Verzonden per post (en in afschrift naar

Transcriptie

1 SeinstravandeLaar B.V. Achter de Vismarkt AD Culemborg Postbus AL Culemborg Gemeente Hellevoetsluis T.a.v. Mevrouw mr. S.J.A. Bronsveld Postbus AA Hellevoetsluis Kenmerk Verzonden per post (en in afschrift naar O Datum 04 maart 2015 Offerte Onderzoek ambtelijke samenwerkingsvarianten tussen gemeenten Brielle, Hellevoetsluis en Westvoorne Geachte mevrouw Bronsveld, Met veel plezier doen wij u hierbij ons voorstel toekomen betreffende het onderzoek naar ambtelijke samenwerkingsmogelijkheden tussen de gemeenten Brielle, Hellevoetsluis en Westvoorne. Ons voorstel is tot stand gekomen op basis van de op 3 februari jl. ontvangen uitnodigingsbrief en opdrachtformulering, ons prettige kennismakingsmakingsgesprek met de selectiecommissie op 18 februari jl. en uw schrijven van 20 februari Het eindresultaat van onze inzet betreft een helder leesbaar en gedragen eindrapport voorzien van een - in nauwe afstemming met de gemeentesecretarissen en bestuurlijke stuurgroep - bepaalde voorkeursvariant van ambtelijke krachtenbundeling. In het proces van totstandkoming van dit rapport zullen we raden, colleges, gemeentesecretarissen, managementteams, medewerkers en medezeggenschap zoveel mogelijk bij het onderzoek betrekken en over het onderzoek informeren. Wij zijn van mening u uitstekend van dienst te kunnen zijn bij dit vraagstuk, omdat de voor u in te zetten adviseurs persoonlijk: a. Veel kennis en ervaring hebben met projecten waarin de toekomst van gemeenten en specifiek het samenwerkingsvraagstuk centraal staat, wat blijkt uit: i. De onderzoeken die we hebben uitgevoerd naar ambtelijke samenwerkingsmogelijkheden tussen gemeenten. ii. De processen die we hebben mogen begeleiden tot politiek-bestuurlijke besluitvorming over diverse varianten op ambtelijke samenwerking. iii. De vele producten die wij in het kader van voornoemde processen mochten opstellen, zoals visiedocumenten, variantenanalyses, businesscases, bedrijfsplannen en inrichtingsplannen. b. Recente (2013 heden) ervaringen hebben opgedaan, die we graag ook voor u inzetten: i. Onderzoek ambtelijke samenwerkingsmogelijkheden BUCH-gemeenten; ii. Onderzoek ambtelijke samenwerkingsmogelijkheden Houten Wijk bij Duurstede; iii. Evaluatie bestuurlijke en ambtelijke aansturing BEL Combinatie; iv. Procesbegeleider ambtelijke fusies BUCH-gemeenten, SED-gemeenten en Meierij; Pagina 01

2 v. Procesbegeleiding ambtelijke samenwerking bedrijfsvoeringstaken Meerinzicht, A2- gemeenten, IBO en BNW-gemeenten; vi. Onderzoek ambtelijke samenwerking 3D s A2-gemeenten; vii. Projectleiding samenwerking bedrijfsvoering 13 gemeenten regio Holland Rijnland. c. Voortdurend actief zijn op het gebied van intergemeentelijke samenwerking, zoals blijkt uit het feit dat wij: i. Initiatiefnemer zijn van het Landelijk Kennisplatform Ambtelijkefusie.nl, een initiatief gesteund door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) en de Vereniging van Gemeentesecretarissen (VGS). ii. Regelmatig bijeenkomsten organiseren voor bestuurders en managers over het thema ambtelijke samenwerking, zoals die van 9 april a.s. met als titel Ambtelijk fuseren: Hype of toekomst?. iii. Veel publiceren over het vraagstuk intergemeentelijke samenwerking, waaronder het boek Samen Sterker; samenwerking tussen gemeenten geanalyseerd en de handreiking Ambtelijk fuseren? GROEI!. De hiervoor uiteengezette kennis en ervaring zetten wij graag ook in voor uw vraagstuk. Bovenal hebben we er erg veel zin in om deze voor u en ons belangrijke opdracht te mogen uitvoeren. Ons voorstel is als volgt opgebouwd: 1. Korte achtergrondschets van uw vraagstuk; 2. Reikwijdte en resultaat van de opdracht; 3. Wij stellen de volgende pragmatische aanpak voor; 4. Wij zetten graag een ervaren team voor u in; 5. Planning, kosten en afspraken. 1. Korte achtergrondschets van uw vraagstuk Zoals ook in de startnotitie Voortaan Voorne staat aangegeven, is samenwerking op Voorne niet nieuw. De gemeenten Brielle, Hellevoetsluis en Westvoorne werken reeds op strategisch, beleidsmatig en operationeel niveau met elkaar (en andere gemeenten) samen. De laatste jaren is intensief overleg gevoerd over en onderzoek gedaan naar onder meer de bestuurskracht van de drie gemeenten en naar potentiële samenwerkingsmogelijkheden. Naar aanleiding van de in 2013 en 2014 uitgevoerde individuele en regionale bestuurskrachtmetingen op Voorne, realiseerden de drie gemeenten zich immers dat een nauwere regionale krachtenbundeling en onderlinge samenwerking noodzakelijk is om beter bestand te zijn tegen de toekomstige opgaven en uitdagingen. In oktober 2014 lieten de fractievoorzitters van de gemeenteraden van Brielle, Hellevoetsluis en Westvoorne weten dat onderlinge samenwerking in hun ogen voordelen zou kunnen opleveren op het gebied van schaal, kosten, kwaliteit van dienstverlening, kennis en expertise. De drie colleges hebben vervolgens aangegeven de mogelijkheden tot versterking van de onderlinge ambtelijke samenwerking te willen laten onderzoeken. De bestuursopdracht die in november 2014 aan de drie gemeentesecretarissen is gegeven is hiervan een gevolg. Daarin wordt gevraagd om een onderzoek uit te voeren naar ambtelijke samenwerkingsmogelijkheden tussen de drie gemeenten. Pagina 02

3 Uit dit onderzoek moet concreet blijken op welke vakgebieden vruchtbaar samengewerkt kan worden, wat daarvan de financiële implicaties zijn en hoe een dergelijk proces nader kan worden ingericht en geformaliseerd. U heeft aan ons gevraagd een voorstel te doen om te komen tot een eindrapport dat antwoord geeft op deze elementen. In deze offerte gaan wij hier graag op in. 2. Resultaat en reikwijdte van de opdracht U heeft zes onderzoeksvragen geformuleerd inzake de ambtelijke samenwerkingsmogelijkheden tussen Brielle, Hellevoetsluis en Westvoorne: 1. Welke reeds bestaande samenwerkingsverbanden tussen de drie ambtelijke organisaties op Voorne zijn er en kunnen mogelijk worden versterkt? 2. Op welke overige vakgebieden kunnen de gemeenten in de (nabije) toekomst nauw samenwerken? 3. Wat is voor deze vakgebieden en onderwerpen de mogelijke winst op het gebied van: a. Het verbeteren van klantgerichtheid en dienstverlening b. Het verhogen van de kwaliteit c. Het verminderen van de kwetsbaarheid d. Het versterken van kansen voor medewerkers e. Het realiseren van kostenreductie 4. Op welke wijze kan de samenwerking het best worden georganiseerd? Hoe kan de bestuurlijke aansturing het beste worden vormgegeven? Welke juridische vorm wordt hiervoor geadviseerd? 5. Hoe zien we het verdere proces tot formalisering van de ambtelijke samenwerking tussen de drie gemeentelijke organisaties? Waarbij met name van belang is: hoe worden gemeenteraden, colleges, fractievoorzitters, OR-en, GO s en ambtelijke organisaties zo goed en zo zorgvuldig mogelijk betrokken bij het onderzoek en de vervolgstappen (procesgang)? 6. Wat wordt gezien als het haalbare tijdpad bij de concretisering en de implementatie van de ambtelijke samenwerking tussen de drie gemeentelijke organisaties? Wij zullen deze zes vragen beantwoorden in een helder eindrapport, waarbij een concrete voorkeursvariant voor ambtelijke samenwerking (vraag 4) beredeneerd zal worden gepresenteerd. Uiteraard in nauwe ambtelijke en bestuurlijke afstemming. Het eindrapport zal de resultante zijn van een onderzoek naar feiten en meningen van betrokkenen, van een gezamenlijk doorlopen proces van politiek, bestuurlijke en ambtelijke afstemming en verbinding én van expertmatige inbreng van ons als adviseurs ten aanzien van mogelijke samenwerkingsvormen (juridisch construct, aansturing, voor- en nadelen) en het beoogde vervolgproces. Met de vaststelling van het eindrapport in de bestuurlijke stuurgroep ronden wij formeel deze opdracht af. De procesgang daarop volgend en de daartoe benodigde voorbereidende en begeleidende activiteiten, zoals voorgenomen besluitvorming in colleges, adviesaanvraag ondernemingsraden, definitieve besluitvorming in colleges, behandeling in commissies en uiteindelijke besluitvorming in raden vallen buiten de reikwijdte van deze offerte. Uiteraard denken wij ook in die fase van het proces graag met u mee, maar daarover maken we dan graag op dat moment aanvullende zakelijke afspraken. Pagina 03

4 De vraag die bij medezeggenschap, bestuur en politiek uiteindelijk op grond van dit eindrapport voorligt is of zij ermee kunnen instemmen dat de gepresenteerde voorkeursvariant voor ambtelijke samenwerking verder uitgewerkt mag worden in de vorm van een bedrijfsplan. Van onomkeerbare besluitvorming is in deze fase dus nog geen sprake. In een bedrijfsplan worden aspecten als het juridisch construct (bestuurlijke samenstelling, stemverhouding, besluitvorming), de bestuurlijke (grip colleges) en ambtelijke aansturing (directiemodel), de taken en formatie(ontwikkeling), het organisatiemodel (structuur en sturing), de cultuur en werkwijzen, de huisvesting en de financiële impact (begroting, verrekening) diepgaand uitgewerkt. Het bedrijfsplan vormt de basis voor onomkeerbare besluitvorming door de colleges en raden (definitief go ). 3. Wij stellen de volgende pragmatische aanpak voor U heeft ons gevraagd om een (globaal) plan van aanpak uit te werken waarmee we het proces van onderzoek en begeleiding concreet in kaart brengen. Wij zien dit plan van aanpak als kader voor de opzet en uitvoering van het gezamenlijk te doorlopen traject. Daarbij betrachten wij de flexibiliteit in aanpak en proces die nodig en/of wenselijk is omwille van het eindresultaat; politiek-bestuurlijke besluitvorming over de in het eindrapport gepresenteerde voorkeursvariant voor ambtelijke samenwerking. Stap 1 Eerste bijeenkomst regieteam Graag vangen we het onderzoeksproces aan met een startgesprek met het regieteam, op maandag 16 maart aanstaande. Wij beschouwen het regieteam als onze opdrachtgever voor dit onderzoek. Tijdens deze eerste bijeenkomst stemmen we graag dit plan van aanpak nader af, maken we afspraken over een aantal praktische zaken, de planning, de projectorganisatie en de bijeenkomsten voor de werksessies per taakveld. Ook maken we afspraken over de wijze waarop communicatie over het proces wordt vormgegeven en de momenten en wijze waarop we de raden/klankbordgroep en OR-en betrekken tijdens het proces. Als input voor deze bijeenkomst stellen wij een meer gedetailleerde (excel)planning op van te doorlopen stappen, de daarbij betrokkenen en de daaraan gerelateerde data. Stap 3 - Uitvoeren van de 0-meting Om in beeld te krijgen waar de gemeenten op bepaalde domeinen/taakvelden nu staan, welke impact in- en externe ontwikkelingen daarop nog zullen hebben en wat de verwachtingen zijn ten aanzien van de kansen als gevolg van ambtelijke samenwerking, voeren we een 0-meting uit. Deze 0-meting geven we vorm aan de hand van vier sporen: a. Documentenanalyse; b. Gesprekken/interviews met betrokkenen; c. Werksessies per domein/taakveld met vertegenwoordigers uit drie gemeenten; d. Uitvraag van feiten op het gebied van P&O (formatie) en Financiën (begrotingscijfers). 2a. Documentenanalyse Om een juist en volledig beeld te krijgen van reeds uitgevoerde onderzoeken, reeds genomen stappen in het samenwerkingsproces en bestaande samenwerkingsrelaties, nemen wij aan de voorkant van het proces graag kennis van enkele kerndocumenten. Wij denken daarbij aan: a. Bestuurskrachtmetingen; b. Programmabegrotingen, paragrafen verbonden partijen; c. Persberichten; Pagina 04

5 d. Verslagen bestuurlijke stuurgroepen; e. Verslagen regieteam; f. Eventuele schriftelijke afspraken over bestaande samenwerkingsrelaties. Deze documentenanalyse vormt voor ons een belangrijke basis voor de gesprekken. 2b. Gesprekken/interviews met betrokkenen Om beelden/meningen ten aanzien van de huidige situaties en vooral ook de belangen en verlangens ten aanzien van de beoogde ambtelijke samenwerking op te halen, stellen wij voor met de volgende gremia een gesprek (1 tot 1,5 uur) te voeren: 1. Colleges van B&W (per college een gesprek) 2. Gemeentesecretarissen (per gemeente een gesprek) 3. Managementteams (per gemeente een gesprek) 4. Voorzitters van de drie OR en (gezamenlijk gesprek) 5. Sleutelfiguren; controller/strategisch adviseur (per gemeente een gesprek) Ophalen van beelden en verwachtingen van raden/fractievoorzitters en hen informeren over het proces doen we graag via twee bijeenkomsten van een te formeren klankbordgroep uit de raden, samen te stellen uit fractievoorzitters/woordvoerders samenwerking per raad. 2c. Werksessies per domein/taakveld met vertegenwoordigers uit drie gemeenten De werksessies worden uitgevoerd op de verschillende (hoofd)domeinen binnen de drie gemeenten. Deze werkvelden bepalen we graag nader met u, maar wij denken aan tenminste aan de domeinen sociaal, ruimtelijke ontwikkeling, ruimtelijk beheer, bedrijfsvoering en dienstverlening. Eventueel nog onder te verdelen, maar wij streven omwille van beheersbaarheid en het karakter van deze onderzoeksfase (niet té gedetailleerd) naar maximaal zes werksessies. Tijdens de werksessies worden per domein/taakveld met name kwalitatieve aspecten in beeld gebracht, zoals: de beelden ten aanzien van huidige kwaliteit en kwetsbaarheid van de individuele gemeenten, de bestaande samenwerkingsrelaties en de kansen die betrokkenen (leidinggevenden en medewerkers) ervaren door samenwerking op de door u geformuleerde vijf 5K s (klantgericht, kwaliteit, kwetsbaarheid, kansen voor medewerkers en kosten). 2d. Uitvraag van feiten op het gebied van P&O en Financiën De kwantitatieve informatie, die noodzakelijk is voor een gedegen variantenanalyse, vragen wij graag via een door ons ontwikkeld format uit via de betrokken P&O ers en medewerkers Financiën vanuit de drie gemeenten. Het gaat dan om zaken als een overzicht van huidige taken en formatie en verwachtte uitstroom van medewerkers en inzicht in de huidige (bedrijfsvoerings)kosten, zoals personele kosten, personeelsgerelateerde kosten, facilitaire kosten en ICT-kosten. Om tot een juiste vergelijkbaarheid tussen de aangedragen feiten te kunnen komen, ramen wij dat zowel op het terrein van P&O als op het gebied van Financiën ieder twee bijeenkomsten nodig zijn. Stap 3 Analyseren verkregen onderzoeksmateriaal uit stap 2 Op basis van de veelheid aan meningen en feiten die in het kader van stap 2 zijn verkregen, maken wij een analyse per gemeente, per domein/taakveld in relatie tot de 5 K s. Een analyse waarover wij expertmatig een overall beeld zullen geven. Uw onderzoeksvragen 1 tot en met 3 zullen wij in deze stap beantwoorden. Pagina 05

6 Stap 4 Analyses afzetten tegen de vier varianten van ambtelijke samenwerking De uitkomsten van stap 3 zullen we vervolgens expertmatig afzetten tegen vier varianten van ambtelijke samenwerking: 1. Informele samenwerking 2. Matrixconcept; iedere gemeente voert één of enkele taken uit voor de andere gemeenten 3. Shared Service Organisatie; een aantal, maar niet alle taken, wordt samengevoegd in aparte entiteit 4. Ambtelijke fusie; alle ambtelijke taken en capaciteit wordt gebundeld We hanteren daarbij extreme varianten, waarbij we ons realiseren dat bijvoorbeeld het concept van ambtelijke fusie in de dagelijkse praktijk meerdere verschijningsvormen kent. Echter, voor de uitspraak over de voorkeursvariant is het naar onze mening zinvol om voor deze fase te werken met extreme varianten die de discussie zo scherp mogelijk maken. In een volgende fase kunnen dan afwegingen worden gemaakt om tot de invulling van de beoogde variant te komen, die het best past bij de context van deze drie gemeenten. In de variantenanalyse schetsen we per variant de kenmerken, geven we de mogelijke impact van iedere variant weer ten opzichte van de onderscheiden 5 K s en 2G s (grip en gemeentelijke kleur) in relatie tot de uitkomsten van de analyse uit stap 3 en brengen we per variant de voor- en nadelen in beeld, mede op basis van praktijkervaringen met deze varianten elders in het land. Deze variantenanalyse zullen wij expertmatig voorzien van een naar onze mening best passende variant, gezien de analyses uit stap 3. Stap 5 Werksessie met regieteam en bestuurlijke stuurgroep ter bepaling voorkeursvariant In een tweetal werksessies (achtereenvolgens met regieteam en bestuurlijke stuurgroep) nemen we betrokkenen mee in de resultaten van onze variantenanalyse uit stap 4. We bezien in gezamenlijkheid of in eerste instantie het regieteam en vervolgens de bestuurlijke stuurgroep de redeneringen onderschrijven en zich achter de voorkeursvariant kunnen scharen. Stap 6 Nadere duiding voorkeursvariant Nadat de voorkeursvariant in de bestuurlijke stuurgroep is bepaald, zullen we deze variant nader duiden. Hoe werkt het beoogde samenwerkingsmodel (conceptueel), welk juridisch construct zou daar goed bij passen en hoe kan de (bestuurlijke) aansturing erop worden vormgegeven. Ook kunnen we de voorkeursvariant voorzien van meer gedetailleerde doorkijk op de mogelijke financiële impact ervan. We zullen daarbij in deze fase echter nog vooral uitgaan van kengetallen en deze projecteren op de aangedragen feiten vanuit financiën in stap 2d. Stap 7 Opstellen eindrapport De uitkomsten van voorgaande onderzoeksstappen zullen wij laten landen in een helder uitgeschreven eindrapport. In het eindrapport zullen wij een expliciet antwoord geven op uw zes onderzoeksvragen. In deze stap 7 zullen wij dus ook de onderzoeksvragen 5 en 6 (vervolgproces en betrokkenheid gremia) voor u uitwerken. Wij zullen het concept eindrapport in week 24 ten finale bespreken in regieteam en bestuurlijke stuurgroep en het definitief eindrapport in week 25 (uiterlijk 19 juni) opleveren. Waarmee onze opdracht formeel is afgerond. Door oplevering van het eindrapport in week 25, verwachten wij dat het nog mogelijk zou moeten zijn om in de de drie colleges nog voor het zomerreces tot een voorgenomen besluit te kunnen komen (week 27). Aansluitend treedt de adviestermijn van de OR-en in werking, alsmede de verdere besluitvormingsprocedure van definitieve besluitvorming in colleges en behandeling in commissies en besluitvorming in raden. Pagina 06

7 In onze detailplanning (ten behoeve van stap 1), zullen wij het besluitvormingsproces meenemen om u tijdig een goed inzicht te geven in de te verwachten doorlooptijden en het finale moment van besluitvorming in de raden. 4. Enkele suggesties voor projectorganisatie en proces Om tot een breed gedragen eindrapport te komen is het van belang dat belanghebbenden tussentijds betrokken en/of geïnformeerd worden over proces en inhoud van het onderzoek. Wij stellen daarom voor in de uit te werken detailplanning uit te gaan van de volgende gremia binnen de projectorganisatie, met de daarbij vernoemde frequentie van overleg: Overlegvorm Deelnemers Rol Frequentie (v.a ) Klankbordgroep Fractievoorzitters/woordvoerders van de drie gemeenteraden Kaderstellend/richtinggevend en informeren/bijpraten over proces en inhoud onderzoek 2x in onderzoeksproces Bestuurlijke stuurgroep Drie burgemeesters en drie gemeentesecretarissen (op nader te bepalen momenten aangevuld met portefeuillehouders Financiën/Bedrijfsvoering) Bepalen koers onderzoek en vaststellen eindresultaat ten behoeve van besluitvorming in colleges en raden 1x per maand op maandagen, waarbij frequentie omhoog kan gaan richting einde onderzoek Regieteam Drie gemeentesecretarissen en strategische bestuursadviseurs Aansturing onderzoek en voorbereiden bestuurlijke stuurgroep 1x per 2-weken op maandag, waarbij frequentie waar onderzoek dat vraagt omhoog kan gaan Managementteams Managementteams drie gemeenten Informeren over proces en inhoud onderzoek Structureel door gemeentesecretarissen in MT en op 1 moment in proces collectief informeren OR-overleg Voorzitters/DB van de drie OR-en Tussentijds informeren over proces en inhoud onderzoek en vragen om formeel advies op eindrapport 2x in onderzoeksproces Werkgroepen Leidinggevenden/medewerkers per domein/taakveld per gemeente Aanleveren kwantitatieve en kwalitatieve bijdragen Gedurende stap 3, in onderling overleg met onderzoekers Pagina 07

8 5. Wij zetten graag een ervaren team voor u in Wij stellen graag drs. Stan van de Laar voor als uw projectleider. Stan heeft een bestuurs- en bedrijfskundige achtergrond en ruim 15 jaar ervaring als organisatieadviseur binnen de lokale overheid. Stan deed meer dan tien jaar ervaring op bij de grote advieskantoren (BDO en PricewaterhouseCoopers) en is sinds begin 2010 adviseur/partner bij SeinstravandeLaar B.V. Hij is auteur van het boek Samen sterker; samenwerking tussen gemeenten geanalyseerd en de publicatie Ambtelijk fuseren? GROEI! en is initiatiefnemer van het Landelijk Kennisplatform Ambtelijkefusie.nl, een initiatief gesteund door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) en de Vereniging van Gemeentesecretarissen (VGS). Stan houdt zich vooral bezig met onderzoek naar en de vormgeving en doorontwikkeling van intergemeentelijke samenwerkingsverbanden, op het terrein van de bedrijfsvoering, het sociaal domein tot aan volledige ambtelijke fusies. Stan vervult daarbij veelal de rollen van onderzoeker, politiek-bestuurlijk procesbegeleider, projectleider en inhoudelijk deskundige/adviseur. In de rol van procesbegeleider draagt Stan vooral zorg voor betrokkenheid van medewerkers, (top)management, medezeggenschap, bestuur en politiek. Resultaatgerichtheid in termen van het behalen van deadlines en het realiseren van politiek-bestuurlijke besluitvorming en het creëren van verbinding en draagvlak zijn kenmerkend in het handelen van Stan in deze rol. In de rol van inhoudelijk deskundige/onderzoeker geeft Stan (met medewerking van het team van adviseurs binnen SeinstravandeLaar) invulling aan (tussen)producten voortkomend uit deze samenwerkingsprocessen, zoals visiedocumenten, businesscases, variantenanalyses, bedrijfsplannen en inrichtingsplannen. Daarbij heeft Stan veel expertise opgebouwd rondom de keuzes die binnen deze processen gemaakt moeten worden op het terrein van bestuurlijk-juridische vormgeving van samenwerkingsverbanden, governancemodellen, de organisatorische inrichting en aansturing, de financiële (opstartkosten, desintegratie- en frictielasten, exploitatiebegrotingen, kostenverdeelsleutels en terugverdientermijnen) en de personele aspecten. Enkele recente (2013 heden) referentieprojecten van Stan rondom samenwerkingsvraagstukken: - Adviseur/onderzoeker ambtelijke samenwerkingsvarianten Houten Wijk bij Duurstede; - Onderzoek ambtelijke samenwerkingsvarianten BUCH-gemeenten; - Projectleider ambtelijke fusie gemeenten Bergen, Uitgeest, Castricum, Heiloo (BUCH); - Projectleider ambtelijke fusie gemeenten Boxtel, Haaren, Sint-Michielsgestel en Vught (Meierij); - Projectleider ambtelijke fusie gemeenten Stede Broec, Enkhuizen en Drechterland (SED); - Projectleider van de vorming van de gezamenlijke afdeling bedrijfsvoering (alle PIJOFACH-taken) tussen de gemeenten Ermelo, Harderwijk en Zeewolde (Meerinzicht); - Projectleider, van de vorming van de shared service organisatie (alle PIJOFACH-taken) van de gemeenten Cranendonck, Heeze-Leende en Valkenswaard; - Adviseur vorming Intergemeentelijke BedrijfsvoeringsOrganisatie; Almelo, Borne, Enschede, Losser; - Projectleider regionalisering brandweerzorg 21 gemeenten Zuidoost-Brabant; - Projectleider vorming Regionale Uitvoeringsdienst Utrecht; - Onderzoek bestuurlijke en ambtelijke aansturing BEL Combinatie. Stan heeft een drive voor maatschappelijke vraagstukken en werkt graag in nauwe afstemming met zijn opdrachtgevers aan een efficiëntere en effectievere inrichting van het openbaar bestuur in Nederland. Hij realiseert impact binnen de klantorganisatie door betrokkenheid, resultaatgerichtheid, veel inzet en energie en het nodige plezier. Pagina 08

9 In zijn rol als projectleider wordt Stan in uw proces ondersteund door drs. Marlieke van Gulick. Marlieke is als adviseur werkzaam bij SeinstravandeLaar en is betrokken bij verschillende projecten rondom strategische visievorming, samenwerking, ambtelijke fusies en bedrijfsvoering. Marlieke concentreert zich daarbij op gemeenten, provincies en omgevingsdiensten. De afgelopen maanden was Marlieke projectleider in de regio Leiden waar ze voor 13 gemeenten een bedrijfsvoeringsorganisatie heeft opgezet specifiek voor de jeugdzorgtaken. Bovendien is ze als adviseur betrokken (geweest) bij diverse projecten waar intergemeentelijke samenwerking en ambtelijke fusies centraal staan: - Ambtelijke fusie gemeenten Bergen, Uitgeest, Castricum, Heiloo (BUCH); - Shared service organisatie (alle PIJOFACH-taken) van de gemeenten Cranendonck, Heeze-Leende en Valkenswaard; - Intergemeentelijke BedrijfsvoeringsOrganisatie (IBO) van de gemeenten Almelo, Borne, Enschede, Losser; - Bedrijfsvoeringssamenwerking van de gemeenten Buren, Neder-Betuwe en West Maas en Waal; - Samenwerkingsverband provincies Drenthe en Groningen inzake transitie Dienst Landelijk Gebied. Marlieke vindt het van groot belang om in een samenwerkingsproces optimaal draagvlak te creëren en houdt dit aspect dan ook altijd in het oog. Namens SeinstravandeLaar is de heer drs. Stan van de Laar eindverantwoordelijk voor deze opdracht. Dat betekent dat alle activiteiten onder regie en eindverantwoordelijkheid van hem staan. Stan zal alle bijeenkomsten met klankbordgroep, bestuurlijke stuurgroep, regieteam en medezeggenschap begeleiden/bijwonen en zal in die zin als projectleider een zichtbare en actieve rol in uw proces vervullen. Tevens zal hij de gesprekken met colleges, gemeentesecretarissen, managementteams en OR-en medevoeren en een actieve bijdrage leveren aan de analyses en het eindrapport. Marlieke zal naast Stan ook aanwezig zijn bij in ieder geval de bijeenkomsten met bestuurlijke stuurgroep en regieteam, zodat van interne overdracht van bespreekpunten tussen Stan en Marlieke geen sprake hoeft te zijn. Marlieke zal de documentenanalyse en werksessies per domein/taakveld voor haar rekening nemen, zal bijeenkomsten voorbereiden qua agenda en stukken en zal een bijdrage leveren aan de analyses en het eindrapport. 6. Planning, kosten en afspraken Voor het beoogde resultaat van deze opdracht voorzien wij de volgende activiteiten en de daaraan gerelateerde inzet in dagen en doorlooptijden: Stap Activiteiten Inzet in dagen Planning 1 Eerste bijeenkomst regieteam (16 maart) Opstellen (excel) detailplanning 1,0 week 11/12 2a Documentenanalyse 2,0 week 13/14 2b Interviews met betrokkenen, incl. voorbereiding Uitgaande van 13 gesprekken, 1 of 2 adviseurs 5,0 week 15 t/m 17 Pagina 09

10 Stap Activiteiten Inzet in dagen Planning 2c Werksessies per domein/taakveld met vertegenwoordigers uit drie gemeente, incl. voorbereiding Uitgaande van 6 sessies, 1 adviseur 3,0 week 15 t/m 17 2d Uitvraag van feiten op het gebied van P&O (formatie) en Financiën (begrotingscijfers), incl. opstellen formats en tussentijdse beantwoording vragen Uitgaande van totaal 4 sessies, 1 adviseur 2,0 week 15 t/m Analyse onderzoeksmateriaal uit stap 3 2,0 week Variantenanalyse Uitgaande van 4 varianten 2,0 week 19 en Werksessies met regieteam en bestuurlijke stuurgroep om te komen tot een voorkeursvariant, inclusief voorbereiding en begeleiding Uitgaande van 2 sessies, 2 adviseurs 1,0 week 20/21 6. Nadere duiding voorkeursvariant, incl. financiële analyse 2,0 week 21/22 7. Opstellen concept eindrapport en bijstellen tot definitieve versie, incl. uitwerking onderzoeksvragen 5 en 6 4,0 week 22 t/m Aanvullende overleggen met de projectorganisatie (naast voornoemde uit stap 1 t/m 7), inclusief voorbereiding en uitwerking Uitgaande van 3x bestuurlijke stuurgroep en 5x regieteam (2 adviseurs) 3,0 week 11 t/m 25 TOTAAL 27 De uitvoering van voornoemde werkzaamheden kunnen wij u aanbieden voor een gemiddeld dagtarief van 1.100,-. Dat betekent dat de kosten voor onze ondersteuning uitkomen op een bedrag van ,- exclusief BTW en inclusief 3% reis- en bureaukosten. Binnen de reikwijdte van de beschreven aanpak, het benoemde eindresultaat en de daartoe uitgewerkte activiteiten zien wij ons prijsvoorstel als fixed price. Het voorstel zal zonder uw schriftelijke toestemming niet worden overschreden. Pagina 10

11 Overlegmomenten met klankbordgroep raden, ondernemingsraden en managementteams vallen buiten de reikwijdte van dit prijsvoorstel. Ook de procesbegeleiding aangaande het besluitvormingsproces dat in werking treeft vanaf het moment van vaststelling van het eindrapport in de bestuurlijke stuurgroep, valt buiten de reikwijdte van dit prijsvoorstel. Gedurende het proces zullen we samen bezien wat u daarin van ons al dan niet verwacht en welke zakelijke afspraken we daarover aanvullend moeten maken. Op onze dienstverlening kunnen wij de door u aangegeven Algemene Inkoopvoorwaarden voor levering en diensten gemeente Hellevoetsluis (20 augustus 2013, nr ) van toepassing verklaren. Indien u akkoord bent met deze aanbieding ontvangen wij graag een door u ondertekend exemplaar van deze offerte retour. Bij voorbaat dank voor het gestelde vertrouwen. Wij zien uit naar een plezierige en constructieve samenwerking. Met vriendelijke groeten, SeinstravandeLaar B.V. Voor akkoord: Gemeente Hellevoetsluis De heer drs. J.M. (Stan) van de Laar Partner Mevrouw mr. S.J.A. Bronsveld Afdelingshoofd Bestuurs- en Managementondersteuning Pagina 11