Eerste aanmelding Web applicatie Tolk- en vertaalaanvragen: Handleiding voor aanvragers SVBBO Datum release 24/04/2013 Versie 1.0 1. Eerste aanmelding Wanneer u als contactpersoon via het registratiesysteem van de Sociale Tolk- en vertaaldienst toegang werd verleend kan u zich aanmelden op de website met volgende link. http://verplaatsing.sociaalvertaalbureau.be 1
Eerste aanmelding 2
Eerste aanmelding Vervolgens komt u op een scherm waar je een paswoord kan genereren en bevestigen. Na de registratie van het paswoord zal je een mail ontvangen waarmee je het account kan activeren. 3
Eerste aanmelding Na activering kan je je aanmelden met email-adres in combinatie met het eerder geregistreerde paswoord. Optioneel kunnen login en paswoord worden onthouden, indien uw browserinstellingen dit toelaten. 4
Aanmelding na activering 2. Aanmelding na activering Na aanmelden komt u op het portaal van de web applicatie terecht, met bovenaan de menustructuur. 5
Procedure wachtwoord vergeten? 3. Procedure wachtwoord vergeten? Indien u als gebruiker jouw paswoord bent vergeten, klik dan op de link paswoord vergeten? op het portaal. 6
Procedure wachtwoord vergeten? U komt vervolgens op een pagina waarbij je de mogelijkheid hebt het paswoord opnieuw in te stellen voor het email van uw account. Na klikken op de knop Reset account kan bovenstaande activeringsprocedure opnieuw worden uitgevoerd. 7
Onderdelen van het portaal 4. Onderdelen van het portaal A B C D E F A. Verwelkoming en coördinaten van de Sociale tolk- en Vertaaldienst waarvoor u bent aangemeld. B. Directe links voor het registreren van een nieuwe aanvraag. C. Overzicht van de diensten waarvoor u met uw account aanvragen kan registreren. D. Overzicht van de Geplande opdrachten vandaag. Bij klikken op het aanvraagnummer wordt het detail van de geselecteerde aanvraag weergegeven. E. Zoekfunctie op aanvraagnummer: hierbij kan u elke aanvraag door één van uw diensten geregistreerd opzoeken op basis van het aanvraagnummer F. Berichten van de dienst 5. Nieuwe aanvraag Tolken ter plaatse U kan een nieuwe aanvraag registreren A. Via de directe link op het portaal 8
Nieuwe aanvraag Tolken ter plaatse B. Via menu Aanvragen > Tolken Via één van bovenstaande methodes komt u op de wizard voor het registreren van een nieuwe tolkaanvraag. Stap1: Selectie van de aanvrager en contactpersoon In de eerste stap moet de aanvrager worden geselecteerd indien het account gekoppeld is aan meerdere aanvragers. Indien het account slechts aan één aanvrager is gekoppeld, kan deze stap onmiddellijk worden overslaan. Standaard staat de contactpersoon op de contactpersoon gekoppeld aan het account, maar dit kan worden gewijzigd. Stap 2: Taalselectie, onderwerp en optionele tolkvoorkeur In het volgende scherm worden taal, onderwerp van het gesprek en eventuele voorkeuren betreffende de tolk geselecteerd. Een taal is verplicht, optioneel kan er nà selectie een alternatieve taal worden ingevuld. De taalrichting is eveneens verplicht Het aanvraagonderwerp is verplicht en bestaat uit maximum 200 tekens 9
Nieuwe aanvraag Tolken ter plaatse Bij voorkeur tolk kan optioneel de naam van de tolk of andere voorkeuren zoals bijvoorbeeld geslacht worden gespecifieerd. Eveneens wordt hier bepaald voor welk type tolk (gecertificeerd, niet gecertificeerd) er in aanmerking komt. 10
Nieuwe aanvraag Tolken ter plaatse Stap 3: Datum en tijdstip Datum van het gesprek, aanvang en duur zijn verplichte velden. De minimum invoerdatum van de aanvraag is de huidige dag. Er is de mogelijkheid om 5 alternatieve data op te geven in combinatie met een aanvangsuur. Dit is optioneel, maar alle data moeten in de toekomst zijn. Stap 4: Locatie van de opdracht Indien de locatie van de opdracht overeenstemt met de locatie van de aanvrager, dan kan dit zo worden aangevinkt. Indien afwijkend kunnen adres, postcode en plaats + eventueel bijkomend een specifieke afdeling worden ingevuld. 11
Nieuwe aanvraag Tolken ter plaatse Stap 5: Richtlijnen voor de tolk In dit panel kan de contactpersoon ter plaatse worden geselecteerd. Standaar wordt hier de contactpersoon van het account weergegeven. Ofwel kan een ander bestaand contact worden geselecteerd, ofwel kan een nieuw contact worden aangemaakt na aanvinking Nieuw contact. 12
Nieuwe aanvraag Tolken ter plaatse Na eventueel toevoegen nieuw contact of wijzigen gegevens bestaand contact wordt de deze data bewaard voor toekomstig gebruik in nieuwe aanvragen. Het veld bijkomende nuttige informatie kan alle mogelijke extra info met betrekking tot de huidige aanvraag geregistreerd worden die van nut kan zijn voor de tolk. 13
Stap 7: overzicht en bevestiging stap 6: gegevens betreffende de cliënt Deze gegevens zijn optioneel in te vullen. Stap 7: overzicht en bevestiging In deze laatste stap krijgt men een overzicht van wat geregistreerd werd. Indien bepaalde ingaven niet correct of onvolledig zijn, kan er steeds naar één van de vorige stappen worden terug geklikt via de link vorige. 14
Stap 7: overzicht en bevestiging Bij voltooien ontvang je een e-mailbevestiging van de registratie, net zoals de dienst een melding voor deze registratie krijgt. 15
Weergave en opvragen status lopende aanvragen 6. Weergave en opvragen status lopende aanvragen Via menu Mijn aanvragen wordt een overzicht gegeven van alle opdrachten vanaf vandaag en is er een zoekfunctie voorhanden om elke opdracht, ook uit het verleden, op te vragen. Een icoon geeft de huidige status weer. Door te klikken op het nummer in de zoeklijst, of door het invoeren van een bestaand aanvraagnummer in de zoekfunctie wordt het detail van de betreffende aanvraag weergegeven. 16
Mijn account > beheer 7. Mijn account > beheer Via het menu mijn account > beheer kunnen de adresgegeven de dienst aanvragers van het account worden geraadpleegd of gewijzigd. 17
Mijn account > beheer Nieuwe contactpersonen kunnen worden toegevoegd, of de gegevens van bestaande contatpersonen gewijzigd. Indien een contact over een geldig email beschikt, waar nog geen webaccount is aan gekoppeld, dan wordt automatisch een nieuw webaccount aangemaakt dat door de dienst kan worden gebruikt. Dezelfd procedure geldt, wanneer een contactpersoon wordt toegevoegd of upgedate tijdens de aanmaak van een nieuwe aanvraag. Een contactpersoon kan worden verwijderd indien deze niet overeenstemt met het aangemelde account. 18
Mijn account > beheer Met verwijderen wordt bedoeld desactiveren, dus de contactpersoon wordt nooit effectief gewist. Deze actie kan worden ongedaan gemaakt. Bovendien wordt bij het opnieuw toevoegen van een contactpersoon met voornaam, naam en email overeenstemmend met een eerder verwijderd account, dit account opnieuw gebruikt. 19