Notulen van de Algemene Ledenvergadering van Tennisclub Nieuwerkerk

Transcriptie

1 Notulen van de Algemene Ledenvergadering van Tennisclub Nieuwerkerk Datum : 12 december 2011 Aanvang : uur Plaats : clubhuis Aanwezig : 26 leden inclusief 7 bestuursleden 1. Opening, vaststellen van de agenda De Algemene Ledenvergadering wordt door de voorzitter, de heer E.C. Berkouwer, geopend. Daarna weer gesloten in verband met het ontbreken van het quorum. Om uur opent de voorzitter de tweede vergadering. De heer Berkouwer heet een ieder van harte welkom, in het bijzonder ons erelid de heer H. Jansen en het lid van verdienste de heer A. Keuzenkamp. Er wordt stil gestaan bij het overlijden van Peter Sap. De agenda wordt vastgesteld. 2. Notulen Algemene Ledenvergadering d.d. 13 december 2010 Tekstueel: De heer K. Post informeert of de te nemen stappen bij de contributievaststelling in de juiste volgorde zijn vermeld. Mevrouw Op 't Root antwoordt dat de notulen correct zijn op dit punt. Eerst worden de contributies met 5 euro verlaagd, daarna correctie met de inflatie en tot slot wordt bij betaling anders dan automatische incasso 5 euro per inning in rekening gebracht. De notulen worden, onder dankzegging aan de secretaris mevrouw J.M.I. op 't Root, vastgesteld. Naar aanleiding van: er zijn geen opmerkingen. 3. Ingekomen brieven en mededelingen Mevrouw J.M.I. op 't Root deelt mee dat van de navolgende leden bericht van verhindering is ontvangen: de heren H. van der Moolen (erelid), B. Heine, A. Miltenburg, W. ten Bosch, F.J. Nesselaar, M. Jongste en de dames K. Nesselaar, C. Bos, C. Both, J. Verweij, R. Boer, J. v/d Berg, M. Heine, E. Hoevenaars en M. van Uden. Verder zegt zij dat er op dit moment 951 leden zijn, waarvan 719 seniorleden en 232 juniorleden. Daarnaast zijn er 14 minileden. De praktijk heeft uitgewezen dat in de komende periode nog opzeggingen ontvangen zullen worden. Dit jaar zijn er 59 nieuwe seniorleden aangenomen en 35 nieuwe juniorleden. Het aantal opzeggingen tot nu toe bedraagt 106, waarvan 32 leden nietspelende leden zijn geworden. Het aantal niet-spelende leden is ook dit jaar weer gestegen van 165 naar 174. De wachtlijst voor de senioren is ten opzichte van verleden jaar behoorlijk korter geworden, namelijk 48 wachtenden (was 101), waarvan er 44 hebben aangegeven in oktober 2012 lid te willen worden. Ook voor de junioren is de wachtlijst afgenomen, 13 wachtenden (was 33). De wachtlijst voor de mini s is 24. Hiervan kunnen in april 19 kinderen worden aangenomen. De overige zijn dan nog te jong (op 31 maart 2011 moet de leeftijd van 5 jaar zijn bereikt). Komend jaar zal het bestuur zich beraden over initiatieven voor ledenwerving. Mevrouw J.M.I. op 't Root deelt mee dat een ingekomen mail is ontvangen van de heer A.J. Heine. De inhoud van de mail betreft zijn visie op de ontwikkeling van locatie Kleine Vink. Het bestuur zal deze brief eerst intern bespreken. 4. Bestuursmededelingen Vervolgstappen evaluatie ledenenquête 2010 In vervolg op de ledenenquête Op zoek naar het DNA van TCN geeft de heer E. de Haas een terugkoppeling op de ondernomen acties om de binding met de vereniging te vergroten. 1. Ideeën voor nieuwe park meenemen in bouwcommissie: De genoemde ideeën zijn bijvoorbeeld een oefenmuur, koffie/frisdrankautomaten, openstelling kantine in de winter. Deze ideeën zijn neergelegd bij de bouwcommissie Kleine Vink. 2. Bestuur is in gesprek met de heer W. de Ruiter (pachter bar): Met de heer W. de Ruiter zijn diverse gesprekken geweest. Dit heeft geresulteerd in een verlenging van het contract van de heer W. de Ruiter per 1 januari 2012, onder aanpassing van enkele voorwaarden. 1

2 3. Extra activiteiten oppakken in commissies: De woensdag-grabbelavond is weer een succes. De opkomst is groot. Het recreatieve wintertennis voor de jeugd op zondagmiddag in de ballon kent minder animo dan gehoopt. Dit blijft de aandacht hebben van het bestuur. Er zal ook een peiling onder de jeugd plaatsvinden. 4. Opfrisbeurt clubhuis: Het clubhuis zal een upgrading ondergaan door mevrouw S. den Hollander. Zij zal ons adviseren over kleur en meubilair. Het doel is dat de sfeer binnen gerieflijker en comfortabeler wordt. 5. Nieuwe leden beter opvangen: Elk nieuw lid krijgt een informatiebulletin van enkele A4-tjes met daarin alle wetenswaardigheden over TCN. Ook nieuw is dat er een aanspreekpunt is voor nieuwe leden: de heer J. de Jong en mevrouw M. van der Gugten. Statistieken afhangbord De heer J.T.J. op t Root toont statistieken over het gebruik van het afhangbord. Uit een overzicht met de baanbezetting in de periode april t/m september voor de jaren 2007 t/m 2011 blijkt dat de licht dalende trend, die afgelopen jaren te zien was, niet in 2011 is doorgezet. Ten opzichte van het landelijk gemiddelde blijkt dat de banen bij TCN tweemaal meer worden bespeeld. In 2011 is de wachttijd circa 5 minuten, met een piek tussen en van 20 minuten. Deze piek in de avonduren was in voorgaande jaren 15 tot 20 minuten, maar wel onder het landelijk gemiddelde 's avonds. Naast een kleine piek rond het middaguur is een extra piek in de wachttijd (8 minuten) te zien om uur. Een mogelijke reden is dat er dan minder vrijspeelbanen beschikbaar zijn op dat tijdstip vanwege het aantal lesbanen. De heer N. den Hollander vraagt naar de verdeling van wachttijden gedurende de week. Dit is niet uitgezocht. Het gegeven beeld is het gemiddelde over de periode. Uit de statistieken van het afhangbord leidt de heer Op 't Root verder af dat zestigplussers vooral op maandag-, dinsdag- en donderdagochtend tennissen. De middelbare schooljeugd tennist vooral tussen en uur en de basisschooljeugd tennist op woensdagmiddag en in het weekend. Senioren tennissen op woensdagochtend en 's avonds door de week. De drukste dag van het jaar was 18 april (152 spelers). In de maanden april en mei vielen 8 van de 10 meest drukke dagen (>130 spelers). Een uitzondering hierop waren 15 en 16 augustus (135 spelers). Deze dagen vielen in de periode tussen de vakantie en het begin van de clubkampioenschappen. De heer C. Berkouwer merkt op dat bij rustige tijden er vaak niet afgehangen wordt. Deze speeltijden zitten dan niet in de statistieken verwerkt. Het verzoek is dan ook aan een ieder om altijd af te hangen. Overige mededelingen De heer J.T.J. op 't Root geeft aan dat vorig jaar de overstap is gemaakt naar Greenchoice (via collectief Sportstroom) als energieleverancier. Dit heeft een besparing opgeleverd van enkele duizenden euro's. Het contract met Greenchoice is verlengd. De voorzitter vertelt dat de wachtlijsten erg kort worden. Het is van belang geworden om actief aan ledenwerving te doen. Het bestuur heeft dit als speerpunt voor het 1e half jaar van 2012 op de agenda staan. Zij zal zich met name richten op het wervingsbeleid voor de jeugd. Hierbij valt concreet te denken aan bijvoorbeeld schooltennis, open dag, straattennis en aanpassing van de contributie voor junioren. In voorkomende situaties zal ook in de persberichten aandacht aan ledenwerving worden besteed. Voorts geeft de voorzitter aan dat het bestuur een grote stap heeft gemaakt met het handboek Bestuur en Commissies. Dit is in een vergevorderd stadium. Ook bedankt hij mevrouw T. Sigmond voor haar enorme inzet voor de tweede presentatiegids die in maart 2011 is gepubliceerd. De voorzitter bedankt alle commissieleden die het afgelopen jaar weer veel werk voor de vereniging hebben verricht. De vertrekkende commissieleden de dames L. de Haas (JC), C. Luiten (JC), M. Zuur (Kikkertoernooi) en de heer R. Hooiring (sponsor) worden met applaus bedankt. De heer en mevrouw De Ruiter worden bedankt voor hun inzet achter de bar. Tevens worden de heren G. Varga en I. Kievit bedankt voor het onderhouden van het park. Hij heet de nieuwe commissieleden van harte welkom. Hij benadrukt dat TCN blijft zoeken naar vrijwilligers. Op initiatief van de gemeente Zuidplas is een start gemaakt met het harmoniseren van het financieel beleid richting de sportverenigingen in de gemeente. Naar aanleiding van een vraag 2

3 van mevrouw T. Sigmond over hoe groot de verschillen zijn tussen de tennisverenigingen, antwoordt de voorzitter dat het om erfpacht- en subsidieverschillen gaat en dat er verschillen zijn in bijdrage voor de aanleg en het onderhoud van banen. 5. Aanstelling klachtencommissie In de vorige algemene ledenvergadering is de behoefte ontstaan om een klachtencommissie aan te stellen. De volgende dames zijn bereid om zitting te nemen in de klachtencommissie: de dames E. Hoevenaars, M. van Uden en M. Heine. De klachtencommissie is nog op zoek naar een vervangend 4e lid. De algemene ledenvergadering gaat akkoord met de installatie van de klachtencommissie, waarmee de klachtencommissie is benoemd. Afgelopen jaar zijn zij nog niet in actie hoeven te komen. 6. Jaarverslag secretaris 2010/2011 Mevrouw Op 't Root geeft een uiteenzetting van de activiteiten van afgelopen jaar. Het verslag wordt, na dankzegging aan de secretaris, door de vergadering vastgesteld. 7. Jaarverslag penningmeester 2010/2011 De penningmeester geeft een toelichting. Balans: De materiële activa zijn enigszins verminderd door afschrijvingen. Bij de liquide middelen is er een stijging te zien ten opzichte van vorig jaar. De langlopende schulden zijn verder afgebouwd. Het boekjaar is positief afgesloten met een resultaat van Exploitatierekening De uitgaven voor selectietennis zijn lager dan begroot omdat Heren 1 geen play-offs heeft gespeeld. De heer T. Boer constateert dat de ontvangsten voor verhuur van de hal dit jaar lager zijn dan vorig jaar. In de post verhuur hal is zowel de halinkomsten van leden als de halinkomsten van de tennisschool in de winter meegenomen. De heer J. de Jong legt uit dat de teruglopende ontvangsten komt doordat het aantal contractanten dit jaar minder is dan vorig jaar. We blijven de verhuur van de hal stimuleren door onder andere advertenties en aanbiedingen. Helaas heeft dat nog niet geresulteerd in meer halverhuur. Mevrouw T. Sigmond informeert of het een idee is om meer aandacht aan losse baanverhuur te geven. De heer J. de Jong antwoordt dat slechts een enkeling hierin geïnteresseerd is en dat de voorkeur uitgaat naar vaste contractanten. De heer H. IJsselstein vraagt of het een optie is om eerder af te lossen. Ja, dat is overwogen, antwoordt de penningmeester, maar we doen het niet want het eigen vermogen is nodig voor financiering van de verhuizing naar Kleine Vink. Daar zijn voldoende liquide middelen voor nodig. Mevrouw T. Sigmond merkt op dat de uitgaven voor energie zijn gestegen ten opzichte van vorig jaar, terwijl eerder in de algemene ledenvergadering door de heer Op 't Root is gezegd dat de energie goedkoper was geworden. De penningmeester antwoordt dat Greenchoice inderdaad aanzienlijk goedkoper is (± 3000). Deze nieuwe energieleverancier startte echter pas vanaf 1 januari De narekening van Eneco over de laatste maand in 2010 was hoog vanwege de strenge winter. Hierdoor zijn de totale uitgaven voor energie toch hoger uitgevallen dan vorig jaar. De heer N. den Hollander informeert naar het baatbedrag bij de Club van 500. De penningmeester licht toe dat de heer A.J. Cleton de waarde van zijn obligatie heeft geschonken aan TCN. Daar er verder geen vragen zijn, wordt het financiële verslag, na dankzegging aan de penningmeester, vastgesteld. 8. Verslag kascommissie en benoeming kascommissie 2011/2012 De controle van de kascommissie (de heren P. Michels en P. van Rooij) heeft plaatsgevonden op 1 december De heer P. van Rooij leest het verslag van de kascommissie voor waarin vermeld staat dat de administratie van TCN een getrouw beeld geeft van het handelen van het bestuur. De kascommissie stelt uit dien hoofde voor de penningmeester decharge te verlenen. De vergadering stemt hiermee in. De heren van de kascommissie worden door de voorzitter bedankt. Het bestuur stelt voor om de heren P. Michels en P. van Rooij wederom te benoemen voor 2011/2012. De vergadering gaat hiermee akkoord. 3

4 9. Begroting 2011/2012 De penningmeester licht een aantal posten toe. De contributie-ontvangsten zijn gebaseerd op het huidige ledenbestand. De loonkosten zijn hoger begroot dan de werkelijke loonkosten van vorig jaar. Dit komt door de extra uitgevoerde onderhoudswerkzaamheden en door een inflatiecorrectie op de loonkosten. De eventuele playoffs van heren 1 zijn door sponsorgelden gedekt. Het bedrag dat doorgaans aan de selectiejeugd wordt uitgegeven is gesplitst in een bedrag voor selectietennis en een bedrag voor breedte-tennis van de jeugd. Dit komt omdat er enerzijds minder selectiespelers zijn en anderzijds er initiatieven zijn opgestart om ook de recreatieve jeugd meer te betrekken bij de vereniging. De post onvoorzien voorziet in de te verwachten aanschaf van een nieuw pakket voor boekhouding en ledenadministratie. De ecotaks is op de begroting niet meer ondergebracht bij de post bijzondere baten maar bij de post energie. De penningmeester is niet ontevreden over de sponsorbijdrage in deze crisistijd. Er zijn geen verdere vragen over de begroting. Deze wordt door de vergadering vastgesteld. 10. Samenstelling bestuur De heren Berkouwer en Van 't Kruijs zijn reglementair aftredend. Zij stellen zich herkiesbaar. Er hebben zich geen andere kandidaten gemeld. Bij acclamatie worden beide heren door de vergadering herbenoemd. De algemene ledenvergadering gaat akkoord met de herbenoeming van de heer C. Berkouwer als voorzitter. De functies van overige bestuursleden worden onderling verdeeld. 11. Stand van zaken locatie Kleine Vink De voorzitter geeft aan dat er weinig tot geen nieuws is over de voortgang van de ontwikkeling van Kleine Vink. De tijdsplanning van de gemeente laat op zich wachten. In afwachting van goedkeuring van het bestemmingsplan zijn de besprekingen met de gemeente tijdelijk stopgezet. Na de uitspraak van de Raad van State zal TCN verder gaan met haar activiteiten hierin. Mevrouw T. Sigmond vraagt of de noodzaak voor projectontwikkeling voor de gemeente minder is geworden. De voorzitter antwoordt hierop dat de gemeente geen invloed heeft op de uitspraak van de Raad van State en hierdoor ook weinig voortgang kan boeken. De heer T. Boer informeert of er kans is dat we niet gaan verhuizen. Dit zal afhangen van de financiële situatie van de gemeente. De subsidieverschillen zijn groot tussen de verschillende sportverenigingen in Nieuwerkerk a/d IJssel. De grootste inkomstenpost voor onze tennisvereniging blijft de contributie. Om de (contributie-)ontvangsten te vergroten en daarmee meer financiële middelen te hebben, vindt de heer N. den Hollander dat we ons sterker moeten inzetten op ledenwerving. De voorzitter reageert dat het landelijk ledenaantal ook terugloopt. We blijven ons echter inzetten voor het aantrekken van nieuwe leden, ook richting Nesselande. In het geval we toch blijven op ons huidige park is het aanleggen van verlichting op de banen 8 en 9 weer een aandachtspunt. Niet alleen voor vrijspelen is dit aantrekkelijk, maar vergroting van de baancapaciteit in de avonduren maakt het ook mogelijk om op termijn meer seniorleden aan te treken. De vergunningsaanvraag voor de verlichting en een kostenindicatie kunnen al in gang gezet worden. 12. Vaststellen contributie Het bestuur stelt voor om het stelsel van contributietarieven te herzien. De reden hiervoor is het terugbrengen van het grote aantal verschillende tariefgroepen en het willen aantrekken van nieuwe junioren. Daarnaast wordt voorgesteld om de tarieven te indexeren met de jaarlijkse inflatie. Voor dit jaar (jan-dec 2010) is dat 1,57%. Het uitgangspunt bij het voorstel voor het nieuwe contributiestelsel met de bijbehorende tarieven is dat de contributie-inkomsten ongeveer gelijk blijven. Met het huidige ledenbestand is dit haalbaar vanwege het relatief hogere aantal seniorleden. De heer H. Jansen informeert of de vereniging ook nagedacht heeft over kwantumkorting voor grote gezinnen. De voorzitter antwoordt dat TCN dit heeft bekeken maar daar geen speciaal bedrag voor heeft opgenomen. De heer K. Visser informeert naar een speciaal 65+-tarief. Dit is afhankelijk van gelijkblijvende inkomsten en zal worden uitgezocht. 4

5 De nieuwe contributietarieven TCN voor het verenigingsjaar 2011/2012 bedragen daarmee: mini 25,- (was 25,-) junior t/m 12 jaar 70,- (was 90,-) 13 t/m 17 jaar 91,- (was 90,-) 18 t/m 21 jaar 125,- (was 127, 140, 153, 166) 22 jaar en ouder 168,- (was 166,-) Bij betaling anders dan automatische incasso komt er 5 euro per inning bij. Het voorstel wordt aangenomen. De vergadering gaat akkoord met het nieuwe contributiestelsel en met de daarbij horende nieuwe contributietarieven. 13. Verloting 4 obligaties Club van 500 Conform de voorwaarden van de obligaties van de Club van 500 worden dit jaar wederom obligaties uitgeloot. De heer A.J. Cleton heeft zijn lidmaatschap opgezegd en de waarde van zijn obligatie geschonken aan TCN. Er zijn nog 16 obligaties te verloten. De heer H. Jansen wordt gevraagd de trekking van 4 obligatienummers te doen. De 4 uitgeloten obligatiehouders zijn degenen met de obligatienummers 002, 010, 015 en 020. De voorzitter neemt contact met hen op voor de verdere financiële afhandeling. 14. Rondvraag De voorzitter vertelt dat Heren 1 de play-offs niet heeft gehaald. Voor volgend seizoen wordt de heer B. van den Berg als 6 e persoon toegevoegd aan het team. TCN is trots op het grote aantal TCN-leden dat mee heeft gedaan met de Masters (13 leden) en met de Nationale JeugdKampioenschappen (6 leden). De heer N. den Hollander vertelt dat de Technische Commissie kampt met een teruglopend aantal deelnemers voor de clubkampioenschappen. Het idee is om gemeente-breed de clubkampioenschappen te organiseren. Een eerste initiatief met Moerkapelle is helaas niet gelukt. De Technische Commissie zal een idee uitwerken voor een activiteit met de 4 tennisverenigingen samen. Hierdoor komt er meer publiciteit voor de tennissport. De voorzitter geeft vervolgens aan dat een aantal gehandicapte personen lid willen worden. De organisatie van dit G-tennis is momenteel in ontwikkeling. De voorzitter bedankt de heer G. Varga voor zijn inzet om de banen speelklaar te maken, inclusief alles wat daarbij hoort. Voortaan staat op de website vermeld of de banen open zijn. Het bestuur kijkt terug op een actief tennisjaar dat financieel en sportief een goed jaar is geweest. 15. Sluiting De heer M. Paalman bedankt het bestuur en de commissies voor hun inzet afgelopen jaar. Hij spreekt zijn verwachting uit dat we volgend jaar zo doorgaan. De voorzitter bedankt de leden voor hun komst en sluit om uur de vergadering. Vastgesteld op... te Nieuwerkerk aan den IJssel. E.C. Berkouwer, voorzitter J.M.I. op 't Root-Louws, secretaris 5