MARKETING HANDBOEK VERDIENEN? Haal het maximale uit uw deelname easyfairs geeft de voorzet, kopt u hem in? Geld verdienen was nog nooit zo makkelijk!
Ahoy Rotterdam 5 & 6/10/2011 Wij helpen u graag om uw deelname zo succesvol en aangenaam mogelijk te maken. Daarom bieden we u een aantal GRATIS marketing tools. Dit document bevat een samenvatting van de mogelijkheden. Vragen? Neem gerust contact op met onze Helpdesk: femke.fens@easyfairs.com of +31 (0)162 40 89 82 INHOUDSOPGAVE SPREAD THE WORD! 3 PROMOTIETOOLS 4 MIJN EASYFAIRS 6 REGISTRATIE STANDPERSONEEL 7 SALES TIPS TIJDENS EN NA DE BEURS 8 MARKETING CHECKLIST 9 BIJLAGE REGISTRATIESYSTEEM 10 BIJLAGE REGISTRATIESYSTEEM 12 Contactpersonen Sales marita.marcelis@easyfairs.com +31 (0)162 40 89 83 Techniek gerbrig.reitsma@easyfairs.com +31 (0)162 40 89 99 Marketing danielle.beverloo@easyfairs.com +31 (0)162 40 89 86 Just turn up and do business! HELPDESK femke.fens@easyfairs.com +31 (0)162 40 89 82 2
Spread the word! Verstuur zoveel mogelijk uitnodigingen ACTIES: Gedrukte uitnodigingen versturen Database aanleveren (uitnodigingen door ons kosteloos laten versturen uit uw naam) Uw persoonlijke registratielink versturen DEADLINES: UITNODIGINGEN BIJBESTELLEN (>1000): danielle.beverloo@easyfairs.com Deadline: 05/08/2011 AANLEVEREN DATABASE: danielle.beverloo@easyfairs.com Deadline: 18/08/2011 UITNODIGINGEN BIJBESTELLEN (<1000): danielle.beverloo@easyfairs.com Deadline: 20/09/2011 Gemiddeld 60% van de bezoekers komt op basis van een persoonlijke uitnodiging van een exposant! Trek uw conclusie en promoot uw deelname actief naar uw klanten en prospects. Wij voorzien u van de nodige tools. Gedrukte uitnodigingen U ontvangt van easyfairs een standaardpakket van 250 gratis uitnodigingen. Meer nodig? U kunt kosteloos bijbestellen! NB: Grote aantallen (>1000) doorgeven vóór 05/08/2011! Database aanleveren Stuur ons uw Excel bestand in onderstaand format met max. 500 Benelux contacten vóór 18/08/2011! Wij zullen de uitnodigingen dan uit uw naam versturen Bovendien zijn de portokosten voor onze rekening Wij gebruiken deze gegevens alleen voor het versturen van uw uitnodigingen. VERPLICHTE KOLOMMEN IN UW EXCEL BESTAND: Bedrijfsnaam Dhr / Mevr Voornaam Naam Straat + huisnummer Uw persoonlijke registratielink Op mijn easyfairs kunt u automatisch doorklikken naar uw persoonlijke registratielink. Deze link is uniek aan u verbonden en biedt u de mogelijkheid om bij te houden wie van uw contacten zich al hebben ingeschreven. Alle gegevens van deze aanmeldingen komen in een Excel bestand terecht die u direct kunt downloaden m.b.v. uw logingegevens. Een aantal mogelijkheden: Postcode Plaats Land (BE NL) Aparte e-mailings opstellen met daarin de link ( registreer hier ) Verwerken in uw e-mail handtekening Op uw website plaatsen Banners & buttons hyperlinken 3
Promotietools. Promoot uw deelname aan de beurs uitvoerig ACTIES: Briefstickers gebruiken Handtekening aanvullen Ruim 83% van de bezoekers informeert zich vóór de beurs over exposerende bedrijven. De belangrijkste bronnen: de beurswebsite, advertenties, advertorials en artikelen in vakbladen; internetsites en (beurs)catalogi. Maak hier gebruik van! Banners gebruiken 1. Briefstickers: u ontvangt van ons een pakket met stickers die u op uw uitgaande post kunt plakken. Het staat u vrij om gratis en onbeperkt stickers bij te bestellen. DEADLINES: 2. E-mail handtekening: ook een geschikte plek om uw deelname te promoten. U kunt het beurslogo samen met nog ander materiaal terugvinden op onze site:, onder Exposeer / Downloads. Bijvoorbeeld: STICKERS BIJBESTELLEN danielle.beverloo@easyfairs.com Deadline: 20/09/2011 Vriendelijke groeten, Marita Marcelis Sales Executive Tel +31 (0)162 408 983 Fax +31 (0)162 467988 Bezoek ons tijdens SOLIDS, stand 1234. Registreer hier voor uw gratis badge 3. Banners: u ontvangt van ons kosteloos een aantal banners. Deze kunt u downloaden van onze site:, onder downloads. Plaats deze op uw website of in uw handtekening. TIP: Hyperlink deze met uw persoonlijke registratielink! LET OP VOOR ONAFHANKELIJKE AANBIEDERS VAN BEURSKALENDERS! Regelmatig horen wij berichten van exposanten die benaderd worden door bedrijven die zich voorstellen als ontwerpers van een catalogus van de beurs of een algemene beurzenkalender. Via brief, fax of e-mail geven zij u te kennen dat zij een aanpassing bieden van uw adresgegevens voor opname in hun beurskalender. In de kleine lettertjes merkt u echter dat zij aanzienlijke bedragen aanrekenen voor deze gegevens als u het document ondertekend terugstuurt. easyfairs distantieert zich volledig van deze praktijken. 4
ACTIES: Persmap samenstellen Advertenties aanpassen Informatie voor beurscatalogus aanleveren easyfairs BOOSTER PACK 4. Persmap: U kunt een persmap samenstellen en afgeven op het easyfairs BUSINESS POINT, waar bezoekers en journalisten deze kunnen inkijken. 5. Advertenties: Noem de beurs en uw standnummer in advertenties in de media. 6. easyfairs BOOSTER PACK zichtbaarheid vóór, tijdens en na de beurs easyfairs neemt uw logo op in haar bezoekerscampagne: - in een newsletter voor de beurs - in de online catalogus - in de logoscroller op de website - op de beursplattegrond tijdens de beurs - in de nabeschouwingemail na de beurs Voor meer informatie over het booster pack, kunt u terecht op onze website:, onder BOOSTER PACK. DEADLINES: easyfairs BOOSTER PACK marita.marcelis@easyfairs.com Deadline: 20/09/2011 Prijs: 495,- Meer info: easyfairs.com/solids-nl 5
ACTIES: Informatie opladen in Mijn easyfairs, de online beurscatalogus 7. Nieuw: Mijn easyfairs Via Mijn easyfairs kunt u uw bedrijf en innovaties optimaal presenteren in de online beurscatalogus en kunt u eenvoudig bijbestellingen doen. Bovendien onthoudt Mijn easyfairs uw gegevens zodat u deze bij toekomstige beursdeelnames niet opnieuw hoeft in te voeren. Voor meer informatie over het optimale gebruik van Mijn easy- Fairs en om een handleiding te downloaden, surf naar www.easyfairs.com/myef-handleiding Via Mijn easyfairs, kunt u: uw bedrijf duidelijk promoten met een uitgebreid bedrijfsprofiel uw bedrijfslogo publiceren in de catalogus promotiemateriaal over uw producten of diensten publiceren Uw standpersoneel registreren en uw bezoekerslink ophalen NIEUW: U dient via Mijn easy- Fairs door te geven hoeveel personen de stand komen opbouwen. Dit kan door middel van het bijbestellen van polsbandjes. De bestelde bandjes ontvangt u bij het betreden van de hal. Uw invoerscherm: Het resultaat online: 6
Standbemanning en uw bezoekerslink ACTIES: Exposantenbadges aanvragen (barcodes afdrukken) Bouwpaspoorten aanvragen (barcodes afdrukken) Selecteer enthousiaste en extraverte medewerkers die graag met (potentiële) klanten omgaan en die voldoende kennis hebben over uw bedrijf en uw oplossingen. Stel enkele basisregels op: * Dress code * Look & feel van de stand * Praktische afspraken Benoem een standmanager; iemand die flexibel, goed georganiseerd en een goede verkoper is. Brief uw medewerkers op voorhand over wat u van hen verwacht, wat ze klanten en de pers moeten vertellen, enzovoort. DEADLINES: AANVRAAG EXPOSANTEN- BADGES & BOUW- PASPOORTEN Vragen? danielle.beverloo@easyfairs.com +31 (0)162 40 89 86 Registreren van uw standpersoneel via Mijn easyfairs Het is essentieel dat u voor de beurs uw standbemanning registreert. Als u bent ingelogd in Mijn easyfairs kunt u via de link naar het registratiesysteem N200. Hier kunt u uw standbemanning aanmelden en de barcodes afdrukken. Tevens vindt u hier uw persoonlijk bezoekersregistratielink. Deze link kunt u meesturen in mailings en uw email handtekening om uw klanten en relaties uit te nodigen de beurs en uw stand te bezoeken. Bekijk de handleiding voor het gebruik van N200 in de bijlage van dit handboek. 7
Sales tips tijdens en na de beurs. Trek de aandacht tijdens de beurs. ACTIES: TIJDENS DE BEURS Sales lead systeem opzetten Persmap afgeven op het BUSINESS POINT NA DE BEURS Follow up Breng resultaten in kaart Evalueer & motiveer! Leg van tevoren goed vast hoe u zich wilt presenteren tijdens de beurs. Hoofddoel is uiteraard om u binnen het easyfairs concept te onderscheiden van de rest! Plan nog vóór de beurs de opvolging van uw beursdeelname. Zorg ervoor dat er tijd wordt vrijgemaakt om mensen op te bellen na de beurs. Behandel eerst de belangrijkste contacten. TIJDENS DE BEURS Neem deel aan de learnshops presentaties Blijf niet op uw eiland zitten, spreek mensen actief aan Houd elke sales lead systematisch bij Trek de aandacht met een actie op uw stand Geef uw persmap(pen) af op het easyfairs BUSINESS POINT NA DE BEURS Doorzetten wordt beloond! Neem opnieuw contact op na intervals van 3 en 6 maanden. Uit ervaring blijkt dat aankoopbeslissingen soms tijd nodig hebben. Meet uw resultaten op een efficiënte manier Zo kunt u uw Return on Investment (ROI) meten en kunt u zich hier in de toekomst o.a. op baseren bij het nemen van beslissingen. Vandaar : Houd uw sales leads systematisch bij! Let hierbij op de volgende elementen: Waarde van de verkoop Uw investering in deelname Aantal sales leads Kosten per lead = totale kosten deelname gedeeld door aantal leads Aantal nieuwe contacten Gegenereerde media-aandacht Andere meetbare elementen Niet-meetbare voordelen (goodwill, team spirit) Evalueer daarna uw resultaten Probeer te achterhalen waarom u beter of minder goed presteerde dan u had verwacht. Breng uw medewerkers op de hoogte en geef hen de nodige motivatie om het volgende keer (nog) beter te doen. 8
MARKETING CHECKLIST Houd uw to do s goed bij. Duid aan wat al gedaan is. Marketing Checklist Houd uw to do s goed bij. Duid aan wat al gedaan is. ACTIES: Overloop de checklist Vink af wat al gedaan is Omdat we u graag een handje helpen bij de voorbereiding, vindt u hier een kant -en-klare checklist met alle marketingacties en deadlines. LET OP! De deadlines voor technische bijbestellingen kunt u terug vinden in het Technisch handboek. Deze vindt u ook terug in Mijn easyfairs. Deadline Actie Contact 05/08/2011 Bijbestellen uitnodigingen > 1000 Danielle Beverloo 18/08/2011 Aanleveren database 500 contacten Danielle Beverloo 20/09/2011 Bijbestellen uitnodigingen < 1000 Danielle Beverloo 20/09/2011 Bijbestellen briefstickers Danielle Beverloo 20/09/2011 Bestellen van het BOOSTER PACK Marita Marcelis Doorlopend Aanvragen exposantenbadges Danielle Beverloo Doorlopend Aanleveren persberichten website Danielle Beverloo We wensen u veel succes met de voorbereiding en natuurlijk een succesvolle beurs! Voor vragen kunt u altijd terecht bij onze Helpdesk: femke.fens@easyfairs.com +31 (0)162 40 89 82 9
Registreren van uw standpersoneel Voor aanvang van de beurs dient u uw standpersoneel te registreren. In Mijn easyfairs klikt u op de optie: Registreer standpersoneel/ bekijk bezoekers. U wordt automatisch doorgelinkt naar het N200 registratiesysteem. In het tabblad Personeel voegt u uw standpersoneel toe door op het groene kruisje te klikken. Print de toegangsbewijzen uit en u krijgt bij de entree van de beurs de exposantenbadges van onze hostess uitgereikt. Ook kunt u uw standpersoneel eenmalig opladen via een Excel file. Kies voor Standpersoneel importeren, u ziet dan onderstaand scherm. Klik op Downloaden, u krijgt een Excel bestand in een vaste format die u opslaat op uw computer. In dit bestand plaats u alle informatie over uw standpersoneel. Handig; als u de lijst aanvult kunt u alles in één keer uploaden en de barcodes uitprinten. Als alle informatie is ingevuld gaat u naar Upload en selecteert u het bestand. Alle gegevens komen in de overzichtslijst in N200 en u kunt alle barcodes tegelijk printen.
Uw bezoekers registratielink In het tabblad Registraties vindt u uw bezoekersregistratielink, de default URL. Met het icoontje achter de link kunt u deze kopiëren. Met deze link nodigt u uw klanten en relaties uit en ziet u terug wie zich heeft aangemeld voor een bezoek via deze persoonlijke link. Ook kunt u na afloop van de beurs bekijken wie er daadwerkelijk aanwezig is geweest. Koppel de link aan een beursbanner/logo in uw e-mailhandtekening om uw deelname nog meer te promoten. Banners en logo s van de beurs vindt u terug op de website van SOLIDS. In het menu onder Exposeer onder het tabblad Downloads. Wilt u een mailing uitsturen en meten wat deze u oplevert? Via de button Nieuwe link aanmaken maakt u een extra link aan die u in een mailing kunt plaatsen. Maak daarnaast uw persoonlijke linken aan voor uw collega s. Zij plaatsen deze in hun eigen e- mailhandtekening en zo meet u direct via welke werknemer bezoekers zich hebben ingeschreven. Via de button Exporteren download u een Excel bestand waarin alle aangemelde bezoekers via uw link(en) zijn opgenomen. Zodoende kunt u voor, tijdens of na de beurs bijvoorbeeld een mailing uitsturen naar deze klanten en relaties.
BIJLAGE 1: BEURSCATALOGUS + speciale editie van SOLIDS PROCESSING BENELUX BEURSCATALOGUS SOLIDS 2011 Elke bezoeker van SOLIDS krijgt persoonlijk de beurscatalogus uitgereikt. Deze catalogus verschijnt in samenwerking met onze Main Mediapartner: VEZOR Media, de uitgever van Solids Processing Benelux. De catalogus wordt tevoren ook al meegezonden met de SOLIDS-special van Solids Processing Benelux (oplage 7000 ex.) die op 20 september a.s. verschijnt. In deze editie besteedt de redactie uitgebreid aandacht aan SOLIDS, die op 5 en 6 oktober a.s. plaatsvindt in de AHOY te Rotterdam. Zo bereikt de beurscatalogus een totale oplage van maar liefst 9000 ex. En u kunt hiervan optimaal gebruik maken, op diverse manieren: Uw gratis vermelding in de beurscatalogus De beurscatalogus vermelding bestaat uit uw adresgegevens, inclusief e-mail en internetadres en een bedrijfsprofiel (van max. 500 tekens). In het bedrijfsprofiel kunt u uw activiteiten, merken, vertegenwoordigingen beschrijven. Aanleveren gaat via de website SolidsProcessing.nl. Klik rechtsboven in het scherm op 'Bedrijven log-in. Zoek uw bedrijfsnaam, selecteer deze en klik op Volgende om in te loggen. Uw wachtwoord wordt gevraagd, maar kan via de link ook worden toegezonden. Ga in het controlpanel naar het onderdeel Beursdeelname (in het rood-oranje gedeelte), en klik op de link om de gegevens voor de beurscatalogus aan te leveren: max. 500 tekens (incl. spaties). NB Deze vermelding in de beurscatalogus is gratis. Doe dit vóór 28 augustus! Uw nieuws gratis in de SOLIDS-beurscatalogus en de beursspecial van Solids Processing De redactie van Solids Processing Benelux stelt een zo volledig mogelijk overzicht samen van het beursnieuws. Uw hulp, als exposant, is daarbij onontbeerlijk. Wij verzoeken u vriendelijk een persbericht van maximaal 2500 tekens op te stellen waarin duidelijk naar voren komt wat u op SOLIDS laat zien en welk product en/of welke dienst nieuw of vernieuwd is. Aanleveren gaat ook via de website SolidsProcessing.nl (u krijgt ook maandelijks een uitnodiging tot het vermelden van nieuws voor de e-mail nieuwsbrief). Als volgt: Ga naar het controlpanel (inloggen onder Bedrijven log-in rechtsboven in het menu). Controleer of uw standnummer goed is ingevuld (onder Beursdeelname) Klik in het gele vak op Persbericht toevoegen. Vul uw bericht in (max. 2500 tekens), en voeg evt. een afbeelding en/of film toe. U kunt ook een Engelse versie invullen NB voor beursnieuws: Selecteer bij Verwijs naar agenda : de link naar SOLIDS 2011. Bewaar als concept, controleer tekst afbeelding en/of film (controleer evt. de link naar een preview) Klik op bevestigen. Plaatsen van uw nieuws in de beurscatalogus is gratis. Bovendien wordt uw nieuws gratis vermeld op de website SolidsProcessing.nl. Doe dit vóór 28 augustus!
BIJLAGE 1: BEURSCATALOGUS + speciale editie van SOLIDS PROCESSING BENELUX Uw nieuws kunt u ook per e-mail of op CD-rom sturen. Het beeldmateriaal in jpeg of tiff met een resolutie van 300 dpi, de tekst in een Worddocument (geen beeld in het Worddocument plaatsen). De informatie dient uiterlijk 28 augustus in ons bezit te zijn. U kunt het per e-mail sturen naar redactie@solids-processing.nl of de CD-rom sturen naar Solids Processing Benelux, t.a.v. Henk Klein Gunnewiek, Postbus 106, 7000 AC Doetinchem. Vermeld daarbij dat het gaat om de SOLIDS beurscatalogus. Doe dit vóór 28 augustus! Adverteren De sluitingsdatum voor het reserveren van advertentieruimte in de SOLIDS beurscatalogus en het beursnummer van Solids Processing Benelux is 1 september a.s. Dan moeten wij ook het advertentiemateriaal in ons bezit hebben. Voor het reserveren van advertentieruimte kunt u het bijgevoegde formulier gebruiken of contact opnemen met: Marion van Sinderen en Debbie van den Dool +31 (0) 316-228544 Hans Schouten: +31 (0)314-664815 Wij wensen u een succesvolle beursdeelname. Uw aanwezigheid in de beurscatalogus zal daaraan zeker een bijdrage leveren.
BIJLAGE 1: BEURSCATALOGUS + speciale editie van SOLIDS PROCESSING BENELUX Ja, ik wil maximaal rendement halen uit mijn beursdeelname Ik kies voor de volgende speciale advertentiemogelijkheden: In de beursuitgave van Solids Processing Benelux (20 september a.s.) met een oplage van 7000 ex 1 x ¼ pagina zwart/wit 508,- 1 x ½ pagina zwart/wit 959,- 1 x 1/1 pagina zwart/wit 1812,- Uiteraard is steunkleur en fullcolour ook mogelijk Extra doorplaatsen van uw advertentie in de SOLIDS beurscatalogus (oplage 9000 ex) met een doorplaatskorting van 50% op de tarieven in de beursuitgave. In de extra e-mailnieuwsbrief (Beursspecial) 1 x boxbanner 125,- (formaat 137 x 90) 1 x fullbanner 170,- (formaat 468 x 60) 1 x advertorial 225,- (ca 1500 tekens) Naam:... Contactpersoon:...... E-mail:... Adres:... Postcode / plaats:... Telefoon:... Fax:... Handtekening:... Fax dit ingevulde formulier voor 28 augustus naar +31-(0)84 2207821. Of stuur het voor 28 augustus a.s. naar: Vezor Media, t.a.v. Hans Schouten, Postbus 106, 7000 AC Doetinchem (NL) E-mail: h.schouten@vezor.nl Heeft u nog vragen? Marion van Sinderen en Debbie van den Dool +31 (0) 316-228544 Hans Schouten: +31 (0)314-664815