Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap Administratie Waterwegen en Zeewezen CAF Dossier 1
MINISTERIE VAN DE VLAAMSE GEMEENSCHAP Departement Coördinatie Departement Algemene Zaken en Financiën Departement Wetenschap, Innovatie en Media Departement Onderwijs Departement Welzijn, Volksgezondheidszorg en Cultuur Departement Economie, Werkgelegenheid, Binnenlandse Aangelegenheden en Landbouw Departement Leefmilieu en Infrastructuur Administratie Waterwegen en Zeewezn 2
VISIE : Wat wil AWZ bereiken? Duurzame mobiliteit Goed bereikbare Vlaamse havens Optimale veiligheid: minder schade bij overstroming Multifunctioneel gebruik van de waterwegen De functies van de waterweg in evenwicht Een kwaliteitsvolle omgeving 3
Project AWZ: Integrale Kwaliteitszorg Referentie tot strategische doelstellingen of strategische projecten beleidsplan 2000-2004 Raakvlakken met alle doelstellingen en strategische projecten Referentie tot lange termijn visie departement LIN en AWZ Invoering van IKZ bij het Dep LIN en AWZ in uitvoering van de principeverklaring van de Vlaamse Regering en het college van secretarissen-generaal waarbij gebruik zal worden gemaakt van het EFQM -CAF model Beoogd resultaat : AWZ IKZ bedrijfsfilosofie toepassen en de EFQM / CAF zelfevaluaties consequent jaarlijks uitvoeren op AWZ niveau en in al haar afdelingen 4
EFQM / CAF zelfevaluaties implementatieplan AWZ «Toepassing op de twee niveau s over één jaar» Stap 1 : Uitvoering EFQM-CAF Selfassessment niveau AWZ + Strategische keuzes verbeteracties 2004 Stap 2: Uitvoering EFQM - CAF Selfassessment in de DAB en de afdelingen AWZ + Strategische keuzes verbeteracties 2004 5
Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap Administratie Waterwegen en Zeewezen CAF Dossier 1. Klachtenmanagement AWZ 2. Herdenken van het Sleutelproces Investeren 3. De dagelijkse controle van de werking van het hydrologisch meetnet 4. Analyse van de impact van AWZ-acties op het transport via de waterwegen 5. Een analytische boekhouding binnen de DAB VLOOT 6. Het LIS 21 - Het Loodsen Informatiesysteem 6
LIS21 Loodswezen Informatie Systeem Geïntegreerde totaaloplossing met bijhorend communicatieplatform 7
LIS HISTORIEK 1985 : opstart BST / ACP 1986 : uitbreiding naar de boekhouding 1987 : uitbreiding naar de operaties 1988 : uitbreiding naar de loonadministratie Apr 1997 : LIS in gebruik te Antw. en Gent Jun 1998 : LIS in gebruik te Vlis., Kust en NLW Dec 2000 : koppeling met ENIGMA (HS Gent) Juni 2001 : LIS21 in gebruik Dec 2001 : LIS21 gaat www Jan 2002 : koppeling ENSOR en ZEDIS Jan 2003 : koppeling VLIMPERS Maa 2003: LIS21 aan boord van de kotters 8
UITDAGINGEN LIS21 Continudienst 9
CONTINUDIENST Tijd tot reis Dagen (24op24 / 7op7) Loodsbestelling Resource onderhandeling (ligplaats, bunkering, loods, sluisplanning,...) Wijzigingen Nu Na Schip Agent Real time Actuele reis Facturatie / Statistiek Havens Loodswezens GNB 10
11
UITDAGINGEN LIS21 Continudienst Complexiteit 12
OVER LANDEN EN BEDRIJVEN HEEN Nederlands Loodswezen 13
LOODSEN Nederlands Loodswezen 350 loodsen 4 korpsen 6 bevoegdheden 200 loodsen 4 korpsen 7 bevoegdheden 14
LOODSSTATIONS & WISSELPLAATSEN Vlaams loodsstation Nederlands loodsstation Wisselplaatsen 15
LOODSTRAJECTEN kust zee rivier kanaal 16
UITDAGINGEN LIS21 Continudienst Complexiteit Reglementering 17
REGLEMENTERING Scheldereglement Loodsdecreet Loodsenwet Scheepvaartreglementen Vlaams personeelsstatuut Dienst & beurtregeling Vlaamse loodsen Inzetregels Nederlandse loodsen Natuurwetten Bouwkundige beperkingen 18
UITDAGINGEN LIS21 Continudienst Complexiteit Reglementering Klantgericht werken 19
KLANTGERICHT WERKEN Operationele informatie on-line ter beschikking van de klanten Werking loodsdiensten Positie schip Communicatieplatform Interactieve werking 20
UITDAGINGEN LIS21 Continudienst Complexiteit Reglementering Klantgericht werken Lerende organisatie 21
LERENDE ORGANISATIE Permanente review Continue kwaliteitsverbetering 20 nieuwe versies 163 uitbreidingen 190 aanpassingen 114 fouten opgelost 22
OBJECTIEVEN LIS21 Gebruiksvriendelijk 23
GEBRUIKSVRIENDELIJK Eenvoudig Geautomatiseerde handelingen Overzichtelijk 24
OBJECTIEVEN LIS21 Gebruiksvriendelijk Robuust en betrouwbaar (24/24 & 7op7) 25
ROBUUST & BETROUWBAAR 142 beloodsingen per dag bestellingen via 480 waterklerken 51.842 reizen (vl+nl) 90.800 loodstrajecten (vl+nl) 38.517 facturen (vl) 1.700.141 wijzigingen op reizen 41.707 reisopmerkingen Gegevens 2002 26
OBJECTIEVEN LIS21 Gebruiksvriendelijk Robuust en betrouwbaar (24/24 & 7op7) Onderhoudbaar en controleerbaar 27
ONDERHOUDBAAR & CONTROLEERBAAR 28
OBJECTIEVEN LIS21 Gebruiksvriendelijk Robuust en betrouwbaar (24/24 & 7op7) Onderhoudbaar en controleerbaar Flexibel 29
FLEXIBEL UITBREIDBAAR EVOLUTIEF VISIONAIR 30
OBJECTIEVEN LIS21 Gebruiksvriendelijk Robuust en betrouwbaar (24/24 & 7op7) Onderhoudbaar en controleerbaar Flexibel Kwaliteit 31
Kwaliteit van de software Degelijke voorbereiding Uitgebreide testen volgens vastgelegd testschema Synchrone uitvoering voor evaluatie resultaat Evaluatie d.m.v. feedback via stuurgroepen en werkgroepen 32
KWALITEIT v/d DATA (1) Elektronische controles vanaf vooraanmelding bij het LIS tot einde reis coherentie, volledigheid, tijdigheid, richting Continue manuele controle 33
KWALITEIT v/d DATA (2) Gegevens toegang Agenten IVS/SRK ENIGMA ENSOR Loodsdienstregelaar Kapitein Loodsboten. Filter Business regels betreffende kwaliteit van de gegevens LIS21 Feedback 34
KWALITEIT v/d DATA (3) Kwaliteit van de gegevens ATA Entry Weken Dagen Post reis Strategisch Tactisch Historisch 35
OPLEIDING INTERNE GEBRUIKERS Handleiding (hard copy en electronisch) Wijzigingen (hard copy en electronisch) Intensieve basisopleiding Jaarlijkse opfriscursus Opfriscursus op aanvraag Coaching Feedback vergaderingen Helpdesk 36
OPLEIDING EXTERNE GEBRUIKERS Handleiding Opleiding Nieuwsbrief Feedback 37
OBJECTIEVEN LIS21 Gebruiksvriendelijk Robuust en betrouwbaar (24/24 & 7op7) Onderhoudbaar en controleerbaar Flexibel Kwaliteit Geïntegreerd 38
GEINTEGREERDE TOTAALOPLOSSING LOODSEN TRANSPORT ADMINISTRATIE LIS21 FINANCIEEL DISPATCHING HUMAN RESOURCES MANAGEMENT 39
OBJECTIEVEN LIS21 Gebruiksvriendelijk Robuust en betrouwbaar (24/24 & 7op7) Onderhoudbaar en controleerbaar Flexibel Kwaliteit Geïntegreerd Open interfaces 40
ARCHITECTUUR Externe Koppelingen Windowsomgeving Gebruikersinterface Rolgebaseerde securitylaag Kwaliteitscontrole gegevens Webbrowser Gebruikersinterface Open Interface Business Logica MODULES Gegevenstoegang DB Standby DB 41
INTERNE COMMUNICATIE STEENBANK WWW WANDELAAR 42
PARTNERSHIPS VIA OPEN INTERFACES AGENTEN LOODSEN STEENBANK WWW SSS IVS/SRK LIS WANDELAAR ZEDIS ENSOR SEAGHA ENIGMA VLIMPERS BRABO APICS 43
BESTAANDE MODULES Operationeel Transport Logistiek Facturatie Informatie Statistieken Personeel Loonadministratie Systeembeheer 44
OPERATIONEEL 45
TRANSPORT 46
LOGISTIEK 47
FACTURATIE 48
INFORMATIE 49
DYNAMISCHE STATISTIEKEN 50
PERSONEEL 51
LOONADMINISTRATIE 52
SYSTEEMBEHEER 53
WEBAPPLICATIE 54
www 55
UITBREIDINGEN Management module Balanced score cards Indicatoren Meteo module Geografische module Berichten module 56
RESULTATEN 57
Criterium 6 Resultaten bij de burger/klant Vlotter scheepsverkeer Minder wachttijden voor schepen Eén loketfunctie Facturatie : vlugger en correcter Permanente communicatie On-line meevolgen van de operaties 24uur / 24uur bereikbaarheid.. 58
GEBRUIK WEBSITE 59
Webbestellingen 90,00 80,00 70,00 60,00 50,00 40,00 30,00 20,00 10,00 0,00 jan/02 mrt/02 mei/02 jul/02 sep/02 nov/02 jan/03 mrt/03 mei/03 jul/03 Haven van Antwerpen 60
Criterium 7 Resultaten bij de medewerkers Eénvormige werkwijze Transparante werkwijze Betere planning & inzet loodsen Verbeterde werkomstandigheden Vermindering administratieve taken Vermindering administratie 61
Criterium 8 Resultaten in de samenleving Veilige scheepvaart Milieuzorg Verbetering concurentiepositie havens Verhoging van de markteconomie Beschikbare databank 62
Criterium 9 Resultaten op het vlak van de sleutelactiviteiten (1) Reductie personeelskosten Reductie administratiekosten Betere cash-flow Betere financiële controle Beperkte budgettaire impact 63
BUDGETTAIRE IMPACT SOFTWARE HARDWARE DATAVERKEER 1.5 % OMZET 64
Criterium 9 Resultaten op vlak van de sleutelactiviteiten (2) Hogere kwaliteit van de informatie On-line data voor besluitvorming Betere controle van de processen Optimalisering inzettijd loodsen Optimalisering middelen Correcte toepassing reglementen Vlotte communicatie met partners 65
OPTIMALISATIE INZETTIJD LOODS 800,00 700,00 600,00 500,00 400,00 STATION STEENBANK 300,00 600,00 200,00 100,00 500,00 0,00 400,00 66 jul/01 sep/01 nov/01 jan/02 mrt/02 mei/02 jul/02 sep/02 nov/02 jan/03 mrt/03 mei/03 jul/03 sep/03 MAAND 300,00 200,00 100,00 jul/01 sep/01 nov/01 jan/02 mrt/02 mei/02 0,00 jul/02 sep/02 nov/02 jan/03 mrt/03 mei/03 jul/03 sep/03 MAAND MINUTEN MINUTEN STATION WANDELAAR fysische reistijd target
Correcte toepassing reglementen Verdeelsleutel B/N B N TOT % B % N 72,50% afwijking rivier uit 19.058 7.229 26.287 72,50 27,50 19.058 0 kanaal uit 3.350 1.272 4.622 72,48 27,52 3.351-1 zee uit 20.682 7.848 28.530 72,49 27,51 20.684-2 24 maart 2003 west in 12.157 4.611 16.768 72,50 27,50 12.157 0 noord in 9.352 3.548 12.900 72,50 27,50 9.353-1 rivier in 19.047 7.225 26.272 72,50 27,50 19.047 0 kanaal in 3.453 1.311 4.764 72,48 27,52 3.454-1 67
OVERDRAAGBAARHEID Loodsdiensten Transportbedrijven Coördinatiediensten Logistieke diensten Personeelsadministratie 68
CONTACTGEGEVENS Kapt. Luc Van Zandycke Boulevard de Ruyter 2 4381 KA Vlissingen (Nederland) Tel : +31 118 424521 Fax : +31 118 424527 GSM: +32 478 909903 69
VRAAG & ANTWOORD 70