) deskundigheden Benodigd Verschil Huidig Volgend jaar Bouwfysica - Complex r gr gr gr r r 1,2-0,3 0,9 0,9 Brandveiligheid - Complex ge ge ge ge ge ge 2,1-2,1 0,0 0,0 Constructieve veiligheid - Complex (uitbesteed) gr gr gr gr gr gr 0 Bouwakoestiek - Eenvoudig gr gr gr gr r r 1,2-1,1 0,1 0,1 Sloop en asbest r r gr r r r 1,2-0,9 0,3 0,3 Overall Een eerste kanttekening bij het overzicht is dat De Waard geen onderscheid maakt tussen bouwakoestiek en bouwfysica. Beoordeling van de akoestiek maakt deel uit van de bouwfysica. In het algemeen zijn de twee beschikbare HBO-medewerkers uitsteken in staat om de toets aan de voorschriften over bouwfysica (toetsing bouwtechnische berekeningen en tekeningen op zaken als ventilatie, koudebruggen, daglichttoetreding etc.) te maken. Ook de MBO-medewerkers voeren deze taken uit, maar dan voor kleinere bouwwerken. Dit gebeurt in overeenstemming met het in het bouwbeleid vastgelegde toetsingsprotocol. Deze laatste medewerkers beschikken over een daartoe noodzakelijke vervolgopleiding (ABW 1). Ten overvloede kan nog worden benadrukt dat de teamleider specialist bouwfysica is en in voorkomende gevallen de medewerkers ondersteunt en/of controleert. De taken met betrekking tot sloop en asbest vragen structureel aandacht. Er moet voldoende kennis zijn en die kennis moet voldoende worden onderhouden. Bij de toetsing van sloopaanvragen ligt het accent op de administratieve beoordeling. Dit wil zeggen dat wordt beoordeeld of in voorkomende gevallen een sloopveiligheidsplan en asbestrapport bij de aanvraag is gevoegd en of het bedrijf dat de rapportage heeft opgesteld aan de normen voldoet. Het accent voor de uitvoering ligt meer op het toezicht. Eén medewerker heeft de opleiding deskundig toezichthouder asbest (DTA-c) voltooid. Voor de overige toezichthouders zal op korte termijn een cursus asbestherkenning worden georganiseerd. De werkzaamheden met betrekking tot constructieve veiligheid vinden weliswaar onder de verantwoordelijkheid van de werkorganisatie plaats maar zijn volledig uitbesteed aan een bureau. Op zichzelf voldoet dit aan de richtlijnen mits het betreffende bureau zelf kan aantonen dat men voldoet aan deze richtlijnen 5. Dat moet nog worden gecontroleerd. Conclusies De capaciteit op het specialistische vakgebied bouwen is naar de opvatting van De Waard toereikend. Voor wat betreft de asbestsanering is de ontwikkeling van generieke kennis voor de toezichthouders van belang. Voor de vakspecialist moet aandacht worden gegeven aan het onderhoud van de kennis. 5 De brandveiligheidstaken worden uitgevoerd door de veiligheidsregio en zijn niet betrokken bij deze evaluatie. Quick Scan Kwaliteitscriteria Wabo werkorganisatie De Waard 15

16 Acties 1) Actueel houden van de kennis op het vakgebied structureel opnemen in het opleidingsplan; 2) Kennisontwikkeling op terrein van asbestherkenning noodzakelijk Specialistische deskundigheid, accent milieu Analyse Specialistische (accent milieu) deskundigheden Opleiding Ervaring Kennis Frequentie Aantal Capaciteit Specialistische (accent milieu) deskundigheden Benodigd Verschil Huidig Volgend jaar Afvalwater ge ge ge ge ge ge 1,2-1,2! 0,0 0,0 Bodem, bouwstoffen en water ge ge ge ge ge ge 2,1-2,1! 0,0 0,0 Externe veiligheid ge ge ge ge ge ge 2,1-2,1! 0,0 0,0 Geluid - Eenvoudig ge ge ge ge ge ge 1,2-1,2! 0,0 0,0 Groen en ecologie (uitbesteed) gr gr gr gr gr gr 0,7 0 0,7 0,7 Luchtkwaliteit ge ge ge ge ge ge 2,1-2,1! 0,0 0,0 Overall Zoals hier vermeld, worden de Wabo-milieutaken niet door de werkorganisatie uitgevoerd. De verantwoordelijkheid ligt daarvoor ligt bij de omgevingsdienst (in oprichting). Alleen de taken met betrekking tot groen en ecologie worden nog zelf door de werkorganisatie verricht. Het gaat hier voornamelijk om het doen ecologische onderzoek en het opstellen van een ecologische paragraaf in de motivering van omgevingsvergunningen. Deze taken worden door de werkorganisatie echter uitbesteed aan een bureau. Net als bij de specialistische deskundigheden bouw is het nog wel raadzaam om vast te stellen dat dit bureau wel aan de gestelde richtlijnen voldoet. Overigens heeft de afdeling openbare ruimte heeft personeel in huis om de opgestelde ecologische onderzoeken te toetsen en te controleren. Conclusies Geen. Grootste deel van de uitvoering van de milieutaken is in het kader van deze evaluatie niet onderzocht. Acties 1) nagaan of het ingehuurde ecologische bureau voor het doen van ecologisch onderzoek voor ruimtelijke procedures voldoet aan de Wabokwaliteitscriteria. Kan specifieker worden gemaakt? 6 6 Zie bijlage toetsing externe adviseurs Quick Scan Kwaliteitscriteria Wabo werkorganisatie De Waard 16

17 5.1.5 Specialistische deskundigheid, accent RO Analyse Specialistische (accent RO) deskundigheden Opleiding Ervaring Kennis Frequentie Aantal Capaciteit Specialistische (accent RO) deskundigheden Benodigd Verschil Huidig Volgend jaar Stedenbouw (uitbesteed) gr gr gr gr gr gr 1,2-1,2! 0,0 0,0 Exploitatie-planeconomie gr gr gr gr r r 0,8 0! 0,8 0,8 Cultuurhistorie gr r gr r r r 2,1-1,9 0,2 0,4 Milieuzonering ge ge ge ge ge ge 1,2-1,2! 0,0 0,0 Overall De deskundigheid voor de specialistische RO taken (stedenbouw, planeconomie, cultuurhistorie) zijn qua opleiding, kennis en ervaring over het algemeen voldoende in de werkorganisatie aanwezig. De stedenbouwkundige werkzaamheden (opstellen en adviseren over stedenbouwkundige en inrichtingsplannen) zijn daarbij wel volledig uitbesteed aan een stedenbouwkundig bureau. Nagegaan zal nog moeten worden of dit externe bureau voldoet aan de kwaliteitscriteria van de Wabo 7. Bij het onderdeel cultuurhistorie gaat het om de beoordeling van de gevolgen van een aangevraagde omgevingsvergunning voor eventueel monumentale, cultuurhistorische en archeologische waarden en de toetsing aan de relevante regelgeving (Monumentenwet, erfgoedverordening) De beschikbare capaciteit voor dit onderdeel is ruim onder de norm. De kwaliteitscriteria gaan uit van 2,1 fte. Volgens bovenstaand overzicht is binnen de werkorganisatie slechts 0,4 fte beschikbaar (2 medewerkers met deeltaken op het gebied van monumenten en archeologie). Dit vraagt nuancering. De beperkte capaciteit behoeft alleen te worden ingezet voor de administratieve begeleiding van de vergunningprocedure, waaronder het secretariaat van de monumentencommissie. Die commissie van deskundigen beoordeelt de aanvragen om monumentenvergunning en overlegt zo nodig met de aanvragers. Aandachtspunt is dan wel dat de inhoudelijke kwaliteit van de commissie en zijn leden goed is geborgd. Vooralsnog is dit het geval. Uitgaande van 376 rijks- en gemeentelijke monumenten en de huidige last van circa 8 monumentenvergunningen per jaar is de beschikbare formatie toereikend. Ook de vervanging is goed geregeld binnen het team, juist omdat het alleen om administratieve begeleiding gaat. Het toezicht op de verleende monumentenvergunningen wordt uitgevoerd door de medewerkers van bouwtoezicht. Op zichzelf niet onlogisch, maar dan is wel een aandachtspunt dat zij beschikken over voldoende kennis van cultuurhistorie en monumentale bouw om de begeleiding goed te verzorgen. Die kennis moet in de organisatie bij het toezicht aanwezig zijn. Gemeenten hebben bij het maken van bestemmingsplannen de verantwoordelijkheid gekregen om eventuele archeologische waarden te beschermen. Dit belang zal bij het verlenen van een omgevingsvergunning voor een bouwproject moeten worden meegewogen. Bij de aanvraag zal daartoe een archeologisch onderzoek moet worden overlegd dat vervolgens moet worden 7 De werkorganisatie maakt voor het ontwikkelen van bestemmingsplannen gebruik van de diensten van een tweetal gerenommeerde bureaus. Er is vooralsnog geen aanleiding te veronderstellen dat zij niet aan de kwaliteitscriteria van de Wabo zullen kunnen voldoen. Quick Scan Kwaliteitscriteria Wabo werkorganisatie De Waard 17

18 beoordeeld. Bij een komende wijziging van het Bor zullen gemeentebesturen nog nadrukkelijker dan voorheen in hun bestemmingsplannen moeten aangeven op welke manier met de in het plangebied aanwezige cultuurhistorische waarden en in de grond aanwezige of te verwachten monumenten rekening is gehouden 8. Bij vergunningverlening en toezicht ligt ook hier de nadruk op administratieve begeleiding. In de gebieden met archeologische waarden moet in voorkomende gevallen een inventarisatierapport worden opgemaakt. Zo nodig geeft dit rapport voorwaarden en beperkingen die worden opgesteld door de vakspecialist en in de vergunningen opgenomen. Tijdens het toezicht worden deze beoordeeld. Naar onze opvatting een juiste en toereikende werkwijze. Het aantal beschikbare medewerkers voor het onderdeel planeconomie voldoet strikt genomen niet aan de norm. De KPMG-kwaliteitscriteria gaan hier uit van 2 medewerkers (een voor de bedrijfszekerheid). De werkorganisatie heeft voor het opstellen van exploitatieplannen en de advisering over grondexploitaties een medewerker beschikbaar voor 0,8 fte. Voor de dagelijkse gang van zaken is dit afdoende. Een probleem kan mogelijk wel ontstaan bij (tijdelijke) uitval of afwezigheid van deze specialist. Binnen de afdeling Ontwikkeling wordt op dit moment wordt vastgoedbeleid ontwikkeld. Die afdeling heeft voldoende overloopcapaciteit om uitval op te vangen. Voor het opstellen van exploitatieplannen en verdere advisering bij grondexploitatie wordt gebruik gemaakt van inhuur. De kosten worden verrekend in de grondexploitatie. Ook hier kan slechts de conclusie worden getrokken dat de werkwijze toereikend is om de taken naar behoren te kunnen uitoefenen. Conclusie Over het geheel is de deskundigheid voor de specialistische RO-taken toereikend. Er moet wel rekening mee worden gehouden dat de er de komende jaren meer inzet van het specialisme cultuurhistorie bij het verlenen van omgevingsvergunning nodig zal zijn. De daarvoor noodzakelijke capaciteit zal goed moeten worden gemonitord. Acties 1) Nagaan of de ingehuurde bureaus voor het maken van stedenbouwkundige plannen of het geven van adviezen voldoen aan de Wabokwaliteitscriteria 9. 2) Scholing van (een van de) toezichthouders op de specialisatie cultuurhistorie/monumenten. 8 Kamerstukken , 32156, 25 9 Zie bijlage toetsing externe adviseurs Quick Scan Kwaliteitscriteria Wabo werkorganisatie De Waard 18

19 5.2. Procescriteria Met betrekking tot de procescriteria kan een onderscheid worden gemaakt tussen de criteria voor vergunningverlening en die voor het toezicht en de handhaving. Wij zullen elk van de taken nader analyseren Procescriteria vergunningverlening Analyse Procescriteria vergunningverlening Milieu Bouwen RO Overall Rapportage en evaluatie Verantwoording van prestaties, mensen en middelen o o o Probleemanalyse voor vergunningverlening (inclusief het afhandelen ge o o van meldingen) Vergelijking en auditing ge o o Strategisch beleidskader Prioriteitenstelling en meetbare doelstellingen voor ge o o vergunningverlening Operationeel beleidskader Strategie en basiswerkwijze vergunningsverlening ge gr gr Beleid ruimtelijke ordening t.a.v. vergunningverlening w w gr Objectieve criteria voor beoordelen en beslissen over ge gr gr omgevingsvergunning Planning en control Borging personele en financiële middelen ge r r Uitvoeringsprogramma vergunningverlening en handhaving ge gr gr Organisatorische condities ge gr gr Kwaliteitsborging ge o o Voorbereiden Protocollen en werkinstructies voor vergunningverlening ge gr gr Interne en externe afstemming ge gr gr Protocollen voor communicatie, informatiebeheer en informatieuitwisseling ge o o Uitvoeren Uitvoeringsondersteunende voorzieningen voor vergunningverlening ge gr gr en toezicht & handhaving Monitoren Monitoring ge gr gr o o ge r o ge ge Met de vaststelling van het eerder genoemde bouwbeleid heeft de werkorganisatie zich verzekerd van een beleidskader dat in hoge mate voldoet aan de Wabo-procescriteria voor de vergunningverlening. Een aantal zaken moet nog wel verder worden uitgewerkt en verfijnd. Uit overleg met de werkorganisatie en de overlegde documentatie is gebleken dat de werkorganisatie zich hiervan bewust is. Er zijn voorbereidingen getroffen om deze zaken binnen jaar beter voor elkaar te hebben. Dit betreft in de eerste plaats de verantwoording van de prestaties, mensen en middelen. De basis is daarvoor weliswaar gelegd in het bouwbeleid maar dit moet nog nader worden uitgewerkt. Jaarlijks moet een verantwoording kunnen plaatsen vinden op het aantal en soort verleende vergunningen. Daarbij moet inzichtelijk worden gemaakt in hoeverre er sprake is van tijdige Quick Scan Kwaliteitscriteria Wabo werkorganisatie De Waard 19

20 vergunningverlening en de complexiteit daarvan. Ook moet inzichtelijk worden gemaakt wat de juridische kwaliteit van die vergunningen is. Op basis hiervan dient dan jaarlijks een evaluatie van de prestaties van de vergunningverlening plaats te vinden ter verbetering van de beleidscyclus. Hierbij dient dan ook een systematische vergelijking te worden gemaakt met de producten en diensten van andere, vergelijkbare gemeenten (vergelijking en auditing). Daarbij hoort dan tenslotte ook een richtlijn over de wijze waarop wordt gecommuniceerd over de jaarlijkse resultaten van de vergunningverlening. Een opzet voor dergelijke richtlijn of protocol is inmiddels wel voorhanden in de uitvoeringsnota. Het is de komende tijd vooral zaak deze opzet om te vormen tot een communicatieplan en daar ook echt uitvoering aan te geven. Ook is er binnen de werkorganisatie nog geen systematiek ingevoerd voor een structurele kwaliteitscontrole en borging ten aanzien van de vergunningverlening. Vanuit juridische zaken is men begonnen met een kwaliteitsbeleid dat in de loop van 2011 op dit punt tot concrete kwaliteitscontrole moet gaan leiden. Voor de probleemanalyse voor de vergunningverlening geldt dat de score alleen maar oranje is omdat deze analyse volgens de wabo-kwaliteitscriteria jaarlijks moet worden geactualiseerd. Dat gebeurt in de werkorganisatie nog niet. Maar de werkorganisatie beschikt in het bouwbeleid wel over een goede probleemanalyse voor de vergunningverlening. Op basis van die probleemstelling zijn dan ook in het bouwbeleid prioriteiten gesteld voor de vergunningverlening en de wijze waarop aanvragen worden behandeld. De oranje score bij het strategisch beleidskader wordt dan ook vooral veroorzaakt door het gegeven dat er nog niet (voldoende) gewerkt wordt met meetbare indicatoren voor de doelstellingen. Er worden door de werkorganisatie wel jaarplannen opgesteld die richting geven aan de werkzaamheden voor dat jaar. Dit moet gelet op de Wabo-eisen echter nog een slag concreter. Bijvoorbeeld: in 2011 worden X omgevingsvergunningen met een buitenplanse ontheffing verleend of het percentage omgevingsvergunningen dat als gevolg van een juridische procedure moet worden ingetrokken of wordt vernietigd bedraagt maximaal X %. Bij de procescriteria voor de vergunningverlening doet zich één rode score voor. De borging van personele en financiële middelen is onvoldoende. Dit komt omdat er geen reservering is voor het eventueel tijdelijk inschakelen van extern personeel voor de uitvoering van Wabo-taken. Volgens de kwaliteitseisen is een dergelijke reserve wel nodig. Dit probleem kan worden ondervangen door het instellen van een egalisatievoorziening Wabo. Een dergelijke voorziening heeft enkele belangrijke voordelen. In de werkorganisatie is het tot dusver gebruikelijk om overschotten in de (bouw-)leges ten dienste van de algemene middelen te brengen. Deze werkwijze leidt tot een aantal risico s en knelpunten. De risico s hebben vooral te maken met de omstandigheid dat leges maximaal kostendekkend mogen zijn. Besteding van de leges buiten het domein van vergunningverlening kan tot gerechtvaardigde claims van te hoge leges leiden. Quick Scan Kwaliteitscriteria Wabo werkorganisatie De Waard 20

21 De knelpunten die het oplevert zijn van organisatorische aard. Het tijdstip waarop de legesinkomsten binnenkomen is niet synchroon aan het tijdstip waarop de werkzaamheden moeten worden verricht genomen. Consequentie daarvan is dat de kost ruim voor de baat uitgaat. Het is dan nauwelijks mogelijk te sturen op capaciteit in relatie tot werklast. Legesheffing Uitvoering Aanvraag vergunning Tijd Om zowel het financiële risico weg te nemen als sturing op capaciteit mogelijk te maken, kan worden gekozen voor het instellen van een voorziening (of egalisatiefonds) voor de leges. Deze werkwijze kent nog een aantal andere voordelen naast het wegnemen van financiële risico s en een betere toedeling van middelen. Ten eerste kan de formatieve capaciteit veel flexibeler worden ingezet in relatie tot de werklast. Zo kiezen steeds vaker gemeenten ervoor hun vaste formatie in te regelen op een minimale werklast en bij pieken en ziekte gericht capaciteit in te huren. De opgebouwde reserve worden hiervoor benut, de flexibele schil. Inzet flexibele schil Werkaanbod Gemiddeld werkaanbod Formatie Tijd Een tweede voordeel is dat investeringen die ten dienste staan van het verbeteren van de bedrijfsprocessen op het terrein van vergunningverlening kunnen worden bekostigd uit opgebouwde voorziening. Denk aan digitalisering van vergunningverlening, verbetering bedrijfsprocessen enzovoorts. Na verloop van tijd ontstaat een zelfsturend en zichzelf bekostigend organisatieonderdeel. Een derde voordeel is dat ook het directe toezicht op de realisatie kan profiteren van de voorziening als middelen beschikbaar komen om ook daar de uitvoering en bedrijfsprocessen verder te optimaliseren. Conclusies Aan de procescriteria voor de vergunningverlening wordt voldaan of er mag redelijkerwijs verwacht wordt dat bij voorzetting van reeds in voorbereiding zijnde werkzaamheden en beleidsmaatregelen dat binnen een jaar alsnog het Quick Scan Kwaliteitscriteria Wabo werkorganisatie De Waard 21