Handleiding ego4: Webformulieren en Loket - Workflow
1 Inhoud 2 Inleiding...3 3 Webformulieren...3 3.1 Toevoegen...3 3.2 Workflow beheren...3 3.2.1 Nieuwe stap toevoegen...4 3.2.2 Opvolging...4 3.2.3 Acties...5 4 Loket...7 4.1 Aanvragen beheren...7 2
2 Inleiding Met de module Webformulieren kan je zelf formulieren maken en publiceren op je site. Met de module Loket kan je de aanvragen (ingevulde formulieren via de website) opvolgen en afhandelen. Deze twee modules werken nauw samen; de instellingen uit de ene module komen terug in de andere. Met deze handleiding geven we een overzicht van de verschillende instellingen over workflow. Je kunt via de module Webformulieren een workflow toevoegen aan je formulier. Dat zijn verschillende stappen die doorlopen moeten worden vooraleer een aanvraag afgehandeld is. 3 Webformulieren De module Webformulieren kan je bereiken via het Dashboard: 3.1 Toevoegen In de module Webformulieren zie je een overzicht van de bestaande formulieren en hun publicatiestatus. Je kunt bestaande formulieren bewerken, kopiëren of verwijderen. Via de groene knop Toevoegen bovenaan kan je een nieuw formulier toevoegen. Op de volgende pagina kan je alle gegevens in verband met het formulier ingeven, het formulier zelf opstellen en de workflow beheren. 3.2 Workflow beheren Door links op het tabje Workflow te klikken, kan je de workflow van je formulier beheren: Via de workflow kan je verschillende stappen instellen die doorlopen moeten worden nadat het formulier ingevuld wordt op je website. Elke stap is gekoppeld aan één of meerdere personen die de stap moeten opvolgen en een aantal mogelijke acties om naar de volgende stap te kunnen gaan. 3
3.2.1 Nieuwe stap toevoegen De workflow van een nieuw formulier begint standaard met één stap. Je kunt stappen toevoegen door op het plus -teken te klikken. Je kunt stappen verwijderen door op het min -teken te klikken. Je kunt elke stap een naam geven door tekst in te voegen in de witte balk. Je kunt stappen open- en dichtklappen door op de grijze kader te klikken. 3.2.2 Opvolging Elke stap in de workflow moet opgevolgd worden door één of meerdere personen. Hiervoor kan je bij Opvolging door organisaties of personen selecteren. De personen die in aanmerking komen (ofwel door rechtstreekse selectie, ofwel doordat ze tot een organisatie behoren) krijgen een mailtje als er een aanvraag door hen moet opgevolgd worden. 3.2.2.1 Opvolging door organisatie Kies je voor organisatie, dan kan je uit een lijst van organisaties kiezen. Deze lijst kun je beperken op basis van het type organisatie. Als je een organisatie gekozen hebt, kan je ook nog verder beperken welke medewerkers van de gekozen organisatie de opvolging mogen doen, door te filteren op functie of door een voorwaarde in te stellen. Ook hier kun je het aantal organisaties beheren door het gebruik van de plus- of mintekens. 4
Nota: de voorwaarde in relatie tot aanvrager is van toepassing op formulieren die door medewerkers zelf worden ingevuld (bv. op een intranet). Deze voorwaarde wordt gebruikt in combinatie met een keuze van functie, niet met een keuze van organisatie. Zo kan bv. de aanvraag opgevolgd worden door de functie administratief medewerker van dezelfde dienst of afdeling. 3.2.2.2 Opvolging door specifieke contactpersoon Kies je voor een specifieke persoon die de opvolging van de workflow moet doen, dan kan je uit de lijst van contactpersonen één of meerdere personen selecteren. Hiervoor zoek je de juiste persoon in de rechterkolom of via de zoekfunctie bovenaan rechts en klik je op het pijltje naar links. Personen terug verwijderen kan je door de naam te selecteren in de linkerkolom en op het pijltje naar rechts te klikken. 3.2.3 Acties Nadat de juiste personen geselecteerd zijn die de aanvraag moeten opvolgen, moeten er nog acties gedefinieerd worden voor de opvolging. Er zijn twee soorten acties mogelijk: Aanvraag goed- of afkeuren Het goedkeuren of afkeuren van een aanvraag laat toe om het ingevuld formulier te controleren en om extra informatie toe te voegen. Meestal wordt deze stap gevolgd door een stap waarin de aanvraag behandeld wordt. Aanvraag behandelen Het behandelen van een aanvraag gebeurt grotendeels offline en binnen de werking van de organisatie zelf. Deze stap voorziet enkel de opvolging van de aanvraag via de website. 5
Bij beide acties kan je een aantal instellingen definiëren: Je kunt een extra formulier toevoegen dat ingevuld moet worden door de medewerker die de aanvraag opvolgt. Je kan verschillende formulieren voorzien voor het goedkeuren en afkeuren en voor het behandelen. Dit geeft de mogelijkheid om extra informatie te verzamelen over de aanvraag. Je kunt het vervolg van de workflow definiëren. Dit kan door de workflow te beëindigen, door naar de volgende stap te gaan (goedkeuring / behandeling) of naar een vorige stap te gaan (afkeuring). Je kunt bepalen of er een e-mail wordt verzonden naar de aanvrager. Indien je hiervoor kiest, kan je een voorbeeld-mail opstellen die gebruikt wordt bij de opvolging. Nota: het vervolg van de workflow staat standaard ingesteld op Einde workflow. Als je kiest voor Ga naar volgende stap wordt automatisch de volgorde aangehouden die op je scherm zichtbaar is. Als je kiest voor Ga naar een vorige stap kan je kiezen uit een lijst van eerdere stappen. Dit werkt natuurlijk niet voor de eerste stap in je workflow. 6
4 Loket De module Loket kan je bereiken via het Dashboard: 4.1 Aanvragen beheren In de module Loket zie je een overzicht van de aanvragen die via de website ingevuld worden en hun status. Je kunt filteren per formulier, op datum of op status. Je kan een aanvraag bewerken net zoals bij Webformulieren. In het volgende scherm kan je op Opvolging klikken aan de linkerkant om de aanvraag op te volgen. In dit tabblad zie je de verschillende stappen in de workflow. De huidige stap is donker gekleurd. Als je een medewerker bent die de aanvraag kan opvolgen, zie je een groene knop In behandeling nemen. Met deze knop kan je de opvolging overnemen. Als je hierop klikt, wordt de aanvraag door jou in behandeling genomen. Afhankelijk van de instellingen in de workflow betekent dit dat je de aanvraag moet goedkeuren of afkeuren, of dat je de aanvraag offline verder moet behandelen. Als je moet goedkeuren of afkeuren, kan je dit selecteren bij de huidige stap van de workflow. 7
Indien er een formulier werd toegevoegd voor deze stap, zal je dat onder deze opties zien verschijnen. Indien er een mail zal vertrekken naar de aanvrager, zie je deze ook daaronder verschijnen. Deze mail kan je eventueel nog aanpassen via een editor. Indien de actie Aanvraag behandelen is, zal je geen selectiemogelijkheid zien, maar enkel een formulier en een e-mail, indien aanwezig. Je kunt ook andere acties uitvoeren: Contacteren Hiermee kan je contact opnemen met de aanvrager of met een contactpersoon over deze aanvraag Doorsturen Met deze actie kan je de opvolging van de aanvraag doorgeven aan een andere medewerker Opmerking plaatsen Hiermee kan je een interne opmerking toevoegen aan de aanvraag. Geschiedenis Dit toont een overzicht van de geschiedenis van de opvolging van de aanvraag Wanneer je de nodige taken hebt uitgevoerd (zowel online als offline), klik je op Opslaan en afhandelen om de opvolging op te slaan en de workflow verder te laten lopen. 8