Raadsvergadering, 28 februari 2012 Voorstel aan de Raad Onderwerp: Oprichten Regionale ICT Dienst (RID) Utrecht door het college van B&W met de colleges van B&W van de gemeenten Baarn, Bunnik, De Bilt, Soest, Utrechtse Heuvelrug en de Regionale Sociale Dienst Kromme Rijn Heuvelrug. Onderdeel raadsprogramma: Besturen Portefeuillehouder: Guus Swillens Nr.: 487 Agendapunt: 11 Datum: 10 januari 2012 Voorgesteld besluit 1. Toestemming verlenen aan het college van B&W voor het oprichten van de Regionale ICT Dienst (RID) Utrecht voor de samenwerking op ICT-gebied. Deze samenwerking wordt aangegaan met de gemeenten Baarn, Bunnik, De Bilt, Soest, Utrechtse Heuvelrug en de Regionale Sociale Dienst Kromme Rijn Heuvelrug. De RID krijgt de rechtsvorm van een openbaar lichaam. 2. Voor de dekking van de incidentele kosten van de oprichting van de RID 134.033 eenmalig te onttrekken uit de algemene reserve en in 2013 het betreffende bedrag weer terug te storten uit het overschot in 2013. Korte samenvatting Bij besluit van 10 mei 2011 heeft u ons college toestemming gegeven voor het treffen van voorbereidingen voor het oprichten van een openbaar lichaam ten behoeve van intergemeentelijke samenwerking op het gebied van informatie- en communicatietechnologie. Het college van B&W heeft nu het voornemen om de Regionale ICT Dienst (RID) Utrecht op te richten met de colleges van B&W van de gemeenten Baarn, Bunnik, De Bilt, Soest, Utrechtse Heuvelrug en de Regionale Sociale Dienst Kromme Rijn en Heuvelrug. De geplande oprichtingsdatum is 1 juli 2012. Aanleiding De eisen die worden gesteld aan de ICT bij gemeenten, worden steeds hoger. Een concreet voorbeeld hiervan is de opdracht om vóór 2015 in het kader van het Nationaal Uitvoeringsprogramma dienstverlening en e- overheid (NUP) een aantal belangrijke basisvoorzieningen te realiseren. Daarnaast is er in toenemende mate sprake van samenwerking in ketens met andere overheden op het terrein van sociale zaken, werkgelegenheid
en welzijn en straks ook op het gebied van vergunningverlening en handhaving via regionale uitvoeringsdiensten. Ook verwachten burgers en ondernemers dat gemeenten producten en diensten digitaal aanbieden en dat langs digitale weg inzicht wordt geboden in processen, termijnen, kosten en in de totstandkoming van beleid. Deze ontwikkelingen leiden ertoe dat de complexiteit van de gemeentelijke ICT voorzieningen toeneemt en dat er hogere eisen worden gesteld aan de continuïteit en beschikbaarheid van de ICT infrastructuur. Dit vereist de inzet van meer ICT bij gemeenten en een professionele en kwalitatief sterke ICT ondersteuning. Voor individuele gemeenten wordt het steeds lastiger om hier zelfstandig in te voorzien. Door samen te werken kan dit beter worden gerealiseerd, met behoud van autonomie en tegen lagere kosten. In de afgelopen twee jaar hebben de gemeenten Baarn, Bunnik, De Bilt, Soest, Utrechtse Heuvelrug en Wijk bij Duurstede en de Regionale Sociale Dienst Kromme Rijn en Heuvelrug de mogelijkheden van samenwerking op het terrein van ICT onderzocht. In april 2011 zijn de uitkomsten hiervan aan de gemeenteraden en het bestuur van de RSD voorgelegd en is er ingestemd met het treffen van voorbereidingen voor de oprichting van een openbaar lichaam ten behoeve van de samenwerking. Sindsdien zijn de volgende stappen gemaakt: - er is een concept tekst voor de gemeenschappelijke regeling opgesteld; - de gewenste inrichting van de ICT infrastructuur en het daarbij behorende migratiescenario zijn op hoofdlijnen uitgewerkt; - het kostenplaatje is geactualiseerd; - op het gebied van HRM zijn voorbereidingen getroffen voor de overgang van het personeel naar het samenwerkingsverband; - het dienstverleningspakket is verder uitgewerkt; - er is een kwartiermaker/beoogd directeur aangetrokken. Op basis hiervan is nu voldoende informatie beschikbaar om bij de deelnemende organisaties het definitieve voorstel aan het bestuur voor te leggen om samen te gaan werken in de Regionale ICT Dienst (RID) Utrecht. Specifiek (beoogd doel) De hoofddoelstelling van de ICT samenwerking is; het zorg dragen voor een betere ICT dienstverlening voor de deelnemende organisaties. Samenwerking biedt schaalvoordelen en "het geheel is meer dan de som der delen": kwetsbaarheid wordt verminderd en kwaliteit wordt beter. De samenwerking richt zich op: 1. Beschikbaar stellen en in standhouden van: - een stabiele ICT infrastructuur; - de gemeentelijke applicaties; - de toegang tot netwerken (GemNet, internet); - de telefonie toepassingen. 2. Het blijvend afstemmen van de ICT omgeving op: - nieuwe technologische ontwikkelingen; - landelijk en lokaal beleid (NUP, informatiebeveiliging e.d.); 2
- veranderende gemeentelijke applicaties. 3. Het ondersteunen van gebruikers, zodat zij optimaal gebruik maken van de ICT middelen. Om deze doelstellingen te realiseren wordt de ICT samenwerking als volgt vormgegeven: - er wordt één ICT beheerorganisatie in het leven geroepen (RID Utrecht), die op één locatie is gehuisvest en waar al het ICT personeel in dienst is; - de RID krijgt de rechtsvorm van een openbaar lichaam; - naast het beheer wordt ook het eigendom van de ICT voorzieningen bij de RID ondergebracht; - de RID beperkt zich in eerste instantie tot de "koude kant", de ICT infrastructuur, de geautomatiseerde werkplekken, de kantoorautomatisering en de telefonie. De ambitie is om de samenwerking geleidelijk te verdiepen. Door afstemming van het informatiebeleid, door gezamenlijk applicaties aan te besteden en aan te kopen en samen te werken voor het functioneel applicatiebeheer zijn grotere efficiency- en kwaliteitswinsten te behalen dan alleen op de "koude"kant. Meetbaar Om te kunnen bepalen of samenwerking daadwerkelijk leidt tot betere ICT dienstverlening, moet bekend zijn wat het huidige niveau van dienstverlening is. Bij de deelnemende organisaties zijn hierover echter weinig of geen gegevens beschikbaar omdat er niet of nauwelijks wordt gemeten. Daarnaast wordt er vrijwel nergens gebruik gemaakt van een dienstverleningsovereenkomst, waarin de normen zijn vastgelegd waaraan de ICT dienstverlening moet voldoen. Omdat er nu vrijwel geen meetgegevens beschikbaar zijn, is het niet of nauwelijks mogelijk om het verschil te meten tussen nu en straks. De RID zal straks werken met een dienstverleningsovereenkomst, waarin het overeengekomen dienstverleningsniveau is vastgesteld. Op basis daarvan zal er sprake zijn van heldere verwachtingen over wat wel en niet kan worden geleverd. De RID zal ook de beschikbaarheid en performance van de systemen en de gebruikersondersteuning gaan meten. Dit levert managementinformatie op voor de RID en de deelnemende organisaties. Op basis daarvan kan worden gestuurd. Het dienstverleningspakket is uitgewerkt in bijlage 2. De RID zal aan het opdrachtgeveroverleg rapporteren in welke mate het gestelde kwaliteitsniveau wordt gehaald. Acceptabel Overwegingen die leiden tot het besluit De RID krijgt de rechtsvorm van een openbaar lichaam. Hiervoor gelden de volgende redenen: deze rechtsvorm biedt de beste mogelijkheden aan de deelnemende organisaties voor directe sturing en om grip te houden op de RID; 3
het creëert zekerheid dat de deelnemende organisaties hun ICT taken in de nieuwe organisatie kunnen laten uitvoeren zonder in strijd te komen met de Europese en Nederlandse regelgeving op het terrein van aanbesteding, mededinging en staatssteun; de deelnemende organisaties vinden het waarborgen van de continuïteit van de nieuwe organisatie belangrijker dan het maken van winst; de deelnemende organisaties hechten er belang aan dat het personeel de ambtelijke status behoudt. Uitgangspunt is dat de medewerkers zoveel mogelijk mee over gaan naar de nieuwe organisatie, de samenwerking leidt niet tot gedwongen ontslagen. Draagvlak Om de ICT dienstverlening op een gewenst niveau te houden is het noodzakelijk om te gaan samenwerken. Het personeel is betrokken bij de totstandkoming van de samenwerking en er vinden regelmatig bijeenkomsten plaats. Ook is er een BOR en een BGO opgericht. Realistisch Kanttekeningen bij het voorgestelde besluit De overgang van zes 1 organisaties en ICT infrastructuren naar één organisatie en één ICT infrastructuur is een complexe operatie. Om dit beheersbaar te houden wordt gekozen voor een fasegewijze aanpak. Het is belangrijk dat er binnen het openbaar lichaam een heldere scheiding is aangebracht tussen de bestuurlijke en de operationele aansturing van de RID. - de rol van het bestuur is op afstand en beperkt (rol eigenaar). - de gemeentesecretarissen/directeuren nemen de rol aan van opdrachtgever. Dit is verwoord in artikel 7 en 11 van de Gemeenschappelijke Regeling en de toelichting. ICT is bedrijfsvoering en dus primair een verantwoordelijkheid van het ambtelijk management. De gezamenlijke opdrachtgevers bepalen het pakket van dienstverlening en onderhandelen hierover met de directeur van de RID. Alternatieven Alternatief is de toestemming tot het aangaan van een gemeenschappelijke regeling te onthouden. Het gevolg van een dergelijk alternatief besluit is dat de uitvoering van de taken op het vlak van informatie- en communicatietechnologie tegen hogere structurele lasten plaatsvinden. Tevens blijft de continuïteit en dienstverlening van ICT kwetsbaar. Een alternatief voor de nu voorgestelde aanpak is uitbesteding van de automatiseringsfunctie aan marktpartijen. Dat is evenwel niet het uitgangspunt in de bestuursopdracht en heeft ook een aantal nadelen. Het belangrijkste is dat de gemeenten op dit moment onervaren opdrachtgevers zijn voor de automatiseringsfunctie, in de zin dat afspraken tussen de overige gemeentelijke afdelingen en de afdeling automatisering niet zijn 1 De RSD heeft het ICT beheer uitbesteed aan de gemeente Utrechtse Heuvelrug en heeft geen eigen ICT organisatie en infrastructuur meer. 4
vastgelegd. Het gaat dan bijvoorbeeld om het te leveren producten- en dienstenportfolio. Daarnaast wil de ICT infrastructuur nog wel eens divers zijn qua kwaliteit en standaardisatie van inrichting. Vervolgens geldt, dat de kans groot is dat deze uitbesteding Europees moet worden aanbesteed. Het is van belang om een Europese aanbesteding heel zorgvuldig uit te voeren; als dit niet gebeurt kan het leiden tot juridische procedures. Deze zorgvuldigheid heeft weer tot gevolg dat het voor een gemeente in combinatie met onervarenheid in opdrachtgeverschap - niet of nauwelijks te sturen is welke partij uit de aanbesteding rolt. Aan deze leverancier is een gemeente vervolgens overgeleverd. Dat heeft tot gevolg dat het uitermate belangrijk is om precies te kunnen definiëren welke dienstverlening de gemeentelijke opdrachtgever verwacht. Dat is in de huidige situatie lastig om te doen, vanwege het feit dat de gemeenten hiermee nog geen ervaring hebben. Als blijkt dat (na de opdrachtverlening) de verwachte dienstverlening niet goed is gespecificeerd, zal dit automatisch leiden tot meerwerk. Hiermee kunnen de kosten in tweede instantie veel hoger uitkomen dan in eerste instantie is geprognosticeerd. Een andere vraag bij uitbesteding is: wat gebeurd er met het huidige personeel? Bij de RID krijgen ze een duidelijke functie binnen een overzichtelijke organisatie. Bij uitbesteding worden zij in het beste geval overgenomen door de nieuwe organisatie, met alle rechtspositionele gevolgen en kosten van dien. Wanneer zij niet worden over genomen blijven de gemeenten zitten met boventallig personeel en dito kosten. Tijdgebonden De stuurgroep heeft een Gemeenschappelijke Regeling RID opgesteld en deze wordt in alle deelnemende gemeenten in februari in de raad besproken, zodat verdere stappen kunnen worden genomen om op 1 juli 2012 te starten met de RID. Aanpak/uitvoering De RID wordt in stappen gerealiseerd. Deze stappen vormen een plateauplanning, waarbij via duidelijke mijlpalen de geformuleerde ambitieniveaus kunnen worden gerealiseerd: - plateau 1: één organisatie; - plateau 2: gekoppelde locaties; - plateau 3: centraal beheerde ICT voorzieningen; - plateau 4: standaard werkplekken. De planning loopt van 1 juli 2012 (één organisatie) tot plm. 1 januari 2015 (alle voorzieningen gestandaardiseerd). Communicatie De betrokken medewerkers zijn al in een vroegtijdig stadium geïnformeerd en worden nauw betrokken bij de opzet van de organisatie en de technisch infrastructuur van de RID. In oktober 2011 is een BOR (bijzondere ondernemersraad) van start gegaan, die de gemeenschappelijke zaken bij de oprichting en inrichting van de RID zal behandelen. In oktober is ook een BGO (Bijzonder georganiseerd overleg) in het leven geroepen, waar de arbeidsvoorwaarden voor de medewerkers die overgaan naar de RID aan de orde komen. 5
Een stuurgroep, bestaande uit gemeentesecretarissen/directeuren bedrijfsvoering van de deelnemende organisaties, begeleidt het proces van totstandkoming van de RID. Zodra de gemeenschappelijke regeling van start is gegaan, wordt de stuurgroep geformaliseerd in de vorm van een collectief opdrachtgeveroverleg. Financiën Om de RID tot stand te brengen zullen incidentele kosten moeten worden gemaakt. De deelnemende organisaties dragen hieraan bij naar rato van het aantal accounts. Daarnaast dragen de deelnemende organisaties bij aan de jaarlijkse begroting van de RID. Dit gebeurt naar rato van het aantal accounts en applicaties. Voor de gemeente Wijk bij Duurstede komen de incidentele kosten neer op 134.033. De structurele jaarlijkse kosten liggen voor de gemeente Wijk bij Duurstede in geval van samenwerking 40.386 voor 2012 (half jaar), 133.997 voor 2013, 165.514 voor 2014 en 147.540 voor 2015 lager dan in de huidige situatie. Dit betekent dat de incidentele kosten na 1,5 jaar zijn terugverdiend. Voor de dekking van de incidentele kosten van de oprichting van de RID wordt voorgesteld 134.033 eenmalig uit de algemene reserve te onttrekken en in 2013 het betreffende bedrag weer terug te storten uit het overschot in 2013 (zie bijlage 6 Dekking incidentele kosten oprichting RID 2012). Bijlagen 1. Notitie Regionale ICT Dienst (RID) Utrecht; 2. Basispakket RID op hoofdlijnen; 3. Gemeenschappelijke regeling RID; 4. Structurele kostenverdeling RID (begroting 1 januari 2015); 5. Incidentele kosten totstandkoming RID; 6. Dekking incidentele kosten oprichting RID 2012; 7. Risicoparagraaf Burgemeester en wethouders van Wijk bij Duurstede, Janneke Louisa-Muller secretaris Guus Swillens burgemeester 6
Raadsbesluit De raad van de gemeente Wijk bij Duurstede; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 10 januari 2012, nr. 487 besluit: 1. Toestemming verlenen aan het college van B&W voor het oprichten van de Regionale ICT Dienst (RID) Utrecht voor de samenwerking op ICT-gebied. Deze samenwerking wordt aangegaan met de gemeenten Baarn, Bunnik, De Bilt, Soest, Utrechtse Heuvelrug en de Regionale Sociale Dienst Kromme Rijn Heuvelrug. De RID krijgt de rechtsvorm van een openbaar lichaam. 2. Voor de dekking van de incidentele kosten van de oprichting van de RID 134.033 eenmalig uit de algemene reserve te onttrekken en in 2013 het betreffende bedrag weer terug te storten uit het overschot in 2013. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van dinsdag 28 februari 2012 De raad voornoemd, griffier, voorzitter, 7