Grote Commissie vergadering. 20 augustus 2005 te Hoek van Holland.

Transcriptie

1 Concept Grote Commissie vergadering. 20 augustus 2005 te Hoek van Holland. Aanwezig. Lia en Johan Kraayvanger, Bert en Carien van t Veld, Sybo Bruinsma, John Naborg, Lucas van der Wurf, Ronald Starren, Maurice Lamers, Gerr Groothuis, Arjen Westerterp, Michel Mullekes, Bernard Kroon, Erik van Schaik, Geo van Geffen, Margo Rijksen. Afwezig mk: Gerard Brand, Hans Key. OPENING. Welkom: Geo heet iedereen welkom en legt een en ander uit. Lucas neemt het woord en heet iedereen welkom. Aanvulling op de agenda. Geen. INGEKOMEN STUKKEN. Concours d elegance. Locatie Paleis het Loo te Apeldoorn. Datum 3 en 4 september. Sybo zegt dat de auto van Arie van t Zelfde wordt tentoongesteld en blijft er staan. Wordt mooi en luxe evenement. De auto van Arie is net gerestaureerd. Zijn er nog mensen die een gedeelte van de tijd of een dagdeel aanwezig kunnen zijn? Er meld zich niemand. VOORZITTER. Lucas meldt: Hans wil zich terugtrekken als voorzitter. BALV Er wordt een BALV voorbereid. Vermoedelijk in november.

2 Verslag kleine commissievergadering. VERGADERDAGEN. Vergadering zoveel mogelijk op vrijdag. BRUILOFT. De vraag van een mevrouw om een auto beschikbaar zou stellen voor het huwelijk van haar zoon. Sybo steltvoor om er een stoet van te maken. Wat gebeurt er als er tijdens deze meeting een ongeluk gebeurt? Het kan ook op eigen conto dan heeft de vereniging er geen problemen mee. Niet uit naam van het Volvo 480-Register Word getrokken door Sybo. NOTULEN. Worden goedgekeurd. ACTIELIJST. Punt 1 uitgevoerd moet nader worden bekeken is niet naar tevredenheid gedaan. Punt 2 nog niet bekend wat de status is. Magazijnlijst cd naar Gerard. Punt 3 draaiboek beurs. Punt 4 van de lijst verwijderen. Actiepunt Lucas zal uitzoeken waar we voor verzekerd zijn. Magazijnlijst. UITLEG EN DOEL VAN GROTE COMMISSIE VERGADERING. Lucas legt een en ander uit. Graag allemaal goed voorbereid zijn voor de vergadering denk allemaal mee. Activiteiten commissie. Ronald Starren: deelt planning en begroting uit aan de aanwezigen. Toelichting Ronald.. Niet alles zelf organiseren. Tijdens de ALV komt er geen tourtocht waarschijnlijk een andere activiteit. Arjen vraagt toelichting kolommen. Dat is de begroting van de tocht. Sleuteldag. kan beter gedaan worden bij een bedrijf die daarvoor uitgerust is. Materialen en ruimte met o.a. een brug. Als TC moet je een goede ruimte hebben om iets te organiseren. Door gebrek aan een goede ruimte kan dit nog niet.

3 Vraag Johan: Wat doet de AC nog zelf? Het versturen van uitnodigingen. Bespreking accommodatie Coördinatie eind verantwoording. Als er een fout zit in de rit komt daar commentaar op. Aanmelding blijft bij de AC. Is verantwoordelijk naar leden toe. Uitnodiging Zorg Johan over ritten voor leden door leden. Controle in fouten in rit. Wordt uitgelegd hoe dit bedoeld wordt. Iemand moet de rit rijden, dit moet door de AC aangestuurd worden. We moeten voorkomen dat de AC het niet meer ziet zitten. Overzicht ziet er goed uit. Draaiboek is aanwezig en bij Carolien verkrijgbaar. Moet er komen is voor alle partyen beter. Bij evt. overname van de AC heeft de opvolger een betere start. Ledenadministatie. Johan Lia en John Er zijn nog leden die de contributie nog niet voldaan hebben. Verzoek aan Lucas om zo snel mogelijk door te geven als er betalingen binnen komen. De wanbetalers hebben en acceptgirokaart ontvangen. Carien aanpassen statuten en huishoudelijk reglement: actie nieuw bestuur. Gidion lid? Giftshop. Erwin Eweg Niets op papier. Meld dat hij gaat verhuizen naar Limburg. Gaat alles ordenen en tellen er is nu weinig overzicht. Inventariseren wat de leden wensen. Misschien mail Formulier uitdelen tijdens activiteiten. Advies: Niet doen teveel info. Discussie ontstaat over het onderwerp: Ideeën worden uitgewisseld. Voor het bestellen van kledingstukken zoals bodywarmer of T-shirt moet het digilogo naar Erwin. Actie Lucas. Ger en Erwin onderling afspraken maken over de nummerplaten die alle leden en nieuwe leden ontvangen cq al ontvangen hebben.

4 BC Bert. Erik 4 bladen per jaar. Duidelijke richtlijnen. Verzending moet meer overzichtelijker. Een drukker gevonden midden in het land de kosten zouden gelijk zijn aan de kosten die we nu hebben. De noodzaak om een andere drukker te nemen is daardoor niet aanwezig. Er kan altijd gezocht worden naar een goedkoper drukker. Zet dan wel alles vast op papier zodat je later niet voor verrassingen komt te staan. Vaste rubrieken Alle commissies krijgen een vaste pagina. Actie bestuur om dit aan te sturen. Foto s apart aanleveren van geschreven tekst. Dit in verband met de kwaliteit van de foto s. Foto s op Tiff formaat aanleveren i.v.m. formatteren. Verslagen komen op intranet te staan. Kan dit ook in de BC voor de leden die geen internet hebben? Rubriek van de bestuurstafel. Misschien krijg je dan meer input van de leden meer betrokkenheid. FOTO COMMISSIE. Meer kleur in blad. Zorgt bij iedere AC voor een foto verslag. Een fotoboek is leuker dan digitaal, je hebt dan iets in de hand wat leuker is. Discussie volgt. Investering geheugenkaart. Begroting inleveren dan kan het binnen het bestuur besproken worden waarna dit evt. gerealiseerd kan worden. Wordt ter plekke goedgekeurd. BEURSCOMMISSIE. Alles staat op de rit voor de volgende week vrijdag. Met een man of 3,4 werken dan staat alles in een paar uur. Thema Mexico Johan vraagt naar bezettingschema, Bernhard legt uit. Vrij om de intree kaarten uit te geven. INTERNETCOMMISSIE. Sybo. Wensen suggesties geef dit aan. Wat wil je met de site.

5 Site is oud moet herzien worden. Gerard is webmaster gaat stoppen. Bemensing is lastig, graag melden wie dit zou kunnen of willen doen. Stabiel bezoekersaantal maar is afmenend. Hopen in de toekomst wat makkelijker te vinden zijn. Op termijn is belangrijk een nieuwsbrief in combinatie met website. Wijzigingen doorgeven met meer discipline. Johan Gerard doen we daar nog iets mee. Lucas : Gerard had het idee dat alles vergoed kon worden. Dit kan natuurlijk niet. Sybo: volgens mij is er meer aan de hand. Carien Foto beurs bijbestellingen hoe betaald? Contant betalen bij winkel. Nasturen. Johan Locatie Asten. Veel commotie over geweest. Nog geen oplossing voor gevonden Is de test nog gedaan antwoord: nee John is aanspreekpunt nieuwe flyers, hoe kom ik daaraan. Lucas sluit dit kort. Vergadering worden niet teveel besloten. Structureel wordt er niets gedaan. Erik /Sybo. Wat doen we met volvo 480 EUROPE? Niets. Waarom geen samenwerking daarmee? Zijn meer Engelsen. Aangezien er mensen op ons wachten wordt de vergadering gesloten.