Life Cycle Costing Integrale sturing op investerings- en exploitatiekosten Kostenmanagement bbn adviseurs april 2013 Whitepaper LCC, april 2013 Pagina 1 van 7 bron: Kraaijvanger
Life Cycle Costing Van oudsher is vastgoedontwikkeling gericht op de eerste drie fasen van de vastgoedcyclus; Initiatief & definitie, Ontwerp en Realisatie. De exploitatie van het gebouw werd veelal buiten beschouwing gelaten. De opkomst van geïntegreerde contractvormen, de stijging van energieprijzen en de noodzaak tot het verantwoord omgaan met materiaal en energie dwingt de sector verder te kijken dan alleen de initiële investering. Gebouwinvesteringen dienen integraal te worden afgewogen ten opzichte van de prestaties op de lange termijn. Aspecten als onderhoud, energie, bewaking, schoonmaak en personeelskosten zorgen voor een substantieel aandeel van de kosten gedurende de gehele levensloop van het gebouw. Figuur 1; vastgoedcyclus met adviesdiensten bbn adviseurs Het opstellen van een berekening van de levensduurkosten geeft een juiste prognose van de kosten (en eventueel opbrengsten) in de toekomst. Mutaties in gebruik en organisatie, afstoting of uitbreiding en verbetering van de productiviteit en verlaging van het ziekteverzuim kunnen worden meegerekend waardoor voor zowel de ontwikkelaar, belegger, grondeigenaar en eindgebruiker inzicht ontstaat in de Total Cost of Ownership! Vroegtijdige ontwerpoptimalisaties en aanpassingen tijdens de gebruiksfase geven kostenvoordelen op de langere termijn. Life Cycle Costing maakt deze voordelen inzichtelijk en geeft de betrokken partijen inzicht en overzicht, waardoor de discussie over de verdeling van de gecreëerde meerwaarde inhoudelijk kan worden gevoerd. Whitepaper LCC, april 2013 Pagina 2 van 7
Rollen & belangen De noodzaak tot het optimaliseren van de levensduurkosten dient door alle partijen te worden gedragen. Wat is de meest interessante locatie? Wanneer levert het een haalbare business case op? Hoe voorkomen we hoge onderhoudskosten of disfunctioneren van de gebouwinstallaties? Vertegenwoordigt het gebouw mijn kernwaarden wel voldoende? Het eigen belang dient ondergeschikt te worden aan het totale belang. Het samenvoegen van (een deel) van de afzonderlijke berekeningen kan de financiële afweging vereenvoudigen. Met name bij een traditioneel ingericht ontwikkelingsproces zoals getoond in figuur 2 kan de individuele benadering voor onnodige inefficiëntie en kostenverhoging zorgen. ontwikkelaar belegger ontwikkelaar belegger vastgoed (her)ontwikkeling vastgoed (her)ontwikkeling grondeigenaar eindgebruiker grondeigenaar eindgebruiker Figuur 2; vastgoedontwikkeling traditioneel Figuur 3; vastgoedontwikkeling eigenaar-gebruiker Een ontwikkelingsproces waarbij de gebruiker tevens grondeigenaar, ontwikkelaar en eigenaar is (zie figuur 3) maakt de bereidheid tot het investeren in duurzaam materiaalgebruik of energiebesparende maatregelen groter. Het exploitatievoordeel in de vorm van lagere onderhoudskosten of een lagere energierekening ligt direct bij de eindgebruiker! Life Cycle Costing per fase in de vastgoedcyclus Gedurende alle fasen van de vastgoedcyclus dienen de levensduurkosten en de bijbehorende gebouwkwaliteit berekend en gemonitord te worden. Initiatief & definitie Op het moment dat de opdrachtgever haar huisvestingsbehoefte tegen het licht gaat houden kan de kostendeskundige LCC een belangrijke rol spelen in het strategische onderzoek naar een geschikte locatie, het benodigde metrage en de keuze tussen levensduurverlenging, grootschalige renovatie of sloop-nieuwbouw. Vanuit zijn ervaring kunnen er in het Programma van Eisen reële eisen worden opgenomen voor wat betreft investeringskostenbudget, vormfactoren, beoogd kwaliteitsniveau en energiezuinigheid. De technische, ruimtelijke en functionele aspecten tijdens de investering en gedurende de exploitatie van het gebouw worden doorgerekend in de levensduurkosten en geeft de opdrachtgever daardoor een betrouwbaar en stuurbaar instrument voor de verdere gebouwontwikkeling. Initiatief & definitie: locatieonderzoek huisvestingsadvies haalbaarheidsanalyse Programma van Eisen haalbaarheidsstudie kwaliteitsmanagement budgetbepaling Whitepaper LCC, april 2013 Pagina 3 van 7
Ontwerp Op het moment dat het Programma van Eisen door het ontwerpteam vertaald gaat worden naar een Schetsontwerp is sturing op basis van LCC essentieel om het gebouw binnen het budget te realiseren of om extra exploitatievoordelen te behalen. Tijdens de verdere uitwerking wordt de mogelijkheid tot bijsturing steeds beperkter. De ontwikkeling van het gebouw- en installatieconcept en de afweging van diverse opties is daarom cruciaal. Variantenstudies op basis van LCC koppelt de technisch inhoudelijke kennis aan conceptueel denken waardoor technische aspecten, die normaliter tijdens de uitwerking aan de orde komen, reeds worden beoordeeld en gekwantificeerd. Deze verschuiving naar de voorkant van het traject maakt het niet alleen mogelijk om een weloverwogen keuze te maken tussen de diverse varianten, maar helpt ook de doorlooptijd van deze fase te beperken. Gedurende het ontwerptraject wordt er toe gewerkt naar een integraal bouwkundig, constructief en installatietechnisch ontwerp. Realisatie Het inkoopmoment en de contractvorm voor leveringen, diensten en werken kan flexibel worden bepaald. Op basis van LCC kan strategisch worden geadviseerd of de ontwerp- en uitwerkingsverantwoordelijkheid bij het Ontwerpteam of de uitvoerende partij wordt neergelegd. Tevens kan middels geïntegreerde contractvorming gekozen worden voor het mee aanbesteden van bijvoorbeeld energie en gebouwonderhoud voor een vooraf bepaalde periode. Gedurende de realisatie van het project is kwaliteitstoezicht en commissioning noodzakelijk om de vastgelegde prestatie-eisen uit het ontwerptraject te kunnen waarborgen in de exploitatiefase. Het omschrijven van de toetsingsmogelijkheden en -momenten, mogelijke risico s en aandachtspunten kan op basis van de LCC-resultaten plaatsvinden. Gebruik Na de oplevering van het gebouw en tijdens de daadwerkelijke ingebruikname is een continue monitoring en bijsturing van de exploitatiekosten noodzakelijk. Het onderhoud op lange termijn wordt bepaald in de meerjarenonderhoudsplanning. De daadwerkelijke onderhoudsmomenten worden bepaald op basis van inspecties waarbij de gewenste onderhoudsklasse conform de NEN 2767 periodiek getoetst wordt. Eveneens wordt het energieverbruik gemonitord om tijdig te signaleren of het verbruik afwijkt van de ontwerpuitgangspunten. Voor bestaande gebouwen kunnen de huidige exploitatiekosten, inclusief de kapitaallasten van de initiële investering, worden getoetst aan onze exploitatiebenchmark. De eventuele afwijkingen, en de oorzaak daarvan, kunnen inzichtelijk worden gemaakt en waar nodig geoptimaliseerd worden. Een dergelijke analyse kan ondersteuning bieden bij de relatie en contractbesprekingen tussen huurder, verhuurder, leverancier of dienstverlener. Ontwerp: energiebalans raming gebouw- en installatieconcepten ontwerpoptimalisatie bewaking en rapportage raming exploitatiekosten Realisatie: inkoop diensten inkoop leveringen inkoop werken commissioning directievoering kwaliteitstoezicht meer- en minderwerk Gebruik: meerjarenonderhoudsprognose meerjarenonderhoudsplanning cf. NEN2767 bemetering & monitoring benchmarking technisch beheer inkoop schoonmaak, energie, bewaking, e.d. bewaking onderhoudscontracten Whitepaper LCC, april 2013 Pagina 4 van 7
100 80 60 40 20 0 A++ A+ A B C D E F G EPA-label Figuur 5; benchmark energieverbruik In samenwerking met de Dutch Green Building Council (DGBC) heeft bbn adviseurs het initiatief genomen om tot een dergelijke benchmark op het gebied van energieverbruik en duurzaamheid te komen. In deze benchmark worden gegevens over onder andere het energielabel, het energieverbruik en andere duurzaamheidsaspecten (CO₂ uitstoot, waterverbruik) met elkaar in verband gebracht worden. Met het inzichtelijk maken van deze prestaties kunt u beter zien waar in uw portefeuille de meeste optimalisatie mogelijk is. Proces & methodiek Het sturen op Life Cycle Costing vereist een strak geregisseerd proces van doelstelling, analyse en onderzoek, planoptimalisatie, risicoanalyse en besluitvorming. Tijdens de initiatieffase dienen er afspraken te worden gemaakt over de te hanteren discontovoet, prijsindexen, energietarieven, beschouwingsperiode en afschrijvingstermijn. Het doel wordt vastgelegd en het aantal te onderzoeken varianten wordt bepaald. Een goede berekening van de Life Cycle Costs valt of staat met de invoer van de juiste financiële parameters, bezettingsgraden, gebouwprestaties, verbruiksen onderhoudsprognoses, schoonmaak- en bewakingscycli en de daarbij behorende kosteninformatie. "het sturen op Life Cycle Costing vraagt een grote betrokkenheid van het Ontwerp- en Bouwteam. Het definiëren van kaders omtrent het meewegen van 'zachte factoren' dient vooraf te worden vastgesteld." "Aspecten als architectuur, ecologie, comfort en milieubelasting zijn vaak financieel lastig te vangen, maar dienen in de besluitvorming wel degelijk te worden meegenomen." De resultaten van de berekening kunnen op diverse mogelijkheden worden gepresenteerd. Terugverdientijd Netto Contante Waarde-methode (NCW) Jaarkosten Internal Rate of return (IRR) Discounted Payback Net savings Savings to investment ratio (SIR) Het meest gehanteerd zijn de Terugverdientijd en Netto Contante Waarde-methode. De resultaten worden middels een gevoeligheidsanalyse getoetst. Whitepaper LCC, april 2013 Pagina 5 van 7
Gedurende de ontwikkeling van Ontwerp naar Oplevering wordt de invoer van gebouwinformatie steeds nauwkeuriger. Waar het onderzoek in de Initiatieffase met name is gericht op het huisvestingsvraagstuk en de locatiekeuze zal de nadruk tijdens de Ontwerpfases verschuiven naar gebouwvorm, integraal gebouwen installatieconcept, de technische uitwerking en de daadwerkelijke productkeuze. Figuur 6 illustreert dit keuzeproces gedurende de Ontwerpfases. variant 1 systeem niveau variant 1 strategisch niveau variant 2 variant 3 systeem niveau variant 2 systeem niveau variant 3 detail niveau variant 1 detail niveau variant 2 integraal ontwerp variant 4 detail niveau variant 3 Initiatief Schetsontwerp Voorlopig ontwerp Definitief ontwerp Realisatie Figuur 6; keuze en besluitvorming gedurende de gebouwontwikkeling Figuur 6 is gebaseerd op de ISO 15686-5 waarin de verschillende niveaus van analyse (strategisch, systeem en detail) worden beschreven. Door bbn adviseurs is de stap concept toegevoegd. Het vroegtijdig sturen op een optimaal gebouw- en installatieconcept heeft een groot effect op de latere exploitatiekosten. De verfijning van de berekeningen heeft uiteraard als keerzijde dat aanpassingen gaandeweg het proces minder eenvoudig zijn door te voeren. "het vroegtijdig sturen op optimale vormfactoren van het gebouw heeft een grote invloed op de latere onderhouds- en schoonmaakkosten van de gevelconstructie. Tevens voorkomt het beperken van verliesoppervlakten onnodig energieverlies" Whitepaper LCC, april 2013 Pagina 6 van 7
bbn adviseurs bbn adviseurs ondersteunt alle partijen betrokken bij het gebruiken, ontwikkelen, realiseren en beheren van gebouwen en gebieden. bbn adviseurs biedt onafhankelijk advies en management. Wij ondersteunen onze opdrachtgevers met vastgoedadvies, huisvestingsadvies, gebiedsontwikkeling, bouwkostenmanagement, bouwmanagement, directievoering en toezicht en vastgoedmanagement. De combinatie van onze inhoudelijke en kostendeskundigheid in alle fases van de levensduur van een gebouw zorgt ervoor dat wij deze aspecten integraal en onafhankelijk kunnen benaderen. Ambitie verbindt alles Wij houden van ons vak en zoeken de uitdaging. In elk project en bij elk advies vragen wij ons af welke unieke meerwaarde wij u kunnen bieden. Voor bbn adviseurs is uw ambitie het belangrijkste uitgangspunt bij al onze advisering. Om deze ambitie waar te maken, bundelt bbn de kennis op alle adviesterreinen. Dat doen wij met deskundigheid, gedrevenheid, passie voor techniek, marktkennis, invoelingsvermogen en betrokkenheid. Alleen dat resulteert in ambitieuze bouwprojecten. Referentieprojecten Life Cycle Costing Stadskantoor Venlo Triodos Bank Zeist Gemeentehuis Deventer Technische Universiteit Delft Stadsforum Zoetermeer TNT Green Office Hoofddorp Copyright Niets uit deze brochure mag zonder toestemming van de rechthebbende worden overgenomen. bbn adviseurs Postbus 94 3990 DB Houten T. 088 226 74 00 F. 088 226 74 06 E. info@bbn.nl I. www.bbn.nl Whitepaper LCC, april 2013 Pagina 7 van 7