MARKETING HANDBOEK. Woensdag 23/10/ :00-20:00 Donderdag 24/10/ :00-18:00 Flanders expo - Hal 1.

Transcriptie

1 Woensdag 23/10/ :00-20:00 Donderdag 24/10/ :00-18:00 Flanders expo - Hal 1

2 Algemene info 3 De beurs Contact Waaraan moet ik zeker denken voor mijn beursdeelname? 4-6 Hou rekening met de deadlines Neem het technisch handboek door Bestel extra standmateriaal Registreer uw standbemanning Hoe promoot ik vooraf mijn deelname? 7-9 Hoe nodig ik klanten en prospects uit per post? Hoe verhoog ik mijn visibiliteit in de gedrukte beurscatalogus? Hoe nodig ik klanten en prospects uit per ? Hoe nodig ik klanten en prospects uit via websites? Hoe verhoog ik mijn visibiliteit op de beurswebsite? Hoe verhoog ik mijn visibiliteit tijdens de beurs? 10 Trek de aandacht naar uw stand Neem één van de drie Onsite Promo Packs Neem deel aan de Demo- en Innovatieroute Wat kan ik na mijn deelname nog doen? 11 Neem opnieuw contact op met uw leads Meet uw resultaten Deel uw feedback! Maak gebruik van de links om rechtstreeks naar dat onderwerp te gaan. 2

3 Algemene info Beste exposant, Wij helpen u graag om uw deelname zo succesvol en aangenaam mogelijk te maken. Dit marketing handboek geeft u een handig overzicht van uw mogelijkheden. Aarzel niet om ons te contacteren indien u nog vragen heeft. Wij wensen u veel succes met de voorbereidingen en een geslaagde beurs! De beurs EUROFINISH Woensdag 23 oktober :00-20:00 Donderdag 24 oktober :00-18:00 Flanders expo - Hal 1 Maaltekouter 1 BE-9051 Gent Contact MARKETING: Sim Mei Chiu Marketing Assistant Sin.Mei.Chiu@easyfairs.com T +32 (0) Marketingvragen: Bestellingen uitnodigingen/stickers My easyfairs Promotietools OPERATIONS: Joelle Blokland Operations Coordinator joelle.blokland@easyfairs.com T +32 (0) Technische vragen: Bestellingen standmateriaal Webshop Op & afbouw/handling SALES: Ria Van den Bogaert Exhibition Manager ria.van.den.bogaert@easyfairs.com T +32 (0) Salesvragen: Online365 Packs Onsite Promo Packs 3

4 Waaraan moet ik zeker denken voor mijn beursdeelname? Hou rekening met de deadlines Start zo vroeg mogelijk met uw voorbereidingen en hou rekening met de deadlines die vermeld staan per actie. Deadline Actie Meer info 09/08/2013 Bestel gratis extra uitnodigingskaarten en/of briefstickers (+1000st.) Pag. 7 Sim Mei Chiu 09/08/2013 Gratis postmailing: lever uw database aan Pag. 7 Sim Mei Chiu 09/08/2013 Bestel gratis extra uitnodigingskaarten en/of briefstickers (<1000st.) Pag. 7 Sim Mei Chiu 6/09/2013 Download het technisch handboek Pag. 5 Sim Mei Chiu 13/09/2013 Extra visibiliteit in de beurscatalogus Pag. 7 Sim Mei Chiu 13/09/2013 Controleer uw online profiel Pag. 9 Sim Mei Chiu 20/09/2013 Bestel een Online365 Plus of Premium Pack Pag. 9 Ria Van den Bogaert 20/09/2013 Bestel een Onsite Promo Pack Pag. 10 Ria Van den Bogaert 23/09/2013 Bestel extra standmateriaal! Vanaf 23/09/2013 = een toeslag van 30% Pag. 5 Joelle Blokland 22/10/2013 Schrijf uw standbemanning in Pag. 6 Sim Mei Chiu Contact MARKETING: Sim Mei Chiu Marketing Assistant Sin.Mei.Chiu@easyfairs.com T +32 (0) Marketingvragen: Bestellingen uitnodigingen/stickers My easyfairs Promotietools OPERATIONS: Joelle Blokland Operations Coordinator joelle.blokland@easyfairs.com T +32 (0) Technische vragen: Bestellingen standmateriaal Webshop Op & afbouw/handling SALES: Ria Van den Bogaert Exhibition Manager ria.van.den.bogaert@easyfairs.com T +32 (0) Salesvragen: Online365 Packs Onsite Promo Packs 4

5 Neem het technisch handboek door Neem zeker het technisch handboek door. Hier vindt u een antwoord op uw technische vragen, zoals o.m. alle praktische info over uw standformule, de details over de op en afbouwprocedure, enzovoorts. Het technisch handboek kunt u net zoals het marketing handboek downloaden in My easy- Fairs. Ga naar Log rechtsbovenaan de website in op My easyfairs en klik op de beursnaam. Ga naar het menu: Documenten en materiaal van easyfairs. 06/09/2013 Bestel extra standmateriaal Bestel tijdig uw extra standmateriaal via My easyfairs. Log in op My easyfairs en klik op de beursnaam. Ga naar het menu: Extra items bestellen. U wordt automatisch aangemeld in de webshop. Klik op het winkelkarretje voor een overzicht van uw gewenste artikelen. U kunt daar uw bestelling nog wijzigen. Klik op bevestigen om uw bestelling door te geven. Uw bestelling zal bevestigd worden via . 23/09/

6 Registreer uw standbemanning Registreer op voorhand uw standbemanning. Bij aankomst op de beurs, vanaf de opbouwdagen, printen wij aan de hand van deze registraties uw exposantenbadges af.! Het opbouwpersoneel hoeft niet geregistreerd worden via dit systeem. U ontvangt meer info hierover per mail kort voor de beurs. Ga naar Log rechtsbovenaan de website in op My easyfairs en klik op de beursnaam. Ga naar het menu: Bekijk uw voorgeregistreerde bezoekers/ Schrijf uw personeel in. U wordt automatisch aangemeld in het registratiesysteem. Daar klikt u bovenaan op het tabblad Personeel. 22/10/2013 Manuele invoer Klik op het groene kruisje en vul de gegevens in. Print de toegangsbewijzen uit die u ontvangt per mail en bij aankomst op de beurs, vanaf de opbouwdagen, printen wij aan de hand van deze registraties uw exposantenbadges af. Opladen via Excel Kies voor Standpersoneel importeren. Klik op Downloaden en bewaar het Excel bestand op uw computer. Vul alle verplichte velden in (zie tabblad 2 in het Excel bestand) en sla het bestand terug op. Nu kan u alles in één keer opladen. Kies voor Upload en selecteer uw ingevulde Excel bestand. Alle gegevens staan nu in de overzichtlijst en u kunt alle registraties tegelijk printen. 6

7 Hoe promoot ik vooraf mijn deelname? Hoe nodig ik klanten en prospects uit per post? Maak actief gebruik van uw exposantenpakket Elke exposant ontvangt een gratis exposantenpakket van 250 gedrukte uitnodigingskaarten en 250 briefstickers. Deze kaarten kunt u uitdelen en/of opsturen per post. Bestel gratis extra uitnodigingskaarten en/of briefstickers kaarten: mail ons het gewenste aantal voor 09/08/ kaarten: mail ons het gewenste aantal voor 09/08/ /08/2013 Stuur gratis een postmailing uit Wij verzorgen uw postmailing op basis van uw database. Lay-out, druk, verzending en portkosten nemen wij geheel voor onze rekening. Deze gegevens worden enkel gebruikt voor het versturen van uw uitnodigingen. Indien echter één van uw contacten de beurs bezoekt, komt hij/zij automatisch terecht in onze bezoekerdatabase. Mail ons uw Excelbestand (max. 500 Benelux contacten) Verplichte velden: 09/08/2013 Firmanaam Mr./Mevr. Voornaam Achternaam Straat + nr. Postcode Plaats Land (BE/NL/Lux) Taal (NL/FR) Hoe verhoog ik mijn visibiliteit in de gedrukte beurscatalogus? Om een nog groter en efficiënt bereik voor u te bewerkstelligen wordt de officiële beurscatalogus gemaakt ism het maandblad VOM INFO, uitgegeven door VOM vzw. Het oktobernummer van VOM INFO en de beurscatalogus worden als één geheel aangeboden. Als exposant worden uw NAW gegevens en een korte beschrijvende tekst gratis opgenomen. Deze uitgave heeft 6000 exemplaren. Informatie over adverteren in de beurscatalogus kan u opvragen bij Frank Schelfaut van VOM vzw via het nummer +32 (0) of via mail frank@vom.be. De tarieven VOM INFO oktober 2013 op Pagina /09/

8 Hoe nodig ik klanten en prospects uit per ? Promoot uw deelname in de handtekening van u en uw collega s Download één van de banners op de beurswebsite en voeg uw registratielink toe. Nodig uw klanten en prospects uit via een ing Download één van de banners op de beurswebsite en voeg uw registratielink toe. Hoe voeg ik de banner toe in mijn handtekening? Download de banner op de beurswebsite (bij Downloads ) en bewaar deze op uw pc. Ga vervolgens naar de instellingen om uw handtekening te wijzigen. Klik op het icoon om een afbeelding toe te voegen, selecteer de banner op uw pc en bewaar uw wijzigingen. Stuur uzelf een testmail. Hoe voeg ik de registratielink toe in mijn handtekening? Kopieer de registratielink en ga naar de instellingen om uw handtekening te wijzigen. Typ een korte tekst zoals Registreer hier, selecteer deze tekst met uw muis en klik vervolgens op het icoon om een link toe te voegen. Daar plakt u de registratielink. U kan de link ook toevoegen bij de banner. Klik op de reeds toegevoegde banner in uw e- mailhandtekening en klik vervolgens op het icoon om een link toe te voegen. Daar plakt u de registratie- Waar vind ik mijn registratielink? Elke exposant heeft een unieke weblink waarmee u uw klanten en prospects kunt laten registreren voor een bezoek. Deze link is rechtstreeks gekoppeld aan uw account, zodat u kunt nakijken wie er via uw link heeft geregistreerd. Log in op My easyfairs en klik op de beursnaam. Ga naar het menu: Bekijk uw voorgeregistreerde bezoekers/schrijf uw personeel in. U wordt automatisch aangemeld in het registratiesysteem. Daar klikt u bovenaan op het tweede tabblad Registraties. Links: vindt u uw unieke registratielink terug om uw klanten en prospects uit te nodigen voor een bezoek. U kunt meerdere links aanmaken indien gewenst. Rechts: vindt u een lijst van personen die zich via uw link hebben geregistreerd voor een bezoek. Bekijk de statistieken of download deze lijst naar Excel. 8

9 Hoe nodig ik klanten en prospects uit via websites? Maak uw deelname bekend op uw website en/of op andere websites. Download één van de banners op de beurswebsite en voeg uw registratielink toe. Hoe verhoog ik mijn visibiliteit op de beurswebsite? Vervolledig uw basisprofiel 13/09/2013 Log in op My easyfairs en klik op de beursnaam. Naam op de stand: uw firmanaam verschijnt op de frieslijst van uw stand tijdens de beurs, in de gedrukte beurscatalogus en op de beurswebsite. Pas categorieën aan: de categorieën waarin u actief bent (max. 3). Beheer uw bedrijfsgegevens en logo voor deze stand: voeg uw logo toe, uw contactgegevens, uw website en een korte omschrijving.! De beurswebsite is beschikbaar in 3 talen, u bepaalt zelf in welke talen (Nederlands, Frans en Engels) u uw info wenst toe te voegen. Vul uw pagina aan met bijkomende info Onderaan de pagina vindt u uw Mijn catalogus terug, waar u zoveel producten, productnieuws en persberichten kunt opladen als u maar wenst. In het menu Beheer de online catalogus voor deze stand kunt u aanvinken welke items u wilt tonen in de Innovation Gallery en op uw webpagina ( In de catalogus ). In het menu Mijn productcatalogus selecteert u de gewenste items voor de Online Productcatalogus. Neem een Online365 Plus of Premium Pack Elke exposant beschikt over een Online365 pack, een uitgebreid instappakket. Met de Plus en Premium packs kunt u nog meer zakelijk voordeel halen uit uw deelname. Download de brochure of contacteer Ria Van den Bogaert T +32 (0) ria.van.den.bogaert@easyfairs.com 9

10 Hoe verhoog ik mijn visibiliteit tijdens de beurs? Trek de aandacht naar uw stand Onderscheid u van de rest en leg van tevoren vast hoe u zich wil presenteren tijdens de beurs. Enkele basisprincipes: Blijf niet op uw eiland zitten, spreek mensen actief aan Houd elke sales lead systematisch bij Trek de aandacht met wat actie op uw stand Geef uw persmap(pen) af op onze easyfairs stand Neem één van de drie Onsite Promo Packs Plaats uw deelname gedurende de hele beurs in de schijnwerpers. Onsite Promo Pack - Lanyard Onsite Promo Pack - Leafleting Onsite Promo Pack - Ad Voucher Contacteer Ria Van den Bogaert +32 (0) ria.van.den.bogaert@easyfairs.com Demo en Innovatieroute Hoe krijgt u extra bezoekers op uw stand? Laat o.a. uw technologie en/of innovatie zien op uw stand en u krijgt een gratis vermelding op het EUROFINISH INNOVATIE en DEMO routeplan dat elke bezoeker aan de inkom ontvangt of op voorhand kan downloaden. 1) Wat moet een innovatie inhouden? - Producten of diensten m.b.t. oppervlaktetechnieken die een innovatief element of toepassing inhouden en die op uw stand tentoongesteld worden. 2) Wat moet een demo inhouden? - Oppervlaktetechnieken live laten werken op uw stand - Oppervlaktetechnieken aan het werk laten zien via een computersimulatie / video op uw stand Contacteer Ria Van den Bogaert +32 (0) ria.van.den.bogaert@easyfairs.com 10

11 Wat kan ik na mijn deelname nog doen? Neem opnieuw contact op met uw leads Neem opnieuw contact op met uw zorgvuldig bijgehouden leads. Zorg ervoor dat er tijd wordt vrijgemaakt om mensen op te bellen na de beurs Behandel eerst de belangrijkste contacten Neem opnieuw contact op na intervals van 3 en 6 maanden, uit ervaring blijkt dat aankoopbeslissingen soms tijd nodig hebben Meet uw resultaten Houd uw sales leads systematisch bij en meet uw ROI. Let hierbij op de volgende elementen: Waarde van de verkoop Uw investering in deelname Aantal sales leads Kosten per lead = totale kost deelname gedeeld door aantal leads Aantal nieuwe contacten Gegenereerde media-aandacht Andere meetbare elementen (bv. aanwerving) Niet-meetbare voordelen (goodwill, team spirit) Deel uw feedback Na uw deelname kunt u uw feedback en/of uw suggesties delen via onze exposantenenquête of geef het door aan één van onze collega s. Wij wensen u veel succes met de voorbereiding en uiteraard een schitterende beurs! 11

12 Tarieven Adverteren in Catalogus Formaat Prijs leden VOM BELGIE vzw Prijs niet-leden VOM BELGIE vzw Achtercover Reeds gereserveerd Reeds gereserveerd Pagina 2 Reeds gereserveerd Reeds gereserveerd Formaat A4 Quadri: 985,00 Zwart/Wit: 628,00 Formaat 1/2 de A4 Quadri: 756,00 Zwart/Wit: 399,00 Formaat 1/4 de A4 Quadri: 621,00 Zwart/Wit: 264,00 Quadri: 1.478,00 Zwart/Wit: 942,00 Quadri: 1.134,00 Zwart/Wit: 599,00 Quadri: 932,00 Zwart/Wit: 397,00 Contacteer Frank Schelfaut T. +32 (0) frank@vom.be 12