EDIVAT Versie 2.5 Januari 2003

EDIVAT Versie 2.5 Januari 2003

Inhoudsopgave Algemeen...3 Werking...3 TOEGANG TOT EDIVAT...4 Praktisch Dossier...5 Configuratie...5 Aanmaken van de BTW-aangifte...6 Transfer EDIVAT van de BTW AANGIFTE...7 Selectie van de gegevens...7 Selectie van de dossiers...7 Aangemaakte bestanden...8 Doorsturen van de aangifte naar de BTW Administratie...10 Ontvangen en verwerken van de antwoorden...11 EDIVAT 2

ALGEMEEN Enkele maanden geleden heeft de BTW administratie «EDIVAT» een systeem voor het elektronisch versturen van BTW aangiften opgestart. Dit systeem is vooral bestemd voor expert-boekhouders, boekhouders, fiscale raadgevers en fiscale experts die periodieke BTW aangiften indienen voor hun klanten. De doelgroep is in de eerste plaats de kantoren die maandelijks een groot aantal aangiften indienen. Er kunnen tot 999 aangiftes tegelijkertijd verstuurd worden. Indien men trouwens beschikt over een boekhoudprogramma waarmee men correcte elektronische berichten (aangiften) kan versturen die aanvaard worden door de administratie en indien men ook een X-400 1 verbinding heeft, kan het eveneens interessant zijn om EDIVAT te gebruiken, zelfs voor een beperkt aantal aangiften. WERKING De EDIVAT toepassing is gebaseerd op het gebruik van gestandaardiseerde berichten die via een beveiligd netwerk X-400 uitgewisseld worden tussen de indiener en de Administratie. De indiener van de aangifte maakt een «EDIVAT» bestand aan met de standaard gegevens van één of meerdere BTW aangiften (één bericht «EDIVAT» kan tot 999 aangiften bevatten). Het bestand wordt vervolgens elektronisch verstuurd naar de administratie via een X-400 netwerk. De Administratie controleert regelmatig de elektronische Inbox. De ontvangen berichten worden verwijderd en de EDIVAT toepassing wordt ingediend. Voor ieder bericht dat correct verstuurd wordt, maakt de administratie een ontvangstbewijs aan die de correctheid van de gegevens bevestigt. (syntaxis, samenhang ). Dit ontvangstbewijs wordt elektronisch naar de gebruiker verstuurd, die vervolgens moet controleren of de doorgestuurde aangiften aanvaard werden door de administratie en wanneer deze ontvangen werden. Indien een fout ontdekt wordt, worden de verstuurde aangiftes beschouwd als verkeerd en moeten deze na correctie worden teruggestuurd naar de administratie. Indien u vaststelt dat u verkeerde gegevens heeft verstuurd via EDIVAT, kan u een nieuwe correcte aangifte inbrengen. Het lokale controlebureau zal de foutieve aangifte annuleren en zal de nieuwe gegevens geldig verklaren. BOB Software Aangifte en ontvangstbewijs EDIFACT Transformatie EDIFACT Aangifte en ontvangstbewijs EDIFACT BTW Administratie 1 Een X-400 netwerk is een beveiligd netwerk dat gebruikt wordt voor het verzenden van elektronische berichten EDIVAT 3

TOEGANG TOT EDIVAT Eerst en vooral moet u een aanvraag indienen bij de BTW administratie op het volgende adres info.edivat@minfin.fed.be. U moet de identificatiegegevens meedelen zoals het X-400 adres, waarmee u uw berichten verzendt. De administratie stuurt u dan het adres van hun elektronische testbrievenbus, en een paswoord. De testfase van drie maanden kan beginnen. Tijdens deze periode, kunt u naast EDIVAT berichten ook nog papieren aangiften versturen. De gegevens in het bericht worden vergeleken met de papieren versie. Indien op het einde van deze testfase geen enkele fout gebeurt, dan kunt u beginnen met het exclusief gebruik van EDIVAT. Voor meer informatie over deze testfase, verwijzen wij u naar de officiële «EDIVAT» website van het ministerie van Financiën: http://minfin.fgov.be/portail1/fr/edivat/edivatnl.html EDIVAT 4

PRAKTISCH DOSSIER CONFIGURATIE De parameters die nodig zijn om EDIVAT te gebruiken moeten vooraf ingegeven worden in het tabblad BTW van het menu Extra/Configuratie/Opties. Cel : identificatienummer eigen aan de administratie van de BTW, dat de BTWplichtige gelijktijdig ontvangt met zijn BTW-nummer. Boekhouder: BTW-nummer van de boekhouder die het BTW-aangifteformulier binnenbrengt. Dit nummer komt niet meer voor in de berekening van het controletotaal van de BTW aangifte maar is verplicht voor het versturen van de EDIVAT aangifte. Ondertekenaar : persoon die de BTW-aangifte ondertekent (hoofd onderneming) Wijzigen adresgegevens: De nieuwe gegevens van de BTW-plichtige moeten gewijzigd worden in geval van een adreswijziging. EDIVAT: toegangscode voor het verzenden van de elektronische aangifte naar de BTW. EDIVAT 5

AANMAKEN VAN DE BTW-AANGIFTE Zoals eerder reeds vermeld, wordt de BTW-aangifte aangemaakt voor de gewenste periode via het menu Afdrukken/BTW documenten/btw aangifte. EDIVAT 6

TRANSFER EDIVAT VAN DE BTW AANGIFTE Voor het uitvoeren van een transfer van een EDIVAT aangifte gaat u naar de module Systeem, in het menu Communicatie Transfer EDIVAT Selectie van de gegevens Een eerste venster verschijnt en u kan de periode selecteren en de directory waarin u de EDIVAT bestanden wenst op te slaan. Periode: Periode waarop de BTW aangifte betrekking heeft. Voor trimestriële aangiften, betreft het de eerste maand van de periode. Paswoord van de mandataris (gevolmachtigde): wanneer u voor de eerste maal een BTW aangifte verstuurt met EDIVAT, kiest de gevolmachtigde een paswoord. Dit wordt verstuurd naar de Administratie samen met de aangifte. Dit paswoord zal aan de gevolmachtigde gevraagd worden bij iedere latere verzending. Directory van de bestanden komt overeen met de directory waarin de EDIVAT bestanden bewaard worden. Per default is het de TRANSFER directory bepaald in het bestand Bob.ini, die gebruikt wordt. Deze bestanden moeten dan naar de administratie verstuurd worden via een X.400 netwerk (bv. Isabel). Selectie van de dossiers BOB maakt een lijst op van de BOB dossiers waarvan de BTW aangiften voldoen aan de selectiecriteria van de periode. Vertrekkende vanuit deze tabel, kan u de aangiften kiezen die u wenst aan te maken. EDIVAT 7

Het icoontje onderaan de tabel maakt het mogelijk om het detail van elke aangifte zichtbaar te maken, zoals u in het volgende scherm kan zien. Aangemaakte bestanden Na het aanmaken kan u de gecreëerde bestanden weergeven. De naam bestaat uit de aaneenschakeling van het BTW-nummer van de boekhouder en een herhaling van 5 cijfers. Indien deze aangiften BTW nummers bevatten van verschillende boekhouders, worden automatisch meerdere bestanden aangemaakt. EDIVAT 8

EDIVAT 9

DOORSTUREN VAN DE AANGIFTE NAAR DE BTW ADMINISTRATIE Het verzenden van een aangifte naar de Administratie gebeurt via een netwerk dat berichten kan ontvangen en verzenden (bv. Isabel) Zulke verzending is onderworpen aan talrijke voorschriften die u meegedeeld worden door de administratie wanneer u dit aanvraagt. De belangrijkste voorschriften sommen wij hieronder op: Het X.400 adres moet identiek zijn bij iedere verzending en moet meegedeeld worden aan de administratie; Het onderwerp van het bericht is verplicht «BTWAANGIFTE» ; Een enkel bestand kan als bijlage verstuurd worden (één bestand kan echter meerdere aangiften bevatten); Voor Isabel moeten de handtekeningopties van de mail (zie hieronder) gedeactiveerd worden. BTWAANGIFTE EDIVAT 10

ONTVANGEN EN VERWERKEN VAN DE ANTWOORDEN Binnen de 24 uren die volgen op het verzenden van uw aangifte, verzendt de Administratie een ontvangstbericht. Dit ontvangstbericht vermeldt de aanvaarding van de aangifte of een eventuele reden voor de weigering. Dit bestand dat u ontvangt van de Administratie moet geanalyseerd worden door BOB. U vindt de ontvangstmogelijkheden van de EDIVAT aangifte in de module Systeem onder het menu Communicatie Resultaat EDIVAT. De gebruiker selecteert de directory waarin het bestand zich bevindt. Een tabel geeft vervolgens aan of er fouten aangetroffen werden in het bestand «EDIVAT». Indien bepaalde fouten ontdekt werden door de Administratie, worden deze meegedeeld in het ontvangstbewijs. De afgekeurde aangiften moeten verbeterd worden en elektronisch teruggestuurd worden naar de Administratie. Na analyse van het bestand, wordt de extensie «.done» toegevoegd, om aan te duiden dat dit behandeld werd. Het eerste ontvangstbewijs (syntaxis) controleert ook het formaat van de mail (onderwerp, X-400 adres, ). Dit betekent dat enkel menselijke vergissingen onafhankelijk van BOB de reden kunnen zijn van de weigering van de aangifte. EDIVAT 11