Tentamen NEVI MIL 2 Open vragen en casus Maandag 13 april 2015 Dit tentamen bestaat uit: 9 open vragen en 20 meerkeuzevragen. De beschikbare tijd voor het totale tentamen is 2,5 uur. Lees de opgaven goed door voordat u met de beantwoording ervan begint. Wij verzoeken u de antwoorden in de aangegeven volgorde te noteren. Vermeld bij elke uitwerking duidelijk op welke opgave deze betrekking heeft. Geef desgevraagd steeds een duidelijke motivering van uw antwoord. Uw werk moet goed leesbaar zijn. Geef niet meer antwoorden (redenen, argumenten, aspecten, etc.) dan er worden gevraagd. Als er bijvoorbeeld twee aspecten worden gevraagd, geef dan twee en niet méér dan twee aspecten, want alléén de eerste twee tellen mee in de beoordeling. Waardering van de opgaven: Opgave Onderdeel Totaal Opgave 1 a) 1 punt b) 2 punten c) 3 punten 6 punten Opgave 2 a) 1 punt b) 2 punten c) 4 punten 7 punten Opgave 3 a) 3 punten b) 4 punten c) 3 punten 10 punten Opgave 4 a) 1 punt b) 4 punten 5 punten Opgave 5 a) 2 punten b) 2 punten c) 2 punten 6 punten Opgave 6 a) 3 punten b) 3 punten c) 2 punten 8 punten Opgave 7 a) 1 punten b) 2 punten 3 punten Opgave 8 a) 6 punten b) 2 punten c) 3 punten 11 punten Opgave 9 a) 3 punten b) 1 punt 4 punten 60 punten De weging van de opgaven: - De meerkeuzevragen bepalen voor 40% het eindresultaat. - De open vragen voor 60%. Bij het verlaten van de zaal levert u de gehele set meerkeuzevragen in (antwoordformulier + opgaven!) en uw uitwerkingen van de open vragen. Niets uit dit tentamen mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën of opnamen, of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijk toestemming van: Stichting NEVI Examens, Postbus 132, 2700 AC Zoetermeer. Stichting NEVI Examens 2015, MIL 2 Open vragen (april 2015) pag. 1 van 11
Casus Excellence IT People Solutions B.V. Excellence IT People Solutions B.V. (EPS IT) uit Amsterdam staat bekend om zijn expertise in het werven en detacheren van topkandidaten in de IT-sector. Zijn klantenkring bestaat voornamelijk uit consultancybureaus alsmede IT-serviceverleners, welke worden ingehuurd door alle grote merkfabrikanten. De kernactiviteiten van EPS IT richten zich op het werven, detacheren en plaatsen van kandidaten. EPS IT onderscheidt zich echter vooral van zijn concurrenten door de grote aandacht voor trainingen die zij verzorgen voor hun kandidaten. Hierdoor houdt het bedrijf het kennisniveau van zijn medewerkers continu op peil. De gedetacheerde medewerkers - 1500 voltijdsmedewerkers - staan bij EPS IT op de loonlijst en werken op basis van een uurtarief. Voor het faciliteren van alle inkoopgerelateerde zaken, heeft Manager Inkoop Ingrid Derksen drie medewerkers in dienst, waarvan er twee zijn opgeleid als MIL: Tom Bakker en Anne de Jong. Zij houden zich onder andere bezig met het inkopen van facilitaire diensten, ITgerelateerde zaken (computers, software e.d.), office supplies en collectieve verzekeringen, naast de al genoemde trainingen alsmede assessments. EPS IT groeit hard. Wekelijks ontvangt de afdeling Financiën op papier alle werkurenstaten die de gedetacheerde medewerkers invullen voor declaratie bij de klanten. De financiële administratie verwerkt deze handmatig. Een van de interne klanten, Hoofd Afdeling Financiën, heeft Ingrid benaderd om te kijken naar de mogelijkheden om naar een zogenaamd papierloos kantoor te gaan. Dit betekent dat alle werkurenregistraties digitaal op een tablet bij de klanten worden afgetekend, in plaats van (zoals nu) op papier. Aansluitend zouden de gegevens via een draadloze verbinding direct kunnen worden doorgestuurd naar de financiële administratie. Hoofd Financiën verwacht hiermee veel efficiënter en effectiever te kunnen werken en daarmee per jaar een aanzienlijke besparing ( 325.000,--) te kunnen realiseren. Binnen ESP IT geldt de regel dat elke investering om kosten te besparen, binnen 1 jaar terugverdiend dient te worden. Binnen het inkoopteam gaat Tom Bakker met de vraag rond papierloos kantoor aan de slag. Opgave 1 a. Hoe wordt de specificatie genoemd die het Hoofd Afdeling Financiën heeft beschreven? b. Geeft deze vorm van specificatie meer of minder mogelijkheden voor Tom in het zoeken naar mogelijkheden voor leveranciers van tablets? Licht uw antwoord toe. c. Noem de specifieke rollen van Tom bij de totstandkoming van een specificatie. Stichting NEVI Examens 2015, MIL 2 Open vragen (april 2015) pag. 2 van 11
Toevallig is er die week in de Jaarbeurs in Utrecht een vakbeurs waar veel leveranciers van tablets bijeen zijn. Uit de informatie van dit beursbezoek heeft Tom een zogenaamde longlist opgesteld, een lijst van vijftien leveranciers van tablets inclusief een functie om data draadloos te versturen. Na overleg met gedetacheerde IT-medewerkers blijken naast de tablet ook de juiste urenregistratiesoftware, een polyester beschermhoes en een autooplader noodzakelijk te zijn om de tablet te kunnen gebruiken. Hij wil nu de stap zetten om informatie en offertes met behulp van internettechnologie aan te vragen. Opgave 2 a. In welke fase van het inkoopproces bevindt Tom zich nu? b. Welke e-tool kan worden ingezet om een leverancier te selecteren? Licht uw antwoord toe. c. Na beoordeling en analyse van de binnengekomen offertes volgt de onderhandeling met een aantal leveranciers. Wat zijn de vier algemene kenmerken van onderhandelingen? Een van de klanten van EPS IT heeft aangegeven dringend 40 IT-krachten te willen inlenen. Deze klant heeft een grote aanbesteding gewonnen en dient over drie weken met de werkzaamheden te starten. Anne gaat in overleg met Ingrid. Anne geeft aan dat ze het al erg druk heeft en dit project er nu eigenlijk niet bij kan hebben. Ze is namelijk al bezig met een drietal andere projecten: 1) onderhandeling na offertes voor leaseauto s (waar uiteindelijk een grote kostenbesparing wordt verwacht). 2) actief projectteamlid vanuit inkoop bij het definiëren van een nieuw bedrijfslogo. 3) het opschonen van de kandidatendatabase om sneller te kunnen zoeken. Ingrid geeft aan dat Anne de 40 benodigde kandidaten met spoed dient te werven en Anne dus haar prioriteiten zal moeten stellen met betrekking tot haar projecten. Opgave 3 a. Welk middel kan ingezet worden om werkzaamheden efficiënt te plannen? Licht uw antwoord toe door middel van een grafische weergave. b. Rangschik de vier benoemde taken van Anne in de grafische weergave van antwoord 3a. c. Noem drie interne tijdverslinders. Om de werving van 40 kandidaten binnen twee weken te kunnen regelen, besluiten Ingrid en Anne de komende week een standaard online Assessment Tool in te kopen inclusief snelle online training. Hiervoor zijn tientallen aanbieders op de markt. Stichting NEVI Examens 2015, MIL 2 Open vragen (april 2015) pag. 3 van 11
Opgave 4 a. Op welk niveau zal Anne marktonderzoek uitvoeren? b. Benoem vier elementen die in een leveranciersdoorlichting als onderdeel van de leveranciersselectie kunnen worden meegenomen. Anne gaat op onderzoek uit om uiteindelijk bij vier leveranciers offertes aan te vragen en aansluitend te onderhandelen. Opgave 5 a. Uit welke twee onderdelen bestaat de offerte-evaluatie? b. Welk aspect zal Anne zeker meenemen in haar offerte-evaluatie? Licht uw antwoord toe. c. Welke vorm van onderhandelen kan Anne het beste kiezen en waarom? De directie heeft Manager Inkoop Ingrid benaderd met de vraag om het pakket van trainingen te bekijken. De kostenpost voor trainingen blijkt een van de hoogste voor EPS IT. De directie wil 10% kostenbesparing realiseren, met behoud van de kwaliteit van de trainingen. Dit is immers een van de punten waar EPS IT zich onderscheidt van de markt. Ingrid kent de markt van trainingsbureaus goed en overweegt een partnership. Deze vorm van langdurige samenwerking is een van de ontwikkelingen die nu in de markt zichtbaar is. Opgave 6 a. Op welke drie gebieden vindt samenwerking plaats in een partnership? b. Wat zijn de drie nadelen van een partnership? c. Inkoop blijft actueel, er zijn meerdere ontwikkelingen in inkoop. Noem er twee. Ingrid wil goed voorbereid zijn op de onderhandelingen met twee trainingsbureaus die ze op het oog heeft. Ze stelt haar BAZO op. Opgave 7 a. Wat is een BAZO? b. Wat zijn de twee voordelen van een BAZO? Stichting NEVI Examens 2015, MIL 2 Open vragen (april 2015) pag. 4 van 11
Voor de voorziene aankoop van de 1500 tablets heeft Tom eindelijk alle offertes binnen. Hij wil alle offertes vergelijken, om een advies uit te brengen aan zijn manager over de optimale kosten per jaar. Het betreft drie offertes van drie verschillende bedrijven: E-pad B.V. uit Nederland, Notipad Srl. uit Italië en Taiwan Best Ltd. uit Taiwan. E-Pad B.V. Deze Nederlandse organisatie assembleert tablets in hun bedrijvenpand in Amsterdam. Kosten per tablet bedragen 170,-- levering DDP Amsterdam. De Software Licentie voor urenregistratie is een jaarlijks bedrag van 40.000. Autoladers en beschermhoezen maken ze niet zelf, maar importeren zij uit andere landen in Europa voor respectievelijk 25,-- en 3,-- per stuk. Zij offreren een betalingskorting van 2% bij betaling binnen 30 dagen. Notipad Srl. Notipad Srl is gevestigd in Milaan en staat bekend als de best deal in de markt. Zij zijn de enige in Europa die hun eigen software kunnen ontwikkelen. De kosten van een licentie voor urenregistratie zijn daarom relatief laag, omgerekend 25,-- per tablet per jaar. Vijftienhonderd tablets zonder beschermhoes kosten bij hen 240.000,-- Af Fabriek. Voor levering inclusief beschermhoes wordt 3,-- per stuk hieraan toegevoegd. Als speciale prijs bieden zij een autolader aan voor 20,-- euro per stuk. Normaliter zijn de betalingstermijnen in Italië boven de 100 dagen. Aansluitend biedt Notipad Srl. een betalingskorting van 3% indien betaling binnen 30 dagen wordt gedaan. De transportkosten bedragen 2,-- per set (tablet/hoes/autolader) inclusief software. Taiwan Best Ltd. Taiwan Best Ltd. werkt samen met een importeur in Nederland. De importeur regelt de communicatie, de invoer (25% invoerrechten op materiaal en software kosten) en het transport. Totaal 15.000,-- per vervoer. Taiwan Best levert alle producten Af Fabriek vanuit de Taiwanese stad Taipei. De wisselkoers bedraagt op dit moment 1 Euro = 23 Taiwan Dollar (TWD). Bij Taiwan Best kost een tablet 2990 TWD FOB. Voor accessoires zoals een autolader en beschermhoes rekenen zij per stuk respectievelijk 345 TWD en 23 TWD. Urenregistratiesoftware is standaard in de Taiwanese taal beschikbaar. Voor een versie in het Engels rekenen zij 460 TWD per tablet. Opgave 8 a. Stel een financiële matrix op. b. Welke leverancier zou u op basis van deze financiële matrix adviseren om de tablets te leveren? Licht uw antwoord toe. c. Kan een papierloos kantoor worden gerealiseerd, rekening houdend met de besparingen en de investering? De tablets zijn binnengekomen. Echter, er blijkt een probleem te zijn. Bij 25% van de tablets werkt de urenregistratiesoftware niet, dit ondanks een rapport van de leverancier waaruit blijkt dat de software op alle tablets 100% goed is getest. Tom gaat dit analyseren door middel van een probleemstructuurmethode. Stichting NEVI Examens 2015, MIL 2 Open vragen (april 2015) pag. 5 van 11
Opgave 9 a. Noem drie van de vijf vragen die Tom dient te beantwoorden om dit probleem te kunnen analyseren en oplossen. b. Tom wil leveranciersprestaties objectief gaan meten. Hoe wordt dit systeem genoemd? Einde Casus Excellence IT People Solutions B.V. Stichting NEVI Examens 2015, MIL 2 Open vragen (april 2015) pag. 6 van 11
Tentamen NEVI MIL 2 Open vragen en casus 13 april 2015 PROEVE VAN BEANTWOORDING Algemeen. De antwoorden in deze proeve van beantwoording zijn geformuleerd op basis van de syllabus MIL 2 van NEVI Opleidingen BV (versie 12). Indien op vakinhoudelijke gronden andere antwoorden ook mogelijk zijn, worden deze naar relevantie gewaardeerd. Opgave 1 (totaal 6 punten) Bron: blok 1, pagina 12, 13, 14, eigen inzicht. a. (1 punt) Functionele specificatie. (1) b. (2 punten) Meer. (1) Bij een functionele specificatie kunnen de leveranciers meedenken over het product of de dienst, zullen er meer alternatieven worden aangeboden (1) en kunnen er meestal meer leveranciers worden gevonden. Deze voordelen kunnen commercieel zeer gunstig zijn voor de onderneming. c. (3 punten) Specifieke rollen van de MIL bij de totstandkoming van een specificatie zijn: Voorkomen van goldplating of overspecificatie (1), van gouden randjes voorzien. Voorkomen van het zoeken naar een schaap met vijf poten (1), een product dat of dienst die (nog) niet verkrijgbaar is op de markt. Voorkomen van een gedwongen situatie met slechts één leverancier (1). Zo n situatie is ongewenst omdat daardoor een te grote afhankelijkheid van één leverancier ontstaat. Opgave 2 (totaal 7 punten) Bron: blok 4, pagina 118, 119 ; blok 7, pagina 211. a. (1 punt) Selectiefase b. (2 punten) E-tendering of elektronisch aanbesteden (1) omvat het maken en versturen van aanvragen voor informatie of offertes naar geselecteerde leveranciers (longlist) en het beoordelen van de ontvangen informatie of de offertes (1), hetgeen leidt tot een shortlist of een geselecteerde leverancier. Stichting NEVI Examens 2015, MIL 2 Open vragen (april 2015) pag. 7 van 11
c. (4 punten) Er zijn verschillende partijen bij betrokken. Elk van deze partijen heeft zijn eigen doelen en belangen. De onderhandelende partijen hebben elkaar in een bepaalde mate nodig. De leverancier stelt de inkopende organisatie in staat goederen en diensten extern te verwerven. De inkopende organisatie betaalt hiervoor. Hierdoor kan de leverancier winst maken en blijven produceren. De onderhandelende partijen zoeken naar een oplossing ( deal ) die voor elk van hen acceptabel is. Opgave 3 (totaal 10 punten) Bron: blok 6, pagina 196, eigen inzicht, pagina 198-199. a. (3 punten) Het Eisenhowerschema. (1) Voor een volledig schema. (2) + + belangrijk - belangrijk en urgent urgent, niet belangrijk nu zelf doen kort tijd aan besteden urgent - belangrijk, niet urgent zelf doen, plannen en bewaken niet urgent, niet belangrijk negeren Correctievoorschrift: let op: MIL2 enkel met compleet ingevuld schema inclusief benoeming van de assen de volledige score toekennen. b. (4 punten) 1) Onderhandeling na offertes voor leaseauto s belangrijk /niet urgent. 2) Teamlid vanuit inkoop bij het definiëren van een nieuw bedrijfslogo - niet belangrijk /niet urgent. 3) Het opschonen van de kandidatendatabase om sneller te kunnen zoeken niet belangrijk /urgent. 4) Werven van 40 kandidaten belangrijk /urgent. c. (max. 3 punten) Geen nee kunnen zeggen. Uitstellen van werkzaamheden. Onrealistisch tijdsbeeld hebben. Besluiteloosheid. Gebrek aan communicatie. Gebrek aan discipline. Geen prioriteiten kunnen stellen Stichting NEVI Examens 2015, MIL 2 Open vragen (april 2015) pag. 8 van 11
Opgave 4 (totaal 5 punten) Bron: blok 1, pagina 15 en 18; eigen inzicht op basis van tekst. a. (1 punt) Micro-economisch marktonderzoeksniveau. b. (max. 4 punten) Ondernemingsprofiel. Prijs (kosten). Kwaliteit (product en techniek). Leveringsbetrouwbaarheid (logistiek). Financiële analyse. Opgave 5 (totaal 6 punten) Bron: blok 2, pagina 47; blok 7, pagina 213. a. (2 punten) De offertebeoordeling. De offertevergelijking. b. (2 punten) Levertijd van 1 week. (1) De 40 kandidaten moeten binnen 2 weken worden geworven. Correctievoorschrift: overige antwoorden ter beoordeling van de corrector c. (2 punten) Verdelend onderhandelen. (1) De macht ligt bij Anne (1) door de aanwezigheid van tientallen leveranciers. Correctievoorschrift: Probleemoplossend onderhandelen gezien de wederzijdse belangen die er zijn dient ook als correct beoordeeld te worden. Opgave 6 (totaal 8 punten) Bron: blok 3, pagina 87-89. a. (3 punten) Logistiek. Kwaliteit. Ontwikkeling. Stichting NEVI Examens 2015, MIL 2 Open vragen (april 2015) pag. 9 van 11
b. (3 punten) De leverancier kan zijn scherpte verliezen (1) doordat hij zich verzekerd weet van een bepaalde omzet. Hij kan daardoor een berustende houding krijgen ten aanzien van kostenverlaging en kwaliteitsverbetering, of zich zelfs arrogant gaan opstellen. We kunnen het contact met de leveranciersmarkt geleidelijk verliezen (1), mede doordat andere leveranciers hun belangstelling voor opdrachten verliezen als bekend wordt dat één leverancier toch alle opdrachten voor bepaalde producten krijgt. De switching costs of omschakelkosten worden hoger (1). We kunnen minder gemakkelijk en snel van leverancier wisselen. Er is veel tijd en geld in samenwerking geïnvesteerd. c. (max. 2 punten) Betere positionering van inkoop. Het tegengaan van inkoopversnippering. Supply chain management. Aandacht voor inkoopsystemen en e-procurement. Gebruik van meetinstrumenten. Maatschappelijk verantwoord inkopen. Van veel naar minder leveranciers Opgave 7 (totaal 3 punten) Bron: blok 7, pagina 219. a. (1 punt) Beste Alternatief Zonder Overeenkomst. b. (2 punten) Het beschermt je tegen akkoord gaan met iets dat je zou moeten verwerpen. Het helpt je jouw eigen mogelijkheden uit te buiten. Opgave 8 (totaal 11 punten) Bron: blok 2, pagina 50, 51. a. (6 punten) Financiële matrix E-pad B.V. Notipad Srl. Taiwan Best Ltd. Kosten voor 1500 tablets 255.000 240.000 195.000 Uren registratie Software 40.000 37.500 30.000 Polyester beschermhoes 4.500 4.500 1.500 Auto-oplader 37.500 30.000 22.500 subtotaal 1 337.000 312.000 249.000 invoerrechten - - 62.250 transport - 3.000 15.000 Subtotaal 2 337.000 315.000 326.250 Betalingskorting - 6.740-9.450 - totaal 330.260 305.550 326.250 Correctievoorschrift; 2 punten per juiste uitwerking. Stichting NEVI Examens 2015, MIL 2 Open vragen (april 2015) pag. 10 van 11
b. (2 punten) Notipad (1), dit is de goedkoopste optie. (1) Correctievoorschrift: kandidaat die op basis van zijn berekening bij 8a de laagst aanbiedende partij vermeld en dit motiveert dient ook als correct beoordeeld te worden met de maximale 2 punten. c. (3 punten) Ja (1). De kosten van de aanschaf van tablets bij Notipad (EUR 305.550) zijn lager dan de jaarlijkse besparingen (EUR 325.000) (1) en vallen binnen de 1 jaar terugbetaaltijd (1). Opgave 9 (totaal 4 punten) Bron: blok 6, pagina 192; blok 3, pagina 85. a. (3 punten) Bij de probleemstructuur beantwoorden we de volgende vragen 1) wat is het probleem? 2) wat zijn de oorzaken? 3) wat zijn de gevolgen? 4) wat is er tegen te doen? 5) welke oplossingen zijn er? Correctie voorschrift: ieder goed antwoord 1 punt tot een maximum van 3. b. (1 punt) Vendorrating. Stichting NEVI Examens 2015, MIL 2 Open vragen (april 2015) pag. 11 van 11