Hoofdstuk 3: Excel aanpassen * 2010 3.0 Inleiding Dit hoofdstuk behandelt het aanpassen van Excel met de persoonlijke voorkeursinstellingen zodat het gebruik van Excel in de toekomst een hoop tijd zal besparen. Excel 2007 Office 2007 heeft deze opties ondergebracht onder de ronde Office Knop: Deze knop wordt weleens over het hoofd gezien omdat het lijkt alsof het bij de lay-out hoort. Deze knop is aan de linker bovenkant van het scherm te vinden. Klik aan de onderkant van dit venster op Excel Opties, wat het volgende venster te zien zal geven: In Office 2003 kunnen bijna al deze opties gevonden worden onder: Extra > Opties) 2010 Excel with Business 1 Hoofdstuk 3: Excel aanpassen
Excel 2010 Het aanpassen van Excel 2010 gaat grotendeels over het Lint dat besproken is in 'Hoofdstuk 1: het Excel Dashboard. De meeste andere opties kunnen ook nog worden aangepast (tabblad Bestand > Opties): Wat het volgende scherm laat zien (ongeveer gelijk aan Excel 2007): 2010 Excel with Business 2 Hoofdstuk 3: Excel aanpassen
Deze suggesties zijn -in tegenstelling tot de rest van de cursus- veranderingen die van toepassing zijn op elke computer je ook mee werkt, waar later niets meer aan veranderd hoeft te worden of zelfs meer gedacht. Deze paragrafen (3.1 tot 3.6) zijn gestructureerd in dezelfde volgorde als de zes categorieën aan de linkerkant van het Optievenster zoals in de bovenstaande afbeelding wordt weergegeven. 3.1 Algemeen Livevoorbeeld inschakelen Livevoorbeeld inschakelen was nieuw in Office 2007 en het biedt gebruikers de mogelijkheid om gelijk te zien wat een verandering in opmaak te weeg brengt door simpelweg met de muis een opmaakknop aan te wijzen (zonder te klikken). Dit wordt nader besproken in 'Hoofdstuk 27: Celopmaak'. Sommige gebruikers ervaren het als verwarrend als ze de opmaak van een document plotseling zien veranderen zonder ergens op geklikt te hebben. Het uitzetten van deze optie gaat als volgt: Tabblad Bestand > Opties > Algemeen > Haal vinkje weg bij 'Livevoorbeeld inschakelen' Lettertype In Excel 2007 heeft Microsoft besloten dat Arial met grootte 10 vervangen zou moeten worden door Calibri grootte 11. Het wijzigen van de standaard lettertype en grootte gaat als volgt: Tabblad Bestand > Opties > Algemeen > 'Dit lettertype gebruiken' en Tabblad Bestand > Opties > Algemeen > 'Tekengrootte' Standaard weergave De standaard Excel beeldweergave kan gewijzigd worden dmv Pagina-Indeling of Paginaeindevoorbeeld (zie hoofdstuk 9: Beeldweergave). Mocht de manier waarop een geprint werkblad er uitziet van belang zijn, dan kunnen deze instellingen aangepast worden via: Tabblad Bestand > Opties > Algemeen > Standaardweergave voor nieuwe bladen > Paginaeindevoorbeeld 2010 Excel with Business 3 Hoofdstuk 3: Excel aanpassen
Aantal Werkbladen Standaard geeft Excel bij een nieuw bestand drie werkbladen. Om dit te wijzigen: Tabblad Bestand > Opties > Algemeen > Aantal op te nemen bladen Gebruikersnaam De gebruikersnaam van wie de computer gebruikt, kan gewijzigd worden. Dit kan handig zijn als het Excel document naar meerdere personen gestuurd wordt om te weten wie de oorspronkelijke eigenaar was. Deze functie wordt ook gebruikt als er opmerkingen in het bestand worden gezet (zie Hoofdstuk 31: Controleren) en om zeker te stellen dat alle opmerkingen van de juiste naam worden voorzien. Tabblad Bestand > Opties > Algemeen > Gebruikersnaam 3.2 Formules Excel kan mogelijke fouten in het werkblad laten opvallen. Het kan van waardevolle hulp zijn om een aantal veelgemaakte fouten te vermijden. Dit kun je instellen c.q. wijzigen via: Tabblad Bestand > Opties > Formules > Foutcontrole Aangeraden wordt om slechts één werkblad open te hebben als een nieuw bestand wordt geopend omdat: het tijd bespaart voor gebruikers - ze hoeven niet te kijken of op werkblad 2 of 3 ook nog informatie staat. het gebruikers aanmoedigt om de naam van een werkblad te wijzigen in plaats van de standaardnaam aan te houden. 2010 Excel with Business 4 Hoofdstuk 3: Excel aanpassen
Aangeraden wordt om alle opties in 'Regels voor Foutcontrole' aangevinkt te houden en elke waarschuwing die getoond wordt, te controleren. Desalniettemin, alle waarschuwingen kunnen uitgezet via: Tabblad Bestand > Opties > Formules > Foutcontrole > Foutcontrole op de achtergrond inschakelen 3.3 Controle De belangrijkste optie in controle die wordt aangeraden is AutoCorrectie. Net als in Word, kan in Excel een bepaalde groep letters (bijvoorbeeld: EwB ) automatisch gewijzigd worden in een langere tekst (bijvoorbeeld Excel with Business in plaats van EwB ). De twee belangrijkste redenen om dat te doen, zijn om veelgemaakte spellingfouten te voorkomen en om afkortingen te gebruiken die dan door Excel voluit geschreven worden (zoals in het voorbeeld waar EwB veranderd wordt in Excel with Business ). Om dit in te stellen: Tabblad Bestand > Opties > Controle > AutoCorrectie-opties 2010 Excel with Business 5 Hoofdstuk 3: Excel aanpassen
3.4 Opslaan De meest belangrijke standaardinstelling die wordt aangeraden: laat Excel het werk elke paar minuten automatisch opslaan. Dit kan ingesteld worden via: Tabblad Bestand > Opties > Opslaan > Elke... minuten Autoherstel-gegevens opslaan (aanvinken optie) Ook wordt aangeraden om het bureaublad in te stellen als de standaardlocatie voor het AutoHerstelbestand. Mocht mogelijk veel werk verloren gegaan zijn, dan is het handig snel het AutoHerstelbestand te kunnen traceren. Als het verloren bestand teruggevonden is, zet het dan terug op de oorspronkelijke bestandslocatie en verwijder het bestand van het bureaublad. 3.5 Geavanceerd De volgende opties worden ook aanbevolen: Selectie verplaatsen nadat 'Enter' is ingedrukt (eerste optie) Standaard is hier ingesteld dat de cursor naar de eerstvolgende cel naar beneden gaat als enter gebruikt wordt. Gebruikers die veel met databases of boekhouding werken, willen dit mogelijk wijzigen in een cel naar rechts verplaatsen. Bewerkingen rechtstreeks in cellen toestaan (vierde optie) Door dit vinkje weg te halen, kan de gebruiker door te dubbelklikken in een cel die gekoppeld is aan een andere cel (in het bestand of daarbuiten) automatisch naar die cel te gaan. Dit is erg handig bij het controleren van een werkblad (zie ook hoofdstuk 23: Formules Controleren). Weergave Deze opties zijn zeer specifiek. Het kan handig zijn om de weergave van het aantal recent geopende bestanden te verhogen; bv naar 30. 3.6 Aanpassen De opties voor Aanpassen van het Lint en de Werkbalk Snelle Toegang zijn al behandeld in Hoofdstuk 1: Het Excel bureaublad. 2010 Excel with Business 6 Hoofdstuk 3: Excel aanpassen