2012 WERKENONDERWEG IN DE SPOTLIGHTS René Savelsbergh RSCS in opdracht van SWSR 11/16/2012
AANLEIDING EN ACHTERGROND SWSR PILOT WOW SLIMWERKENSLIMREIZEN (SWSR) WERKENONDERWEG (WOW) Jaarlijks groeit het aantal mensen dat slim werkt en reist met 150.000 personen. In periode 2011/12 wilde SWSR ook zoveel mogelijk mensen in staat stellen slimmer te werken en te reizen. Een mogelijke slimme stap in het realiseren van deze doelstelling was het beschikbaar stellen van flexibele werkplekken door heel Nederland. Flexibele werkplekken stellen medewerkers immers in staat om bijvoorbeeld onderweg te werken tussen twee afspraken door, of om een werkdag dichter bij huis te werken. Dit bespaart zowel werkgever als werknemer tijd en reiskosten. PROCES TOT DE PILOT In begin 2011 kwamen vijftien stakeholders (overheid, aantal B50 leden en midden en klein bedrijf) in het LEF future Center van Rijkswaterstaat bij elkaar om tot een doorbraak te komen op het gebied van werken onderweg. De aanleiding was om hun werknemers te kunnen faciliteren in hun keuzevrijheid om flexibel en onderweg te kunnen werken. De voorbereiding van de pilot heeft meer dan één jaar geduurd. Met name het creëren van draagvlak op alle fronten in de organisatie om het kantoor ook voor derden (gedeeltelijk) open te stellen, bleek tijdrovend te zijn. Inmiddels is de pilot acht maanden onderweg en uitgegroeid tot één van de toonaangevende initiatieven binnen het uitvoeringsprogramma van de B50. MOTIVATIE Het platform SWSR, B50 en vijf vooraanstaande commerciële aanbieders van flexwerkplekken hebben besloten een voortrekkersrol te nemen en te onderzoeken of er draagvlak was om een landelijke WerkenOnderWeg pilot te organiseren. Zij wilden samen kennis en ervaring opdoen om een snellere gedragsverandering op gang te brengen om duurzaam flexibel werken onderweg te stimuleren en te professionaliseren. Voor de deelnemers hebben de onderstaande overwegingen een rol gespeeld om aan het WerkenOnderWeg (WOW) project te gaan deelnemen: Een interessante proeftuin om uit te testen welke krachten er vrijkomen indien collega B50- bedrijven de gelegenheid bieden om gebruik te maken van elkaars werkplekken. De werknemer bepaalt zelf waar en wanneer hij werkt. Daarbij bepaalt de activiteit waar hij gaat werken en niet de locatie. Faciliteren van gedragsverandering; we willen onze medewerkers graag ervan bewust maken dat reizen naar een vaste kantoorlocatie lang niet altijd nodig is. Aantrekkelijk werkgeverschap en goede balans tussen werk en privé. Werknemers faciliteren in hun keuzevrijheid, zodat ze gebruik kunnen maken van verschillende werkplekken. Beter inzicht krijgen in de verdeling van de verschillende werkruimtes (M 2 ) en leren omgaan met flexibel ter beschikking gestelde ruimtes, zodat huisvestiging meer faciliterend wordt. Werknemers faciliteren in het nemen van hun verantwoordelijkheden op het gebied van mobiliteitsgedragsverandering. 2
ORGANISATIE Om het WOW project beheersbaar te houden is er voor gekozen om te werken met een vaste kerngroep. Deze kerngroep bestond uit vier B50 deelnemers, drie flexwerkplek aanbieders en een ICT partner. De trekkersrol is in eerste instantie ingevuld door een externe specialist (René Savelsbergh). In een later stadium heeft Leo Janssen van Royal HasKoningDHV deze rol overgenomen en is de specialist verantwoordelijk geworden voor de algehele coördinatie van het project. DOELSTELLING PILOT De doelstelling van de WerkenOnderWeg Pilot was om laagdrempelig de B50-werkgevers, hun managers en werknemers kennis en ervaring te laten opdoen met het openstellen en het gebruik maken van elkaars werkplekken. Daarnaast was het belangrijk dat de deelnemers verschillende flexibele werkplekconcepten gingen uitproberen, met als doel ervaring op te doen met de derde werkplek (kantoor, thuis en dus ook onderweg) en te laten ervaren wat de kracht is van werken op plekken waar ook andere mensen en dus kennis aanwezig is. Dit verrijkt het kennisdelen en vergroot het netwerk. IMPLEMENTATIE EN UITVOERING PILOT Het initiatief is ooit door de commerciële flexwerkaanbieders opgestart, daarmee zou de pilot zich beperken tot het ter beschikking stellen van 250 gratis flexwerkplekken aan B50 leden. Het SWSR platform vond de gedachte van het delen van elkaars werkplekken innovatief en heeft vervolgens voorgesteld om de scope van de eigenlijke pilot uit te breiden met het ter beschikking stellen van flexwerkplekken bij B50 leden. Alle partijen vonden de gedachten van het delen van elkaars werkplekken spannend en hebben besloten te onderzoeken of het mogelijk zou zijn om dit binnen de B50 bedrijven te organiseren. Deze beslissing heeft ertoe geleid dat de organisatie een stuk complexer is geworden omdat binnen de B50 bedrijven meerdere stakeholders overtuigd moesten worden. Maar gelukkig is daar nou net een pilotproject voor, want de deelnemende B50 bedrijven zijn gewoon begonnen zonder op voorhand te proberen alle mogelijke problemen en barrières uit de weg te ruimen. De complimenten gaan vooral uit naar de kerngroepleden die een echte trekkersrol hebben gespeeld binnen hun eigen organisaties. Zij zijn in staat geweest om alle interne tegenwerpingen te managen en er voor te zorgen dat de voortgang van het project gewaarborgd werd. Acht maanden is kort voor zo een pilot. Want het blijkt dat de fase waarin grote corporates zich bevinden met betrekking tot het change management een lang en stug traject kan zijn. We merken wel dat het nu veel makkelijker is om met het Midden en Klein Bedrijf te schakelen. De besluitvorming binnen deze sector is sneller. Zo heeft begin november een groep van acht HNW partners van Microsoft zich aangemeld om mee te doen. Dit heeft natuurlijk alles te maken met het feit dat Microsoft ook het WOW initiatief steunt. 3
EERSTE BEVINDINGEN - Bevindingen B50 deelnemers De pilot heeft bij de kerngroep een versnelling gerealiseerd in de bewustwording van de behoefte en noodzaak om op meerdere plekken te kunnen werken, want de activiteit bepaalt de werkplek en niet de locatie. De pilot heeft ook bijgedragen om het gebruik van de derde werkplek te stimuleren en er is een duidelijke behoefte om flexibel te werken onder de medewerkers. Zowel voor het werken onderweg als het thuiswerken. Dit geeft een betere balans tussen privé & werk. Tijdsbesparing is één van de belangrijkste redenen om gebruik te maken van de derde werkplek. Werkplekken delen binnen de B50 deelnemers neemt op dit moment nog geen vlucht. Dit heeft deels te maken met de noodzaak tot reserveren in de pilot en deels met de locatie van de kantoren van de B50 leden. Ook blijkt het moeilijk te zijn om het kantoorpersoneel uit hun vertrouwde omgeving te krijgen, want natuurlijk spelen dan allerlei kwesties mee; zoals vertrouwelijkheid van informatie of geen beschikbaarheid over de juiste middelen om flexibel te kunnen werken. Het moeilijkst blijkt toch dat het gedrag dat bij de dagelijkse routine hoort niet zomaar te doorbreken is. Maar zodra werknemers uitgenodigd werden om op safari te gaan, hebben we alleen maar positieve reacties ontvangen. Getuige de onderstaande reactie; De pilot slim werken slim reizen heeft mij op aangename wijze verrast en overtuigd van de meerwaarde van dit initiatief. Al met al een prima initiatief dat op zeer laagdrempelige wijze een uitstekende werkplek op zeer duurzame wijze binnen handbereik brengt. Wat mij betreft zeker het uitproberen waard. Ik kan eenieder aanraden dit zelf uit te proberen en te ervaren, aldus een deelnemer aan de werkenonderweg experience dag van 12 juni 2012 in Amersfoort. De deelnemende B50 leden willen vooral ruimte bieden aan klanten en relaties en niet zozeer aan willekeurige passanten. Men geeft aan meer inzicht te hebben gekregen in een vrijere invulling van de begane grond. Zo zou men kunnen denken om op de begane grond grotere semi publieke ruimtes te ontwikkelen en daar achter pas toegang tot de eigen kantoren. Het kantorennetwerk van de deelnemers heeft op dit moment nog een overschot aan m2 en heeft vaak goede spreidingen en daarom is de behoefte aan externe flexwerkplekken (nog) beperkt. Als men het overschot aan ruimte heeft gereorganiseerd, zullen de flexibele externe werkplekken op termijn meer en meer een plaats krijgen in het huisvestingsbeleid. WerkenOnderWeg is veelal een individuele keuze in plaats van een bedrijfskeuze. Wel moet de gedragsverandering op gang komen vanuit bedrijven. Het moet normaler worden om elders te werken. Daarvoor is wel echt commitment bij bedrijven en directie noodzakelijk om flexibel werken goed te kunnen faciliteren. De pilot heeft aan de toename van het commitment een belangrijke bijdrage geleverd. De pilot heeft ook bijgedragen in het denken dat in de huisvesting van bedrijven de flexibele schillen groter gaan worden en de vaste schillen kleiner gaan. 4
- Bevindingen Rijksoverheid B50 deelnemers De derde werkplek wordt bij de deelnemers nog niet structureel gebruikt, maar wel veel op ad-hoc basis. Binnen de overheid blijft het spannend om de deuren van Rijksgebouwen zomaar open te zetten voor anderen dan (rijks)ambtenaren. Deze verandering in de overheidscultuur schijnt nog een hele grote stap voor veel mensen (beveiliging, bedrijfsvoering). Gelukkig heeft Rijkswaterstaat en het ministerie van Infrastructuur en Milieu hier wel een voortrekkersrol ingenomen. Zo is bijvoorbeeld het LEF Future Center van Rijkswaterstaat (gebouw Westraven in Utrecht) de eerste officiële locatie waar je ook als burger mag flexwerken. De Rijkswaterstaat werkplekken werden tot de zomer steeds beter gevonden. Daarna is helaas door gebouwproblemen, de locatie gesloten. Wel is er na de sluiting van Westraven belangstelling vanuit Rijkswaterstaat ontstaan om elders te kunnen werken. Rijkswaterstaat geeft aan dat de pilot te kort was om te spreken van een succes of van een mislukking. Zo meldde onlangs het ministerie van Infrastructuur en Milieu dat zij 13.000 ambtenaren gaat ontmoedigen om met de auto naar het werk te komen. De ambtenaren zullen worden aangespoord thuis te werken, omdat er niet meer voor iedereen een werkplek is in het nieuwe onderkomen van het ministerie van infrastructuur en milieu in de buurt van Den Haag Centraal. - Bevindingen commerciële flexplekaanbieders De pilot heeft een positieve exposure opgeleverd voor alle deelnemende flexplekaanbieders. Ook heeft zij bijgedragen aan de bewustwording van medewerkers binnen de B50 organisaties t.a.v. de mogelijkheden die er zijn om onderweg (bijv. bij andere B50 bedrijven) te werken. De gebruikers van flexwerkplekken binnen grote organisaties willen in alle vrijheid kunnen bewegen en daar past niet bij dat er binnen een besloten portal (in dit geval speciaal ingericht voor de WOW pilot) eerst een reservering gemaakt moet worden. Het is moeilijk geweest om op deze korte termijn genoeg draagvlak te creëren binnen de B50 leden. Het commitment voortvloeiend uit de samenwerking had wellicht nog eens onder de aandacht gebracht kunnen worden bij de B50 directies. Want zoals vaak blijkt, is het moeilijk een pilot als deze ook werkelijk onder de aandacht te brengen van alle medewerkers binnen de B50 bedrijven. Dit geldt zelfs wanneer er commitment vanuit directie, interne communicatie- afdelingen en verantwoordelijke business units is. Mede hierdoor is de animo wellicht beperkt gebleven. Ondanks dat de B50 aanloop niet groot was, zien sommige flexplekaanbieders de bedrijvigheid wel gestaag groeien. Maar om te oordelen of het WerkenOnderWeg echt geland is bij mensen en managers is blijkbaar meer tijd nodig. De ervaringen van gebruikers zijn positief en de aanbieders zien dat de behoefte aan ontmoeten en samenwerken groter is dan uitsluitend alleen onderweg werken. 5
VOORLOPIGE CONCLUSIES Het idee van het delen van werkplekken wordt bijna overal enthousiast ontvangen. De pilot heeft veel binnenlandse en buitenlandse media aandacht gekregen. Het blijkt echter dat het moeilijk is om de daad bij het woord te voegen. Alleen aanbieden van plekken is niet genoeg. Pas wanneer de WerkenOnderWeg-Werkplek is ingepast in een totaal programma gericht op duurzame gedragsverandering dan zal het succesvol zijn. Daarbij moeten er duidelijke triggers zijn om mensen te helpen hun gedrag te veranderen. Het is niet voor niets dat op enig moment mensen van Sogeti en Rijkswaterstaat vaker gebruik gingen maken van de aangeboden werkplekken, omdat ze hun vaste werklocaties door omstandigheden niet meer konden gebruiken. In de pilot bleek de noodzaak van het eenmalig registreren en het reserveren van werkplekken een drempel op te werpen. De deelnemers hebben aangegeven een goed beeld te hebben gekregen van de verschillende flexibele werkplekconcepten. De deelnemers vanuit de overheid geven aan dat de looptijd van de pilot te kort is geweest om goed onderbouwde conclusies te kunnen geven over de mogelijke effecten. Daarnaast beschikt binnen de overheid nog niet iedereen over de middelen om onderweg te kunnen werken. De deuren van Rijksgebouwen openzetten voor anderen dan (rijks)ambtenaren is nog een hele grote stap voor veel mensen (beveiliging, bedrijfsvoering). Wellicht komt voor deze groep deelnemers de pilot nog iets te vroeg, want allereerst moeten de Rijksgebouwen nog opengesteld worden voor alle Rijksambtenaren. De opening van de Deelstoellocatie in Den Haag is hiervan weer een belangrijke stap. Nederland is een voorloper op het gebied van Het Nieuwe Werken en daarbij is de kennisindustrie voor Nederland van groot economisch belang. We hadden gehoopt om ook meer inzicht te krijgen in een ander belangrijk doel van de pilot en dat was om werknemers te laten ervaren wat de kracht is van werken op plekken waar ook andere mensen, en dus kennis aanwezig is. Helaas hebben we door de korte tijdspanne van de pilot hier niet genoeg informatie over kunnen verzamelen om de mogelijke effecten hiervan te kunnen meten. We stoppen volgens planning met de pilot. Het merendeel van de doelen is bereikt. De deelnemende B50 bedrijven hebben ervaring opgedaan met het beschikbaar stellen en het gebruiken van werkplekken aan elkaar. Binnen de B50 bedrijven wordt in toenemende mate gebruik gemaakt van de derde werkplek. Deze pilot heeft een bijdrage geleverd aan deze ontwikkeling en de bewustwording daarvan binnen de deelnemende bedrijven. Dit heeft geleid tot een toename van de acceptatie van de derde werkplek en tot een toenemend besef van de noodzaak tot inrichting van een semi-publieke ruimte in kantoren. De aanbieders van de commerciële flexwerkplekken hebben al aangegeven over een eventuele verlenging te willen nadenken en te onderzoeken onder welke voorwaarden dat zou kunnen. 6
LEERERVARINGEN EN TIPS VOOR ANDERE WERKGEVERS Communicatie Er is bij de B50 bedrijven soms onvoldoende draagvlak gecreëerd om deze pilot ook werkelijk onder de aandacht te brengen van alle medewerkers. Hierdoor is de animo beperkt gebleven. WerkenOnderWeg is veelal een individuele keuze in plaats van een bedrijfskeuze. Wel moet de gedragsverandering op gang komen vanuit bedrijven. Het moet normaler worden om elders te werken. Daarvoor is commitment bij bedrijven wel noodzakelijk. Dat betekent dat de deelnemende bedrijven veel slimmer moeten gaan communiceren om hun doelgroep te bereiken. Individuele werknemers bereik je vooral via deelnemende bedrijven. De uitdaging is daarbij om zichtbaar te maken dat de WerkenOnderweg Werkplek een goed alternatief is voor de kantoorwerkplek en de thuiswerkplek. De uitdaging is dus te zorgen dat de keuze tussen soorten werkplekken de standaard werkwijze van het individu wordt en om dit te bereiken moet nog véél meer tijd in de communicatie worden geïnvesteerd. Tooling De Seats2Meet reservering tool is vrij eenvoudig en werkt prima. Het aanmaken van een persoonlijk profiel en het uploaden van locaties is in een handomdraai gedaan. De deelnemende bedrijven gaven aan dat de reserveringstool voor flexplekken geen vereiste is en sommige deelnemers gaven aan het reserveren niet noodzakelijk te vinden. De beslissing tot werken op een flexibele plek wordt vaak adhoc genomen. De beschikbaarheid van een gebruiksvriendelijke App met real-time info wordt door veel deelnemers als zeer wenselijk gezien. Dan kunnen de deelnemers zoeken naar de dichtstbijzijnde werkplek en kunnen zij d.m.v. van een kleuraanduiding zien of zij daar kunnen werken (stoplichtprincipe). HOE VERDER? Op 16 november wordt de pilot officieel afgesloten. De werkplekken bij de deelnemende B50 leden zijn dan niet meer beschikbaar. Bij de commerciële aanbieders zijn in principe tot eind 2012 de werkplekken gratis beschikbaar. Inmiddels is de e-mailcheck op de website verwijderd, zodat dat de Werkenonderweg site voor iedereen toegankelijk is. De deelnemende B50 bedrijven kunnen zelf bepalen of zij hun locaties willen blijven openstellen aan derden. Ook bepalen de deelnemers zelf of ze een vergoeding voor de werkplek willen gaan vragen, maar dat betekent wel dat ze dan een onderdeel worden van het Seats2meet systeem en automatisch een afdracht gaan doen per werkplek aan Seats2Meet. Alle kennis wordt gedocumenteerd en overgedragen aan de secretaris van het SWSR platform. Ook zal er een kennisoverdrachtmoment plaatsvinden naar regionale initiatieven die met globale verkenningen gestart zijn of het aanbieden van flexwerkplekken automobilisten kan verleiden de spits te mijden. (Beter Benutten Rotterdam, Slimme Werkplek regio Stedendriehoek, Bereikbaar Maastricht) Ook blijkt het Midden en Klein Bedrijf interesse te hebben in het initiatief, want inmiddels hebben we deze maand al acht aanmeldingen binnengekregen van HNW Microsoft partners. 7
8
MEER INFORMATIE? www.werkenonderweg.com René Savelsbergh, coördinator WerkenOnderWeg - rene.savelsbergh@gmail.com of +31 6 21 85 85 30 NOOT 1 - SAMENSTELLING WERKENONDERWEG KERNTEAM Begeleiding vanuit platform Slim Werken Slim Reizen Ruud de Groot SWSR B50, Reinout de Vries SWSR communicatie Annelies Hermens B50 leden WerkenOnderWeg-kerngroep Jack Knol - Capgemini Leo Janssen Royal HaskoningDHV Karel Van Der Horst Arcadis Astrid van Tol Ministerie WVS MET DANK AAN: Vertegenwoordigers commerciële aanbieders flexwerkplekken Mariëlle Sijgers en Vincent Ariëns Seats2meet Marc Heijmans Regus Thijs Merks Postillion Hotels Marinel van de Velde Swung House 9