ONDERWERP: FUMO A. Begroting B. Jaarstukken C. Wijziging gemeenschappelijke regeling D. Ontwikkelingen

Transcriptie

1 Agendapunt: 9. No. 51/ 15. Dokkum, 22 september ONDERWERP: FUMO A. Begroting B. Jaarstukken C. Wijziging gemeenschappelijke regeling D. Ontwikkelingen SAMENVATTING: Aan de gemeenteraad, INHOUDELIJKE TOELICHTING A. Jaarstukken 2014 Uit de jaarstukken (zie bijlage 1) blijkt dat het eerste jaar een hectisch jaar is geweest. Dit kan natuurlijk ook niet anders met het opstarten van een organisatie van een dergelijke omvang en het feit dat er mensen van verschillende organisaties bij elkaar gekomen zijn. Opvallend punt uit de jaarstukken is dat het werkelijke aantal declarabele uren fors afwijkt van het aantal begrote uren. Hiervoor worden de volgende oorzaken aangegeven door de FUMO: - Vanwege de nieuw opgerichte organisatie was veel tijd nodig om de organisatie in te richten, elkaar te leren kennen en te wennen aan de nieuwe organisatie en werkwijze. Met name het zaakgericht werken vergde een gewenning van de medewerkers. Dit heeft in beginfase bijgedragen aan een lagere productie. - Diverse medewerkers leveren een bijdrage aan de opbouw en inrichting van de FUMO. Zij nemen deel aan diverse (tijdelijke) werkgroepen. Op verschillende deskundigheidsgebieden is sprake van een heel andere werksetting met een grote afhankelijkheid van de concrete opdrachten vanuit deelnemers. Het is zowel voor deelnemers als voor de FUMO nieuw om zakelijke afspraken te maken. Dit vraagt inzet voor productontwikkeling, acquisitie-inspanningen en het opstellen van offertes. De capaciteit die hiermee gemoeid is kan niet productief/declarabel worden aangewend. - Het ziekteverzuim (inclusief zwangerschapsverlof) bedroeg circa 7% en was aanzienlijk hoger dan begroot (5%). Met name enkele langdurige zieke medewerkers waren de oorzaak voor dit hogere verzuimpercentage. - In het sociaal statuut is afgesproken dat een eventueel stuwmeer aan verlof meegenomen mocht worden naar de FUMO. Een groot aantal van dit stuwmeer is in 2014 daadwerkelijk opgenomen hetgeen een negatief effect heeft gehad op de productiviteit. - Na de plaatsing bleek dat het personeel niet evenredig was verdeeld ten opzichte van de benodigde Capaciteit voor de uitvoering van de verschillende taken. Hierdoor war er sprake van scheefheid in de organisatie. - De taakopdrachten waren niet altijd duidelijk. Met name bij de afdeling toezicht en handhaving ontbraken juiste bedrijvenlijsten per deelnemer waardoor de planning en uitvoering van controles bij verschillende inrichtingen is vertraagd. Ook de afstemming met de andere deelnemers vergde tijd die niet productief kon worden ingezet. De jaarrekening 2014 sluit met een positief resultaat van Conform de Gemeenschappelijke Regeling FUMO wordt dit positieve resultaat toegevoegd aan het weerstandsvermogen van de FUMO. Het weerstandsvermogen bedraagt maximaal 10% van de jaaromzet.

2 Een deel van het resultaat ad wordt toegevoegd aan de reserve scholing en vorming. Het restant van is toegevoegd aan het weerstandsvermogen. 2 Het algemeen bestuur van de FUMO heeft besloten het batig rekeningsaldo niet in het weerstandsvermogen te laten, maar dit in te zetten ter gedeeltelijke aflossing van de vordering van de FUMO op de deelnemers ter zake van de implementatiekosten. De jaarlijkse bijdrage van de deelnemers voor de implementatiekosten zal hierdoor vanaf 2016 extra dalen. Communicatie De FUMO geeft in het jaarverslag aan dat de interne en externe communicatie steeds beter verloopt. De relatie met de deelnemers is vorm gegeven door de volgende activiteiten: - Het opzetten van een controllersoverleg (financiële en bedrijfsvoering zaken); - Het opdrachtgeversoverleg tussen FUMO en coordinatoren van de FUMO bij de deelnemers (inhoudelijk overleg over uitvoering van basis- en plustaken); - Periodoek overleg tussen de directeur van de FUMO en de bestuurders van de deelnemers; - Strategisch beraad met secretarissen/directeuren van deelnemers met de directeur van de FUMO (strategische vraagstukken en het bedrijfsplan ). B. Begroting 2016 De voorliggende ontwerpbegroting 2016 (zie bijlage 2) is de eerste programmabegroting van de FUMO. De eerste twee begrotingen van de FUMO, over de jaren 2014 en 2015 hadden nog het karakter van een exploitatiebegroting. Er is gekozen voor een opzet met drie programma s, te weten bedrijfsvoering, basistaken en aanvullende taken. Omvang Bij het opstellen van de begroting 2016 is rekening gehouden met de werkelijke uitgaven over 2014 en de eerste helft van De ontwerpbegroting 2016 heeft een totale omvang van , een verlaging van (5%) ten opzichte van De formatie voor het primaire proces van vergunningverlening, toezicht, handhaving en de specialistische taken is bepaald op 92,37 fte. Het uurtarief voor 2016 komt uit op 86,55. Een verlaging van 3,34 ten opzichte van het uurtarief voor 2015 ( 89,89). Gedifferentieerde tarieven In de ontwerpbegroting 2016 zijn voor het eerst gedifferentieerde tarieven toegepast voor de aanvullende taken, overeenkomstig de besluiten van het algemeen bestuur van 29 juni Flexibele schil en restformatie MAD In de begroting kan voor het eerst een flexibele schil van ongeveer 5 fte opgenomen worden. De boventalligheid en daarmee ook de restformatie MAD is verdwenen. Dat is positieve ontwikkeling. De flexibele schil van 5 fte wordt niet bezet met vast personeel. Hierdoor kan beter worden ingespeeld op aanpassingen in de aard van de gevraagde werkzaamheden. Implementatielasten De jaarlijkse lasten als gevolg van de implementatiekosten zijn, vooral door aanwending van het batig saldo over 2014 ad , verlaagd. Als gevolg van de bovenstaande ontwikkelingen ziet de geraamde bijdrage 2016 voor Dongeradeel er als volgt uit: Programma basistaken Programma plustaken Programma bedrijfsvoering implementatiekosten Totale bijdrage 2016 Bijdrage 2015 Verschil % % Ten opzichte van het jaar 2015 is dit een verlaging van de bijdrage aan de FUMO van bijna ,-. De bijdrage 2016 is reeds verwerkt in de gemeentelijke begroting Deze bijdrage bevindt zich op het niveau dat ambtelijk oorspronkelijk bij de start van de FUMO was geraamd. Zienswijze ontwerpbegroting

3 Er kan door u over de ontwerpbegroting een zienswijze worden ingediend. Een zienswijze kan worden ingediend uiterlijk op 9 november Wij zien geen aanleiding om een zienswijze in te dienen. Het algemeen bestuur zal worden voorgesteld de begroting in haar vergadering van 17 december 2015 vast te stellen. 2 C. Wijziging Gemeenschappelijke regeling We hebben een brief ontvangen (29 juli 2015) van de FUMO met het verzoek tot wijziging van de Gemeenschappelijke Regeling FUMO 29 juli 2015 (hierna: GR FUMO), zie bijlage 3. Het algemeen bestuur van de FUMO heeft in haar vergadering van 29 juni 2015 de voorstellen tot wijziging van de Gemeenschappelijke Regeling FUMO besproken en besloten om de bijgevoegde voorstellen tot wijziging van de GR FUMO (bijlage 3) aan de deelnemers ter besluitvorming voor te leggen. Elke deelnemer wordt gevraagd de FUMO uiterlijk eind november 2015 te informeren over het resultaat van de besluitvorming. Daarbij wordt gevraagd om per artikel en per artikellid aan te geven met welke voorstellen wel of niet wordt ingestemd. In de vergadering van het algemeen bestuur op 17 december 2015 zal meegedeeld worden welke voorstellen de vereiste twee derde, dan wel unanieme instemming van de deelnemers hebben. Artikel 73 van de Wet gemeenschappelijke regelingen bepaalt dat de colleges voor wat betreft hun eigen taken en bevoegdheden een gemeenschappelijke regeling kunnen treffen en wijzigen. De colleges hebben hiervoor echter wel toestemming nodig van de raad. Daarom dient dit besluit door college en raad te worden genomen. Het college heeft op 22 september 2015 besloten tot wijziging van Gemeenschappelijke Regeling FUMO onder voorbehoud van toestemming van de gemeenteraad. Achtergrond en aanleiding Op 24 december 2012 is de GR FUMO in werking getreden. De GR FUMO is in het voorjaar 2014 op een aantal punten gewijzigd. In diezelfde periode kwamen enkele andere wensen tot aanpassing naar voren, zoals de wens om te komen tot een onafhankelijk voorzitter voor het dagelijks bestuur en een andere stemverhouding in het algemeen bestuur. Daarnaast was landelijk een wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen (hierna: Wgr) in voorbereiding. De nieuwe Wgr is per 1 januari 2015 in werking getreden. Op grond van deze nieuwe Wgr moeten alle gemeenschappelijke regelingen - en dus ook de GR FUMO - voor 1 januari 2016 worden aangepast. Verder is de regeling logischer ingedeeld en zijn diverse bepalingen verduidelijkt. Proces Er is een ambtelijke werkgroep ingesteld die de wensen tot wijziging van de GR FUMO onder de deelnemers heeft geïnventariseerd. De werkgroep heeft de voorstellen tot wijzigingen gebundeld in het Overzicht wijzigingen GR FUMO (bijlage 1). Dit overzicht met wijzigingsvoorstellen is besproken in het Opdrachtgeversoverleg en het Controllersoverleg. Dit heeft tot een aantal wijzigingen en verbeteringen geleid. Het dagelijks bestuur heeft de wijzigingsvoorstellen voorgelegd aan het algemeen bestuur van de FUMO op 29 juni Hierbij wordt het volgende aangetekend: - Gesproken is over de looptijd van de uitvoeringsovereenkomst voor aanvullende taken (plustaken). Vanuit de vergadering is voorgesteld om de in artikel 21, derde lid, genoemde termijn van vijf jaar te wijzigen in een vier jaar; dit in verband met aanstaande gemeentelijke herindelingen. Dit voorstel kreeg in de vergadering onvoldoende steun. Voor de goede orde vermelden wij hierbij dat de Wet algemene regels herindelingen (Arhi) hierin voorziet. Artikel 44 Arhi bepaalt namelijk dat alle rechten en verplichtingen van de oude gemeente overgaan naar de nieuwe gemeente. - In de vergadering is gesproken over het onderwerp stemverhouding. Daarbij is onder meer naar voren gebracht dat de GR FUMO mogelijk strijdig is met de (gewijzigde) Wgr. Daarop is besloten de voorstellen tot wijziging van artikel 9 lid 4 (huidige artikel 12 lid 4) en bijlage 2 aan te houden. Inmiddels is hieromtrent advies gevraagd aan een externe deskundige op het gebied van de Wgr. De overige voorstellen tot wijziging van artikel 9 worden wel aan de deelnemers voorgelegd. Nadat het externe advies ontvangen is, zal in het algemeen bestuur worden bepaald of alsnog een voorstel tot wijziging van de GR FUMO met betrekking tot de stemverhouding in procedure moet worden gebracht.

4 2 Wijzigingsprocedure In het huidige artikel 35 van de GR FUMO is de procedure tot wijziging beschreven. Voor wijziging is een gelijkluidend besluit van ten minste twee derde van de deelnemers nodig, onder gelijktijdige toestemming van de raden, provinciale staten en het algemeen bestuur van Wetterskip Fryslân. De artikelen 3, 4, 5, 6, 12, 13, 15, 16, 29 en 33 tot en met 36 van de huidige GR FUMO kunnen echter alleen worden gewijzigd indien alle deelnemers daarmee instemmen. Voor wijziging van elk van deze artikelen is dus unanimiteit vereist. Dit impliceert dat wanneer één deelnemer niet met een dergelijk wijzigingsvoorstel instemt, het desbetreffende artikel ongewijzigd blijft. Volledigheidshalve merken wij op dat een aantal wijzigingen rechtstreeks voortvloeit uit de nieuwe Wgr. Met betrekking tot deze wijzigingen is geen stemming nodig. In bijlage 3 is per artikel aangegeven welke instemming nodig is: twee derde, unanimiteit of geen. De voorstellen tot wijziging worden tegelijkertijd bij alle deelnemers in besluitvorming gebracht. Daarom kunnen deelnemers geen inhoudelijke veranderingen aanbrengen in de voorstellen. Het is niet mogelijk om door middel van een motie of amendement een wijzigingsvoorstel aan te passen. Conclusie Een wijziging van de Gemeenschappelijke regeling FUMO is noodzakelijk doordat de Wet gemeenschappelijke regelingen is gewijzigd. Daarnaast zijn er afspraken vanuit het algemeen bestuur van de FUMO verwerkt zoals de samenstelling van het dagelijks bestuur. Verder is de regeling logischer ingedeeld en zijn diverse bepalingen verduidelijkt. Om deze redenen stellen wij voor om de wijziging van de Gemeenschappelijke regeling FUMO vast te stellen, conform bijlage 3. Verder stellen wij voor om het college toestemming te geven voor het wijzigen van de Gemeenschappelijke regeling FUMO, overeenkomstig de bij dit besluit behorende bijlage 3. D. Ontwikkelingen Doorontwikkeling van de FUMO en Bedrijfsplan Er wordt aangegeven door de FUMO dat het dagelijks bestuur en de directie oog hebben voor de bestaande knelpunten. Ze zijn bezig daarvoor oplossingen te zoeken zodat de FUMO zich succesvol kan doorontwikkelen. Een belangrijk punt in die doorontwikkeling is de omvang van het aantal productieve uren. In de ontwerpbegroting 2016 wordt - conform het bedrijfsplan van uitgegaan van een productiviteitsnorm van per fte per jaar. In de afgelopen anderhalf jaar is gebleken dat deze norm niet gehaald is. Vergeleken met het jaar 2014 is dit jaar een flinke stijging van het aantal productieve uren te verwachten. In 2014 werd ongeveer 67% gerealiseerd, terwijl de huidige prognose uitgaat van ca. 80% van de productiviteitsnorm. De FUMO spant zich om de productiviteit verder te laten toenemen. Er wordt aangegeven dat het realiseren van de volledige uur een lastige opgave zal worden. De FUMO geeft aan dat er extra wordt gestuurd op een evenwichtige verdeling van de te realiseren uren over alle deelnemers. Ze hopen hiermee een evenwichtige productie per deelnemer te realiseren, echter wel in de wetenschap dat een 100% realisatie voorlopig niet mogelijk zal zijn. Door invoering van het risicogericht werken, in combinatie met een verdere productiviteitsverhoging, zal dit moeten leiden tot realistische en haalbare programma s. Bij de doorontwikkeling is ook gekeken naar het organisatiemodel van de FUMO. Hierbij was de vraag of het huidige model het meest geschikt is om de geconstateerde knelpunten op te lossen. Na meerdere gesprekken is de conclusie getrokken dat de FUMO gebaat is bij een andere opzet van het management. Het invoeren van een ander organisatiemodel met een directeur en een adjunct-directeur wordt gezien als een versteviging van het fundament van de FUMO. Het resultaat hiervan zal met name moeten zijn een strakkere sturing door afdelingshoofden op de uitvoering, maar ook slagvaardiger opereren, zowel in- als extern. Daarnaast zal deze wijziging bijdragen aan een grotere aandacht voor de cultuurontwikkeling van de FUMO en de medewerkers tevredenheid. De doorontwikkeling van de FUMO zal worden beschreven in het te actualiseren bedrijfsplan voor de FUMO dat in 2012 is vastgesteld. Het is de bedoeling dat het geactualiseerde bedrijfsplan geldt voor de periode van 2016 tot en met Met het nieuwe bedrijfsplan wil de FUMO bereiken dat de gewenste doorontwikkeling van de FUMO kan plaatsvinden, die door de deelnemers meerdere keren is bepleit.

5 Deze doorontwikkeling komt nog niet tot uiting in de thans vastgestelde ontwerpbegroting 2016 omdat we nog te maken hebben met de nu bestaande normen. Zowel het dagelijks bestuur als de directie is er van overtuigd dat een herziening van het bedrijfsplan noodzakelijk is. De voorlopige vaststelling door het dagelijks bestuur van het bedrijfsplan heeft plaatsgevonden op 31 augustus De FUMO heeft een viertal bijeenkomsten met clusters van deelnemers voor dit conceptbedrijfsplan gehouden. Het definitieve concept-bedrijfsplan is ondertussen aan de raadsgriffier gestuurd. Dit bedrijfsplan ligt bij de stukken ter inzage. Naar verwachting zal het algemeen bestuur in december 2015 het bedrijfsplan bespreken. 2 Kwaliteitscriteria Lange tijd bestond er onduidelijkheid rondom de Wet VTH. Op 26 november 2014 heeft een Bestuurlijk Omgevings Beraad plaatsgevonden. In dit hoogste orgaan van de nieuwe overlegstructuur voor vergunningverlening, toezicht en handhaving is naar voren gekomen dat de landelijk voorgestelde kwaliteitscriteria geen wettelijke verankering krijgen in een door het rijk opgestelde AMvB. Er is besloten om de kwaliteitscriteria op te doen nemen in een gemeentelijke verordening. Dit betekent dat de gemeenteraad de verordening vaststelt. Daarmee is het de gemeenteraad en niet het rijk die de inhoud van de kwaliteitscriteria bepaalt. De VNG en IPO hebben samen een modelverordening opgesteld. Die kan als leidraad worden gebruikt. Er moet dus in verordening worden vastgelegd welke kwaliteitscriteria voor de eigen organisatie gaan gelden. Er worden eisen gesteld aan bijvoorbeeld de deskundigheid van het personeel en aan het inrichten van werkprocessen. Daarnaast moet in een gemeenschappelijke verordeing worden vastgelegd welke criteria gelden voor de gemeenschappelijke omgevingsdienst, in casu de FUMO. Per werkgebied van een omgevingsdienst dient de verordening gelijk te zijn. Er wordt vanuit gegaan dat de verordeningen door gemeenten en provincies zijn vastgesteld op het tijdstip dat de wet VTH in werking treedt. Hierbij wordt vooralsnog uitgegaan van 1 januari De modelverordening kan worden overgenomen of als leidraad dienen voor een eigen Friese invulling. Als achteraf blijkt dat de bevoegde gezagen de zorgplicht onvoldoende invullen dan kan de staatssecretaris een algemene maatregel van bestuur opleggen waarin de criteria voor kritieke massa alsnog in een wet verankerd worden. Door zelf de regie te nemen kan dit worden voorkomen. Friese aanpak Inmiddels hebben de Friese gemeenten samen met de provincie Fryslân en de FUMO het initiatief genomen om, gebruik makend van de ruimte die de wet thans biedt, een set VTH-Kwaliteitscriteria te formuleren die aansluit op de Friese situatie. Hiertoe is in een werkgroep een Startnotitie Gezamenlijke Aanpak VTH Kwaliteit opgesteld (zie bijlage 2). In het bestuurlijk VTH-overleg is dit stuk vastgesteld. De wijze waarop dit traject binnen de provincie Fryslân wordt opgepakt, staat beschreven in een startnotitie. Gekozen is voor een projectmatige aanpak, en gelet op ruime betrokkenheid en draagvlak is een breed samengestelde werkgroep ingericht (gemeenten, provincie, FUMO). De stuurgroep bestaat uit: gedeputeerde M. Schrier, wethouder M. Bakker (Súdwest-Fryslân) en wethouder W. Meerdink (Schiermonnikoog). Voor Fryslân wordt één verordening voorbereid om het kwaliteitsniveau van uitvoering basistakenpakket door FUMO vast te stellen door provincie en alle gemeenten. Tevens dient elk bevoegd gezag invulling te geven aan de zorgplicht voor de niet-basistaken, de zogenoemde achterblijvende taken. Een gezamenlijke aanpak heeft als voordelen: - Versterking dienstverlening en integraliteit - Vergemakkelijking samenwerking vanwege uniformiteit - Kennisbehoud en ontwikkeling voor zowel gemeenten/provincie als de Fumo; - Efficiëncy - Invulling van de afstemmingsverplichting ( hoorplicht ) die wederzijds voor provincie, Rijk en gemeenten geldt (toelichting art. 5.4 wetsvoorstel VTH). Gunstig effect van het gezamenlijk VTH-traject is nu al dat gemeenten, provincie en FUMO nader tot elkaar komen, meer begrip krijgen voor de onderling verschillende situaties en standpunten, hetgeen bijdraagt aan saamhorigheid en samenwerkingsbereidheid. Er komt dan een algemeen kader van criteria waaraan de Friese gemeenten willen voldoen. Het is aan de gemeenteraad om de uiteindelijke ambities vast te stellen. Hier zal ook in DDFK verband voorstellen voor worden gedaan.

6 EVENTUELE VOORKEURSVARIANT BURGEMEESTER & WETHOUDERS N.v.t. FINANCIELE CONSEQUENTIES Met dit besluit tot wijziging van de regeling zijn geen extra middelen gemoeid. RISICO'S N.v.t. INSPRAAK N.v.t. Burgemeester en wethouders. 2 Raadscommissie Mienskip en Middels Genoemde raadscommissie heeft dit voorstel besproken in de vergadering van 8 oktober 2015 en legt het voorstel als hamerstuk ter besluitvorming aan de gemeenteraad voor in de vergadering van 29 oktober De griffier.

7 2 De raad van de gemeente Dongeradeel; gelezen het voorstel van het college van 22 september 2015, no. 51/ 15; b e s l u i t : I de jaarstukken 2014 van de FUMO ter kennisgeving aan te nemen; overwegende, dat de kosten voor de FUMO in % lager uitvallen dan in 2015 gelezen het voorstel van het college van 22 september 2015, no. 51/ 15; b e s l u i t : II In te stemmen met de Begroting 2016 van de FUMO; overwegende, dat als gevolg van een wijziging van de Wet Gemeenschappelijke regelingen een wijziging van de Gemeenschappelijke regeling FUMO noodzakelijk is; er afspraken zijn gemaakt in het dagelijks bestuur van de FUMO tot wijziging van de regeling en er tekstuele verbeteringen zijn doorgevoerd, gelezen het voorstel van het college van 22 september 2015, no.51/ 15; gelet op het bepaalde in Wet gemeenschappelijke regelingen en de Gemeenschappelijke regeling FUMO; b e s l u i t : III a. In te stemmen met de wijziging van de artikelen 2,3,4,6,9,10,11,12,17,19,21,22,23,29,30,31,32,34,35,37,38,39 en bijlage 1 van de Gemeenschappelijke regeling FUMO conform de voorstellen van het Dagelijks Bestuur van de FUMO en in te stemmen met het laten vervallen van voorheen artikel 7 jaarprogramma, voorheen artikel 8 jaarverslag en voorheen artikel 24 organisatiestructuur van de Gemeenschappelijke regeling FUMO. b. Aan het college toestemming te geven voor het wijzigen van de Gemeenschappelijke regeling FUMO, overeenkomstig besluit IIIa. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Dongeradeel van 29 oktober De griffier, De voorzitter, A.J. Folbert M.C.M. Waanders Datum afkondiging: Datum inwerkingtreding besluit:

8