Voorwoord Wij nodigen u graag uit om de functies van onze nieuwste realisatie te ontdekken, via de grafische omgeving van Windows wordt de ganse administratie van de thuiszorgsoftware compact en doordacht verwerkt, zonder dat toekomstige uitbreidingen in het gedrang komen. Door de aanwending van een krachtige ontwikkelingstool en een stevige voorbereiding slagen wij erin, u een aantrekkelijk en zeer efficiënt softwarepakket aan te bieden. De jarenlange ervaring van onze medewerkers zijn hieraan niet vreemd. Wij zijn zeer enthousiast over deze laatste versie van Een gestructureerde grafische interface werd gekoppeld aan de kracht van de doordachte en compacte functionaliteit. Door de korte leercurve, de snelle implementatie, en de doeltreffende dataconversie, verzekeren wij een optimale exploitatie, dewelke beantwoordt aan al uw noden qua dossierbeheer, patiëntenbeheer, voorschriftenbeheer, rondes & planning, facturatie, verdeling, opvolging van de transacties tussen de mutualiteiten en de zorgverstrekkers. Ook alle officiële verplichtingen van het RIZIV werden in acht genomen en veel meer Bij de officiële lancering van versie 01.0 werd de toepassing zonder slag of stoot gehomologeerd door het RIZIV. Wij volgen de door de overheid uitgestippelde lijn, in verband met Mobile verwerking van de gegevens (het VINCA-Project). Is eveneens gehomologeerd. De ingebouwde elektronische en automatische rapportage via de IDEFIX bestanden is eveneens ingebouwd. overtreft nu reeds de stoutste verwachtingen, de tientallen enthousiaste gebruikers, kunnen dit beamen. De Auteur Paul Sinsinian 26 december 07 Handleiding a. Algemeen De handleiding staat op de site van Care-Ace (www.care-ace.be) De klanten kunnen de handleiding ophalen, deze wordt regelmatig bijgewerkt naargelang aanpassingen worden aangebracht. Bij de handleiding gaan wij ervan uit dat de gebruiker weet welke gegevens hij dient te verstrekken, daarom worden er veelvuldig gewerkt met tekstballontjes samen met een algemene uitleg. De teksten die in het oranje worden weergegeven zijn beschrijvingen van standaard routines die verder op verschillende plaatsen in het pakket voorkomen. Sorteren, Afdrukken, Wisselen, Kalender, Export... Care-Ace Ace geeft hieronder een aantal uittreksels uit de handleiding weer : - Belangrijkste Scherm; - Patiënten; - Voorschriften; - Rondeverdeling; - Magnetische drager; - Facturatie.
3. Belangrijkste Scherm (vervolg) b. Afdrukken documenten Telkens er een afdruk wordt aangevraagd, gaat Care-Ace een projectie tonen op het scherm van het te verwachten resultaat. Dit geeft de gebruiker de gelegenheid voorafgaandelijk zijn document te controleren, bovendien kan de gebruiker de bestemming van het document nog wijzigen, Het onderstaande scherm is hiervan een voorbeeld (dagplanning). Een aantal interessante alternatieven worden geboden zoals: - te verkleinen en te vergroten - verplaatsen naar begin document - verplaatsen naar vorige bladzijde - verplaatsen naar volgende bladzijde - verplaatsen naar het einde van het document. - Door op een bladzijde te klikken, zoals die verkleind rechts van het scherm weergegeven zijn wordt de aangeklikte bladzijde getoond. Document Rechtstreeks doorbladeren afdrukken Huidige pagina afdrukken Browse mode h. Exportfuncties bij het afdrukken Care-Ace heeft een aantal functies voorzien om de afdruk te exporteren, zoals: - De afdruk omzetten in MS-Word formaat integratie met Word tekstverwerker; - De afdruk omzetten in MS-Excel formaat, integratie als rekenblad, verder bewerking van lijst; - De afdruk omzetten in HTML formaat, kan aldus verwerkt worden in een web-site; - De afdruk omzetten in PDF formaat; - De afdruk omzetten in XML formaat, kan aldus opgenomen worden in een database; - De afdruk omzetten in RTF formaat en de verzendingsmodule oproepen om de mail te verzenden; - De afdruk omzetten in PDF formaat en de verzendingsmodule oproepen om de mail te verzenden. De rechtstreekse afdruk gebeurt nadat men de printer heeft gekozen.
5. Patiënten (vervolg) b. Het Patiënten Dossier (vervolg) 1) Algemeen dossier Rechts op het scherm staan de rubrieken en onderwerpen in een boomstructuur, wanneer een onderwerp aangeklikt wordt, verschijnt er onderaan ofwel een vraag of kan men vrij commentaar invoeren. Nadat met deze invoer opslaat (toets Opslaan of F8) wordt het resultaat getoond in de bovenste kader. De onderwerpen die ingevuld zijn worden in het blauw geprojecteerd over twee kolommen met vaste of ingevoerde teksten. De opbouw van deze algemene dossiers gegevens laat ons toe deze gegevens aan te vullen, indien nodig. Rubrieken Ingevulde Rubrieken Ja Neen vragen Keuze rubrieken Invoer of keuze velden Obesitas De vermelding Obesitas moet manueel op ja gezet worden, deze aanduiding staat volledig los van de berekende BIM-waarde.
5. Patiënten (vervolg) b. Het Patiënten Dossier (vervolg) 7) Commentaar In dit scherm kan men de commentaar raadplegen, het type geeft weer, waaraan het commentaar gekoppeld is. Bezoeken & commentaar Datum Bezoek, uur, zorgverstrekker. 8) Blokkering Een patiënt mag voor één of meer redenen niet bezocht worden: 1. gedurende een bepaalde periode (opname in een ziekenhuis 2. Gedurende een bepaalde periode maar geen ganse dag, wel volgens een bepaald patroon. Omschrijving Periode van tot Periode van tot Volgens patroon Omschrijving Weekpatroon
6. Voorschriften (vervolg) a. Planning De duur kan aangepast worden alsook de frequentie dit gebeurt in twee stappen elke stap heeft meerdere mogelijkheden, elke stap apart kan ook tot het gewenste resultaat leiden. 1) Duur: Duur Keuze Keuze Berekend aantal dagen Keuze Opgave door de gebruiker 2) Frequentie: 2 maal per dag Duurtijd behandeling Voor elk bezoek per dag (maximum 6 maal) wordt de mogelijkheid gegeven om het tijdstip en duurtijd op te geven deze wordt opgenomen in de planning (grote kalender rechts). Opgelet de vermoedelijke duurtijd van de behandeling wordt gebruikt om de eventuele verdeling tussen de verschillende zorgverstrekkers berekenen, zie verder het hoofdstuk Magnetische Drager c. Werking.
6. Voorschriften (vervolg) e. Planning (vervolg) 2) Frequentie (vervolg) Voorkeurdagen binnen de week, kunnen nog aangepast worden bij de rondeverdeling. Het aantal aangeduide dagen worden gecontroleerd. Voorkeurdagen binnen de maand, kunnen nog aangepast worden bij de rondeverdeling. Het aantal aangeduide dagen worden gecontroleerd. Schema Door de keuze Schema kunnen het aantal opgegeven dagen in de maand aangeduid worden. Door de keuze Frequentie kan men een interval in dagen ingeven. Opmerking: Wanneer men meerdere bezoeken per dag aangeeft, sluit men het aantal uit voor bezoeken per week, per maand, frequentie. Men moet dus per dagbezoek een aparte zorglijn aanmaken.
6. Voorschriften (vervolg) e. Planning (vervolg) 3) Verwerken (vervolg) In de rechtse kalender wordt naast de dagaanduiding van de maand in de rechter bovenhoek een groene driehoek getoond.. Dit duidt op de aanwezigheid van andere zorgen op dezelfde dag voor deze patiënt. Tijstip buiten voorschrift De bezoekuren worden anders ingekleurd (status): a. Zwart : Gepland bezoek nog geen zorgverstrekker toegewezen b. Rood : Zorgverstrekker toegekend nog niet bezocht c. Blauw : Patiënt bezocht door zorgverstrekker d. Paars : Aangerekend, opgenomen op een magneetdrager Aanpassing zorgcodes in het voorschrift Wanneer de zorgcodes in een voorschrift aangepast wordt, zijnde een noodzakelijke verbetering, wordt deze doorgevoerd in de planning bij alle niet aangerekende zorgen, dus ook bij eventueel teruggedraaide zorgverstrekkingen. De duurtijd van een bezoek Voor elk bezoek kan een duurtijd meegegeven worden, die ook in de kalender wordt getoond, deze uurtijd wordt verder bij de verdeling tussen de zorgverstrekkers aangewend om de verdeling te berekenen. Bezocht Verwijder venstertje Gepland Tijdstip bezoek Zorgcode Rechter muisknop Overzicht andere zorgen op dezelfde dag Driehoek = groen
11. Rondeverdeling (via het hoofdmenu) a. Planning De planning en het opmaken van de rondes is een van de belangrijkste hulpmiddelen. De mogelijkheden, die hier geboden worden, zijn afgestemd op de noden. Wanneer dit scherm opgroepen wordt, krijgt men de ronde(s) te zien, die de laatste keer werd(en) behandeld... Centraal op het scherm staan twee pijlen (linkse & rechtse) die de aangeduide bezoeken (blauwe achtergrond) overbrengen van de ene ronde naar de andere. Men kan zodoende een bezoek overzetten naar een andere datum en of ronde... Op deze tabellen werken de Windows functies, zo kan men door de linker muisknop ingedrukt te houden en te slepen over meerdere bezoeken, die zodoende selecteren, om te verplaatsen of een andere verpleegkundige toe te kennen. Ook de combinaties, Ctrl en klik, of Ctrl-Shift en klikken werkt om lijnen te selecteren. Navigatie op datum Rondes over aantal dagen Ronde kiezen Niet toegewezen @ verpleegkundige Navigatie via de kalender Sortering Andere verpleegkundige Toewijzen aan verpleegkundige Initialen aanbrengen b. Ontdubbelen van twee of meer zorgen (zorgcodes), wanneer een van de zorgen niet zou toegediend worden, kan men de initiale verwijderen van deze niet uit te voeren zorg door eerst te ontdubbelen. Kies desbetreffende lijn met meerdere zorgen, klik met de rechter muisknop op de blauwe regel, het kadertje verschijnt, door deze kader aan te klikken, wordt de lijn ontdubbeld. c. Ongedaan maken van een handeling, gebruik hiervoor de undo- icoontjes d. Uur wijzigen Na keuze van de verzorgingsregel kan men door rechts te klikken op het uur via een klein venstertje het uur aanpassen.
14. Magnetische drager (via het hoofdmenu) a. Algemeen Het gedrag van het onderstaand deelscherm wordt bepaald door het configuratiescherm, en de reeds uitgevoerde werkzaamheden. Zo zal Care-Ace nooit de knoppen Aanmaken en Terugdraaien samen actief zetten, het kopiëren wordt actief vanaf dat de magneetdrager aangemaakt is. Wanneer er nog geen magneetdrager aangemaakt is voor de verpleegkundige en bepaalde Landsbond, staat het onderste gedeelte van het scherm uitgegrijsd, met uitzondering van de aanmaak. Uitgegrijst wanneer reeds aangemaakt Uitgegrijst wanneer nog niet aangemaakt Bovenaan het scherm staan de al dan niet verwerkte maanden en de betrokken verpleegkundigen, met hun respectievelijkverplichte formulieren. Rode maand Gekozen Beschikbare = nog te maand ter printers corrigeren verwerking Gezamelijke aangiften Maanden Mei en Jun zijn teruggedraaid, de maand juli 2007 is nu gekozen. De dragers 1 t/m 4 de formulieren en de verpleegkundigen, geven de situatie weer op het ogenblik van de aanmaak van de magneetdrager. Per maand moet per zorgverstrekker / per Landsbond de facturen per patiënt aangemaakt worden. Gekozen D-formulieren Detail van de D-formulieren Landsbonden Waarde & Aantal patiënt-facturen Waarde & aantal herindieningen Detail gekozen Landsbond Care-Ace laat toe om de detail van èèn factuur te bekijken, alsook de facturen, die nog moeten verbeterd moeten worden. De herindieningen zijn de teruggedraaide (te verbeteren) facturen. De totalen (bedrag & aantal) worden per landsbond getoond.
Selectie jaar en maand 15. Facturatie a. Algemeen De Facturatie per patiënt aan de landsbonden is het resultaat van de aanmaak van de magneetdrager(s). Teneinde eventuele `retours` te kunnen behandelen werd deze module opgezet. Groene facturen vorige maand(en) Verwijderen Credit lijnen Verdeling factuur per verpleegkundige Drager Vroeger behandelde facturen Crediteren ingediende factuur Historiek Mutualiteit Lijst te behandelen (B)ehandeld na Opslaan (I)ngediend Correctie mutualiteit b. Werkwijze De selectie van de ingediende maand geeft desbetreffende facturen weer: - de blauwe lijnen zijn de lijnen van de gevraagde maand, wanneer deze gecrediteerd werden kan men ze uiteraard niet meer (her)crediteren men mag de Credit wel verwijderen; - de rode lijnen zijn de creditnota, de geretourneerde facturen; - de groene lijnen zijn documenten met oorsprong in de vorige maand(en). Rechts van de bovenste kader wordt de opsplitsing weergegeven, per zorgverstrekker van het aangeduide document: Het crediteren van een document heeft tot gevolg dat er enerzijds een regel wordt toegevoegd in de kader `Te behandelen patiënten. Zo kan de gebruiker zien welke correcties nog moet behandeld worden, of welke reeds klaar zijn om ingediend te worden (of geheel of gedeeltelijk afgehandeld zijn), anderzijds wordt een rode creditlijn (creditnota) toegevoegd in de kader van de Documenten (Facturen & Creditnota s).