FUMb. Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing

Transcriptie

1 FUMb Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing Aan het college van gedeputeerde staten van de provincie Fryslân, de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten in Fryslân en het dagelijks bestuur van het Wetterskip Fryslân Grou,6juli ]UL 2015 Betreft : Jaarstukken 2014 H.van der Wef / Geacht bestuur, Het algemeen bestuur van de FUMO heeft in haar vergadering van 29 juni 2015 de jaarstukken 2014 vastgesteld. U treft de bedoelde stukken ter kennisneming aan. Het algemeen bestuur heeft tevens besloten het batig rekeningsaldo over 2014 ad niet in het weerstandsvermogen van de FUMO te laten, maar dit in te zetten ter gedeeltelijke aflossing van de vordering van de FUMO op de deelnemers ter zake van de implementatielasten. De jaarlijkse bijdrage van de deelnemers voor deze implementatielasten zal hierdoor vanaf 2016 extra dalen. Met vriendelijke groeten, namens het dagelijks bestuur, L.l. Diks, voorzitter M. van der Wal, secretaris/directeur Postbus 3347, 8901 DH Leeuwarden J.W. de Visserwei 10, 9001 ZE Grou info@fumo.nl 1 NL93 RABO l BTW nr NL KvK nr

2

3 0 0 Fryske Utfïeringstsjinst MiIjeu en Omjouwing over 2014 Jaarstukken van de Fryske Utfieringstsjinst MIjeu en Omjouwing Voor idontificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 10 juni 2075 FUftb

4 1nho tid Inleiding. 3 Jaarverslag 4 Algemeen 4 Toetsing en vergunningverlening 4 Toezicht en handhaving 5 Specialistisch advies 6 Bedrijfsvoering 6 Productie 8 Paragrafen 10 Paragraaf financiering 10 Paragraaf bedrijfsvoering 12 Jaarrekening Grondslagen 14 Balans per 31 december Toelichting op de balans 17 Activa 17 Passiva 20 Niet uit de balans blijkende verplichtingen 21 Het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening over het begrotingsjaar Toelichting op de baten 30 Incidentele baten en lasten Structurele mutaties 2014 in reserves 33 Begrotingsrechtmatigheid 34 Wet normering topinkomens 36 2 Voor identificatiedoeleinden. - Behorend bij controleverklaring d.d. 10juni 2075

5 Inleiding Voor u ligt de jaarrekening 2014 van de Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing, kortweg FUMO. Het is de eerste jaarrekening van de FUMO, die op 1januari 2014 officieel van start is gegaan. Op het moment dat de begroting 2014 werd opgesteld was de FUMO nog niet operationeel. Eigen ervaringscijfers van de FUMO waren dus niet beschikbaar bij het opstellen van die begroting. De begroting 2014 is gebaseerd op de begroting in het Bedrijfsplan FUMO van juni Met de vaststelling van dat bedrijfsplan is het fundament gelegd voor de FUMO. Het jaar 2014 heeft geheel in het teken gestaan van de verdere opbouw van de FUMO. Dat heeft veel tijd en energie gekost. Aan deze verdere opbouw hebben ook veel vertegenwoordigers van de deelnemers in diverse overlegverbanden hun bijdrage geleverd. Hiervoor is de FUMO hen dankbaar. De opbouw van de FUMO heeft ook veel tijd van medewerkers van de FUMO gevraagd die normaal gesproken taken uitvoeren op het terrein van vergunningverlening, toezicht en handhaving; de primaire taak van de FUMO. Hierdoor is het aantal geraamde productieve uren fors achtergebleven bij de raming. De totale lasten in de begroting 2014 waren geraamd op De jaarrekening 2014 sluit met een batig saldo van In het overzicht van baten en lasten is te zien dat dit batig saldo is ontstaan door aan lagere lasten dan begroot en door aan lagere baten dan begroot (alsmede twee kleine posten). Hierbij moet worden aangetekend dat de implementatiekosten, die in de begroting 2014 nog als exploitatielast waren opgenomen en aan de batenkant als bijdrage van de deelnemers. In de jaarrekening 2014 zijn deze vooruitbetaalde kosten als langlopende vordering op de balans opgenomen. De bijdrage van de deelnemers als opslag op het tarief- vormt de aflossing van deze vordering. Dit is conform afspraken in het bedrijfsplan. Indien met de lasten en baten van de implementatie wel rekening zou zijn gehouden in de staat van baten en lasten, dan zou het batig saldo voor zijn ontstaan door lagere uitgaven dan begroot en voor door hogere baten dan begroot. Het resultaat van 1245 miljoen is op hoofdlijnen als volgt te verklaren (bedragen x 1.000): Lagere personeelskosten 45 Lagere kapitaallasten 195 Lagere kosten wagenpark 155 Hogere huisvestingsiasten -55 Lagere incidentele kosten 220 Lagere administratie en lot kosten 65 Hogere overige kosten -90 Onvoorzien ongebruikt 150 Extra baten, niet begroot Deze verschillen tussen begrote- en werkelijke baten en lasten worden in de jaarrekening toegelicht. In artikel 29, lid 8 van de Gemeenschappelijke Regeling FUMO is bepaald dat een batig rekeningsaldo wordt toegevoegd aan het weerstandsvermogen van de FUMO. Het weerstandsvermogen bedraagt ten hoogste 10% van de jaaromzet. Voor een deel van het resultaat ( ) wordt voorgesteld dit toe te voegen aan de reserve scholing en vorming omdat dit het incidentele scholingsbedrag betreft dat in 2014 niet is benut. Aangezien het weerstandsvermogen van de FUMO tot nu toe nihil bedroeg, wordt een bedrag van aan het weerstandsvermogen van de FUMO toegevoegd. Het restant van het batig saldo ad dient naar rato van de vastgestelde bijdragen van de deelnemers te worden uitgekeerd. In overeenstemming met het besluit van het algemeen bestuur van de FUMO van 27 maart 2015 over de afrekening over 2014 zal een separaat voorstel aan het algemeen bestuur worden voorgelegd om het weerstandsvermogen van de FUMO aan te wenden ter verlaging van de langlopende vordering van de FUMO op de deelnemers voor de implementatiekosten. Bij een overeenkomstig besluit van het algemeen bestuur zullen de lagere lasten voor de deelnemers in (ontwerp)begroting 2016 zichtbaar worden. 3 Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklarind d.d. 10 juni 2015

6 Jaarverslag Algemeen De FUMO heeft het eerste jaar van zijn functioneren achter de rug. Een hectisch jaar, dat veel van een ieder die bij de FUMO betrokken is, heeft gevergd. Bij de start van een nieuwe Organisatie is vrijwel niets vanzelfsprekend. Vele verwachte en onverwachte vraagstukken dienden zich aan. Naast het uitvoeren van de primaire taak: het werken aan vergunningverlening, toezicht en handhaving, werd er het hele jaar een groot beroep op leiding en medewerkers gedaan om interne projecten uit te voeren en een bijdrage te leveren aan de verdere ontwikkeling van de FUMO. Voorbeelden hiervan zijn de uniformering van werkwijzen en processen, het ontwikkelen van gezamenlijke sjablonen en in- en externe afstemming en het organisatie-ontwikkeltraject. Dit turbulente startjaar van de FUMO met veel aandacht voor het ontwikkelen van de interne Organisatie heeft er mede toe geleid dat het werkelijke aantal declarabele uren fors afwijkt van het begrote aantal. Ook diverse personele problemen, waaronder langdurige ziekte, onduidelijkheid over de opdrachten en een bedrijfsvoering hebben daaraan bijgedragen Al snel bleek dat de gekozen organisatiestructuur op hoofdlijnen prima voldoet, maar dat er een grote behoefte ontstond aan een betere operationele sturing. Door het aanstellen van coördinatoren is hierin voorzien. Extra lastig was het vertrek van één van afdelingshoofden vrij snel na de start van de FUMO vanwege de aanvaarding van een wethouderschap. De procedure van werving en selectie voor vervanging is daarna zo spoedig mogelijk opgepakt. De tijdelijke vervanging vindt intern plaats. Toetsing en ve rgunni ngverlen ing De taken op het gebied van Toetsing & Vergunningverlening, kortweg T&V, zijn ondergebracht in drie teams: Afval & Agrarisch, Industrie en Plustaken. T&V voert taken uit in het kader van de Wet Algemene Bepalingen Omgevingsrecht (WABO), de Ontgrondingenwet, het Vuurwerkbesluit, de Wet bodembescherming en de Wet luchtvaart. Op basis van de uitvraag bij deelnemers medio 2014 is, op basis van de Fryske norm de formatie berekend voor de taken op het gebied van T&V. Deze bedroeg pim. 24 fte. Voor een klein deel werd beroep gedaan op externe krachten. De afdeling T&V heeft in 2014 te maken gehad met een aantal personele wisselingen. Per 1 februari 2014 zijn drie coördinatoren benoemd voor de drie teams. Deze taken worden uitgevoerd naast de taken rond vergunningverlening. Met ingang van 1 april 2014 voert de FUMO BRIKS-taken uit voor de gemeente Terschelling. Voor vergunningverlening is één medewerker van deze gemeente overgenomen. Voor de verdere uitvoering van deze taak is in het kader van mobiliteit één collega intern deels vrijgemaakt en wordt een aantal mensen extern ingehuurd, onder andere van Friese gemeenten. Voor het verrichten van BRIKS-taken voor (ex) provinciale inrichtingen was in 2014 in beginsel geen eigen capaciteit beschikbaar. Om deze taken uit te voeren is in eerste instantie een beroep gedaan op gemeenten waarin de inrichting is gelegen. In situaties waar deze capaciteit (tijdelijk) niet beschikbaar was, werd extern ingehuurd. De FUMO wil deze taken in eigen beheer gaan uitvoeren. Eind 2014 is hiermee een begin gemaakt. Naast deze structurele taken zijn er ook incidenteel BRIKS-taken verricht ten behoeve van de provincie (N381) en de gemeente Harlingen (N31). Externe inhuur heeft in 2014 plaatsgevonden vanwege personele wisselingen, uitvoering van BRIKS taken, capaciteitsverlies door extra trainingen (voor Powerforms, Activiteitenbesluit en SESOM voorschriftenpakket en kwaliteitscriteria), het opvangen van extra meegenomen verlof en langdurig verzuim. Verbetering van de kwaliteit van de producten was en is een speerpunt. Onder andere door grotere uniformiteit, meer op de activiteiten van de FUMO geënte sjablonen en processen, betere afstemming en minder overschrijding van termijnen. Veel tijd is geïnvesteerd in externe contacten. Naast de deelnemers gaat het om een breed scala aan partijen zoals de BRZO-RUD, de Veiligheidsregio, Inspecties, Staatsbosbeheer en Welstandcommissies. Met de komst van de FUMO is er vooral met betrekking tot de uitvoering van taken het nodige veranderd. Dat vroeg veel afstemming en samenwerking tussen deelnemers en de FUMO. Kernvraag was: wie doet wat en wanneer? Dat heeft vooral in de beginperiode geleid tot onduidelijkheden; in een aantal gevallen met een termijnoverschrijding als gevolg. Inmiddels verloopt de samenwerking steeds beter, ook al blijven er punten die nog verder moeten worden uitgekristalliseerd. 4 Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controieverkiarin d.d. 10 juni 2015

7 Het tijdschrijven vindt plaats in het programma Powerforms. Door meerdere oorzaken geeft het tijdschrijven over 2014 nog niet een heel betrouwbaar beeld. Toezicht en handhaving De afdeling Toezicht en Handhaving (T&H) was bij de start van de FUMO ingedeeld in drie teams, zijnde Industrie, Plustaken en Afval en Agrarisch. Door personele wisselingen is de afdeling in september 2014 verder gegaan met twee teams, zijnde team industrie en afval en team plustaken en agrarisch. De afdeling T&H heeft een moeizaam jaar achter de rug. Hieraan liggen diverse factoren ten grondslag, zijnde de omgeving, het personeel en de interne Organisatie. Deze factoren worden hieronder toegelicht. De deelnemers maken jaarlijks een handhavingsprogramma aan de hand waarvan de controles bij bedrijven worden uitgevoerd. Echter, de handhavingsprogramma s van alle deelnemers waren niet bekend, de lijsten van de bedrijven die bij de FUMO ondergebracht waren ontbraken en de actuele dossiers in de webportal. Voor deelnemers werd een grote inspanning gevraagd om alle dossiers digitaal in de webportal te plaatsen zodat de FUMO haar werkzaamheden voor de bedrijven efficiënt kon uitvoeren. Dit was geen eenvoudige opgave en gebeurde niet uniform. Voor de ontvangende partij de FUMO betekende dit in efficiency en afstemmingsperikelen omdat de dossiers niet volledig, slecht vindbaar of actueel waren. Daarnaast was veel afstemming nodig over wie, wat deed met betrekking tot toezichts- en handhavingstaken. Naast bovengenoemde aspecten heeft de afdeling ook een hoog verzuimpercentage gekend. Twee medewerkers waren ziek overgekomen vanuit de vorige werkgever, daarnaast zijn ca. 2 FTE gedurende 2014 ziek geweest door diverse omstandigheden. Verder werd snel na de start van de FUMO de benoeming van het afdelingshoofd als wethouder een feit. Hierdoor werd de afdeling ad interim aangestuurd door het afdelingshoofd specialistisch advies. Per 1 augustus trad het nieuwe hoofd aan, na een intensieve werving en selectieprocedure. Naast het vertrek van het afdelingshoofd had ook een team coördinator door benoeming in een functie bij de oude werkgever in februari afscheid van de FUMO genomen. De toezichthouders hebben in de eerste maanden deels hun werkzaamheden opgepakt die zij daarvoor bij de latende organisatie uitvoerden. Andere belangrijke activiteiten die zijn opgepakt betroffen het organiseren van de correcte bedrijvenlijsten, het maken van sjablonen voor adviesbrieven en inspectierapporten en andere projectmatige activiteiten om de afdeling werkend te krijgen. Ook moest de structuur voor tijdschrijven worden opgezet zodat volledig en correct de tijd voor de uitgevoerde werkzaamheden kon worden verantwoord. De eerste maanden is geen tijd geschreven omdat Powerforms nog niet werkte. Vervolgens heeft deels met terugwerkende kracht de urenverantwoording plaatsgevonden. In het tweede halfjaar is meer sturing gegeven aan het verantwoorden van de uren. Dit heeft geleid tot een hogere productiviteit. Powerforms bood in 2014 beperkt inzicht in rapportages ten aanzien van verantwoorde uren. Dit maakte het lastig om goede sturing te geven aan het verhogen van de productiviteit op basis van de gerealiseerde uren. Ook was het nog niet mogelijk om eenvoudig rapportages van geleverde producten en diensten per deelnemer te reproduceren. Hierdoor ontbrak het inzicht in de voortgang per deelnemer. Zowel door gebrek aan inzicht alsmede in het onvoldoende aan de voorkant helder maken van verwachtingen, leidde bij de deelnemers tot teleurstellingen in het aantal gerealiseerde controles in Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverkiaring d.d. 10juni 2075

8 op Specialistisch advîes De afdeling Specialistisch Advies bestaat uit drie teams: Team Juristen; Team Geluid, licht en trillingen; Team Leefomgeving. Dit omvat deskundig heidsgebieden als energie, bodem, geur, lucht, externe veiligheid, luchtvaart, MER, ontgrondingen. Vanuit deze teams bieden de medewerkers ondersteuning aan vergunningverleners en toezichthouders bij de uitvoering van basis- en plustaken. Bij de start van de FUMO is in eerste instantie een werkverdeling aangehouden die aansloot bij de situatie bij de Milieuadviesdienst en provincie. Werkzaamheden ten behoeve van externe veiligheid, ontgrondingen, luchtvaart en bodem hebben zich gecontinueerd. De afdeling heeft voor circa uur werk vanuit gemeentelijke plustaken, maar de vraag vanuit gemeenten is beperkt geweest. Een oorzaak hiervan is dat in 2014 beperkt inzicht bestond in de productie van plusuren. Daarnaast is sprake van een zekere verzakelijking tussen deelnemers en de FUMO, wat in de praktijk betekent dat er vooraf afspraken (offerte opdracht) worden gemaakt over adviesopdrachten. Vanaf de maanden mei-juni is er vanuit de afdelingen Toetsing en Vergunningverlening en Toezicht en Handhaving een toename van specialistische ondersteuning gevraagd. Na de eerste opstart kwamen de werkzaamheden beter op gang. Vanuit de afdeling is inzet gepleegd op verschillende in- en externe werkgroepen, zoals Kwaliteitscriteria, Producten- en dienstencatalogus en Wijziging GR FUMO. Vanuit het team Juristen is bijgedragen de beantwoording van juridische vragen en producten, zoals bijvoorbeeld dienstverleningsovereenkomsten, mandaat, personele regelingen, samenwerkingsafspraken tussen RUD s. Vanuit de afdeling is inzet gepleegd om extern subsidie te verwerven. Dit heeft geresulteerd in opdrachten die in 2015 uitgevoerd gaan worden op gebied van sanering van wegverkeerslawaai en energiek toezicht. Daarnaast zijn extra opdrachten uitgevoerd voor deelnemers, RUD-Drenthe en een Groningse gemeente. De afdeling heeft geïnventariseerd welk gereedschap nodig is om de taken uit te kunnen voeren. Dit betreft bijvoorbeeld meetapparatuur, berekeningsmodel, kaartmateriaal, toegang tot vaklfteratuur, wet en regelgeving, e.d. Waar nodig is dit aangevuld en geactualiseerd. Eind 2014 is besloten om gebruik te maken van Public Intelligence (Juridische databank). Deze is vanaf 1januari 2015 in gebruik. Op personeelsgebied waren er de nodige aandachtsgebieden: Begin 2014 was sprake van enkele langdurige ziektegevallen. Voor enkele specialistische functies was externe inhuur noodzakelijk. Momenteel is er nog een langdurig ziektegeval. De externe inhuur kon daardoor worden beëindigd. Wegens onbalans binnen de afdeling tussen capaciteit en werkvoorraad zijn twee medewerkers op andere taken binnen de FUMO ingezet. Een medewerker is met pensioen gegaan. De afdeling kent enkele kwetsbare functies: één medewerker met kennis van een deskundigheidsgebied. Omdat de vraag niet constant is geeft dit pieken en dalen in de werkbelasting. Om de kwetsbaarheid te verminderen worden duo s gevormd en zijn afspraken gemaakt tussen de drie Noordelijke RUD s voor kennisdeling en samenwerking. Bed rij fsvo e ria ag De taken die binnen de bedrijfsvoering worden uitgevoerd zijn er op gericht de uitvoering van de primaire taken rond vergunningverlening, toezicht en handhaving mogelijk te maken. Interne en externe klanten worden ontzorgd. Een groot deel van de bedrijfsvoeringstaken worden contractbasis uitgevoerd door de provincie Fryslân (financieel administratie, personeelszaken en ICT) en de gemeente Leeuwarden (huisvesting en facilitaire zaken). Aan het eind van 2014 zijn de werkzaamheden geëvalueerd. In algemene zin verloopt de uitvoering van de werkzaamheden zeer goed. Dat geldt ook voor de samenwerking tussen de beide partijen en de FUMO. 6 Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 70 juni 2015

9 Voor de bedrijfsvoeringstaken die door de FUMO in eigen beheer worden uitgevoerd is een team ondersteuning gevormd. Binnen dit team is ook de FrontMidoffice ondergebracht. De taken worden gecoördineerd door de Bedtijfskundig adviseur (BKA). De FrontMidoffice heeft de eerstelijns klantencontacten en zorgt voor juridisch-administratieve ondersteuning: balie, telefoon, mail, procedure postverwerking, voor administratieve ondersteuning voor gemandateerde taken, het aanmaken van zaken in Powerforms en het gebruik van de Webportal. De formatie van de FrontMidoffice bedraagt pim. 7 fte. Deze formatie behoort tot de primaire formatie voor vergunningverlening, toezicht en handhaving. Binnen het team ondersteuning wordt informatiemanagement uitgevoerd: uitvoeren van functioneel beheer voor Powerforms, Powerbrowser, Webportal en D-style (sjablonengenerator). Er zijn werkinstructies en handleidingen geschreven voor bovenstaande applicaties. Trainingen worden on the-job verzorgd. Administratieve ondersteuning vindt plaats voor het kasbeheer, factuurcontrole en archiefbeheer. Het bestuurssecretariaat verzorgt alle voorkomende werkzaamheden voor de directeur en de overige MT-Ieden. Procesaudits Eind 2014 is een plan van aanpak voor interne audits vastgesteld. Op basis van uit te voeren procesaudits worden aanbevelingen gedaan om de procesafspraken voor het primaire proces te verbeteren deze vast te leggen in een digitaal kwaliteitshandboek, zodat efficiënt, effectief en klantgericht kwalitatief goede producten geleverd kunnen worden. Aan de hand van de inventarisatie van het aantal procedures in december 2014 zijn de meest voorkomende procedures per afdeling geselecteerd. Daarbij zijn zowel een mandaatprocedure (wettelijk) als een adviesprocedure (service) gekozen. Een procedure wordt in één overleg ge-audit op zowel vergunningverlening, toezicht en juridische aspecten door ervaren auditoren van de FUMO. Na het uitvoeren van de audit worden constateringen en aanbevelingen in een rapport vastgelegd. Communicatie De interne en externe communicatie verloopt steeds beter. De relatie met de deelnemers is vorm gegeven door de volgende activiteiten: Het opzetten van een controllersoverleg (financiële en bedrijfsvoering zaken). Het opdrachtgeversoverleg tussen FUMO en coördinatoren van de FUMO bij de deelnemers (inhoudelijk overleg over uitvoering van basis- en plustaken) Periodiek overleg tussen de directeur van de FUMO en de bestuurders van de deelnemers. Strategisch beraad met secretarissen/directeuren van deelnemers met de directeur van de FUMO (strategische vraagstukken en het bedrijfsplan ) De relatie op diverse niveaus geeft veel inzicht in wensen en knelpunten van de deelnemers en van de FUMO. Verdere versterking door inzet van het management moet leiden tot regelmatig en gestructureerd overleg op alle niveaus met de deelnemers als klant van de FUMO. 7 Voor identificatiedoeleinden..ç.. Behorend bij controleverklaring d.d. 10juni 2015

10 Productie In 2014 heeft de FUMO in totaal zaken in behandeling genomen. Deze zijn als volgt over de verschillende zaaktypen gespecificeerd: Aantal van Zaaktypeomschnjving Zaaktypeomschiijing r Totaal (or)oerleg eren 200 AcKies ers trekken 363 Bemep behandelen 6 Bestuurlijke stralbeschikking 7 Bezwaar behandelen 25 Handhavingsbesluit nemen 6 Handhavings.erzoek behandelen 19 Incidentmelding behandelen 4 Last onder dwangsom ten uiter leggen 2 Melding behandelen 418 MER Complex 1 Uitgebreid 17 Procesrbaal 4 Toetsing uiteren 49 Toezicht uiteren 1329 Vergunningaanvraag regulier behandelen 571 Vergunningaanvraag uitgebreid behandelen 165 Voorlopige oorziening behandelen 2 Zienswijze behandelen (intern) 5 (leeg) Eindtotaal Deze zaken zijn uitgevoerd met een bezetting van 102 fte. In totaal zijn aan deze zaken uren besteed. Dit is aanzienlijk lager dan de begrote aantal productieve uren van In onderstaand overzicht zijn de verschillen tussen de begroting en de realisatie uiteen gezet: Begroting Realisatie Formatie bezetting over fte 102 fte Aantal productieve uren Aantal productieve uren per fte Ziekteverzuim 5% 7% Voor de lagere productie zijn de volgende oorzaken aan te geven: Vanwege de nieuw opgerichte organisatie was veel tijd nodig om de organisatie in te richten, elkaar te Ieren kennen en te wennen aan de nieuwe Organisatie en werkwijze. Met name het zaakgericht werken vergde een gewenning van de medewerkers. Dit heeft in de beginfase bijgedragen aan een lagere productie. Diverse medewerkers leveren een bijdrage aan de opbouw en inrichting van de FUMO. Zij nemen deel aan diverse (tijdelijke) werkgroepen. 8 Voor identificatiedoeieinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 10 juni 2075

11 Op verschillende deskundigheidsgebieden is sprake van een heel andere werksetting met een grote afhankelijkheid van de concrete opdrachten vanuit deelnemers. Het is zowel voor deelnemers als voor de FUMO nieuw om zakelijke afspraken te maken. Dit vraagt inzet voor productontwikkeling, acquisitie-inspanningen en het opstellen van offertes. De capaciteit die hiermee gemoeid is kan niet productief/declarabel worden aangewend. Het ziekteverzuim (inclusief zwangerschapsverlof) bedroeg circa 7% en was aanzienlijk hoger dan begroot (5%). Met name enkele langdurige zieke medewerkers waren de oorzaak voor dit hogere verzuimpercentage In het sociaal statuut is afgesproken dat een eventueel stuwmeer aan verlof meegenomen mocht worden naar de FUMO. Een groot aantal van dit stuwmeer is in 2014 daadwerkelijk opgenomen hetgeen een negatief effect heeft gehad op de productiviteit Na de plaatsing bleek dat het personeel niet evenredig was verdeeld ten opzichte van de benodigde capaciteit voor de uitvoering van de verschillende taken. Hierdoor was er sprake van scheefheid in de organisatie. De taakopdrachten waren niet altijd duidelijk. Met name bij de afdeling toezicht en handhaving ontbraken juiste bedrijvenlijsten per deelnemer waardoor de planning en uitvoering van controles bij verschillende inrichtingen is vertraagd. Ook de afstemming met de deelnemers vergde tijd die niet productief kon worden ingezet. 9 Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 10 juni 2015

12 Paragrafen Paragraaf financieriig Financieringsverloop 2014 (bedragen x 1.000) Omschrijving 1 31 december januari 2014 Reserves en voorzieningen 0 0 Vaste geldleningen 0 0 Beschikbare financierings middelen 0 0 Totaal geïnvesteerd bedrag Financieringstekort * (+ = financieringsoverschot) Het in 2014 ontstane financieringstekort van 2,4 mln, is als volgt tot stand gekomen. Omschrijving (bedragen x 1.000) Financieringsoverschot/tekort bij aanvang van het verslagjaar 0 Geactiveerd in Vermindering in 2014 (afschrijvingen/aflossingen) 857 Per saldo beslag gelegd op middelen voor financiering activa Per saldo toename van de reserves en voorzieningen in Aangetrokken vaste geldleningen 0 Aflossingen op vaste geldleningen 0 Per saldo middelen aangewend voor aflossing vaste geldleningen 0 Financieringstekort aan het einde van het verslagjaar Het ontstane financieringstekort is met name het gevolg van het financieren van investeringen in financiële vaste activa uit liquide middelen. Risicobeheer Op grond van de Wet Fido (Wet Financiering Decentrale Overheden) zijn richtlijnen opgenomen ter beheersing van de renterisico s op korte termijn. Zo zijn er spelregels opgenomen voor de mate waarin gemeenschappelijke regelingen met kort geld gefinancierd mogen zijn. De zogenaamde kasgeldlimiet. Hiermee wordt vermeden dat er grote schommelingen zijn in de rentelasten van openbare lichamen (uitgangspunt van de Wet Fido). Schommelingen in de rente van kortlopende schulden hebben een directe invloed op de rentelasten. Voor de FUMO betekende dit dat over 2014 een bedrag van ruim rentetypisch met kort geld gefinancierd kon worden (8,2 % van het begrotingssaldo van 12,03 miljoen voor resultaatbestemming). In 2014 is geen gebruik gemaakt van kasgeldleningen. Een overzicht van de netto vlottende schuld ten opzichte van de kasgeldlimiet wordt hierna weergegeven. Renterisiconorm Ook voor renterisico s is in de Wet Fido een norm gesteld. Deze norm, de rente-risico-norm, is nu 20% van het begrotingstotaal, met een minimum van 2,5 miljoen. Met andere woorden: de Wet Fido acht het renterisico aanvaardbaar in de tijd gespreid indien in een bepaald jaar niet meer dan 20% van het begrotingstotaal aan renteaanpassingen onderhevig is. Het doel van deze norm is het vermijden van grote fluctuaties in de rentelasten, die consequenties kunnen hebben voor de financiële positie. Zo 10.: Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 70 juni 2075

13 bevordert de Wet Fido een solide financieringswijze op openbare lichamen. De wet beoogt hiermee een bijdrage te leveren aan een uitstekende kredietwaardigheid van openbare lichamen. Onderstaand schema laat zien dat de rente-risico-norm niet is overschreden. Rente risiconorm en te nte risico (bedragen x 1.000) 2014 Begroting Realisatie Renterisico op vaste schuld: la Rente herziening op vaste schuld o/g 0 1 b Rente herziening op vaste schuld u/g 0 2 Neffo renteherziening op vaste schuld (la - 1 b) 0 0 3a Nieuw aangetrokken vaste schuld (o/g) 0 3b Nieuw verstrekte lange leningen (u/g) Netto nieuw aangetrokken vaste schuld (3a - 3b) Te betalen aflossing Herfinanciering (laagste van 4 en 5) Renterisico op vaste schuld (2 + 6) 0 0 Renterisiconorm: 8 Stand van de schuld per 1 januari 0 9 Bij ministeriële regeling vastgestelde percentage 20% 20% 10 Renterisiconorm (minimumbedrag 2,5 mln.) Toets renteris iconorm: 10 Renterisiconorm Renterisico op vaste schuld (2 + 6) 0 11 Ruimteloverschrijding (10 7)* * (- overschrijding) 11 Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 10juni 2075

14 Paragraaf bedrijfsvoerihg Personeel De medewerkers van de FUMO komen vooral via mens-volgt-werk van verschillende organisaties: de Provincie Fryslân, Milieuadviesdienst, Servicebureau De Friese Wouden en enkele gemeenten. In 2014 bedroeg de bezetting van het zogenaamde primair proces circa 102 fte. De bezetting van het management en staf bedroeg 12 fte. Dit is exclusief de personele ondersteuning die is inbegrepen in de inbestedingscontracten met de provincie Fryslân en de gemeente Leeuwarden. Van het personeel in het primair proces is een deel extern ingehuurd omdat na de plaatsing van het personeel bleek dat de bezetting per afdeling niet geheel aansloot bij de benodigde capaciteit op basis van het werkaanbod in basis- en plustaken. Extra capaciteit was tevens nodig vanwege langdurig ziekteverzuim, extra opdrachten en voor het opvangen van extra opgenomen verlof vanwege meegenomen verlofdagen van de latende organisaties. Ook was de Organisatie in opbouw waarvoor medewerkers participeerden in verschillende werkgroepen hetgeen ten koste ging van de beschikbare formatie. Daarnaast is er sprake van cultuurverschillen. Vanwege de verschillende achtergronden en werkwijzen van de latende organisaties heeft de FUMO een organisatieontwikkelingstraject gestart, om een eigen cultuur te creëren waarbij alle neuzen dezelfde kant op staan. Dit organisatieontwikkelingstraject heeft ook geleid tot verlaging van de beschikbare productieve formatie. In 2014 is er sprake geweest van een zekere mobiliteit. Enkele medewerkers hebben de organisatie verlaten. Vanwege de onzekerheid in het takenpakket en de wens om te komen tot een flexibele schil zijn deze vacatures vooral ingevuld via externe inhuur. Daarnaast is er ook sprake van scheefheid in de bezetting van de verschillende afdelingen. Dit zal ook de komende periode nog nopen tot in- en externe mobiliteit. CI In de voorbereiding van de oprichting van de FUMO is besloten om een tijdelijke ICT voorziening te bouwen met de VTH-applicatie van Genetics, Powerforms. De overeenkomst met Genetics liep tot 31 december 2014 en is met 1 jaar verlengd tot 31 december Inmiddels is gestart met een project voor de (europese) aanbesteding van een nieuw zaaksysteem dat met ingang van 2016 de primaire processen van de FUMO moet ondersteunen. De tijdschrjfmodule, gekoppeld aan Powerforms was bij de start van de FUMO nog niet gereed. Deze is in april 2014 in gebruik genomen. De uren zijn met terugwerkende kracht door de medewerkers ingevoerd. Ook was bij de start van de FUMO nog niet alle data van de deelnemers gedigitaliseerd. Deze data wordt via een webportal ontsloten. Dit bemoeilijkte de informatievoorziening van de medewerkers van de FUMO bij de uitvoering van de werkzaamheden. Dienstverleningsovereenkomsten In 2014 zijn nog geen dienstverleningsovereenkomsten (DVO) met de deelnemers afgesloten met uitzondering van de DVO met de provincie Fryslân. In 2014 is overeenstemming met de deelnemers bereikt over de tekst van deze DVO, inclusief de bijlagen. Conform de bepalingen in de gemeenschappelijke regelingen worden deze DVO s voor 5 jaar afgesloten. Inmiddels hebben alle gemeentelijke deelnemers een concept DVO ontvangen. De bedoeling is dat deze in de eerste helft van 2015 worden ondertekend. 12 Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklarïng d.d. 10 juni 2015

15 Jaarrekening Voor identifïcatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 70 juni 2015

16 Grondslagen Inleiding De jaarrekening 2014 is opgesteld op basis van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de Financiële Verordening FUMO. Algemene grondslagen De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat vinden plaats op basis van historische kosten. Tenzij anders is vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarden. De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en lasten worden slechts genomen voor zover zij op de balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico s, die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. Personeelslasten worden in principe toegerekend aan het boekjaar waarop zij betrekking hebben. Als gevolg van het formele verbod op het opnemen van voorzieningen, c.q. schulden uit hoofde van jaarlijks terugkerende arbeidskosten en gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume, worden sommige personele lasten toegerekend aan de periode waarin uitbetaling plaatsvindt. Dit gebeurt onder andere bij het vakantiegeld. Voor arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van een jaarlijks vergelijkbaar volume wordt geen voorziening getroffen. Balans Bij het opstellen van de jaarrekening 2014 is uitgegaan van het vastgestelde financiële beleid zoals opgenomen in de Financiële verordening FUMO en het Treasurystatuut FUMO (beide vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 2 oktober 2014). Vaste Activa Artikel 59 van het BBV beschrijft het onderscheid tussen investeringen met uitsluitend maatschappelijk nut in de openbare ruimte en investeringen met een (beperkt) economisch nut. Investeringen die op enige wijze kunnen leiden tot, of bijdragen aan het verwerven van inkomsten, zijn investeringen met economisch nut. De vraag of de investering geheel kan worden terugverdiend is niet relevant voor de classificatie. De afschrijvingen worden conform de afschrijvingstermijnen berekend. De afschrijving start op 1 januari van het jaar na oplevering van de investering. Immateriële vaste activa Dit zijn kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen, het saldo van agio en disagio en de kosten van onderzoek en ontwikkeling. Deze kosten zijn bij de FUMO thans niet van toepassing. Materiële vaste activa met economisch nut Materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de verkrijging- of vervaardigingprijs. De gehanteerde afschrijvingstermijnen bedragen conform de Financiële verordening FUMO - jaren - Technische installaties in bedrijfsgebouwen: 15 jaar - Veiligheidsvoorzieningen bedrijfsgebouwen; kantoormeubilair: 10 jaar - Software; automatiseringsapparatuur; telefooninstallaties: 3 tot 5 jaar - Verbouwingen, termijn afhankelijk van looptijd huurcontract, inclusief optietermijn verlenging: 1 tot 10 jaar -Voertuigen: 8jaar - Meetapparatuur: 5 jaar in Investeringen met een verkrijgingprijs van minder dan worden niet geactiveerd. 14 Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 10 juni 2015

17 Financiële vaste activa De financiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. Vlottende activa Vlottende activa bestaan uit de voorraden, de uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar (voor zover aanwezig), de liquide middelen en de overlopende activa. Vorderingen, overlopende activa en liquide middelen zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. Passiva Passiva worden ingedeeld in vaste en vlottende passiva. Vaste passiva Onder vaste passiva wordt verstaan het eigen vermogen, de voorzieningen en de vaste schulden met een rentetypische looptijd van één jaar of langer (voor zover aanwezig). Het eigen vermogen bestaat uit reserves (voor zover aanwezig) en het resultaat na bestemming volgend uit de jaarrekening. Toevoegingen en onttrekkingen aan reserves worden verantwoord conform de besluiten van het Algemeen Bestuur Voorzieningen worden gewaardeerd op het nominale bedrag van de betrokken verplichting, c.q. het voorzienbare verlies. Voorzieningen worden gevormd wegens: a. verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, doch redelijkerwijs in te schatten; b. op de balansdatum bestaande risico s ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is te schatten; c. kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren; d. van derden verkregen middelen die specifiek besteed moeten worden. Vlottende passiva Onder vlottende passiva zijn opgenomen voorschotbedragen van overheden en netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar. De kortlopende schulden en de overlopende passiva zijn gewaardeerd tegen de nominale waarde. Waarborgen en garantstellingen De FUMO kent geen waarborgen en garantstellingen. 15 Voor identificatiedoeleinden. - Behorend bij controleverklarind d.d. 10juni 2075

18 - investeringen - Overige - Vorderingen - Overige - Rekening - Kassaldi - Banksaldi - de - overige - Gerealiseerde - Verplichtingen - Overige Balans per 31 december Â7iVA Vaste activa Materiële vaste activa met een economisch nut Financiële vaste activa langlopende leningen Totaal vaste activa Vlottende activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar op openbare lichamen vorderingen 19 0 courant verhouding met het Rijk Liquide middelen Overlopende activa van de Europese en Nederlandse overheidslichamen ontvangen voorschotbedragen die ontstaan door voorfinanciering op uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel nog te ontvangen bedragen, en de vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen Totaal vlottende activa Totaal Activa PASSIVA Vaste passiva Eigen vermogen resultaat conform rekening van baten en lasten Totaal vaste passiva Vlottende passiva Netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter Overige schulden Overlopende passiva die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume vooruitontvangen bedragen die ten bate van volgende begrotingsjaren komen Totaal vlottende passiva Totaal Passiva Voor identificatiedoeleinden. 4t. Behorend bij controleverklarind d.d. 10 juni 2015

19 Toelichting op de balans ctiva Vaste activa Tot de vaste activa behoren de materiële, immateriële en de financiële vaste activa. Immateriële vaste activa (bijvoorbeeld geactiveerde kosten van geldleningen) behoren tot de vaste activa, maar deze komen bij de FUMO niet voor. Derhalve worden alleen de materiële vaste activa en de financiële vaste activa gepresenteerd. Materiële vaste activa De FUMO heeft in 2014 een viertal uitgaven geactiveerd onder de materiële vaste activa. In onderstaand overzicht worden hiervan de begroting en de bestedingen weergegeven. Meetauto Mercedes sprinteren inrichting Fietsenstalling Inrichting kantoor Douches J W. de Visserswel Totaal 152, Voor de meetauto en de inrichting van het kantoor start de afschrijving in Dit meetauto is van de Milieuadviesdienst overgenomen. De inrichting van het kantoor heeft al in 2013 plaatsgevonden. Beide activa zijn heel 2014 in gebruik geweest. De andere activa zijn in de loop van 2014 in gebruik genomen. De afschrijving start met ingang van De specificaties per balansdatum en het verloop van de boekwaarden van de materiële vaste activa blijken uit het volgende overzicht. Bedrijfsgebouwen Vervoermiddelen r Totaal Financiële vaste activa Ter voorbereiding op de start van de FUMO zijn implementatiekosten gemaakt. Deze zijn door de provincie voorgeschoten en in 2014 bij de FUMO in rekening gebracht. Conform het bedrijfsplan 2012 worden deze implementatiekosten via een opslag op het tarief door de deelnemers terugbetaald. Deze uitgaven zijn derhalve als vordering op de deelnemers in de balans opgenomen. De extra bijdrage in de vorm van een opslag op het tarief zijn in 2014 in mindering gebracht op de vordering. Dit is in afwijking van het bedrijfsplan en de begroting Daarin is de terugbetaling nog opgenomen als last in de begroting en in de bijdrage van alle deelnemer verwerkt. In de begroting 2014 is een bedrag aan algemene implementatiekosten begroot van (met een looptijd van 6 jaar) en een bedrag van voor ICT (met een looptijd van 5 jaar). In totaal gaat het derhalve om circa Hiervan is tot nu toe uitgegeven en in de jaarrekening verantwoord. Hiervan komt ten laste van de post algemene implementatiekosten en ten laste van ICT. Dit betekent dat nog resteert een beschikbaar bedrag van voor algemene implementatiekosten en voor ICT. In de begroting 2014 is rekening gehouden met een terugbetaling van , zodat de vordering per 31 december bedraagt. 17 Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklarind d.d. 10juni

20 - openbare Ook in 2015 zullen nog kosten ten laste van deze posten plaatsvinden, waarbij de kosten van de Europese aanbesteding van een VTH-applicatie de belangrijkste is. Binnen de algemene implementatiekosten worden kosten verantwoord die betrekking hebben op de projectorganisatie voor de totstandkoming van de FUMO. Het betreft hier in- en externe personeelskosten, waaronder de kosten van managementlkwartiermakers, kosten voor het opstellen van het Organisatie- en formatieplan en het functieboek, kosten van de plaatsingsprocedure, kosten van het BGO en BOR, functiewaardering, cultuurintegratie, opleidingskosten en communicatie. De uitgaven voor ICT hebben voor het overgrote deel betrekking op de tijdelijke VTH-applicatie en daarnaast op digitalisering van archieven en een deel van de licentiekosten. Verloopoverzicht: Desinws tøtk19êl_ Leningen aan. lichamen als bedoeld in artikel 1 onderdeel a, van de Wet financiering decentrale overheden Totaal ? A.J Vlottende activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar De post vorderingen op Openbare lichamen bestaat voornamelijk uit vorderingen op deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling en te vorderen BTW. In december 2014 heeft de FUMO voor een aantal deelnemers correctiefacturen gezonden, die op 31 december 2014 nog niet voldaan waren. Het betrof met name facturen over aanvullende werkzaamheden en facturen voor aan de deelnemers doorberekende materiële kosten. ( De post Ministerie van Financiën heeft betrekking op het saldo van de rekening van het schatkistbankieren bij het ministerie van Financiën. De in de balans opgenomen uitzettingen met een looptijd van één jaar of minder kunnen als volgt gespecificeerd worden: Vorderingen op openbare lichamen Overige verderingen FUMO Bank: Ministerie ven Financien Totaal ,780 0 Baanswaar Vorderingen op overige openbare lichamen Te vorderen BTW Totaal Liquide middelen De balanspost liquide middelen kent 3 componenten: 1) Kassaldi: Dit betreft het saldo contant geld voor het doen van kleine uitgaven. 2) Rabobanknummer : Dit betreft de gewone lopende rekening van de FUMO. 3) Rabobanknummer : Dit betreft de bankrekening voor het opnemen van contant geld. Deze rekening wordt gevoed door een startbedrag van welke is overgemaakt van bankrekening en door de storting van de contante kantineopbrengsten. 18 y Voor identificatiedoeleinden. Behorend hij controleverklaring d.d. 70 juni 2075

21 Vorderingen op overige openbare lichamen Te vorderen BTW Totaal Het saldo van de liquide middelen is als volgt opgebouwd: Kassaldi FUMO Bank: Rabobank FUM FUMO Bank kleine kas. Rabobank Totaal verlopende activa Onder de overlopende activa worden de nog te ontvangen bedragen en de vooruitbetaalde bedragen opgenomen. Van beide posten volgt hieronder een korte toelichting voor de belangrijkste bestanddelen. Nog te ontvangen bedragen: Er is een vordering op de (voormalige) gemeente Boarnsterhim opgenomen van ca Dit betreft de deelnemersbijdrage over het 3e en 4e kwartaal Met de vier betrokken deelnemers is de FUMO nog in gesprek over de verdeling. De FUMO heeft in 2014 van de provincie Fryslân een voorschot ontvangen op een subsidie voor Externe Veiligheid. Deze subsidieafrekening is inmiddels door de accountant gecontroleerd. Volgens de afrekening heeft de FUMO nog recht op een aanvullend bedrag van ca maar dit bedrag is nog niet afgerekend. Uit het sociaal plan voor de werknemers die van de provincie Fryslân overgegaan zijn naar de FUMO volgt dat deze werknemers recht hebben op een aanvullende vergoeding woonwerkverkeer. De FUMO heeft dit bedrag voor 2014 berekend op ca Dit bedrag is in 2015 bij de provincie Fryslân in rekening gebracht. Vooruitbetaalde bedragen: In 2014 is aan Centraal Beheer Achmea een bedrag van ca betaald voor een verzekeringspolis. Deze factuur heeft betrekking op januari Op voorschotten salaris is een bedrag opgenomen van ca Een en ander geeft voor de overlopende activa het volgende totaalbeeld: Overige nog te ontvangen bedragen Vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen Totaal Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklarin4 d.d. 10juni 2075

22 Passiva Vaste passiva Eigen vermogen In de loop van 2014 zijn geen reserves gevormd. Het eigen vermogen van de FUMO per 31 december bestaat derhalve alleen uit het batig saldo. Volgens artikel 29 lid 8 van de GR mag het weerstandsvermogen van de FUMO niet meer bedragen dan 10% van de jaaromzet. Voor zover het batig saldo van enig jaar leidt tot een weerstandsvermogen van meer dan 10% van de jaaromzet, wordt het meerdere uitgekeerd naar rato van de bijdrage voor basis- en plustaken in het verslagjaar. Algemene reserve 0 0 Bestemmingsreserves 0 0 Gerealiseerd resultaat Totaal Vlottende passiva Onder de vlottende passiva zijn opgenomen: Nefto-vlottende schulden met een rentetpische looptijd kortec dan één jaar Overlopende passi.a Totaal Netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Deze post bestaat uit 2 onderdelen: 1) De post handelscrediteuren: deze bestaat voornamelijk uit een factuur van de provincie Fryslân ten bedrage van circa Dit betreft een vergoeding van de implementatie kosten welke de provincie ten behoeve van de FUMO gemaakt heeft. De voorgeschoten implementatiekosten zijn in twee tranches aan de provincie terugbetaald: de eerste eind 2014 en de tweede begin ) De post belastingdienst: dit betreft de heffingen met betrekking tot de salarisgang van december Handelscrediteuren Belasngdienst Ovedopende passiva De overlopende passiva bestaan uit: Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume. Deze bestaat voor circa uit kosten voor 20 Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 70 juni 2015

23 ingehuurd/gedetacheerd personeel en voor aan kosten voor het vierde kwartaal van de dienstverleningsovereenkomst met de provincie. Overige vooruit ontvangen bedragen die ten bate van volgende begrotingsjaren komen. Deze bestaan vooral uit een reeds ontvangen bedrag van circa in verband met een vergoeding voor verlofaanspraken van ex-medewerkers van de Milieuadviesdienst. Verplichtingen die in het begrotingsjaarzijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten getelateerde vorplichtingen van vorgelijkbaar vo u me Ovorige vooruitontvangen bedragen die ten bate van volgende begrotingsjaren komen Totaal Niet tilt de balans blijkende verplichtingen De FUMO heeft een aantal langlopende verplichtingen aangegaan. Deze zijn als volgt te specificeren (bedragen prijspeil 2014): Dienstverleningsovereenkomst met de provincie Fryslân: Duur 5 jaar tot 31 december 2018, bedrag per jaar circa Dienstverleningsovereenkomst met de gemeente Leeuwarden: Duur 5 jaar tot 31 december 2018, bedrag per jaar circa Leasecontract Nissan Navara, circa per jaar: Duur 3 jaar tot 30 november 2016 Contract Deloitte Accountants BV: controle jaarrekening per jaar 21 Voor identifîcatiedoeleinden. Behorend hij controleverklaring d.d. 10juni2015

24 Gerealiseerd resultaat Het overzicht vail baten en lastel) in de jaarrekening over het begrotingsjaar 2014 Begroting Rekening Baten Bas istaken Plustaken Lasten Personeelsiasten Kapitaallasten Implementatie Wagenpark Huisvesting Administratie CI Overige kosten Incidenteel Onvoorzien Algemene dekkingsmiddelen Saldo financieringsfunctie Gerealiseerd resultaat van baten en lasten Toevoeging en ontrekking aan de reserves aan reserves - Onttrekkingen aan reserves - Toevoegingen 22 Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 10 juni 2015

25 Toelichting op de lasten Personeelskosten De specificatie van de personeelskosten kan als volgt worden weergegeven: Begroting Rekening Salarissen en sociale lasten Uitkeringen UWV Vorming en opleiding Secundaire arbeidsoorwaarden Inhuur rngend personeel Reiskosten Woon-werk Budget OR Productieerlies OR Dienstkleding/beschermingsmiddelen Diensb.erleningsoereenkomst proâncie Salarissen, sociale lasten en inhuur vervangend personeel In de begroting 2014 zijn de posten salarissen en sociale lasten en inhuur vervangend personeel apart geraamd. In de begroting 2014 zijn de posten salarissen en sociale lasten en inhuur vervangend personeel gezamenlijk begroot op In de rekening zijn de lasten voor deze twee posten, inclusief ontvangen bijdragen van het UWV, gezamenlijk ; een overschrijding van De post salarissen is sterk onderschreden, terwijl post inhuur vervangend personeel sterk overschreden is. Om een juist beeld te krijgen, dienen deze twee posten in samenhang te worden bezien. Toelichting In de begroting 2014 zijn de loonkosten voor het zogenaamde primaire proces (de medewerkers die taken vervullen op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving) geraamd op basis van 97,05 fte. Conform het bedrijfsplan werden de loonkosten toen nog berekend op basis van een gemiddelde loonsom per fte. In de begroting is er vanuit gegaan dat alle medewerkers in dienst zouden zijn van de FUMO. Een aanzienlijk deel van het personeel van de FUMO is afkomstig van de provincie. Een deel daarvan is echter niet in dienst getreden van de FUMO, maar wordt op detacheringsbasis bij de FUMO ingezet. De kosten van deze detacheringen worden daarom niet verantwoord onder de post salarissen, maar onder de post inhuur vervangend personeel. Voor de eigen formatie van de FUMO voor de bedrijfsvoeringstaken geldt hetzelfde: de lasten zijn ook hier voor een deel verschoven van salarissen en sociale lasten naar inhuur vervangend personeel. In 2014 heeft een aantal medewerkers de dienst verlaten. Deze vacatures zijn maar beperkt ingevuld met nieuwe medewerkers in dienst van de FUMO. Een belangrijk deel is extern ingehuurd. Deze kosten van deze externe inhuur zijn derhalve ook verantwoord op de post inhuur vervangend personeel in plaats van onder de post salarissen. De post inhuur vervangend personeel is bedoeld voor en ook aangewend ten behoeve van vervanging wegens ziekte, zwangerschapsverlof e.d. Daarnaast is deze post aangewend voor: Extra capaciteit vanwege extra meegenomen verlof vanuit de latende organisaties. Extra inhuur als gevolg van scheefheid in de formatie. Hiermee wordt bedoeld dat de binnen de afdelingen beschikbare functies en specialismen niet volledig overeenkomen met de noodzakelijke capaciteit en specialismen. 23 Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 10 juni 2075

26 Externe inhuur ter compensatie van de vermindering van productieve uren als gevolg van lidmaatschap van de ondernemingsraad. In de begroting is hiervoor een bedrag ad opgenomen. Extra inhuur als gevolg van deelname van alle medewerkers aan het organisatieontwikkelingtraject. In de begroting is hiervoor een bedrag opgenomen van In de raming van loonkosten in het bedrijfsplan zijn de volledige uitkeringen inzake het vakantietoeslag meegenomen. Deze lijn is in de begroting 2014 voortgezet. In de jaarrekening mogen uitsluitend de werkelijk uitgekeerde vakantietoeslagen worden opgenomen. Dit betekent dat in plaats van 12 maanden slechts 5 maanden worden meegenomen. Dit verklaart mede het verschil tussen begroting en daadwerkelijke lasten. In de loop van het begrotingsjaar zijn extra werkzaamheden uitgevoerd, waarvoor extra personeelskosten zijn gemaakt. Deze extra kosten worden gecompenseerd door hogere baten. Vorming en opleiding In de begroting 2014 is een bedrag voor vorming en opleiding opgenomen dat correspondeert met 2% van de loonsom van het vaste personeel van de FUMO. Daarnaast werd een bedrag ad opgenomen ter dekking van noodzakelijk geachte extra scholingskosten in Er werd vanuit gegaan dat in 2014 extra scholingskoten zouden worden gemaakt vanwege leemtes in de kennis van medewerkers. Ook dienen medewerkers te voldoen aan kwaliteitscriteria. In 2014 zijn de opleidingsbehoeften van alle medewerkers in beeld gebracht. Dit zal leiden tot een scholings- en opleidingsplan dat niet in 2014 maar in 2015 wordt uitgevoerd. Om die reden zijn de werkelijke lasten aanzienlijk achtergebleven bij de raming. Secundaire arbeidsvoorwaarden De lasten zijn, conform het bedrijfsplan 2012, geraamd op 1% van de loonsom. In 2014 zijn de kosten van bindingsactiviteiten en de kosten van kerstpakketten ten laste van deze post gebracht. Reiskosten woon-werkverkeer De post is licht overschreden. Binnen deze post zijn ook de extra vergoedingen begrepen die aan de ex-provinciale medewerkers worden uitgekeerd. Zij krijgen conform het sociaal plan een hogere vergoeding dan in het sociaal statuut voor de FUMO is opgenomen. Deze extra vergoedingen zijn gecompenseerd door de provincie en bedragen pim en zijn bij de baten opgenomen. Per saldo is de post reiskosten woon-werkverkeer met pim onderschreden. Productieverlies DR De uren die medewerkers van de ondernemingsraad besteden aan het werk van de DR gaan ten kosten van de te maken productieve uren. Dit wordt rechtgetrokken door - waar nodig extern in te huren. Deze kosten zijn verantwoord binnen de post inhuur vervangend personeel. Dienstkieding/beschermingsmiddelen In de begroting 2014 was voorzien in een investering van Afschrijving zou plaatsvinden in 5 jaar en er werd tekening gehouden met een rente van 4%. Bij de start van de FUMD waren nog geen eigen dienstkleding en beschermingsmiddelen beschikbaar. Dit betekende dat voor al het in aanmerking komende personeel, inclusief BHV-ers, een totale set met kleding en beschermingsmiddelen moest worden aangeschaft. Gelet op het aanschaffingspatroon door het jaar heen worden steeds kleineer aanschaffingen gedaan is er voor gekozen om de uitgaven niet te activeren, maar ineens ten laste van de exploitatie te brengen. Hierdoor zijn de lasten in 2014 onevenredig hoog. Dienstverleningsovereenkomst provincie Deze post is met overschreden. Dat is het directe gevolg van de keuze om anders dan in de begroting 2014 geraamd de kosten van extra ipads en laptops onder te brengen in het dienstverleningscontract van de provincie en niet zelf aan te schaffen en de lasten te active ren. 24 Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 10juni2015

27 Kapitaallasten De kapitaallasten kunnen als volgt worden gespecificeerd: Begroting Rekening Meetapparatuur Aanpassingen kantoor Grou Dienstauto s Meetapparatuur De raming in de begroting 2014 is rechtstreeks ontleend uit het bedrijfsplan Deze raming is te hoog. In 2014 hebben geen investeringen in meetapparatuur plaatsgevonden. De FUMO heeft meetapparatuur om niet verkregen van de latende organisaties. In 2014 heeft een inventarisatie plaatsgevonden van de beschikbare meetapparatuur. Op basis daarvan is een raming gemaakt van kosten voor de komende jaren. Vanaf de begroting 2016 wordt de verlaging zichtbaar. Aanpassingen kantoor Grou In de begroting 2014 is bij de raming van de kapitaallasten als uitgangspunt gehanteerd dat er wordt afgeschreven met ingang van het jaar van investering, waarbij een rente wordt toegerekend van 2% over de boekwaarde per 1januari De in de begroting 2014 gehanteerde afschrijvingstermijn bedraagt 10 jaar. Op rekeningbasis start de afschrijving in het jaar volgend op het jaar van investeringen en wordt geen rente toegerekend. Dit betekent dat er in 2014 alleen op de investering in Stoffering en inrichting 2014 wordt afgeschreven. Deze investering is gedaan in het 3e kwartaal van In de begroting 2014 is voor investeringen aan het gebouw gerekend met een afschrijvingstermijn van 10 jaar. Het gebouw is gehuurd voor een periode van 5 jaar, meteen optie voor verlenging van minimaal 1 jaar. Op basis van dit gegeven worden de investeringen in het gebouw afgeschreven in 6 jaar. Van de in de begroting 2014 geraamde investeringen zijn de kosten van binnenschilderwerk op grond van het BBV niet geactiveerd, maarten laste gebracht van de exploitatie in 2014 bij de post overige huisvestingskosten. Dienstauto s De afschrijvingskosten 2014 hebben betrekking op de meetbus welke ultimo 2013 is overgenomen van de voormalige Milieuadviesdienst. In de begroting 2014 is met deze kapitaallasten geen rekening gehouden. Implementatiekosten De implementatiekosten geven het volgende beeld: Begroting Rekening lot Algemene implementatiekosten Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 10juni2015

28 Im plementatiekosten In de begroting 2014 zijn twee posten opgenomen die betrekking hebben op de implementatie van de FUMO. Het betreft algemene implementatiekosten en ICT-kosten. De algemene implementatiekosten waren geraamd op (6 jaar; rente 2%) en de ICT-kosten op (5 jaar; 2%). In het bedrjfsplan is bepaald dat de lasten van deze implementatiekosten als een opslag op het tarief door de deelnemers worden vergoed aan de FUMO. De totaal geraamde kosten van implementatie zijn circa De werkelijke uitgaven tot nu toe zijn In de toelichting op de balans wordt het verloop van de vordering weergegeven. Om bovengenoemde reden zijn op de post de lasten niet verantwoord. Wagenpark De kosten voor het wagenpark kunnen als volgt worden gespecificeerd: Begroting Rekening Lease + huur Brandstof Kosten fietsen Belasting Verzekering Kosten dienstreizen O.erige goederen en diensten Wagenpark Conform het bedrijfsplan van 2012 is een bedrag van geraamd. Dat bedrag correspondeerde met de kosten van 30 leaseauto s. De latende organisaties (provincie Fryslân, MAD en Servicebureau De Friese Wouden) maakten voor het vervoer gebruik van 6 dienstauto s en 2 meetauto s. De FUMO heeft er voor gekozen niet alleen met leaseauto s te werken, in 2014 voornamelijk in de vorm van shortlease en huurauto s, maar ook dienstreizen met het openbaar vervoer en met eigen auto s te laten plaatsvinden. In 2015 vindt aanbesteding plaats voor langlopende leasecontracten. Uit de lasten over 2014 kan worden geconcludeerd dat de begroting in het bedrijfsplan en daarmee in de begroting 2014 te hoog is geweest. Huisvesting De kosten voor huisvesting kunnen als volgt worden gespecificeerd: Huur Energie- en senâcekosten Schoonmaakkosten Kosten werkplekken Belasting O.enge huisstingskosten Begroting Rekening Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij contraleverklaring d.d. 10 juni 2015

29 Overige huisvestingskosten Onder de post Overige huisvestingskosten zijn de kosten van facilitaire ondersteuning door de gemeente Leeuwarden geraamd. Hieronder vallen de kosten van het huismeesterschap (2 fte.), de schoonmaak van gebouw en inventaris (Leeuwarden heeft hiervoor een contract met Caparis), de koffie- en theevoorziening, beveiliging en een door de gemeente Leeuwarden te beheren post onvoorzien. Omdat de schoonmaakkosten grotendeels in de dienstverleningsovereenkomst met de gemeente Leeuwarden zijn opgenomen, wordt de post schoonmaakkosten aanzienlijk onderschreden en de post overige huisvestingskosten overschreden. Verder is de deze overschrijding voor het overgrote deel het gevolg van het ten laste van deze post brengen van de kosten van binnenschilderwerk. Administratie De kosten voor administratie zijn als volgt te specificeren: Begroting Rekening Accountantskosten Burea ukosten Accountantskosten De jaarlijkse kosten voor onze accountant bedragen voor de controle van de jaarrekening Daarnaast zijn kosten gemaakt voor de accountantsverklaring voor de subsidie voor Externe Veiligheid. Bureaukosten De kosten hebben betrekking op porti en papier. De kosten voor belastingen en verzekeringen zijn in 2014 onder de overige kosten verantwoord. ICT De kosten voor lot hebben betrekking op het volgende: Begroting Rekening Genetics - licenties Oerige licenties Overige goederen en diensten Overige licenties De post Overige licenties laat ten opzichte van de begroting een onderschrijding van ruim zien. In de begroting 2014 is tekening gehouden met licentiekosten voor faciliteiten waar in 2014 geen gebruik van is gemaakt (KPN aangetekend mailen en mobiel handhaven, tezamen geraamd op ). 27 Voor identifîcatiedoeleinden. Behorend bij controleverklarinij d.d. 10juni 2075

30 Overige goederen en diensten Onder deze post zijn de volgende kosten verantwoord: Laptops (kapitaallasten) Beheerskosten jaarlijks: 20 X 300 ipads (kapitaallasten) 3G-abonnementen Consultancy Overige Begroting Rekening De geraamde kosten ad zijn opgenomen binnen het dienstverleningscontract met de provincie. De wel gemaakte kosten hebben betrekking op de aanschaf en implementatie van een CRM (customer relationship management)-systeem. Overige kosten De overige kosten kunnen als volgt worden gespecificeerd: Begroting Rekening Abonnementen Telefoonkosten Drukwerk Representatie Bank- en incassokosten Inkopen kantine Kantoorartikelen Reis- en rblijfkosten Verzekeringen Oerige goederen en diensten Abonnementen, telefoonkosten, drukwerk en representatie De begrote bedragen voor abonnementen, telefoonkosten, drukwerk en representatie waren, bij gebrek aan eigen ervaringscijfers van de FUMO, gebaseerd op de kosten van de voormalige MAD. Deze posten blijken alle te hoog geraamd. Bij de post telefoonkosten kan worden opgemerkt dat deze deels begrepen zijn in de prijs van de dienstverleningsovereenkomst met de provincie. De kosten van de inkopen voor de kantine worden voor pim gedekt uit kantineinkomsten Voor het overige hebben deze kosten betrekking op werkiunches e.d. Reis- en verblijfskosten De kosten van dienstreizen met privéauto of openbaar vervoer zijn verantwoord onder de post wagenpark. In de begroting 2014 was geen aparte post reis- en verblijfskosten begroot. Onder deze post worden thans voornamelijk kosten verantwoord van dienstreizen naar de Waddeneilanden, hotelovernachtingen en reiskosten voor cursusbezoek. 28 Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 10 juni 2075

31 Overige goederen en diensten In 2014 zijn diverse facturen door de FUMO betaald die betrekking hebben op materiële kosten die voor rekening komen van de deelnemers. Voorbeelden hiervan zijn: asbestonderzoeken, welstandsadviezen, kosten van emissiemetingen en de kosten van de Netwerkdag 2014 ed. Deze kosten zijn door de FUMO betaald en vervolgens in rekening gebracht bij de deelnemers, die ze vervolgens aan de FUMO heeft vergoed. Deze inefficiënte wijze van werken is met ingang van 2015 gestopt. Gezamenlijk betreft dit een bedrag van ongeveer dat dus budgettair neutraal voor de FUMO is opgenomen. Daarnaast zijn onder deze post kosten verantwoord die wel ten laste van de FUMO komen. Het betreft kosten voor juridische bijstand in personeelsaangelegenheden, kosten van assessments en de kosten van Rl&E-inventarisatie. Incidenteel Onder incidentele lasten zijn de volgende posten opgenomen: Begroting Rekening Extra scholingsbudget 2014 Productieerlies organisatieontwikkeling Extra scholingsbudget 2014 Voor een toelichting wordt verwezen naar de post Vorming en opleiding Om de deze middelen in 2015 te kunnen besteden, wordt voorgesteld bij de resultaatbestemming het bedrag ad te storten in de bestemmingsreserve Scholing en opleiding. Productieverlies organisatieontwikkeling 2014 In de begroting 2014 is in het kader van het organisatieontwikkelingtraject rekening gehouden met verlies aan productieve uren als gevolg van activiteiten waaraan alle medewerkers meedoen. Dit verlies aan productieve uren is, waar nodig gecompenseerd via externe inhuur. 29 Voor identificatiedoeleinden. j Behorend bij controleverklarind d.d. 10juni2015

32 - Niet - Provincie iiutnt ci de bateii Baten Bijdragen deelnemers De bijdragen voor basis- en de plustaken zijn - conform de bepalingen in artikel 29 van de Gemeenschappelijke Regeling FUMO - in 2014 bij de deelnemers in rekening gebracht op basis van de in de begroting vastgestelde bedragen. Facturering heeft in vier gelijke kwartaaltermijnen plaatsgevonden. Basistaken - lnrichtingsgebonden - Toeslagen topbedrijn inrichtingsgebonden Plustaken - Plustaken algemeen - Externe iligheid - Restformatie MAD - Overige baten Begroting Rekening Toelichting In de tarieven voor 2014 is - conform het bedrjfsplan een component opgenomen voor de aflossing van de langlopende vorderingen van de FUMO op de deelnemers vanwege de implementatiekosten (algemeen en ICT). Deze bedragen in totaal voor Dit bedrag was in de begroting 2014 opgenomen onder de baten. In deze jaarrekening is deze aflossing in mindering gebracht op de bovengenoemde vordering. Dit verklaart voor dat bedrag het verschil tussen de begrote en de werkelijke baten. Het restantverschil kan als volgt worden verklaard. Bij enkele deelnemers heeft de FUMO het aantal plusuren niet juist in de begroting 2014 opgenomen. Dit is gecorrigeerd. Gezamenlijk betreft het een neerwaartse bijstelling van Conform het door het algemeen bestuur op 17juni 2013 genomen besluit inzake de bijdrage van het Wetterskip Fryslân en gelet op de afspraken met het Wetterskip over de door FUMO te betalen detacheringsvergoeding is de bijdrage van het Wetterskip herrekend. De bijdrage inzake Externe Veiligheid is hoger uitgevallen dan geraamd. Enkele deelnemers hebben extra werkzaamheden laten uitvoeren buiten de begrote taken. Hiervoor is in totaal een bedrag van ontvangen. Overige baten Onder de overige baten zijn de opbrengsten verantwoord uit activiteiten welke geen relatie hebben met de reguliere taken van de FUMO. De overige baten kunnen als volgt worden gespecificeerd: - Detachering medewerkers bij dherse deelnemers Ondersteuning gemeente Terschelling inzake WABO/ RUD Groningen: omgeângsinspecties BRZO Proncie Fryslân: uitenng BRIKS taken Fryslân: uinoenng diverse werkzaamheden Orige baten Voor identificatiedoeleinden. - Behorend hij controleverklarind d.d. 10juni 2075

33 Twee medewerkers van de FUMO zijn in 2014 gedetacheerd bij enkele deelnemers; één medewerker gedurende het gehele jaar en één medewerker gedurende een maand. Beide detacheringen worden in 2015 voortgezet. Voor de gemeente Terschelling worden BRIKS-taken uitgevoerd. Deze waren nog niet in de vastgestelde begroting 2014 opgenomen. Ten behoeve van de RUD Drenthe worden door de FUMO BRZO-inspecties uitgevoerd. De betaling loopt via de Omgevingsdienst Groningen. Voor de provincie Fryslân zijn BRIKS-taken uitgevoerd voor diverse projecten. Deze waren niet in de begroting 2014 opgenomen. Overige baten Onder de post overige baten ad zijn de volgende inkomsten verantwoord: Ontvangen vergoeding provincie van door ex-provinciale medewerkers verkochte verlofuren Van de provincie ontvangen bijdrage aan de Netwerkdag Een vergoeding van de provincie vanwege het sociaal plan dat de provincie heeft afgesloten voor haar voormalig personeel. Hierin is bepaald dat ex-provinciale medewerkers een hogere reiskostenvergoeding woon-werkverkeer ontvangen dan in het sociaal statuut van de FUMO is opgenomen. Tevens compenseert de provincie de FUMO voor kosten inzake de PAP-premie, eveneens voortvloeiend uit het sociaal plan. Bij de start van de FUMO is het Servicebureau De Friese Wouden geliquideerd. Exmedewerkers van deze GR, die in dienst getreden zijn bij de FUMO, hebben voor de GR in liquidatie werkzaamheden verricht. Hiervoor is een niet geraamde bijdrage van ontvangen. Voor een niet Friese gemeente uitgevoerd onderzoek naar woningen op bedrijventerreinen Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklarind d.d. 10juni 2075

34 incidentele baten en lasten 2014 Het Besluit Begroting en Verantwoording (het BBV) schrijft voor dat in de jaarstukken melding wordt gemaakt van de incidentele baten en lasten. Dit is vastgelegd in artikel 28, lid c van het BBV: De incidentele baten en lasten van de FUMO kunnen over het verslagjaar 2014 als volgt worden weergegeven: Lasten Dienstkleding en beschermingsmiddelen Overige huisvestingskosten; binnenschilderwerk Aanschaf CRM-systeem Overige kosten; overige goederen en diensten Diverse bijdragen Servicebureau De Friese Wouden Loonkosten inzake verkoop verlofuren Totaal Baten Uitkeringen UWV Diverse bijdragen Servicebureau De Friese Wouden Inzake liquidatie Doorberekening materiële kosten Externe veiligheid Bijdrage provincie inzake verkoop verlofuren Extra incidentele werkzaamheden Totaal Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 10juni 2015

35 Structurele mutaties 2014 in reserves De van toepassing zijnde regels in het BBV schrijven voor dat in de jaarstukken melding wordt gemaakt van structurele mutaties in reserves, Dit wordt geregeld in artikel 28, lid d van het BBV: In het verslagjaar zijn geen structurele toevoegingen en/of onttrekkingen aan de reserves verantwoord. Voorstel tot bestemming van het resultaat 2074 Het resultaat van de FUMO over verslagjaar 2014 bedraagt: Voorgesteld wordt het positieve resultaat als volgt te verdelen: Algemene reserve (weerstandsvermogen) Volgens artikel 29 lid 8 van de GR mag het weerstandsvermogen van de FUMO niet meer bedragen dan 10% van de jaaromzet. Voor zover het batig saldo van enig jaar leidt tot een weerstandsvermogen van meer dan 10% van de jaaromzet, wordt het meerdere uitgekeerd naar rato van de bijdrage voor basis- en plustaken in het verslagjaar. Toevoeging aan de algemene reserve Bestemmingsreserves In de begroting 2014 is een tijdelijk budget voor scholings- en opleidingskosten opgenomen. In 2014 zijn geen kosten ten laste van dit budget gebracht. Voorgesteld wordt om het betreffende budget via de resultaatbestemming toe te voegen aan de Bestemmingsreserve scholing en opleiding. Toevoeging aan de bestemmingsreserve Scholing en opleiding Resultaat verslagjaar De jaaromzet 2014 bedraagt Maximale toegestaan weerstandsvermogen volgens artikel 29 lid 8 GR (10%) Toevoeging aan weerstandvermogen volgens voorstel resultaatbestemming Restant rekeningresultaat Aan het algemeen bestuur wordt separaat een voorstel ver de aanwending van het rekeningresultaat 2014 ter besluitvorming voorgelegd. 33 Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklarin4 d.d. 10juni 2075

36 - het Begrotingsrechtmatigheid 1. Algemeen De begrotingsrechtmatigheid heeft betrekking op het financiële handelen binnen het kader van de geautoriseerde begroting. Dit wordt formeel als volgt omschreven: Financiële beheers handelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten (exploitatie), alsmede de balansposten (investeringen), die tot stand zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma s (begrotingscriterium). In de begroting zijn de maxima voor de lasten vermeld die door het Algemeen Bestuur zijn vastgesteld. Dit houdt in dat de financiële beheer handelingen dienen te passen binnen de begroting, waarbij het juiste programma, de toereikendheid van het begrotingsbedrag alsmede het begrotingsjaar van toepassing ZIJn. Volgens het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) dienen de afwijkingen in de jaarrekening herkenbaar te worden opgenomen en van een toelichting te worden voorzien. Als blijkt dat de gerealiseerde uitgaven hoger zijn dan geautoriseerd, dan is er sprake van begrotingsonrechtmatigheid. In het Programma van Eisen Aanbesteding Accountantsdiensten FUMO is in artikel 4 vastgelegd dat de controle van de jaarrekening is gericht op het geven van een oordeel over het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties (investeringen). Dit in overeenstemming met de begroting en de van toepassing zijnde wettelijke regelingen. De voor de controle van toepassing zijnde tegels zijn vastgelegd in: Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO); - de Kadernota en adviezen van het Platform Rechtmatigheid Provincies en Gemeenten (PRPG); - de Richtlijnen voor de Accountantscontrole (NBA). Het toetsingskader voor de rechtmatigheid is volgens paragraaf 6 beperkt tot alleen financiële beheers handelingen voortvloeiende uit wettelijke voorschriften dan wel besluiten van het Algemeen Bestuur. 2. Analyse 2.1 Algemeen De analyse van de begrotingsoverschrjdingen zijn opgesplitst in: - begrotingsoverschrijdingen voor wat betreft lasten exclusief mutaties in reserves (rekening van baten en lasten); - begrotingsoverschrjdingen voor wat betreft investeringskredieten (investeringen). 2.2 Begrotingsoverschrijdingen (rekening van baten en lasten) In onderstaand overzicht zijn de lasten uit het verslagjaar 2014 afgezet tegen de begroting na wijziging L.asLen 1 L.ascen volgens volgens Programma begroting jaarrekening Oèi schiijding, Rekening van baten en lasten Totalen Uit bovenstaand overzicht blijkt dat er over het verslagjaar 2014 geen overschrijding van de lasten heeft plaatsgevonden. 34 Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 10 juni 2015

37 . Baten In onderstaand overzicht zijn de baten uit het verslagjaar 2014 afgezet tegen de begroting Baten volgens volgens. Programm begroting jaarrekening Ovérschijding Rekening van baten en lasten Totalen Begrotingsoverschrijdingen investeringskredieten Investering Investering volgens volgens Omschrijving begroting jaarrekening Overschrijding Meetapparatuur Aanpassing en inrichting kantoor Vervanging vloerbedekking en schilderwerk Vervoermiddelen Totalen Aanpassing en inrichting kantoor De overschrijding van het investeringsbudget voor aanpassing en inrichting kantoor wordt veroorzaakt door de volgende investeringen: Plaatsing ietsenhok Oerschrijding aanpassing en inrichting Totaal Vervoermïddelen In de investeringsbegroting 2014 is geen rekening gehouden met de aanschaf van vervoermiddelen. De uitgave betreft de overname van de meetbus van de Milieuadviesdienst. Dit vervoermiddel is per 31 december 2013 overgenomen tegen boekwaarde. 35 Voor identificatiedoeleinden. Behorend hij controleverklaring d.d. 10juni2015

38 Wet normering topinkomens Per 1 januari 2013 is de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) ingegaan. Deze verantwoording is opgesteld op basis van de volgende op de FUMO van toepassing zijnde regelgeving (het algemeen WNT-maximum). Het bezoldigingsmaximum in 2014 voor de FUMO is (130% van ministersalaris). Het weergegeven toepasselijke WNT maximum per persoon of functie is berekend naar rato van de omvang (en voor topfunctionarissen tevens de duur) van het dienstverband, waarbij voor de berekening de omvang van het dienstverband nooit groter kan zijn dan 1,0 fte. Bezoldiging topfunctionarissen Overzicht bezoldiging directeur: Directeur Beloning Belastbare vaste en variabele onkostenvergoeding Vooreningen ten behoeve van beloningen betaalbaar op tenniin /1-31/12 Duur en omvang van het dienstverband in het verslagjaar 1 ETE Beloning in het voorgaande jaar (niet-topfunctionarissen) Motivering voor de overschrijding van de mamale bezoldigingsnonu 36 Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 10juni 2075

39 . dienutbefre. kking vanabel. top Bezoldiging van de leden van het algemeen bestuur Voordeni Betatba ngen ten Duur re vast Omvang behoeve van het Met en vanhet (Gewezen) van Totale diensten - diensten Deelnemer Naam Functie AS Functie DB toptunctinna Beloning betalinge beveld rband in e tand in ria n ging hetjaar (Jan/nee) onkest het jaar betaatbaa (in enverg (5e dagen) oeding termijn Achtkarspelen De heer G Gerbrandy Lid Lid ia nee S net nvt. Achtkarspelee De heerm.van der Veen Lid ja nee net, nul. ueeland De heern Oud Lid in nee nut. nvt Dantamadiel De heer R Bos Lid ja nee nut, net. Dantumadiel De heet K S Heldoorn Lid in nee net. nul De Fhese Meren De heer 0 Durkaz Lid ja nee net, nut. Dongeradeel De heera von der Ploeg Lid ja nee net, net. Dongeradeet Mevrouw M. Waanders Lid / piw veordnet Lid? piw vvordner ia nee 0 0 nut, net. Ferwerderadiel De heerh Talama Lid ja nee 0 0 net, net. Ferwerderadiel De heet] Hijma Lid in nee 0 0 nut nut Franekeradeal Mevrouw J. Osinga Lid ja nee 0 0 nul n,u,t Franekeradeet De heetj. Bekkema Lid ja nee 0 0 eet. n.v.t Hadingen Mevrouw M. le Roy Lid a nee 0 n.e.t n.u.t Hadingen De heerh Boon Lid a nee 0 n.e.l nut. Heerenveen De heers Siebenga Lid a nee n.v.l nul Hel Bildt Mevrouw N Haarsma Lid a nee e.u.t n.n.l Kollumedand De heerl. Bijlevetd Lid a nee nut nut Kellumedand e henri Benedictus Lid a nee net n,u,t Leeuwarden Mevrouw L fiks Voordtter Voovatter a nee e.vt n,e,t Leeuwarden e heers Feitama Lid a nee nul n.e,t Leevwarderadeel e heer]keizer Lid ja nee n,et n.u.t Leeuwardnradeel Mevrvuw G Msser Lid ja nee 0 n.v.t n.v.t Liyenseradiet Mevrouw F Hemamdt Lid nee 0 nul n.v.l Littenseradiel De heer B Bonnema d a nee 0 net, nul Menameradiet De heet L Pen d a nee 0 n.e.l n.u.t Ooststeltingwert De heerjh. Veenhouwer d a nee 0 n.u.t n.e.t Opslertand Mevrouw F. Ruvestein d a nee nut n,et Opsterland Mevrouw M. Jager d a nee net n,vrt Opstedand De heet P. van Dijk d a nee net. nvt Provincie Fryslân Mevrouw S Peepjes d Lid a nee nvt nut, Schierrnonnikoag De heett timersema d a nee n,u,t nvt, Schiermonnikoog De heerj R, Dijkstra d a nee nut nvt Smallingerland Mevrouw N Ketetaat d Lid a nee net. nvt Smatlingerland MevrouwM. Krans d Lid a nee n,vt. nut Sddwest-Fiystâa Mevrouw 0 Akkerman d a nee net, nut Sûdwest.Fryslân Mevrouw M. Bakker d a een nut, net Totachelling Mevrouw Groeneenid d a nee nut net. Tetschetting Mevrouw] Hoekatta d a nee net, nut. Tytsjetkstetadiel De heet EJ tet Keurs d 0 nee net, net. tieland De heerr, Hoekstra id a nee net, net, Weststeltingwerf De heerc TrompeSat id a nee nvl, net. WeSetskip Frystân De heetw. do Haan id Lid a nee 0 S S net, net, Uit bovenstaand overzicht blijkt dat de norm voor de WNT in 2014 niet wordt overschreden. 37 Voor identificatiedoeleinden. t Behorend bij controleverklarind d.d. 10 juni 2015

40 S -,

41 De10 Ïtte AE Leeuwarden Po5tbus BP Leeuwarden Nederland Tel: Fax: Controleverklaring van de onafhankelijke accountant Aan het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing Verklaring betreffende de jaarrekening Wij hebbende (in deze jaarstukken op pagina 13 tot en met 37 opgenomen) jaarrekening 2014 van de gemeenschappelijke regeling Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing te Leeuwarden gecontroleerd. Deze jaarrekening bestaat uit de balans per 31 december 2014 en het overzicht van baten en lasten over 2014 met de toelichtingen, waarin opgenomen een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen. Verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur Het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening in overeenstemming met het in Nederland geldende Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, als mede voor het opstellen van het jaarverslag in overeenstemming met het in Nederland geldende Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Deze verantwoordelijkheid houdt onder meer in dat de jaarrekening zowel de baten en lasten als de activa en passiva getrouw dient weer te geven en dat de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Rechtmatige totstandkoming betekent in overeenstemming met de begroting en met de relevante wet- en regelgeving, waar onder verordeningen van de gemeenschappelijke regeling. Het dagelijks bestuur is tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening en de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. Verantwoordelijkheid van de accountant Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de jaarrekening op basis van onze controle. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) en het door het algemeen bestuur op 2 oktober 2014 vastgestelde Programma van Eisen aanbeste ding accountantsdiensten FUMO en het Controleprotocol WNT. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften en dat wij onze controle zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. Deloitte Accountant5 BV. is ingeschreven In het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer , Member of DeIotte Touche Tohmatsu Limited / /MA

42 Deloitte, Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrj ging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschat ten van de risico s dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aan merldng die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening en voor het getrouwe beeld daar van, alsmede voor de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risico inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectivi teit van de interne beheersing van de gemeenschappelijke regeling. Een controle omvat tevens het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving en de gebruikte financiële rechtmatigheidscriteria en van de redelijk heid van de door het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling gemaakte schat tingen, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening. De financiële rechtmatigheidscriteria zijn met het normenkader vastgesteld door het dagelijks bestuur op Sjuni De bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten 1 % en voor onzekerheden 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves. Op basis van artikel 2, Lid 7 Bado is deze goedkeuringstolerantie door het algemeen bestuur bij besluit van 2 oktober 2014 vastgesteld. Wij houden ook rekening met afwijkingen enlof mogelijke afwijkingen die naar onze mening voor de gebruikers van de jaarrekening om kwalitatieve redenen materieel zijn. Daarbij zijn voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen WNT-informatie de toleranties gehanteerd zoals vastgelegd in het Controleprotocol WNT. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is om een onderbouwing voor ons oordeel te bieden. Oordeel betreffende de jaarrekening Naar ons oordeel geeft de jaarrekening van de gemeenschappelijke regeling Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2014 als van de activa en passiva per 31 december 2014 in over eenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten / /MA

43 Deloïtte. Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2014 in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de begroting en met de relevante wet- en regelgeving, waar onder verordeningen van de gemeenschappelijke regeling. Verklaring betreffende overige bij of krachtens de wet gestelde eisen Ingevolge artikel 217, lid 3 onder d Provinciewet vermelden wij dat het jaarverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de jaarrekening. Leeuwarden, 10juni 2015 Deloitte Accountants B.V. Was getekend: drs. H. Kuperus RA / /MA

44

45 Dei0 Ïtte. arltahlts AE Leeuwarden Postbus 826 6O1 BP Leeuwarden Nederland BV. Tel: Fax: www,deloitte.nl C) Omjouwïng Gemeenschappelijke regeling Fryske Utfieringstsjïnst Miljeu en Accountantsverslag juni 2015 Deloitte Accountants BV. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer Member of Deloitte Toucheîohmatsu Cimited

46 Dei0 Ïtte. :ntant AE Leeuwarden Postbus BP Leeuwarden Nederland Tel: Fax: wwwdeloitte.nl Het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing Postbus DH LEEUWARDEN Datum Behandeld door Ons kenmerk 10juni 2015 E.J. Jongsma RA / / /MA Onderwerp Accountantsverslag 2014 Geacht bestuur, Wij hebben de jaarrekening 2014 van de gemeenschappelijke regeling fryske Utfieringstsjinst MiÏjeu en Omjouwing gecontroleerd. De jaarrekening van Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing is opgesteld onder eindverantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur. Dit accoun tantsverslag bevat onze belangrijkste bevindingen. Bij deze jaarrekening hebben wij op 10juni 2015 een goedkeurende controleverklaring verstrekt. Het verslag van bevindingen is bedoeld om u te ondersteunen in de beoordeling van de jaarreke ning De bevindingen en beschouwingen in dit verslag komen voort uit onze controlewerk zaamheden. Wij wijzen u erop dat uw controlerende taak uiteraard verder gaat dan uitsluitend het financieel getinte perspectief vanuit de accountantscontrole. Graag maken wij van de gelegenheid gebruik om uw Organisatie en de ambtelijk medewerkers te bedanken voor de samenwerking en voor uw constructieve houding tijdens onze controle. Moch ten er vragen zijn naar aanleiding van dit verslag, dan zijn wij graag bereid die te beantwoorden. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V uperus RA Deloitte Accountants BV. Is Ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer Member of Deloitte Touche Tohmatsu Limited

47 Deloïtte. 3 10juni / /30605/MA Inhoud 1. Inleiding De opdracht die u ons hebt verstrekt Er is een goedkeurende controleverklaring verstrekt 4 2. Controlebevindingen jaarrekening Het ye jaar van fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing Implementatiekosten FUMO en verrekening deelnemers Afrekening externe veiligheid provincie fryslân Vordering voormalige gemeente Boarnsterhim Fmauderisico s, beheersmaatregelen en bestuurlijke betrokkenheid daarbij 9 3. Rechtmatigheid Aanpak controle rechtmatigheid Bevindingen controle rechtmatigheid Nadere afspraken omtrent begrotingsrechtmatigheid vereist, kaders huidige begroting zijn onduidelijk 11 Appendix A Frauderisico 13 Appendix B Bevestiging onaffiankelijkheïd 14 Appendix C Disclaimer en beperking in gebruik 15

48 - Zijn - Is Deloïtte, 4 10juni / /30605/MA 1. Inleiding 1.1 De opdracht die u ons hebt verstrekt Door middel van de door u getekende opdrachtbevestiging van 29 oktober 2014 heeft u ons opdracht gegeven tot de controle van de jaarrekening 2014 van uw organisatie. De doelstelling van de controle is het afgeven van een controleverklaring bij de jaarrekening 2014 van Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing. De accountantscontrole omvat naast de controle op de getrouwheid van de cijfers ook de rechtmatigheid van het financiële beheer over het jaar 2014, zoals uitgeoefend door of namens het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur legt door middel van de jaarstukken, de jaarrekening en het jaarverslag verantwoording af aan het algemeen bestuur. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de jaarrekening en heeft die verantwoor detijkheid schriftelijk aan ons bevestigd. In dit accountantsverslag geven wij een toelichting op de bevindingen die voortvloeien uit de con trole. 1.2 Er is een goedkeurende controleverklaring verstrekt Het oordeel op basis van ons onderzoek naar de getrouwheid en de rechtmatigheid geven wij weer in de controleverklaring. Bij dit onderzoek geven wij antwoord op de volgende vragen: - Zijn - Maken - Is de in de jaarrekening gepresenteerde baten en de lasten over 2014 en de activa en passiva per 31 december 2014 getrouw weergegeven? de baten en lasten en de balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder de verordeningen van fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing, en zijn deze rechtmatig tot stand gekomen? de inrichting van het financieel beheer en de financiële Organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk? de jaarrekening opgesteld in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten? het jaarverslag verenigbaar met de jaarrekening?

49 Deloïtte. 5 10juni / /30605/MA In overeenstemming met het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) hebben wij de navolgende goedkeurings- en rapporteringstoleranties gehanteerd: Goedkeu ringstoleranties Fouten Onzekerheden Rapporten ngstoleranties Door ons gehanteerd: Fouten Onzekerheden 1 % van het totaal van de lasten (inclusief toevoegingen aan de reserves) 3% van het totaal van de lasten 5% van bovenstaande goedkeurings toleranties In het door u opgestelde programma van eisen is de rapporteringstolerantie gesteld op Op grond van onze controlevoorschriften dienen wij echter alle afwijkingen die groter zijn dan 5% van de goedkeuringstolerantie te rapporteren. Om die reden wijkt de rapportagetolerantie af van hetgeen is opgenomen in uw programma van eisen. In de jaarrekening resteren geen controleverschillen of onzekerheden ten aanzien van getrouw heid, wat ook blijkt uit onderstaande tabel: Ongecorrigeerde controlevcrschi Ikii Soort Invloed Invloed getrouwheicl Eigen Resultaat vermogen Totaal verschillen Totaal onzekerheden n.v.t. 0 n.v.t. 0 0 Totaal verschillen en onzekerheden n.v.t. 0] 0

50 Deloïtte. 6 10juni / /30605/MA Ten aanzien van rechtmatigheid is sprake van de volgende bevindingen: Bevindingen rechtmatigheid Soort Totaal bedrag Totaal verschillen: Begrotings De werkelijke investeringen inzake aanpas sing en inrichting kantoor overschrijden de investeringen zoals opgenomen in de begro ting met een bedrag van Daarnaast is geïnvesteerd in vervoermiddelen voor , terwijl hier geen ïnvesteringskrediet voor beschikbaar is gesteld. In totaal gaat het om een bedrag van rechtmatigheid Totaal onzekerheden n.v.t. 0 Totaal verschillen en onzekerheden n.v.t Omdat de bevindingen ten aanzien van getrouwheid (geen fouten) en ten aanzien van rechtmatig heid (afwijking van ) lager zijn dan de goedkeuringstoleranties, zullen wij een goedkeu rende verklaring verstrekken.

51 Deloïtte. 7 10juni / /30605/MA 2. Controlebevindingen jaarrekening 2014 In dit hoofdstuk rapporteren wij de belangrijkste bevindingen naar aanleiding van de controle van de jaarrekening 2014 van Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing. 2.1 Het I jaar van Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing is een jonge organisatie. In de opstart- of pioniersfase, waarin u eigenlijk nog verkeert, zijn er veel zaken die moeten worden opgepakt, op het gebied van: - strategie en beleidsvorming; - organisatie en processen; - besturing en beheersing; - informatietechnologie; - mensen en cultuur. Er zijn inmiddels diverse goede stappen gezet om de taken goed te kunnen uitvoeren. In het jaar verslag wordt hier uitgebreid op ingegaan. Voor de komende jaren zullen wij u vanuit onze rol als uw accountant zoveel mogelijk van natuurlijk advies voorzien, om de organisatie verder te helpen. Dit jaar zullen we op basis van het business maturity model in kaart brengen in hoeverre FUMO zich op de bovenstaande punten ontwikkelt en of de verschillende aandachtsgebieden ook met elkaar in evenwicht zijn. Dit zullen we daarna jaarlijks volgen. Daarbij zullen overigens we ook aandacht besteden aan de juiste inrichting van uw IT-systemen. 2.2 Implementatiekosten FUMO en verrekening deelnemers Voor de oprichting van de FUMO zijn kosten gemaakt. Deze implementatiekosten zijn eenmalige voorbereidingskosten, in verband met de totstandkoming van de FUMO. In het bedrijfsplan 2012 is opgenomen dat deze kosten vdér de oprichting van de FUMO door de provincie worden voorgefinancierd en dat deze bij de oprichting van de gemeenschappelijke regeling aan de provincie worden terugbetaald. In het bedrjfsplan 2012 is verder opgenomen dat deze implementatielasten door een tariefsverhoging worden verhaald op alle deelnemers. Deze voorbereidingskosten vallen uiteen in algemene implementatiekosten en ICT-kosten. Per jaareinde is sprake van een nog met de deelnemers te verrekenen bedrag van In het bedrjfsplan is ervan uitgegaan dat de implementatiekosten in een tijdsspanne van vijf (ICT) of zes jaar (algemene kosten) verhaald moeten worden op de deelnemers, middels een opslag op het uurtarief van 6,83. Ruwweg moeten dus op begrotingsbasis nog declarabele manuren worden gemaakt om de vordering per eind 2014 te kunnen verrekenen.

52 Deloïtte. 8 10juni / /30605/MA In onze contacten met directie en dagelijks bestuur is de wijze van verwerken van deze imple mentatielasten in de jaarrekening aan de orde geweest. De wijze waarop de implementatielasten in het bedrijfsplan zijn opgenomen, impliceert dat de FUMO een langlopende vordering op de deel nemers heeft. Daarbij is gediscussieerd over de vraag of er per jaareinde wel sprake is van een in rechte afdwingbare vordering. Verder is gesproken over de vraag of er wel sprake kan zijn van een vordering als de afname van de uren niet volledig vaststaat. De onderbouwing voor het opnemen van een vordering is als volgt: De aanloopkosten en de terugbetaling daarvan staan separaat weergegeven in het bedrjfsplan en de begrotingen van 2014 en 2015 van de FUMO. De deelnemers hebben via het door hen goedgekeurde bedrjfsplan en de door hen goedgekeurde begrotingen de schuld en aflossings termijnen van de aanloopkosten erkend. Met de meeste deelnemers is inmiddels een Dienstverleningsovereenkomst (DVO) afgesloten, waarin is opgenomen dat elke deelnemer een basispakket aan taken afneemt en dat een aantal deelnemers ook een pluspakket zullen afnemen; deze taken worden aan de deelnemers in reke ning gebracht aan de hand van een vast te stellen tarief. Dit tarief wordt vervolgens verhoogd met een opslag, die zodanig zal zijn dat de aanloopkosten worden geïncasseerd. De deelnemers zijn contractueel vijfjaar lang verbonden aan de FUMO; in de GR staat ver meld dat uittreding uit de GR de komende vijf jaar niet mogelijk is. Wat bij deze afweging een rol speelt, is dat de deelnemers wellicht minder uren kunnen afnemen. Dit heeft dan wellicht ook effect op de vordering. De FUMO stelt dat zij dan alsnog de volledige vergoeding ontvangt, omdat de uren slechts een verdeelsleutel vormen. Deel nemers kunnen niet véôr 2018 uittreden en zijn dus gehouden om tot en met 2018 de kosten met elkaar te delen. Gezien het bovenstaande is er in onze optiek voldoende grondslag aanwezig voor het opnemen van de langlopende vordering per eind Op de vordering per jaareinde zijn de aflossingen in mindering gebracht die eveneens in de begroting 2014 zijn opgenomen. Wij kunnen ons vinden in deze verwerkingswijze, aangezien ook de opbrengsten op basis van de begroting zijn verant woord. 2.3 Afrekening externe veiligheid provincie Fryslân De provincie Fryslân heeft de taken met betrekking tot externe veiligheid uitbesteed aan de FUMO. Hiervoor is een subsidie beschikbaar gesteld op grond van de Uitvoeringsregeling pro jectsubsidies. Verder is er een Fries Uitvoeringprogramma Externe Veiligheid vastgesteld, dat het kader vormt voor de FUMO. In de subsidievoorwaarden is bepaald dat bij de eindverantwoording een controleverklaring moet worden verstrekt. Deze controleverklaring is op 1 mei 2015 door ons versterkt. De verklaring is een verklaring van oordeelonthouding.

53 Deloïtte. 9 10juni / /30605/MA De redenen hiervoor zijn dat in de eindverantwoording uren zijn verantwoord. Voor de verant woording van de uren is met ingang van 1 april 2014 een tijdschrjfmodule in gebruik genomen. De uren van vdér 1 april zijn handmatig bijgehouden en achteraf ingevoerd in de tijdschrijf module. Bovendien zijn de in de eindverantwoording 2014 opgenomen uren niet geautoriseerd door een leidinggevende. Op grond hiervan hebben wij niet kunnen vaststellen dat de kosten van de verantwoorde uren juist zijn weergegeven. Afgezien van het (gedeeltelijk) ontbreken van een tijdschrijfmodule en autorisaties is er wel andere documentatie voorhanden waaruit blijkt dat door de FUMO prestaties zijn verricht op grond van het Uitvoeringsprogramma Externe Veiligheid. Dit is voor de provincie fryslân aanlei ding geweest om de subsidie wel toe te kennen. Om die reden heeft de afgegeven controleverkla ring bij de verantwoording externe veiligheid geen impact op de strekking van de controleverkla ring bij de jaarrekening van de FUMO. 2.4 Vordering voormalige gemeente Boarnsterhim Er is een vordering op de (voormalige) gemeente Boarnsterhim opgenomen van ca. 95,000. Dit betreft de deelnemersbijdrage over het en het 4e kwartaal Met de vier betrokken gemeen ten waarover de rechten en plichten van deze voormalige gemeente zijn verdeeld, is de FUMO nog in gesprek over de verdeling van de vordering. Het uitgangspunt dat de begrote bijdrage van Boarnsterhim moet worden betaald, staat niet ter discussie. Om deze reden is de vordering terecht opgenomen in de balans en is tevens de inbaarheid vastgesteld Frauderisico s, beheersmaatregelen en bestuurlijke betrokkenheid daarbij Vanwege de ontwikkelingen in het accountantsberoep, als gevolg van de onderzoeken naar de kwaliteit van de accoun[antscontroles, heeft een aantal onderwerpen meer aandacht gekregen van de accountant. Eén van deze onderwerpen betreft de interne frauderisicoanatyse van een organi satie als onderdeel van de eigen kwaliteitsbeheersing. Het beheersen van kwaliteit is uitsluitend mogelijk indien vooraf ook inzicht wordt verkregen in en bewustwording is gecreëerd omtrent de gebieden die gevoelig zijn voor fraude. Het onderken nen van dergelijke risico s is een startpunt voor het invoeren van (goede) interne beheersings maatregelen, die het risico op fraude zoveel als mogelijk beperken. De interne frauderisicoanalyse geeft nadere richting aan de wijze waarop fryske Utfieringstsjinst Mitjeu en Omjouwing de eigen beheersingsomgeving heeft ingericht. We hebben aan Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing verzocht om de interne fraude risicoanalyse voor aanvang van de jaarrekeningcontrole op papier te zetten, waarbij op bestuurs niveau is nagedacht over mogelijke risicogebieden en, indien reeds aanwezig, de bijbehorende interne beheersingsmaatregelen. Een dergelijke frauderisicoanalyse moet nog worden gemaakt. Wij verzoeken u om deze in 2015 op te stellen.

54 Deloitte juni / /30605/MA 3. Rechtmatigheid 3.1 Aanpak controle rechtmatigheid De jaarrekening over de periode 2014 is de financiële resultante van de handelingen die binnen uw organisatie hebben plaatsgevonden. Rechtmatïgheid is in essentie het vaststellen dat de gemaakte afspraken en regels worden nageleefd. Heldere procedures vormen hiervoor een belang rijke voorwaarde. Om ons als accountants als het ware de goede weg te wijzen en ook de interne controle richting te geven, is het van belang dat er een controleprotocol bestaat, waarin het normenkader is opge nomen. Het normenkader is in feite niets anders dan een overzicht van de van toepassing zijnde - en daarmee te toetsen - interne en externe spelregels. Het van toepassing zijnde normenkader is op 5 juni 2015 door het dagelijks bestuur vastgesteld. Wij hebben onze werkzaamheden uitgevoerd aan de hand van dit normenkader, rekening houdend met de goedkeuringstolerantie zoals deze vastligt in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, namelijk voor fouten 1% en voor onzekerheden 3%. In de financiële verordening van fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing is vastgesteld dat het dagelijks bestuur zorg draagt voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Dit ter vaststelling van het getrouwe en rechtmatige beeld van de jaarrekening. Het oordeel over de betrouwbaarheid van deze financiële uitkomsten wordt dus mede vastgesteld aan de hand van de interne controles die Fryske Utfieringstsjinst Mijeu en Omjouwing zelf dient uit te voeren. De uitkomsten van deze controles zijn voor ons van belang om ons oordeel op te baseren. Omdat 2014 beschouwd wordt als een opstartjaar, zijn er door uw Organisatie in 2014 nog niet zelfstandig interne controles uitgevoerd. Voor ons betekent dit dat we zelfstandig con troles hebben uitgevoerd, zonder gebruik te maken van uw eigen interne toetsingen. 3.2 Bevindingen controle rechtmatigheid Van alle verordeningen en wetgeving die hebben geleid tot financiële beheersmaatregelen in 2014, hebben we kunnen vaststellen dat deze door het bestuur worden nageleefd. Ten aanzien van de controle van Europese aanbestedingen geldt het volgende: In 2014 is in totaal uitge geven aan een ICT-leverancier. Deze ICT-kosten hebben betrekking op het zaaksysteem. Het con tract met de IT-leverancier is begin 2013 afgesloten door de provincie, namens de werkgroep directeuren FUMO. Destijds is bewust gekozen voor een tijdelijke voorziening (tot ) van deze leverancier, omdat de provincie Fryslân en de Milieuadviesdienst ook gebruikmaakten van dit pakket.

55 Deloïtte juni / /30605/MA Daarbij is ervoor gekozen om dit niet Europees aan te besteden. Inmiddels is de aanbesteding voor een nieuw zaaksysteem in gang gezet. De bedoeling is daarbij om het nieuwe systeem per 1 januari 2016 operationeel te hebben. Wij hebben deze aanbesteding laten beoordelen door onze aanbestedingsjuristen. De uitkomst daarvan is dat de gekozen handelwijze verdedigbaar is op grond van de aanbestedingsregels en dat er dus correct is aanbesteed. 3.3 Nadere afspraken omtrent begrotingsrechtmatigheid vereist, kaders huidige begroting zijn onduidelijk Eén van de belangrijkste elementen van de kaderstellende taak van het algemeen bestuur is het budgetrecht. Het algemeen bestuur heeft het recht om de budgetten toe te kennen. Het dagelijks bestuur is vervolgens verantwoordelijk voor het opzetten van een systeem van budgetbeheer dat moet waarborgen dat de lasten binnen de begroting blijven. Begrotingsrechtmatigheid overzicht van baten en lasten Omdat het algemeen bestuur de kaders stelt, is het overschrijden van de begroting in beginsel onrechtmatig. De analyse van overschrijdingen dient plaats te vinden op het niveau van de vast gestelde programma s. De opgestelde begroting 2014 van Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing kent geen indeling naar programma s en voldoet daarmee op dit punt ook niet aan het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Daarmee is ook strikt genomen niet duidelijk op welk niveau de afwijkingen tussen begroting en realisatie moeten worden beoordeeld. Door het dagelijks bestuur is er in de jaarrekening van uitgegaan dat de analyse op het totaal van de lasten dient plaats te vinden, omdat ervan wordt uitgegaan dat de FUMO verantwoordelijk is voor één programma, namelijk de uitvoering van milieutaken. Totaal geraamde lasten, inclusief onvoorziene kosten: Totaal realisatie, inclusief onvoorziene kosten: Onderschrjding De afwijkingen zijn toegelicht bij het onderdeel toelichting op de lasten in de jaarrekening. Er is sprake van lagere kapitaalslasten en van lagere kosten van wagenpark en ICT, omdat de FUMO in 2014 nog niet volledig operationeel was. Begrote incidentele uitgaven en de begrote post onvoor zien hebben niet geleid tot werkelijke lasten. Verder is er in de begroting 2014 van uitgegaan dat de kosten van implementatie (begroot ) als last zouden worden verantwoord. In de jaar rekening is deze Post (zie eerdere opmerking in dit rapport) geactïveerd als langlopende vordering op de deelnemers van de FUMO. Wij zijn akkoord met de nu toegepaste handelwijze ten aanzien van begrotingsrechtmatigheid, maar we dringen er wel op aan om duidelijke afspraken te maken met het algemeen bestuur, ten aanzien van het niveau waarop de analyse van de begrotingsrechtmatigheid plaats moet vinden en welke programma sdaarbij bestuurlijk belangrijk worden geacht. Verder vinden wij het van belang dat er een begroting wordt opgesteld die op alle relevante onderdelen aan het BBV vol doet.

56 Deloitte juni / /30605/MA Begrotingsrechtmatigheïd investeringskredieten De werkelijke investeringen inzake aanpassing en inrichting kantoor overschrijden de investe ringen zoals opgenomen in de begroting met Daarnaast is voor geïnvesteerd in vervoermiddelen, terwijl hier geen investeringskrediet voor beschikbaar is gesteld. In totaal gaat het om een bedrag van Deze overschrijdingen zijn door ons aangemerkt als begrotings onrechtmatigheid. Omdat de goedkeuringstoleranties niet zijn overschreden, heeft dit geen conse quenties voor de strekking van de controleverklaring.

57 Deloïtte juni / /30605/MA Appendix A Frauderisico In Nederland is de accountant wettelijk verplicht om alle ontdekte fraudegevallen te rapporteren aan het management van de Organisatie. Wij merken op dat onze controle niet specifiek is inge richt op het ontdekken van fraude. De accountant is wel verantwoordelijk voor het betrekken van frauderisico s in de planning en uitvoering van zijn controleopdracht. Wij hebben een fraudediscussie gevoerd met het controleteam en met het management van Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing, waarbij wij de nadruk hebben gelegd op de vermoedens van materiële onjuistheden als gevolg van fraude in de jaarstukken. Van het management hebben wij de bevestiging ontvangen dat er geen onregelmatigheden zijn geconstateerd waarbij het management of werknemers zijn betrokken die een belangrijke rol spelen bij de maatregelen van interne beheersing of anderen, in het geval dat de fraude van materieel belang kan zijn voor de jaarrekening. Tevens hebben wij zelfstandig werkzaamheden uitgevoerd die erop gericht waren om het risico van het omzeilen van de interne beheersingsmaatregelen door het management te detecteren. Wij hebben specifieke controles uitgevoerd op memoriaalboekingen en schattingen en hebben significanle en ongebruikelijke transacties met behulp van gegevensanalyses onderzocht. Tijdens de uitvoering van onze controle van de jaarrekening over de periode 2014 hebben wij geen aan wijzingen verkregen dat er sprake is geweest van fraude.

58 Deloitte juni / /30605/MA Appendix B Bevestiging onafhankelijkheid De voorschriften in het kader van onafhankelijkheid zijn binnen de Nederlandse Beroepsorgani satie van Accountants (de NBA) opgenomen in de Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO) en vormen een belangrijk onderdeel van het normenkader waaraan een accountant moet vol doen. De naleving van de ViO is binnen de Organisatie van Deloitte ingebed. Op basis van onze toetsing concluderen wij dat onze onafhankelijkheid als certificerend accoun tant bij fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing over 2014 voldoende is gewaarborgd. Een overzicht van de aanvullende dienstverlening hebben wij hieronder opgenomen. Aanvullende dienstverlening f Controle subsidieafrekening Externe Veiligheid provincie Fryslân (controle-gerelateerd) Onderzoek bedrijfsplan

59 J Deloïtte juni / /30605/MA Appendix C Discialmer en beperking in gebruik Dit verslag is alleen bestemd voor de leden van het algemeen en het dagelijks bestuur van Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing, de deelnemende gemeentes, de provincie en het Ministerie van BZK en mag niet in zijn geheel of gedeeltelijk aan derden worden verstrekt of aan gehaald zonder onze schriftelijke toestemming vooraf. Er wordt geen verantwoordelijkheid aan een derde partij geaccepteerd, omdat dit verslag daar niet voor is opgesteld en bedoeld. Dienten gevolge nemen wij geen enkele verplichting of plicht van zorg op ons aan ieder ander persoon aan wie dit verslag getoond wordt of in wiens handen het komt. De in dit verslag aan de orde gestelde onderwerpen waarvan wij van mening zijn dat zij uw aan dacht behoeven, zijn door ons geconstateerd gedurende onze controleopdracht. Het is geen alles omvattend verslag van alle geconstateerde zaken en in het bijzonder kunnen wij niet verantwoor delijk worden gesteld voor het rapporteren van alle bedrjfsrisico s of tekortkomingen in het sys teem van interne beheersing. Elke conclusie, opinie of opmerking in dit verslag is verstrekt in de context van ons oordeel over de jaarrekening als geheel, dat zal worden verstrekt in onze controle verklaring. Evenzo geldt dat eventuele opmerkingen, bevindingen en aanbevelingen met betrekking tot het systeem van interne beheersing niet gelezen dienen te worden als een afzonderlijke opinie over het systeem van interne beheersing en de werking daarvan.