De ICT monitor mbo 2014

De ICT monitor mbo 2014 Na de start van de ict monitor voor het mbo in 2013 brengt Kennisnet in samenwerking met sambo ICT en Berenschot de ict monitor voor het mbo 2014 uit. Met deze monitor wordt een bijdrage geleverd aan een beter zicht op de ict organisatie en bedrijfsvoering in het mbo. Daarmee worden de ict verantwoordelijken in onze mbo instellingen ondersteund in de opgave om hun bestuur, medewerkers en studenten te voorzien van goede en betaalbare ict. Zij werken voortdurend aan programma s en projecten om de applicaties, de infrastructuur en de interne organisatie te verbeteren en de kosten te verlagen.het blijkt erg nuttig te zijn wanneer deze verantwoordelijken en de sector als geheel meer inzicht hebben in hoe andere mbo instellingen bezig zijn met de verschillende aspecten van ict organisatie, infrastructuur, applicaties, formatie, kosten en hoe de eigen instelling ten opzichte van de hele sector er voor staat. De nu voorliggende monitor is een doorontwikkelde versie van het afgelopen jaar en deze zou een beter beeld kunnen gaan leveren door bij een meerderheid van de instellingen informatie over ict op te vragen. En wel zo dat de toegevoegde waarde voor een individuele mbo instelling duidelijk opweegt tegen de inspanning voor het opzoeken en invullen van de gevraagde informatie. De ict monitor is een aanvulling op de Vier in Balans monitor van Kennisnet en is intussen ook afgestemd met de mbo benchmark van de MBO Raad. Het invullen van de ict monitor kost 2 tot 4 uur. De invultijd hangt wel sterk af van de beschikbaarheid van informatie. Het is handig om voordat u begint met invullen de bijgaande handleiding goed door te nemen en de volgende gegevens bij de hand te hebben: het jaarverslag 2013 de ict uitgaven 2013 en het budget 2014 de formatie aan ict, per functie, binnen en buiten de ict afdeling aantallen en typen beheerde ict werkplekken en servers overzicht van belangrijke applicaties overzicht van belangrijke projecten Het is niet nodig om alle cijfers tot aan de komma exact kloppend te krijgen. Het gaat in deze monitor om de ordegroottes en de trends, niet over de centen. Zodra u een vraag heeft ingevuld worden de gegevens automatisch opgeslagen, u kunt het invullen dus onderbreken en later weer hervatten zonder dat gegevens verloren gaan (dit is nieuw in 2014!). Aan het eind van de vragenlijst treft u een knop aan met Alles verwerken. Wanneer u die aanklikt wordt de vragenijst definitief afgesloten en gaat de verwerking van start. Wanneer u vragen heeft over de ict monitor kunt u contact opnemen met Kennisnet: Leo Bakker, tel. Nr. 0653420445, mail: l.bakker@kennisnet.nl. De sluitingsdatum van de enquête is 15 november 2014. Daarna verwerkt Berenschot de gegevens. Het is mogelijk dat Berenschot contact opneemt ter verheldering van uw antwoorden. In januari 2015 ontvangt u een rapportage met de resultaten van de monitor voor de hele sector met een overzicht van uw positie ten opzichte van de andere deelnemers. Er wordt naar gestreefd om minimaal 60% van de mbo instellingen te laten deelnemen. Page 1

Algemene gegevens Naam instelling Naam invuller Functie invuller E mailadres Naam 2e invuller Functie 2e invuller E mailadres 2e invuller 1. Geef hieronder het totaal aan baten aan voor het MBO onderwijs in 2013 in duizenden Euro's (volgens het jaarverslag). In de kern richt de ICT monitor zich op het MBOonderwijs, echter indien uw instelling ook VO onderwijs aanbiedt én de ICT afdeling ook daar de ICT diensten levert én u de kosten en diensten voor MBO en VO niet kunt scheiden, vul hier dan ook de baten voor het VO onderwijs in 2013 in. MBO inclusief Educatie ( x 1.000) VO/VMBO ( x 1.000) 2. Aantal ingeschreven MBO deelnemers op 1/10/2014. MBO BOL MBO BBL Educatie Indien u bij vraag 1 ook baten voor VO onderwijs hebt opgegeven, vul dan hier het aantal ingeschreven VO deelnemers, inclusief VMBO, op 1/10/2014 in: VO/VMBO 3. Vastgestelde formatie per 1/1/2014 voor het MBO gedeelte van de onderwijsinstelling in hele FTE. Indien u bij vraag 1 ook de baten voor VO onderwijs hebt opgegeven, vul dan hier de vastgestelde formatie per 1/1/2014 voor het VO gedeelte van de onderwijsinstelling in hele FTE Page 2

4. Aantal locaties waar de school gevestigd is: Page 3

Organisatie algemeen organisatie van de ICT 5. Wie is budgethouder van (een onderdeel van) het ICT budget? (meerdere antwoorden mogelijk) Lid CvB Directeur bedrijfsvoering Directeur(en) opleiding(en) Hoofd ICT Hoofd van een stafafdeling anders dan ICT 6. Bij wie is de CIO rol belegd? NB: CIO = Chief Information Officer. De CIO rol moet er voor zorgen dat de instelling precies die informatie(systemen) krijgt die ze nodig heeft om haar doelen te bereiken. Lid CvB Directeur bedrijfsvoering Directeur(en) opleiding(en) Hoofd ICT Hoofd van een stafafdeling anders dan ICT Er is geen CIO 7. Hoe is de ict aanbod organisatie ingericht? 1 centrale ict organisatie 1 centrale ict organisatie + decentrale eenheden Meerdere decentrale eenheden Externe partij (outsourcing) 5 6 Page 4

8. Hoe is de ict vraag organisatie ingericht? Er is geen duidelijke informatiemanagementfunctie Er is een Informatiemanager per (groep van) opleiding(en) Er is een centrale groep informatiemanagement 5 6 Page 5

Organisatie algemeen ICT beleid 9. Bestaat er een centraal beleidsorgaan, bijvoorbeeld een ict Raad (maar dat kan ook het CvB zijn), waarin voor de hele instelling het strategische meerjarenbeleid voor ict wordt vastgesteld? Nee Nee, maar we zijn wel bezig een dergelijk orgaan op te zetten Ja, het beleidsorgaan bestaat, er is nog geen strategisch meerjarenbeleid voor ict geformuleerd Ja, en er is een strategisch meerjarenbeleid voor ict geformuleerd 10. Is er in het meerjarenbeleid een paragraaf opgenomen over Green IT? Ja deze is opgenomen Nee, maar deze in ontwikkeling Nee deze is niet opgenomen 11. Is er een specifieke visie bepaald over de rol van ict in het onderwijsproces? Nee Ja, impliciet Ja, beschreven Ja, beschreven en vastgesteld 12. Is er een organisatorische scheiding aangebracht tussen ict beleid en ict uitvoering? Nee, beleid en uitvoering rapporteren aan dezelfde manager Nee, maar we zijn daar wel mee bezig Ja, beleid en uitvoering rapporteren aan verschillende managers Page 6

13. Bestaat er een centraal beleidsorgaan, bijvoorbeeld een ict Portfolioboard, waarin de verdeling van ict budget en ict capaciteit over de projecten wordt vastgesteld? Nee Nee, maar we zijn daar wel mee bezig Page 7

Organisatie algemeen Gebruik van businesscase 14. Worden er businesscases opgesteld voor grote projecten? Nee Soms Altijd, maar ze zijn beperkt Altijd 15. Worden in die businesscases de kosten, baten en terugverdientijd aangegeven? Nee Soms Altijd, maar ze zijn beperkt Altijd 16. Wordt de business case ook na de start van het project nog gebruikt om zicht te houden op de kosten, baten en terugverdientijd? Nee Soms Altijd, maar ze zijn beperkt Altijd Page 8

Organisatie algemeen kwaliteit 17. Is er een kwaliteitsmodel voor ict dienstverlening geïmplementeerd? (meerdere antwoorden mogelijk) Nee Ja, namelijk Bisl Ja, namelijk ITIL Ja, namelijk INK Ja, namelijk: 18. Wordt de klanttevredenheid over de ICT voorzieningen onder studenten gemeten? Nee Minder dan eens per 3 jaar Ja, tenminste om de 3 jaar Ja, elk jaar 19. Wordt de klanttevredenheid over de ICT voorzieningen onder medewerkers gemeten? Nee Minder dan eens per 3 jaar Ja, tenminste om de 3 jaar Ja, elk jaar Page 9

Ict monitor MBO Volwassenheid 20. Hoe zou je nu de volwassenheid van de ict dienstverlening beoordelen? Zie toelichting voor beschrijving volwassenheidsniveaus Initieel Herhalend Gedefinieerd Beheerst Optimaal 21. Hoe zou je nu de volwassenheid van het management van afnemersvragen (demand management) beoordelen? Zie toelichting voor beschrijving volwassenheidsniveaus Initieel Herhalend Gedefinieerd Beheerst Optimaal Page 10

ICT monitor MBO leveranciersmanagement 22. Hoe worden de leveranciers aangestuurd? Centrale inkooporganisatie Door ICT inkoop Door meerdere afdelingen 23. Maakt u gebruik van SLA's met uw leveranciers? Nee Ja, maar niet altijd Ja Page 11

Samenwerking 24. Wordt er met andere instellingen samengewerkt op het gebied van ict? Nee Nee, maar zijn we wel mee bezig Ja. Geef dan hieronder aan met welke instelling en wat het doel daarvan is: 5 6 Page 12

Visie op ICT Visie op ICT 25. Is er aandacht voor ICT in de plannen die niet vanuit de ICT worden geïnitieerd? Bijvoorbeeld in plannen voor Focus op Vakmanschap of Digitaal Examineren? Geef aan op schaal van 1 tot 5 waarbij 1 = helemaal niet en 5 = ruim voldoende. 1 2 3 4 5 26. Stelt de directie voldoende tijd en middelen beschikbaar om de ict onderdelen uit de plannen, zoals in de vorige vraag genoemd, te realiseren? Geef aan op schaal van 1 tot 5 waarbij 1 = helemaal niet en 5 = ruim voldoende. 1 2 3 4 5 Page 13

Visie op ICT architectuur 27. Hoe beoordeelt u de volwassenheid van het werken onder (ict)architectuur? Initieel Herhalend Gedefinieerd Beheerst Optimaal 28. In hoeverre speelt architectuur een rol bij investeringsbeslissingen? Geef aan op schaal van 1 tot 5 waarbij 1 = helemaal geen rol en 5 = zeer grote rol. 1 2 3 4 5 Weet ik niet Page 14

Visie op ICT innovaties 29. In welke ict innovaties wordt er in 2014 geïnvesteerd? (meerdere antwoorden mogelijk) Er wordt in 2014 niet geïnvesteerd in ICT innovaties Byod Desktop virtualisatie Cloud/SAAS IAAS/PAAS Green IT 30. In welke ICT gerelateerde onderwijsinnovaties wordt er in 2014 geïnvesteerd? (meerdere antwoorden mogelijk) Learning analystics Tablets Augmented reality Flipping the classroom 31. Welke uitspraken ten aanzien van cloud computing zijn van toepassing op uw organisatie? Er is een beleid vastgesteld voor cloud computing Het merendeel van de applicaties is naar de cloud gemigreerd Er heeft een ict organisatieverandering plaatsgevonden, als gevolg van de transitie naar de cloud Er staan nog ict organisatieveranderingen op stapel Transities naar de cloud zijn in het verleden soepel verlopen Wij hebben positieve ervaringen met cloud Page 15

Informatieveiligheid en Privacy informatiebeveiliging 32. Welke uitspraken ten aanzien van informatieveiligheid en privacy zijn van toepassing op uw organisatie? Er is een beleidsplan voor informatieveiligheid vastgesteld Er is een analyse gemaakt van de risico s Er zijn maatregelen genomen om de risico s te reduceren Er is een information security officer aangesteld Er worden tenminste eens per 3 jaar IT audits uitgevoerd Er is een beleidsplan voor privacy vastgesteld Er is een privacy officer aangesteld Page 16

Informatieveiligheid en Privacy werkplekken 33. Geef hieronder aan hoeveel vaste PC's er per groep in beheer zijn. Indien uw instelling voor een bepaalde groep gebruikers geen vaste PC's in beheer heeft, vul dan 0 in. Voor studenten Voor docenten Voor administratieve medewerkers Voor andere groepen gebruikers 34. Hoeveel laptops en tablets zijn er in beheer? Indien uw instelling geen laptops en/of tablets in beheer heeft, vul dan 0 in. Aantal laptops Aantal tablets Page 17

Telefonie 35. Maakt telefonie onderdeel uit van takenpakket van de ICT organisatie? Nee Ja, maar alleen de infrastructuur Ja, maar alleen de toestellen Ja 36. Hoeveel procent van de aansluitingen is VOIP? n.v.t. 0% 25% 50% 75% 100% 37. Hoeveel smartphones zijn er in beheer? Indien uw instelling geen smartphones in beheer heeft, vul dan 0 in. Aantal smartphones Page 18

Netwerk 38. Zijn er mogelijkheden voor thuiswerken? Nee Ja, alleen toegang tot data Ja, toegang tot applicaties en data 39. Hoe is uw internetverbinding ingericht? Eén centrale verbinding Elke locatie verbonden 40. Is er een backup verbinding om storingen op te kunnen vangen? Ja Nee 41. Wat is de internetcapaciteit van de hoofdverbinding? Aantal Megabits/sec 42. Wat is de gemiddelde internetcapaciteit van de andere verbindingen? Vul 0 in als uw instelling maar 1 verbinding heeft. Aantal Megabits/sec 43. In welk deel van de voor studenten en medewerkers toegankelijke ruimtes is wifi beschikbaar? 0% 25% 50% 75% 100% Page 19

Netwerk servers en opslag 44. Kunt u aangeven hoeveel servers er binnen uw instelling zijn? Aantal fysieke servers Aantal virtuele servers 45. Kunt u aangeven hoeveel gebouwen met serverruimtes er binnen uw instelling zijn? Indien uw instelling geen serverruimtes heeft, vul dan 0 in. Aantal gebouwen met 1 of meer serverruimtes 46. Kunt u aangeven hoe groot de opslagcapaciteit, in Terabytes, van uw instelling is, in huis en in de cloud? Tbyte opslagcapaciteit in huis Tbyte opslagcapaciteit in de cloud Page 20

Netwerk andere ICT apparatuur 47. Kunt u aangeven hoeveel digitale schoolborden er binnen uw instelling aanwezig zijn? 48. Kunt u aangeven hoeveel printers/copiers er binnen uw instelling aanwezig zijn? Page 21

Netwerk applicaties voor bedrijfsvoering 49. Kunt u hieronder aangeven welke applicatie wordt gebruikt voor welke vorm van bedrijfsvoering? Geef per bedrijfsvoering aan welk pakket/versie binnen uw instelling wordt gebruikt en of u gebruik maakt van Saas. Pakketten Saas Studentenregistratie 6 6 Pakketten Saas Studiebegeleiding 6 6 Pakketten Saas Planning/roostering 6 6 Pakketten Saas Financiën 6 6 Pakketten Saas HRM 6 6 Pakketten Saas CRM 6 6 Pakketten Saas Office 6 6 Page 22

Netwerk applicaties voor onderwijs 50. Kunt u hieronder aangeven welke applicatie wordt gebruikt voor welke vorm van onderwijsondersteuning? Geef per onderdeel aan welk pakket/versie het meest binnen uw instelling wordt gebruikt en of u gebruik maakt van Saas. Pakketten Saas ELO 6 6 Pakketten Saas Portfolio 6 6 Pakketten Saas Collaboration 6 6 Page 23

Zelf doen of uitbesteden 51. Geef hieronder in de eerste kolom aan wat binnen de instelling zelf wordt gedaan en wat wordt uitbesteed. Geef in de tweede kolom aan wat de toekomstwens van uw school is. Zelf of uitbesteed Toekomstwens Werkplekbeheer 6 6 Helpdesk 6 6 Netwerkbeheer 6 6 Systeembeheer 6 6 Applicatiebeheer 6 6 Applicatieontwikkeling 6 6 Page 24

Formatie voor ICT 52. Kunt u aangeven wat de totale bezetting in FTE is, zowel binnen als buiten de ict afdeling, maar wel binnen de instelling? Het gaat hierbij om de functies leidinggevenden, secretariaat ICT, beleidsmedewerkers I&A, systeem en netwerkbeheer, helpdesk medewerkers, applicatiebeheerders, functioneel beheerders, projectleiders ict/applicatieontwikkeling, beveiligingsexperts, informatiemanagers, ict coördinatoren, applicatieontwikkelaars, medewerkers managementinfomatievoorziening, websitebeheerders, webredacteuren en overige ict medewerkers. FTE binnen de ICT afdeling FTE buiten de ICT afdeling 53. Kunt u aangeven hoeveel FTE aan welke functie is toegekend? Maak hierbij weer onderscheid tussen de ict ers binnen de ict afdeling en ict ers buiten de ict afdeling. Leidinggevenden Secretariaat ICT Beleidsmedewerkers I&A Systeem en Netwerkbeheer Helpdesk medewerkers Applicatiebeheerders Functioneel Beheerders Projectleiders ICT/applicatieontwikkeling Beveiligingsexperts Informatiemanagers ICT coördinatoren Applicatieontwikkelaars Medewerkers managementinformatievoorziening Websitebeheerders Webredacteuren Overige ICT medewerkers Binnen de ICT afdeling Page 25

Buiten de ICT afdeling Page 26

Formatie voor ICT Opleidingsbudget 54. Wat is het totale opleidingsbudget in 2014 (in duizenden Euro's) voor alle medewerkers van de ict afdeling? ( x 1.000) Page 27

Formatie voor ICT Kosten 2013 en begroting 2014 55. Kunt u hieronder in duizenden Euro's aangeven welke kosten er binnen de ict afdeling van uw instelling in 2013 zijn gemaakt en welke er zijn begroot voor 2014? Vul dit in per onderdeel en ook het totaal aan kosten. Indien er voor een bepaald onderdeel geen kosten zijn gemaakt of begroot, vul dan 0 in. Ga bij de salarislasten ict uit van het bruto salaris inclusief werkgeverslasten. Bedragen in x 1000. Uitgaven 2013 Begroting 2014 Salarislasten ict (binnen de ict afdeling) Inhuur externe consultants of externe expertise Uitbesteding van ict diensten (incl. outsourcing), maar exclusief clouddiensten Uitbesteding in de vorm van clouddiensten Hardware, eenmalige aanschaf + jaarlijkse onderhoudskosten Software, eenmalige aanschaf + jaarlijkse licentie en onderhoudskosten Afschrijvingen hard en software (zie handleiding) Datacommunicatie Telefonie Organisatiekosten (Zie handleiding) Totaal Page 28

Formatie voor ICT Investeringen 56. Kunt u aangeven wat de drie grootste ict investeringsprojecten in kalenderjaar 2014 zijn? Geef de naam, het onderwerp en het bedrag in Euro's (x 1000) van de drie projecten. Project 1 Naam Onderwerp Bedrag ( x 1.000) Project 2 Naam Onderwerp Bedrag ( x 1.000) Project 3 Naam Onderwerp Bedrag ( x 1.000) Page 29

Afsluiting U bent aan het einde van deze vragenlijst gekomen Bedankt voor het invullen van deze vragenlijst. U kunt nog terug naar de vorige pagina's om eventueel uw antwoorden aan te passen. Als u klaar bent klik dan op "gereed" om uw antwoorden in te sturen Page 30