*Z009BE7E6C3* Bijlage Oegstgeest bij. Verbeterplan uitvoering bouwtaken Leidenregio. i.v.m. toetreding tot de samenwerking

Transcriptie

1 Bijlage Oegstgeest bij Verbeterplan uitvoering bouwtaken Leidenregio i.v.m. toetreding tot de samenwerking Versie 1.2 Oegstgeest, oktober 2016 *Z009BE7E6C3*

2 2/9 Inleiding In oktober 2015 heeft de gemeente Oegstgeest besloten om volwaardig te participeren in de samenwerking verbetering bouwkwaliteit van de gemeenten in de Leidse regio. In dit samenwerkingsverband hebben de gemeenten Leiden, Leiderdorp, Zoeterwoude en Noordwijk en de Omgevingsdienst West-Holland (ODWH) de krachten gebundeld om gezamenlijk de bouwkwaliteit te verhogen en te kunnen voldoen aan de landelijk voor de sector opgestelde Kwaliteitscriteria 2.1 (KC2.1). De gemeente Oegstgeest wenst met toetreding tot deze samenwerking structureel te kunnen gaan voldoen aan de nieuwe Wet VTH-taken en de daarin voorgeschreven Kwaliteitscriteria 2.1. De samenwerkingsafspraken en de wijze waarop de gemeenten collectief willen voldoen aan de kwaliteitscriteria zijn vastgesteld in een gezamenlijk verbeterplan met de titel Verbeterplan uitvoering bouwtaken Leidenregio (versie 1.0 d.d ). Dit verbeterplan is op 18 maart 2015 door het secretarissenoverleg van de SP71 gemeenten vastgesteld. Omdat de gemeente Oegstgeest nog niet in dit verbeterplan is opgenomen en de afspraken nog niet mede op de situatie bij deze gemeente zijn toegesneden, is besloten om voor de aansluiting een aparte bijlage bij het verbeterplan op te stellen. Na vaststelling van de bijlage door de gemeenteraad van Oegstgeest, zal deze ter kennisgeving worden aangeboden in het secretarissenoverleg van de SP71 gemeenten, aangevuld met de secretaris van Noordwijk en de directeur van de ODWH. De gemeenteraad van Oegstgeest heeft op 29 oktober 2015 al een zelfstandig verbeterplan vastgesteld. Bij dit besluit heeft de gemeenteraad tevens opdracht gegeven de reeds eerder toegetreden partijen in de regionale samenwerking m.b.t. de bouwkwaliteit te verzoeken of Oegstgeest ook kan toetreden 1. Met deze bijlage wordt aan dit verzoek invulling gegeven. Met het vaststellen van deze bijlage bij het regionale verbeterplan door de gemeenteraad vervalt het eerder vastgestelde verbeterplan van de gemeente Oegstgeest. Voor zover relevante acties uit dit eerdere verbeterplan nog niet afgerond zijn, zijn deze opgenomen in deze bijlage. De bijlage beschrijft wat de gemeente gaat doen om aan de KC2.1. te kunnen gaan voldoen en waar zij gebruik maakt van de samenwerking. Deze bijlage verwijst dan ook op veel punten naar de afspraken in het oorspronkelijke regionale verbeterplan. Voor de volledigheid is het daarom wenselijk de bijlage en het plan gezamenlijk te lezen. De gemeente Oegstgeest participeert overigens al sinds medio 2015 als volwaardig lid in de stuurgroep samenwerking bouwkwaliteit en de vakberaden die in het kader van het oorspronkelijke verbeterplan op regioniveau zijn opgezet. De bijlage beschrijft in hoofdstuk 1 wat de gemeente gaat doen om aan de kritieke massa-criteria uit de KC2.1. te voldoen per deskundigheidsgebied (DK). Hoofdstuk 2 doet hetzelfde voor de procescriteria uit de KC2.1. In hoofdstuk 3 wordt kort stilgestaan bij de overige consequenties van de toetreding tot de samenwerking. Net als bij de andere gemeenten en ODWH wordt de bijlage afgesloten met een overzicht van de acties die de gemeente de komende periode moet uitvoeren om volledig in het samenwerkingsverband te kunnen participeren en aan de KC2.1. te voldoen. 1 Dossier Z , adviesnr. CB

3 3/9 1. Kritieke massacriteria Oegstgeest De gemeente Oegstgeest zal de volgende specifieke acties uitvoeren om met de beschikbare formatie aan de kritieke massacriteria te voldoen: DK 1 Casemanagement: de vergunningverleners voldoen aan de criteria behorende bij dit deskundigheidsgebied, indien hun capaciteit (voldoende) op DK 2 activiteit 1, 2 en 3 wordt ingezet. DK 2 Vergunningverlening bouwen en ruimtelijke ordening: In ieder geval twee van de drie beschikbare vergunningverleners (en zo mogelijk allemaal) zullen zich - voor zover zij nog niet geheel voldoen - specialiseren op het deskundigheidsgebied 2 activiteit 2 en 3 (vergunningverlening RO-gerelateerd). Voor zover de gemeente niet voldoende aanvragen te behandelen heeft om deze mensen voldoende vlieguren te laten maken op complexere RO-procedures, zal beargumenteerd worden afgeweken van de KC2.1. Vrijvallende vacatures bij de vergunningverleners zullen worden ingevuld met medewerkers met een administratief juridisch profiel en niet meer met een bouwtechnisch profiel. De vergunningverleners participeren in het regionale vakberaad voor de vergunningverleners. De toetsing aan het Bouwbesluit 2012, zoals vereist onder deskundigheidsgebied 2 activiteit 1, zal worden ingehuurd bij de constructeurs of zo mogelijk bij de gemeenten in het samenwerkingsverband. De gemeente handhaaft bouwbesluit kennis van vergunningverleners maar houdt rekening met de verwachte privatisering van de bouwbesluittoets en het bouwtoezicht voor veel aanvragen. DK 2 activiteit 4 Monumenten: Deze activiteit zal met uitzondering van het casemanagement worden uitbesteed aan Erfgoed Leiden. In principe werkt de gemeente al conform deze afspraak. Het casemanagement onder deskundigheidsgebied 1 blijft bij de eerdergenoemde vergunningverleners RO belegd. DK 4 Toezicht bouw en ruimtelijke ordening: De gemeente heeft in principe voldoende toezichthouders bouw, die gezamenlijk aan de kritieke massacriteria kunnen voldoen. De toezichthouders nemen deel in het regionale vakberaad bouwtoezicht om op deze manier hun kennis bij te houden en uit te bouwen. Op de langere termijn zal, o.a. gelet op landelijke ontwikkelingen op het gebied van regelgeving, worden onderzocht of met de regio een pool van toezichthouders kan worden gevormd. DK 8, 9 en 10 Juridische expertisegebieden: De gemeente blijft over één jurist beschikken voor het voeren van handhavingsprocedures, die voor een groot deel aan de kritieke massacriteria voldoet. Alle overige juridische ondersteuning inclusief de sparringpartner voor de handhavingsjurist wordt ingehuurd bij SP71. Zie paragraaf 2.3 van het Verbeterplan Leidenregio onder DK 8, 9 en 10 voor hoe SP71 aan de kritieke massacriteria gaat voldoen. Daarnaast participeert de jurist in het vakberaad handhavingsjuristen dat speciaal voor dit doel in het kader van de regiosamenwerking is opgezet. DK 13 Bouwfysica: Er zal een raamcontract worden gesloten met één of meer adviesbureaus op het gebied van bouwfysica voor de inbreng van eventueel benodigde bouwfysische expertise. DK 14 Brandveiligheid: De gemeente Oegstgeest huurt de benodigde expertise in bij de Veiligheidsregio Hollands Midden. Het convenant met de Veiligheidsregio zal worden nagelopen op de naleving van de KC2.1 door de veiligheidsregio. Dit gebeurt zo mogelijk in regioverband.

4 4/9 DK 15 Constructieve veiligheid: De gemeente besteedt de toetsing van constructieve elementen uit aan de gemeente Leiden. Er is in 2016 een overeenkomst met de gemeente Leiden gesloten hieromtrent. DK 16 en DK 21 Geluid en bouwakoestiek: De eventuele benodigde expertise zal worden ingehuurd bij de ODWH op basis van de bestaande DVO. DK 17 Sloop en Asbest: Met de gemeente Leiden en/of de ODWH zal worden bekeken hoe door deze partijen op regioniveau invulling kunnen geven aan dit expertisegebied. DK 22 Groen en ecologie: De eventuele benodigde expertise zal worden ingehuurd bij of via de ODWH op basis van de bestaande DVO. DK 23 Luchtkwaliteit: De eventuele benodigde expertise zal worden ingehuurd bij de ODWH op basis van de bestaande DVO. DK 24 Stedenbouw: De gemeente beschikt over voldoende kritieke massa om aan de kritieke massa eisen op deskundigheidsgebied 24 activiteit 2 en activiteiten 3 en 4 te kunnen voldoen. De vergunningverleners zullen een beroep doen op deze expertise bij de complexere afwijkingsbesluiten. Daarnaast vindt kennisdeling plaats tussen de desbetreffende deskundigen van de samenwerkende partners. DK25 Exploitatie en planeconomie: Deze expertise speelt nauwelijks bij de uitvoering van het VTH-beleid en zal indien nodig en voor zover niet aanwezig worden ingehuurd op de markt. DK26 Cultuurhistorie: Benodigde expertise wordt conform de bestaande afspraken ingehuurd bij Erfgoed Leiden. Als gevolg van de hierboven beschreven acties zal de focus en het takenpakket van meerdere medewerkers veranderen. Zij zullen worden gevraagd bepaalde taken los te laten en zich te specialiseren op de deskundigheidsgebieden waarvoor ze zijn geselecteerd. Voor zover de medewerkers nog niet aan alle opleidingsvereisten uit de KC2.1. voldoen, zijn of worden in hun persoonlijke ontwikkelingsplannen afspraken gemaakt over de benodigde bijscholing. Daar waar mogelijk en wenselijk wordt ingezet op het verkrijgen van een ErvaringsProfiel (EVP). Met het EVP kunnen medewerkers, die niet volledig beschikken over de benodigde opleidingen en cursussen maar wel veel werkervaring hebben, aantonen dat wel de benodigde competenties zijn verworven. De gemeente heeft een apart overzicht opgesteld van de op dit vlak benodigde acties per medewerker. Vanwege privacy redenen en het gegeven dat dit overzicht een levend document betreft naar het verloop van personele wisselingen, is er vanaf gezien dit huidige overzicht bij deze openbare bijlage te voegen.

5 5/9 2. Procescriteria Oegstgeest De gemeente heeft in 2014 een Uitvoeringsnota opgesteld voor de periode (getiteld: Regie, risico s, relatie: Uitvoeringsnota ). In het kader van de aansluiting op de samenwerking in de Leidse regio zal dit plan worden herzien en zoveel mogelijk in lijn worden gebracht met de uitgangspunten die in het door de regio opgestelde basis VTH-beleidsplan zijn opgenomen. Het VTH-beleidsplan Oegstgeest wordt één maal per vier jaar opgesteld met daarin tevens de evaluatie over de voorgaande beleidsperiode. Daarnaast zal jaarlijks met een VTH-jaarplan worden gewerkt, waarin de uitvoeringsprogramma s voor het komende jaar worden vastgelegd. Dit jaarplan zal net als bij de andere gemeenten in de regiosamenwerking ook het jaarverslag over de voorgaande periode bevatten. De gemeente denkt daarmee op de volgende wijze aan de procescriteria uit de KC2.1 te gaan voldoen. 1 Rapportage en evaluatie (eis 1 t/m 3) De evaluatie van het gevoerde VTH-beleid wordt een standaard onderdeel van het VTH-beleidsplan en het VTH-jaarplan. In het VTH-beleidsplan zal de evaluatie zich met name richten op de effecten van het VTH-beleid op het naleefgedrag. In het VTH-jaarplan richt de evaluatie zich met name op de evaluatie van de input (geld en uren) versus output (voorlichting, controles en toetsen). Er komen daarom geen aparte evaluatienota s of jaarverslagen. De werkwijze zal in het VTH-beleidsplan van Oegstgeest worden uitgewerkt. Vergelijking en auditing wordt opgepakt in regioverband. In de stuurgroep worden hierover nadere afspraken gemaakt. Zie ook het oorspronkelijke verbeterplan. Overigens voert SP71 al audits uit op diverse onderdelen van VTH-processen. 2. Strategisch beleidskader (eis 4 t/m 6) De gemeente kent al een risicoanalyse aan de hand van de classificering van het activiteitenbesluit in de bestaande Uitvoeringsnota. Deze analyse zal zoveel mogelijk worden overgenomen in het nieuwe VTH-beleidsplan. Daarnaast zal de gemeente de aandacht meer richten op het meetbaar maken van het na te streven naleefgedrag. De eerste keer dat de prioriteitstelling hierop echter werkelijk kan worden gebaseerd zal pas in de VTH-beleidsnota voor 2019 en/of verder zijn. Capaciteit wordt in het VTH-jaarplan vastgesteld en in het Teamplan van het team Ruimte aan de begroting gekoppeld. In het Teamplan wordt 1 op 1 verwezen naar het VTH-jaarplan en de daarin begrote benodigde tijd en middelen voor het uitvoeren van de VTH-jaarprogramma s. 3. Operationeel beleidskader (eis 7 t/m 10) De gemeente heeft nog niet alle operationele beleidskaders op orde. Met name rond het ruimtelijk beleid zal de komende periode worden gewerkt aan het opstellen van een beleid voor aanvragen met bestemmingsplanafwijkingen, voor zowel de kruimellijstgevallen als voor de complexere afwijkingsbesluiten. De gemeente hanteert al een toets- en toezichtprotocol (i.c. BRIS-toets en itp). De toets en toezichtniveaus zijn in de Uitvoeringsnota vastgesteld. Voor zover de nalevingstrategie,

6 6/9 handhavingsstrategie, toezichtstrategie en sanctiestrategie nog niet voldoende zijn uitgewerkt in de Uitvoeringsnota zal dit worden aangevuld in het VTH-beleidsplan Oegstgeest. 4. Planning en Control (eis 11 t/m 14) Relatie tussen prioriteiten en capaciteit (eisen 11 en 12) Het VTH-jaarplan zal een berekening omvatten, waarin de relatie wordt gelegd tussen de gestelde prioriteiten, de daarvoor te realiseren productie/output en de daarvoor benodigde middelen. Voor zover de methodiek voor het bepalen van de relatie tussen prioriteiten en benodigde capaciteit nog niet afdoende is beschreven in de Uitvoeringsnota zal dit worden aangevuld in het VTH-beleidsplan. Organisatorische condities (eis 13) De gemeente kent al een organisatorische functiescheiding tussen vergunningverlening en toezicht en handhaving. Deze scheiding bestaat nog niet tussen vooroverleg en vergunningverlening en tussen toezicht- en handhavingscontroles (c.q. hercontroles). De gemeente gaat onderzoeken of een dergelijke scheiding op persoonsniveau mogelijk is. Als dit niet haalbaar is, zal in de nog op te stellen verplichte kwaliteitsverordening beargumenteerd worden afgeweken. De kwaliteitscriteria 2.1 vormen immers een cruciaal richtsnoer waarvoor geldt: pas toe of leg uit comply or explain. Er is een piketfunctionaris die buiten kantoortijden bereikbaar is via politie of brandweer. Er is een mandaatregeling voor het borgen van personele onafhankelijkheid. Voor de beschikbaarheid van voldoende voorzieningen zie ook het criterium 6 uitvoeren (eis 18). Kwaliteitsborging (eis 14) Voor de kwaliteitsborging en verbetering is o.a. dit verbeterplan opgesteld. De stuurgroep kwaliteit bouwtaken Leidenregio spreekt de gemeente o.a. aan op de realisatie van de verbetervoornemens. Daarvoor werkte de gemeente op basis van een eerder verbeterplan. Nieuwe organisatie verbeteringsacties worden opgenomen in het VTH-jaarplan en/of het Teamplan. Op dit niveau zal ook verantwoord worden over de realisatie van de kwaliteitsborgings- en verbeteringsacties. De gemeente voert periodiek (één maal per drie á vier jaar) klantonderzoeken uit specifiek gericht op klanten van het VTH-beleid (aanvrager omgevingsvergunning). 5. Voorbereiden (eis 15 t/m 17) Er heeft in 2015 een Lean-traject plaatsgevonden, waarin enkele VTH-werkprocessen tegen het licht zijn gehouden. Als onderdeel van de implementatie worden de processen ook opnieuw beschreven. De beschrijvingen zullen op het niveau zijn van werkinstructies voor de medewerkers. Voor toezicht zijn deze werkinstructies reeds uitgewerkt. Voor de overige processen worden ze in de loop van 2016 verwacht. Met alle samenwerkingspartners zijn periodieke overleggen ter afstemming van de verschillende cases. De brandweer is daarnaast één dag per week op het gemeentehuis aanwezig voor afstemming. Specifieke vakgerichte overleggen met provincie en Rijk zijn er alleen als een specifieke

7 7/9 casus daar aanleiding toe geeft. Daarnaast participeert de gemeente sinds medio 2015 actief in de stuurgroep bouwkwaliteit Leidenregio en de daaraan gekoppelde vakberaden voor vergunningverleners, toezichthouders, vergunningsjuristen en handhavingsjuristen. De procescriteria en de resultaten van de bestaande overleggen leiden er niet toe dat het bestaande stelsel van afstemmingsoverleggen dient te worden herzien of aangevuld. De gemeente voldoet aan alle landelijke gegevensstandaarden voor de opslag en uitwisseling van gegevens over de VTH-taakuitvoering. 6. Uitvoeren (eis 18) De gemeente beschikt momenteel al over alle nodige uitvoeringsondersteunende voorzieningen. 7. Monitoren (eis 19) De gemeente gaat de komende periode in overleg met de regiopartners een monitoringinstrumentarium ontwikkelen om meer te kunnen leren van het naleefgedrag van normsubjecten. In het nieuwe VTH-beleidsplan Oegstgeest zal daarom ook een voorstel worden opgenomen voor het na te streven naleefniveau per categorie regelgeving.

8 8/9 3. Aansluiting bij de samenwerking bouwkwaliteit Leidsche regio De gemeente Oegstgeest conformeert zich aan de afspraken die in het regionale verbeterplan in hoofdstuk 4 (praktische uitwerking samenwerking) zijn gemaakt met betrekking tot de bijdragen aan de samenwerking. Dit houdt onder andere in dat: de teammanager Ruimte van de gemeente volwaardig participeert in de stuurgroep samenwerking bouwkwaliteit; de gemeente voor 1/6 e van de kosten bijdraagt aan de gezamenlijk aangestelde coördinator bij de ODWH; medewerkers van de gemeente, afhankelijk van hun deskundigheidsgebied, volwaardig zullen meedraaien in de met de regio opgestelde vakberaden; de gemeente de gezamenlijk overeengekomen wijze van verrekenen van onderlinge kosten accepteert.

9 9/9 4. Lijst met actiepunten Oegstgeest Om de voornemens uit deze bijlage bij het gezamenlijke verbeterplan te kunnen voldoen, zal de gemeente in de periode de volgende acties ondernemen: Acties n.a.v. verbeterplan Verwachte oplevering* Stand van zaken 1. Aangaan van samenwerking met gemeente Leiden voor uitvoeren van constructie- en eventueel de bouwbesluittoetsen. 2. Afsluiten raamcontract met externe partij voor bouwfysicatoets. 3. Aanpassen van opleidingsplannen medewerkers aan de na te streven profielen. 4. Implementeren acties Lean-trajecten VTH-processen o.a. gericht op beschrijven werkprocessen en opstellen werkinstructies. 5. Herzien Uitvoeringsnota o.b.v. basis VTHbeleidsplan Leidenregio. 6. Ontwikkeling format voor VTH-jaarplan, ter vervanging van de uitvoeringsprogramma s. Het eerste VTHjaarplan wordt voorzien voor het jaar e kw 2016 Gerealiseerd 3 e kw e kw 2016 Going on concern 4 e kw 2016 In ontwikkeling 2 e kw e kw e kw e kw Opstellen VTH-verordening. 2 e kw e kw Ontwikkelen afwijkingen beleid, verwacht in de loop van Ontwikkelen monitoringinstrumentarium om o.a. naleefgedrag beter te kunnen monitoren e kw e kw 2016 *Aangezien de gemeente sinds 2015 participeert aan de samenwerking, wordt de stand van zaken m.b.t. de actiepunten n.a.v. het verbeterplan hier eveneens weergegeven. In de evaluatie zullen actiepunten en aanbevelingen meegenomen worden naar 2017.