Verslag bestuursvergadering , nr. 52. Aanwezig: Dirk Koen Afwezig: Wim (mk) Arno (mk)

Transcriptie

1 Verslag bestuursvergadering , nr. 52 Aanwezig: Dirk Koen Afwezig: Wim (mk) Arno (mk) Luc Roeland Louis Thomas Sheila Edwin Locatie: Interieur Philippaerts Home, Herentalsebaan 258, 2160 Wommelgem 1. Opening Voorzitter opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom. 2. Ingekomen stukken en mededelingen Pynnock tent 10 x 15 meter opbouw 9 augustus houten vloer kunnen geen podiums regelen. (dirk gaat kijken hoe het zit met vervoer) Pynnockridderrs komen ook naar de beurs in ornaad, moeten nog even kijken hoe of wat. 3. Verslag vorige vergadering Verslag geen bijzonderheden 4. actiepuntenlijst Lopende actiepunten Wifi Code Thomas Gaat erachteraan 16/02 Comic Station Wim Loopt nog Vitrinekast 2 x 2 Louis-Dirk-Sheila Loopt nog Hobby Ruimte Allen Leden? Geen nieuws momenteel. Mail van de gemeente rond gegaan van lege ruimte. CTS is gemist hierin. Dirk houd het in de gaten. Formulier maken Portretrecht Roeland Feb 2018 Roeland voorziet voor de beurs een formulier voor de fotograaf Formulier maken Auteursrecht Roeland Sheila Feb 2018 Roeland Formulier voor diobouwers Niet accoord gaan met fotos dat de organisatie foto s publiceerd kunnen worden. Een regel maken op het formulier voor de deelnemers. Ledenlijst Persoonsgegevens Sheila-Roeland Loopt Klicky of the Month Januari Sheila Wordt ivm beurs overgeslagen Maart wordt de eerste Beurs Hasselt Playmobil hoek Wim Nov 2018, loopt Ledenvoordelen 2018 Sheila Eind Januari zijn met nieuwsbrief verzonden Beurs Persbericht Sheila Half Januari gestuurd Zwaarden Schilderen Dirk Zwaarden moet nog geschilderd worden 1

2 Regelement aanpassen ivm Lidgeld Dirk Vergadering 19-1, Beslist dat je niet meer met 10 euro, vanaf 1 november lid worden voor volgend jaar. Regelement aanpassen. Playmo Cache Loopt door. Nieuwsbrief Sheila Edwin Roeland Eind Januari, is verstuurd Zaal regelen diodag te Ranst Roeland geregeld Diner regelen met Familiedag De Luc brouwerij Contact gehad met de Peterus kunnen de zaal hebben 75 euro zelf regelen of via hun. Kinderen is er een binnen en buitenspeeltuin. Haspengouw, meer info Genelom Wim Meer info, loopt nog Dirk is langs geweest. Op het weekend van 16 september (Luik) Mensen huren de sporthal en hebben op vrijdag avond een feest voor jeugd zaterdag een slagersfestival en zondag legobeurs. Dit werkte niet en hadden gehoopt dat we dat konden overpakken. De zaal is pas zondag om 5.00uur beschikbaar. Op balkon misschien daar kunnen diorama s bouwen 4 op 1 meter. Verkopers Geef tot 15 maart om een beslissing te nemen. Misschien een speeldag organiseren. Beurs stad Tienen, meer info Wim, Thomas Meer info, loopt nog 5. Ledenwerking & voordelen 79 leden momenteel 6. Goed doel Apen zijn ingepakt Goed doel 2019 mogelijke opties : o Hachiko vzw.? Die trainen hulphonden. Kost euro opleiding. De hond van de Spielwarenmesse? o Roeland :Feestvarken vzw. Geld inzamelen om feestjes te organiseren voor kinderen die het minder hebben. Een ieder nadenken over een goed doel voor Er moet met het goed doel wel een goede relatie worden opgebouwd. Stuur de ideeën even door dan kan het de volgende vergadering besproken worden. 2

3 7. Financieel overzicht Euro 6.950,- Lidgelden en deelnemers van de beurs zijn binnen, nog niet allemaal. Sponsoren komen ook langzaam binnen. 8. Beurs 2018 Annulering van Stefan Sternkicker, heeft het aan zijn hart en heeft in het ziekenhuis gelegen. Hij heeft een mail gestuurd dat hij helaas niet kan komen. Facebook reclame nog zin? (Sheila) Is opgestart inmiddels Verandering van de gemeente. De gemeente wil niet gerelateerde evenementen alleen in de maanden juli en augustus. Definitief is het nog niet. Eind februari is er een gemeentevergadering over. In Meerhout zaal 1000 euro. Roeland misschien is een geschikte locatie een schoolgebouw. 9. Eigen evenementen (kalender) 14 april 2018: Algemene vergadering en diobouwdag in Ranst (plaats te bepalen) Organisatie diodag. De zelfde formule als de vorige keer. Eten in de avond op eigen gelegenheid. Roeland gaat vragen of de zaal in de avond ook nog kan. En dan een pizza of kabab eten. o o o Vergadering Spuiten, Styrodur en zagen Verkoop materiaal en gereedschappen Dirk maakt evenement aan met dagindeling Thomas doet inkopen. 30 juni 2018: Familiedag in de Snoek (Alveringem) België (onder voorbehoud) Voorstel van Roeland bespreken (Roeland) De snoek rondleiding met gids 50 euro en deelname 10 p.p. arr. volksspelen, entree cadeau. Er zijn 2 of 3 dranken inbegrepen. Alles kan de dag zelf geregeld worden. Er kan ook een gewone rondleiding met proeverij. Allen rondleiding met gids 50 euro. Roeland laat de reservatie staan tot nu toe. Volgende bestuursvergadering kijken wat we gaan doen en dan beslissen. (Roeland + Luc) 12 augustus 2018: Familiedag op de Kasteelfeesten Horst met de Slag bij Woeringen en diobouwdag (diobouwdag onder voorbehoud) Wachten op de Pynnock ridders wat hun kunnen organiseren 13 oktober 2018: diobouwdag in Nederland De dag moet nog verder worden ingedeeld. Zelfde zaal als vorige keer, De Raayberg. We moeten een thema verzinnen. Actie (Sheila) 10. Het jaar 2019 Thema 2019 Pynnock, wie, wat, hoe. Denk er een over na hoe we dit aan kunnen kleden. Misschien de beurs in een thema maken? Het hoogtepunt beurs, einde Pynnock jaar? Een jaar in een thema zetten? Is dit verstandig, denk allen erover na. Dio voor dummies, waar Materiaal eventueel externe raadplegen. Een leverancier van een bepaald product of werkwijze. Allen erover nadenken 3

4 11. Externe beurzen / evenementen Welke beurzen bezoeken we of zijn we aanwezig in Maart Frankrijk April Seneffe Kleine Pynnock & (Evt Roeland) Mei Ricardo Gilze Rije in de vorm van Wim (verkoop) Augustus LuxPlaymodays Kleine Pynnock &1-2-3 September Luik? November Vise? 12. Toekomst Connect Magazijn werkplek prioriteit? (Koen) staat op actielijst. Sheila en Dirk hebben beide iets op het oog maar dit is voor na de beurs. Weekend voor lange termijnplanning. Volledig bestuur, of wie zin heeft? Draaiboek voor te bespreken thema s dan klaarmaken. (Koen) Vergadering moet worden gepland. Als er meer dan 50% van bestuur aanwezig is dan kunnen er beslissingen genomen worden. Dagelijks bestuur met als doel grote lijnen uitzetten met een beperkt aantal leden. Op reis met heel het bestuur of niet? Denk allen erover na. Profileren binnen bedrijven en organisaties? Is CTS hiertoe in staat. (Koen) Niet besproken 13. Rondvraag Dirk; Een vraag ontvangen van iemand om een beurs te organiseren, Dirk gaat langs om eens te praten met deze mensen. Sheila meldt dat zij en Edwin de volgende vergadering niet aanwezig kan zijn. Iemand moet het verslag maken voor deze vergadering. Thomas zal het verslag maken voor de volgende vergadering. Luc heeft op een paar groepen van playmobil de flyer gezet. Playmobil World zou Wim doen, Playmobil France en diobouwers. 14. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering en dankt ieder voor zijn inbreng. 4

5 Actiepuntenlijst Gesloten actiepunten Vervoort Thomas Materialen kunnen ze leveren, zonder BTW Formulier maken Portretrecht Roeland Feb 2018 Roeland voorziet voor de beurs een formulier voor de fotograaf Formulier maken Auteursrecht Roeland Sheila Feb 2018 Roeland Formulier voor diobouwers Niet accoord gaan met fotos dat de organisatie foto s publiceerd kunnen worden. Een regel maken op het formulier voor de deelnemers. Ledenvoordelen 2018 Sheila Eind Januari zijn met nieuwsbrief verzonden Beurs Persbericht Sheila Half Januari gestuurd Zwaarden Schilderen Dirk Zwaarden moet nog geschilderd worden Incl promotie rode ridder Sheila (zie verslag 29-12) Nieuwsbrief Sheila Edwin Eind Januari, is verstuurd Roeland Zaal regelen diodag te Ranst Roeland geregeld Lopende actiepunten Wifi Code Thomas Gaat erachteraan Comic Station Wim Loopt nog Vitrinekast 2 x 2 Louis-Dirk-Sheila Loopt nog Hobby Ruimte Allen Leden? Geen nieuws momenteel. Mail van de gemeente rond gegaan van lege ruimte. CTS is gemist hierin. Dirk houd het in de gaten. Ledenlijst Persoonsgegevens Sheila Loopt Klicky of the Month Maart Sheila Beurs Hasselt Playmobil hoek Wim Nov 2018, meer info Regelement ivm Lidgeld Allen Vergadering 19-1, loopt Playmo Cache Diner regelen met Familiedag De brouwerij Luc Loopt Contact gehad met de Peterus kunnen de zaal hebben 75 euro zelf regelen of via hun. Kinderen is er een binnen en buitenspeeltuin. Haspengouw, meer info Genelom Wim Meer info, loopt nog Dirk is langs geweest. Op het weekend van 16 september (Luik) Mensen huren de sporthal en hebben op vrijdag avond een feest voor jeugd zaterdag een slagersfestival en zondag 5

6 legobeurs. Dit werkte niet en hadden gehoopt dat we dat konden overpakken. De zaal is pas zondag om 5.00uur beschikbaar. Op balkon misschien daar kunnen diorama s bouwen 4 op 1 meter. Verkopers Geef tot 15 maart om een beslissing te nemen. Misschien een speeldag organiseren. Beurs stad Tienen, meer info Wim, Thomas Meer info, loopt nog Nieuwe actiepunten Goed doel 2019 Beurs Locatie 2019 Diodag 14 april programma De Snoek, programma Pynnock Ridders, programma Diodag Najaar, Locatie Vastleggen Sheila Diodag Najaar, programma 6