Organisatiestrategie Via B RIA 31 mei 2011 Jeroen Kreijkamp, wethouder Organisatievernieuwing 1-6-2011 1
Organisatievernieuwing: de ambitie Gemeentelijke organisatie, slank, slagvaardig kostenbewust Regisserende / netwerkende overheid in een krachtige samenleving Besparing oplopend tot 55miljoen structureel in 2014 Organisatie op orde brengen (gedrag, processen en systemen en inrichting) Moderniseren dienstverlening Versterken wijkgericht werken 1-6-2011 2
Organisatievernieuwing: via B Investeringsplan voor moderniseren werkprocessen en informatievoorzieningen Plan van aanpak voor modernisering dienstverlening Loopbaancentrum Strategie voor vernieuwing van de organisatie Uitgangspunten voor wijkgericht werken Frictiekosten en flankerend sociaal beleid Kredietaanvraag middelen Stadskantoor Te besparen bedragen gerealiseerd (grotendeels door doelmatigheid, oplopend tot 47,8 miljoen in 2014) 1-6-2011 3
Organisatiestrategie Via B RIA 31 mei 2011 Gemeentesecretaris Maarten Schurink
Inhoudsopgave - Eerste bevindingen in de organisatie - Wijze van organisatieverandering - Gedrag: bevindingen en aanpak - Processen en systemen: bevindingen en aanpak - Organisatie-inrichting - Bevindingen - Aanpak: bundeling voorbrengingsprincipes - De nieuwe organisatie visueel - De opgave / het resultaat - Het financieel effect: structurele opbrengsten versus incidentele investeringen
Eerste bevindingen in de organisatie Betrokkenheid bij stad Sterk op inhoud Kwalitatief goede mensen Wil om te veranderen En ook: Realisatiekracht kan over hele linie sterker Proces minder dan inhoud, zeker op niveau van organisatieontwikkeling en bedrijfsvoering Opgesloten in systeem (eerder ondanks dan dankzij) Minder op politiek dan op stad gericht Onvoldoende visie, weinig richting Geen automatische innovatiemechanismes
Wijze van organisatieverandering (1) Redeneren vanuit gemeente Utrecht als 1 geheel Verandering als enige constante Van A naar B via B Gedrag Vertrouwen op eigen verantwoordelijkheid medewerker Leiderschap door geven van goede voorbeeld Processen/systemen Onderscheid tussen routine en maatwerk Standaardisatie en innovatie processen met ICT Inrichting Vereenvoudigen structuur Permanente sturing op minder overhead
Wijze van organisatieverandering (2) Wie ervan is, doet het! Aanwezige energie benutten Concernbrede sturing op processen: doen! geen excuus! prioriteit: ICT, HRM, FIN/bedrijfsvoering Voorbeeldgedrag open en participatief (Wisdom of the crowd 2.0, rol (C)OR) innovatie waarderen (Van A naar B via B) aandacht voor persoonlijke ontwikkeling gaan voor Utrecht als geheel Investeren in en met CD en overige directeuren
Gedrag: bevindingen Onveiligheid risicomijding en suboptimalisatie (innovatie = toeval) Diensten en deconcentratie eilanden Niet aanspreken weinig scherpte Focus op inhoud slordigheid op proces Er is vruchtbare voedingsbodem om het anders te doen! Voorbeeldgedrag vraagt versteviging door op het schild benoemen en waarderen aanspreken laten zien
Gedrag: Aanpak De U-factor Zelfstandig werkende medewerkers Samenwerken in Stadskantoor Loopbaancentrum Frictiekosten Minder overhead
processen en systemen: bevindingen Systemen hebben perverse effecten, hier wordt niet echt op gestuurd Diepgaande analyse van werkprocessen gebeurt te weinig Vergelijkbare processen koppelen, stuit(te) op weerstand Leiderschap en visie op bedrijfsvoering zijn vooral beheersmatig georiënteerd
processen en systemen: aanpak Standaardisatie ten behoeve van flexibiliteit Innovatie als centrale waarde in werkprocessen ICT als driver
Organisatie-inrichting: bevindingen Integratie van beleid, uitvoering, dienstverlening, toezicht en bedrijfsvoering in diensten ( +/- effecten) Concernvorming niet afgemaakt Grote diversiteit voortbrengingsprocessen flexibele netwerkorganisatie scherpe uitvoeringsorganisatie Misverstand concernsturing = BCD Modernisering organisatie-inrichting door toekomstvastheid: verandering als enige constante permanente tijdelijkheid resultaatgerichtheid verhogen door variatie a.g.v. complexiteit omgeving procesgericht met ICT andere, meer wendbare indeling veel draagvlak voor omgevings- en procesgericht organiseren met aandacht voor verbinden nieuwe knippen t1
Dia 13 t1 Ik snap niet wat je hier zegt, kun je het anders formuleren? Charlotte Teuben; 10-3-2011
Aanpak: Bundelen voortbrengingsprocessen complex meerdimensionaal partners wijkgericht programmatisch participatief ontwikkeling project/beleid/ programma uitvoering dienstverlening toezicht eenvoudig eendimensionaal transactie/gezag wijkgericht programmatisch participatief bedrijfsvoering
Utrechtse samenleving Gemeente Utrecht Raad/College Interne bedrijven BCD AD/CD Uitvoerings organisaties Ontwikkel organisatie Extern verzelfstandigde onderdelen
De opgave als resultaat: Organisatievernieuwing! Gemeentelijke organisatie, slank, slagvaardig kostenbewust Regisserende overheid: netwerken in een sterke samenleving Organisatie op orde Moderne, transparante dienstverlening Versterkt vraag- en wijkgericht werken
Het financieel effect Structurele opbrengsten versus Incidentele investeringen