BIJLAGE 1 VERBIJZONDERDE INTERNE CONTROLE UITKOMSTEN 1 E KWARTAAL 2010 Bevindingen Proces Inkoop Aanbevelingen 1 e kwartaal 2010 1 In alle 45 gevallen waren de bedragen juist geboekt. 2 In 1 van de 45 gevallen is er grondaankoop gedaan zonder (zichtbare) officiële documenten in de inkoop map. Factuur gemaakt op een kladpapiertje zonder duidelijke namen en handtekeningen. Bij nader onderzoek bleek er ook nog een officiële brief te zijn Het betreft hier een bijbetaling van een al eerdere grondaankoop. Deze bijbetaling is in het kader van de stijging van de marktprijs. In het voorgaande traject is er al een notariële akte en overeenkomst getekend. Dit is slechts een bijbetaling. Het geheel is niet duidelijk weergegeven op de betaalde factuur. 3 3 (6,66%) van de 45 facturen zijn niet binnen 30 dagen (= termijn vlgs de eigen inkoopvoorwaarden van WVE) betaald. In 1 geval kwam dit doordat de interne doorlooptijd te lang was. In 1 geval doordat er onduidelijkheid was over de levering en de budgethouder niet heeft betaald totdat alles duidelijk was. In 1 geval is er later betaald omdat het om een verzekering van 2010 ging en de factuur gestuurd is 11-2009. 15 van de 45 gevallen hadden volgens de externe vervaldatum (datum leverancier) zelfs binnen 14 dagen betaald moeten worden. Dit is 1 keer niet gelukt. Conclusie: In totaal zijn er 3 van de 45 facturen te laat betaald waarvan 2 met duidelijke redenen. Tijdig alle bewijsstukken toevoegen aan de betreffende factuur. Op deze manier beperkt men de onduidelijkheid over aankopen Hierdoor is tevens zichtbaar of de aankoop door een bevoegde medewerker gedaan is. Het bewijsstuk kan bijvoorbeeld een bestelbon of afleverbon zijn maar ook, zoals in dit geval een brief. 1 Geen aanbeveling van toepassing Follow-up bevindingen 4e kwartaal 2009: Aanbevelingen eind 2009 4 Facturen moeten te allen tijde voorzien zijn van gerealiseerd een geleideformulier met daarop de benodigde coderingen. Deze coderingen dienen gecheckt te worden door de financiële administratie 5 Op de competentietabel zowel parafen als handtekening laten zetten. Dit punt is reeds door de organisatie opgepakt. Vanaf januari 2010 zal nieuwe competentietabel worden gebruikt. Ook moet gecontroleerd worden of de paraven ook gezet zijn. 6 De geleideformulieren van de facturen dienen te allen tijde een omschrijving te bevatten. 7 Bestelformulier/Opdracht tot bestelling dient achter de factuur bewaard te worden. Nu is niet vast te stellen of de opdracht door een bevoegd persoon gegeven is. gerealiseerd gerealiseerd Bij aankoop / bestelling gebruik maken van een opdrachtbon / bestelbon. Deze moet de budgethouder ontvangen, controleren en deze bevestigen aan de factuur. Tijdig alle stukken toevoegen aan de betreffende factuur. Op deze manier beperkt men de onduidelijkheid over aankopen. 1 Niet van toepassing wanneer het gaat om energie, verzekering, kvk en soortgelijke facturen. AB 24 februari 2011: Uitkomsten VIC tot en met 30 september 2010 1
Bevindingen proces Personeel 1 Bij de indiensttreding dossiers is niet vast te stellen of er wel al dan niet voor is gekozen om gebruik te maken van spaarloon. Op basis van navraag is gebleken dat personeel dat zelf aan kan geven op een uitgereikt formulier. Meedoen kan steeds per 1 januari. Iedereen die aangesteld wordt is op de hoogte van de regelingen. Aan het einde van elk jaar krijgen alle medewerkers de mogelijkheid om opnieuw te kiezen. Vanaf het einde van dit jaar gaat het volledige keuze systeem om in de digitale module van RAET online SelfService. 2 In 6 van de 16 beoordeelde vergoedingen voor opleidingen zijn er geen bewijsstukken te vinden. Diploma s en certificaten bevinden zich niet in de dossiers. Er zijn ook geen opdrachtformulieren tot het volgen van een opleiding. Het risico is dat niet duidelijk is wie, wat heeft gevolgd en welke diploma s behaald zijn. En wie zonder succes een cursus of opleiding heeft gevolgd. Aanbevelingen 2010 1 e kwartaal Duidelijkheid omtrent deelname spaarloon meenemen in de nieuwe digitale module van Raet Online SelfService Kopieën van diploma s en certificaten toevoegen aan de dossiers. Op die manier is duidelijk of een opleiding gevolgd, gehaald en/of afgerond is. Voor het toevoegen van diploma s zijn de medewerkers zelf verantwoordelijk. Opdrachten voor opleiding(en) van het afdelingshoofd of leidinggevende toevoegen aan het dossier. Daardoor is te herleiden waarom en waarvoor iemand een cursus of opleiding volgt, en of dit volgens afspraak is. Uit pragmatische overwegingen wordt aanbevolen dit te doen bij individuele opleidingen langer dan 2 dagen of bij bedragen groter dan 1500,- p.p. Follow-up bevindingen 4e kwartaal 2009: Aanbevelingen eind 2009 3 Ook bij aanstellingen waarvan iemand al als uitzendkracht heeft gewerkt, een sollicitatiebrief en diploma s opvragen. - Geen uitzendkrachten gecontroleerd, bij de andere dossiers waren diploma s aanwezig. 4 Ook bij opleidingen die niet via P&O worden georganiseerd, kopieën van de aanvraag en certificaten in dossier bewaren. Geen kopieën van certificaten aangetroffen. Ook geen officiële aanvragen. Tijdens gesprek navragen of hieraan een vervolg is gegeven. Bij P&O navraag bleek dit in ieder geval niet zo te zijn. Bij deze controle niet aan de orde geweest. Follow-up controleren bij de volgende controle waar dit onderwerp van toepassing is. Kopieën van diploma s en certificaten toevoegen aan de dossiers. Op die manier is duidelijk of een opleiding gehaald en/of afgerond is. Opdrachten voor opleiding(en) van afdelingshoofd of leidinggevende toevoegen aan het dossier. Daardoor is te herleiden waarom en waarvoor iemand een cursus of opleiding volgt, en of dit volgens afspraak is. Zie nieuwe aanbeveling. AB 24 februari 2011: Uitkomsten VIC tot en met 30 september 2010 2
BIJLAGE 2 VERBIJZONDERDE INTERNE CONTROLE UITKOMSTEN 2 E & 3 E KWARTAAL 2010 Bevindingen Proces Inkoop Aanbevelingen 2 e & 3 e kwartaal 2010 1 In 1 van de 45 gevallen is er geen zichtbare interne controle verricht door de afdeling financiën op de factuur aangetroffen. Het gaat hierbij om een bedrag van 916,20 euro. Dit betreft een incident. Zichtbaar vast leggen van de interne controle door de financiële afdeling. (paraaf zetten) 2 In 2 van de 45 gevallen hadden de facturen betrekking op het afboeken van een verplichting. Ook wel bekend als VPL. Hierbij wordt gebruik gemaakt van 0,01 cent. Het gaat hierbij om afgeronde verplichtingen waarvan nog een deel openstaat en waarbij door de budgethouder op de laatste factuur niet is aangegeven dat de verplichting is afgerond, zodat de verplichting open blijft staan. Door het fictief aanmaken van een factuur van 0,01 (en daarna weer annuleren) kan het restant van de verplichting worden afgeboekt. Deze werkwijze is systeemtechnisch noodzakelijk. 3 In 1 van de 45 gevallen ontbreekt de checklist van inkoop en aanbesteding, terwijl het bedrag groter is dan 50.000. Dit betreft een incident en leidt niet tot een rechtmatigheidsfout. Wel is het van belang dat de desbetreffende checklist wordt gebruikt, aangezien hiermee eventuele onjuistheden dan wel onrechtmatigheden worden voorkomen. Voor de checklisten is separaat een onderzoek in gang gezet. 4 In 1 van de 45 gevallen is geen specificatie aan de factuur toegevoegd het gaat om 256 voor diverse bloemen. Het risico hiervan is dat er aankopen gedaan worden zonder dat daarvan het doel vast te stellen is. Een andere oplossing zoeken voor het oneigenlijk gebruik van facturen ( 0,01 facturen) voor het afboeken van restant verplichtingen. In de nieuwe Coda versie 11 dit als eis meenemen. Tot die tijd de afgeboekte verplichtingen ter autorisatie voorleggen aan de budgethouders, bijv. via een e-mailbericht van de budgethouder dan wel door het autoriseren van de lijst van afgeboekte verplichtingen. Invullen van de checklist conform beleid inkoop en aanbesteding. (Naast de VIC 2010 voert de afdeling P&C i.s.m. de inkoopcoördinator ook een onderzoek uit naar het gebruik van de checklist inkoop & aanbesteding in 2010. Hierover zal bij de VIC over het 4 e kwartaal gerapporteerd worden) Bij bestelling van bloemen de leverancier vragen om naam en/of omschrijving te vermelden op de factuur Follow-up bevindingen 1e kwartaal 2010: Aanbevelingen 1 e kwartaal 2010 5 Bij aankoop / bestelling gebruik maken van een opdrachtbon / bestelbon. Deze moet de budgethouder ontvangen, controleren en deze bevestigen aan de factuur. Tijdig alle stukken toevoegen aan de betreffende factuur. Op deze manier beperkt men de onduidelijkheid over aankopen. In het MO van 5 oktober is door de concerncontroller n.a.v. deze bevinding aangegeven dat in het geval van een verplichting er een opdrachtbrief in het archief aanwezig moet zijn en wanneer geen verplichting is aangemaakt een kopie van de opdracht achter de factuur als bewijsstuk aanwezig dient te zijn. Een en ander zal in het kader van de aanpassing van de uitvoeringsregels eind dit jaar worden meegenomen. AB 24 februari 2011: Uitkomsten VIC tot en met 30 september 2010 3
Bevindingen proces Personeel 1 Tijdens deze controle zijn er geen bijzondere bevindingen gedaan met betrekking op het onderdeel personeel Aanbevelingen 2010 1 e & 2 e kwartaal - Follow-up bevindingen 1e kwartaal 2010: Aanbevelingen 1 e kwartaal 2010 2 Opdrachten van afdelingshoofd of leidinggevende voor opleidingen medewerkers toevoegen aan het dossier. Daardoor is te herleiden waarom en waarvoor iemand een cursus of opleiding volgt, en of dit volgens afspraak is. Naar aanleiding van het MO van 5 oktober is besloten dat een opdracht van het afdelingshoofd aanwezig dient te zijn bij opleidingen van 2 dagen en langer of bij opleidingen groter dan 1500 p.p. AB 24 februari 2011: Uitkomsten VIC tot en met 30 september 2010 4
Bevindingen proces Aanbesteding 1 In 1 van de 11 gevallen is er geen checklist van aanbesteding aangetroffen terwijl deze er wel had moeten zijn. Het gaat hierbij om project 8511 (Renovatie gemaal Zeldert). Dit is in de controle gecheckt in het archief en bij de projectleider. In 1 van de 11 gevallen is de aanbesteding door een ander uitgevoerd en heeft het Waterschap Vallei & Eem alleen een bijdrage geleverd. Daarvoor is dus geen checklist van inkoop en aanbesteding ingevuld. In 4 van de 11 gevallen was de aanbesteding voor de invoer van de checklist. In 5 van de 11 gevallen was de aanbesteding met checklist en dus akkoord. 2 In 1 van de 11 gevallen is er geen procesverbaal van oplevering gevonden terwijl deze er wel had moeten zijn. In plaats daarvan is er een lijst van opleverpunten die afgevinkt zijn. Hierop staan geen handtekeningen, en is dus geen officiële oplevering. Volgens de projectleider is het project wel conform opdracht en afspraken afgerond. Het risico hierbij is dat er in een later stadium onduidelijkheid kan ontstaan. Follow-up bevindingen 4e kwartaal 2009: 3 Aandacht voor het tijdig archiveren van de definitieve stukken in het projectdossier. Hierbij kan een checklist helpen waarin de minimaal aanwezige stukken staan vermeld. 4 Bij het krediet te verkrijgen voor een project zou standaard moeten worden aangegeven of advies van de inkoopcoördinator is gevraagd. Indien hierop het antwoord nee is, moet dit zijn toegelicht. Hiermee wordt er voor gezorgd een kwaliteitstoets plaatsvindt op de correcte keuze van de aanbestedingsvorm. Aanbevelingen 2010 1 e 2 e & 3 e kwartaal (Naast de VIC 2010 voert de afdeling P&C i.s.m. de inkoopcoördinator ook een onderzoek uit naar het gebruik van de checklist inkoop & aanbesteding.) 1. In de VIC over het 4e kwartaal de uitkomsten van het onderzoek, door P&C en de inkoopcoördinator, naar het gebruik van de checklisten rapporteren. 2. Checklist inkoop en aanbesteding en de bijlage daarbij regelmatig onder de aandacht brengen bij de organisatie (Intranet). Hierin staan alle documenten vermeld die bij een project opgeleverd dienen te worden 3. De checklisten inkoop- en aanbesteding digitaal archiveren (Verseon). Opleverdocumenten altijd door beide partijen laten tekenen zodat geen discussie kan ontstaan over de constateringen bij de oplevering. Aanbevelingen 2010 1 e 2 e en 3 e kwartaal Gebruik maken van een checklist door de projectleider voor het compleet archiveren van de projectdocumenten in het projectdossier. Het tabblad bij de checklist inkoop en aanbesteding geeft hiervoor mogelijke punten voor deze checklist voor het projectdossier Opmerking n.a.v. deze bevinding: In het inkoopproces is één van de stappen het invullen van een checklist inkoop- en aanbesteding boven 50.000. De inkoopcoördinator tekent hierbij o.a.voor het toepassen van de juiste procedure conform interne en externe regelgeving AB 24 februari 2011: Uitkomsten VIC tot en met 30 september 2010 5