Car-Pass versie 7_1_0 1 ALGEMEEN Iedereen in de garagesector is wettelijk verplicht om de kilometerstanden van elke auto of lichte bestelwagen waarop hij/zij een interventie doet door te geven aan Car-Pass. Om de transfert van deze gegevens te garanderen binnen de wettelijke termijn van 7 werkdagen hebben wij deze in Flexigar versie 7_1_0 geautomatiseerd. Als gebruiker zijn er 3 mogelijke scenario s: (Zie afdruk parameterscherm hieronder) Automatisch versturen naar Car-Pass bij het opstarten van het programma: Aangevinkt: De bestanden worden automatisch verstuurd bij het opstarten van Flexigar (1 maal per dag) Afgevinkt: De bestanden worden niet automatisch verstuurd bij het opstarten van Flexigar. Dit houdt in dat de gebruiker zelf via de module Car-Pass in Flexigar de bestanden gaat versturen. Indien het echter reeds langer dan 7 werkdagen geleden is dat er nog bestanden werden verstuurd, zal de gebruiker bij het opstarten van Flexigar hierop attent gemaakt worden en zal het systeem alsnog voorstellen om de bestanden automatisch te verzenden. De bestanden mogen nooit door Flexigar worden verstuurd (verzending reeds via ander systeem) De bestanden mogen nooit worden verstuurd. Hier gaat het om gebruikers die via een ander systeem hun Car-Pass bestanden aanleveren (bv. React, ). Dynamic Software NV 1 12/11/2012
Andere parameters: Algemeen Volgende instellingen zijn nodig voor een correcte werking van de module. Ondernemingsnummer: Vestigingsnummer agent: Accountnummer: Toegangscode: BTW nummer van het bedrijf Vestigingsnummer van het bedrijf Het accountnummer dat u kreeg bij Car-Pass dient hier te worden ingevuld. Uw unieke code voor toegang in het systeem Car-Pass dient hier te worden ingevuld. Volgnummerbestanden voor vandaag: Veld dient niet ingevuld te worden (automatische teller in het systeem bij versturen. Gelieve dit veld niet te wijzigen!). Maximale doorsturingen per dag is 999. Opgelet: Indien u een wijziging doet aan de accountnummer en/of de toegangscode dient u deze wijzigingen ook te doen op de website van Car-Pass!!! Andere parameters : Connectie Dit scherm wordt automatisch ingevuld door het programma en bevat connectiegegevens via internet om de data door te sturen naar Car-Pass. U kan zelf dit scherm niet wijzigen!! Dynamic Software NV 2 12/11/2012
2 WERKING Via het menu menu Diversen/Car-Pass komt u in volgend scherm: In geval het systeem is ingesteld voor een automatische verzending, dienen enkel de correcties nog manueel te gebeuren. Alle gegevens van facturen, waarborgen of interne facturen die afgeprint zijn, worden bij het opstarten van Flexigar automatisch verzonden (eenmaal per dag). Bovenstaande grid zal leeg zijn aangezien de verzending reeds automatisch gebeurde. Dynamic Software NV 3 12/11/2012
In geval de gebruiker er voor gekozen heeft om de gegevens niet automatisch te verzenden, zal de grid meestal niet leeg zijn. Hier dienen de gegevens manueel aangeduid te worden voor verzending. Gegevens die reeds verstuurd zijn, worden geen tweede maal getoond. Dit scherm toont u meer informatie dan zal doorgestuurd worden. Enkel het veld type is door u wijzigbaar. Stap 1 van 3: Te versturen km-standen ophalen : Enkel voor niet automatische verzending: Vinkje voor iedere lijn : deze lijn is klaar voor versturing : indien deze wordt uitgevinkt zal deze lijn niet worden meegezonden tijdens de verwerking. De volgende maal dat dit scherm wordt geopend, zal deze lijn automatisch terug in het bestand klaarstaan om te verzenden. In principe moet er hier niets gewijzigd worden. Type : Datum : Het type van interventie dat door u werd uitgevoerd. U kan deze keuze maken door in het veld te klikken. 120: Een normale interventie (wordt automatisch aangegeven.) 121: Indien een kilometerteller werd hersteld of vervangen. Datum van de uitgevoerde werken (is niet noodzakelijk de facturatiedatum). Kilometerstand : De kilometerstand die op het factuur is vermeld. Chassisnummer : Chassisnummer van het voertuig dat aan het document gekoppeld is. Informatief geven wij ook de plaat en de naam weer op dit scherm. Deze gegevens worden NIET verstuurd. Stap 2 van 3: Teruggekomen opmerkingen behandelen. Voor zowel automatische verzending als niet automatische verzending: De pijltjestoetsen laten u toe om telkens naar het volgende scherm te gaan of terug te keren naar het vorige. Dynamic Software NV 4 12/11/2012
Dit scherm toont de informatie van Car-Pass die terug werd gestuurd bij het verzenden van gegevens. Indien alle informatie in orde is, wordt er geen terugzending gedaan door Car-Pass en blijft dit rooster leeg. Mogelijke abnormaliteiten worden aan u teruggezonden en hiervoor dient u een actie te ondernemen. Merk op dat correcties aangebracht door u en voorzien van een vinkje in de eerste kolom meteen mee worden verzonden bij de volgende connectie. Het principe zou moeten zijn dat u telkens na een verzending even kijkt in dit scherm om de abnormale kilometerstanden te corrigeren en de gecorrigeerde informatie terug te zenden naar Car- Pass bij de volgende verbinding. Dynamic Software NV 5 12/11/2012
Informatie in de grid: Kolom OK : De lijn werd door de gebruiker aangegeven als klaar voor verzending. Dwz dat de gegevens gecontroleerd en behandeld werden. Kolom X : De lijn werd aangeduid als niet behandeld. Ze zal voortaan niet meer worden getoond, maar wordt niet mee verzonden. Vb: na correctie door u per fax, of indien de gegevens toch correct zijn volgens u. Aard : de interne code van Car-Pass die aangeeft wat er abnormaal is in deze informatie. Omschrijving : omschrijving van de informatie die Car-Pass terug heeft gezonden met betrekking tot de gegevens. Interne opmerking : U kan indien gewenst zelf een opmerking geven bij de gegevens van de getoonde lijnen. Om de lijnen te behandelen: -Klik op een lijn. -De gegevens van de lijn worden onderaan op het scherm ingevuld. -Behandel de lijn onderaan en druk op V om de aanpassingen te bewaren. De kleuren van de lijnen: Zwarte lijn (anomalie): Moet altijd gecorrigeerd worden per fax. Wanneer u op een zwarte lijn klikt, ziet u de detail van de lijn onderaan verschijnen. U kan daar eventueel wijzigingen aanbrengen en uw opmerkingen invullen. Deze lijnen dienen altijd per fax gecorrigeerd te worden. Het systeem zal deze fax automatisch printen met de door u gemaakte correcties wanneer u op Correctieverzoek klikt. Indien u meent dat de gegevens toch correct zijn, vink dan Bevestigen als correct aan. Dynamic Software NV 6 12/11/2012
Oranje lijn (waarschuwing): Het gaat om een waarschuwing. Wanneer u op een oranje lijn klikt, ziet u de detail van de lijn onderaan verschijnen. U kan daar eventueel wijzigingen aanbrengen en uw opmerkingen invullen. Wanneer u op deze lijn klikt, kan u deze controleren en/of corrigeren. Indien u meent dat de gegevens toch correct zijn, vink dan Bevestigen als correct aan. Rode lijn (Fouten): Deze lijnen dienen gecontroleerd en gecorrigeerd te worden indien mogelijk. Wanneer u op een rode lijn klikt, ziet u de detail van de lijn onderaan verschijnen. U kan daar eventueel wijzigingen aanbrengen. U kan er ook voor kiezen om deze lijn niet te behandelen. Vink dan Niet behandelen aan. Dit laatste betekent wel, dat er geen correctie voor deze foutmelding wordt doorgestuurd naar Car-Pass. Dynamic Software NV 7 12/11/2012
Nadat u de nodige correcties heeft aangebracht, kan u verdergaan met stap 3. Dynamic Software NV 8 12/11/2012
Stap 3 van 3: Bestanden aanmaken versturen ophalen. Dit scherm dient om de klaargezette informatie door te sturen via elektronische weg naar de servers van Car-Pass. De te verzenden informatie wordt u getoond in het bovenste gedeelte van het scherm. Onderaan kan u kiezen via welke weg de informatie van Car-Pass dient terug te komen. Ideaal is hier te kiezen voor FTP. Op deze manier komen de eventuele opmerkingen die Car-Pass heeft terug (zie stap 2). Indien u kiest voor een emailadres dient u de opmerkingen van Car-Pass na het ontvangen van de mail, via het scherm Verzenden en Ontvangen, manueel te verwerken. Klik op de knop Verzenden Ontvangen om de transfert op te starten. Onderstaand scherm verschijnt en geeft de progressie van de verwerking aan. U kan maximaal 999 keer per dag versturen en ontvangen. De mogelijkheid bestaat altijd dat door een niet correcte verbinding - bv. geen internetconnectie, inkomende lijnen op de servers bezet, etc. - de verwerking niet kan worden uitgevoerd. Probeer het in dat geval later eens opnieuw. In principe moeten de gegevens worden doorgestuurd ten laatste zeven dagen na de interventie. Dynamic Software NV 9 12/11/2012
Raadplegen van de historiek van een wagen via een link naar de website van Car-Pass: Via het menupunt CarPass/Extra kan u de historiek van een voertuig raadplegen direct op de website van Car-Pass: Vul een geldig chassisnummer en km-stand in en klik op uitvoeren. Automatisch zal de webpagina geopend worden. Menupunt Diversen/Car-Pass : Verzenden en ontvangen Via dit menupunt krijgt u het volgende scherm te zien : Dynamic Software NV 10 12/11/2012
Bestanden manueel verzenden en ontvangen Hiermee kan u eventueel manueel bestanden versturen en ontvangen. Bestanden via mail ontvangen verwerken Feedback bestanden die u via een mail ontvangt van Car-Pass dient u te bewaren in de opgegeven folder. Klik op de knop om de bestanden te verwerken en in te lezen in de databank van Flexigar. Enkele opmerkingen: Kilometerstanden uitsluiten voor verzending naar Car-Pass: Sommige kilometerstanden dienen niet doorgestuurd te worden naar Car-Pass (bv vrachtwagens, buitenlandse nummerplaten ) dienen niet doorgestuurd te worden. Om te verhinderen dat de gegevens van deze voertuigen worden meegestuurd, vinkt u het vakje Car-Pass op de wagenfiche uit. Controle km-stand : Bij het factureren van een document dat in aanmerking komt voor versturing naar Car-Pass, zal Flexigar controleren of de km-stand minstens hoger is dan de laatst verzonden km-stand naar Car- Pass. Gebruik voortaan voor levering van onderdelen steeds een leveringsorder en factureer het vanuit dat document : Bij aflevering van louter onderdelen is het niet nodig dat de gegevens van het voertuig mee worden gestuurd, het gaat dan immers niet om werken aan de wagen. U maakt dergelijke leveringsfacturen best vertrekkende van een leveringsorder. Gebruik van meerdere databases in Flexigar : Indien u gegevens van 2 verschillende firma s (d.w.z. verschillende BTW-nummers) wil doorsturen, moet u verzenden per firma en de parameters per firma instellen. Bij het opstarten van Flexigar kiest u voor de betreffende firma. Multi-site versies : Indien u met Flexigar werkt op verschillende vestigingen, onder eenzelfde BTW-nummer, volstaat het de gegevens door te sturen op 1 site. Dynamic Software NV 11 12/11/2012