Brochure voor overstappers Wat u moet weten voordat u overstapt naar Edumanager versie 6.2 Uw partner voor opleidingsmanagement, cursusadministratie en e-learning
Edumanager versie 6.2 Edumanager versie 6.2 introduceert nieuwe en verbeterde gebruiksmogelijkheden voor het werken met fiatteringen, meerdere leidinggevenden, vrije informatievelden en het importeren van opleidingsresultaten. Edumanager versie 6.2 is vanaf maandag 21 juli 2014 officieel voor u beschikbaar. De nieuwste Edumanager versie wordt zoals gebruikelijk via diverse communicatiekanalen aangeboden. Beknopte release informatie en een praktische samenvatting van relevante gebruikersacties vindt u in het officiële publicatiebericht die u per e-mail heeft ontvangen en in het nieuwsbericht op ons Support Center. Via deze brochure informeren wij u over de nieuwe gebruiksmogelijkheden, de veranderingen in de Edumanager werkprocessen en krijgt u een overzicht van de voorbereidende acties die u nu al kunt opstarten. Na het lezen van de brochure bent u in staat om duurzaam over te stappen naar Edumanager versie 6.2. Voor verdere verdieping verwijzen wij u naar de inhoud van Edumanager Help en naar de beschikbare productmaterialen (Release Notes, Systeemvereisten, Installatiehandleiding) op ons Download Center. Wat is nieuw? Met Edumanager versie 6.2 zet u in op nieuwe functionaliteit, gaat u effectiever werken door het automatiseren van processen en procedures, en raken externe opleidingsgegevens beter geïntegreerd. Edumanager versie 6.2 introduceert: Uitgebreidere fiatteringsinformatie voor uw medewerkers en centraal beheer van fiatteringen door een sterk verbeterd fiatteringsproces. Zelfsturende teams en duaal leiderschap implementeren via een leidinggevendenstructuur met meerdere leidinggevenden. Alle opleidingsresultaten van uw medewerkers op één plek door het ongelimiteerd importeren van opleidingsresultaten. Flexibeler werken met persoonsgegevens door vrije informatievelden. Mocht u nieuwsgierig zijn naar wat Edumanager versie 6.2 voor u kan betekenen, neem dan contact met ons op. Wij helpen u graag. Pagina 2 van 8
Sterk verbeterd fiatteringsproces Fiatteren is het goedkeuren of afwijzen van een fiatteringsaanvraag van een medewerker. Bijvoorbeeld De trainingsdeelname van een medewerker wordt gefiatteerd door een direct leidinggevende. Een fiattering kan uit meerdere fiatteringsstappen bestaan, waarbij per stap een fiatteringstaak wordt uitgevoerd. Bijvoorbeeld Het controleren of een medewerker de training B.H.V. nodig heeft om gecertificeerd te blijven, of, het controleren of het projectbudget toereikend is om een medewerker een training te laten volgen. Een verzameling van fiatteringsstappen wordt een fiatteringsproces of een workflow genoemd. De standaard workflow voor fiatteren bestaat uit één fiatteringsstap en één fiatteringstaak, die door de direct leidinggevende van de medewerker worden uitgevoerd (zie voorbeeld). Voor uw organisatie kunt u fiatteringsprocessen op maat inrichten. Voorbeeld - Workflow voor fiatteren Edumanager maakt fiatteren mogelijk voor voorinschrijvingen, deelnames, handelingen en opleidingsaanvragen. Wat levert het u op? Het automatiseren van fiatteringsprocessen zorgt voor een toename van efficiëntie en gebruiksgemak en een duidelijke afname van (papieren) administratie. Voor medewerkers en leidinggevenden: Alle fiatteringsstappen en fiatteringstaken zijn voorzien van nuttige fiatteringsinformatie waardoor de juiste fiatteringsbeslissingen eenvoudig te maken zijn. Edumanager Frontoffice faciliteert alle gebruikersacties voor medewerkers en leidinggevenden: fiatteringsaanvragen indienen, fiatteren, overdragen. Voor hoofdgebruikers / cursusadministrateurs / beheerders: Edumanager Backoffice faciliteert een centrale controlefunctie, zodat u altijd over een actueel fiatteringsoverzicht beschikt en direct kunt ingrijpen als de situatie daar om vraagt. Praktische controleschermen zijn beschikbaar voor fiatteringen in behandeling, afgehandelde fiatteringen, fiatteringen zonder fiatteerder en verlopen fiatteringen. Het fiatteringsproces wordt volledig ondersteund door automatische e-mail correspondentie. Pagina 3 van 8
Meerdere leidinggevenden Organisatievormen zoals duaal leiderschap of zelfsturende teams zijn in recente jaren meer en meer gemeengoed geworden in bijvoorbeeld de zorg en in de technische dienstverlening. Om ook in deze organisatievormen te kunnen voorzien wordt in Edumanager 6.2 een nieuwe leidinggevendentructuur geïntroduceerd. Zelfsturende teams Teams die zelf hun doelen, werkwijze en bijdragen van teamleden bepalen zijn zelfsturend. Teamleden kunnen in deze organisatievorm maximaal gebruik maken van elkaars competenties en beschikken over meerdere experts per team, die inzage (kunnen) hebben in de persoonsgegevens en de opleidingsgegevens van de teammedewerkers. Duaal leiderschap Aan een zorgafdeling worden twee leidinggevenden toegewezen: een functionele leidinggevende en een technisch/inhoudelijke leidinggevende. In Edumanager worden alle medewerkers van de zorgafdeling aan beide potentiele leidinggevenden gekoppeld. Dat betekent dat beide leidinggevenden de opleidingsgegevens van alle medewerkers van de zorgafdeling kunnen inzien. Voorbeeld - Duaal leiderschap Wat levert het u op? De introductie van meerdere leidinggevenden per organisatieonderdeel levert grote voordelen op: De noodzakelijke rollen voor leidinggevenden en medewerkers worden na updates in de leidinggevendenstructuur automatisch bijgewerkt. U heeft daar geen omkijken meer naar. De leidinggevendenstructuur is via de automatische HR-Edumanager koppeling te realiseren, waardoor u geen dubbele administratie hoeft bij te houden. De leidinggevendenstructuur is ook handmatig te onderhouden, wat flexibiliteit oplevert om snelle interventies te kunnen plegen. Vrije keuze U kunt er voor kiezen om op de oorspronkelijke manier, op basis van persoonshiërarchie, te blijven werken. In dat geval verandert er niets voor u. Als u kiest voor het werken met meerdere leidinggevenden, dan moet u een nieuwe leidinggevendenstructuur inrichten. Dat betekent concreet dat u de nieuwe leidinggevendenstructuur handmatig in Edumanager opbouwt, of dat u de structuur door middel van een bronbestand aan Edumanager aanbiedt. Pagina 4 van 8
Flexibeler werken met persoonsgegevens Voor flexibeler werken met persoonsgegevens is behoefte aan informatievelden die naar eigen inzicht door een Edumanager gebruiker gedefinieerd kunnen worden. Bijvoorbeeld Voor organisaties worden per persoon accreditatienummers geregistreerd, waarvoor geen expliciete velden in Edumanager beschikbaar zijn. In Scherm Personen en in Scherm Deelnames zijn drie vrije velden geïntroduceerd: De naamgeving is flexibel in te stellen. De vrije velden kunnen in correspondentie worden gebruikt. De persoonsvelden kunnen automatisch worden meegenomen in de standaard HR- Edumanager koppeling (Edu Import Basis). Alle opleidingsresultaten op één plek Standaard koppelingen (HR, Ilias), maatwerk koppelingen en connectoren (bijvoorbeeld Edu Import Database Connector) worden gebruikt om opleidingsgerelateerde gegevens in Edumanager te verzamelen. Dubbele administraties worden voorkomen en de aanvulling op bestaande opleidingsgegevens biedt Edumanager gebruikers extra inzichten en mogelijkheden. In Edumanager versie 6.2 worden nieuwe koppelingen en connectoren geïntroduceerd: Organisaties beschikken soms over afgeronde opleidingsresultaten, die buiten het Edumanager platform zijn vastgelegd. Deze informatie kan worden geïmporteerd via de Edu Opleidingsresultaat Connector. Een speciale plug-in op de Edu Opleidingsresultaat Connector is de TCG Connector, waarmee afgeronde e-learning deelnames uit de TCG Academy kunnen worden geïmporteerd. Overige verbeteringen Ook voor u beschikbaar in Edumanager versie 6.2: De geïntegreerde tekstverwerker van het Edumanager platform is nu ook inzetbaar voor opleidingsbeschrijvingen, events, wachtwoordassistentie en Ilias notificaties. Het handmatig verversen van server autorisatie is niet langer een gebruikershandeling. Het werken met tijdelijke licenties wordt ondersteund. Pagina 5 van 8
Wat verandert er voor u? De belangrijkste veranderingen van Edumanager versie 6.2: Sterk verbeterd fiatteringsproces Indien u al fiatteert met Edumanager moet u de bestaande fiatteringsprocessen doorlopen om fiatteringsinformatie aan te vullen. Indien u vanaf Edumanager versie 6.2 met fiatteringen gaat starten, moet u een passende workflow voor uw organisatie inrichten. Vervolgens koppelt u de workflow aan de gewenste fiatteringsonderdelen (voorinschrijvingen, deelnames, handelingen, opleidingsaanvragen) en bent u klaar om te beginnen. Meerdere leidinggevenden Indien u kiest voor een organisatievorm op basis van organisatieonderdelen moet u een nieuwe leidinggevendenstructuur samenstellen. U kunt dit handmatig doen of u kunt kiezen voor een geautomatiseerde HR- Edumanager koppeling. In het laatste geval betekent dit dat u een nieuw bronbestand moet maken en onderhouden. Vrije velden U kunt per direct gebruik maken van de beschikbare vrije velden voor personen en deelnames. Ook de standaard koppeling (Edu Import Basis) neemt de vrije velden van personen automatisch mee. Voor overige HR-Edumanager koppelingen kan maatwerk noodzakelijk zijn. Opleidingsresultaten importeren Op basis van een bronbestand kunt u opleidingsresultaten importeren. Dit bronbestand kunt u maken met behulp van onze gebruikersdocumentatie. Indien u gebruik wilt maken van de TCG Connector heeft u toegang nodig tot de TCG Academy. Wat moet u doen? Om effectief over te stappen raden wij u aan om de volgende stappen te doorlopen: 1. Voorbereiden Lees deze brochure en/of vraag een kosteloze demonstratie aan. 2. Oefenen Ontdek Edumanager versie 6.2 in een testomgeving (Online klanten), krijg advies van een consultant en/of volg een passende training. 3. Installeren (*) - Installeer Edumanager versie 6.2, zelfstandig of met hulp van een consultant. 4. In productie gaan (*) Bied Edumanager versie 6.2 aan uw eindgebruikers aan. Wij raden u aan om gebruik te maken van een testomgeving en om rekening te houden met de geldende support-termijnen voor Edumanager versie 6.0 (tot 1 september 2014) en Edumanager versie 6.1 (tot 27 februari 2015). (*) Voor Online klanten wordt de overstap naar Edumanager versie 6.2 door ons verzorgd. Indien u het Edumanager platform in eigen beheer heeft, kunt u Edumanager versie 6.2 downloaden via ons Download Center. Pagina 6 van 8
Overzicht van reguliere ondersteuning Om vertrouwd te raken met de nieuwe Edumanager mogelijkheden zijn handige, handzame informatiebronnen ingericht. U kunt deze zelfstandig raadplegen, zodat wij u vervolgens persoonlijk en op maat verder kunnen helpen. Brochure voor overstappers Een introductie van de nieuwe Edumanager functionaliteit en het startpunt voor het overstappen naar de nieuwe versie. Edumanager Help Een functionele beschrijving van werkprocessen, modules, schermen en basishandelingen voor het werken met het Edumanager platform. Support Onze Support afdeling is beschikbaar voor functionele vragen en het oplossen van praktische problemen. Services Onze Services afdeling verzorgt de installatie voor Online klanten en regelt de facilitering van Edumanager versie 6.2. Overzicht van extra diensten en mogelijkheden Heeft u behoefte aan meer uitleg, aan advies of aan ondersteuning op maat, dan bieden wij u de volgende diensten aan: Standaard training Edumanager 6.2 - Een training van een dagdeel, waarin u leert om met fiatteringen te werken, de organisatievorm voor meerdere leidinggevenden in te richten en om te gaan met nieuwe connectoren en koppelingen. Het dagdeel kan op basis van uw specifieke behoefte ook op maat worden aangeboden. Inzet van een L&M consultant Inzet van een consultant kan noodzakelijk zijn bij het inrichten van fiatteringen, koppelingen en connectoren, de leidinggevendenstructuur, of voor complexe Edumanager vraagstukken. Ook kan een consultant worden ingezet bij een installatie. Beschikbaarheid van een testomgeving U kunt een testomgeving aanvragen (Online klanten), zodat u op basis van uw productiegegevens met Edumanager versie 6.2 kan oefenen. Pagina 7 van 8
Overzicht van veel gestelde vragen en antwoorden Onze consultants hebben in het veld diverse, praktische vragen verzameld. In deze paragraaf zetten wij de belangrijkste antwoorden voor u op een rij. Moet ik verplicht over naar Edumanager versie 6.2? Indien u het Edumanager platform in eigen beheer heeft kunt u kiezen. Indien u Online klant bent wordt een overstap binnen de geldende support-termijnen uitgevoerd. Moet ik speciale handelingen uitvoeren als ik Edumanager versie 6.2 installeer? Voordat u Edumanager installeert, moet u uw licentiebestand (eenmalig) downloaden en installeren. Hoe u dit moet doen staat beschreven in de installatiehandleiding (paragraaf 3.5). Kan ik bestaande fiatteringen blijven gebruiken? Ja, bestaande fiatteringen blijven correct werken. Wel moet u bestaande fiatteringsprocessen doorlopen om fiatteringsinformatie aan te vullen. Ook moet u uw sleutelgebruikers informeren dat het tonen van fiatteringsgegevens in Edumanager Frontoffice is gewijzigd. Kan ik de inrichting van meerdere leidinggevenden zelfstandig uitvoeren? Ja, u kunt de leidinggevendenstructuur zelfstandig inrichten: handmatig of via een bronbestand. Kan ik met mijn oorspronkelijke organisatievorm blijven werken? Ja, als u niets doet, blijft u op de vertrouwde wijze werken. Verandert mijn HR-Edumanager koppeling als ik kies voor meerdere leidinggevenden? Ja, naast het basisbronbestand wordt een tweede bronbestand noodzakelijk, waarin de nieuwe leidinggevendenstructuur wordt vastgelegd. Kan ik als leidinggevende fiatteringen delegeren naar niet-leidinggevenden? Ja, als u de organisatievorm van meerdere leidinggevenden gebruikt in combinatie met de workflow voor fiatteringen kunt u deze werkwijze eenvoudig realiseren. Is het maken van opleidingsbeschrijvingen gewijzigd? Ja, u gebruikt de geïntegreerde tekstverwerker van het Edumanager platform om de inhoud en de opmaak van opleidingsbeschrijvingen te onderhouden. Kan ik rechtstreeks opleidingsresultaten uit de TCG Academy importeren? Ja, als u gebruik maakt van de TCG Connector, een plug-in op de Edu Opleidingsresultaat Connector. Heeft u vragen, opmerkingen of suggesties, neem dan contact met ons op via: T 010 593 94 11 E support@lnm.nl W http://www.lnm.nl/ Pagina 8 van 8